Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

of

laporan latihan industri Slide 1 laporan latihan industri Slide 2 laporan latihan industri Slide 3 laporan latihan industri Slide 4 laporan latihan industri Slide 5 laporan latihan industri Slide 6 laporan latihan industri Slide 7 laporan latihan industri Slide 8 laporan latihan industri Slide 9 laporan latihan industri Slide 10 laporan latihan industri Slide 11 laporan latihan industri Slide 12 laporan latihan industri Slide 13 laporan latihan industri Slide 14 laporan latihan industri Slide 15 laporan latihan industri Slide 16 laporan latihan industri Slide 17 laporan latihan industri Slide 18 laporan latihan industri Slide 19 laporan latihan industri Slide 20 laporan latihan industri Slide 21 laporan latihan industri Slide 22 laporan latihan industri Slide 23 laporan latihan industri Slide 24 laporan latihan industri Slide 25 laporan latihan industri Slide 26 laporan latihan industri Slide 27 laporan latihan industri Slide 28 laporan latihan industri Slide 29 laporan latihan industri Slide 30 laporan latihan industri Slide 31 laporan latihan industri Slide 32 laporan latihan industri Slide 33 laporan latihan industri Slide 34 laporan latihan industri Slide 35 laporan latihan industri Slide 36 laporan latihan industri Slide 37 laporan latihan industri Slide 38 laporan latihan industri Slide 39 laporan latihan industri Slide 40 laporan latihan industri Slide 41 laporan latihan industri Slide 42 laporan latihan industri Slide 43 laporan latihan industri Slide 44 laporan latihan industri Slide 45 laporan latihan industri Slide 46 laporan latihan industri Slide 47 laporan latihan industri Slide 48 laporan latihan industri Slide 49 laporan latihan industri Slide 50 laporan latihan industri Slide 51 laporan latihan industri Slide 52 laporan latihan industri Slide 53 laporan latihan industri Slide 54 laporan latihan industri Slide 55 laporan latihan industri Slide 56 laporan latihan industri Slide 57 laporan latihan industri Slide 58 laporan latihan industri Slide 59 laporan latihan industri Slide 60 laporan latihan industri Slide 61 laporan latihan industri Slide 62 laporan latihan industri Slide 63 laporan latihan industri Slide 64 laporan latihan industri Slide 65 laporan latihan industri Slide 66 laporan latihan industri Slide 67 laporan latihan industri Slide 68 laporan latihan industri Slide 69 laporan latihan industri Slide 70 laporan latihan industri Slide 71 laporan latihan industri Slide 72 laporan latihan industri Slide 73 laporan latihan industri Slide 74 laporan latihan industri Slide 75 laporan latihan industri Slide 76 laporan latihan industri Slide 77 laporan latihan industri Slide 78 laporan latihan industri Slide 79 laporan latihan industri Slide 80 laporan latihan industri Slide 81 laporan latihan industri Slide 82 laporan latihan industri Slide 83 laporan latihan industri Slide 84
Upcoming SlideShare
Contoh Laporan Latihan Industri (FULL)
Next
Download to read offline and view in fullscreen.

