Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre

Conduire un projet de GED:

Concepts de base, points de repère
pour la mise en œuvre
Par: Baba KOUROUMA
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Cocody Les 2 Plateaux
1
Abidjan, Côte d'Ivoire

Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre

I. Qu'est-ce que la GED ?
 Définition
 Concepts de base de la GED
II. Les enjeux de la GED
A. Enjeux organisationnels
 Réduire les coûts
 Maîtriser les flux des documents papiers et électroniques
 Améliorer la traçabilité des documents
 Améliorer la fluidité de circulation et de traitement des documents
 Augmenter la productivité
B. Enjeux réglementaires
 Répondre aux contraintes légales en matière d'archivage
 Répondre aux exigences des normes de qualité

2


III. Les principales fonctionnalités d'une GED
 Numérisation des documents
 Métadonnées, Folksonomie, Taxonomie
 Recherche en texte intégral ou full-text
 Sauvegardes
 Intégration de la sécurité et de la confidentialité
 Workflow
o Principe
o Exemples d'applications

3


IV. Automatisation et Traitement en Vrac des Arriérés
 Problématique
 Modes de traitement
 Outsourcing ou Externalisation
V. Conduite d’un projet GED
 Analyse des flux et de l’environnement
 Définition du projet de GED
 Mise en œuvre itérative avec la méthode AGILE
 Conduite de projet
 Risques et Contraintes d’un projet de GED

4


Après-midi
VI. Type de Solutions
 Les avantages et inconvénients des solutions Open Source
 Les avantages et inconvénients des solutions Standards
 Les avantages et inconvénients des solutions du
développement spécifique
VII. Soyons Pratiques
 Vos préoccupations
 Aspects techniques avancés et réponses aux questions
 Comparaison de Solutions GED
 Test et évaluation de solution
5

PRESENTATION > HISTORIQUE

1998
2005

2007
2008

2009
Présent

• Création Alliance Consultants USA
• Devient une société unipersonnelle
• Du Consulting vers l’hébergement

• Des missions de consulting en Afrique
• Création de Alliance Consultants, RCI

• R&D orientée vers la gestion électronique des
documents
• Plusieurs missions réussies de GED

6

PRESENTATION > VISION

Des Solutions
Complètes et
Intégrables

La Simplicité
pour l’Efficacité

L’utilisateur au
Cœur de la
Conduite de Projet

Des Offres
Adaptées

La Technologie au
Service du Client

7


 Définition
Système informatique permettant de capturer, traiter, gérer,
intégrer et distribuer des informations.
1) Acquisition
L'acquisition concerne aussi bien les documents existants
que produits, aussi bien les documents papier, pellicules,
bandes magnétiques, etc. (via numérisation)
qu'électroniques (fax, email, etc.).
L’acquisition peut selon les cas inclure les documents
multimédia tels que les images, les sons, les vidéos.
9


 Définition
1) Acquisition

2) Indexation
Lorsqu'un document entre dans le système de gestion, il doit pouvoir
être retrouvé. Il est donc indexé selon ses métadonnées (type de
fichier, date d'ajout, responsable de l'ajout) et son contenu
(recherche en texte intégral).
3) Stockage
Il est impératif de garantir l'intégrité, la sécurité et la sauvegarde des
documents du système de GED. Il faut donc s'intéresser au stockage
initial des documents et à leurs sauvegardes.
10


 Définition

1) Acquisition
2) Indexation
3) Stockage

4) Diffusion

Les documents ont souvent vocation à être diffusés après
transformation et validation.

