1. La dinamica dei Contratti in Azienda come gestire una “necessaria incertezza” Dr. Luigi Vannutelli – Consulente Contratti ICT Via Volturno, 80 – cedri - 20047 Brugherio (MI) Tel. 039 879 379 - Cell.: 329 230 6543 www.vannutelli. biz E-mail: [email_address] .net L. Vannutelli - 2011

2. L. Vannutelli - 2011 Pacta sunt servanda “ Il Contratto è l’accordo di due o più parti per costituire, regolare o estinguere tra loro un rapporto giuridico patrimoniale” “ Il contratto ha forza di legge tra le parti.” Art. 1321 Art. 1372 Il Contratto

3. L. Vannutelli - 2011 Scenario in evidenza Contratti di Servizio o “misti” ad alto contenuto tecnologico … quindi frequenti nel settore informatico (ICT) ma non solo … Dalla semplice “assistenza tecnica” (“body rental”) allo sviluppo / manutenzione applicazioni alla integrazione sistemi … fino allo Outsourcing nelle sue diverse accezioni … tutti inquadrabili come “Appalto” ma con forti componenti “miste”

4. L. Vannutelli - 2011 Obbligazione di Mezzi Obbligazione di Risultato “ Task Performance” Integrazione Sistemi OUTSOURCING Appalto di Servizi Assistenza Consulenza Body Rental Serv. Continuativi o periodici Manutenzione Sv. ricorrenti Appalto: diverse “gradazioni”

5. L. Vannutelli - 2011 Progetto Specifiche Contratto Esecuzione Collaudo Risult. ? Si No Pagamento Fine contratto Rifacimenti Penali Risoluzione Danni Paradigma tradizionale (vetero-testamentario)

7. L. Vannutelli - 2011 Caratteristiche comuni - effetti della Globalizzazione Evoluzione tecnologica  Time to Market reattività pari alla velocità delle evoluzioni ( = subito ) Complessità competenze non sempre reperibili in house Durata medio / lungo termine stabilire valide partnership - mantenere nel tempo la reciprocità - costi di way out - probabilità di contenzioso Adeguamenti in corso d’opera - Change Management adeguare l’esecuzione del contratto con le nuove esigenze senza cadere nel conflitto - “Resilienza” vs. flessibilità

8. L. Vannutelli - 2011 Perché “INCERTEZZA” ? Modifiche in corso d’opera Evoluzione tecnologica Cambio specifiche Evoluzione mercati Durata contratti … ecc. … Perché “ NECESSARIA ” ? Insita nel rapporto contrattuale Accelerazione tecnologia, business, time to market, … ecc. Coinvolgimento più stretto tra le parti contrattuali … la teoria dei “Contratti Incompleti” … … devono essere adeguati dinamicamente “strada facendo” … Ciò che non può essere previsto, deve essere rinegoziato … in modo non conflittuale ma con regole precise e condivise Gestire la “Necessaria Incertezza”

9. L. Vannutelli - 2011 Art. 1372 c. c. “Efficacia del Contratto” - 1°comma: “ Il contratto ha forza di legge tra le parti.” ... quindi le Parti possono definire a contratto le regole per:  mantenere il controllo della esecuzione  intervenire per gestire nuove esigenze  negoziare le variazioni da attuare  validare gli accordi sopravvenuti

10. L. Vannutelli - 2011 Gestire la “Necessaria Incertezza” - Suggerimenti Project Managers identificazione – coordinate job description – responsabilità – reporting Comitato di Controllo compiti – sistemi di monitoring periodicità riunioni poteri decisionali (modifiche in corso d’opera) procedure – reporting Comunicazioni sistema di “intra-net” Repository procedure di interazione tra le parti diagrammi Gantt/Pert on line organizzazione archivio “living” sicurezza – autorizzazioni – retrieval aggiornamento “on line” degli Allegati monitoring on line degli SLA attivazione azioni correttive – penali rendiconti – foglio elettronico preventivi / consuntivi … … … … … … …

