Software Ekspedisi dan Software logistik diperuntukkan perusahaan ekspedisi, perusahaan muatan kapal laut atau perusahaan logistik yang mempunyai skala kegiatan yang tinggi dan membutuhkan efektifitas dan efesiensi dalam pekerjaannya.

1. Judul: Penawaran Software Aplikasi Ekspedisi
Reff.No : 04-ref/SOFT/I/2012 Author : Amik
Diskripsi Proposal Penawaran
Pengembangan software ekspedisi dan logisitik adalah sebuah alat bantu dalam
meningkatkan kinerja sistem operasional pelaksaan kegiatan penerimaan dan pengiriman
barang (ekspedisi/logistic/kargo). Prinsip yang akan ditekankan dalam pengembangan
software yang dilaksanakan adalah :
 Efisiensi dan optimalisasi
Penggunaan software ekspedisi dan logistik di perusahaan ekpedisi dapat
membantu peningkatan efektifitas dan efesiensi pengolahan data operasioanl
sehingga bisa mempercepat dan mendata transaski yang terjadi.
 Sebagai Executive Information System
Dengan adanya software yang merupakan implementasi dari sistem informasi
manajemen ekspedisi dan logisitik, pihak manajemen dapat melihat dan mengetahui
secara global data-data statistik dalam bentuk tabular dan grafik mengenai
perkembangan kegiatan operasional yang terjadi di perusahaan.
Berikut ini akan kami jelaskan sekilas dalam aplikasi ekspedisi standar dari Pilar Media mulai
dari sistem aplikasi sampai dengan tahapan untuk pengembangan aplikasi (modifikasi).
Daftar Menu
1. Data Master
a. Grup Pegawai
b. Pegawai
c. Gudang / Depo
d. Kendaraan
e. Negara
f. Propinsi
g. Kota
h. Daftar Harga
i. Aktivitas Sales
j. Jalur Pengiriman (NA, Darat, Laut, Udara, etc)
k. Jenis Tujuan Pengiriman (NA, Port to Port, Port to Door, Door to Port, Door to
Door, etc)
2. Penjualan
a. Kegiatan Salesman
b. Pelanggan
c. Registrasi Kontrak Pelanggan

2. d. Laporan Penjualan
3. Pengiriman Barang
a. Pickup Order
b. POD Inbound
c. POD Outbond
d. Pembuatan Manifest
4. Pengiriman Barang Via Vendor
a. Pickup Order
b. Pembuatan Manifest
5. Penerimaan Barang
a. Laporan Penerimaan
b. Retur Pengiriman
6. Pembayaran
a. Pembayaran Tagihan Piutang
b. Pembayaran Tagihan Hutang
c. Daftar Piutang Pelanggan
d. Daftar Hutang Agen
7. Laporan
a. HPP Pengiriman
b. Penerimaan Barang
c. Pengiriman Barang
d. Pengiriman Barang Langsung
e. Pengiriman Barang Via Vendor
Work Flow Level 0
Another Agen Sales
Customer PT. Pilar Cargo Own Vehicle
Agen Receiver

3. Object Entity
1. Another Agen (Sender Customer)
2. Reguler Customer (Sender Customer)
3. Sales
4. Another Agen (Sub Contractor)
5. Receiver
6. Pick Up Transporter
7. Sender Transporter
8. Management (contoh misal : PT. Pilar Cargo)
Business Proses – Standar Operasional Pekerjaan (SOP)
a. SALES - SA
- Sales melakukan penawaran kepada calon customer / customer lama dengan
standar harga (open bid)
- Sales melakukan Closing Bid dengan 2 (dua) nilai yaitu Deal Project dan Canceled
Project berupa kontrak dengan customer.
- Salesman melakukan kontak dengan calon customer atau customer dan
mencatat dalam journal sales activity berdasar jenis activity nya.
- Sales memonitoring laporan transaksi pengiriman oleh customer, dengan tujuan
melihat statistik pengiriman sehingga bisa memacu untuk meningkatkan target
omset bulanan.
b. ANOTHER AGEN (SENDER CUSTOMER) - AA
- Melakukan Closing Bid dengan 2 (dua) nilai yaitu Deal Project dan Canceled
Project.
- Melakukan pemesan pengiriman barang / Pick Up Order (PUO)
- Memberikan barang dan memberikan daftar barang yang dikirim (manifest)
- Menerima tanda terima penyerahan barang (copy Manifest)
- Merima Invoice
- Menerima Bukti Penerimaan Barang oleh Receiver
- Melakukan pembayaran terhadap Invoice
c. REGULER CUSTOMER (SENDER CUSTOMER) - RC
- Melakukan Closing Bid dengan 2 (dua) nilai yaitu Deal Project dan Canceled
Project.
- Melakukan pemesan pengiriman barang / Pick Up Order (PUO)
- Memberikan barang dan memberikan daftar barang yang dikirim (manifest)
- Menerima tanda terima penyerahan barang (copy POD)
- Merima POD dan Invoice
- Menerima Bukti Penerimaan Barang oleh Receiver
- Melakukan pembayaran terhadap Invoice
d. ANOTHER AGEN (SUB CONTRACTOR - SC)
- Menerima pemesanan pengambilan barang di PT. Pilar Cargo
- Melakukan pengambilan barang di PT. Pilar Cargo

