1. E-OFFICE СИСТЕМИЙН НЭВТРҮҮЛЭЛТ, ХӨГЖҮҮЛЭХ
БОЛОМЖУУДЫГ СУДЛАХ НЬ
Р.ЗОЛЗАЯА
ШУТИС, КтМС, Мэдээллийн Системийн Менежмент
e-mail: zoloo_bumts@yahoo.com
Хураангуй
Төрийн үйлчилгээг олон нийтэд ил тод хүртээмжтэй байлгахад ашиглагддаг
арга хэрэгсэлийн нэг болсон E-OFFICE системийг байгууллагууд нэврүүлэх нь зүйтэй
байна.
Монгол улсад Татварын Ерөнхий Газар, Шунхлай Груп, НИК, ДЦС3, Мобиком гэх
мэт компаниуд E-Office системийг үйл ажиллагаандаа амжилттай ашиглаж байна.Үүний
жишээ болгож Татварын Ерөнхий Газрын SHAREPOINT системийн нэвтрүүлэлт болон
хөгжүүлэлтийг судлаж үзлээ. Судалгааны зорилго тухайн байгууллагад ашиглагдаж буй систем
үйл ажиллагааг нь хэрхэн хөнгөвчилж өгсөн мөн цаашид хэрхэн хөгжүүлэх боломжтой
болохыг илрүүлэхээр зорисон юм.
Судлах явцдаа системийн зарим дутагдалтай, хөгжүүлэх шаардлагатай асуудлуудыг
тодорхойлж гаргасан бөгөөд нэмбэл зохих модулиудыг судласан.Судалгааны үр дүнд ихэнх
ажилчид тухайн систэмээ ашиглаж чаддаггүй болох нь ажиглагдсан. Тиймээс ажилчидыг
сургалтанд хамруулж гарын авлагаар хангах нь зүйтэй. Мөн системийн боломж бололцоог зөв
зохистой ашиглах хэрэгтэй байна.
Санал болгосон модулиуд:
1
2
3
4
5
6
7
“Англи – Монгол”, “Монгол – Англи” толь бичиг оруулах
Гадуур явсан тэмдэглэл
Өвчтэй чөлөөтэй
Номын сан
Эд хөрөнгийн бүртгэл
Харилцагчын мэдээлэл
Шинэ санаа
Эдгээрийг бусад системийн модулиудтай харьцуулан судалсны үндсэн дээр гаргаж ирсэн ба
тухайн байгууллагын удирдлага өөрийн онцлогоос хамааруулж уг модулиудын алийг нь ч
дэмжин хэтийн стратеги төлөвлөгөөндөө оруулах боломжыг хангаж өгсөн юм.
Түлхүүр үг: E-Office буюу цахим оффис, функц, модул,web-based
ОРШИЛ
Дэлхийн програм хангамжийн зах зээл аажмаар интернет технологируу
шилжиж интернетийн сүлжээгүй компьютер, сүлжээнд холбогдож ажилладаггүй
програмууд зах зээлээс шахагдаж байгаа энэ үед “Web based application” буюу вебед

