Vai trò & vị trí của Event trong chiến lược Marketing Communication Các thể loại Event cơ bản Quy trình thực hiện 1 Event Thực tập tại các công ty Event Gợi ý về đề tài thực tập

1. Hướng dẫn Ôn tập
MÔN TỔ CHỨC EVENT (PHẦN 1)

2. MỤCLỤC
Vai trò & vị trí của Event trong
chiến lược Marketing Communication
Các thể loại Event cơ bản
Quy trình thực hiện 1 Event
Thực tập tại các công ty Event
Gợi ý về đề tài thực tập

3. 1. VAI TRÒ CỦA EVENT

4. Vị trí của Event trong chiến
dịch Marketing Communication
1.1

5. • Tạo quan hệ với đối tác
• Tăng sự đoàn kết trong nội bộ tổ chức
• Tạo quan hệ với các cơ quan truyền thông, cơ quan công
quyền
• Tăng sự nhận biết của Công ty, sản phẩm, thương hiệu
• Công bố thông tin
• Tăng lượng người trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ
• Thúc đẩy mua hàng, gia tăng doanh số
Các mục tiêu của Event1.2

6. 2. CÁC THỂ LOẠI EVENT CƠ BẢN

8. Business & Corporate Events2.1
Đối tượng tham dự
– Nhân viên công ty
– Cổ đông
– Đối tác
– Đại lý, nhà phân phối

9. Trade Conference
Ground Breaking
Gala Dinner
Grand Opening Press Conference
Workshop/Training

10. Consumer Events2.2
Mục đích
– Tăng Brand Awareness
– Boost Sales
– Tăng trial và tương tác với khách hàng

11. Festive Event
Trade show/Exhibition
Entertainment
Product Launch Fashion Show
Tournament/Contest

12. Government Event, Civic Event2.3
Convention MeetingFestival

13. Đơn vị tổ chức:
• Tổ chức xã hội
• Tổ chức phi lợi nhuận
• Tổ chức phi chính phủ
• Các doanh nghiệp
Community, non-profit Event2.4
Fund-raising Green Day Charitable Event

14. Private Event2.5

15. 3. QUY TRÌNH THỰC HIỆN 1 EVENT

17. Thông tin
cơ bản
Khách hàng
mục tiêu
Thông tin
thương hiệu
Thông tin
Sản phẩm
Lợi ích
cảm tính
& lý tính
Lý do
để tin
Điểm khác biệt
Thông tin
Công ty
Giá trị
cốt lõi
Agency Brief
Yêu cầu
Về Event
Mục
đích
làm
Event
Mục tiêu,
KPIs
Địa điểm,
Thời gian
thực hiện
Khách &
số lượng tham
dự
Key Message
Yêu cầu
khác
Phong cách
cần thể hiện
Điều cần
chú ý
Công việc
của Agency
Thời hạn,
Deadline
Tiếp nhận thông tin3.1

18. Big Idea/Master
Concept
Phát triển ý tưởng3.2
• Theme
• Activity
• Master Plan
• Design
• Costing
• …

19. 1. Debriefing 2. Jobs-to-
be-done
3. Think BIg
4. Think
Tight
5. Select and
Develop
Tổ chức Event để làm
gì?
Khách hàng muốn gì?
Thương hiệu đang ở đâu?
Cần đạt được gì qua Event?
Cần phải làm gì để khách hàng
hài lòng?
Yếu tố quan trọng nhất là ấn
tượng/thúc đẩy doanh số…
option về concept
option về theme
option về activity
Ý tưởng nào vừa tiết kiệm vừa nhanh
chóng?
Ý tưởng nào vừa chất lượng vừa đáp
ứng tiến độ?
Yếu tố nào có mức độ tác động cao và
độ quan trọng lớn?
Ý tưởng nào được lựa
chọn?
Tiếp tục phát triển nó
như thế nào?
Phương hướng thực thi
ra sao?
Quy trình phát triển ý tưởng

23. Khảo sát địa điểm
Phát triển phác thảo proposal
Phát triển proposal cuối cùng
Các giấy tờ cần thiết
Phát triển Concept cho Event
Ideas Development
Phát triển Activity
Phát triển theme
Thiết kế
Implementation
Proposal & Masterplan
Lên dự trù chi phí
Lập kế hoạch & báo giá3.3

24. Xác định
các
thông
tin, yêu
cầu cơ
bản
Phác
thảo dàn
ý, nội
dung
chính
Viết
proposal
đầy đủ
nội dung
Chỉnh
sửa,
trau
chuốt về
hình ảnh
Chuẩn bị
các giấy
tờ, phụ
lục đi
kèm
Các bước phát triển proposal

25. Mở đầu
 Bìa
 Mục lục
Tổng quan
 Nền tảng
 Mục đích
 Mục tiêu
 KH mục tiêu
 Thông tin cơ bản về Event
 Thông điệp cần truyền tải
 Nhiệm vụ của Agency
Thành phần chính yếu của 1 proposal

