Avispador hat im Rahmen eines Research-Projektes einige Fakten und Themen zum Thema Social Intranet aufgearbeitet. Ziel ist es, ein Diskussion über Social Internet Modelle ( und Digital Workplace Konzepte) zu treiben

1. ... über Social Intranet
Erkenntnisse zusammengefasst von
AVIS
April 2017
Vom Intranet zum Social Intranet, der Digital Workplace und darüber hinaus

2. ... über Social Intranet
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Immer mehr Angestellte, Bereichsleiter, aber auch Freelancer und
Verantwortliche in der Unternehmensführung sind überzeugt vom
„Social Intranet“. Vom Mitarbeiter im Callcenter bis zum Vorstand
eines multinationalen Unternehmens, von der Werkbank bis ins
Forschungszentrum – immer mehr Menschen arbeiten, kommunizieren
und interagieren mit Social-Intranet-Lösungen. Das belegen Studien,
das zeigen die Marktzahlen, das hört man in Gesprächen mit den
Protagonisten heraus. Doch warum ist das so? Während das „klassische
Intranet“ seit Langem in der Krise steckt, sich als ein Tümpel von
Informationen über alles und nichts präsentiert, gewinnen Social-
Intranet-Lösungen als zentrales Element des „Digital Workplace“ und
moderne Arbeitsplatzszenarien immer mehr an Bedeutung. Weshalb
nutzen die Menschen gerade jetzt diese Lösungen, warum realisieren
immer mehr Unternehmen jetzt neue Arbeitsplatzkonzepte?
Die folgenden Ausführungen beschäftigen sich mit dem Phänomen
„Social Intranet“, setzen Bereiche wie Digital Workplace und neue
Arbeitsmodelle, Social Collaboration und die daraus entstehenden
Restriktionen in den Kontext.
Wir, in Kerneuropa, in Deutschland, befinden uns momentan in den
Wechseljahren. Wir alle! Jeder, jede und jedermann! Jedenfalls jeder,
der für seinen Lebensunterhalt arbeiten muss (oder will), jeder,
der technische Geräte nutzt und jeder, der am gesellschaftlichen
Leben teilnimmt: Der also einkauft, Steuern zahlt, mit Behörden
kommuniziert, in den Park geht oder seine Kinder in den Kindergarten
bringt. In unserer Gesellschaft sind wir auf dem Weg in ein
neues Gleichgewicht, das durch permanenten (digitalen) Dialog,
Automatisierung und kognitive Intelligenzen geprägt ist. Wir treffen
am Arbeitsplatz genauso auf Veränderungen wie in der Freizeit. Einige
sind augenscheinlich, andere nicht auf den ersten Blick sichtbar. Und
wieder andere sind beliebig oder relevant. Kurzum: Die Art und Weise,
wie wir Menschen leben, kommunizieren, wie wir reagieren und
agieren verändert sich gegenwärtig brutal. Für die Gemeinschaft – und
da ist es egal, ob wir die gesamte Gesellschaft, die Familie, das Team
oder den Kollegenkreis sehen –, für alle Bereiche und in allen Bereichen
gibt es Veränderungen. Die Art und Weise der Kommunikation ändert
sich: Während vor einigen Jahren noch ein gelegentlicher telefonischer
Austausch oder der Elternabend genügte, um die Schullaufbahn des
Nachwuchseszumanagen,bedarfesdazuheutezahlreicherWhatsApp-
Gruppen. Während in den letzten Jahrzehnten die Kommunikation in
Unternehmen oft nur eine Richtung kannte, nämlich von
Wechseljahre