5) Archivage
Certains documents doivent légalement être conservés mais n'ont plus
de pertinence pour les opérations courantes. Ils deviennent alors des
candidats à l'archivage, ce qui peut avoir des conséquences sur leur
accès et leur indexation.
11



 Définition :
Permet de capturer, traiter, gérer, intégrer et distribuer
des informations
 Concepts de base de la GED:
1) Acquisition
2) Indexation
3) Stockage
4) Diffusion
5) Archivage
12



Si la GED est associée à ses propres coûts (infrastructure, formation,
maintenance), elle permet de réduire certains coûts liés directement à
l'existence de documents papier :
• coût des consommables;
• entretien du matériel d'impression et de reproduction;
• traitement des documents à durée de vie réduite (recyclage,
destruction);
• stockage et conservation
• archivage des documents à durée de vie importante.
13




• D'innombrables documents sont créés ou modifiés chaque jour dans
une organisation.
• Il faut y ajouter les documents provenant de l'extérieur de
l'entreprise.
• Gérer l'ensemble de ces documents, s'assurer de leur traitement et
qu'ils sont adressés aux bonnes personnes peut s'avérer une tâche
titanesque.
• La GED devrait fournit une interface centralisée permettant de traiter
et de retrouver tout document.

14



• Si les procédures sont adéquates, tout document créé ou transitant

par l'organisation passe par la GED pour stockage et indexation.
• La situation où l'unique copie d'un document important est
« perdue » dans le tiroir d'un collaborateur en congés appartient au
passé.
• Un document dématérialisé est stocké dans le système de GED et
son état de traitement courant est connu à tout moment.

15








Réduire les coûts
Maîtriser les flux des documents papiers et électroniques
Améliorer la traçabilité des documents
Améliorer la fluidité de circulation et de traitement des documents
• Un document dématérialisé peut également circuler plus rapidement
que son support papier.
• Les transferts lors de l'établissement ou de la validation d'un
document deviennent pratiquement instantanés.
• Cela est particulièrement intéressant si l'organisation se compose de
plusieurs départements, services ou surtout sites distants les uns des
autres.
16









Réduire les coûts
Maîtriser les flux des documents papiers et électroniques
Améliorer la traçabilité des documents
Améliorer la fluidité de circulation et de traitement des documents
Augmenter la productivité
• L'amélioration de la traçabilité et de la fluidité de circulation des
documents permet en soi des gains de productivité.
• Chercher un document spécifique ou rassembler les pièces d'un
dossier est également plus rapide

17





Répondre aux contraintes légales en matière d'archivage
Les législations nationales et les réglementations internationales
imposent certaines contraintes en matière d'archivage :
 assurer l'authenticité d'un document,
 Identifier l'auteur d'un document,
 stocker des documents pendant plusieurs années,
 prévenir la destruction accidentelle de documents.
La GED offre des outils (signature, validation, archivage) pour répondre à
ces contraintes.

18






Répondre aux contraintes légales en matière d'archivage
Répondre aux exigences des normes de qualité
•
•

Les normes de qualité imposent une traçabilité de tous les process
d'une organisation.
Elles supposent aussi que la documentation de ces process soit
actualisée et disponible à tous et à tout moment.

Ici encore, la GED peut s'avérer précieuse face à cet enjeu.

19



 Maîtriser les flux des documents papiers et
électroniques
 Améliorer la fluidité de circulation et de traitement
des documents
 Augmenter la productivité
 Répondre aux contraintes légales en matière
d'archivage
 Répondre aux exigences des normes de qualité
20



Un dépôt centralisé de documents électroniques ne constitue pas une GED
au sens strict du terme. La présence de la majorité des fonctionnalités
présentées ici est nécessaire pour parler réellement de GED.