11. L. Vannutelli - 2011 Resilienza vs Flessibilità Resilienza: in metallurgia - capacità di una lega a resistere alle forze che vi vengono applicate (il contrario di fragilità). E’ la qualità tipica della molla: riposizionarsi sullo stato iniziale Nelle scienze sociali: capacità di una persona / gruppo / sistema a reagire ai “colpi” esterni, riposizionandosi e quindi progredire nelle relazioni attraverso il superamento dell’azione traumatica. Nei contratti: - regole di comportamento negoziale - strumenti e procedure di monitoraggio condivisi - sistema di comunicazioni - … … … … - volontà di almeno una delle parti di attuare …

12. L. Vannutelli - 2011 La Patologia del Contratto Quale è la “madre” di tutti i contenziosi contrattuali ? “ Cred’io ch’ei credette ch’io credesse” Dante – Inferno; Canto XIII – vers. 25

14. L. Vannutelli - 2011 Composizione dei Conflitti – diverse modalità ed effetti Una Premessa: La Teoria dei Giochi: “ Giochi a Somma Zero” = perdita esattamente uguale alla vincita es.: Poker, briscola, ecc. “ Giochi a Somma diversa da Zero” a Somma Zero a Somma diversa da Zero Azione legale – giudice Conciliazione / Transazione Arbitrato – nelle diverse forme Mediazione (ADR) “ win – lose” “win – win” effetti collaterali: no more business continuità possibile

15. L. Vannutelli - 2011 Una delle misure suggerite per prevenire Procedura prevista per risolvere i problemi “prima” (vedere testo allegato al materiale) il pericolo prima che diventi un “problema” 1° step: Intervento di “terzi” interni alle Parti per risolvere “disaccordi” 2° step: “Escalation” fino ai massimi livelli aziendali 3° step: ADR – Negoziato Professionale Agevolato (NPA) 4° step: Solo “dopo” si può “entrare in contenzioso” = arbitrato o tribunale 1 – 2 Clausola che “serve per non essere mai usata” … per risolvere

16. L. Vannutelli - 2011 Tempo medio (in Italia …) per la risoluzione delle controversie civili : … da 8 a 10 anni ! La dinamica processuale presuppone necessariamente :  la perdita del completo controllo della controversia … sono gli avvocati e il giudice a determinarla  una parte “vincente” e l’altra “soccombente”  l’interruzione completa dei rapporti tra le parti in causa  un atteggiamento psicologico “conflittuale” (irrazionale)

17. L. Vannutelli - 2011 Clausola compromissoria inserita in contratto Arbitro unico o Collegio arbitrale Procedimento “simile” a quello del giudice ordinario Parte “vincente” e parte “soccombente” Gestione del procedimento non sotto il controllo delle parti Lodo finale vincolante (… a meno di ricorso giurisdizionale) Tempi medio – lunghi (… ma meno del processo di fronte al giudice) Costi molto elevati Arbitrato

18. L. Vannutelli - 2011 Cosa dice la Legge : Art. 1965 c.c. “ La transazione è il contratto col quale le parti, facendosi reciproche concessioni, pongono fine a una lite già incominciata o prevengono una lite che può sorgere fra loro. Con le reciproche concessioni si possono creare modificare o estinguere anche rapporti diversi da quello che ha formato oggetto della pretesa e della contestazione delle parti” Presuppone volontà disponibilità “psicologica” … è utile prevederla in contratto come prima azione / tentativo di composizione, prima del contenzioso (vedi “escalation”) “ Conciliatore” = intervento di terzo super partes per favorire … La Transazione