2. суурилсан хэрэглээний програм хангамжуудыг хөгжүүлэх чиглэл нь хамгийн
ирээдүйтэй салбаруудын нэг болсон билээ.
Иймд цаг үетэй хөл нийлүүлэн алхах дэлхийн чиг хандлагаар төрийн үйлчилгээг
иргэдэд хүргэх мэдээллийн цогц сан, аюулгүй байдал ил тод нээлттэй байдал болон
төрийн албан хаагчидын ажлын сахилга хариуцлага ур чадварыг дээшлүүлэх нэгдсэн
систем бий болгох зорилгоор E-OFFICE системийг нэврүүлэх нь зүйтэй.
1.1 БАЙГУУЛЛАГАД ЗОРИУЛСАН ИНТЕРНЕТИЙН БАГЦ ПРОГРАМ
ХАНАГМЖ БУЮУС E-OFFICE СИСТЕМ
Энэхүү
систем
нь
байгууллагын
дотоод
сүлжээнд
ажиллахад
зориулагдсан,сүүлийн үеийн дэвшилтэт техник технологийг ашиглан мэдээ,
мэдээллийг түргэн шуурхай түгээх, авах, солилцох, шинэ мэдлэг олж авахад
чиглэгдсэн, байгууллагын дотоод үйл ажиллагааг хөнгөвчилж, ажлын бүтээмжийг
дээшлүүлэхэд чухал ач холбогдолтой Интернэтийн багц програм юм.
E-Office нь тухайн байгууллагын ажилчдын хэрэгцээт мэдээллийг хадгалах,
боловсруулах болон томоохон агуулгын хүрээнд байгууллагын ажлыг удирдах зэрэгт
хэрэглэгдэх багц программ юм. Ажилчдын цаг хэмнэх, ажлын бүтээмж дээшлүүлэх,
цаашилбал байгууллагын нэр хүндийг өсгөх ажилчдын хамтын ажиллагааг ойртуулах
гээд олон давуу талуудыг ч багтаасан.
Байгууллагын дотоод сүлжээгээр дамжуулан үйл ажиллагаанд хэрэглэж буй EOffice систем нь дарга, мэргэжилтнүүдийн хариуцсан аливаа албан баримт бичгийн
шийдвэрлэлтийн талаарх цаасан мэдээллийг электрон хэлбэрт шилжүүлж, цаг хугацааг
хэмнэж шуурхай болгосон давуу талтай. Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн програмаар
ирсэн албан бичиг, өргөдөл гомдолтой байгууллагын дарга танилцаж, цохолт хийн EOffice- н системээр дамжуулан тухайн асуудал хариуцсан мэргэжилтэн, ажилтнуудад
шилжүүлэх, шийдвэрлэх боломжтой.
Багаараа баримт бичиг дээр ажиллах, сүлжээний орчинд асуудлыг хянан
шийдвэрлэх,алба,хэлтэс,цехүүд
хэмжээнд
баримт,
мэдээллийг
шуурхай
дамжуулах,солилцох,өгөгдлийн
санууд
гэх
ашиглах
боломж
бүрдэнэ.
Компанийудирдлагатодорхоймэдээллийгбайнгаавч,ажилхэргийгжигд,шуурхайявуулах
боломжтойболжбичигхэргийнзардалбагасна. Байгууллагын үйл ажиллагааны тухай
мэдээллийг электрон байдлаар архивлан найдвартай хадгалах, хамгаалах, ашиглах
нөхцөл бүрдэнэ.
E-OFFICE системийн бүтэц:
Мэдээ мэдээлэл түгээх,авах,солилцох
1.
-
Шинэ мэдээ харах, оруулах
Системийн нийт хэрэглэгчдэд шуурхай зар түгээх

3. -
-
Электрон бүртгэл,тооцоо
2.
-
-
Хэрэглэгчдийн бүртгэл: Системийн нийт хэрэглэгчдийн буюу боловсон хүчний
бүртгэлийг хөтлөх боломжтой.
Боловсон хүчний мэдээллийн сангаас шаардлагатай үзүүлэлтээр хайлт хийх,
хэвлэж авах боломжтой.
Цагийн бүртгэл: Хэрэглэгчид/ажилтнууд/ өглөө ажилдаа ирсэн болон орой
ажлаас тарахдаа цагаа электрон байдлаар бүртгүүлнэ. Системийн удирдагч нийт
ажилтнуудын ажил таслах минут болон илүү цаг, амралтын өдрүүдээр
ажилласан цагийг автоматаар тооцож цалин бодоход ашиглана.
Ажлын гүйцэтгэл: Хэрэглэгчид бүр тухайн өдөр гүйцэтгэсэн ажлаа бүртгэнэ.
Ажилтнуудын гүйцэтгэсэн ажилд удирдлага нь тутам хяналт тавих боломжтой.
Үүрэг даалгаврын бүртгэл, хяналт
Электрон тэмдэглэлийн дэвтэр
3.
-
-
Ажлын төлөвлөгөө: Хэрэглэгчид өөрсдийн ажлын төлөвлөгөгөө он, сар, өдөр,
цагаар төлөвлөх боломжтой бөгөөд тухайн өдрийн ажлын төлөвлөгөө хамгийн
эхний нүүрэн дээр шууд харагдана.
Хаягийн лавлах: Хамт олон, найз нөхдийнхөө хаяг, утасны лавлахыг электрон
дэвтэртээ хөтлөх боломжтой.
Электрон сургалтын систем
4.
-
Англи хэлний хичээл
Англи-Монгол,Монгол-Англи толь бичиг
Бусад
Электрон мэдээллийн лавлах сан
5.
-
6.
Тухайн байгууллага хамт олны тэмдэглэлт өдөр болон тухайн хэрэглэгчийн
төрсөн өдөр бусад баярын өдрийг нь тохиолдуулан Электрон
мэндчилгээ/зурагтай, зураггүй/ дэвшүүлэх
Байгууллагын удирдлага,хамт олондоо хандаж төрөл бүрийн санал хүсэлтээ
гаргах, асуулт асууж хариулт авах
Байгууллагын дотор дурын сэдвээр хэлэлцүүлэн өрнүүлэх-Forum
Байгууллагын дотор төрөл бүрийн уралдаан зарлах, уралдааны үр дүнг мэдээлэх
Санал асуулга явуулах
Аж ахуй нэгжүүдийн мэдээллийн сан
Төрийн бус байгууллагын мэдээллийн сан
Төрийн байгууллагуудын утасны лавлах
Монгол улсад хүчин төгөлдөр мөрдөгдөж байгаа хууль, тогтоол
Мөн өөрийн байгууллага болон орон нутгийн утасны лавлахыг нэмж оруулсан
мэдээллийн сангүүсгэх боломжтой.
Электрон баримт бичиг