4. - Menerima dan menandatangi Manifest dan salinan POD dari PT. Pilar Cargo
- Memberikan laporan pengiriman barang terhadap manifest dari PT. Pilar Cargo
- Membuat invoice kepada PT. Pilar Cargo
- Menerima pembayaran invoice dari PT. Pilar Cargo
e. RECEIVER
- Menerima barang
- Menandatangani surat/formulir POD penerimaan barang
f. PICK UP TRANSPORTER
- Mengambil barang di customer
- Memberikan formulir POD atau Manifest
- Menerima POD atau Manifest dan memberikan copy
- Mengirim barang ke depo PT. Pilar Cargo
- Membuat laporan pengambilan barang
g. SENDER TRANSPORTER (ST)
- Mengirim Barang
- Membuat laporan pengiriman barang
- Membuat laporan penerimaan barang oleh receiver.
- Membuat laporan retur.
h. MANAGEMENT (PT. PILAR CARGO)
- Menerima dan mencatat pemesanan pengambilan barang oleh customer
- Membuat dan menyalin Manifest dari Another Agent (AA)
- Membuat POD bagi Reguler Customer (RC)
- Membuat Invoice bagi AA dan RC
- Membuat Laporan Penerimaan Barang dari Customer
- Menyerahkan Laporan Penerimaan kepada RC dan AA
- Memasukkan data penerimaan Tagihan
- Membuat Laporan Periodic Closing Bid (Sales Activity)
- Membuat Laporan PUO
- Membuat Laporan POD
- Membuat Laporan Rekapitulasi POD
o Per Sales
o Per Periodic
o Per Destination
o Per Customer
- Membuat Rekap Laporan Retur Barang
- Membuat Manifest bagi Another Agen (Sub Contractor/SC)
- Melakukan pemesanan pengambilan barang bagi SC
- Menerima Invoice terhadap Manifest SC
 Dengan adanya teknologi yang kami gunakan maka untuk penampilan semua
jenis data bisa di:

5.  Ditampilkan semua
 Ditampilkan per tanggal
 Ditampilkan per Kategori
 Maupun ditampilkan sesuai dengan keinginan user
Metode Pelaksanaan
ReDeveloping
Adalah tahap penyesuaian terhadap business flow yang telah dimiliki dan dijalankan oleh
perusahaan sekarang sehingga software aplikasi nantinya bisa digunakan secara tepat dan
tidak merubah alur yang telah ada.
Testing
Setelah software selesai maka akan dilanjutkan dengan fase pengiriman dan pemasangan
software di tempat client untuk dilakukan testing. Jika terjadi kesalahan persepsi yang telah
disepakati dalam sistem maka akan dilakukan redeveloping lagi.
Implementasi
Setelah semua tahap testing maka akan dilanjutkan dengan serah terima software dan
diteruskan dengan pelatihan kepada para operator.
Perincian Biaya
Perincian biaya dalam pengembangan software ini melingkupi :
1. Pembuatan Software
2. Pelatihan selama 1 minggu di Surabaya
3. Support secara online
Adapun biaya paket Pengembangan software dan berdasarkan perincian jumlah komputer
maka nilai yang kami tawarkan adalah sebesar sebesar Rp. 9.000.000,- (Sembilan Juta
Rupiah) *
*) Ket : harga sewaktu-waktu bisa berubah
Dengan metoda pembayaran adalah sebagai berikut :
 Tanda jadi sebesar Rp. 6.000.000,- dibayarkan sebagai tanda jadi.
 Sisa sebesar Rp. 3.000.000,- setelah instalasi selesai.
Harga tersebut belum termasuk :
 Perubahan atau modifikasi sistem diluar contoh aplikasi di
http://demo.pilarmedia.com

6.  Pajak apabila diminta
 Biaya Akomodasi, Penginapan dan Transportasi (biaya perjalanan dinas) untuk
instalasi, training, implementasi, garansi maupun support and maintenance di luar
Surabaya.
Demikian surat penawaran ini kami ajukan dengan harapan dapat terjalin kerja sama, atas
perhatian kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Pilar Media
Anang Fahmi Syarif/Amik