la gestion des achats et l'élaborations de tableaux de bord

1. GESTION DES ACHATS

2. Plan du cours
1. La fonction Achats
• Objectif
• Mission
• Structure
2. Métier de l’acheteur
3. Mise en œuvre de la démarche Achats
• Politique Achats
• Leviers à l’achat
• Connaissance des besoins
• Prospection
• Internalisation des flux
• Techniques d’approvisionnements

3. Plan du cours
4. Mise en œuvre du processus Achats
• 11 Étapes des Achats
5. Sous-traitance
• Différentes formes de sous-traitance
• Aspect contractuel
6. Achats et Qualité
• Notion de qualité
• Qualification des nouveaux fournisseurs
• Management de la qualité

4. Plan du cours
7. Évaluation des performances
• Indicateurs Achats
• Tableaux de bord
8. Profil de l’acheteur
• Les compétences générales
• Les qualités professionnelles et humaines
9. Achats et Internet
• Recherche des informations
• Sites fournisseurs
• Sites d’intermédiation
• L’achat ou la commande en ligne
• Avantages et opportunités d’internet
10. Procédures et contrôles

5. LA FONCTION ACHATSLA FONCTION ACHATS

6. Les Achats …
1950. En période de pénurie, la production est prioritaire : la
fonction Achat doit se procurer à l'extérieur ce que l'entreprise ne
produit pas, pour que la production ne soit pas perturbée.
1960. En période d'abondance, la vente est prioritaire, la production
est diversifiée. La fonction Achat perd de son importance, elle
négocie au meilleur prix.
1970. En économie de concurrence, le contrôle de gestion est
important : la fonction Achat doit participer à la réduction des coûts,
elle a une mission technique de connaissance des processus de
production amont (des fournisseurs).

7. Les Achats …
1980. En économie de compétitivité, le développement de produits
nouveaux de qualité est stratégique. La fonction Achat fait participer
les fournisseurs. La part de produits achetés progresse (les
entreprises sous-traitent, se "désintègrent", retrouvent leur coeur
de métier). Acheteurs & Fournisseurs "partenaires".
2000. Face à la mondialisation et à une concurrence exacerbée, les
entreprises doivent accroître leur compétitivité et réduire leurs
coûts. le métier d'acheteur est devenu une fonction stratégique aux
multiples facettes. L'acheteur est un acteur incontournable pour
assurer la compétitivité de l'entreprise. Il intervient à tous les
niveaux : achats de biens, achats de prestations externes, achats de
services…

8. La Fonction Achats. Le poids des achats dans l’entreprise:
• Tout secteur confondu : 65% du chiffre d’affaires
• Dans le secteur des services : 10 à 30%
• Dans l’industrie: 40 à 70 %
• Dans les secteurs de distribution et du négoce: 80 à 90%
Part des achats de biens
Part des achats de services (Externalisation)

9. La Fonction Achats, levier stratégique pour l’entreprise:
L’économie à l’achat représente un levier très efficace pour la rentabilité et
la compétitivité de l’entreprise.
Dans de nombreux cas ce levier est même considéré comme stratégique.
En effet, Il est beaucoup plus long et coûteux pour l’entreprise d’atteindre le
même résultat par la seule augmentation des ventes.
An.1
Exercice

10. La fonction Achats dans l’entreprise:
Fonction Achats
Demandeur(s)
Fournisseur(s)
Spécifications des besoins
Commandes aux fournisseurs
Fourniture des biens et services

11. La fonction Achats dans l’entreprise:
La responsabilité fondamentales de la fonction Achats est de fournir aux
différentes fonctions de l’entreprise des biens et services conformes à leurs
exigences et ceci en recherchant:
• Le prix d’achat le plus bas
• Le coût d’utilisation le plus performant pour l’entreprise
Une interrogation constante sur sa performance, un doute permanent sur ses
choix, un état d’esprit volontariste éviteront a l’acheteur de s’installer dans la
routine et l’habitude