19. L. Vannutelli - 2011 ADR = Alternative Dispute Resolution (Mediazione) Che cosa è la Mediazione ? negoziazione assistita da un terzo imparziale (il Mediatore) che ha il ruolo di “facilitatore” procedimento informale, riservato, sotto il controllo delle parti Mediatore = professionista qualificato non propone soluzioni – deve solo aiutare esistono Società / Istituzioni di mediazione Diffusione in USA / Europa In Italia: recentissima legge - reazione Ordini forensi ADR - Mediazione

20. L. Vannutelli - 2011 ADR - Mediazione Per approfondimenti sulla Mediazione (ADR) vedere: www.vannutelli.biz scegliere “Pubblicazioni” Serie di 4 articoli pubblicati sulla rivista “Giustizia Alternativa”

21. L. Vannutelli - 2011 Un semplice raffronto : Tempo Costi stimati (ordine di grandezza) __________ ___________ Giudice Ordinario 8 – 10 anni € XXX.000 Arbitrato 2 – 4 anni € (1).XXX.000 Mediazione 3 – 6 mesi € (X)X.000 E’ opportuno (meglio “necessario” …) che il contratto preveda una Clausola di Mediazione , da inserire, ad es., in calce alla clausola di “escalation”, indicando anche i criteri di scelta del Mediatore

22. L. Vannutelli - 2011 I Vantaggi della Mediazione (ADR) rapidità di soluzione e costi decisamente inferiori NO rottura dei rapporti ... si può ricominciare / continuare NO “vincitore” e “vinto” mantenimento del controllo del processo della controversia Gli Svantaggi ... presuppone la (buona) volontà di entrambi deve essere impostata “subito”: “dopo è troppo tardi” richiede una “cultura” non sempre esistente

23. L. Vannutelli - 2011 … e per voi studenti … In foràmine cetacei

24. L. Vannutelli - 2011 ALLEGATI

25. L. Vannutelli - 2011 Clausola di “Escalation” Procedura di composizione amichevole dei conflitti Le eventuali divergenze di opinioni che dovessero insorgere tra le Parti in merito all’interpretazione e/o nell’esecuzione del presente contratto dovranno essere risolte, in prima istanza, mediante la composizione amichevole tra le Parti, secondo la seguente procedura che le Parti stesse dichiarano sin d’ora di accettare: · all’insorgere di una divergenza, la Parte che ne abbia interesse dovrà chiedere per iscritto all’altra di iniziare la procedura di composizione della divergenza; · in tal caso, le Parti si impegnano a nominare ciascuna un proprio rappresentante, dotato di idonei poteri di decisione, scelto tra persone che non siano direttamente coinvolte nell’esecuzione o nella gestione del presente contratto e dei relativi Servizi. Tali rappresentanti delle Parti si riuniranno e discuteranno con l’obiettivo di raggiungere la composizione amichevole della divergenza, in tempo ragionevole tenendo comunque conto, in primo luogo, dell’esigenza primaria di mantenere la continuità dei Servizi; ======  segue

26. L. Vannutelli - 2011 · qualora tali rappresentanti, dopo aver esperito ogni ragionevole tentativo di composizione, non riuscissero a risolvere la divergenza entro 30 giorni dalla richiesta iniziale di composizione della medesima, la stessa verrà demandata alla valutazione congiunta dei massimi vertici aziendali delle Parti, con l’obiettivo di concluderla amichevolmente. Procedura di Mediazione Le Parti convengono sin da ora che, nel caso in cui non si raggiunga un accordo soddisfacente, su semplice richiesta di una della Parti, si darà inizio alla procedura di Mediazione, tramite l’intervento di un Mediatore esterno, scelto dalla ________ ( Istituzione di Mediazione scelta dalle Parti). L’onorario del Mediatore sarà diviso in parti uguali tra le Parti. Solo dopo aver esperito i suddetti tentativi, e dopo X mesi dall’inizio della Procedura di Mediazione, senza esito positivo, la Parte che ne avesse interesse potrà ricorrere alla giurisdizione ordinaria. Resta inteso che sarà competente in via esclusiva il foro di _______ .