Numérisation des documents
• La GED ne peut pas se limiter aux documents créés directement sous
forme électronique.
• Elle doit également prendre en compte les documents papiers en les
numérisant.
• La numérisation elle-même ne fournit qu'un fichier image peu
exploitable. Un maximum d'informations doit donc en être extrait, par
exemple grâce à un logiciel de reconnaissance de caractères.
21





Métadonnées

Chaque document est associé à des métadonnées qui peuvent regrouper :
• le titre, l'auteur,
• L’édition
• la source,
• La date
...
Mais si plusieurs types de documents existent alors le système GED doit permettre
en fonction du type de documents de proposer les métadonnées appropriées.
Ces métadonnées constituent un premier niveau d'indexation.
22






Métadonnées
Folksonomie
• Est un système de classification collaborative décentralisée ,
spontanée, basé sur une indexation effectuée par des non-spécialistes
• Lors de l’ajout, les utilisateurs saisissent des mots-clés qui décrivent
mieux - ou qui leur permettront de mieux retrouver - le document
qu’ils sont entrain d’ajouter à la base documentaire.
• Exemple: Documents Comtables, Frais d’établissement, Frais
d’avocat constitution
23


Métadonnées
Folksonomie
Taxonomie






La taxonomie permet de mieux encadrer l’indexation en contraignant le
choix des mots-clés;
• Ceci en structurant les termes entre eux sous forme d’hiérarchisation
simple permettant d’établir un lien précis entre un terme et ses enfants dans
l’arborescence.
• Chaque lien donne un sens additionnel et une signification au terme initial.
• Plus les termes enfants sont nombreux, plus on tend vers un vocabulaire
organisé.
•

24


Exemple de Classement Taxonomique
GED

DOCUMENTS
COMPTABLES

DOCUMENTS COMMERCIAUX

GRANDS COMPTES

PETITS COMPTES

20 CHARGES
IMMOBILISÉES
201 FRAIS
D'ÉTABLISSEMENT
2011 Frais de
constitution

2012 Frais de
prospection

CLASSE 1

DOCUMENTS
TECHNIQUES

DOCUMENTS
ADMINISTRATIFS

CLASSE 2
202 CHARGES SUR
EXERCICES

21 IMMO. INCORPORELLES

22 TERRAINS

206 PRIMES DE REMBOURSEMENT
DES OBLIGATIONS

2013 Frais de publicité et
de lancement

25






Métadonnées, Folksonomie, Taxonomie
Recherche en texte intégral ou full-text



Lorsque l'indexation est automatique et couvre tout le contenu d'un
document, on peut effectuer des recherches en texte intégral ou
« full-text ».
Similaire à ce que peut proposer un moteur de recherche sur le Web.



En revanche, il faut souvent employer les termes exacts utilisés dans
le document. De plus, les faux positifs sont nombreux.



La précision de la recherche full-text peut être améliorée lorsqu'elle
est utilisée en conjonction avec d'autres critères, par exemple sur les
métadonnées.
26







La Restitution
•

Le mode d’indexation va impacter très considérablement les
possibilités en matière de restitution;

•

D’où encore une fois l’importance de faire les bons choix dans la
stratégie d’indexation

27








La Restitution
Sauvegardes
•
•

•

La mise en place d'une GED impose la sauvegarde régulière et
fiable du dépôt de documents.
Perdre une année entière de factures à cause du
dysfonctionnement d'un disque dur est une perspective
inacceptable.
A terme il faudrait aussi penser à faire une sauvegarde plus ou
moins simultanée sur un site déporté.

28









La Restitution
Sauvegardes
Sécurité et de la Confidentialité
•

Un système de GED doit fournir une gestion forte des droits
d'accès (lecture, modification, suppression, création).

•

Ces droits sont alors attribués à des personnes et/ou à des
groupes de personnes prédéfinis.

•

En plus des droits d’accès il serait intéressant pour la solution
d’intégrer la notion de confidentialité
29










La Restitution
Sauvegardes
Workflow
•

•

L'utilisation correcte d'un système de GED suppose qu'un workflow
(ensemble de procédures définissant les tâches individuelles à
effectuer pour différentes opérations) est mis en place à tous les
niveaux de l'entreprise.
Le workflow peut en premier lieu être considéré comme une
contrainte, mais s’il est bien implémenté les utilisateurs
apprécieront la pro activité et la productivité qu’il engendre.
30









