Gestão de portifólio de projetos

1. Gestão de Portifólio de Projetos
André Faria Gomes
@andrefaria

2. Inspirado em
leia o livro!
Johanna Rothman

4. Um projeto é um esforço temporário
empreendido para criar um produto, serviço
ou resultado exclusivo. Os projetos e as
operações diferem, principalmente, no fato
de que os projetos são temporários e
exclusivos, enquanto as operações são
contínuas e repetitivas.
Alinhamento Semântico

5. Projetos Demais,
Gente Demenos
Já viu equipes
trabalhando em um
número maior de
projetos do que o
número de membros
que possui?

6. Precisamos Aprender a Priorizar!
Há muitos bons recursos da
gestão de projetos que o
ajudaram a gerir seus
projetos com eficiência, mas
poucos que o ajudaram a
priorizá-los bem.

7. Má Priorização gera Multitarefa
Quando a gestão não
sabe decidir qual
projeto fazer, em
primeiro, segundo, ...
e nunca, pensam que o
trabalho da equipe é
fazer todos os projetos

8. Seus clientes se Importam com
Produtos, não Projetos.
Seus clientes querem
que seus projetos
sejam repletos de
boas funcionalidades,
eles não se importam
com seus projetos.

9. Visão do Todo
Bons gestores, tem visão de
todos os projetos em
progresso, e do trabalho
potencial para o futuro, assim
como as pessoas e recursos
disponíveis para que seja
possível atingir a missão e
estratégia da organização...

10. O Portifólio
E o Conjunto desses Projetos é o
Portifólio de Projetos da Organização.

11. O Portifólio te ajuda a...

12. Comprometer-se
com determinados
projetos para que as
equipes possam trabalhar
focada neles

13. Encerrar Projetos
decidir quando
parar e liberar a
equipe para outros
trabalhos

14. Transformar
mudar um projeto e comprometer
com o projeto mudado

15. Visualizar
todos os projetos da organização,
para tomar melhores decisões

16. Priorizar
Garantir que as
pessoas estão
trabalhando naquilo
que tem potencial
de agregar mais
valor a organização

17. Regra
Jamais atribuia mais de
um Projeto a uma
Mesma Equipe.
Limite o número de
Projetos Ativos

18. Identifique Projetos sem Atribuição
ojeto 1 Projeto 2 Projet
Pr o3
Projeto 5 Projeto 6

19. Considere Trabalho de Suporte
Semana Semana Semana
Time 1 2 3
Beto,Zé, Trabalho
Maria, Projeto 1 Projeto 1
de Suporte
Rob, Bia,
Projeto 2 Projeto 2 Projeto 2
Tião,

20. Parking Lot

21. Transparência e
Visibilidade
O Portifólio de
Projetos faz com que
as escolhas da
organização sejam
transparentes.

22. Quanto Mais
Projetos Ativos,
Mais
Interupções

23. Multitasking Constante
Além de não permitir
que as pessoas foquem
e terminem as coisas,
desmotiva as pessoas e
reduz a moral das
equipes

24. Projetos de Emergência
Geralmente são resultado de Dívida
Técnica e Dívida Gerencial

25. Alguns gerentes
preocupam-se que
portifólios vão restringir
suas opções.
E vão mesmo!
Você deve se comprometer
a honrar estas restrições
até a hora de realiar o
portifólio.

26. Mas eu não vou poder mover as
pessoas todos os dias para onde eu
preciso que elas estejam

27. Exatamente! Aí que tá!

28. Qual é o seu Nível de
Influência no Portifólio?

29. First Level Manager
Seu chefe diz a você que
projetos fazer e quando.
Você pode decidir junto
com o seu chefe. Você
não interage com seus
pares nem com o senior
managers.

30. Middle Manager
Você decide que projetos
fazer e quando,
possivelmente contando
com a opinião de seu chefe.
Seu chefe ou um comite de
senior managers toma a
decisão final.

31. Senior
Manager
Você toma todas
as decisões do
portifólio de
projetos sozinho
ou com ajuda de
um comitê.

32. Tipos de Trabalho
Periodic Ongoing Ad hoc Mgmt
Work Work Work Work

33. Programas
São conjuntos de projetos que juntos
atinguem um determinado valor.

34. Níveis de Planejamento
Product Product Release Iteration Daily
Vision Roadmap Plan Plan Commitment

35. Para cada Projeto
Decida se Vai se
Comprometer,
Transformar ou
Matar, na Dúvida
mova para o
Parking Lot

36. Comprometer
Quer dizer:
Patrocionar o projeto
até a próximo
momento de decidir
sobre o portifólio,
atribuindo uma
equipe ao projeto, e
somente a ele.

37. Se não puder
Deixe no Parking Lot
até a Próxima
Avaliação do
Portifólio. Nunca
comprometa-se
parcialmente.

38. Mate o Projeto
Garanta que todas as atividades relacionadas
a ele acabem. Não livre-se das pessoas,
associem-as a outros projetos.

