1. Versão 1.0
Administração do
Tempo
Minicurso: Cursos 24 horas
Aristóteles Cotrim

2. Por que Administrar o Tempo?
 MITOS



Quem adm. tempo torna-se escravo do relógio;
Adm. o tempo só se aplica a vida profissional;
A gente só produz ou trabalha sob pressão.
 VERDADE


Tempo é questão de querer ter tempo / não basta
só querer é preciso administrar;
Qualidade de vida.

3. Identificar as prioridades e
avaliar a lista de tarefas
1.
2.
3.
4.
5.
Importante e urgente – realizar imediatamente / deve ser
resolvido imediatamente
Importante e menos urgente – a realizar nos próximos dias /
gera valor, deve ser resolvido em 2º lugar
Menos importante, porém urgente – a realizar nos próximos
dias / não gera valor
Menos importante e menos urgente – realizar quando a
pessoa achar melhor / não é importante nem urgente
Sem importância e sem urgência – se for necessário fazê-las
deve-se delegar ou então verificar se o assunto não é para
esquecer

4. Questões que precisam ser
respondidas na organização
pessoal
1.
2.
3.
4.
O que merece ser considerado importante?
O que merece ser visto como urgente?
O que é importante deve ser urgente?
O que deve ser feito primeiro: o que é
importante e ou urgente?

5. Aplicando
1.
2.
3.
4.
5.
6.
O que gostaria que acontecesse com você daqui
pra frete? Escreva essas visões sob forma de
objetivos.
Defina quais os passos levarão aos seus objetivos,
o que deve ser feito para chegar lá?
Valorize cada passo que está dando.
Tenha uma visão positiva entorno dos obstáculos;
Pense na melhor maneira de fazer cada coisa,
excelência.
Tenha o tempo como aliado:
1.
7.
realize suas tarefas dentro do prazo estimado
Organize-se

6. Dicas
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Defina sua meta: visualize exatamente aquilo que
você quer alcançar. Não use termos vagos ou
exagerados.
Seja específico: quantia, tempo
Programe-se: etapa por etapa, meta principal e
intermediárias
Ajuste-se ao plano
Não tente fazer várias coisas ao mesmo tempo
Avalie o tempo gasto: tudo o que faço vale o tempo
que gasto? Não pode delegar para alguém que
custe menos? As tarefas rotineiras que executa
realmente merecem o tempo e esforço?

7. Administração por objetivos
descrever os objetivos;
2. os prazos para conclusão;
3. e o monitoramento.
Obs.: os objetivos devem estar alinhados ao da
Administração/subordinados
1.

8. Métodos utilizados para
ganhar tempo
 Seleção:
Reconhecer as partes do seu
trabalho que sejam antiquadas ou
desnecessárias (devem ser abandonados)
 Delegação: domine uma tarefa rotineira e
repasse (afaste-se das tarefas rotineiras)

9. Inimigos do trabalho eficaz
 Preocupar-se:
consome seu tempo
 Deter-se: não continue gastando tempo após
o término
 Evite transferir tarefas agendadas
 Cuidados com as desculpas
 Evite lamentações

10. Máximas de Pareto
Um pequeno número de coisa produz
resultados importantes
 A maioria dos esforços realizados não atinge
os resultados pretendidos
 É preciso saber se algo está funcionando ou
não
 A maior parte da atividade, individual ou de
grupo, é uma perda de tempo


11. O que fazer





Faça uma lista – Nada será feito até que esteja em
uma lista de coisas a fazer
Não tolere interrupções – muitas vezes nem atenda
ao telefone, mantenha-se no item até que acabe
Atribua prioridades – O que deve ser feito em
primeiro lugar, e a seguir o que pode esperar.
Faça primeiro o mais importante – A mais alta
prioridade é mais importante, por razões que você
mesmo determina
Trabalhe no item até que tenha terminado.