31. Tổ chức thực hiện3.4
Bước 1: Thuyết trình nội bộ Bước 2: Thuyết trình cho khách hàng

32. Tổ chức thực hiện Event3.4
Bước 1: Chuẩn bị nhân sự thực hiện
Event
Directorr
Multi-
Language
Support
Manager
Stage
Director
Effect
manager
Venue
Manager
Client
Repre
sentative
Logistic
Manager
Out of hall
manager
Production
& Set up
Team
Trans
lator
Heado
Hone
system
MC
Stage
Support
Sound Lighting Set up Teabreak PGs Security
Welcome
team
Setup
Front
Hall
Doc
support
Visual
Camera
Photo
grapher
Health
Care

33. Resource Project Management Process Event Output
Time Time Management Schedule
Money Financial Management Budget
Humanpower Human Resource Mgt Oganizational Chart
Information Communication Mgt Production Book
Space Site Mgt Site Plan
Suppliers Procedure Mgt Request for Proposal and
Bid Specification
Bước 2: Phát triển các giấy tờ quản lý
việc tổ chức Event

34. Vendor /Supplier
 Billing and Invoice
 Credit Memo,
Confirmation
 Banquet Order, Service
Order
 Vendor Contract &
Agreement
 Leasing Agreements
 Letters and Memos
 RFP
Logistics
 Equipment Order Form
 Production Order
 Purchase Order
Personnel
 Vendor List
 Event Team Contact List
 Job Description
 Organizational Chart
Set Up
 Floor/Site Plan
 Seating Chart
Visual Material
 POS
 Approved Design Layout
 Event Booklet
Hospitality
 Registration Form
 Registration List
 Guest List
 VIP List
 Transportation Plan
 Accommodation Plan
 First Aid Plan
 Security & Safety
Checklist
Agenda & Script
 Event Agenda
 MC Script
 Entertainment Agenda
Plan
 Proposal
 Checklist
 Event Budget
 Spreadsheet
 PR Plan
 Set up Plan
 Contingency Plan/Back
up Plan
 Rehearsal Plan
 Production Schedule
 Staffing Schedule
 Project
Schedule/Timeline
 Sponsors’ Checklist
 Survey
License
 Authorization Letter
 Event License
 Instruction, Direction
 Mannual

35. Bước 3: Chuẩn bị trước Event (Pre-Event)
• Khảo sát địa điểm
• Xin giấy phép
• Thiết kế
• Sản xuất, thuê mướn
• Tuyển dụng, thuê nhân sự
• Truyền thông
• Dàn dựng lắp đặt
• Mời khách
• Chuẩn bị phương tiện đi lại, chỗ lưu trú cho khách
• Tổng duyệt (rehearsal)
• …

36. Bước 4: Thực hiện Event
• Đảm bảo những người trong team hiểu rõ và đảm nhận tốt vai
trò của mình.
• Đảm bảo sự phối hợp ăn ý giữa các cá nhân, bộ phận
• Luôn chuẩn bị tinh thần cho những vấn đề có thể xảy ra và tìm
hướng xử lý theo kế hoạch B đã đề ra hoặc nếu chưa lường
trước thì linh động tìm cách giải quyết.

37. • Gởi cho lãnh đạo công ty/khách hàng:
• Các hình ảnh báo cáo, các link... đính kèm
• Quyết toán chi phí, các hạng mục phát sinh thêm bớt, tính
toán thù lao, thưởng phạt cho nhân sự trong chương trình.
• Tổng kết lại những gì đã làm được, chưa làm được, đo
lường hiệu quả chương trình: bao nhiêu người tham dự, bao
nhiêu người đăng ký mua hàng (nếu có), phản hồi của họ
• Công tác quảng cáo, truyền thông: Bao nhiêu banner đã
được treo, bao nhiêu tờ phơi đã phát, phát ở đâu, bao
nhiêu bài PR đã được đưa lên báo...
• Họp nội bộ team thực hiện để đúc rút kinh nghiệm, khen thưởng
nhắc nhở…
Đánh giá, tổng kết, báo cáo3.5

39. 4. THỰC TẬP TẠI CÁC CÔNG TY EVENT

40. • Các công ty Event thường rất hoành tráng: Trừ một số
công ty lớn đã có vị trí trên thương trường, đa phần
những công ty chuyên biệt về Event là công ty Việt Nam,
quy mô vừa và nhỏ, bộ máy tương đối gọn nhẹ, nếu có
nhiều dự án họ sẽ tìm freelancer để cộng tác thêm.
• Sẽ được bận rộn với công việc: Trừ một số công ty lớn,
thông thường các công ty nhỏ chỉ có vài Event một
tháng, thậm chí nhiều Công ty vài tháng mới có 1 Event
• Sẽ được thực hành quản lý 1 dự án, tổ chức một sự kiện:
Khởi đầu của tất cả những người quản lý Event đều là
chân chạy việc, đảm nhiệm những công việc nhỏ nhặt
nhất.
• Vào công ty bị sai vặt nhiều, không được ai chỉ dẫn để
có cơ hội học hỏi: Sinh viên nên tự học hỏi, quan sát
và đúc rút kinh nghiệm cho bản thân thông qua việc quan
sát những người trong công ty thực hiện dự án.
Một số lầm tưởng về việc thực
tập
4.1