56 Likes

Share

Download to read offline

laporan latihan industri

Download to read offline

contoh laporan latihan industri jabatan perdagangan politeknik

Related Audiobooks

Free with a 30 day trial from Scribd

See all

laporan latihan industri

  1. 1. i HOSPITAL RAJA PEREMPUAN ZAINAB II 15586 KOTA BHARU, KELANTAN DISEDIAKAN OLEH : NAMA PELAJAR : AHMAD ATIFF BIN MOKHTAR NO. MATRIK : 04DAT13F1123 JABATAN : PERDAGANGAN TEMPOH LATIHAN : 30 NOV 2014 – 17 APRIL 2015
  2. 2. ii LAPORAN LATIHAN INDUSTRI OLEH AHMAD ATIFF BIN MOKHTAR DI HOSPITAL RAJA PEREMPUAN ZAINAB II. 15586 KOTA BHARU, KELANTAN Buku Laporan ini dikemukakan kepada Jabatan Perdagangan sebagai memenuhi sebahagian dari syarat penganugerahan Diploma Akauntansi POLITEKNIK KOTA BHARU DISEMBER 2014
  3. 3. iii PERAKUAN PELAJAR “Saya akui laporan ini adalah hasil kerja saya sendiri kecuali nukilan dan dan ringkasan yang tiap-tiap satunya telah saya terangkan sumbernya.” Tandatangan : ........................................... Nama : Ahmad Atiff Bin Mokhtar No. Matrik : 04DAT13F1123 Program : Diploma Akauntansi Tarikh : 19 / 04 / 2015
  4. 4. iv PENGHARGAAN Assalamualaikum WarahmatuAllah Hiwabarakatuh dan Salam Sejahtera Alhamdulillah bersyukur kepada hadrat Ilahi dengan limpah kurnia-Nya dapat saya menamatkan latihan industri ini dengan jayanya selama empat (4) bulan tujuh belas hari (17) hari yang bertempat di Hospital Raja Perempuan Zainab II (HRPZ II). Tarikh mula latihan industri pada 30 NOV 2014 dan berakhir pada 17 APRIL 2015. Pada masa yang sama, saya juga dapat menyiapkan tugasan laporan latihan industri dengan sempurnanya sepertimana yang telah ditetapkan bagi memenuhi syarat utama peanugerahan Diploma Akauntansi. Pertamanya saya ingin mengucapkan syukur Alhamdulillah kerana telah diberikan kesihatan yang baik sepanjang saya menjalani latihan industri ini. Dan jutaan terima kasih saya ucapkan kepada kedua-dua ibu bapa saya yang telah banyak memberi dorongan dan membantu saya sepanjang menjalani latihan industri ini. Di samping ini juga, saya ingin mengambil kesempatan untuk mengucapkan terima kasih yang tidak terhingga kepada Puan Afifah Binti Ahmad selaku pensyarah dan pihak pengurusan latihan industri Politeknik Kota Bharu terutamanya kepada Jabatan Perdagangan yang telah banyak membantu menguruskan hal-hal pelajar yang menjalani latihan industri. Seterusnya, saya ingin menzahirkan sejuta penghargaan kepada pihak pengurusan latihan industri (HRPZ II) dan juga kepada penyelia-penyelia saya di (HRPZ II) ini iaitu Cik Sariyati Binti Che Noh (Unit Bayaran), Puan Zainun Binti Kadir (Unit Gaji), Puan NoorZana Binti Kamarudin (Unit Hasil) yang begitu mengambil berat tentang perkembangan saya ketika menjalani latihan industri di unit mereka.
  5. 5. v Tidak lupa juga kepada seluruh kakitangan-kakitangan di Unit Bayaran, Unit Hasil dan Unit Gaji yang telah banyak membantu dan memberi tunjuk ajar tentang perjalanan dan kerja-kerja yang dilakukan di setiap unit tersebut. Ia juga banyak mengajar saya betapa pentingnya hubungan dalam melakukan kerja berpasukan. Segala latihan dan ilmu yang telah saya perolehi tidak dapat diambil tanpa kerjasama antara kakitangan di setiap unit yang telah saya pergi. Terima kasih kepada seluruh warga kerja di Unit Bayaran, Unit Hasil, Unit Gaji yang telah sanggup meluangkan masa untuk memberi tunjuk ajar kepada saya walaupun sibuk dengan kerja masing-masing. Segala latihan dan tunjuk ajar yang telah diberikan oleh kakitangan di setiap unit akan saya memanfaatkannya sebaik yang mungkin. Semoga ilmu dan latihan yang saya perolehi diberkati oleh Allah SWT. Disini juga saya ingin meminta beribu kemaafan kepada semua kakitangan di setiap unit sekiranya terkasar bahasa dan kesilapan yang telah saya lakukan sepanjang saya menjalani latihan industri ini. Akhir sekali, kemaafan dipinta kepada teman-teman seperjuangan saya iaitu Nur Azrin Aslily Binti Nik Amir dan Nur Asiah Binti Muhammad yang turut menjalani latihan industri di tempat yang sama. Saya juga ingin mengucapkan ribuan terima kasih kepada mereka kerana telah banyak membantu dan memberi kerjasama sepanjang kami menjalani latihan industri ini. Walaupun telah banyak dugaan dan rintangan yang telah kami tempuhi sepanjang berada disini. SEKIAN, TERIMA KASIH
  6. 6. vi ABSTRAK Laporan ini menerangkan tentang aktiviti yang telah saya lakukan sepanjang menjalani latihan industri selama empat (4) bulan tujuh belas (17) hari di Hospital Raja Perempuan Zainab II (HRPZ II). Hospital ini merupakan hospital awam yang memberi rawatan kepada penduduk di dalam Negeri Kelantan mahupun di luar negeri. Ia juga merupakan hospital besar di negeri ini. Dalam laporan ini telah diterangkan secara terperinci mngenai latar belakang hospital ini (HRPZ II), unit-unit perakauanan yang terdapat di hospital ini seperti Unit Gaji, Unit Pembayaran, Unit Hasil, Unit Pentadbiran, Unit Perolehan, dan juga aktiviti yang dilakukan dan masalah-masalah yang dihadapi serta komen dan cadangan membina untuk pihak organisasi dan pihak politeknik sendiri. Semoga segala maklumat yang telah diterangkan dapat memuaskan hati pembaca dan sekaligus dapat memberi manfaat kepada diri saya dan pihak organisasi itu sendiri. Di samping itu, ia juga telah memberi panduan, pengetahuan, kemahiran dan kekuatan kepada diri saya dalam menghadapi segala permasalahan yang bakal saya hadapi ketika saya berada di alam pekerjaan nanti.
  7. 7. vii SENARAI KANDUNGAN KANDUNGAN MUKA SURAT Judul ----------------------------------------------------------------------------- i - ii Perakuan pelajar ------------------------------------------------------------------ iii Penghargaan -------------------------------------------------------------------- iv - v Abstrak ---------------------------------------------------------------------------- vi Isi Kandungan ---------------------------------------------------------------- vii - viii Senarai Jadual -------------------------------------------------------------------- ix Senarai Rajah --------------------------------------------------------------------- x Senarai Lampiran ---------------------------------------------------------------- xi BAB 1 PENGENALAN DAN LATAR BELAKANG ORGANISASI --------------- 1 1.1 Pendahuluan ------------------------------------------- 2 - 3 1.2 Objektif Latihan Industri ----------------------------- 4 - 6 1.3 Kepentingan Latihan Industri ------------------------- 7 1.4 Obkektif Laporan Latihan ------------------------------8 - 10 BAB 2 LATAR BELAKANG ORGANISASI -------------------------- 11 2.1 Pengenalan Organisasi -------------------------------------- 12 2.2 Latar Penubuhan Organisasi ----------------------------- 13 - 14 2.3 Misi, Visi Dan Strategi -------------------------------------- 15 2.4 Objektif Organanisasi --------------------------------------- 16 2.5 Piagam Organisasi ------------------------------------------ 17 2.6 Pengurusan Kewangan Dan Bayaran --------------------- 18 2.7 Carta Jabatan Bayaran --------------------------------------- 19 2.8 Carta Organisasi HRPZ II ----------------------------------- 20 2.9 Pelan Lokasi ‘Praktikal’ ------------------------------------ 21
  8. 8. viii BAB 3 RINGKASAN AKTIVITI LATIHAN INDUSTRI ----------- 22 3.1 Ringkasan aktiviti latihan industri mengikut mingguan ------------ 23 - 27 BAB 4 PERKHIDMATAN ELAUN, KEMUDAHAN DAN BAYARAN ------------------ 28 4.1 Pengenalan -------------------------------------------------------- 29 4.2 Borang-Borang Tuntutan ------------------------------------ 30 - 42 4.3 Jenis, Kadar-kadar Dan Syarat-Syarat Tuntutan -------- 43 - 51 4.4 Sistem Perancangan Dan Kawalan Belanjawan Elektronik (eSPKB) ----------- 52 - 57 4.5 Mengecop dan Menebuk ------------------------------------- 58 - 59 4.6 Penyimpanan Rekod Baucer Bayaran ---------------------- 60 - 62 4.7 Komen dan Cadangan -------------------------------------------- 63 4.8 Kesimpulan --------------------------------------------------------- 64 BAB 5 KOMEN DAN CADANGAN --------------------------------------- 65 5.1 Pengenalan ---------------------------------------------------------- 66 5.2 Komen Dan Cadangan Kepada pihak Politeknik ------------------------------------------------- 67 - 68 5.3 Komen Dan Cadangan Kepada pihak oganisasi -------------------------------------------------- 69 - 70 BAB 6 KESIMPULAN --------------------------------------------------------- 71 6.1 Kesimpulan --------------------------------------------------------- 72 - 73
  9. 9. ix Senarai Rajah No. Rajah Tajuk Muka Surat 2.7.1 Carta Pengurusan Kewangan dan Bayaran --------------- 19 2.8.2 Carta Hospital Raja Perempuan Zainab II ---------------- 20 2.9.3 Pelan Lokasi Latihan Industri ------------------------------ 21 4.2.1 Borang Tuntutan Elaun (a) ---------------------------------- 31 4.2.2 Borang Tuntutan Elaun (b) ---------------------------------- 33 4.2.3 Borang Tuntutan Elaun (c) ---------------------------------- 35 4.2.4 Borang Tuntutan Elaun (d) ---------------------------------- 37 4.2.5 Borang Tuntutan Elaun (e) ---------------------------------- 38 4.2.6 Surat Arahan Bertugas (on-call) ---------------------------- 40 4.2.7 Kad Kehadiran Kerja ‘punch card’ --------------------------- 41 4.2.8 Geran Kereta ----------------------------------------------------- 42 4.4.9 Menu Utama eSPKB sistem ----------------------------------- 53 4.4.10 Perakuan Tandatangan ------------------------------------------ 54 4.4.11 Baucer Bayaran (1) ----------------------------------------------- 56 4.4.12 Baucer Bayaran (2) ----------------------------------------------- 57 4.4.13 Alat Mengecop dan Borang Tuntutan ------------------------- 59 4.4.14 Mesin Penebuk ---------------------------------------------------- 60 4.4.15 Stor Penyimpanan ----------------------------------------------- 62
  10. 10. x Senarai Jadual No. Jadual Tajuk Muka Surat 4.3.1 Kadar Tuntutan Elaun Pejalanan -------------------------- 45 4.3.2 Kadar Tuntutan Elaun Perjalanan ------------------------- 45 4.3.3 Kadar Elaun Makan ------------------------------------------ 48 4.3.4 Kadar Bayaran Sewa Hotel ---------------------------------- 50 4.3.5 Kadar Bayaran Sewa Hotel ---------------------------------- 51
  11. 11. xi Senarai Lampiran Lampiran Tajuk 1. Hospital Raja Perempuan Zainab II. 2. Senarai Semak Tuntutan Perjalanan 3. Helaian Muka Depan Bahan Rujukan. 4. Modul Baucer Bayaran. 5. Laman Web HRPZ II.
  12. 12. 1 BAB 1 PENGENALAN LATIHAN INDUSTRI
  13. 13. 2 1.1 Pendahuluan Latihan industri merupakan salah satu mata pelajaran dan syarat wajib yang perlu diambil oleh setiap pelajar politeknik seluruh Malaysia iaitu semasa semester tiga (3) bagi pelajar sijil dan semester empat (4) bagi pelajar Diploma sebelum diperakukan untuk penganugerahan Diploma Politeknik KPTM. Para pelajar politeknik akan menjalani latihan industri atau lebih dikenali sebagai “Praktikal” selama satu (1) semester iaitu dua puluh (20) minggu di syarikat, firma, kilang atau hospital yang dipilih. Sepanjang tempoh tersebut para pelajar mesti mengikuti segala peraturan atau prosedur atau syarat-syarat syarikat tersebut, sebagai contohnya disiplin, kedatangan, pemakaian dan lain lain lagi ketika menjalani latihan industri di syarikat tersebut. Latihan industri ini adalah satu pendedahan awal kepada setiap pelajar sebelum memasuki alam perkerjaan setelah menamatkan pengajian nanti. Mereka akan mengambil aliran yang berkaitan dengan kursus yang mereka belajar di politeknik semasa menjalani praktikal bagi memastikan pengatahuan, kemahiran dan ilmu yang diperolehi dapat dimanfaatkan pada masa hadapan. Sepanjang tempoh latihan ini, pelajar akan mempelajari dan mempraktikkan perkara baru yang berkaitan dengan kursus yang diambil di Politeknik. Mereka akan dibimbing dan diberi tunjuk ajar oleh kakitangan-kakitangan yang berkemahiran dan yang mempunyai pengatahuan dan pengalaman yang luas dimana dapat membimbing pelatih atau pelajar untuk menjadi pekerja yang lebih produktiviti dan kreatif. Dalam hal ini juga, pelajar akan diajar dan diterap dengan etika kerja yang tinggi yang dapat menjadikan suasana kerja yang tenteram, ceria dan harmoni.