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oben nach unten, entwickelt sich gerade eine demokratisierte
Form des Dialogs, die glücklicherweise die Kommunikation über
Hierarchieebenen, Teams oder Standorte vereinfacht.
Schon der Begriff „Wechseljahre“ sagt es: Es ist kein einmaliges
Ereignis, sondern ein Prozess, der Zeit braucht. Wann die Wechseljahre
beginnen und wie lange sie dauern, ist individuell. Schauen wir mal
auf den Arbeitsplatz, und da nicht nur auf den Büroarbeitsplatz: In
den letzten Jahren ist quasi kein Stein auf dem anderen geblieben.
Veränderungen bei Arbeitsplatz- und Arbeitszeitmodellen. Neue
digitale Systeme, neue rechtliche Vorgaben und neue bzw. sich stark
verändernde Gewohnheiten der Menschen bedingen eine neue,
angepasste oder erweiterte Form des Begriffs Arbeitsplatz, der
Ausstattung der Mitarbeiter mit Hilfsmitteln.
Dabei sind Veränderungen, wie wir sie gerade erleben, nichts
Besonderes; nur die Art und der Umfang sind besonders: Der
Arbeitsplatz unterliegt seit 3, 5, 10, eigentlich schon seit über 100
Jahren, einem drastischen Wandel – ob gesellschaftlich, individuell
oder technologieseitig. Im 19. Jahrhundert waren es zum Beispiel
Telegrafie und Telefonie. Im 20. Jahrhundert waren es moderne
Schreibmaschinen, die Gestaltung von Arbeitsplätzen oder das
papierfreie Büro. Um die Jahrtausendwende waren die E-Mail oder
„der Heimarbeitsplatz“ das Leitbild der neuen Arbeitswelt. Dann
kamen die Themen Kollaboration und gemeinschaftliches Arbeiten
(Social Business) hinzu – auch über Unternehmensgrenzen hinweg.
Gegenwärtig sind es vernetzte Unternehmen – oder, das Neueste, das
Unternehmen als Netzwerk.
Einige Konzepte haben sich durchgesetzt, andere hatten eine kurze
Hochzeit, und wieder andere Organisationsansätze haben die
Erwartungen nie erfüllt. Es bleibt die Erkenntnis, dass der Fortschritt
der Arbeitswelt permanent und andauernd stattfindet. Eine weitere
zentrale Erfahrung ist: Jeder Wandel, jede Entwicklung und jede
Umstrukturierung muss offen in ihrer Grundkonzeption gestaltet
werden. Das bedeutet unter anderem, dass technologische Offenheit
undAgilitätgrundlegendfürdieLeistungsfähigkeiteinerStrategiesind.
Nur so können zukünftige Entwicklungen antizipiert und umgesetzt
werden. Und nur so kann die Strategie operativ korrigiert werden. So
galten bis vor Kurzem noch fest installierte Desktop-PCs als optimales
Arbeitsmittel von Büro- und Wissensarbeitern.
Doch innerhalb weniger Jahre haben sich durch neue Endgeräte wie
Smartphones und Tablets auf der einen Seite und neue Services auf der
anderen Seite die Anforderungen an die IT-Ausstattung maßgeblich
geändert. Die gesamte Arbeitswelt wurde auf Mobilität und Flexibilität
gedreht. Hieraus entstanden nicht nur Chancen für die Unternehmen.
Vielmehr ergeben sich auch Herausforderungen für die Gestaltung der
Arbeitsumwelt, die Einhaltung rechtlicher Rahmenparameter (z. B.
Datenschutz) und an die gesamte Ausrichtung der Organisation.

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Gehen wir nur einige Jahre zurück, treffen wir auf das Phänomen des
Intranets als Heilsbringer einer modernen Arbeitsweise. Doch mit
der Zeit hat sich herausgestellt, dass die technisch und gedanklich
bereitgestellten Modelle des Intranets der ersten und zweiten
Generation nicht die tatsächlichen Bedarfe der Anwender und die
von den Verantwortlichen gewollten Zwecke erfüllen. Das soll nicht
bedeuten, dass seinerzeit alles schlecht war, dass die realisierten
Lösungen keinen Nutzen brachten; im Gegenteil. Aus der damaligen
Sicht waren die Entscheidungen für Intranet-Lösungen richtig und
notwendig.
Das Intranet als Portalansatz und Konzept war und ist die Grundlage
für Portallösungen, die eine innerbetriebliche Zusammenarbeit
ermöglichen, aber auch vom grundsätzlichen Mindset Cross Enterprise
Collaboration und integrierte Business-Networks erst ermöglichen.
Doch in den „klassischen“ Intranets
• herrscht eine Art hierarchische Top-down-Struktur. Die Nutzer
können Beiträge lesen, aber nicht immer kommentieren oder
teilen. Diese Portale kennzeichnet, dass Inhalte leicht verteilt
werden können, die Nutzer jedoch wenig eigenen Einfluss haben
und nicht oder nur in geringem Maße interagieren können. Inhalte
werden als redaktionelle Inhalte gesehen und nicht als elementarer
Bestandteil des Dialogs;
• finden sich viele Inhalte, überwiegend Dokumente, die nicht in
einen direkten Kontext zum Arbeitsalltag der Anwender oder
deren Informationsbedarfe gesetzt werden;
• werden Inhalte wegen fehlender Optionen nicht gepflegt oder
weiterentwickelt.
Ziel eines Intranets war und ist es für Unternehmen, den einzelnen
Anwendern und Teams einen enormen Mehrwert zu bieten. Hierdurch
sollen sich die Nutzer – egal in welcher Rolle oder Position – auf das
Wesentlichekonzentrieren.Das„klassische“IntranetkannalsPlattform
beschrieben werden, auf der Unternehmen ihren Mitarbeitern wichtige
Informationen im Sinne von News, wichtigen Hinweisen, allgemeinen
Regeln und Ähnliches zur Verfügung stellen bzw. administrative
Prozesse abbilden.
Vom Intranet zum Social Intranet

