Alfresco Day BeNelux: Customer Success Showcase - Saxion Hogescholen

1. Content & Research Services
8 december 2016

2. Even voorstellen …
Rudy Dokter
• Business Informatie Manager @ Voorzieningen  BIM voor thema ECM
• Informatie architect @ Saxion Development Services
| r.dokter@saxion.nl | https://twitter.com/rudydokter / | https://www.linkedin.com/in/rudydokter |

3. De gebruiker, de bomen, het bos...
Hoe krijg ik een snel overzicht van alle
facturen rond de nieuwbouw in Apeldoorn?
Waar zijn alle ingevulde toetsen die vorig jaar
bij de academie FEM zijn afgenomen?
Ik zoek het rapport dat in onze laatste
MT-vergadering besproken is.
Welke onderzoekspublicaties zijn er vorig jaar bij Saxion verschenen?
Waar staan alle toetsen die we bij de AMA
de afgelopen jaren samengesteld hebben?
Waar en hoe sla ik dat op?

4. Content & Research Services
→ Grip op de groeiende hoeveelheid digitale content
→ One-stop-shop’s in wording
→ Directe ondersteuning voor de gebruiker

5. Van beleid naar strategie

6. ECM Architectuurvisie – “Dun” & Open
‘Open’ om systemen te kunnen koppelen
‘Open’ om content te kunnen hergebruiken
• documenten beheren en ontsluiten
• voor de duur van hun leven
(creatie, gebruik, archivering)
• minimaal noodzakelijke metadata
• geen ‘vervlechting’ proceskennis/procesuitvoering
• één archief om te beheren
• content hergebruiken in meerdere toepassingen
Uitgelijnd met:
• Beleid
• Integratievisie
• HORA
• informative-architectuur

7. De Content-”Migratie”-Meetlat
• Is gecontroleerde toegang deugdelijk geregeld?
(Role-Based Access Control / Classified Content & Records / …)
• Is bewijslast geborgd?
(check-out/in, versiebeheer, audit trail / …)
• Is gecontroleerde dossiervorming mogelijk?
(in control, procesondersteuning, audits / …)
• Is content redundant opgeslagen?
(chaos, extra opslagkosten, single point of truth / …)
• Is content deugdelijk gearchiveerd?
(archiefregime, read-only, digitaal, substitutie / …)
• Is de content eenvoudig ontsloten & (centraal) vindbaar?
 Informatie ecosystem  adaptiviteit bronsysteem  Canoniek DataModel
voor de Vindbaarheid (Dublin Core)
(kennisvalorisatie, overdracht, hergebruik, samenwerken / …)
• Biedt het centrale DMS toegevoegde waarde?
(zaakgericht werken, integratie (CMIS, Sax-apps, Google-docs/maps, Office)
samenwerken, beheersbaarheid/volume, rating, mobile, search, workflow, Open Access,
Public REST API’s / …)

8. Daar hoort tooling bij  Alfresco
Als “Institutional repository” van Saxion ter ondersteuning van
ECM, RM, RDM en ESE
Uitgangspunten Saxion:
• Onder informatie architectuur  Standaarden  Saxion
Informatie Model
• Security by design
• ECM-architectuurvisie  “dun” DMS  API-first-beleid
(interactie met repository zoveel mogelijk vanuit bestaande
applicaties)
• Uitgelijnd met integratievisie
Open Source, Open Standaarden, Schaalbaar, Betrouwbaar, Veilig
→ Veel gebruikt bij de overheid en de zegen van Gartner

9. Hoe opereren we
“Via Saxion Content & Research Services (afdeling- en domeinoverstijgend) gaan we
op praktische en haalbare wijze handen en voeten geven aan de gestelde doelen en
uitgangspunten. No-nonsense. Lean. Agile. Goed lopende initiatieven behouden of
wellicht iets bijsturen en uitlijnen met beleid. Praktische en historisch gegroeide
“eiland-oplossingen” daadkrachtig ombuigen naar “het betere alternatief”. Nieuwe
inzichten of wensen voegen we direct toe. Maximale kennisopbouw in huis. Centrale
regie.”
• Afdeling & domein-overstijgend
• Multidisciplinair

10. Vergadercyclus CvB

11. Onderwijs Examen Reglement

12. KPI’s Output Lectoraten

13. ToetsOpslagSyteem

14. Research Datamanagement

15. De totalen – gevraagd budget
2016
1ste iteratie iteratie vergadercyclus CvB € xx.xxx
Onderwijs Examenregeling € xx.xxx
Output Smart Functional Materials
(Accreditatie-pilot)
€ xx.xxx
Open Access Publiceren € xx.xxx
Enterprise Search € xx.xxx
Totaal € xx.xxx
2017
2ste iteratie vergadercyclus CvB € xx.xxx
opschalen serverpark € xx.xxx
Borging content lifecycle HBO-selectielijst € xx.xxx
Zaak- en dossiervorming € xx.xxx
DMS-ondersteuning taakapplicaties € xx.xxx
Migratie Post-IT € xx.xxx
Content-analyse t.b.v. migratie Docuware € xx.xxx
Content-analyses I:schijf € xx.xxx
Integratie Office365 € xx.xxx
Totaal € xxx.xxx
2017  kosten per jaar
Licentiekosten (+ post onvoorzien) € xx.xxx
Totaal € xx.xxx

16. De mensen
- Hoog ambitie-niveau
- Technisch complex
- Steile leercurve

17. Dank voor jullie aandacht