41. 1. Thông tin cá nhân: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại,
email…
2. Mục tiêu thực tập: Để học hỏi, để trau dồi kỹ năng,
kinh nghiệm, tìm môi trường có tính thực tế cao…
3. Học vấn: Liệt kê tên trường, khoa đang học và các khóa
học ngắn hạn đã tham gia, tình trạng tốt nghiệp hay chưa…
4. Kinh nghiệm làm việc/Hoạt động ngoại khóa: Nếu đã từng
tham gia làm thêm, hay từng tham gia công tác xã hội, hãy
liệt kê rõ theo thời gian, công việc và vị trí của mình
5. Năng lực, sở trường: Một số kỹ năng thế mạnh, một số
khả năng về ngoại ngữ, tin học… cần nhấn mạnh
Mẫu CV dành cho ứng viên thực
tập
4.2

42. 1. Rà soát kỹ càng, đảm bảo không xảy ra lỗi chính tả,
ngữ pháp
2. Font chữ nhất quán, chữ nghĩa, cách dòng thoáng, không
dày đặc, chừa ít nhất 1 cách dòng giữa các mục.
Bullet, cách dòng có nhất quán giữa các đoạn
3. Độ dài trung bình khoảng 2 trang. Nếu có hình ảnh,
thông tin cần giới thiệu thêm có thể đính kèm trong 1
file Powerpoint
4. CV nên có hình thẻ chụp thẳng mặt, tối kỵ đưa hình
đang đi chơi, hình tự chụp bằng điện thoại hay đang
mặc trang phục không được nghiêm túc
5. Khi gởi email CV cho nhà tuyển dụng, email cần phải có
tiêu đề, trong email cần có ít nhất vài dòng lời ngỏ.
Địa chỉ email tốt nhất nên lấy là tên của mình
Lưu ý khi gởi CV thực tập4.3

43. 1. Nguồn dễ tiếp cận nhất: Internet, danh bạ doanh nghiệp
2. Có thể tìm trên máy tìm kiếm các Các từ khóa liên quan
đến những công ty tổ chức sự kiện
3. Tham khảo website Công ty để biết thêm về bản thân
công ty, nhu cầu tuyển dụng, thông tin liên hệ
4. Liên hệ với phòng nhân sự công ty, xin gặp người phụ
trách tuyển dụng và gởi email CV cho họ. Nhớ lưu lại
tên người tuyển dụng và số điện thoại di động (nếu có)
5. Sau 3 đến 5 ngày nếu vẫn chưa được hồi đáp thì liên hệ
lại với nhà tuyển dụng để hỏi tình hình nhận hồ sơ.
Tìm kiếm 1 công ty thực tập4.4

44. Thông qua khoảng 10 dòng thư ngỏ,cần cho nhà tuyển dụng
thấy:
1. Tinh thần ham học hỏi và cầu tiến, không ngại khó của
mình
2. Cho nhà tuyển dụng nhìn thấy những gì sinh viên có thể
đóng góp cho công ty của họ: có những khả năng nào đặc
biệt, có thể phụ những công việc gì
3. Cho họ thấy sẽ không phải mất nhiều thời gian vào việc
hướng dẫn sinh viên thực tập
Làm sao để “lấy điểm” công ty
nhận thực tập
4.5

45. • Bí quyết thực tập ở các Công ty Event
• Kinh nghiệm ứng tuyển vào vị trí nhân viên tổ chức sự
kiện
• Trang chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm ngành event:
www.eventchannel.vn
• Diễn đàn tổ chức sự kiện www.f-event.com.vn
Một số link hữu ích4.6

46. 5. GỢI Ý VỀ ĐỀ TÀI THỰC TẬP

47. • Làm đề tài vượt quá khả năng hiểu biết, khả năng trải
nghiệm thực tế trong thời gian thực tập
• Làm đề tài sa đà vào những mảnh ghép quá nhỏ trong
Event: chất liệu thi công, việc in ấn…
• Vẽ ra một Event mơ ước nhưng không có khả thi trong
thực tế
Một số điều cần tránh khi làm đề
tài tốt nghiệp
5.1

48. • Một khía cạnh nào đó trong quá trình thực hiện Event:
– Công tác khách hàng
– Lên kế hoạch
– Tổ chức thực hiện
– Báo cáo, nghiệm thu
• Những vấn đề liên quan đến tổ chức Event có liên hệ đến
thực tế tại địa phương, tại đất nước
• Tối ưu hóa quy trình làm Event: về tổ chức nhân sự, quy
trình, giấy tờ…
• Kế hoạch chi tiết để thực hiện 1 Event
Một số mảng đề tài có thể lựa
chọn
5.2

49. Q & A
Email: thao.nguyenhaanh@gmail.com
Blog: www.banhbeo.wordpress.com