4. -
Байгууллагын дотоод журам, заавраа оруулах
Байгууллагын удирдлагаас гаргасан тушаал, шийдвэрийг оруулах
Бусад ямарч төрлийн электрон бичиг баримтыг оруулах боломжтой. Эдгээр
оруулсан электрон баримт бичгийг системийн нийт хэрэглэгчид үзэх
боломжтой.
Байгууллагын удирдлага, ажилтан, албан хаагчид мэдээллийн нэгдсэн орчинд
орсноор:
-
Харилцан хоорондоо мэдээлэл солилцож, мэдээллийн урсгал сайжирна.
Хамтарсан үйл ажиллагаа явуулна.
Ажлын төлөвлөгөө, тайлан гүйцэтгэлээ хялбар мэдээлэх боломжтой болно.
Байгууллагын мэдээллийн нэгдсэн сантай болно.
Байгууллагын дотоод сүлжээ, компьютерийн ашиглалт сайжирна.
Удирдлагын зүгээс ажилтан, албан хаагчидад тавих хяналтыг сайжруулна.
Дотоод зохион байгуулалт, ажлын бүтээмждээ шилнэ.
Ажилтан, албанхаагчид мэдээллийн технологийг өдөр тутамын ажилд хэрэглэж
мэдлэг чадвараа сайжруулах боломжтой.
Мөн хүн бүрт зориулсан мэдээллийн сан нь байгууллагын удирдлага, ажилтан,
албан хаагч бүр өөртөө шаардагдах хэрэгцээт мэдээллийг хүссэн үедээ хялбар,
хурдан хугацаанд мэдээллийн аль нэг цэгээс элдэв шат дамжлага гүйгээр хүлээн
авах орчин бүрдэнэ.
Ажлын төлөвлөгөө гүйцэтгэл. Үүнд:
-
Байгууллагын бүх ажилчид ажлаас араар төлөвлөх
Ажлын гүйцэтгэлийг оруулах
Үүрэг даалгавар өгөх
Үүрэг даалгаварын гүйцэтгэл оруулах
Тогтмол ажлын бүртгэл
7 хоногийн ажлийн тайлан гаргах
Салбар нэгжийн 7 хоногийн тайлан
Байгууллагын 7 хоногийн ажлын нэгтгэл хийх
Сарын ажлын тайлан гаргах
Салбар нэгжийн сарын ажлийн тайлан гаргах
Удирдлагын төвшин ажилд үнэлгээ өгөх
Ажлын төлөвлөгөөг төрөл бүрээр шүүсэн хэлбэрээр тайлан гаргах
Бичиг баримтын хэлэлцүүлэг
Төсөл төлөвлөх
7 хоногоор, сараар, жилээр тайлан гаргах
Албан хэргийн хөтлөлт, бүртгэл хяналт
Файлын санд файл нэмэх үйлдлүүдийг хийх боломжтой.
E-Office системд зайлшгүй байх ёстой дэд системүүд:

