O documento apresenta dez dicas para trabalhar com times compartilhados entre múltiplos projetos de forma ágil. As dicas incluem priorizar uma única fila de demandas, trabalhar em pequenos incrementos, limitar o trabalho em andamento, considerar competências e custos na alocação de recursos e ter métricas e rituais de melhoria contínua.

1. Alejandro Olchik
aolchik@ionatec.com.br | @aolchik
Um time,
múltiplos projetos:
soluções ágeis para o
nosso dia a dia

2. ALEJANDRO OLCHIK
Sócio-diretor da ionatec
(www.ionatec.com.br). Catalisador
de valores ágeis desde 2002. Atua
como consultor e facilitador de
treinamentos nas áreas de
desenvolvimento de soNware,
gestão de produtos e gestão de
equipes focando em temas como
Management 3.0, Gestão Ágil de
Projetos entre outros.
@aolchik
linkedin.com/in/aolchik

3. POR QUE TIMES?
Escopo mais
abrangente
Melhora do
próprio
desempenho
Interação direta
com o cliente
Maior impacto

4. POR QUE TIMES?
Escopo mais
abrangente
Melhora do
próprio
desempenho
Interação direta
com o cliente
Maior impacto
Maior
motivação

7. scaling agile

8. TIME COMPARTILHADO
Projetos curtos
Inviabilidade do time dedicado
Disponibilidade de especialistas

9. COMO?

10. Priorize uma
fila única de
atendimento
1

11. O TIME
Conhecedores
do negócio
Especialistas
técnicos

12. O TIME
Conhecedores
do negócio
Especialistas
técnicos

13. O TIME
Conhecedores
do negócio
Especialistas
técnicos

14. O TIME
Conhecedores
do negócio
Especialistas
técnicos
Plataforma tecnológica

15. Nova
demanda ?

16. ?
Fila única é
implementada
através de um único
backlog.

17. P1 P2
P3
P1 P3
P1P3
P3 P2
P1P3P4
P1
P2P4
Você precisa ser capaz de
priorizar em conjunto, não
ter todos os itens em uma
única lista.

18. Trabalhe com
pequenos
incrementos de
valor
2

19. Priorize o aprendizado
Ref. Henrik Kniberg

20. Como idengficar o
próximo objegvo
de projeto?

21. Impact Mapping
Dobrar a
retenção
em 6 meses
etencão de usuários
Escala %
Medidor Banco
Baseline 5%
Break-even 7%
Target 10%
Nova
imobiliária
Time de
gestão
Experimentar
o sistema
SEO
Adwords
Imobiliária
usuária
Migrar
carteira
Anúncios em portais
Voltar a
avaliar
Contratar
plano
Time de
desenvolvimento
eduzir
ad time
er várias
entes
Ref. Gojko Adzic

22. Validation Board
Ref. Lean Startup Machine

23. Inceptions Direto ao Ponto
Ref. Paulo Caroli

24. Story Mapping
tempo
atividadestarefas
necessidade
Produto
Minimamente
Viável
Ref. Jeff Patton

25. Design Sprints
Ref. Jack Knapp

26. Limite o
trabalho em
progresso
3

27. Que alternagvas
temos para limitar o
trabalho em
progresso?

28. Iterações fixas
Ref. David Marquis

29. Itens em andamento
Ref. John Mann

30. Decisões chave
‣Processo de priorização
claro
‣Limitação do esforço por
objetivo de projeto
‣Estabelecimento de
prazos-alvo

31. Visualize a relação
entre as restrições
dos projetos
4

32. Cuidado na alocação fixa!
Ref. David Marquis

33. Restrições dentro do projeto
Custo
Prazo
Prioridade
Até X
horas
Antes
de …
Restrição
Projeto A

34. Expectativa não é restrição!
Custo Prazo
Prioridade
Até X
horas
Antes
de …
Restrição
Projeto A
Expectativa

35. Visualize as restrições entre os projetos
Custo
Prazo
Até 250
horas/mês
Lançamento
até Julho/
2016
Restrição
Projeto A
Expectativa
Prazo
Custo
Apresentação
investidores
30/Junho
Esforço total
até 1.000
horas
Restrição
Projeto B
Expectativa
Custo
Prazo
Abaixo de
500 horas
Próxima
versão até
Agosto
Projeto C
Expectativa
Expectativa
O que priorizar?

36. Visualize as restrições entre os projetos
Custo
Prazo
Até 250
horas/mês
Lançamento
até Julho/
2016
Restrição
Projeto A
Expectativa
Prazo
Custo
Apresentação
investidores
30/Junho
Esforço total
até 1.000
horas
Restrição
Projeto B
Expectativa
Custo
Prazo
Abaixo de
500 horas
Próxima
versão até
Agosto
Projeto C
Expectativa
Restrição
E neste caso, o que priorizar?

37. Considere
competência e
custo de troca de
contexto
5

38. Sobre competência
Versatilidade
Profundidade

39. Sobre competência
Versatilidade
Profundidade
∆ Investimento

40. Sobre competência
Versatilidade
Profundidade
∆ Investimento
Gargalos são um bom
indicativo de onde
investir

41. Sobre competência
Versatilidade
Profundidade
∆ Investimento
Gargalos são um bom
indicativo de onde
investir
Investimento é uma
estratégia de longo
prazo

42. Sobre competência
Versatilidade
Profundidade
∆ Investimento
Gargalos são um bom
indicativo de onde
investir
Investimento é uma
estratégia de longo
prazo
Especialização no
domínio de negócio ou
em dimensões técnicas
são naturais e desejadas

43. Sobre competência
Versatilidade
Profundidade
∆ Investimento
Gargalos são um bom
indicativo de onde
investir
Investimento é uma
estratégia de longo
prazo
Especialização no
domínio de negócio ou
em dimensões técnicas
são naturais e desejadas
Especialmente
em projetos
menores!