  14. 14. 3 Pelajar juga dikehendaki untuk menulis Laporan Jurnal Harian berkaitan dengan aktiviti atau kerja yang dibuat di tempat kerja. Mereka akan menyerahkan buku Laporan Harian mereka sekali dalam seminggu kepada pegawai atau penyelia di syarikat itu untuk diperiksa dan ditandatangani sebagai pengesahan. Selain itu, pensyarah daripada Politeknik juga akan melawat ke tempat dimana pelajar membuat latihan industri untuk membuat tinjauan dan melihat perkembangan pelajar di syarikat tersebut. Pensyarah juga akan berjumpa dengan pengurus atau penyelia terbabit untuk mengatahui keadaan atau suasana kerja yang dilalui oleh pelajar terbabit. Ucapan jutaan terima kasih juga diucapkan kepada Encik Kang selaku pegawai perhubungan latihan industry di firma dan Puan Siti Saadah binti Yahya selaku pegawai perhubungan dan latihan industri Politeknik Kota Bharu yabg bertungkus lumus menjayakan program latihan industri.Penghargaan dan terima kasih yang teristimewa khusus ditujukan kepada ahli keluarga saya yang telah banyak memberi dorongan dan sokongan.
  15. 15. 4 1.2 Objektif Latihan Industri Politeknik akan menghantar pelajar mereka untuk menjalani Latihan Industri bagi menimba pengalaman pekerjaan untuk kegunaan masa hadapan. Antara objektif-objektif Latihan Industri adalah seperti berikut : a) Memberi pendedahan kepada alam perkerjaan yang sebenar. Melalui latihan industri, para pelajar secara tidak langsung dapat merasai dan memahami situasi alam pekerjaan yang sebenar. Pelbagai pengalaman dapat ditimba untuk manfaat pekerjaan di masa hadapan. Ini adalah persediaan awal para pelajar sebelum menamatkan pengajian di Politeknik. b) Menambah ilmu pengatahuan teknikal dan kemahiran pelajar. Pelajar akan dapat meningkatkan kemahiran dan juga menambahkan pengatahuan yang diperolehi diluar kampus atau Politeknik. Semasa menjalani latihan industri ini, pelajar akan berpeluang mempraktikkan segala pengatahuan dan ilmu yang dipelajari di Politeknik serta sesuatu perkara yang berkaitan dengan teori mahupun praktikal. c) Keberkesanan dalam sistem pengurusan. Mengukur sistem pengurusan yang diamalkan iaitu sejauh manakah keberkesanan pengendalian sistem pengurusan itu dan kelemahan yang difikirkan wujud yang menimbulkan ketidak – efisyen dalam perjalanan keseluruhan organisasi itu. Ini akan memberikan serba sedikit pengalaman untuk menguruskan sesuatu perniagaan sendiri di suatu masa kelak.
  16. 16. 5 d) Memupuk semangat kerja dan perhubungan yang baik antara majikan dan kakitangan. Semasa menjalani latihan industri, pelajar akan ditempat di satu bahagian mengikut mengikut kursus yang diambil di Politeknik. Pelajar akan mempelajari cara bekerja secara berkumpulan dimana ia akan memudahkan lagi kerja yang akan dilakukan. Selain itu juga, komunikasi yang berkesan dapat dipupuk semasa menjalani latihan industri. Komunikasi dua hala yang berlaku bukan sahaja antara pelajar dengan pekerja tetapi dari pelbagai pihak iaitu antara pelajar dengan majikan, pelanggan, pembekal, dan pihak lain. Pelajar perlu bersedia menghadapi pelbagai situasi dan berkomunikasi dengan baik supaya maklumat yang tepat dapat disampaikan dan diterima dengan jelas. e) Mengamalkan etika kerja dan peraturan yang baik serta bertanggungjawab terhadap kerja yang dilakukan. Setiap organisasi atau sesebuah syarikat mempunyai etika kerja dan peraturan-peraturan yang perlu dipatuhi oleh kakitatangan-kakitangan dan majikan meraka. Oleh itu, setiap pelajar yang menjalani latihan industri di sesebuah syarikat mestilah mengikuti segala peraturan-peraturan yang telah ditetapkan oleh syarikat itu. Selain itu, Pelajar harus menanam sifat amanah dan bertanggungjawab dalam melaksanakan tugas yang diberikan dan melakukan tugas tersebut dengan sempurna dan mengikut masa yang telah ditetapkan berdasarkan peraturan kerja yang telah ditetapkan.
  17. 17. 6 Pelajar mestilah bersedia menerima arahan dari semasa ke semasa. Politeknik juga mewujudkan sistem pembahagian markah yang perlu diisi oleh penyelia atau pengurus di tempat latihan dibuat. Dengan adanya sistem ini pelajar akan lebih tekun dan berusaha untuk melakukan yang terbaik bagi memperolehi markah yang cemerlang semasa latihan. Ini akan membuat pelajar melakukan kerja dengan bertanggungjawab, cekap dan efektif. f) Membina personaliti individu. Dengan menjalani latihan industri ini, seseorang pelajar tersebut dapat membina keyakinan diri dalam menghadapi pelbagai cabaran. Pelbagai situasi dan ragam manusia yang perlu dihadapi oleh pelajar itu sendiri ketika menjalani latihan industri dan skopnya adalah lebih luas jika dibandingkan ketika sesi pembelajaran di Politeknik. Sedikit sebanyak pola pemikiran pelajar dapat digubal dan perasaan malu untuk berkomunikasi dengan masyarakat dapat di atasi, dengan ini secara tidak langsung dapat membina personaliti individu yang berjaya dan dapat membantu diri pelajar tersebut pada masa hadapan. Selain itu, pelajar dapat mengenali diri sendiri dan kebolehan yang ada pada diri pelajar tersebut. g) Menghasilkan laporan Latihan Industri. Semasa menjalani “praktikal”, setiap pelajar dikehendaki untuk menulis catatan harian berkenaan kerja yang dilakukan oleh mereka setiap hari. Dengan cara ini akan memudahkan pelajar untuk membuat laporan akhir Latihan Industri. Penyediaan laporan Latihan Industri ini dapat melatih pelajar menulis laporan teknikal yang lengkap dan teratur.
  18. 18. 7 1.3 Kepentingan Latihan Industri Latihan Industri adalah merupakan satu tempoh pengajian dimana para pelajar diberi peluang untuk memperolehi ilmu pengatahuan dan kemahiran teknikal yang luas. Selain itu, pelajar juga diberikan peluang untuk mempraktikkan ilmu yang diperolehi semasa sesi pembelajaran di Politeknik iaitu teori kepada “praktikal”. Teori dan praktikal merupakan dua perkara yang sama penting untuk diadaptasi. Para pelajar dapat berfikir diluar kotak pemikiran bahawa teori tidak semestinya sama dengan praktikal, dengan kata lain apa yang kita pelajari tidak semestinya sama dengan situasi yang sebenar. Zaman ini dikenali dengan ICT (Information Communication Technology) yang semakin pesat berkembang pada masa kini. Oleh yang demekian, Latihan Industri merupakan salah satu peluang keemasan untuk mempelajari segala ilmu pengatahuan tentang alam pekerjaan. Antara kepentingan-kepentingan lain ialah : a. Pelajar dapat mempraktikkan suasana kerja yang sebenar. b. Pelajar dapat mengamalkan peraturan-peraturan keselamatan dalam industri. c. Dapat mengetahui masalah-masalah yang timbul dan cara penyelesaian. d. Dapat menambahkan lagi pengalaman dalam bidang yang diceburi. e. Dapat memperluaskan pergaulan dengan pekerja di organisasi.
  19. 19. 8 1.4 Objektif Laporan Latihan Industri Setiap pelajar yang menjalani Latihan Industri ini perlu menyediakan sebuah Laporan Latihan Industri (LLI) yang lengkap mengikut piawaian dan syarat- syarat yang telah ditetapkan oleh pihak Politeknik. Antara beberapa objektif laporan latihan industri ialah : a. Bukti kepada kerja yang dilakukan Setiap pelajar mestilah menyediakan laporan akhir latihan industri mengikut catatan harian yang ditulis setiap hari pada sepanjang menjalani praktikal tersebut. Setiap gerak kerja yang dilakukan oleh pelajar direkodkan dalam buku laporan catatan harian sebagai bukti bagi latihan yang diikuti. Selain itu dapat melatih pelajar supaya mampu menghasilkan sebuah laporan lengkap yang berperanan utama dengan mengikut syarat-syarat yang telah ditetapkan dan memenuhi kehendak sesebuah industri. Laporan latihan industri ini juga sebagai bukti dimana pelajar telah menjalani dan berjaya menamatkan latihan industri dengan sempurna. Dengan terhasilnya laporan ini, pihak Politeknik dapat membuat penilaian terhadap pelajar berdasarkan kefahaman dan prestasi pelajar sepanjang tempoh latihan.
  20. 20. 9 b. Laporan yang berguna pada masa hadapan Pengalaman adalah satu syarat utama yang dipertimbangkan oleh sesebuah organisasi dalam mencari pekerja. Perakuan daripada pihak organisasi semasa latihan industri boleh dijadikan bukti pelajar tersebut mempunyai pengalaman dalam bidang yang diceburi dan juga membiasakan diri pelajar untuk menyediakan laporan supaya lebih bersedia apabila mengharungi peringkat yang lebih tinggi lagi. c. Mendokumenkan segala aktivi-aktiviti yang dijalankan Laporan latihan industri perlu disediakan oleh pelajar sebagai satu cara mendokumentasikan gerak kerja dan aktiviti sepanjang tempoh latihan. Di samping ini dapat menguji kemampuan pelajar mendokumentasikan aktiviti kerja harian yang dilakukan sepanjang tempoh latihan industri secara teratur dan lengkap. Pengalaman serta pengetahuan baru dapat dijana melalui laporan yang dibuat oleh pelajar. d. Dapat memberi keberanian diri kepada pelajar Dengan menjalani latihan industri ini dapat membantu pelajar dengan memberanikan diri untuk berkomunikasi dan berintersi dengan dengan kakitangan-kakitangn dan penyelia bagi mendapatkan maklumat-malumat yang berakitan dengan laporan industri. Selain itu juga dapat mendisiplinkan para pelajar untuk mengurus masa dengan bijak dan teratur.
  21. 21. 10 e. Mengajar erti ketekunan, disiplin dan meningkat bakat pelajar. Para pelajar juga boleh menonjolkan bakat yang sedia ada di dalam diri masing – masing tidak kiralah samada di dalam pembaikan komputer dan sebagainya. Melalui latihan industri ini juga para pelajar diingatkan supaya haruslah sentiasa berwaspada dan mengamalkan tatatertib yang baik semasa menjalani latihan industri tersebut. Dengan cara ini, ianya dapat meningkatkan disiplin diri seseorang pelajar tersebut untuk menempuhi liku –liku hidup kelak Melalui latihan industri ini, para pelajar dapat memberikan kepuasan kepada pegawai-pegawai atasan melalui hasil penulisan laporan yang baik di mana melalui penghasilan laporan tersebut, pegawai-pegawai atasan dapat melihat dan menilai sejauh mana prestasi seseorang pelajar tersebut yang berada di bawah kelolaan mereka boleh memberikan komitmen dan tumpuan sepenuhnya terhadap segala ilmu yang pernah mereka curahkan sepanjang tempoh para pelajar tersebut terbabit dalam menjalani latihan industri di syarikat mereka.
  22. 22. 11 BAB 2 LATAR BELAKANG ORGANISASI
  23. 23. 12 2.1 Pengenalan Organisasi Hospital Umum Kota Bharu atau lebih dikenali sebagai Hospital Raja Perempuan Zainab II (HRPZ II) mula beroperasi pada tahun 1920an. Dimana bangunan itu terletak di pinggir Bandar Kota Bharu yang kini merupakan bangunan Majlis Perbandaraan Kota Bharu sekarang. Pada awalnya bangunan ini terdiri daripada dua buah bangunan yang mengasingkan perkhidmatan perubatan antara bangunan Eropah “European Ward” dan wad bangunan untuk rakyat tempatan. Perkhidmatan yang diberikan pada ketika itu ialah Perubatan dan Pembedahan dan kes-kes ini ditempatkan didalam satu wad dan ini termasuklah kes bersalin. Pada masa yang sama pembinaan bangunan hospital baru bermula dan siap pada tahun 1938. Jumlah anggota yang berkhidmat pada ketika itu terdiri daripada dua orang doktor iaitu Dr. Gimlet sebagai Chief Medical Officer (CMO) dan dibantu oleh Dr. Mark Loi. Anggota sokongan terdiri daripada seorang Penyelia Hospital, lima orang Dresser (Pembantu Pentadbiran), seorang Matron dan empat orang jurueawat.