Sauvegardes
Workflow
 Principe
• Un workflow, ou flux de travaux, décrit et formalise toutes les
étapes d'un processus et les flux d'informations associés.
• Un workflow n'est pas nécessairement linéaire. Il peut contenir
des embranchements et des boucles accompagnées de conditions.
• Par abus de langage, le terme de « workflow » peut aussi
désigner le logiciel permettant d'exécuter ces flux.
31











La Restitution
Sauvegardes

Workflow
 Principe
 Exemples d'applications

• Production d'un rapport : écriture, corrections, validation des
corrections, validation du document, signature, diffusion
• Gestion d'une non-conformité : déclaration de la non-conformité,
validation, correction, validation de la correction
• Le cycle de vie d’un document : création, stockage, diffusion,
archivage, destruction.
32







Métadonnées,



Folksonomie,



Taxonomie






Sauvegardes






Workflow
33


I.
II.
III.
IV.

Qu'est-ce que la GED ?
Les enjeux de la GED
Les principales fonctionnalités d'une GED
Automatisation et Traitement en Vrac des Arriérés
 Problématique
•

La prise en compte des arriérés est l’un des facteurs bloquants
dans la conduite d’un projet GED;

•

Le problème ne réside généralement pas dans la quantité;

•

Plus les activités, les provenances, les catégories et autres
bannettes du fond documentaire sont diverses et variées, plus
les solutions standards répondant aux besoins sont rares;

•

Un recours au développement spécifique s’impose pour
accommoder le mode de traitement.
34


I.
II.
III.
IV.

 Problématique
• Le mode de traitement des arriérés dépend largement du fond
documentaire;
• Un examen minutieux (ou étude préalable) doit être fait afin de
décider du mode de traitement
• Nous allons voir plusieurs scénarii et proposer des modes de
traitements
35


I.
II.
III.
IV.

 Problématique

Cas 1: La société ABC
• fond documentaire de 100.000 documents
• souhaiterais archiver afin de détruire les papiers qui lui prenaient
beaucoup d’espace.

36


Cas 1: La société ABC
• fond documentaire de 100.000 documents avec 2 scanners

Option
1:
Acquisition
unique
(Flatbed
Scanner)
2:
Acquisition
multiple
(Scanner à
Bac)

Docs/
Scan

1

100

Temps /
Scan en
mins

Nbre Total
de Scans

Temps Mis
en Mins

Soit

2

100.000 / 2
= 50.000

50.000 x 2
= 100.000

1667 Heures
208 Jours/Hommes
41 Semaines
10 Mois et Demi

5

100.000
/100 /2
= 500

500 x 5
= 2.500

41 Heures
5 Jours/Hommes
1 Semaine
37


Cas 2: La société XYZ
• est une grande école avec 500.000 documents à archiver pour 10.000
étudiants, donc 50 documents en moyenne par étudiant ;
• aimerait retrouver les documents par matricule et leur nom et prénoms;
• aimerait aussi que pour chaque étudiant, soient indexés les documents par
type de documents: Diplômes, Documents Administratifs, Pièces d’Identités,
Bulletins et Autres. Ainsi, nous avons en moyenne 10 documents par type de
document.
• Ici, nous avons deux options selon les possibilités offertes par le système
GED.

38


Première option: Indexation manuelle
Il s’agit de manuellement saisir les informations pour chaque étudiant et
chaque type de document appartenant à ce dernier et de numériser les
documents appropriés.
Seconde option: Indexation automatique
• Ici, il est question d’acquérir les informations automatiquement grâce à ce
qu’on appelle généralement la RAD ou reconnaissance automatique des
documents
• Plusieurs méthodes existent, mais la plus commune est l’utilisation
d’intercalaires .
• Un intercalaire est un document comportant des informations
reconnaissables par le système qui décrivent un ensemble de documents.