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Doch es zeigte sich recht schnell, dass die Intranet-Philosophie der
ersten Stunde viele Vorteile brachte; gleichzeitig konnte sie viele
bereits bekannte, aber auch neue Probleme nicht lösen. Hauptgrund:
Die Art und Weise der Kommunikation und das (fehlende) Verständnis
für Dialog und Interaktion. Eine richtige Vernetzung von Menschen
mit Menschen fand nicht statt. In anderen Worten: „Klassische“
Intranet-Strategien waren sender- und informationsgetrieben. Eine
schnelle oder wirklich offene Kommunikation und eine pragmatische
Möglichkeit, Mitarbeiter einfach zu vernetzen, gab es nicht.
Und genau hier setzen Anbieter von Social-Intranet-Lösungen an:
Durch die Vernetzung von Menschen mit Menschen, von Menschen mit
Inhalten sowie zukünftig auch verstärkt von Inhalten im Kontext mit
Menschen wird die Leistungsfähigkeit nachhaltig gesteigert. Im Kern –
im Blick – steht dabei ein passender Dialog mit relevanten Inhalten bei
einer quasi permanenten Verfügbarkeit von Wissen und Erkenntnissen.
Für viele Unternehmen, Anwender, Organisation ist klar: Leicht
ist das nicht; wird das nicht. Die Wechseljahre sind mit Schmerzen
verbunden. Warum? Social Intranets bringen einen Kulturwandel in
Unternehmenunddies,ohnedassetablierteProzesseodererfolgreiche
Arbeitsweisen radikal geändert werden (müssen); hierarchische und
funktionale Barrieren verlieren dabei an Bedeutung, organisatorische
Kompetenzen sowie Weisungs- und Richtlinienkompetenzen werden
sogar noch gestärkt. Dennoch muss das „Wollen“ der Kommunikation
gelebt werden. Die Führungskräfte, das mittlere Management, aber
auch die „Chefs“ müssen verinnerlichen und vorleben, dass aus offener
und relevanter Interaktion alle Beteiligten Vorteile ziehen können. Sie
müssen selbst lernen, was ihre Mitarbeiter schon lange im Alltag, oft
am Unternehmen vorbei, nutzen: So werden Schichtpläne außerhalb
der vom Unternehmen bereitgestellten Lösungen abgestimmt –
via WhatsApp und Co. So werden über Dropbox und Konsorten
Dokumente geteilt. Diskutiert wird über eigentlich für den privaten
Konsum gedachte Services im Unternehmenskontext.