  24. 24. 13 2.2 Latar Penubuhan Organisasi Pada tahun 1938 perpindahan dari hospital atap ke bangunan baru (batu). Perpindahan dibuat secara berperingkat-peringkat kecuali wad perempuan bersalin (sekarang Klinik Kesihatan Ibu Dan Anak Kota Bharu). Perpindahan selesai sepenuhnya pada tahun 1950. Banguna baru Hospital Umum Kota Bharu beroperasi sepenuhnya pada tahun 1938 yang mempunyai lapan buah wad dan perkhidmatan yang ditawarkan telah dipertingkatkan. Perkidmatan-perkhidmatan tersebut ialah Perubatan / Pembedahan / Veneral Diseases Wad (VD) / Wad Leprosy (Kusta) dan wad yang akhir sekali berpindah kesini ialah Wad Bersalin. Pada tahun yang sama Hospital Raja Perempuan Zainab II mendapat seorang Pakar Bedah iaitu Dr. K. D. Fraser, beliau merupakan pakar bedah yang pertama berkhidmat untuk negeri Kelantan. Pada bulan Disember 1938 perang telah meletus dimana tentera Jepun telah memasuki Kota Bharu dan telah menggunakan hospital ini sebagai pengkalan tentera mereka selama seminggu dan sekaligus mengiktikaf pekerja-pekerja HRPZ II. Pada masa itu Dr. Evan (CMO) dan Dr. Fraser telah meninggalkan Kota Bharu menuju ke Singapura. Secara tidak langsung Dr. R. S. Arurampalam menjawat jawatan sebagai CMO. Setelah mengalami kekalahan dalm perang dunia pertama pada tahun 1943, Jepun telah meninggalkan Kota Bharu. Pada awal tahun 1944 pentadbiran HRPZ II diambil oleh British Medical Army (BMA) dibawah pentadbiran Dr. Mejar Flowski. Beliau mentadbir hospital ini selama satu tahun dan menyerahkan pentadbiran ini kepada Dr. Evan pada 1946 diikuti oleh Dr. Gibson pada tahun 1948 dan Dr, Issac hingga tahun 1950.
  25. 25. 14 Pada tahun 1950 Dr. R. E. Anderson telah mengambil alih tempat Dr. Issac sebagai CMO. Beliau memulakan perancangan pembangunan hospital baru. Satu bangunan Asrama Jururawat didirikan diamana terletaknya klinik Perbidanan dan Sakit Puan sekarang (O&G). Beliau juga telah mengahapus “European Ward”. Di dalam era 50an perkhidmatan dipertingkatkan, perkhidmatan perawatan pergigian diadakan dan dirasmikan oleh Al-Marhum KDTMM Sultan Yahya Petra Ibni Al- Marhum Sultan Ibrahim. Ekoran daripada penyakit batuk kering (TIBI) meningkat, pada tahun 1958 pembinaan Wad TB dimulakan dan telah dirasmikan pada 5 Jun 1961 oleh Al-Marhum KDYMM Sultan Yahya Petra Ibni Al-Marhum Sultan Ibrahim. Hospital Kota Bharu di alaf ini terus mencorak langkah kecemerlangan dibawah teraju para pengarah yang berwibawa, bermula dari Dato’ Dr Abd. Razak Bin Haji Kechik, diikuti oleh Dr. Hussin Binti Othman, Dr. Mary Abraham dan seterusnya Y. Bhg. Datin Dr. Hjh. Aesah @ Zahariah Bt Hj. Awan, Dr. Mohammd Bin Ismail dan sekarang Dr. Ghazali Hasni Bin Md. Hassan. Dibawah kepimpinan mereka, Hospital Kota Bharu terus bergerak meniti kejayaan demi kejayaan sehingga pada 2002 HRPZ II berjaya menerima Anugerah Kualiti Perdana Menteri (Sektor Awam) dan Anugerah Khas KKM sempena hari kualiti. Kejayaan HRPZ II terukir, bukan sahaja diperingkat kebangsaan malah menempa nama di CONFRAC oleh Negara Perancis dan Persijilan BS EN ISO 9001 : 2000 (UKAS) oleh United Kingdom. Justeru itu amat wajarlah kiranya hospital ini diiktiraf dengan namanya yang baru iaitu Hospital Raja Perempuan Zainab II.
  26. 26. 15 2.3 Misi, Visi, Objektif Organanisasi MISI Kami akan sedaya upaya memastikan setiap insan yang berurusan dengan kami akan menikmati kesembuhan, kegelaan, atau sekurang-kurangnya ketenangan. VISI Kami akan berusaha bersungguh-sungguh untuk menjadikan Hospital Raja Perempuan Zainab II sebagai pusat yang cemerlang dari segi perawatan dan latihan perubatan. Hasil tenaga kami akan disalurkan dalam memberi perkhidmatan yang efisen, efektif dan berkualiti bersesuaian dengan kehendak klien / pelanggang kami. STRATEGI Kepuasan pelanggang yang menyeluruh melalui professionalisma dan kerja berpasukan.
  27. 27. 16 2.4 Objektif Organisasi a. Untuk memastikan pengurusan Hospital Raja Perempuan Zainab II merangkumi Pentadbiran, Kewangan, Perolehan, Perpustakaan Perubatan, Perhubungan Awam dan Teknologi Maklumat diurus dengan cekap, teratur dan bermutu. b. Untuk memberikan perkhidmatan rawatan pesakit luar dan dalam yang selesa, cekap dan berkesan, merangkumi perkhidamatan diagnostic, pengubatan (curative), dan pemulihan (rehabilation) bagi menentukan kesembuhan (recovery) yang maksima. c. Untuk memberikan perkhidmatan farmasi yang berkualiti serta berkesan kepada pesakit dan pelanggang hospital merangkumi perkhidmatan perolehan dan bekalan di stor farmasi, ambulatory, farmasi pesakit dalam, farmasi wad, penyediaan farmaseutikal, farmakokinetik klinikal dan menyalurkan maklumat ubat-ubatan. d. Untuk memberikan perkhidmatan rujukan dan perundingan (consultation) serta latihan kepada hospital-hospital daerah, pusat-pusat kesihatan, klinik swasta di Negeri Kelantan.
  28. 28. 17 2.5 Piagam Pelanggan a. Setiap pesakit akan diberi rawatan perubatan yang berkualiti tanpa mengira umur, jantina, bangsa dan taraf ekonomi. b. Setiap pesakit yang memerlukan rawatan yang khusus yang terdapat di hospital akan dirujuk ke pusat yang sesuai. c. Setiap pelanggang akan dilayang dengan hormat dan bersopan-santun. d. Segala maklumat mengenai pesakit dan rawatannya akan dirahsiakan dan akan diberitahu kepada pihak-pihak tertentu dengan keizinannya tertakluk kepada undang-undang. e. Setiap pesakit berhak mendapat penerangan mengenai prosedur dan rawatan yang dicadangkan termasuk risikonya dan pilihan yang lain.
  29. 29. 18 2.6 Pengurusan Kewangan Dan Bayaran Pengurusan Kewangan merupakan sebuah jabatan yang menjalankan dan memproses pembayaran bagi Hospital Raja Perempuan Zainab II. Jabatan ini dikenali sebagai Unit Bayaran. Unit Bayaran adalah sebuah unit yang menentukan segala bentuk bayaran diurus dengan teratur dan mengikut prosedur yang telah ditetapkan. Unit ini akan memastikan setiap pembayaran yang dilakukan adalah mengikut arahan pekeliling dan surat pekeliling semasa yang berkuatkuasa. Selain itu, unit bayaran juga akan memastikan setiap pembayaran tidak melebihi 14 hari dari tarikh terima invois dan menyelenggara Daftar Bil dan teratur. Disamping itu, unit bayaran juga membuat proses pengeluaran waran perjalanan udara (Kapal Terbang) bagi pegawai-pegawai HRPZ II mengikut arahan semasa yang berkuatkuasa. Permohonan yang dibuat oleh pegawai-pegawai HRPZ II dan lengkap akan diproses dalam tempoh tidak melebihi 24 jam. Unit Bayaran juga akan memastikan utiliti HRPZ II didaftar dan dibayar melalui pukal. Di samping itu menyelenggara dan menyemak Daftar Pukal. Selain itu mengurus permohonan pinjaman Perumahan, Kenderaan, dan Komputer kakitangan-kakitangan, pegawai-pegawai dan doctor-doktor HRPZ II dalam tempoh yang ditetapkan dan lengkap. Selain itu juga, unit ini menyediakan perkhidmatan tuntutan elaun, kemudahan dan bayaran seperti elaun tuntutan perjalanan kenderaan sendiri, tambang gentian, elaun makan bayaran sewa hotel dan lain-lain tuntutan lagi.
  30. 30. 19 2.7 Carta Organisasi Unit Bayaran Gambar rajah 2.7.1 carta organisasi Unit Bayaran.
  31. 31. 20 2.8 Carta Organisasi Hospital Raja Perempuan Zainab II 2.8.2 Carta Organisasi HRPZ II.
  32. 32. 21 2.9 PELAN HOSPITAL RAJA PEREMPUAN ZAINAB II Gambar rajah 2.9.3 pelan lokasi HRPZ II WISMA PERSEKUTUAN Jalan Dusun Muda HOSPITAL RAJA PEREMPUAN ZAINAB ii KEDAI MAKAN DAN BAYARAN BIL ASTRO DARI SEKOLAHMPI DATO LUNDANG KE BEREK 12 DARI STADIUMMUHAMMAD IV DARI KOTA BHARU WAD PSIKIATRI PEJABATPENGARAH DAN KUARTERS (TEMPATLI ) KEDAI ALAT ELEKTRIKHOTEL DARI PENGKALAN CHEPA MASJID
  33. 33. 22 BAB 3 RINGKASAN AKTIVITI LATIHAN INDUSTRI
  34. 34. 23 3.1 Ringkasan tentang aktiviti kerja yang dilakukan sepanjang menjalani Latihan industri. MINGGU AKTIVITI YANG DILAKUKAH Minggu 1 30/11/14 – 4/12/2014 i. Mendaftar diri di unit Latihan Industri di pejabat Pengarah HRPZ II pada 30 SEP 2014. ii. Melapor diri kepada ketua penyelia di Unit Gaji pada 1 DIS 2014. iii. Mengadakan sesi suai kenal bersama kakitangan di unit Gaji. iv. Dipindah ke Unit Bayaran dan lapor diri kepada penyelia di Unit Bayaran. v. Mengadakan sesi suai kenal bersama kakitangan. vi. Merekod borong-borang tuntutan elaun perjalanan doctor dan kakitangan HRPZ II. Minggu 2 7/12/14 – 11/12/2014 i. Menghantar surat pengesahan lapor diri Latihan Industri, kad maklumat pelajar, dan lakaran / pelan lokasi tempat Latihan Industri ke pihak Politeknik. ii. Merekod borang-borang tuntutan elaun perjalanan (TNT) doctor-doktor. iii. Mendengar penerangan bagi menyemak borang-borang tuntutan elaun perjalanan (TNT). iv. Menyemak borang-borang tuntutan elaun perjalanan (TNT) yang telah siap direkod.
  35. 35. 24 Minggu 3 14/12/2014 - 18/12/2014 i. Merekod (key-in) borang-borang Letter Order sara ubat (LO) ii. Mendengar penerangan tentang cara menyemak borang-borang Letter Order LO. iii. Menyemak borang-borang Letter Order (LO). iv. Mencetak atau “print-out” baucer Letter Order (LO) dan dilekatkan bersama borang- borang tersebut. v. Mengambil tanda tangan penyelia untuk disahkan pada buku laporan harian. Minggu 4 21/12/2014 - 25/12/2014 i. Menyemak borang-borang Letter Order (LO). ii. Mencetak borang-borang Letter Order (LO). Minggu 5 28/12/2014 – 3/1/2015 i. Menebuk baucer-baucer LO dan TNT yang telah siap diperaku menggunakan mesin penebuk. ii. Membuat proses penyimpana baucer-baucer bayaran LO dan TNT. Minggu 6 6/1/2015 – 10/1/2015 i. Menebuk baucer-baucer bayaran LO dan TNT. ii. Mencetak atau “print-out” baucer-baucer LO dan lekatkan pada borang LO. iii. Mendengar penerangan tentang cara membuat permohonan sara ubat.
  36. 36. 25 Minggu 7 13/1/2015 – 17/1/2015 i. Mencari baucer-baucer untuk disemak oleh pihak audit. ii. Mendengar penjelasan tentang permohonan sara ubat dan panjar runcit. Minggu 8 19/1/2015 – 23/1/2015 i. Menebuk baucer-baucer bayaran LO dan TNT. ii. Membuat proses penyimpanan baucer-baucer bayaran LO dan TNT, Minggu 9 26/1/2015 – 30/1/2015 i. Mencari baucer bayaran untuk diperiksa oleh pihak audit. ii. Mendengar penjelasan mengenai proses elaun dan tuntutan perpindahan rumah. iii. Mendengar penerangan tentang pinjaman computer. iv. Merekod nama pesakit yang mendapatkan rawatan di Hospital Universiti Sains Malaysia. Minggu 10 1/2/2015 – 5/2/2015 i. Mencari nombor bil pesakit. ii. Membuat pelarasan bil. iii. Mengemaskini dan menghapuskira senarai nama pesakit.
  37. 37. 26 Minggu 11 8/2/2015 – 12/2/2015 i. Membuat pelarasan bil. ii. Mencari nombor bayaran bil dan kod pesakit. iii. Membuat surat peringatan kepada pesakit yang belum jelaskan bil. iv. Mengemaskini data pesakit yang belum jelas bil. Minggu 12 15/2/2015 – 19/2/2015 i. Membuat pencarian data pesakit dan ‘Goverment Letter’ . ii. Membuat pelarasan bil pesakit bagi pesakit yang mempunyai surat ‘GL’. Minggu 13 22/2/2015 – 26/2/2015 i. Membuat pelarasan bil pesakit bagi pelajar sekolah dan penjawat awam. ii. Membuat semakan laporan tunggakan bil pesakit. Minggu 14 1/3/2015 – 5/3/2015 i. Mendengar taklimat mengenai cukai dan takaful (insurans). ii. Membuat semakan data bayaran gaji kakitangan HRPZ II. iii. Membuat pelarasan bil pesakit HRPZ II. Minggu 15 8/3/2015 – 12/3/2015 i. Membuat pengiraan bayaran kerja lebih masa ‘OT’ kakitangan HRPZ II. ii. Mengemaskini data peruntukan dan perbelanjaan HRPZ II.
  38. 38. 27 Minggu 16 15/3/2015 – 19/3/2014 i. Membuat pengiraan ‘OT’. ii. Mendengar penerangan mengenai surat bayaran balik cuti tanpa gaji pegawai HRPZ II. Minggu 17 22/3/2015 – 26/3/2015 i. Membuat pemeriksaan data potongan gaji pegawai HRPZ II. ii. Fotostat dokumen-dokumen. Minggu 18 29/3/2015 – 2/4/2015 i. Mengecop borang tuntutan elaun kerja lebih masa. ii. Merekod senarai memo potongan gaji. iii. Merekod butiran potongan cukai. iv. Membuat pengiraan bayaran kerja lebih masa kakitangan HRPZ II. Minggu 19 5/4/2015 – 9/4/2015 i. Membuat pengiraan bayaran tuntutan elaun kerja lebih masa bagi kakitangan dan pegawai HRPZ II. Minggu 20 12/4/2015 – 16/4/2015 i. Membuat pengiraan bayaran tuntutan elaun kerja lebih masa bagi kakitangan dan pegawai HRPZ II. ii. Fotostat dokumen yang diperlukan oleh staf. iii. Mengambil pengesahan tamat Latihan Industri dengan penyelia.
  39. 39. 28 BAB 4 PERKHIDMATAN ELAUN, KEMUDAHAN DAN BAYARAN
