El módulo de compras permite realizar la planificación de la institución educativa generando el plan anual de adquisiciones, administra los requerimientos de productos y suministros, permite gestionar las cotizaciones y genera las órdenes de compra, asimismo realiza la gestión de los proveedores.

2. Definición
− El módulo de compras permite realizar la planificación de la institución educativa
generando el plan anual de adquisiciones, administra los requerimientos de productos y
suministros, permite gestionar las cotizaciones y genera las órdenes de compra,
asimismo realiza la gestión de los proveedores.

3. Inventario de Procesos
Código Proceso
COM-01 Planificar Compras
COM-02 Requerir Productos
COM-03 Requerir Suministros
COM-04 Cotizar
COM-05 Evaluar Cotización
COM-06 Ejecutar Plan de Compras
COM-07 Generar Orden de Compra
COM-08 Comprar Productos por Requerimiento Presupuestado
COM-09 Comprar Productos por Requerimiento No Presupuestado
COM-10 Comprar Suministros por Cuadro de Necesidades
COM-11 Comprar Suministros por Requerimiento No Presupuestado
COM-12 Reprogramar Entrega de Suministros por Stock Mínimo
COM-13 Comprar Suministros por Stock Mínimo

4. COM-01 Planificar Compras
3. Registra
cuadro de
necesidades.
Unidad
4. Evalúa
cuadro de
necesidades.
Unidad
Compras
6. Restringe
registro de cuadro
de necesidades.
Compras
7. Consolida cuadro
de necesidades.
1. Habilita registro
de cuadro de
necesidades.
Compras Compras
2. Solicita registro
de cuadro de
necesidades.
Diagrama Conceptual Propuesto (COM-01) (1/2)
<Desaprueba>
Compras
8. Valoriza cuadro
de necesidades.
Compras
9. Genera plan anual
de adquisiciones.
<Aprueba>
5. Modifica
cuadro de
necesidades.
Unidad

5. COM-01 Planificar Compras
12. Evalúa
propuesta
presupuestal.
Dirección Ejecutiva
10. Solicita asignación
presupuestal.
Unidad Presupuesto
11. Genera propuesta
presupuestal.
Diagrama Conceptual Propuesto (COM-01) (2/2)
<Rechaza><Aprueba>
Presupuesto
13. Asigna presupuesto.

6. COM-02 Requerir Productos
Diagrama Conceptual Propuesto (COM-02)
1. Registra
requerimiento.
Unidad
6. Modifica pedido.
Unidad
<Presupuestado>
<No Presupuestado>
<Aprueba requerimiento>
<Desaprueba requerimiento>
<No solicita
modificación>
<Solicita modificación>
3. Genera requerimiento
de compra.
Proceso
4. Genera requerimiento
a almacén.
Proceso
2. Evalúa requerimiento.
Unidad
5. Evalúa modificación de
requerimiento.
Unidad
7. Anula requerimiento.
Unidad

7. COM-03 Requerir Suministros
Diagrama Conceptual Propuesto (COM-03)
1. Registra
requerimiento.
Unidad
6. Modifica pedido.
Unidad
<Presupuestado>
<No Presupuestado>
<Aprueba requerimiento>
<Desaprueba requerimiento>
<No solicita
modificación>
<Solicita modificación>
4. Genera requerimiento
de compra.
Proceso
3. Genera requerimiento
a almacén.
Proceso
2. Evalúa requerimiento.
Unidad
5. Evalúa modificación
de requerimiento.
Unidad
7. Anula requerimiento.
Unidad

8. COM-04 Cotizar
Diagrama Conceptual Propuesto (COM-04)
1. Consolida
requerimientos.
Compras
2. Selecciona
proveedor.
Compras
4. Envía solicitud de
cotización por e-mail.
ComprasProveedor
5. Recibe solicitud de
cotización vía e-mail.
Intranet
Institución
Educativa
Proveedor
8. Registra cotización.
Proveedor
7. Busca solicitud de
cotización.
3. Registra solicitud
de cotización.
Compras
Proveedor
6. Accede a la Intranet de
la institución educativa.

