El documento describe los aspectos fundamentales del expediente de contratación según la Ley de Contrataciones del Estado. Explica que el expediente contiene toda la información del proceso de contratación, desde la determinación de la necesidad hasta la culminación del contrato. Asimismo, detalla los componentes clave del expediente como el valor referencial, la disponibilidad presupuestal y los documentos requeridos.

1. LEY DE CONTRATACIONES DEL
ESTADO

2. EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

3. Objetivo de la Ley
oMaximizar el valor del dinero del contribuyente
en las contrataciones que realicen las
Entidades del Estado, uso eficiente y
transparente de recursos públicos.
oPermitir que las entidades contraten en forma
oportuna, de la calidad requerida y a precio
razonable.

4. EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
• Sentido amplio: Documento que
contiene todas las actuaciones referidas
a la contratación, desde la decisión de
adquirir o contratar hasta la
culminación del contrato.
• Sentido estricto: expediente que reúne la
información necesaria para la contratación de
un objeto determinado (RTM, VR, etc), el que
una vez aprobado es remitido al CE para el
inicio de sus labores (fase inicial)

5. NECESIDAD
• Área usuaria / requerimiento
• OEC.
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
¿Cuándo se inicia?
• Se inicia con el requerimiento del área usuaria.
• Concluye con la conformidad de recepción de la
última prestación, o con la liquidación, en caso de
obras, y con el pago.

6. EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
¿Cuál es su Finalidad?
Contar con la información técnica, económica y selectiva
que permita a la Entidad obtener una oferta idónea, con la
calidad requerida o mejorada y a costo o precio adecuado.

7. ¿Cuál es el grado de discrecionalidad del área usuaria, OEC,
inclusive del órgano especializado para la determinación de
las características técnicas?
Finalidad
Pública

8. CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE
CONTRATACIÓN (I)
• Requerimiento y/o Solicitud del área usuaria,
características técnicas mínimas, cantidad, período
de contratación, lugar de entrega, plazo, forma de
pago, etc.
- Especificaciones técnicas (bienes).
- Términos de referencia (servicios).
- Expediente técnico (obras).

9. CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE
CONTRATACIÓN (II)
• Estudio de las posibilidades que ofrece el mercado
para:
- Determinar valor referencial
- Pluralidad de marcas y postores
- Ajuste a características
- Propuesta de factores
- Distribución de la buen pro.

10. CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE
CONTRATACIÓN (III)
• Sistema de contratación
• Modalidad de Selección
• Modalidad de ejecución contractual
• Disponibilidad Presupuestal
• Tipo de proceso
• Resumen ejecutivo

11. CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE
CONTRATACIÓN (IV)
• En obras y actividades derivadas de proyectos de
inversión :
– Declaración de viabilidad del SNIP
– Expediente Técnico
– Disponibilidad del terreno

12. 2. VALOR REFERENCIAL
ESTUDIO DE LAS
POSIBILIDADES
QUE OFRECE EL
MERCADO

13. Valor Referencial
• Las cotizaciones que se efectúan en el estudio de las
posibilidades que ofrece el mercado, requieren como
condición básica:
– Que exista un mercado competitivo.
– Que el proveedor que hace la cotización NO conozca
que ésta servirá para estimar un VR.
En muchos casos, es difícil que se cumplan estas
características. Por ello se generan distorsiones en la
estimación del VR.

14. Valor Referencial
• Evaluar alternativas técnicas y posibilidades que ofrece el mercado.
Dicha evaluación debe permitir la concurrencia de la pluralidad de
proveedores en el mercado, evitando incluir requisitos innecesarios
cuyo cumplimiento sólo favorezca a determinados postores.
• Debe determinarse sobre la base de un estudio de las posibilidades
de precios y condiciones que ofrece el mercado, en función del
análisis de los niveles de comercialización, a partir de las ET o TR y
los costos estimados en el PAC
• Proyectos de Inversión: de acuerdo al monto de inversión
consignado en el estudio de pre inversión

15. ¿QUÉ DEBE INCLUIR ?¿QUÉ DEBE INCLUIR ?
• El costo del Bien o Servicio, además de su margen de
comercialización o utilidad.
• Tributos, Seguros, Costos de Transporte al punto de
entrega, Inspecciones, Pruebas solicitadas, Costos
Laborales y cualquier otro concepto.
• En casos de servicios de Intermediación Laboral, el VR
debe calcularse respetando todas las normas laborales.
Valor Referencial