5. -
Форум хэлэлцүүлэг
Дотоод чат
Файлын сан
Бичиг баримт
Мэдээ мэдээлэл, зар
Хүний нөөцийн мэдээлэл
Үйл ажиллагааны төлөвлөлт
Үүрэг даалгаврын гүйцэтгэл
Үүрэг илгээх, хүлээн авах дамжуулах
Шинэ мэдээ илгээх, хүлээн авах зэрэг юм
Мэдээлэл нь дараах шинж чанартай байж болно. Үүнд:
-
Зөвхөн удирдлагын түвшинд хандах
Зөвхөн уншигдах
Нийтлэг
Олон нийтэд зориулсан гэх мэт.
Мэдээллийн төрөл:
-
Өдөр тутмын үйл явдлын талаарх мэдээлэл
Байгууллагатай холбогдолтой үйл явдлын талаарх зарлал
Аливаа ажил албыг хамгийн үр дүнтэй явуулах арга нь:
-
Тухайн ажилд оролцогчид ажлын ачааллаа зөв хуваарилан авах, хэрэгцээт
сонголтоо өөрсдөө хийх боломжтой байх.
Тус шаардлагатай хэрэгслээр хангагдах.
Хоорондоо ажлын зохицуулалт нь зөв, шуурхай хийгдэх.
Ажил гүйцэтгэх нөхцөл, бололцоог нь зөв, хялбар байхаар хангаж өгсөн байх.
Уг програм хангамжийг нэвтрүүлсэнээр дээрх бүх нөхцлийг одоогийн байгаа
хэмжээнээс илт дээшлүүлэх, үр бүтээлтэй үйл ажиллагаанд шилжих болно.
E OFFICE-ийн ялгарах онцлог
Интернет технологи
-
Интернетэд ажиллаж чадах дурын компьютер,гар утаснаас ажиллана.
Гадаадад гэр хөдөө орон нутаг хаанаасч холбогдож ажиллаж болно.
Нэмэлт програм суулгах шаардлагагүй,ажиллахад хялбар.
Засвар сайжруулахад хийхэд хялбар.
Байгууллагын үйл ажиллагааны иж бүрэн удирдлага
-
Аливаа байгууллагын үйл ажиллагааг явууллахад чухал шаардагдах 40 орчим
ажил үйлчилгээг цахим хэлбэрт шилжүүлж хялбар шуулсан.

6. -
Бүх үйлдлүүд нийтэд болон зөвхөн дарга менежер,хариуцсан ажилтанд харагдах
үйлдэл хийлгэхээр эрхийн хязгаарлалттай.
Дарга, менежерүүд хариуцсан ажилтнуудынхаа үйлдлийг хянаж баталгаажуулах
боломжтой. Бүх харилцан уялдаатай.
Байгууллагын хэмжээний тайлан судалгааг цаг тутам хялбар харж болно.
E OFFICE-ийн бүрэлдэхүүн
Байгууллага:
-
Байгууллагын бүтэц
Ажиллагсад
Эрх
Төхөөрөмжийн тохируулга
Хариуцсан ажил:
-
Хурал
Албан бичиг
Хөрөнгийн бүртгэл
Харилцагчийн үйлчилгээ
Нийт ажилчид:
-
Мэдээ зар үйл явдал
Хэлэлцүүлэг санал
Лавлах тайлан
Дүрэм стандартууд
Хувь хүн:
-
Ажлын цаг
Ажлын тайлан
Төлөвлөгөө
Хувийн мэдээлэл
Холбоо харилцаа:
-
Дотоод мессеж
e-Mail бөөн, хэсэг хүмүүст зэрэг илгээх үйлчилгээ
Үүрэг даалгавар, тусгайлсан зар
E OFFICE-ийг суурилуулах хэлбэр
Интернэтийн орчинд
Давуу тал:
-
Хаана хэзээч хандана

7. -
Сервер сүлжээ, шаардлагагүй зөвхөн интернэтэд холбогдоход ажиллана.
Суурилах үйлчилгээг мэргэжлийн хүмүүс хариуцна.
Сул тал:
-
Хурд нь интернэтийн холболтын хурдаас хамаарна.
Нууцлал хамгаалалт төгс биш
Интернэт тасрах үед ажиллахгүй.
Байгууллагын хүрээнд
Давуу тал:
-
Нууц хамгаалалт сайн
Хадгалах мэдээллийн хэмжээ серверийн хатуу дискний хэмжэээнээс л хамаарна.
Ажиллахад хурдан.
Сул тал:
-
Гаднаасхандахболомжгүйзөвхөнбайгууллагынхүрээндажиллана.
Серверсүлжээнийзардалнэмэгдэнэ.
Үйлчилгээгудаанавна.
E OFFICE- ийн цогц програмууд нь интернэт технологийг хийгдсэн тул интернэтийн
орчинд болон байгууллагын дотоод сүлжээнд суурилан ажиллах болно
Байгууллагад дараах асуудлыг шийдвэрлэхэд тусална
Асуудал
Ач холбогдол
Хөрөнгийн бүртгэл
Бүртгэсэн
өмчийг Эд хогшил, мөнгө, материал
арвижуулж болно
Ажлын гүйцэтгэл
Хэн юу хийж байгааг цаг Тайлан, төлөвлөгөө,
тутам мэднэ
даалгавар
Ажлын шийдвэрлэлт
Бүгдээрээ хэлцэл
Мэдээллийн солилцоо Мэдээлэлгүй
төөрсөн хүн
e-office-ийн модулиуд
Хэлэл үүлэг
санаа
санал
үүрэг
асуулга
ажилтан Мэдээ, зар, хуанли, мессеж
Цаг ашиглалт
Цаг бол алт
Ирц , чөлөө ,томилолт
Нэгдсэн зорилго
Бүгдээрээ нэгэн зүгт
Хөтөлбөр ,төлөвлөгөө, мэдээ
Үүрэг даалгавар
Байгууллага
юм
бол Үүрэг, мессеж, мэдээ, дотоод