12. Três princípios clássicos da
Adm. do tempo
 Lista
de tarefas – diária e concentre-se na
execução
 Assuntos urgente – primeiro cuide dos
assuntos urgentes
 Distribua uniformemente a sua carga de
trabalho

13. Combater a falta de foco
 Priorize
as atividades
 Operação shutdown – desligue as distrações
 Crie um padrão – ritualize (música barroca)
 Respire – antes de começar as atividades
respire

14. Assertividade

É a capacidade de negociar seus limites consigo mesmo, ou
seja, é encarar o problema da falta de tempo para viver e ter
momento de lazer.
 Ser claro e conciso em suas relações, evidenciando
conscientemente o seu posicionamento;
 Dizer sim ou não quando necessário, defendendo seus direitos
quando apropriado;
 Expressar seu sentimentos;
 Ajudar a si próprio a desenvolver sua autoconfiança; melhorando
sua autoestima;
 Escolher o rumo que deseja dar a uma situação;
 Mudar seu próprio comportamento, quanto este for inadequado;
 Pedir aos outros para mudar comportamentos inadequados
 Assumir a responsabilidade pela própria vida e seus
relacionamentos.

15. Perda da assertividade







Percepção – perda na frequência, na amplitude e dificuldade
para tomada de decisões;
Visão global – perda na percepção do todo atingindo a atividade
gerencial de planejamento estratégico e administração do
tempo;
Autoexpressão – Perda no relacionamento humano, na liderança
e na espontaneidade;
Concentração – Atrapalha a análise e tomada de decisões/
Tempo de reação – Atinge o processo decisório porque o
raciocínio fica lento;
Humor/irritabilidade – Baixa compreensão empática atingindo a
habilidade de negociação interpessoal;
Criatividade – Fica totalmente comprometida.

16. Desenvolvendo a capacidade
assertiva
 Não
perder tempo com lamentações;
 Concentrar-se no problema;
 Considerar e avaliar as alternativas;
 Pensar antes de agir;
 Encarar crises como desafio e administrar
sua ansiedade antes que ela predomine em
sua mente e suas emoções.

17. Desenvolvendo a capacidade
assertiva 2





Reconheça que a ansiedade é resultado, muitas
vezes, das pressões e não do trabalho;
Identifique e entenda as pressões que estão
causando a ansiedade;
A ansiedade induz a mecanismos de defesa e fuga
que levam ao desperdício de tempo;
Aprenda a controlar a sua ansiedade utilizando uma
disciplina de trabalho, com clara definição de
objetivos e concentração nas prioridades;
Concilie suas necessidades de curto prazo com
suas necessidades de longo prazo, usando os
esforços na proporção correta.

18. Pondo em prática


E-mails:
 cheque sempre o assunto antes de abrir um e-mail
 Coloque os menos urgentes em pastas separadas e
identificadas
 Mantenha dois endereços eletrônicos: um pessoal e outro
para assuntos de trabalho
 Procure substituir uma ligação por um e-mail para evitar
má interpretação e ter tudo registrado.
Reuniões:
 Tenha uma pauta definida
 Procure levar todo o material necessário
 Realize encontro geral no caso de informações gerais
 Pautas novas devem ser anotadas para discussão
posterior

19. Pondo em prática



Tarefas:
 Por ordem de prioridade
 Faça um planejamento diário
 Estipule tempo previsto para cada atividade
 Caso de atividades longas determine uma data limite
 Deixe espaços na agenda para imprevistos
Postura:
 Saiba dizer não com argumentos
 Nunca aceite tarefas que sabe que não terá condições de
cumprir no prazo estipulado
Papeis e documentos:
 Elimine os papeis desnecessários sobre a mesa de
trabalho e nas gavetas
 Jogue papeis fora ao menos uma vez por dia

20. Pondo em prática






Secretária eletrônica
 Deixe recado adiantando o assunto
Telefonemas
 Faça uma lista de ligações que devem ser realizadas no
dia
 Seja objetivo e conciso nas conversas
Correspondência:
 Rascunhe a resposta no verso da carta ou memorando
 Responda-a imediatamente ou coloque-a onde possa ser
respondida
Prioridade nas atividades do dia
 Procure estabelecer, sempre que inicie o dia ou alguma
atividade, quais são as prioridades
Delegue se possível
Aprenda a dizer não
 Evitar aquilo que não pode fazer