39

DOCUPRO > FONCTIONNALITES … SUITE …. RAD INTERCALLAIRE

Exemples d’intercalaires

DIPLOMES

ADMIN.
40

DOCUPRO > FONCTIONNALITES … SUITE …. RAD INTERCALLAIRE

DOSSIER
AK256

DOSSIER
BD681

DOSSIER
BD871

DIPLOMES

BULLETINS

DIPLOMES

• Diplôme 1
• Diplôme 2

• Bulletin 1
• Bulletin 2

• Diplôme 1
• Diplôme 2

ADMINISTRATIFS

ADMINISTRATIFS

ADMINISTRATIFS

• Acte naissance
• Attestation

• Diplôme 1
• Diplôme 2
• Diplôme 3

• Acte naissance
• Attestation

BULLETINS

AUTRES

• Bulletin 1

• Document 1

41



• fond documentaire de 500.000 documents, 10.000 étudiants et 5 types de
document avec 2 scanners
Option

1: Traitement
et indexation
manuelle
2: Traitement
et indexation
automatique
avec
Intercalaire

Tps /
Docs/ Scan en
Scan
mins

10

100

Nbre Total
de Scans

5

500.000
/10 /2
= 25.000

5

560.000
/100 /2
= 2.800

Temps Mis en
Mins

Soit

25.000 x 5
= 125.000

2.084 Heures
261 Jours/Hommes
53 Semaines
1 an et 1 mois

2.800 x 5
= 14.000

234 Heures
30 Jours/Hommes
1 mois et 2
semaines

42


 Problématique
• La numérisation utilise du matériel et des logiciels coûteux.
• Elle nécessite aussi des procédures de vérification des documents
numérisés.
• Les entreprises de taille réduite peuvent préférer l'externalisation.
• Même si l'entreprise choisit d'opérer en interne, l'externalisation de la
numérisation peut être intéressante lors de la mise en place d'une GED.
• Un prestataire dédié peut reprendre toutes les archives et les intégrer au
système.
43


 Problématique

44


V. Démarche de mise en Œuvre d’un Projet GED
1.

Analyse des flux et de l’environnement

Les points suivants doivent impérativement être abordés :
• Typologie des documents & volumétrie annuelle :
• classer les documents par source : Scan, courrier, fax, document bureautique,
export depuis un logiciel métier.
• Le nombre de documents ainsi comptabilisé va permettre de dimensionner le
matériel de stockage de la GED,
• Description des flux de traitements & cartographie des postes de travail:
Une analyse du mode de circulation des documents entre les différents acteurs
va nous donner une vision des échanges entre entités ainsi que les outils
utilisés pour effectuer les échanges,
• Analyse de l’environnement technique : faire le point sur les périphériques (scan,
copieur / Fax), réseau et postes, et ainsi mesurer les investissements nécessaires

45


1. Analyse des flux et de l’environnement
2. Définition du projet de GED
La définition du projet doit permettre de fixer des objectifs fonctionnels
que doit atteindre la GED.
Si le projet n’est pas correctement définit, le risque de déception ou
d’abandon de la solution de la part des utilisateurs n’est pas négligeable.
Les points permettant de border un projet d’implantation de GED sont les
suivants :
• Définir le type de GED à mettre en place. Choisir une GED statique
(Archivage, indexation, recherche, stockage), avec des Workflow, des
besoins métiers spécifiques, à intégrée à des applications métiers
existantes, etc.
46


1.

2.


Définition du projet de GED

• Définir le type de GED

• Définir le périmètre fonctionnel
Déterminer les différents degrés d’automatisation aux WorkFlow
existants, doit on avoir un module courrier par exemple, etc.
• Définir le plan de classement et le niveau d’indexation
 Déterminer les règles de classement (date, services, émetteurs,
règles d’archivage,….),
 Concevoir une stratégie d’indexation
 Mettre en place un thésaurus de mots clés pour l’affectation
automatique des documents dans la bannette du destinataire final,

47


1. Analyse des flux et de l’environnement
2. Définition du projet de GED
• Définir le type de GED
• Définir le périmètre fonctionnel
• Définition du plan de classement
• Anticiper la question de l’archivage
Pour chaque procédure ou document, intégrer dès le début du
projet les points tels que le délai de conservation, les visas
d’élimination et les règles de transfert vers un service d’archivage
électronique.
Déterminer le cycle de vie du document avec les 3 niveaux d’archives
: archive courante, archive intermédiaire, archive définitive.