9. COM-05 Evaluar Cotización
Diagrama Conceptual Propuesto (COM-05)
4. Asigna porcentaje de
compra por proveedor.
Compras
2. Evalúa opciones
de compra.
Compras
1. Genera cuadro
comparativo.
Compras
3. Selecciona
proveedor ganador.
Compras

10. COM-06 Ejecutar Plan de Compras
Diagrama Conceptual Propuesto (COM-06)
1. Consulta plan
de compras.
Compras
2. Solicita confirmación
de ejecución de compras.
Compras
3. Evalúa necesidad
de compra.
<Reprograma>
<Confirma>
Unidad
5. Reprograma compras.
Unidad
4. Confirma ejecución de
compras.
Unidad
6. Solicita modificación
presupuestal.
Unidad

11. COM-07 Generar Orden de Compra
Diagrama Conceptual Propuesto (COM-07)
1. Selecciona consolidado
de requerimientos.
Compras
2. Registra fecha y
lugar de entrega.
Compras
3. Registra
condiciones de pago.
Compras
5. Registra orden
de compra.
Compras
4. Selecciona
proveedor
ganador.
Compras
6. Imprime orden de
compra.
Compras
7. Entrega orden de
compra al proveedor.
Compras Proveedor
8. Recibe orden de
servicio.
Proveedor
9. Confirma recepción
de orden de servicio.

12. COM-08 Comprar Productos por Requerimiento Presupuestado
Diagrama Conceptual Propuesto (COM-08)
Compras
2. Solicita
cotización.
<Superan al
presupuesto>
<No superan al presupuesto>
Presupuesto
6. Genera ampliación
presupuestal.
Proveedor
9. Entrega productos.
Compras
7. Genera orden
de compra.
10. Recibe
productos.
Almacén
Compras
1. Consolida
requerimientos.
Intranet Institución
Educativa
Proveedor
3. Registra cotización
vía intranet.
Proveedor
8. Prepara entrega de
productos.
Compras
5. Evalúa variación
de precios.
Compras
4. Evalúa
cotización.

13. COM-09 Comprar Productos por Requerimiento No Presupuestado
Diagrama Conceptual Propuesto (COM-09)
Compras
2. Solicita
cotización.
Presupuesto
6. Genera ampliación
presupuestal.
Proveedor
9. Entrega productos.
Compras
7. Genera orden
de compra.
10. Recibe
productos.
Almacén
Compras
1. Consolida
requerimientos.
Intranet
Institución
Educativa
Proveedor
3. Registra
cotización vía
intranet.
Proveedor
8. Prepara entrega
de productos.
Compras
4. Evalúa
cotización.
5. Solicita ampliación
presupuestal.
Unidad

14. COM-10 Comprar Suministros por Cuadro de Necesidades
Diagrama Conceptual Propuesto (COM-10)
Compras
2. Solicita
cotización.
<Supera al presupuesto>
<No supera al presupuesto>
Presupuesto
6. Genera ampliación
presupuestal.
Proveedor
9. Entrega
suministros.
Compras
7. Genera orden
de compra.
10. Recibe
suministros.
Almacén
Compras
1. Consolida cuadro
de necesidades.
Intranet Institución
Educativa
Proveedor
3. Registra
cotización vía
intranet.
Proveedor
8. Prepara entrega
de suministros.
Compras
5. Evalúa
variación de
precios.
Compras
4. Evalúa
cotización.

15. COM-11 Comprar Suministros por Requerimiento No Presupuestado
Diagrama Conceptual Propuesto (COM-11)
Compras
2. Solicita
cotización.
Presupuesto
6. Genera ampliación
presupuestal.
Proveedor
9. Entrega
suministros.
Compras
7. Genera orden
de compra.
10. Recibe
suministros.
Almacén
Compras
1. Consolida
requerimientos.
Intranet
Institución
Educativa
Proveedor
3. Registra
cotización vía
intranet.
Proveedor
8. Prepara entrega
de suministros.
Compras
4. Evalúa
cotización.
5. Solicita ampliación
presupuestal.
Unidad

16. COM-12 Reprogramar Entrega de Suministros por Stock Mínimo
Diagrama Conceptual Propuesto (COM-12)
Compras
2. Consulta
contrato de
suministros.
Compras
6. Solicita
modificación
presupuestal.
Proveedor
4. Confirma
fecha de entrega.
Almacén
1. Solicita entrega
de suministros.
Compras
3. Coordina fecha
de entrega.
Compras
5. Adelanta fecha
de entrega.

17. COM-13 Comprar Suministros por Stock Mínimo
Diagrama Conceptual Propuesto (COM-13)
Compras
3. Solicita
cotización.
Presupuesto
7. Modifica
presupuesto.
Proveedor
11. Entrega
suministros.
Compras
8. Descuenta
cantidades de
contrato.
12. Recibe
suministros.
Almacén
Intranet Institución
Educativa
Proveedor
4. Registra
cotización vía
intranet.
Proveedor
10. Prepara entrega
de suministros.
Compras
5. Evalúa
cotización.
Compras
2. Consolida
requerimientos.
1. Requiere
suministros.
Almacén
Compras
6. Solicita
modificación
presupuestal
.
Compras
9. Genera orden
de compra.

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