21. Como definir URGENTE x
IMPORTANTE

O que é URGENTE





Ações que parecem requere atuação imediata, têm pressa
e são visíveis
Mostram-se inadiáveis
Outros pressionam para que sejam feitas
Mas poucas vezes tem a ver com a realização de objetivos
considerados maiores
O que é IMPORTANTE

Ações que contribuem para a realização de uma missão,
para obter resultados, para alcançar objetivos e para
atingir metas.

22. Matriz de Urgência e
Importância

23. Como se organizar no
planejamento dia-a-dia – lista
mestra






Atividade/O que deve ser feito
Prazo/A data de entrega, se não tiver defina uma
Resultados/Tente dar um nível de resultado
esperado
Facilidade/Estabeleça um nível de facilidade
(fácil, médio e difícil)
Prioridade/ Definir com base nos outros itens
Conclusão/ Registre a conclusão

24. Dicas para estabelecer metas





Corte as metas que pouco contribuem para as
metas da sua vida
Quando identificar uma atividade sem prioridade,
elimine-a
Se uma área toma muito tempo, corte o tempo pela
metade
Não poupe tempo em uma atividade para gastá-lo
em outra tarefa igualmente desperdiçadora
Esse projeto é prioritário? Poupe esforço
conscientemente

25. Defina Objetivos e Prioridades




Estabeleça suas metas e objetivos
O planejamento deve ser feito todos os dias e a
definição de prioridades deve estar incluída nele
Mantenha uma lista de coisas específicas a ser
preparada a cada dia. Arrume-as em ordem de
prioridade e, em seguida, se esforce por realizar por
prioridade, as mais importantes em primeiro lugar
Desenvolva uma filosofia pessoal de tempo e
relacione as prioridades uma programação de
eventos

26. Dicas para planejamento das
metas






Controle o início dos eventos através do
planejamento
Reconheça que planejar toma tempo, mas que o
resultado final será de economia
Enfatize os resultados e não a atividade
Reconheça que algumas vezes o sucesso não é
alcançado em virtude de métodos utilizados
O planejamento das atividades diárias deve estar
finalizado antes de você chegar ao escritório
Combine todos os registros de programação em um
diário

27. Empecilhos institucionais
 Excesso
de Tarefas
 Excesso de papéis
 Excesso de interrupções
 Excesso de telefonemas
 Excesso de Reuniões

28. Superar o adiamento








Faça agora e fará uma vez somente, não fique lendo e relendo
para fazer uma ação;
Programe o que você vai fazer e realmente faça;
Resolva os problemas enquanto eles são pequenos,
problemas maiores consomem mais tempo;
Diminua as interrupções desnecessárias, isso o ajudará a ser
mais produtivo;
Coloque os atrasos em dia, trabalhos atrasados consomem
tempo extra;
Trabalhe sempre de forma preventiva, antecipando-se;
Pare de se preocupar, o grande dano do adiamento é o
cansaço mental que isso causa;
Sinta-se melhor em relação a si mesmo, a conclusão de tarefas
evita o estresse, traz mais autoconfiança e autorrespeito.

29. Resumindo




O foco é a principal peça para a realização de qualquer
atividade e que a falta dele causa a falta de tempo e baixa
produtividade do profissional;
Outro comportamento importante é a assertividade, possuir
essa virtude é ter a capacidade de negociar os seus limites
consigo mesmo;
O uso da disciplina é essencial para conseguir economizar
tempo;
A maioria das pessoas gostaria de administrar melhor o seu
tempo, mas se vê diante de vários empecilhos de natureza
institucional que englobam excesso de tarefas, de papéis, de
interrupções, de telefonemas, de reuniões e de natureza
pessoal: a tendência ao adiamento; à indecisão e a tentativa de
esconder a verdade de nós mesmos.

