2. LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Centralizado:
archivos:
Clases de
Archivo localizado en un solo departamento.
Beneficios:
Economía de espacio, equipamiento y personal.
Información accesible a todo el personal.
Responsabilidad: definida y localizada, permitiendo
en su utilización
La
centralización
se
puede
realizar
solo
a

3. LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:
Descentralizado o departamental
Cada departamento tiene su propio archivo
Permite mantener la confidencialidad de los
documentos (no permitiendo el acceso a otros
departamentos) así como acceso rápido a los
documentos de uso inmediato
Todo el personal del departamento tiene acceso al
archivo, aunque debe existir una persona con
responsabilidad directa sobre el archivo

4. LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:
Mixto
Es
una
mezcla
entre:
- Descentralizados los archivos activos y semi-activos
- Centralizados los archivos inactivos y/o históricos

5. LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:
Activo
Es el archivo que contiene toda la
documentación actual que se usa de manera
frecuente, que debe ser accesible a la persona
y, situada en proximidad al puerto de trabajo,
en una área delimitada por la ley de economía
de los movimientos

6. LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:
Semiactivo
Contiene la documentación no activa utilizada de manera
ocasional, accesible y cerca del archivo activo
La documentación archivada contiene acciones y
estudios terminados, pero todavía en uso para la consulta
y puede ser considerada como rutinaria (está en espera
de ser pasada al archivo cronológico o técnico que
necesita estar disponible en el mínimo tiempo) o de
referencia que debe quedar un cierto tiempo en el archivo
inactivo debido al interés que representa para el trabajo
cotidiano

7. LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
Clases de archivos:
Inactivo o pasivo
Contiene la documentación referida a acciones
pasadas, apenas utilizada y que no ofrece a la empresa
sino un interés jurídico o histórico
Esta
documentación
está
guardada
locales/departamentos
alejados
del
puesto
trabajo, especialmente adaptados para este fin.
en
de
La documentación, en espera de su destrucción, se
conserva, por una parte, de acuerdo con los textos
legales en vigor y, por otra, según las leyes interiores de
la empresa para aquellos documentos que escapan al
control del Estado.

8. Una vez elaborado el cuadro de
clasificación con sus series o tipos
documentales, se debe definir el sistema
de ordenación mas adecuado para cada
serie, a partir de las características que la
definen.
La ordenación va a indicar que lugar
exacto
ocupa
un
expediente
o
documento concreto dentro de la serie a

9. SISTEMAS DE
ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Los diferentes tipos de ordenación
permiten seleccionar un criterio por el
cual los expedientes o documentos
serán situados de manera correlativa:
según la fecha, el nombre, el código, la
división territorial o geográfica o
temática

10. SISTEMAS DE
ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Concepto de ordenación y clasificación
El hecho de clasificar y organizar los
documentos surge por la necesidad de
localizar los documentos que en ella existen.
En el mundo empresarial el tratamiento de la
información es fundamental

11. SISTEMAS DE
ORDENACIÓN
DE LA DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Concepto de ordenación y clasificación
Todos tenemos claro que en la empresa
existe un continuo ir y venir de
documentación, es tarea del empresario, o
en su caso la persona en que delegue, tener
toda la documentación localizada

12. SISTEMAS DE
ORDENACIÓN
DE LA DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Diferencias entre clasificación y
ordenación
- Clasificación:
Técnica para identificar y la reagrupación
sistemática de los datos y de las
informaciones
similares,
según
características comunes que pueden ser
después diferenciadas.

13. SISTEMAS DE
ORDENACIÓN
DE LA DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Diferencias
ordenación
entre
clasificación
y
- Ordenación o codificación:
Consiste en asignar números, letras u otros
símbolos de sus atributos. La palabra clave
se llama ORDENATRIZ

14. SISTEMAS DE
ORDENACIÓN
DE LA DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Clasificación alfabética
Los documentos son organizados siguiendo
el orden alfabético de alguno de sus
atributos. La palabra clave se llama
“ordenatriz”

15. SISTEMAS DE
ORDENACIÓN
DE LA DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Ventajas
Desventajas
- Sencillo de
- Hay que
usar
determinar la
- Permite
palabra
ampliación;
ordenatriz
puede incluir
- Si se extrae un
nuevos
expediente del
expedientes sin archivo, debe
necesidad de
dejarse una señal
mover el resto
para que se sepa
que falta
Usos
- Expedientes
de: clientes,
proveedores,
empleados,
etc.

16. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Normas de clasificación alfabetica
Nombres de personas
Nombre de empresas
- Personas individuales: La - Se considera palabra
palabra ordenatriz es el
ordenatriz el primer
primer apellido. Si es
sustantivo con significado
igual se ordena por el
distintivo.
segundo.
- No se tienen en cuenta
- Apellidos compuestos: Se palabras genéricas como
consideran como unidos
Sociedad, Compañía,
- Las partículas de, el, la y
Bar, Cafetería, etc.
en apellidos no se tienen - Los organismos oficiales

17. SISTEMAS DE
ORDENACIÓN
DE LA DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA
Clasificación numérica
Se asignan números consecutivos a los
documentos o expedientes que van a
archivarse.
Estos números pueden asignarse según su
orden de emisión o su orden de llegada o
envío.
El sistema requiere la utilización de índices o
fichas auxiliares que relaciones números con
expedientes a ordenar

18. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación numérica
Ventajas
Desventajas
- Facilidad para - Si se desconoce
encontrar
el numero no
- Permite la
podrá
ampliación con
encontrarse.
nuevo números - Al ser números
- Si falta un doc,
correlativos, no
se detecta al
pueden
ser correlativos
intercalarse
nuevos docs
ente los
Usos
- Clasificación
de: pedidos,
albaranes,
facturas,
cheques,
correspondenci
a con clientes…

19. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Sistema mixto
Combina las clasificaciones alfabética y
numérica , asignando números y letras a
cada elemento de la ordenación.
El sistema de ordenación dependerá de la
composición del código; si van en primer
lugar
los
números
y
luego
las
letras,
alfabéticamente
y
luego
numéricamente

20. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Sistema mixto
Ventajas
Desventajas
Usos
- Los
- Es difícil
- Matriculas de
documentos se
clasificar un
vehículos
localizan
documento
- Matriculas de
rápidamente
cuando se
alumnos
- Pueden
refiere a varios - Partes de
articularse
asuntos
trabajo
nuevos asuntos - Es complicado
tratar con un
código de letras
y números

21. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación cronológica
Se basa en un elemento presente en cualquier
documento su fecha, y se concreta en la
secuencia año, mes, día.
Comenzando por el año mas remoto, los
documentos se suceden hasta la fecha mas
reciente, dentro de cada año por meses y dentro
de estos por días.
Los libros de contabilidad o los libros de actas de
una empresa son ejemplo de documentos que se
deben ordenar cronológicamente por periodos
anuales

22. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Criterio geográfico
Los documentos se clasifican atendiendo
a una zona geográfica relacionada con
los mismos.
El orden geográfico puede ser por países
, comunidades autónomas, provincias o
municipios y, dentro de estos, por temas
o nombres, utilizando otra clasificación

23. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Criterio geográfico
Ventajas
- Fácil utilización
- Se pueden
introducir
subdivisiones
- Se combina de
manera sencilla
con otras
clasificaciones
Desventajas
Usos
- Requiere un
- Bancos en
conocimiento de los
sus diferentes
pueblos, ciudades,
sucursales
provincias, CCAA,
- Empresas con
países
sucursales en
- Si se extrae un
diferentes
expediente del archivo,
provincias
debe dejarse una
señal para que se
sepa que falta

24. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación por materias
En este tipo de clasificación, los documentos
se
agrupan
basándose
en
unos
determinados asuntos que los caracterizan y
son comunes a un grupo de ellos.
Estas características se pueden ordenar
siguiendo dos criterios:

25. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación por materias
-Orden alfabético general de materias:
Agrupando
las
materias
según
las
categorías lógicas, en las que una materia
engloba a la inmediata inferior y a su vez
esta queda englobada en otra superior; es
decir, se forman clases y subclases.
Esta agrupación se lleva a cabo siguiendo
los criterios numérico y alfanumérico

26. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación por materias
-Orden numérico:
Permite clasificar documentos asignando a
estos un numero correlativo de “n” cifras,
para ello, cada documento deberá llevar una
ficha informativa donde se refleje el
contenido del expediente.
Podrán utilizarse colores, índices auxiliares u
otros elementos que faciliten la clasificación

27. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Clasificación
materias
por
-Orden numérico:
Ventajas
Desventajas
- La elección correcta de las
- Permite archivar de
materias que van a definir
forma ilimitada, al
los documentos. Se
disponer de infinitos
requiere disponer y
números
consultar de un índice
- Sencillez de manejo
auxiliar que nos informe lo
- Permite introducir nuevos
que corresponde a cada
asuntos