8. хандаж удирдуул
журам
Лавлах мэдээлэл
Хэрэгтэй мэдээлэл ажлын Бичмг баримт, журам, ашигтай
хурдасгуур
холбоос
Шуурхай харилцаа
Харилцааны үнэ
хурдаас хамаарна
Харилцагчийн
үйлчилгээ
Харилцагч бол хаан
Албан бичиг
Цаасгүй
технологи- Албан
бичиг,
одоогийн харилцаа
маягтууд
Хүний нөөц
Ажилчид
баялаг
цэнэ Мессеж, зар , хурал, тайлан
Өргөдөл, гомдол
стандарт
байгууллагын Бүтэц, ажиллагсад, хүсэлт
E-Office-г нэвтрүүлсэнээр
ХЭНД?
ЯМАР ТУСТАЙ?
Дарга,
захирал
E-OFFICE хэрэглэснээр байгууллага болон ажилчдынхаа ажлын явцийг
цаг тутам бодитоор мэдэрч удирдахад хялбар болно. Хаана ч явсан хэдэн
цагт ажлуудаа хянаж,шалгаж,үүрэг даалгавар өгч биелэлтийг хянах
бололцоотой болсноор ажлын цаг эрс сайжирна.
Менежер
Ажилтан
Хариуцсан ажлаа төлөвлөж,багийнхаа ажлыг хянан зөвлөхөд E-OFFICE
ихээхэн тус болно. Олон дахин хуралдаж,ажлын явцаа байн байн
тайлагнах шаардлагагүй болж үр бүтээлтэй ажиллах орчин бүрдэнэ.
Бүртгэл тооцоо ил тод, ажлын гүйцэтгэл шуурхай болсноор
ажиллагсадын хариуцлага,ажлын бүтээмж эрс дээшилнэ.
Байгууллагын дотоод мэдээлэл түргэн шуурхай, нийтэд хүртээмжтэй
болсноор ажиллах урам зориг, өрсөлдөөн нэмэгдэж илүү ихийг бүтээх
хүсэл төрөх болно. Хэзээ хаана юу хийснээ E-OFFICE –р дамжуулан цаг
алдалгүй мэдээллэх нь компаний нийт ажилд тус нэмэр болж байгаагаа
цаг тутам мэдрэх боломж олгодог.
2.1 SHAREPOINT СИСТЕМ
Microsoft SharePoint нь анх 2001 онд үүссэн бөгөөд Microsoft-ийн хэрэглээний
интернетийн платформ юм.Урд нь SharePoint нь контент менежмент болон документ
менежменттэй хамтран ажиладаг байсан бол сүүлчийн хувилвар нь олон талын чухал
ач холбогдол бүхий үйлдэлтэй болжээ.
SharePoint нь олон
олон зорилго агуулах бөгөөд тэдний дундаас олон
байгуулгуудад хэрэглэгддэг нэн чухал нь инфрабүтцээр дэмжигдсэн Вэбийн
технологи байгуулах юм.SharePointийн нүүрний хэсэг нь Microsoft Office- той адилхан