39. Cuidado com o Pet Project
do Senior Manager
Questione: “Este projeto é
mais importante do que aquele
outro? Como ele poderá
agregar valor a organização?
Como nos ajudará em nossa
estratégia?” Em tempo:
Cuidado para não perder o
emprego...

40. Tipos de Projeto
Suporte a Organização Mantém as Luzes Ligadas
Crescimento do Negócio
Novas Oportunidades

41. Quando mais projetos
para manter as luzes
acesas menos as
pessoas se importam
com sua organização.

42. Quando atribuir
times, atribua times
cross-funcionais para
que o time tenha as
competências
necessárias para
materializar o
projeto.

43. Rankear Projetos

44. Nunca Priorize Sozinho

45. Apresente um Rascunho
do Portifólio e Apresente

46. Priorize Usando Pontos
Pense em Valor de Negócio, Não em Custo,
Atribua um valor único para cada projeto.
ex: Tem R$10.000 para investir nos projetos

47. Priorize pelo Desperdício
Que tipos de gambiarras estão sendo feitas?
Depois que este projeto for feito, o que muda?
Como este projeto aferá nossos lucros?
Como nos ajudará a conseguir novos clientes?
Reduzirá nossos custos operacionais?
Como este projeto vai ajudar a org. a evoluir?

48. Priorize pela Posição do Mercado
http://upload.wikimedia.org/wikipedia/en/4/45/DiffusionOfInnovation.png

49. Priorize por Comparação

50. Priorize pela Eliminação

51. NÃO Priorize pelo ROI
Você provavelmente estará jogando com a sorte!

52. Projetos Demais?
Reveja a Missão e a
Estratégia da sua
Organização
Priorize pela
missão e estratégia

53. A Missão vem antes
da Estratégia
e estratégia
estimula a
colaboração

54. Missão
“Make developers’
lives better”

55. Missão
“Organize the
world’s information
and make it
universally accessible
and useful.”

56. Quando mais exequível sua missão for mais será
de ajuda para identificar que trabalho pertence e
não pertence a sua organização.

57. equipe, gestão, org.
Missão por
Contexto “Ship products before our
competitors ship theirs”
“Create an enviroment in which
people can deliver state-of-the
art health-care solutions”

58. Descubra a Missão
1. Faça um brainstorm dos pedaços da missão. O que
você faz? Pra quem? E que valor oferece?
2 Especifique os verbos fortes.
3. Elimine Advérbios.
4. Itere.

59. Otimize o Todo
Otimize para a Organização, nunca para sua
equipe, ou Departamento, ou para você apenas

60. Itere
Reveja o portifólio e a priorização constamente

61. Saiba Dizer Não
O que nós podemos
deixar de fazer para
fazer este outro
projeto?

62. Mais Gente?
Adicionar mais
pessoas a um projeto
atrasado faz com que
o projeto atrase mais

63. Mais Gente, Menos
Produtividade?
Lembre-se que ao incluir alguém
novo em um time, a tendência que a
princípio a produtividade caia, pelas
primeras iterações

64. Formando Times
Toda vez que você inclui alguém
novo no time, aumenta os canais de
comunicação.

65. Diga: “Este são os riscos que eu vejo...”
Exponha os riscos Riscos

66. Nunca diga Talvez
“Não importa em que nível
você está na organização.
Dizer talvez leva a disastres.
Quando você diz talvez, seus
gestores entendem sim, e sua
equipe entende não. Não há
como ganhar.”

67. 1. Separe as pessoas dos problemas.
2. Foque em interesses, não em posições.
3. Avalie uma série de possibilidades.
4. Use um critério objetivo para julgar o resultado.
Evite
Argumentação
Burra

68. Defenda seu Portifólio de Ataques
Cuidado com o trabalho
extra que vem de “Você
poderia me fazer um favor?”
Diga: “Nossa! Isso parece
ser bem legal. Você poderia
falar com o PO?”

69. Projetos Menores
Evite projetos
maiores do que três
meses. Divida-os
em projetos
menores quando
necessário.

70. Adapte-se
Ao invés de ser um
gerente que tenta prever
as coisas, seja um
gerente que se adapta.

71. Saiba o que Pronto quer dizer
E torne explícito para todo
projeto e suas features

72. Métricas

73. Velocidade do Time
Velocidade por Iteração
Burn up
agilebok.org

74. Trabalho em Progresso
tragetprocess.com CFD (Cumulative Flow Diagram)

75. Obstáculos
Impedimentos
Dívida Técnica
Interrupções
Adhoc Work

76. Iteration Contents Chart
Features Defeitos Outros
100,00
75,00
50,00
25,00
0
2007 2008 2009 2010

77. Não Tente Medir a Produtividade Individual
“Trabalhadores do Conhecimento não Trabalham
no Vácuo, alguns facilitam reuniões, outros
desenvolvem, outros testam, outros ajudam as
pessoas a entenderem os requisitos. Medir
produtividade individual faz com que as pessoas
tentem jogar sozinhas.”

78. Boa Sorte com Seus Projetos!

79. thanks
@andrefaria
http://blog.andrefaria.com
http://blog.bluesoft.com.br