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Kurzum
Social-Intranet-Lösungen einzusetzen ist ein konsequenter Schritt zu
mehr Interaktion und systematischer Informationsverwaltung, dem
Gewinnen und Bewahren von Erkenntnissen sowie einer schnellen
Kommunikation in kleinen, mittelgroßen und großen Umgebungen.
Sei es auf der Ebene von Teams, Abteilungen, Projektgruppen,
Standorten oder im Unternehmen als Ganzes. Voraussetzung ist
neben leistungsfähigen Werkzeugen und dem Willen eine offene,
dialogorientierte und transparente Unternehmenskultur.
Ein Social Intranet zeichnet sich aus durch
• positive Effekte auf die Unternehmenskultur,
• verbesserte Innovationskraft und/oder Leistungsfähigkeit der
Organisation,
• verbesserte Kommunikationsfähigkeit innerhalb der Organisation.
Die Praxis zeigt, dass Social-Intranet-Lösungen
• zu erhöhter Motivation bei Anwendern führt,
• das Wissensmanagement und die Verfügbarkeit von Erkenntnissen
erhöht,
• zu optimierten Prozessen führt – respektive verbesserte und
beschleunigte Prozesse erst ermöglicht.
Interessierten, die nach den richtigen, den passenden Werkzeugen für
eine moderne Kommunikation und Zusammenarbeit suchen, bietet
sich ein extrem breites Spektrum an Angeboten: Angefangen bei
(scheinbar) schlanken Services aus der Cloud über Einzellösungen, die
insbesondere ein mobiles Arbeiten unterstützen, integrierte mobile
Intranet-Systeme bis hin zu komplexen Lösungen für Unternehmen
mit mannigfachen Funktionen und Schnittstellen. Was haben alle diese
Ansätze gemeinsam?
Social Intranet als Bestand, als Kernelement einer Digital-Workplace-
Strategie kann als Schlüsselkonzept für den organisatorischen
Wandel innerhalb von Unternehmen, Wertschöpfungsnetzwerken
oder einzelnen Branchen einen Mehrwert liefern. Das soziale – das
gesellschaftliche – System ist hierbei jedoch nicht zwingend das neue
Element. Dass es sich in einem Unternehmen von der grundsätzlichen
Konzeption um ein soziales System handelt, ist schon an der Struktur
und Organisation erkennbar. Neu ist nicht das „Dass“, sondern
das „Wie“ etwas organisiert, gehandhabt oder umgesetzt wird.
Und hierbei insbesondere, wie die unterschiedlichen Arten der
Kommunikation, exemplarisch erwähnt seien Top-down- oder Bottom-
up-Kommunikation, im Unternehmen organisch, empathisch und
integriert gelebt werden.

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Digital Workplace
Wer über Social Intranet spricht, muss auch über den Digital Workplace
reden und umgekehrt. Also schauen wir uns den Digital Workplace im
Kontext an und starten mit einer Definition. Oder auch nicht: Für die
Autoren dieses Papers gibt es nämlich nicht die eindeutige Definition.
Viele Anbieter von Lösungen haben unterschiedliche, aber in einigen
Facetten übereinstimmende Definitionen. Auch kommt die zeitliche
Komponente hinzu. Schauen wir einige Jahre zurück, so wurde der
Digital Workplace anders umrissen als heute. Gegenwärtig ist das
Thema Mobilität stark im Fokus. Und in der nahen Zukunft werden
Facetten wie kognitive Intelligenz in die Definition eingehen.
Für die Autoren sieht eine Definition wie folgt aus: Der Digital
Workplace ist die Summe daraus, wie Menschen ihre Arbeit (heute)
erledigen. Also eine Summe aller digitalen Werkzeuge am und für
den Arbeitsplatz, einschließlich der Intranet- und Enterprise-Portale,
von Team-Sites, Chat und Messenger, E-Mail, CRM, ERP und anderen
Begriffen oder Akronymen, die im Zusammenhang mit IT-
basierten Umgebungen verwendet werden. Hinzu kommen
Arbeitsplatzumgebungen und analoge Werkzeuge, die das digitale
Arbeiten erst ermöglichen.
Nach dieser Definition sind Social-Intranet-Lösungen, Social
Collaboration als Arbeitskonzept sowie eine Ortsunabhängigkeit dieser
und weiterer Techniken elementar.
Beschwerdefrei durch die Wechseljahre
Richtig angewandt können Social-Business-Tools – wie eben Social-
Intranet-Lösungen – und Konzepte wie der Digital Workplace
einen organisatorischen Wandel innerhalb von Organisationen und
Unternehmen herbeiführen. Insbesondere, weil sich die interne
Kommunikation und Arbeitsorganisation den sich verändernden
wirtschaftlichen Rahmenbedingungen und gesellschaftlichen
Strömungen anpassen kann.
Machen wir uns nichts vor: Bei vielen Unternehmensverantwortlichen
steht der digitale Arbeitsplatz – der „Digital Workplace“ – im Fokus
von Überlegungen, ihre Unternehmen zu reorganisieren. Der
Handlungsdruck ist erkannt, Rahmenparameter wie gute Usability und
User Experience sind so wichtig für den Erfolg des Digital Workplace
wie das Wollen und Können, die Lernbereitschaft – kurz gesagt: wie die
Unternehmenskultur.