44. Torne a alocação explícita e dinâmica
Análise Desenvolvimento QA Validação
PRJ 1 João Maria, Suzana, Pedro Pedro João
PRJ 2 Gabriel Paulo, Gustavo Eduardo Gabriel
PRJ 3 Gabriel Paulo Gabriel Gabriel

45. Torne a alocação explícita e dinâmica
Análise Desenvolvimento QA Validação
PRJ 1 João Maria, Suzana, Pedro Pedro João
PRJ 2 Gabriel Paulo, Gustavo Eduardo Gabriel
PRJ 3 Gabriel Paulo Gabriel Gabriel
Quadro serve como
orientação!

46. Uglize
gestão visual6

49. Lista de prioridades: em
andamento e próximas

50. Acompanhamento da
adição de valor

51. Situação e expectativa de
cada objetivo de projeto

52. Critérios de qualidade
para cada estágio

53. Acordo geral em relação
às alocações

54. Visualização clara dos
gargalos e dos bloqueios

55. Lembrança das últimas
entregas realizadas

56. Melhorias sendo
priorizadas

58. Tenha uma
coordenação diária
que seja efegva
7

59. Ref. Avi Z Liran

60. ALGUNS PROBLEMAS
Percepção de perda de tempo
Dificuldade de coordenação com terceiros
Incapacidade de resolver problemas importantes

61. Como melhorar
a reunião diária?

62. Use o quadro de gestão!

63. Tenha um facilitador que
siga um roteiro

64. Foque nos itens prioritários
mais próximos da entrega

65. Atualize o quadro por
objetivo

66. Confirme critérios de
pronto

67. Identifique os bloqueios

68. Insista, com sensibilidade,
no respeito aos limites

69. Verifique objetivos e
alocação

70. Relembre as melhorias

71. Tenha
métricas úteis8

72. Quando uma
métrica é úgl?

73. Throughput ou vazão
Semana Itens entregues
1 4
2 2
3 3
4 8
5 0
6 5
Média = 3,6
Itens em andamento = 10
Itens novos = 10
Prazo = 20/3,6 = 6 semanas

74. Diagrama de fluxo cumulativo

75. Outras métricas úteis
% de desperdício
Lead time e cycle time
Distribuição dos bloqueios
Distribuição dos defeitos e inconformidades

76. Estabeleça rituais
e espaço para
melhoria e
experimentação
9

77. Retrospectivas

78. Retrospectivas
t
Retrospectiva
2 semanas
Entrega P1
• João
• Maria
• Suzana
• Pedro
Entrega P2
Entrega P3
• Gabriel
• Paulo
• Gustavo
• Eduardo
• Gabriel
• Paulo
Qual o foco? Qual a duração? Quem participa?

79. Retrospectivas
- Ice breaker: Grito ao olhar
- Check in: Radar: Habilidades técnicas | Processo | Pessoas
[15] - Diretriz e foco (últimas duas semanas)
[30] - Levantamento, agrupamento e priorização de tópicos
- O que fizemos bem, que seria importante não esquecer?
- O que aprendemos?
- O que temos quer fazer diferente de uma próxima vez?
- O que ainda nos preocupa?
[30] - Aprofundamento ações
- Ações
[05] - Fechamento
[05] - Enquete: se pudessemos melhorar apenas uma coisa, o que seria?
[05] - Votação
[15] - Aprofundamento tópicos mais votados
[03] - Fechamento
Completa 1h30mRápida 30m

80. Espaço para melhorias e experimentação
% do tempo não debitado contra o projeto
Priorização de objetivos de melhoria
% do esforço de cada iniciativa reservado
Exploration days

81. Estabeleça
relacionamentos
de confiança
10

82. Ref. odiario.com

83. Ref. Clipart Panda
Time
Dedicado

84. Cuidado com os contratos!
Ref. Think stock

85. Torne visível a evolução por projeto
DATA 30/06/16 16/05/16 10/05/16 20/04/16 12/04/16 09/03/16 26/02/16 10/02/16
OBJETIVO 5 4 4 3 3 2 1
Escopo (em
pontos)
Entregue -29,5 -12,5 -16,5 -8 -19,5 -3,5 0
Adicionado 26 4,5 2 3,5 10 0 4,5
Removido 12,5 -2 -1 -1 -4,5 -5,5 -1
Acumulado
entregue
-89,5 -60 -47,5 -31 -23 -3,5 0 0
Pendente 3 19 27 42,5 48 63 72 69,5
Custo
Acumulado
R$90.000 R$60.000 R$55.000 R$50.000 R$45.000 R$13.000 R$0
R$/ponto atual R$1.006 R$1.000 R$1.158 R$1.613 R$1.957 N/D R$0
Custo
projetado
R$93.017 R$79.000 R$83.743 R$101.465 R$127.183 N/D N/D R$150.000

86. Use roadmaps para visão de futuro
Ref. Leffingwell

87. Não deixe a equipe de fora

88. Soluções ágeis para times compartilhados
Priorize uma fila única de
atendimento1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Trabalhe com pequenos
incrementos de valor
Limite o trabalho em
progresso
Visualize a relação entre as
restrições dos projetos
Considere competência e
custo de troca de contexto
Utilize gestão visual
Tenha uma coordenação
diária que seja efetiva
Tenha métricas úteis
Estabeleça rituais e espaço
para melhoria e
experimentação
Estabeleça
relacionamentos de
confiança

89. Alejandro Olchik
aolchik@ionatec.com.br | @aolchik