  40. 40. 29 4.1 Pengenalan Perkhidmatan elaun, kemudahan dan bayaran ini merupakan satu perkhidmatan yang disediakan di Jabatan Kewangan dan Pembayaran bagi melakukan segala proses tuntutan elaun, kemudahan dan bayaran bagi semua pegawai-pegawai dan doktor-doktor di Hospital Raja Perempuan Zainab II (HRPZ II). Maksud pegawai disini ialah seseorang pegawai didalam Perkhidmatan Awan Kerajaan Persekutuan dan Perkhidmatan Awam Kerajaan Negeri. Hanya pegawai- pegawai dan doktor-doktor yang melakukan tugasan rasmi sahaja yang layak membuat permohonan tuntutan elaun perjalanan ini. Contoh tugas-tugas rasmi ialah menghadiri mesyuarat, temuduga, persidangan doctor-doktor dan lain –lain lagi. Sebarang tuntutan elaun perjalanan tidak akan diluluskan sekiranya pemohon membuat tuntutan bagi tugasan tidak rasmi. Contoh tugas-tugas tidak rasmi ialah menghadiri kursus, seminar, bengkel dan seumpamanya. Pegawai-pegawai atau kakitangan yang menjalankan tugas rasmi di luar pejabatnya akan membuat tuntutan elaun, kemudahan dan bayaran. Bayaran bagi tuntutan elaun, kemudahan dan bayaran adalah telah ditetap oleh kerajaan melalui Pekeliling Perbendaharaan Malaysia WP 1.4/2013. Di dalam ini telah ditetap semua tuntutan elaun, kemudahan dan bayaran yang layak dituntut oleh pegawai atau kakitangan kerajaan. Tuntutan elaun, kemudahan dan bayaran ini boleh dituntut oleh seseorang pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar pejabatnya samada didalam negeri mahupun di luar negeri sekalipun mengikut kadar dan syarat-syarat yang telah ditetapkan di dalam pekeliling perbendaharaan Malaysia. Terdapat beberapa tuntutan elaun yang boleh dituntut oleh pegawai dan kakitangan HRPZ II seperti contoh Tuntutan Elaun Perjalanan, Tuntutan Perkhidmatan Awam, Elaun makan dan lain-lain lagi.
  41. 41. 30 4.2 Borang-Borang bagi Tuntutan Elaun, Kemudahan dan Bayaran a. Borang-borang ini akan diperiksa terlebih dahulu oleh kakitangan bayaran sebelum pembayaran tuntutan dibuat. Helaian satu. Bagi helaian borang tuntutan dibawah ini perlu diisi dengan lengkap nama (huruf besar), dan mengisi nombor kad pengenalan pegawai yang memohon serta gred atau jawatan yang disandang di Hospital Raja Perempuan Zainab II. Selain itu, perlu memasukkan juga pendapatan atau gaji pokok dan juga elaun-elaun yang diperolehi oleh pegawai yang memohon. Seterusnya, pemohon perlu memasukkan ciri-ciri dan jenis kenderaan yang digunakan semasa menjalankan tugas rasmi tersebut. Helaian tuntutan ini mestilah diisi dengan betul bagi memudahkan pemeriksa untuk menentukan kelas tuntutan yang telah ditetapkan oleh Pekeliling Perbendaharaan Malaysia. Dibawah berikut adalah contoh borang-borang tuntutan, surat sokongan tuntutan dan penerangan bagi kadar dan syarat-syarat tuntutan elaun, kemudahan dan bayaran.
  42. 42. 31 Gambar rajah 4.2.1 contoh borang tuntutan elaun Lampiran C.
  43. 43. 32 b. Helaian dua. Pada helaian ini, pegawai yang membuat tuntutan perjalanan kenderaan mestilah mengisi jarak kilometer yang dilalui dari rumah pegawai ke tempat tugas rasmi yang dijalankan dan sebaliknya. Jarak kilometer yang diisi mestilah logik akal dan mengikut jarak yang sebenar. Ia juga perlu mengisi waktu bertolak dan waktu sampai di lokasi kerja dan juga tujuan / tempat bagi tugas rasmi tersebut. Bagi pegawai yang menggunakan perkhidmatan awam, ia tidak diwajibkan untuk mengisi jarak kilometer yang dilalui. Ini kerena pembayaran tuntutan berikut berdasarkan Tambang Perkhidmatan Awam dan ia hanya memerlukan resit asal tambang perkhidmatan awam yang digunakan. Helaian ini akan periksa oleh staf bagi memastikan jarak kilometer diisi dengan betul dan mengikut jarak sebenar. Sekiranya jarak kilometer ini diisi melebihi daripada jarak yang sebenar, staf akan membatalkan jarak
  44. 44. 33 Gambar rajah 4.2.2 contoh borang tuntutan elaun Lampiran C.
  45. 45. 34 c. Helaian tiga. Dan seterusnya, pegawai yang membuat tuntutan perlu mengisi jumlah kilometer yang telah diisi pada gambar rajah 3.2.2 diatas pada helaian dibawah ini. Pemeriksa akan mengira jumlah bayaran balik tuntutan bagi jumlah kilometer yang dilalui oleh pegawai yang memohon. Bagi pegawai yang menggunakan perkhidmatan awam seperti teksi, kapal terbang, kereta api dan lain-lain lagi perlu menampilkan bukti resit asal bagi penggunaan perkhidmatan awam. Ini kerana pembayaran balik tuntutan berdasar resit asal bagi penggunaan perkhidmatan awam. Sekiranya resit tidak ditampilkan bersama borang ini, tuntutan bayaran ini tidak dapat dibuat atau diproses pembayaran balik tuntutannya sehingga resit ditampilkan bersama borang tuntutan ini. Selain itu juga, bagi pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar pejabat juga layak membuat elaun tuntutan makan.
  46. 46. 35 Gambar rajah 4.2.3 contoh borang tuntutan elaun Lampiran C.
  47. 47. 36 d. Helaian empat. Pada helaian ini hanya perlu diisi oleh pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar negeri sahaja samaada di semenanjung Malaysia atau Sabah dan Serawak. Helaian ini adalah bagi tuntutan hotel, elaun lojing, bayaran tol dan lain-lain yang telah dibayar terlebih dahulu oleh pegawai. Setiap tuntutan yang diisi pada helain ini mestilah ditampilkan bersama resit asal hotel, bayaran tol, dobi dan lain-lain lagi. Resit mestilah ditampilkan bersama kerana ia adalah salah satu bukti seseorang pegawai itu telah menjalankan tugas rasmi diluar negeri selain daripada surat arahan menjalankan tugas rasmi di luar negeri. Sekiranya resit tidak ditampilkan bersama, ini akan menyukarkan proses pembayaran balik tuntutan yang dibuat. Pemeriksa akan meneliti segala butiran yang diisi oleh pegawai yang membuat tuntutan dan ianya mestilah mengikut kadar dan syarat yang telah ditetapkan oleh Pekeliling Perbendaharaan Malaysia.
  48. 48. 37 Gambar rajah 4.2.4 contoh borang tuntutan elaun Lampiran C
  49. 49. 38 e. Helaian lima. Dan pada helaian ini, pegawai yang membuat tuntutan perlu menandatangi dan mengisi tarikh semasa membuat tuntutan. Seterusnya, ia juga perlu mendapatkan tanda tangan ketua jabatan pegawai yang membuat tuntutan sebagai pengesahan bagi tuntutan yang dibuat tersebut. Sekiranya tanda tangan pemohon ataupun pengesahan tandatangan ketua jabatan tidak ada, borang tuntutan ini akan dikuari oleh pemeriksa sehingga pemohon menanda tangani dan juga mendapatkan tandatangan daripada ketua jabatan mereka. (Kuari bermaksud borang tuntutan dibatalkan atau tidak akan diproses sehingga segalanya diisi dengan lengkap). Gambar rajah 4.2.5 contoh borang tuntutan elaun Lampiran C
  50. 50. 39 f. Surat-surat atau bahan sokongan diperlukan bagi membuat tuntutan elaun tersebut. Bagi pegawai yang membuat tuntutan perjalanan selepas waktu bekerja hari biasa dan hari cuti adalah tidak dibenarkan membuat tuntutan perjalanan kenderaan, dan juga perkhidmatan awam bagi perjalanan dari rumah ke pejabat atau sebaliknya. Walau bagaimanapun, seseorang pegawai layak membuat tuntutan perjalanan kenderaan atau perkhidmatan awam sekiranya terdapat surat arahan bertugas ( ON CALL ) atau bertugas lepas waktu pejabat oleh ketua jabatan masing-masing. Surat ini adalah bertujuan sebagai bukti bagi pemohon yang telah menjalankan tugas rasmi di pejabat atau dimana-mana tempat yang telah diarahkan di dalam surat arahan terbabit. Ia tidak kira samada menjalankan tugas rasmi selepas waktu bekerja biasa dan pada hari rehat mingguan dan pada hari kelepasan am. Pada surat arahan ini juga perlu ditulis waktu semasa menjalankan tugas rasmi iaitu tarikh, masa bekerja dan juga hari kelepasan / kerja. Terdapat juga surat arahan bertugas yang tidak memerlukan ditulis waktu bekerja kerena pada surat arahan terbabit telah dicatat waktu dan masa yang perlu pegawai terbabit menjalankan tugas rasmi. Dibawah berikut adalah contoh surat arahan menjalankan tugas rasmi oleh ketua jabatan. Surat ini perlu ditampilkan bersama borang tuntutan elaun.
  51. 51. 40 Gambar rajah 4.2.6 contoh surat arahan menjalankan tugas rasmi.
  52. 52. 41 g. Selain itu, seseorang pegawai yang membuat tuntutan elaun perjalanan haruslah manampilkan bersama borang tuntutan elaun perjalanan dengan kad kehadiran bekerja pegawai “punch card” sebagai bukti pegawai tersebut telah menjalankan tugasnya di pejabat ataupun di luar pejabat. Kad kehadiran ini adalah bagi pengesahan tuntutan yang diisi oleh pemohon pada gambar rajah 4.2.2. masa dan tarikh yang diisi mestilah sama dengan kad kehadiran bekerja. Dan ini disokong oleh surat arahan menjalankan tugas oleh ketua jabatan. Gambar rajah 4.2.7 contoh kad kehadiran bekerja pegawai “punch card”.
  53. 53. 42 h. Bagi pegawai yang membuat tutuntan perjalanan kenderaan sendiri, pegawai tersebut mestilah menampilkan bersama geran kereta mereka sendiri sebagai syarat kelayakan bagi membuat tuntutan perjalanan kenderaan. Ini kerena syarat bagi tuntutan perjalanan kenderaan adalah mesti menggunakan kenderaan sendiri dan mempunyai geran kereta tersebut. Gambar rajah 4.2.8 contoh geran kereta.
  54. 54. 43 4.3 Huraian Jenis, Kadar Dan Syarat Tuntutan a) Elaun Perjalanan Kenderaan. Seseorang pegawai yang menggunakan kenderaan sendiri bagi menjalankan tugas rasmi sama ada di dalam atau di luar pejabatnya adalah layak menuntut Elaun Perjalanan Kenderaan mengikut kadar yang telah ditetapkan didalam pekeliling perbendaharaan Malaysia WP 1.4/2013. Sekiranya seseorang pegawai yang menggunakan kenderaan yang telah disediakan oleh Kerajaan atau pihak penganjur semasa menjalankan tugas rasmi di luar pejabatnya adalah tidak layak untuk membuat tuntutan Elaun Perjalanan Kenderaan. Tuntutan elaun perjalanan kenderaan ini mempunyai kadar dan syarat yang telah ditetap bagi membuat permohonan. Pegawai-pegawai mestilah menuruti segala kadar dan syarat yang telah ditetapkan bagi melancarkan proses pembayaran balik tuntutan ini. Hanya borang yang lengkap dan menepati syarat- syarat sahaja akan diproses bagi membuat pembayaran balik tuntutan elaun perjalanan. Dan sekiranya seseorang pegawai dikehendaki untuk menggunakan perkhidmatan awam seperti perkhidmatan Kapal Terbang atau Kereta Api bagi menjalanan tugas rasmi beliau di tempat yang boleh dihubungi terus oleh Kapal Terbang atau Kereta Api dan oleh itu tidak layak untuk menuntut Elaun Perjalanan Kenderaan.
  55. 55. 44 Seseorang pegawai dikehendaki menggunakan perkhidmatan kapal terbang atau kereta api bagi menjalankan tugas rasmi di tempat yang boleh dihubungi terus oleh kapal terbang atau kereta api adalah tidak layak untuk membuat tuntutan perjalanan kenderaan melainkan di dalam keadaan seperti berikut : i. Jika jarak diantara tempat kerja seseorang pegawai dengan tempat menjalankan tugas rasmi adalah kurang daripada 240 kilometer. ii. Apabila seseorang pegawai dikehendaki menjalankan tugas rasminya dibeberapa tempat di sepanjang perjalanan beliau. iii. Apabila didapati mustahak dan terpaksa bagi seseorang pegawai itu untuk berkenderaan sendiri bagi menjalankan tugas rasmi. iv. Apabila seseorang pegawai mustahak dan terpaksa membawa pegawai lain sebagai penumpang yang juga menjalankan tugas rasmi.
  56. 56. 45 Jadual dibawah ini adalah untuk menentukan kelas atau gred seseorang pegewai yang membuat tuntutan yang berdasarkan data yang diisi oleh pemohon di gambar rajah 3.2.1 diatas. Kelas Gaji C.C A Tidak kurang RM 2,625.45 sebulan 1,400 CC keatas B Tidak kurang RM 2,333.00 sebulan 1,000 CC keatas C Tidak kurang RM 1,820.75 sebulan Dibawah 1,000 CC D Kurang dari RM 1,820.75 sebulan Tidak kurang 175 CC C Kurang dari RM 1,820.75 sebulan Dibawah 175 CC Jadual 4.3.1 menunjukkan kadar tuntutan Elaun Perjalanan Kenderaan mengikut kelas/gaji/sukatan selinder kereta persendirian seseorang pegawai. Jadual dibawah ini adalah kadar bayaran sen / kilometer mengikut kelas atau gred yang telah ditetapkan oleh pekeliling. Jarak Perjalanan Bertugas Kelas (Sen / KM) A B C D E 500 kilometer pertama 70 60 50 45 40 501 – 1000 kilometer 65 55 45 40 35 1001 – 1700 kilometer 55 50 40 35 30 1701 kilometer dan keatas 50 45 35 30 25 Jadual 4.3.2 menunjukkan kadar tuntutan jarak perjalanan kilometer bagi menuntut elaun perjalanan kenderaan.
  57. 57. 46 b) Tambang Gantian atau Tambang Perkhidmatan Awam. Seseorang pegawai yang tidak menggunakan kenderaan sendiri bagi menjalankan tugas rasmi di satu tempat sahaja yang jaraknya melebihi 240 kilometer daripada ibu pejabatnya dan hanya terdapat perkhidmatan terus kapal terbang atau kereta api adalah layak bagi seseorang pegawai yang menggunakan perkhidmatan ini untuk menuntut Tambang gantian. Setiap pegawai hendaklah menyatakan didalam borang tuntutan bahawa beliau menuntut tambang gentian perkhidmatan kapal terbang atau kereta api. Terdapat beberapa syarat-syarat yang perlu dipatuhi oleh pegawai yang membuat tuntutan tambang gantian. Berikut adalah syarat-syarat tuntutan tambang gentian : i. Pegawai hendaklah menggunakan kenderaan persendirian. ii. Kadar tuntutan Tambang Gantian adalah bersamaan dengan harga tiket bagi tambang kapal terbang atau harga tiket bagi tambang kereta api mengikut mana-mana yang berkenaan yang dibenarkan berdasarkan kelayakan seseorang pegawai tersebut. iii. Tambang Gantian hanya layak dituntut sekira ianya lebih menjimatkan berbanding tuntutan perjalanan menggunakan kenderaan sendiri bagi menggalakkan perbelanjaan yang berhemat.