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© Avispador 2017 SEITE 8
Und hier geht es nun darum, diese Transformation, die Übergangzeit,
reibungslos zu überstehen. Es geht darum, die Wechseljahre möglichst
schmerzfrei zu realisieren und dennoch so zu gestalten, dass
Unwägbarkeiten der Zukunft handhabbar sind. Hierzu zählen unter
anderem
• geopolitische Herausforderungen,
• Veränderungen der gesellschaftlichen Rahmenparameter auf
Teilmärkten und
• der technische Fortschritt.
Um die Wechseljahre möglichst schmerzfrei zu gestalten, gilt es, eine
konsequente Orientierung an
• Geschäftsbedürfnissen,
• Anforderungen der Mitarbeiter und
• Bedarfen und Bedürfnissen der Mitarbeiter sicherzustellen sowie
• sicherzustellen, dass es im Spannungsdreieck der genannten
Anforderungen zu wenig Reibungsverlusten kommt.
In anderen Worten: Die Anforderungen der Kunden, Mitarbeiter und
Ziele des Unternehmens als Ganzes bilden ein Spannungsdreieck.
Im Rahmen der zwingend notwendigen Änderungen auf der
Organisations- und Arbeitsebene kommt es zu Zielkonflikten.
Um diese Zielkonflikte zu reduzieren, gilt es,
• direkte Beziehungen der Systeme zu den zu unterstützenden
Prozessen sicherzustellen,
• zu ermöglichen, dass bisher voneinander getrennte Systeme im
jeweiligenKontextderAufgabenderMitarbeiterzusammengeführt
werden,
• die Arbeitsweisen auf die Anforderungen der (internen und
externen) Kunden abzustimmen,
• Mitarbeiter von Anfang an effizient und effektiv mit Daten,
Informationen, Wissen und Erkenntnissen arbeiten zu lassen,
• die bisher getrennten Systeme zusammenzuführen, insbesondere
Daten und strukturierte und unstrukturierte Informationen, Wissen
und Erkenntnisse zu forcieren,
• unternehmensweite Architekturen und Kulturen schaffen.

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Was bleibt
Der Mensch entwickelt seit jeher neue Werkzeuge, um seine
Möglichkeiten zu erweitern und seine Arbeit einfacher, effizienter
und komfortabler zu gestalten. So wie einst Hammer, Meißel und
Axt, später dann Dampfmaschinen und Fließbänder sowie schließlich
Computer zu mehr Wohlstand und Produktivität führten, sollen es
heute und in naher Zukunft Algorithmen und Smart Machines richten.
Die allgemeine Meinung ist gegenwärtig, dass Social-Intranet-Modelle
und -Lösungen einen entscheidenden Beitrag zu Wettbewerbsfähigkeit
und Relevanz von Firmen leisten können. Warum? Weil diese
Lösungen, Denkmodelle und Systeme das Mittel für zeitgemäße und
zukunftsfähige Kollaborations- und Kommunikationslösungen sind.
Die kommenden 12 bis 18 Monate bringen im Bereich für
Kollaborations- und Kommunikationslösungen extreme
Veränderungen. Portale verbinden auch zukünftig Menschen mit
anderen Menschen, mit Daten, Informationen und Wissen. Jedoch
werden zukünftig noch stärker physische Dinge und Maschinen auf
eine effiziente und intelligente Weise mit Menschen vernetzt. In dieser
durch „Portale“ und (Business-)Netzwerke veränderten und geprägten
Welt ändert sich die Art, wie Menschen konsumieren, Kontakte
knüpfen, agieren und interagieren und letztlich auch, wie wir denken,
leben und in einer Gesellschaft miteinander „funktionieren“.
Klassische Intranet-Lösungen werden in Zukunft wohl eher
eine sekundäre Rolle spielen. Social-Intranet-Systeme als
Evolution von Intranet-Lösungen und zentraler Bestandteil von
Digital-Workplace-Strategien werden ein entscheidender Faktor sein.

10. ... über Social Intranet
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