16. • Servicios de Cobranzas o
Recuperaciones
• Honorarios de éxito:
El V.R. es la suma del honorario
fijo más el honorario de éxito. Se
considerará monto máximo que
la Entidad pagaría como
honorario de éxito.
VALOR REFERENCIALVALOR REFERENCIAL

17. VALOR REFERENCIALVALOR REFERENCIAL

18. CARACTERISTICAS ESPECIALES
• El VR es de carácter PÚBLICO.
• Puede ser declarado de carácter RESERVADO cuando la
naturaleza de la contratación lo haga necesario, cuando se trate
de bienes, servicios u obras que revisten complejidad o cuando
conlleven innovaciones tecnológicas (justificación debida).
• El VR siempre será informado al SEACE
Valor Referencial

19. Valor Referencial
• Antigüedad del VR:
– Obras: 06 meses contados desde la fecha de determinación del
presupuesto base.
– Bienes y Servicios: 03 meses contados a partir de la aprobación
del Expediente de Contratación.
– Consultoría de obras: 06 meses contados a partir de la aprobación
del Expediente de Contratación.
En caso se requiera un período mayor a los consignados, el OEC
indicará el período de actualización del mismo

20. Valor Referencial
• Límites del VR:
Para Bienes y Servicios, las propuestas que excedan VR
serán devueltas, sin límite mínimo
Obras: No deben exceder el 10% del VR, ni menor 90%
Consultoría: No menor del 90%

21. Valor Referencial
• Errores Frecuentes
– Valor referencial en base a estudio desactualizado.
– Si el valor referencial está en moneda extranjera, no se
indica el tipo de cambio que debe emplearse para
efectuar el pago.
– Para su determinación no se toma en cuenta los precios
históricos (contratos).
– Para suministros de combustible, alimentos, entre otros,
no se indica el procedimiento a seguir para el reajuste.

22. Valor Referencial
• Errores Frecuentes:
– Los proveedores tienden a enviar cotizaciones
con precios más altos que los que correspondería
ofrecer en un mercado competitivo.
– El objetivo de los agentes del mercado: que la
entidad fije un VR más alto y salga a concurso
con un valor que los beneficia.

23. • Contenido de la Certificación
Presupuestal:
– Fuente de Financiamiento
– Cadena Funcional
Programática y del gasto
– Monto al cual asciende la
certificación con las
anotaciones del caso
3. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

24. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
• Coordinación Previa con el área Presupuestal
• Fuente de Financiamiento

25. Debe contener:
• Toda la documentación del proceso
(desde requerimiento del área usuaria
hasta culminación del contrato)
• Las ofertas no ganadoras
• La disponibilidad de recursos y su fuente
de financiamiento
El expediente estará en custodia de la
OEC.
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓNEXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

26. Expediente de Contratación
Formulación
(área usuaria, OEC)
Aprobación
Por funcionario competente
Entrega al Comité Especial
Cada Entidad debe definir los procedimientos y plazos para la determinación y
aprobación del Exp. Contrat. y designación del Comité Especial (Directivas,
Instructivos)

27. PLAN ANUAL DE
CONTRATACIONES

28. FASES DE LA CONTRATACION ESTATAL
ACTOS PRECONTRACTUALES ETAPA CONTRACTUAL
•Plan Estratégico
•Plan Operativo
Institucional.
• Presupuesto
Institucional.
• Plan Anual de
Contrataciones.
• Expediente de
Contratación.
• Designación de
Comité Especial.
• Elaboración de
Bases.
• Convocatoria.
•Consultas
•Observaciones
•Integración de Bases
•Presentación de
propuestas
• Evaluación de
propuestas
• Adjudicación de
Buena Pro
•Impugnaciones
•Perfeccionamiento del
Contrato
• Convocatoria.
•Consultas
•Observaciones
•Integración de Bases
•Presentación de
propuestas
• Evaluación de
propuestas
• Adjudicación de
Buena Pro
•Impugnaciones
•Perfeccionamiento del
Contrato
•Ejecución de
prestaciones.
•Adicionales.
•Reducciones.
•Ampliaciones
•Gastos Generales.
•Penalidades.
•Multas y Moras
• Declaración de
conformidad.
• Liquidación..
•Ejecución de
prestaciones.
•Adicionales.
•Reducciones.
•Ampliaciones
•Gastos Generales.
•Penalidades.
•Multas y Moras
• Declaración de
conformidad.
• Liquidación..
3. Ejecución Contractual2. Selección2. Selección1. Actos Preparatorios