9. ба энэ нь оффисын програмтай хамт хийгддэг.Энэ бэвийн хэрэгслүүд нь мэргэжлийн
бус хүмүүст хэрэглэхэд тохиромжтой. SharePointийн тусламжаар интранет
портал,бичиг баримт ба дансны менежмент,хамтын ажиллагаа, олон нийтийн
интернет,экстранет,санаачлгын хайлт ба бизнесийн ухааны талаар олж болно.Үүнээс
гадна интеграцийн систем,интеграцийн процесс ба ажлын автомат чанар байж болно.
Зарим хэрэглээний программууд SharePointтой адилхан буюу түүний сайжруулсан
хувилбарууд ба APIsд суурилсан хувилбартай хамсан ажилладаг. Хэрэглээний
платформийн хувьд төвийн менежмент,төрийн удирдлага ба аюулгүй байдлыг хангасан
байдаг.
2008 онд Куадрант групп SharePoint-ийг шилдэгээр шалгаруулсан, учир нь
хамгийг шилдэг 500 компаний 78% нь 2006-2011 оны хооронд SharePoint-ийг
ашигласан байна.
Microsof 36,5 сая гаруй хэрэглэгчийн лиценз худалдсан байна. Microsof-д
SharePoint-ийн – төрөл байдаг ба нэмэлт үйлдлийн системүүдтэй ба клоуд сервистэй
юм байна Клоуд сервисийн тусламжаар бас их худалдаа хийгдсэн байна.
Мэдээллийн зохион байгуулалт (Management), мэдээллийн хандалтын (Access)
орчинг сайжруулах замаар Байгууллагыг бүтээмж өндөртэй ажиллуулахад чиглэсэн
майкрософтын бүтээгдэхүүн юм.
Хамтын ажиллагаа, харилцааны орчин
-
Мэдээллийг хамгийн шуурхай, ухаалаг замаар бусдад хүргэх.
Бичлэг, зар, хэлэлцүүлэг өрнүүлэх
SharePoint дээрх мэдээлэлд хандах эрх бүхий бүх хэрэглэгчид мэдээллийг
шинэчлэлийг тогтмол өөрсдийн компьютер дээр хүлээн авах.
Хэрэглэгч өөрийн хүссэн байдлаар мэдээллийг хүлээн авах сонголтууд
Бичиг баримтын менежментын систем
-
SharePoint нь бичиг баримтын нэг цэгт төвлөрсөн хадгалах орчинг бүрдүүлсэн.
SharePoint дээрх мэдээлэл дээр хайлт хийн хүссэн мэдээлэлдээ түргэн
хугацаанд хандах боломжтой
SharePoint дээрх мэдээлэлийг өөрийн хүссэн байдлаар жагсаан харах
боломжтой
SharePoint дээрх мэдээллүүдийн хандалтын эрхээр зохицуулалт хийх
боломжтой.
Бизнесийн процессын автоматжуулах
-
Ажиллах процесс болон ажлын дарааллуудыг автоматжуулах
Өдөр бүрийн ажиллагааг системжүүлснээр алдаа гарах магадлалыг хамгийн
бага түвшинд байлгах

10. -
Шат дараалсан үйлдлүүд; зөвшөөрөл, хяналт, гарын үсэг цуглуулах, заавар
зөвлөмж авах зэрэг үйлдлүүд SharePoint дээр хамгийн оновчтой байдлаар
хийгдэнэ
Мэдээлэл цуглуулж боловсруулалт хийх
-
Хэрэглэгчийн ашигт ажиллагаа болон бүтээмжийг эрс дээшлүүлдэг
Мэдээллийг төвлөрсөн нэг аюулгүй орчинд хадгалдаг
Өгөгдлийн үндсэн баазаас мэдээллийг шуурхай хайдаг
Салбар, Хэлтэс, Баг, болон бүлэг хүмүүсийн хооронд мэдээллийг дамжуулдаг
Мэдээллийн нууцлал, аюулгүй байдлыг хангадаг
Анхан шатны мэдээллүүд дээр гарах алдааг багасгадаг
2.2 SHAREPOINT – ИЙГ НЭВТРҮҮЛСЭНЭЭР






Цаг хугацааг хэмнэнэ
Орон зайнаас хамаарахгүй болно
Ажлын бүтээмж өндөрсөнө
Зардал багасна
Нууцлал хамгаалал сайжирна
Мэдлэгийг нэг цэгт төвлөрүүлнэ
Sharepoint-н 6 боломж:
Sites сайтууд- сайт нь таны бүх ажилын вэб сайтуудыг ганц дэд бүтэцтэй болгодог.
Мөн баримтуудаа мэргэжил нэгтнүүддээ хуваалцах, хамтрагчидтайгаа бүтээлүүдээ
ашиглах, хэрэглэгчиддээ зориулж мэдээллүүдээ олшруулахад нь тусалдаг.
Communities -нийгэмлэгүүд нь маш том хамтын ажиллагааны багажуудыг дамжуулдаг
бөгөөд ганц л хэсэг нь тэдгээрийг хянадаг. Хүмүүс санаа бодлоо хуваалцахыг хялбар
болгодог ба тэдний хүссэнээр хамтран ажилладаг
Composites- бүрдэл нь өөрийнхөө бизнесийг бүтээхэд зориулсан багажнууд болон
бүрдлүүдийг санал болгодог. Бизнестээ хэрэгтэй хариу үйлдэл авахын кодгүй
асуудлуудаар хий.
Content - баримтын төрөл, ашиглагдах бодлогууд зэрэг шинжүүдээр ар талын
зөвшөөрөгдөх хэмжээнүүдийг үүсгэдэг ба автомат агуулга хайх болон хүмүүсийг
микрософт оффис дээр ажиллах боломжийн олгодог
Insights - мөн чанар нь хүн болгонд мэдээллийн сан дахь мэдээллүүд, бизнесийн
программуудыг ашиглах боломж олгодогбөгөөд хүмүүст шийдвэр гаргахад хэрэгтэй
мэдээллүүдийг байршуулахад тусалдаг.