  58. 58. 47 Seseorang pegawai yang membuat tuntutan Tambang Gantian adalah tidak layak untut menuntut apa-apa tambang atau bayaran tambahan yang berkaitan dengan perjalanan kapal terbang atau kereta api seperti tambang dari rumah pegawai ke lapangan kapal terbang atau stesen kereta api dan juga sebaliknya. Selain itu, tambang dari lapangan kapal terbang atau stesen kereta api ke tempat penginapan hotel dan juga sebaliknya, bayaran-bayaran cukai yang dikenakan semasa berada di lapangan kapal terbang atau bayaran tempat tidur dalam kereta api (berth charges). Tambang Pengangkutan Awam. Seseorang pegawai yang tidak menggunakan kenderaan sendiri atau kenderaan yang telah disediakan oleh Kerajaan atau pihak penganjur bagi menjalankan tugas rasmi samada di dalam negeri atau di luar negeri adalah layak untuk menuntut Tambang Pengangkutan Awam Seperti berikut : i. Teksi / kereta sewa / bas / motobot / jenis pengangkutan lain dalam kategori ini. Tambang lazimnya yang dikenakan bagi sesuatu perjalanan tersebut dan disokong dengan resit sekiranya resit ada dikeluarkan.
  59. 59. 48 c) Elaun makan. Seseorang pegawai layak menuntut Elaun Makan mengikut kadar yang ditetapkan seperti yang berikut : Gred Semenanjung Malaysia (RM) Sabah, Serawak dan Labuan (RM) Utama/khas A dan keatas 115 165 Utama/Khas B dan C 100 130 53 dan 54 85 115 45 hingga 52 60 80 41 hingga 44 45 65 17 hingga 40 40 55 16 dan kebawah 35 50 Jadual 4.3.3 menunjukkan kadar bayaran Elaun Makan Elauan makan tidak boleh dibayar untuk masa bertugas yang melebihi 3 bulan terus-menerus. Pegawai ataupun kakitangan adalah tidak layak untuk menuntut Elaun Makan jika kemudahan makan telah disediakan oleh kerajaan atau penganjur. Sekiranya pihak penganjur hanya menyediakan sebahagian daripada kemudahan makan, pegawai hanya layak untuk menuntut bahagian makan yang tidak disediakan sahaja seperti yang telah ditetapkan berikut : i. Sarapan Pagi - 20% daripada elaun makan ii. Makan Tengah hari - 40% daripada elaun makan iii. Makan Malam - 40% daripada elaun makan
  60. 60. 49 d) Bayaran Sewa Hotel. Pegawai atau kakitangan yang menjalakan tugas rasmi diluar pejabatnya dan perlu menginap di hotel adalah layak untuk membuat tuntutan Bayaran Sewa Hotel. Tuntutan Sewa Hotel ini mestilah disertakan dengan resit ataupun Bil yang diberikan oleh pihak Hotel dan tertakluk kepada kadar dan had maksimum atau Elaun Lojing yang telah ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan Malaysia. Borang pegawai yang membuat tuntutan Bayaran Sewa hotel yang tidak lengkap (tidak mempunyai resit hotel) tidak akan dapat diproses sekaligus tidak dapat membuat bayaran balik kepada pegawai yang membuat tuntutan. Tuntutan Bayaran Sewa Hotel oleh pegawai-pegawai hendaklah berpatutan dan munasabah. Sekiranya tuntutan Bayaran Sewa Hotel melebihi kelayakan seseorang pegawai tersebut, Pegawai Pengawal boleh meluluskan tuntutan tersebut dengan kadar tidak melebihi 20% daripada kelayakan pegawai selaras dengan prinsip “Let Managers Manage”. Bayaran Sewa Hotel tidak boleh dibayar untuk masa bertugas yang melebihi tiga (3) bulan terus-menerus termasuk hari kelepasan am dan mingguan. Seseorang pegawai layak untuk menuntut bayaran perkhidmatan dan cukai perkhidmatan yang wajib keatas sewa hotel sebagai tambahan kepada maksimum kelayakannya. Selain itu juga, seseorang pegawai tidak layak untuk membuat tuntutan Bayaran Sewa hotel atau Elaun Lojing sekiranya tempat penginapan bagi pegawai telah disediakan oleh Kerajaan ataupun pihak penganjur.
  61. 61. 50 Kadar bagi bayaran sewa hotel adalah telah ditetapkan dalam pekeliling perbendaharaan Malaysia. Oleh itu, pegawai-pegawai yang membuat tuntutan bayaran sewa hotel mestilah mengikut kadar dan syarat kelayakan yang telah ditetapkan. Berikut dibawah adalah kadar dan syarat kelayakan gred bayaran sewa hotel bagi Semenanjung Malaysia : Gred Sewa Penginapan (maksimum) (RM) Elaun Lojing (RM) Utama/Khas A dan keatas Sebenar (Standard Suite) 80 Utama/Khas B dan C Sebenar (Bilik Superior) 75 53 dan 54 Sebenar (Bilik Biasa) 70 45 hingga 52 240 60 41 hingga 44 220 55 27 hingga 40 200 45 17 hingga 26 180 40 16 dan kebawah 160 35 Jadual 4.3.4 menunjukkan kadar Bayaran Sewa Hotel Semenanjung Malaysia.
  62. 62. 51 Berikut dibawah adalah kadar dan syarat kelayakan gred peagwai yang membuat tuntutan bayaran sewa hotel bagi Sabah, Serawak dan Labuan : Gred Sewa Hotel (Maksimum) (RM) Elaun Lojing (RM) Utama/Khas A dan keatas Sebenar (Standard Suite) 85 Utama/Khas B dan C Sebenar (Bilik Superior) 80 53 dan 54 Sebenar (Bilik Biasa) 75 45 hingga 52 270 70 41 hingga 44 250 60 27 hingga 40 230 50 17 hingga 26 210 45 16 dan kebawah 190 40 Jadual 4.3.5 menunjukkan kadar Bayaran Sewa Hotel bagi Sabah, Serawak dan Labuan.
  63. 63. 52 4.4 Sistem Perancangan Dan Kawalan Belanjawan Elektronik (eSPKB) Setelah borang-borang tuntutan disemak olek kakitangan, tugas yang seterusnya adalah memasukkan data atau butiran tuntutan ke dalam Sistem eSPKB bagi membuat baucer bayaran bagi borang-borang tuntutan tersebut. Sistem eSPKB ini merupakan satu sistem perakaunan vot berkomputer untuk mengawal belanjawan bagi hospital-hospital kerajaan. Ciri-ciri bagi sistem ini adalah : i. Penyediaan dokumen kewangan melibatkan tiga peringkat iaitu penyedia, perakuan I dan perakuan II. Pengemaskinian buku vot dan penyesuaian akaun secara elektronik termasuk bagi perbelanjaan pukal dan gaji. ii. Waran peruntukan, baucar bayaran, penyata pemungut dan baucer jurnal dihantar secara online ke pejabat perakaunan. iii. Laporan-laporan harian, jadual dan pilihan boleh dicetak mengikut pekerluan dan bila-bila masa. iv. Setiap tindakan akan direkod secara auto dalam maklumat pengesahan dan membuat kawalan dokumen dengan mengambil kira prosedur kewangan yang berkuatkuasa.
  64. 64. 53 Gambar rajah 4.4.9 menunjukkan menu utama sistem eSPKB.
  65. 65. 54 Setelah segala isi kandungan pada borang tuntutan selesai disemak oleh kakitangan dan bebrapa data dan butiran pada borang tuntutan telah diisi di dalam sistem eSPKB, borang tuntutan ini mestilah mendapatkan beberapa perakuan tandatangan daripada pemeriksa borang, ketua kerani, penolong dan ketua akauntan seperti yang tertera pada lampiran C. Lampiran ini dipanggil “pergerakan dokumen eSPKB” yang dicetak dari sistem eSPKB. Pada lampiran ini mestilah ditulis nombor baucer (no.tetap), nombor invois bagi borang tuntutan tersebut bagi memudahkan untuk membuat pencarian dan pembetulan dalam sistem eSPKB. Perakuan ini adalah sebagai bukti bahawa borang tuntutan tersebut telah diperiksa dan disahkan betul. Dibawah berikut adalah contoh helaian yang perakuan tandatangan : Gambar rajah 4.4.10 contoh perakuan tandatangan disahkan borang tuntutan.
  66. 66. 55 Setelah segala perakuan tandatangan telah diperolehi, pemeriksa borang tuntutan tersebut akan mencetak “print” baucer bayaran daripada sistem eSPKB bagi borang-borang yang telah siap diperakukan (ditandatangan). Baucer bayaran ini akan dicetak oleh pemeriksa borang tuntutan apabila pembayaran balik tuntutan tersebut telah dibuat oleh kerajaan kepada pembuat tuntutan. Baucer bayaran ini adalah bukti pembayaran balik tuntutan telah dibuat oleh Kerajaan. Salah satu buktinya adalah pada baucer bayaran ini telah keluar nombor EFT/Cek dan beserta tarikh bayaran yang telah dibuat dan dibayar melalui akaun bank pegawai yang membuat tuntutan. Ini dapat dilihat pada bahagian empat segi yang ditebalkan yang terdapat dalam gambar rajah dibawah. Selain itu, ia juga terdapat nombor baucer bagi memudahkan pencarian semula butiran borang tuntutan, selain itu terdapat juga kod pejabat perakuan perakaunan dimana Hospital Raja Perempuan Zainab II menggunakan KOD 019 bagi segala proses pembayaran. Seterusnya terdapat juga kod jabatan bagi keseluruhan Hosiptal-Hospital di Malaysia adalah 251 dimana ia digunakan bagi Jabatan Kementerian Kesihatan. Kod PTJ yang terdapat didalam baucer tersebut adalah menerangkan kod bagi jabatan di Hospital Raja Perempaun Zainab II ini. Dan seterusnya ia mempunyai nama dan tarikh bagi pemeriksa / penyedia dan juga peraku I dan peraku II bagi borang tuntutan tersebut. Ini adalah sebagai mengatahui siapa yang memeriksa dan memperakukan borang tuntutan tersebut. Dibawah ini adalah contoh baucer bayaran :
  67. 67. 56 Gambar rajah 4.4.11 adalah contoh baucer bayaran balik tuntutan elaun.
  68. 68. 57 Gambar rajah 4.4.12 adalah contoh baucer bayaran balik tuntutan elaun.
  69. 69. 58 4.5 Mengecop Dan Menebuk Baucer Bayaran Setelah segala butiran yang terdapat pada borang tuntutan elaun telah selesai diperiksa oleh sataf / pemeriksa, seterusnya ia perlu mendapatkan perakuan tandatangan daripada pemeriksa (staf yang memeriksa borang tuntutan), penolong akauntan dan ketua akauntan pada helaian “pergerakan dokumen eSPKB “, dan setelah itu, segala proses telah selesai dilaksanakn dan borang-borang tuntuan elaun yang telah dibuat bayaran balik tuntutannya oleh Kerajaan, ia akan dicop “DITERIMA” yang bersertakan tarikh. Ianya dicop berdasar tarikh pada terima borang tersebut. Ianya akan dicop pada helaian baucer bayaran dan tarikh yang dicop mestilah 3 atau 4 hari sebelum tarikh keluar baucer bayaran tersebut. Ini adalah sebahagian daripada prosedur memproses borang tuntutan elaun. Dan selepas ianya dicop, borang tuntutan elaun perjalanan tersebut akan ditebuk “DIBAYAR” oleh pemeriksa atau kerani pada bahagian sisi borang tersebut. Ianya ditebuk menggunakan mesin penebuk yang dibuat khas bagi menebuk borang- borang tuntutan tersebut. Borang ini ditebuk adalah bertujuan sebagai bukti bagi borang tuntutan yang telah siap diproses dan juga dibayar oleh kerajaan bagi tuntutan yang dituntut. Penebukan borang tuntutan ini adalah bagi mengelakkan daripada berlaku penipuan (fraud) atau kesilapan membuat tuntutan lebih daripada sekali.
  70. 70. 59 Gambar rajah 4.5.13 contoh alat mengecop dan borang tuntutan Gambar rajah 4.5.14 contoh mesin penebuk “DIBAYAR”
  71. 71. 60 4.6 Penyimpanan Rekod Baucer Bayaran di Stor atau Gudang Penyimpanan. Stor atau gudang adalah satu tempat dimana segala rekod-rekod awam, seperti baucer bayaran, segala borang-borang tuntutan elaun, perkhidmatan dan bayaran, borang tuntutan elaun lebih masa dan lain-lain disimpan selama beberapa tahun sebelum ia dilupuskan. Segala rekod-rekod dan borang-borang tuntutan yang telah siap diproses dan dibayar mestilah dijaga dan disimpan dengan elok mengikut akta Arkib Negara Malaysia. Semua ini mestilah disimpan adalah bagi memudahkan untuk membuat rujukan semula sekiranya terdapat masalah atau aduan daripada pemohon yang membuat tuntutan. Kaedah penyusunan dan penyimpanan rekod-rekod ini mestilah dibuat dengan teratur dan cermat. Dan ia mestilah selamat daripada segala ancaman yang boleh merosakkan rekod-rekod tersebut. Pada setiap penghujung tahun, penutupan akaun akan dibuat oleh Jabatan Kewangan. Oleh itu, segala borang-borang tuntutan mestilah diproses secepat yang mungkin dan perlu disiapkan sebelum tibanya tahun tahun. Selepas penutupan akaun telah dibuat, segala baucer bayaran serta borang-borang tuntutan elaun, perkhidmatan dan bayaran akan disimpan di stor atau gudang untuk beberapa tahun sebelum dilupuskan.