30. Lista
 Seja
realista
 Não inclua atividades em excesso
 Preveja um reserva de tempo
 Reveja a lista a cada manhã
 Adicione atividade à medida que finalizar
outras
 Antes de executa cada atividade (pode ser
delegada?)
 Agrupe as atividades relacionadas

31. A importância de dizer NÃO
1.
2.
3.
4.
Ganho de tempo;
Definição clara das situação;
Manutenção de prioridades;
Economia de esforços.

32. Situações em que é preciso
dizer não
O





não é indicado nos seguintes cados
A atividade não corresponde ao plano
estratégico da empresa;
Há outra prioridade;
O esforço relativo à execução da atividade
não compensa o resultado a ser obtido;
A atividade aumenta o custo, sem trazer o
benefício correspondente;
A atividade diminui o lucro, sem trazer
contrapartida positiva.

33. Diminuir as interrupções
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Permita um tempo definido para interrupções
Faça reuniões de pé
Receba as visitas pessoais fora do escritório
Procure agendar compromissos para evitar visitas não
programadas
Reorganize os móveis de modo que sua mesa não
fique de frente para a porta e mantenha-a fechada
Remova as cadeiras extras do seu escritório
Não contribua com conversas desnecessárias

34. Como aproveitar melhor o seu
tempo

Aprenda a ouvir
atentamente
Assim não perderão tempo
verificando se relamente
compreendeu o que foi dito.
Obtenha dados: o que,
quando, onde e o porquê.
Proceda assim cada vez que
enfrentar um novo problema e
evitará voltar ao assunto para
obter mais dados. Ir ao
dentista no dia errado significa
que você não prestou atenção
ao marcar a consulta. Ouvir
atentamente evita mal
entendido.
Jogue coisas fora todos os
dias
Quantas coisas você tem
sobre sua mesa de trabalho
que realmente são
necessárias? Livre-se das
desnecessárias. Afaste da
sua esfera de trabalho
aqueles objetos que
possam distraí-lo. Examine
cuidadosamente sua mesa
todos os dias e mantenha a
cesta de papéis bem cheia
de coisas sem serventia.


35. Recomendações antes de
enviar uma mensagem





Discuta um assunto por mensagem;
Defina claramente o tópico no cabeçalho;
Crie uma mensagem curta, mas que inclua todas as
informações necessárias para que o receptor possa tomar uma
atitude ou responder;
Os programas de correio eletrônicos têm funções de bloqueio
para mensagens indesejadas, quando for o caso, peça ao
remetente para retirar seu nome da lista de e-mail ou
simplesmente bloqueie a mensagem a partir do programa
Não deixe para depois, tome uma atitude em relação à
mensagem. A regra é Faça Agora ou Exclua Agora. Não há
necessidade de responder a mensagem no momento em que
ela chega, ao invés disso, trate as mensagens em bloco para ser
mais eficiente.

36. Tornando as reuniões mais
produtivas e criativas








Só convoque uma reunião quando for totalmente
indispensável;
Estabeleça os objetivos, elabore uma pauta, fixando tempo
para cada assunto;
Convoque somente pessoas as quais o assunto interessa;
Castigue os atrasados;
Mantenha o rumo da discussão;
Designe um participante para secretariar a reunião;
Sintetize as conclusões;
Faça o acompanhamento de todas as decisões tomadas.

37. Relembrando





Qual é o nome do processo em que se determina um
conjunto integrado de ações e procedimentos? 
PLANEJAMENTO
Apontam a direção e ao elaborá-las você estará pronto para
prosseguir de forma confiante.  LISTAS
O que você deve definir com base na importância para
solução de problemas e alcance de metas? 
PRIORIDADES
Estão entre as 15 primeiras atividades que consomem mais
tempo.  REUNIÕES
Postura de administração que permite ao seu pessoal usar e
desenvolver habilidades e conhecimentos até seu pleno
potencial.  SABER DELEGAR