11. Search- хайлт нь холбоо хамааралтай нэгдэл дотроос салгаж өгдөг ба хүмүүст хэрэгтэй
мэдээлэлээ олох ажилаа хийгдсэн эсэхэд нь холбоо барихад тусалдаг.
SHAREPOINT-н үйлчилгээ
-
Багын хэлэлцүүлэг явуулах
Бичиг баримт түгээх
Хуанли хөтлөх
Жагсаалт үүсгэх
Бүх нийтийн мэдээлэл оруулах боломжтой
Мөн энэхүү систем нь Оффисын хэрэглээний программуудтай маш сайн холбогдож
ажиллах боломжтой. Жижиг мэдээллийн сангийн бүрдүүлэлтүүдийг хийх боломжтой.
Цаашид авч явах хөгжүүлэхэд амар. Мөн нэмж хэрэгцээт программын модулиуд нэмж
программчилж хөгжүүлэх боломжтой Мэйл сервертэй холбогдож мэйлээр хэрэгцээт
мэдээллээ түргэн шуурхай авах боломжтой.
2.3 SHAREPOINT СИСТЕМИЙН СУДАЛГАА
Зураг 2.1 Sharepoint системийн эхлэл хэсэг
Системд нэвтрэхэд эхлэл нүүр хэсэг дээрхи байдалтайгаар харагдах бөгөөд шинээр
сайт, лист үүсгэх, сайтын дэлгэцийн өнгө үзэмж харагдах байдлыг өөрчлөн хийх
боломжтой.

12. Зураг 2.2 Sharepoint системийн нүүр
Эдгээр зургуудыг татварын ерөнхий газрын E-Office буюу Sharepoint системээс
хуулбарлаж авсан бөгөөд энэхүү зурган дээр алба хэлтэс бүрт шинэ сайт үүсгэж, шинэ
зар мэдээ, урсдаг зар гэх мэтийг оруулсан байдал харагдаж байгаа юм.
Зураг 2.3 Sharepoint системийн ажлын хэсэг
Харин дээрх зурган дээр календарчилсан төлөвлөгөө нэмсэнийг харж болно. Мөн
ажилтанд тухайн өдөр, цагт төлөвлөгөөг сануулж байхаар хийгдсэн байгаа юм.

13. Зураг 2.4 Sharepoint системийн нүүр
Энэ зурган дээр шинэ бичиг баримтууд оруулсан байдал харагдаж байгаа юм.
Зураг 2.5 Sharepoint системийн сайтийн үндсэн нүүр
Харин энэхүү зурган дээр алба хэлтэсийн сайтыг үүсгэсэн байдал харагдаж байгаа юм.
Мөн мэдлэгийн сан, тайлан төлөвлөгөө, хуанли, хамтран ажиллах, хэлэлцүүлэг, мэдээ
мэдээлэл гэх мэт функцууд байгааг харж болно. мөн төлөвлөгөөний биелэлтийг график
байдлаар оруулсан байгаа юм.