  72. 72. 61 Penyimpanan segala rekod-rekod borang tuntutan elaun ini dibuat sekali dalam setahun dan ianya akan disimpan di stor simpanan sementara di bangunan Pejabat Pengarah selama setahun sebelum dipindahkan ke gudang stor besar di Pengkalan Chepa. Bagi rekod-rekod borang tuntutan elaun lama yang disimpan di stor smentara itu akan dipindahkan ke stor atau gudang besar yang berada di Pengkalan Chepa dan disimpan selama beberapa tahun disana. Segala rekod borang-borang tuntutan elaun, perkhidmatan dan bayaran ini akan disimpan dan disusun serta diletakkan didalam kotak yang ditempah khas bagi menyimpan rekod borang-borang tuntutan tersebut. Setiap kotak-kotak tersebut akan ditulis nombor baucer dan borang tuntutan akan disimpan mengikut nombor baucer yang terdapat pada borang tuntutan tersebut. Ini bagi memudahkan pencarian semula borang-borang tuntutan tersebut.
  73. 73. 62 Gambar rajah 4.6.15 stor penyimpanan sementara bagi borang-borang tuntutan.
  74. 74. 63 4.7 Komen Dan Cadangan Pada dasar keseluruhannya, sistem pengurusan kerja di Unit Kewangan Dan Bayaran adalah bagus. Akan tetapi terdapat beberapa aspek yang perlu ditokok tambah bagi memudahkan pelajar yang menjalani latihan industri di oraganisasi ini. Antaranya ialah, sebelum menyerahkan atau menyuruh seseorang pelajar untuk membuat sesuatu kerja seperti membuat pengiraan dan mengemaskini perkhidmatan tuntutan elaun, kemudahan dan bayaran pegawai HRPZ II, staf tersebut mestilah menerangkan secara mendalam dan dengan terperinci agar dapat memudahkan pelajar tersebut melaksanakan tugasan yang diberikan dengan baik. Akan tetapi, terdapat beberapa aspek yang perlu diketahui oleh kakitangan dalam pemberian kerja atau tugasan kepada pelajar yang menjalani Latihan Industri. Kerja yang diberikan mestilah mengikut kemampuan seseorang pelajar tersebut dan tidak membeban pelajar kerana kerja yang banyak diberikan pada satu masa. Ini kerana, kerja yang diberikan masih belum difahami dengan baik oleh pelajar dan ini akan menyebakan tekanan kepada pelajar sekiranya memberikan kerja yang banyak dalam satu masa. Oleh itu, kakitangan atau staf perlu memikirkan keadaan pelajar dan memberikan kerja sedikit demi sedikit sehinggalah pelajar tersebut dapat memahami kerja yang diberikan itu dengan baik. Selain itu, kerja yang diberikan mestilah sama dan sesuai dengan aliran atau kos yang diminta semasa memohon untuk menjalani Latihan Industri di organisasi tersebut. Oleh itu, kakitangan mestilah mengurangkan menyuruh pelajar untuk membuat kerja yang tiada kaitan dengan aliran yang diminta. Hal ini juga akan menyukarkan pelajar tersebut untuk membuat laporan akhir Latihan Industri. Kakitangan mestilah memberi kerjasama yang baik dalam memberikan tugasan kepada pelajar.
  75. 75. 64 4.8 Kesimpulan Bagi keseluruhannya, saya tidak mempunyai banyak masalah dan rintangan ketika melaksanakan tugasan yang diberikan oleh kakitangan atau staf. Kerja yang diberikan juga tidak membebankan dan saya juga dapat melakukan kerja ini dengan baik dan sempurna. Kerja yang diberikan tidaklah sesusah kerja diberikan di firma atau syarikat swasta.
  76. 76. 65 BAB 5 KOMEN DAN CADANGAN
  77. 77. 66 5.1 Pengenalan Selama empat bulan enam belas hari menjalani latihan industri di Hospital Raja Perempuan Zainab II (HRPZ II), dimana yang diwajibkan mula bekerja pada jam 8 pagi sehingga 5 petang waktu pejabat, mustahil sekiranya saya katakan tidak mempunyai masalah sebarang masalah dan rintangan semasa menjalani latihan industri ini. Pada mulanya sukar untuk saya menyesuaikan diri, tetapi Alhamdulillah dengan sokongan kakitangan HRPZ II, saya dapat menyesuaikan diri akhirnya. Disamping itu, rasa syukur tetap saya panjatkan setinggi-tingginya kepada Ilahi kerana dapat menamatkan latihan ini dengan sempurna. Hospital Raja Perempuan Zainab II adalah sebuah badan organisasi yang besar dibawah kawalan Kerajaan dimana ia merupakan sebuah organisasi yang penting berbanding dengan badan organisasi swasta yang lain. Sepanjang latihan saya mendapat banyak pengalaman yang sangat berguna yang boleh saya guna pakai dalam kehidupan seharian. Biarpun diri saya sebagai seorang pelatih yang baru menjalani sesuatu perkara yang baru sebelum dapat menguasai tugas yang diberikan sebaik mungkin. Segala masalah yang berlaku sepanjang latihan dapat diselesaikan dengan bantuan penyelia, kakitangan dan juga rakan-rakan yang lain. Terdapat beberapa kelemahan yang dapat saya rasa dan lihat sepanjang menjalani latihan industri. Oleh itu, ingin saya menyatakan beberapa komen dan cadangan kepada pihak organisasi dan juga kepada pihak politeknik supaya menitik beratkan perkara yang ingin dinyatakan ini agar boleh diperbaiki pada masa hadapan. Setiap komen dan cadangan yang diberikan adalah bertujuan untuk memberikan idea yang baru untuk membentuk kemajuan bersama. Ia sama sekali bukan untuk bertujuan mengaibkan mana-mana pihak yang terlibat sepanjang menjalani latihan industri.
  78. 78. 67 5.2 Komen Dan Cadangan Kepada PIhak Politeknik i. Pihak pengurusan latihan industri perlu memberikan pendedahan yang luas dengan menyertakan skop latihan industri setiap jurusan secara terperinci kepada pelajar supaya difahami dengan elok. Ini bagi memudahkan pelajar untuk memilih tempat latihan yang sesuai bagi jurusan atau aliran yang dipelajari dalam bilik kuliah. Ia juga menyenangkan pihak oraganisasi untuk menilai dan memberi perhatian kepada borang permohonan Latihan Industri yang dihantar oleh pelajar kepada orgaisasi swasta mahupun kerajaan. Ini membolehkan pihak terbabit memahami serta mengetahui bahawa pelajar tersebut sesuai atau tidak menjalani di tempat mereka. ii. Terdapat sesetengah syarikat atau firma swasta mengambil pelajar bagi menjalani Latihan Industri yang tidak sesuai dengan jurusan yang diambil di Politeknik. Oleh itu, pihak politeknik perlu menitikberatkan kepada pelajar tentang pemilihan tempat untuk menjalani latihan industri. Hal ini bagi mengelakkan daripada pelajar tersalah memilih tempat untuk latihan industri. Selain itu juga, pihak Politeknik Kota Bharu perlu mengekalkan dan mengenalpasti firma yang berkeupayaan untuk menempatkan penuntut bagi menjalani latihan industri. Jika perlu, pihak politeknik boleh membuat perjanjian bersama dengan firma berkenaan untuk mengekalkan tempat bagi pelajar menjalani latihan industri. Ini bertujuan bagi mengatasi masalah kekurangan tempat latihan industri yang dialami oleh pelajar. Ia juga dapat mengelakkan sesebuah firma yang tidak bertanggungjawab mengambil pelajar menjalani latihan industri untuk mengambil kesempatan atas pelajar tersebut.
  79. 79. 68 iii. Saya juga mencadangkan agar pihak politeknik menitik beratkan lawatan pensyarah ke tempat-tempat pelajar menjalani Latihan Industri seperti yang telah dijanjikan di dalam buku dan taklimat yang diberi. Jika perlu, tetapkan masa tarikh dan waktu seminggu sebelum membuat lawatan ke tempat latihan industri pelajar. Ini kerana bukan sahaja pelajar tertunggu-tunggu tetapi penyelaras serta kakitangan di syarikat tersebut juga ternanti-nanti kunjungan pihak pensyarah politeknik. Selain itu, sepatutnya lawatan yang diadakan oleh pensyarah ke firma di mana pelajar menjalani latihan diadakan sekurang-kurangnya dua kali dalam tempoh latihan diadakan. Dengan adanya lawatan yang dibuat, segala masalah yang dihadapi dapat dirujuk oleh para pelajar kepada pensyarah.Saya juga menyarankan pensyarah yang mengadakan lawatan di mana pelajar di tempatkan adalah daripada kursus yang sama dengan pelajar, atau pensyarah yang mengajar pelajar itu sendiri. Ini adalah bertujuan untuk memudahkan lagi proses komunikasi antara pelajar, pensyarah, dan pihak firma jika terdapat sebarang masalah yang berkenaan dengan kursus. iv. Saya juga memberi cadangan supaya pihak politeknik dapat memberi kelonggaran dan masa yang agak panjang untuk pelajar menyediakan dan meniliti laporan latihan industri. Kerjasama yang dihulurkan oleh pensyarah-pensyarah juga diperlukan dalam menghasilkan laporan yang baik dan berkualiti.
  80. 80. 69 5.3 Komen Dan Cadangan Kepada Pihak Organisasi i. Pihak Hospital Raja Perempuan Zainab II hendaklah menjalankan promosi di semua institusi pengajian tinggi untuk memperkenalkan organisasi dan membuka peluang lebih ramai kepada pelatih untuk menjalani latihan industri di organisasi ini. Hal ini akan sedikit sebanyak dapat menarik minat pealajar untuk menjalani latihan industri di organisasi tersebut ii. Pihak organisasi juga perlu menyediakan perancangan tugas yang lebih teratur kepada pelajar dan memberi kerja yang sesuai dengan bidang yang diambil oleh pelajar tersebut semasa menjalani latihan industri. Disampping itu jug, skop latihan yang diberikan adalah tidak begitu memuaskan kerana ia banyak tertumpu kepada banyak kerja. Ini menyebabkan pemahaman yang mendalam tidak dikecapi sepenuhnya oleh pelajar. Banyak perkara yang dipelajari tetapi pengetahuan yang didapati daripada sesuatu kerja itu tidak begitu mendalam. Oleh yang demikian, saya mencadangkan agar pihak firma membuat perancangan awal kepada pelajar latihan industri supaya latihan yang dijalankan lebih teratur. Walaupun skop kerja yang dilakukan oleh pelajar tidak begitu luas, namun pemahaman terhadap sesuatu kerja itu dapat difahami sepenuhnya.
  81. 81. 70 iii. Kakitangan-kakitangan organisasi perlulah menunjukkan kerjasama dan kesungguhan yang baik kepada pelajar dengan jelas supaya pelajar dapat menyelesaikan tugasan yang diberikan dengan sempurna dan cemerlang. Selain itu pihak Pihak Hospital Raja Perempuan Zainab II juga perlu memberikan peluang kepada para pelajar untuk berkomunikasi dengan pelanggan. Hal ini menyebabkan para pelajar tidak didedahkan dengan situasi sebenar untuk berhadapan dengan pelanggan. Bagi pelajar yang tidak ada keyakinan diri, masalah tersebut akan terus membelengu diri. Dengan itu, pelajar tidak dapat pengetahuan tentang bagaimana cara- cara mengendalikan dan membuat keputusan akhir kepada pelanggan. iv. Akhir sekali, ingin saya memberikan cadangan agar pihak Hospital Raja Perempuan Zaina II dapat menyediakan sedikit duit poket atau elaun kepada pelajar yang menjalani latihan industri di sana. Pihak Organisasi boleh membuat peruntukan dan permohonan kepada Kementerian Kesihatan Malaysia agar menyediakan elaun kepada pelajar. Dengan ini sedikit sebanyak dapat membantu pelajar untuk dalam bentuk kewangan dan juga menarik minat serta memberikan semangat kepada pelajar untuk menjalani latihan industri di Hospital Raja Perempuan Zainab II.
  82. 82. 71 BAB 6 KESIMPULAN
  83. 83. 72 6.1 Kesimpulan Kesimpulan yang dapat saya huraikan sepanjang empat bulan enam belas hari menjalani latihan industri di Hospital Raja Perempuan Zainab II (HRPZ II) ini ialah, latihan industri ini adalah sangat baik dan juga penting untuk para pelajar bagi memperaktikan teori yang dipelajari di Politeknik kepada kerja yang sebenar. Disamping itu, terdapat banyak kebaikan yang boleh dikutip dan digunapakai dalam kehidupan seharian sepanjang tempoh latihan. Latihan industri adalah merupakan suatu cara yang berkesan dalam membina keyakinan diri para pelajar dalam menghadapi situasi sebenar alam pekerjaan yang bakal dilalui setelah tamat pembelajaran. Hal ini adalah kerana latihan industri memberi pengetahuan dan pendedahan yang meluas tentang alam pekerjaan yang sebenar. Selain daripada itu, para pelajar juga dididik untuk menyesuaikan diri dengan keadaan organisasi dari segi kakitangan dan tugas-tugas yang di amanahkan kepada mereka. Bukan itu sahaja, latihan industri juga semestinya dapat membantu para pelajar dalam meningkatkan keupayaan diri supaya lebih yakin dalam berkomunikasi dengan orang ramai sama ada dengan pengurus organisasi, kakitangan-kakitangan organisasi dan juga para pelanggan organisasi yang hadir. Seterusnya, latihan industri juga dapat mendidik para pelajar agar lebih berdisiplin dalam mematuhi segala peraturan yang telah ditetapkan. Disiplin dalam pemakaian, menepati masa dan cara menjaga akhlak diri sepanjang berada di dalam organisasi.
  84. 84. 73 Pada masa yang sama juga dapat memupuk sifat kerjasama antara pelajar dengan para kakitangan organisasi dalam usaha untuk menggerakkan dan memajukan lagi firma ke arah kejayaan yang cemerlang. Akhir sekali, latihan industri selama 5 bulan di Hospital Raja Perempuan Zainab II ini banyak memberi impak yang positif kepada para pelajar dan juga pengalaman yang sangat berharga untuk menempuh alam pekerjaan pada masa akan datang.
  • PjoiShafizzul