48


V.
1.
2.
3.

Démarche de mise en Œuvre d’un Projet GED
Mise en œuvre itérative avec la méthode AGILE
La méthode de gestion la plus appropriée à notre avis est une
implémentation itérative qui une prise en compte incrémentale des
besoins des utilisateurs
Les méthodes de développement agiles sont:
• des méthodes axées sur les personnes (utilisateurs et
développeurs);
•

avec pour objectif, la satisfaction du client

•

en s'appuyant sur la réalisation d'un logiciel entièrement
fonctionnel à chaque étape de sa fabrication.
49


V.
1.
2.
3.

Le principe de cette méthodologie est de:
• développer un logiciel de manière incrémentale;
• en maintenant une liste totalement transparente des demandes
d'évolutions ou de corrections à implémenter (backlog);
• avec des livraisons très fréquentes, tous les 3 mois en général;
• le client reçoit un logiciel à chaque fois un logiciel possédant
toujours plus de fonctionnalités et en parfait état de
fonctionnement.

50


1.
2.
3.

4.


Conduite de projet
• Un projet de GED doit être conduit par un Chef de projet chargé
d'assurer le bon déroulement de l'implantation d'un projet de GED;
•

Ce responsable doit être désigné dès le départ;

•

il servira de référant pour l'équipe technique;

•

assurera le suivi du déploiement de la GED et la liaison entre les
différents acteurs du projet;

•

Le chef de projet devra impliquer au plus tôt dans l’équipe
l’ensemble des chefs de services et agents qui vont utiliser le
système
51


1.
2.
3.

4.


Conduite de projet
•

•

Une bonne Méthode de travail (séances de travail périodiques, notes sur
l’état d’avancement, etc.) va permettre une réussite dans l'installation de la
solution technique de la GED et de son adoption par les utilisateurs.
A cet effet il faut privilégier les approches itératives du type :
1. Maquette de la solution;
2. Test par des agents pilotes;
3. Correction et amélioration du fonctionnement de la GED;
4. Formation des utilisateurs à l’usage de la GED;
5. Déploiement auprès d’un large panel d’utilisateurs.

52


V.
1.
2.
3.
4.
5.

Conduite de projet
Risques et Contraintes d’un projet de GED
Le chef de projet doit dès le départ prendre en compte les facteurs qui
peuvent négativement influencer la bonne conduite du projet.
Ce sont entre autres:
•
Incompréhension de la véritable nature d’un projet de GED :
•

Un projet de GED est avant tout un projet organisationnel.

•

Une solution de GED est destinée à automatiser des processus
documentaires, et ne donnera des résultats optimums que si les
processus sont définis et optimisés.

(e-gov)

53


V.
1.
2.
3.
4.
5.

Conduite de projet
•

Incompréhension de la véritable nature d’un projet de GED (suite):
•

Puisque les documents sont souvent étroitement liés aux
processus, à l’organisation (utilisateurs, départements, sites), au
système d’informations (applications, bases de données,
annuaire),

•

Donc un projet de GED ne se résume pas à un projet
technologique

54


5.


•
•

Incompréhension de la véritable nature d’un projet de GED
Imprécision des objectifs et absence de stratégie :
•
Améliorer la qualité et la productivité, réduire les coûts et les délais sont
des vœux, pas des objectifs suffisamment précis pour déterminer quels
processus sont critiques, quels gains l’organisation peut réaliser, quelles
orientations prendre, quelle stratégie adopter.
•

Si les bénéfices de la GED sont généralement bien connus, les d’objectifs
sont généralement peu précis et donc pas de stratégie.

