Alfresco Day BeNelux: Customer Success Showcase - Gemeente Amsterdam

1. Implementatie Alfresco
Aanpak, geleerde lessen, bouwblokken
6 december 2016

2. Uw presentator…
■ Norbert Veldman, zelfstandig project- en programma manager
■ Verantwoordelijk voor de invoering van een clusterbreed document
managementsysteem Alfresco
■ Verantwoordelijk voor de invoering van een nieuw stedelijk systeem voor het
verlenen van subsidies

3. Alfresco, de reis….
Implementatie Alfresco
in het cluster Sociaal
Resultaten
Aanpak en
uitvoering
Uitdagingen
Visie,
manage-
ment,
aansturing
Ambitie, aan-
besteding,
waarom
Alfresco
■ Aanbesteding: 2013
■ Fase 1, start 3 pilots: januari – oktober 2014
■ Fase 2A, functionele uitwerking 3 pilots:
oktober 2014 – februari 2015
■ Pas op de plaats: maart – mei 2015
■ Fase 2B, herstart: juni 2015 – juli 2016
■ Pas op de plaats: augustus 2016 – december
2016
■ Fase 3, herstart: begin 2017

4. Ambitie - doelstelling
Vanuit de aanbesteding en nog steeds relevant.
■ Het duurzaam en volledig digitaliseren van de
documentaire informatiehuishouding om te
voldoen aan de wettelijke archiveringseisen
■ om de continuïteit van processen te borgen
■ om de primaire en ondersteunende processen
effectiever en efficiënter uit te voeren
■ om slimmer en flexibel werken mogelijk te
maken
Waarom doen we dit project?
Omdat we onze processen efficiënter en effectiever willen uitvoeren alsmede om de output
van die processen goed te kunnen opslaan en archiveren

5. Waarom Alfresco gekozen?
✓ Compliant. Door de inzet van Alfresco wordt de content beheert volgende de geldende wet- en
regelgeving. Op termijn geen fysiek archief meer noodzakelijk.
✓ CMIS: standaard koppeling met backoffice systemen d.m.v. CMIS / KING DMS stekker
✓ Samenwerken met collega’s binnen (project)sites. Extern samenwerken. Documenten delen via
een beveiligde en gesynchroniseerde cloud
✓ De business is in control over hun eigen content. Eigenaarschap van documenten en dossiers is
geborgd en getraceerd
✓ Content is makkelijk terug te vinden met full-text search, persoonlijke- en sitedashboards, tags en
categorieën. Digitale dossiervorming. Automatische verrijking van content met meta data.
✓ Altijd de juiste en laatste versies van content. Geen verouderde duplicaten meer door het
versiebeheer (single point of truth).
✓ Mobiele toegang tot documenten en taken via de Alfresco Android en iPad apps.
✓ Beveiligde toegang en audit trail

6. Alfresco platform bij cluster Sociaal

7. ■ Aanbesteding: 2013
■ Fase 1, start 3 pilots: januari – oktober 2014
– Verkorte en uitgebreide risico analyse - privacy impact analyse
- BIV rating 3.3.3 (beveiliging, integriteit, vertrouwelijkheid)
– Projectstartarchitectuur, Projectinitiatiedocument
– Wethoudersbrieven, Projectmappen, Bulk import
– Oplevering Test-, Acceptatie- en Productieomgeving
– Inrichting beheer
■ Fase 2A, functionele uitwerking 3 pilots: oktober 2014 – februari 2015
– Wethoudersbrieven -> generiek postproces
– Samenwerkingsfunctionaliteit
– Koppeling als documentenbak onder primair CRM systeem
Aanpak en uitvoering [2013 – 2015]

8. ■ Fase 2B, herstart: juni 2015 – juli 2016
– Start realisatie samenwerkingsfunctionaliteit
– Start realisatie koppeling CRM systeem
– Selectie van postmodule ‘bovenop’ Alfresco
■ Ontwikkeling: middels agile scrum methodiek
■ Integratie met MS Office
■ Toetsen functionaliteit postmodule op beschreven eisen en wensen
Aanpak en uitvoering [2015 – 2016]