    Jul. 2, 2021
  • ruhainaramli

    May. 14, 2021
  • HairolFitri2

    Nov. 17, 2020
  • NurfarisyaAbdRazak

    Oct. 20, 2020
  • santikasmaja

    Jul. 22, 2020
  • NanaHmzh

    Jun. 14, 2020
  • shajarabdullahsatari

    Apr. 24, 2020
  • NurSyazrina

    Jan. 31, 2020
  • ZiqrulHakim

    Jan. 6, 2020
  • ZatyNuar

    Dec. 18, 2019
  • ozzamoca

    Nov. 1, 2019
  • nadyasyazz

    Aug. 9, 2019
  • ketepi_ketepi

    Jul. 3, 2019
  • MohdFirdaus129

    Jun. 7, 2019
  • DhiraHussin

    Apr. 17, 2019
  • norhafawati

    Apr. 13, 2019
  • IffahAisyah

    Mar. 29, 2019
  • NurRuslan4

    Nov. 13, 2018
  • shahrilkapak

    Oct. 9, 2018
  • ThurgaDeviMurthy

    Sep. 18, 2018

contoh laporan latihan industri jabatan perdagangan politeknik

Views

Total views

53,057

On Slideshare

0

From embeds

0

Number of embeds

39

Actions

Downloads

538

Shares

0

Comments

0

Likes

56

×