•

Souvent, la méconnaissance de la véritable nature d’un projet de GED laisse
penser que la solution n’est qu’une affaire de technologie, et qu’il suffit de
trouver le bon logiciel, doté des bonnes fonctionnalités (OCR, LAD, RAD,
BCR, OMR, ICR, etc.), pour résoudre les difficultés de l’organisation à
maîtriser ses documents.

•

Eviter les copier-coller de cahiers des charges
55


5.
•
•
•

Imprécision des objectifs et absence de stratégie
Confusions :
•

La GED est un domaine confus pour beaucoup.

•

D’une part, chacun voit la GED selon ses propres besoins, son métier, ses
expériences.

•

D’autre part, la GED fait partie d’une vaste famille de concepts, produits et
solutions qui s’intéressent aux documents : ECM, GEIDE, dématérialisation,
numérisation, signature électronique, indexation, archivage, portails,
thesaurus, bref…

56


5.
•
•
•

Confusions (suite):
•

Enfin, des acteurs plus scrupuleux de leur chiffre d’affaire que de la
satisfaction des clients n’hésitent pas à vendre sous le terme de GED des
solutions qui certes « gèrent des documents », mais peuvent s’avérer
complètement inadaptées aux besoins opérationnels.

•

Certains clients imprudents font le choix d’une solution populaire,
séduisante et peu onéreuse, mais finalement inadaptée ou très en deçà de
l’état de l’art, et par conséquent peu efficace au quotidien et sans bénéfices
significatifs.

57


5. Risques et Contraintes d’un projet de GED
•
•
•

•

Confusions

Sous-estimation des moyens à déployer :

•

De par sa nature, un projet de GED nécessite une mobilisation interne
(Direction, Managers, Utilisateurs) et des moyens dans une proportion
similaire à la mise en place de n’importe quelle application impliquant les
processus (par exemple un logiciel de CRM ou un ERP), et en tous cas
supérieure à ce qu’imaginent beaucoup de décideurs.

•

Si l’organisation n’est pas prête à remettre en question les processus
concernés, à mobiliser ses managers et ses ressources internes autour du
projet, elle n’est pas prête à la mise en place réussie d’un projet de GED.

58


5.
•
•
•
•

•


Confusions
Sous-estimation des moyens à déployer

Résistance au changement :
•
Un certain changement doit accompagner la mise en place d’une solution
de GED dans l’organisation,
•
La résistance au changement peut avoir des justifications diverses, et peut
concerner aussi bien la direction, le management et l’opérationnel.
•
Quelles que soient les motivations, la résistance au changement est l’un des
principaux facteurs d’échec des projets GED.
Elle est souvent la raison du refus d’engager ou de poursuivre un projet,
•
alors même qu’il s’agit là d’un des plus grands gisements de gains resté
encore largement sous-exploité aujourd’hui par les organisations.

59


1.


2.

Type de GED, périmètre fonctionnel, plan de classement, archivage

3.


4.

Conduite de projet
Chef de Projet, Implication des utilisateurs

5.

Minimiser les Risques et Contraintes d’un projet de GED
Objectifs précis, faire accepter le changement

60


Pour une bonne conduite de projet GED, vous devez:
•

Vous familiariser avec les concepts et les fonctionnalités d’une GED;

•

S'organiser en interne et designer l‘équipe projet;

•

Analyser les flux de l'information et de l’environnement;

•

Déterminer vos besoins et le type de GED que nécessite
votre organisation;

•

Minimiser les Risques et Contraintes qui peuvent
négativement influencer le projet;

•

Exiger une forte interaction avec le consultant ou l'éditeur
dans la mise en œuvre de votre projet.
61

Présentation du logiciel de
Gestion Electronique des Documents

62

DOCUPRO > MODULES

DocuGed

• Archivage
• Gestion Electronique des Documents
• Indexation, Recherche en Texte Intégrale, OCR, etc.