14. Зураг 2.6 Sharepoint системийн хэлэлцүүлэг хэсэг
Хэлэлцүүлэг өрнүүлсэнээр шийдвэрлэхэд хүндрэлтэй, тулгамдаж буй асуудлуудыг баг
хамт олноороо санаа бодлоо солилцон шийдвэрлэх боломжтой юм. Мөн судалгаа
явуулах боломжтой. Дээрхи зурганд хэлэлцүүлэгийн харагдах байдлыг харууллаа.
3. SHAREPOINT СИСТЕМИЙГ ХӨГЖҮҮЛЭХ НЬ
3.1 НЭМБЭЛ ЗОХИХ МОДУЛИУД
 “Англи – Монгол”, “Монгол – Англи” толь бичиг оруулах – Ажилчидад
хэрэгцээтэй үгээ орчуулахад нь туслана. Энэ нь заавал толь бичигээс хайж цаг
гарздахгүй, ажлыг хурдан шуурхай явуулахаас гадна ажилчидад оюуны хөрөнгө
болж чадна.
 Гадуур явсан тэмдэглэл – Байгууллагад хамгийн их тулгамддаг нэг зүйл бол
ажилчид ажлын байрандаа байгаа эсэхэд тэр бүр хяналт тавьж чаддаггүй явдал
юм. Энэ нь ажилчидын хэдээс хэдэн цагын хооронд гадуур явж ажилдаа хэдэн
цаг зарцуулж байгааг мэдэх боломжтой болдог.
 Өвчтэй чөлөөтэй – Ажилтан ямар учир шалтгаанаар чөлөө хүсэж байгаа
тухайгаа оруулж, чөлөө хүснэ. Ажлын цаг хариуцсан менежер өдөр сараар
тайлан гаргаж, ажлын хөлс, амралт тооцоход ашиглана.
 Номын сан – Энэхүү мэдээллийн сан нь тухайн байгууллагын оюуны эх ундарга
болсон ном товхимол, сургалтын материал, гарын авлагуудын талаарх
мэдээллүүдийг агуулна. Ажилтнууд тус мэдээллийн санруу орж өөрт хэрэгтэй
номны мэдээллийг авч, сургалт хариуцсан ажилтантай холбогдон тухайн
материалыгавчсудлахболомжтой.
 Эд хөрөнгийн бүртгэл – Хөрөнгийн бүртгэл бол байгууллага, компаний үйл
ажиллагааны үр ашгийн үндсэн үзүүлэлт болно. Хөрөнгийн хөдөлгөөнийг цаг
тутам хянах бололцоо нь байгууллагыг удирдах үндсэн мэдээллийн нэг юм.
 Харилцагчын мэдээлэл – Энэхүү мэдээллийн сан нь тухайн байгууллагатай
хамтран ажилладаг байгууллагуудын мэдээллүүдийг агуулна. Ажилтан тус
мэдээллийн сангаас харилцагч байгууллагын үйл ажиллагааны чиглэл, бүтэц,
зохион байгуулалт болон удирдах ажилтны талаарх мэдээллийг авах
боломжтой. Мөн тус газрын хаяг, утасны дугаар гэх мэтийг мэдэх боломжтой.
 Шинэ санаа – Энэхүү мэдээллийн санд ямар түвшний ажилтан шинэ санаа
дэвшүүлэх боломжтой.

15. ДҮГНЭЛТ
Судалгааны объект болох Татварын Ерөнхий газарын E-Office буюу Sharepoint
системийг судлахад сүүлийн үеийн дэвшилтэт технологийг үйл ажиллагаандаа
нэтрүүлсэнээр ажилчидийнх нь идэвхи, сэтгэл ханамж өндөр байгаа нь ажиглагдсан.
Гэвч тухайн байгууллагын ажилчид системээ сайн эзэмшээгүй үйл ажиллагаагаа бүрэн
автоматжуулаагүй байгаатай холбоотой юм.
Тиймээс үйл ажиллагаандаа зарим зүйлсийг нэмвэл зүйтэй. Үүнд:
Интерфейсээ сайжруулах
Ажилчидад E-Office ашиглалтын талаар байнгын сургалт семинар явуулах
Үйл ажиллагаандаа тохирсон шинэ функц нэмэх.
НОМ ЗҮЙ
1.
2.
3.
4.
5.
http://e-surgalt.com/programming/sql/26-sql-?start=1
http://www.asuoffice.mn/aboutproduct/101
http://en.wikipedia.org/wiki/List_of_collaborative_software
http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_operating_systems
http://www.orgilsoft.com/main/index.php?option=com_content&view=article&id=15
&Itemid=31
6. http://www.it.ub.gov.mn/index.php?option=com_content&task=view&id=82&Itemid
=55
7. http://www.uspto.gov/patents/process/status/e-Office_Action.jsp
8. http://www.eoffice.net/virtual_office.html
9. http://advancedpcadvisor.com/fix-dllfiles/eOffice.ocx-error diagnosis_169691.html
10. http://www.zoho.com/sharepoint/features.html
11. http://www.slideshare.net/togtox/erp-lecture
12. http://www.eoffice.mn/subsystem
13. http://www.eoffice.net/virtual_office/Virtual_office.html
14. http://www.electronicofficesystems.com/SiteMap.aspx
15. http://e-surgalt.com/software/office
16. http://ecm.mn/
17. http://www.starsoft.mn/?page_id=83