29. Instrumentos de Gestión
Edith Huancauqui Rodríguez

30. Plan Estratégico Institucional
Edith Huancauqui Rodríguez

31. Plan Operativo Institucional
Edith Huancauqui Rodríguez

32. PEI vs POI
• Ejemplo: INDECOPI
Objetivo estratégico
institucional
•Atender de manera
oportuna, predecible y
confiable los servicios,
las solicitudes y las
denuncias presentadas
ante la institución por los
usuarios
Objetivo estratégico
institucional
•Atender de manera
oportuna, predecible y
confiable los servicios,
las solicitudes y las
denuncias presentadas
ante la institución por los
usuarios
Objetivos operativos
institucionales
•Mejorar la eficiencia operativa y
resolutiva institucional
•Desarrollar de manera integral
las competencias y capacidades
del capital humano de la
institución
•Fortalecer la plataforma
tecnológica e implementar la
infraestructura para atender la
creciente demanda de servicios
Objetivos operativos
institucionales
•Mejorar la eficiencia operativa y
resolutiva institucional
•Desarrollar de manera integral
las competencias y capacidades
del capital humano de la
institución
•Fortalecer la plataforma
tecnológica e implementar la
infraestructura para atender la
creciente demanda de servicios

33. PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DE APERTURA
Edith Huancauqui Rodríguez

34. PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES

35. EL Plan Anual de Contrataciones (PAC)

36. EL PAC COMO INSTRUMENTO DE GESTIÓN
LOGÍSTICA

37. La elaboración del PAC comprende 2 etapas:La elaboración del PAC comprende 2 etapas:
ELABORACIÓN DEL PAC

38. 1° ETAPA - FORMULACIÓN DEL PAC
2. Las unidades orgánicas propondrán a través de un cuadro de
necesidades, los B, S y O que requerirán durante el año, haciendo uso
del catálogo único de b, s y o.
1. En esta fase - que se realiza 9 meses antes del año al que
corresponde el PAC -, el Titular de la Entidad señalará los plazos
internos para que las unidades orgánicas determinen las
necesidades de bienes y servicios que requerirán para cumplir con
las actividades previstas en el proyecto de POI del año siguiente.

39. 1° ETAPA - FORMULACIÓN DEL PAC

40. ESQUEMA DE FORMULACIÓN DEL PAC
PASOS CONCRETOS A SEGUIR:

41. Consolida cuadro
de necesidades
Consolida cuadro
de necesidades
El Presupuesto
Se remite al MEF
Para su revision
MEF incluye presupuesto en el Proyecto
de Ley de Presupuesto
Valoriza cuadro de
necesidades
Valoriza cuadro de
necesidades
Usuarios
presentan
requerimientos
Usuarios
presentan
requerimientos
Utiliza Indices Macro
Economicos
Utiliza Indices Macro
Economicos
Proyecta el
Financiamiento
Si no cubre, se ajusta el
Proyecto en forma
coordinada
Si no cubre, se ajusta el
Proyecto en forma
coordinada
OEC
PRESUPUESTO
Cuadro de
Necesidades
Cuadro de
Necesidades

42. 2° ETAPA - APROBACIÓN DEL PAC

43. 2° ETAPA - APROBACIÓN DEL PAC

44. Revisa procesos
pendientes del PAC
que culminó
El PAC
Difusión dentro de los
5 días hábiles de
aprobado
Difusión dentro de los
5 días hábiles de
aprobado
Coordina con usuarios
prioridad del gasto
Planeamiento evalúa las
actividades pendientes
del POI
Planeamiento evalúa las
actividades pendientes
del POI
Incluye/excluye procesos en
proyecto nuevo PAC
Efectúa la programación
Mensual de pagos
Emite informe
Sobre financto
Emite informe
Sobre financto
Titular de la Entidad
Aprueba el PAC
Titular de la Entidad
Aprueba el PAC
OEC
PRESUPUESTO
2° ETAPA - APROBACIÓN DEL PAC

45. Usuarios definen
requerimientos
Usuarios definen
requerimientos
Consolidación de
cuadro de
necesidades
Consolidación de
cuadro de
necesidades
SEACESEACE
LOCAL Y WEB
DE LA ENTIDAD
LOCAL Y WEB
DE LA ENTIDAD
EN SINTESIS: elaboración del PAC
Aprobación de
PIA
Aprobación de
PIA
Difundir:
Dentro de los
5 días hábiles
de aprobado
Difundir:
Dentro de los
5 días hábiles
de aprobado
Segunda Etapa (15 días hábiles después)
Primera
Etapa
Plan
Anual
Plan
Anual
AprobaciónAprobación