9. ■ Pas op de plaats: augustus 2016 – december 2016
– In beheername van koppeling CRM systeem via reguliere weg (januari 2017)
– Herbevestiging van standaarden
– Fase 2 project is juli 2016 beëindigd
– Projecteinderapportage en leerpuntenrapportage opgeleverd
– Bezinning in MT cluster Sociaal over toekomst
■ Fase 3, herstart: begin 2017
Aanpak en uitvoering [2016 – 2017]

10. Uitdagingen (1/3)
■ Reorganisatie Amsterdam (van diensten naar cluster met RVE’s)
■ Discussie relatie DMS en zaaksysteem (zaakgericht werken, Amsterdam heeft
geen gemeentebreed zaaksysteem)
■ Discussie om Alfresco zo goed mogelijk in te richten conform Amsterdamse
wensen of eerder te starten met de implementatie (pilot) en afhankelijk van
feedback van gebruikers Alfresco in te richten
■ Discussie of Alfresco wel geschikt is om postproces mee af te handelen
■ Realisatie van postproces en samenwerkingsfunctionaliteit bleek duurder dan
initieel verwacht (maatwerk voor Amsterdam)
■ Second opinion bevestigde de keuze voor Alfresco: Alfresco kan de wensen en
eisen van Amsterdam invullen

11. Uitdagingen (2/3)
■ Discussie over BIV rating 3.3.3 i.v.m. realisatie MS-Office en MS
Outlookintegratie -> authenticatie via IAM (Identity en Access Management)
■ Discussie over Alfresco Record Management (niet in aanbesteding)
■ Analyse- en testcapaciteit
■ Gebruikersvertegenwoordiging
■ Uitvoeringskracht rve ICT
■ Invoering ADW (Amsterdamse Digitale Werkplek)
■ Besluit over selectie van postmodule was pas mogelijk na instelling nieuwe
stuurgroep met nieuwe opdrachtgever (december 2015)
■ Daarna onderzoek naar contractuele en juridische opties inkoop postmodule
(maart 2016)

12. Uitdagingen (3/3) - visie, management, aansturing
■ Project Portfolio Management -> kritisch project
■ Discussie over betrokkenheid MT van cluster Sociaal en vertegenwoordiging in
stuurgroep
■ Discussie over projectbudget
■ Discussie over herijking van business case
■ Wisseling van IVE manager (mei 2015, interim mei 2016), ‘wegvallen’
gedelegeerd opdrachtnemer
■ Aparte positie van de GGD (onderdeel van cluster Sociaal) -> separate Alfresco
installatie (februari 2016)

13. De resultaten, bouwblokken voor de toekomst
■ Opgeleverde Test-, Acceptatie- en Productieomgeving
■ Opgeleverde samenwerkingsfunctionaliteit inclusief integratie met MS Office,
gereed voor pilot
■ Opgeleverde en in januari 2017 in beheer te nemen koppeling met primair CRM
systeem
■ Beschreven functionaliteit voor selectie postmodule
■ Opgeleverde Alfresco omgeving voor de GGD
■ Heel veel geleerde lessen….

14. Kies bij het maken
van een projectsite
een projectype.
Op basis van
het
projecttype
wordt
automatisch
de retentie
metadata
ingevuld.
Projectmeta-
data is in/aan te
vullen tijdens
het project.
14
Samenwerkingsfunctionaliteit

15. Dashboard gebruiker
15

16. Hoe verder…
■ Opnieuw op de agenda van het MT (inspiratiesessie door John Newton, CTO
Alfresco), discussie over gemeentebreed i.p.v. clusterbreed DMS
■ Gemeentelijke Managementteam: stel de visie op Enterprise Content
Management in Amsterdam vast, bepaal de wijze van implementatie
■ Zet in op Alfresco als opslag- en archiveringssysteem onder primaire (stedelijke)
systemen
■ Stel de samenwerkingsfunctionaliteit in een pilot beschikbaar aan een
geselecteerde groep medewerkers, doe ervaring op met werken in ketens