DocuCourriers

• Gestion Electronique des Courriers
• Courriers Entrants, Sortants et Internes
• Publipostage, Diffusion, Transferts, Alertes, etc.

DocuFlow

• Module Workflow Paramétrable
• Gestion des Processus Métiers
• Flux de traitement et de validation des dossiers

DocuMentaire
DocuComm

• ECM ou Gestion du Contenu Electronique
• Idéal pour les Centres de Documentation
• Bibliothèques
• Envoi SMS, Email et Courriers
• Impression Sticker et Enveloppes

DOCUPRO > FONCTIONNALITES

DocuAlert - Module de Notifications EMAIL – SMS
• Permet d'activer les alertes et notifications dans les différents
modules de DocuPro

DocuSearch - La recherche en texte intégrale
• Active la recherche via fulltext search de Microsoft qui permet de
chercher dans le contenu des documents de la suite Office et dans les
documents PDF.

DocuRecognition OCR
• Après la numérisation, les caractères contenus dans le document
sont reconnus et vont servir de base pour la recherche par mots clé.

DOCUPRO > FONCTIONNALITES … SUITE

DocuRecognition OMR
• Optical Marks Recognition désigne des marquages optiques (typiquement, des traits
noirs à emplacements prédéfinis) lisibles par une machine permettant par exemple
d'automatiser la lecture des sondages, tests, etc... tout ce qui contient des
questions/réponses..

5
2008
0

2012
Accueil

Produit

Sav

Prix


DocuRecognition OBR
• Permet la génération des codes barres mais aussi la reconnaissance
des documents via les codes barres.


DocuRecognition BCR
• Permet la lecture des cartes de visites et leur intégration dans les bases
de données.

DocuRecognition MICR
• Magnetic ink character recognition (MICR) est une technologie utilisée
principalement dans les banques qui rend aisé le traitement des chèques..

DocuDrive – Cloud Computing
• A l'instar de Google Drive ou de Microsoft SkyDrive, DocuDrive permet le
stockage en mode cloud des documents des utilisateurs et leur
synchronisation


DocuEmail
• Permet aux utilisateurs ayant l’ habilitation à archiver des
documents en envoyant en pièces jointes les documents à
archiver via email.

Programmation Formulaire ADOBE PDF
• Création de formulaire PDF interactive, lecture des saisies,
sécurisation du document, signatures digital, etc..

Programmation EXCEL
• Permet de créer et exploiter les fichiers EXCEL..


DocuSearch Highlight
• Permet de faire la surbrillance sur les mots clés dans les résultats des recherches
dans la base de données

DocuAnnotation Signature et Cachet
électroniques
• Permet de faire des annotations sur un documents PDF ou image, apposer une
signature ou un cachet.

DocuDocSecurity Sécurité Documentaire
• Sécurisation des documents administratifs

DOCUPRO > LIGNES DIRECTIVES

Une Solution Modulaire et Complète

(Module Qualité)

Mise en Œuvre Flexible
Fonctionnalités Evolutives
Intégration et Interopérabilité
Sécurité et Confidentialité


RAPPEL: Programme Après-midi
VI. Type de Solutions
 Les avantages et inconvénients des solutions Open Source
 Les avantages et inconvénients des solutions Standards
 Les avantages et inconvénients des solutions du
développement spécifique
VII. Soyons Pratiques
 Vos préoccupations
 Aspects techniques avancés et réponses aux questions
 Comparaison de Solutions GED
 Test et évaluation de solution

71

Informations Commerciales
Octavie Michèle Etchienbla
AZUR INFO
Tél: (225) 21 35 63 22
Fax: (225) 21 35 63 22
E-mail: o.etchienbla@azurinfo-ci.com
info@azurinfo-ci.com

Informations Techniques
Baba KOUROUMA
Alliance Consultants
Tél: (225) 21 35 63 22
E-mail: info@allianceconsultants.net
Skype: bkourouma

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Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en œuvre

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