46. CONTENIDO DEL PAC
El PAC comprende todas las
contrataciones de la Entidad, con
independencia del tipo de proceso de
selección y/o régimen legal que las
regule.
COMUNICADO Nº 004-2010-OSCE/PRE
Sobre registro obligatorio de procesos de selección por encargo
llevados a cabo por la Oficina de las Naciones Unidas de
Servicios para Proyectos – UNOPS

47. FORMATO DEL PAC 2014

48. FORMATO DEL PAC 2014

50. Puede ser modificado en cualquier momentoen cualquier momento,, de
conformidad con la asignación presupuestal o en caso de
reprogramación de metas institucionales:
- Para incluir o excluir procesos de selección, o,
- El valor referencial difiera en más del 25% del valor estimado y
ello varíe el tipo de proceso de selección.
MODIFICACIÓN DEL PAC
NO OLVIDAR:
La aprobación de las modificaciones del PAC es similar
al procedimiento de aprobación y difusión.

51. SUPERVISIÓN Y EVALUACIÓN DEL PAC
La supervisión es responsabilidad de:
El Titular de la Entidad (delegable).
La evaluación mínima es SEMESTRAL.
Esta evaluación semestral permite corregir y mejorar procesos internos
Dicha supervisión es sin perjuicio de la que
corresponde a la Oficina de Auditoría o Control
Interno de cada Entidad.OJO: El Titular de la Entidad podrá adoptar medidas correctivas
para alcanzar metas y objetivos del POI.
También podrá disponer el deslinde de las responsabilidades
respectivas.

52. MANUALES E INSTRUCTIVOS DE
REGISTRO DEL PAC EN EL SEACE

53. CONSULTA DE PLANES ANUALES EN EL SEACE

54. OBSERVACIONES FRECUENTES
(Notificaciones Electrónicas cursadas por OSCE
En el SEACE se advierte frecuentemente lo siguiente:
1. OPORTUNIDAD: No se convocan los procesos de
selección en forma oportuna, a pesar de encontrarse
previsto en dicho instrumento, lo que contraviene lo
dispuesto en el artículo 7° del Reglamento.
2. FRACCIONAMIENTO: Se advierten indicios de
fraccionamiento, pues en las distintas versiones del
PAC se aprecian contrataciones con el mismo
objeto, descripción y/o tipo de proceso.

55. PASOS SUBSIGUIENTES A LA APROBACIÓN DEL
PAC
Aprobación
del PAC
Aprobación
del PAC
RequerimientoRequerimiento
Valor
Referencial
Valor
Referencial
Disponibilidad
Presupuestal
Disponibilidad
Presupuestal
- La fuente de
financiamiento
- La cadena
funcional
programática y
del gasto
- Monto de la
certificación
- Monto
determinado
por el OEC
como
resultado del
estudio de
posibilidades
que ofrece el
mercado
- Aprobado por el
Titular de la Entidad.
- El usuario debe
definir con precisión
las CCTT.
- Finalidad pública

56. Aprobación
Expediente de
Contratación
Aprobación
Expediente de
Contratación
Comité
Especial
Comité
Especial
Aprobación
de Bases
Aprobación
de Bases
- Información de CCTT
- Estudio de posibilidad.
que ofrece el mercado
- Valor referencial
- Disponib. presupuestal
- Tipo de proceso
- Modalidad de selección
- Sist. de contratación
- Órgano colegiado
- Organiza/ conduce el
proceso de selección
- 3 miembros
ConvocatoriaConvocatoria
- Aprobación Titular de
la Entidad /Delegación
-Es por escrito/
-Visado por el CE.
-Estandarización
PASOS SUBSIGUIENTES A LA APROBACIÓN DEL
PAC

57. No se puede fraccionar la contratación con
el objeto de modificar el tipo de proceso de
selección que corresponda, según la
necesidad anual.
EL OEC será responsable en el incumplimiento
de la prohibición.
El MEF establecerá mediante D.S. - previa
opinión favorable del MINTRA y Producción-
los sectores destinados a la participación
exclusiva de las MYPES.
FRACCIONAMIENTOFRACCIONAMIENTO

58. No está prohibido cuando:
a)No hay disponibilidad presupuestal
b)Surja una necesidad extraordinaria e
imprevisible
c)Se contrate al mismo proveedor por procesos
de selección con objetos contractuales distintos,
contratos complementarios, exoneraciones o
procesos bajo regímenes especiales.
d)Se efectúe a través del Catálogo de
Convenios Marco.
e)Para propiciar participación MYPES.
FRACCIONAMIENTOFRACCIONAMIENTO
Edith Huancauqui Rodríguez

59. CONCLUSIONES

60. MUCHAS GRACIAS POR
SU ATENCION ! ! ! ! !