12. La fonction Achats dans l’entreprise: Notion de coût global
Prix d’achat:
Prix rendu:
Coût d’acquisition:
Coût de possession:
Coût d’utilisation:
Coût global:
An.2

13. La fonction Achats. Relation entre acheteur et demandeurs
Fonction
Achats
Fournisseurs
Demandeurs

14. Acheteur
Demandeur
Fournisseur(s)
Expression
du besoin
Commande(s
)
Satisfaction du besoin
Données
Propositions
Recueil
d’informations
La fonction Achats. Relation entre acheteur et demandeurs
La maîtrise de la relation avec le demandeur est un facteur clé de réussite de
l’acheteur dans sa fonction.

15. La fonction Achats. Relation entre Achats et Approvisionnements
La mission de la fonction Approvisionnements est de mettre à disposition de la
production les biens nécessaires dans les délais requis et de gérer les flux
afférents
Les fonctions Achats et Approvisionnements sont alors amenées à intervenir de
manière étroite et complémentaires sur le processus global et peuvent même avoir
toutes deux des relations avec les fournisseurs. Il est donc important clarifier leur
rôle respectif.

16. La fonction Achats. Relation entre Achats et Approvisionnements
• La Fonction Achats
Dans le cadre de la politique et la stratégie Achats, la fonction Achats a un rôle
commercial à moye te long termes. Elle prépare, régule les conditions
d’approvisionnements et intervient pour résoudre les problèmes majeurs
rencontrés dans le fonctionnement avec les fournisseurs
• La fonction Approvisionnements
La fonction Approvisionnements a un rôle technique et intervient plutôt sur le
court terme. Elle est surtout une fonction de régulation des flux
Dans un tel contexte, les responsabilités et les taches afférentes à chaque
fonction doivent être clairement précisées. Notamment celles concernant les
relations avec le fournisseur. Le maintien de la crédibilité de l’acheteur et de son
entreprise vis-à-vis du fournisseur peut en dépendre.
An 3

17. La Fonction AchatsLa Fonction Achats
2- Le SUIVI DE L’ACHAT :2- Le SUIVI DE L’ACHAT :
Les commandes sur des accords cadresLes commandes sur des accords cadres
Le suivi des commandesLe suivi des commandes
Les factures et leur règlementLes factures et leur règlement
2 Domaines Principaux:
1- L’ACHAT :
Les appels d’offres
La négociation
La sélection et le choix du ou des fournisseurs

18. La fonction Achats. Objectif:La fonction Achats. Objectif:
- Baisser les coûts de revient
- Améliorer la qualité des produits
- Réduire les stocks et les délais.

19. La fonction Achats. Mission:La fonction Achats. Mission:
Court Terme ==> procurer les produits demandés, conformes en
quantité, qualité et délai avec niveau de service et sécurité
d'approvisionnement.
Long Terme ==> informer l'entreprise des modifications du marché
amont, menaces et opportunités, et faire des propositions.

20. Usage des achats :
-Produits intégrés à la production vendue : matières premières,
composants, informations, pièces de rechange.
-Produits participants à la réalisation du produit vendu : matières
consommables, équipements, informations, documents.
-Produits utiles au fonctionnement de l'entreprise : formation, conseil,
nettoyage...
La fonction Achats. Mission:La fonction Achats. Mission:

21. La fonction Achat assure l'interface amont : Fournisseur-Entreprise (La
fonction Vente assure l'interface aval : Entreprise-Client)
- passage d'information dans les 2 sens,
- communication entre les fournisseurs et l'entreprise,
- négociation : meilleures conditions, - signature (juridique).
Pour la Production, la fonction Achat doit trouver des fournisseurs qui :
- maîtrisent les techniques complémentaires de celles de l'entreprise,
- permettent d'absorber des pointes de volume,
- réduisent la variété des produits à fabriquer.
Pour le Marketing, la fonction Achat doit participer au plan Marketing-mix.
La fonction Achats. Mission:La fonction Achats. Mission:

22. Achat = Acte Collectif :
- pour les utilisateurs : facilité, fiabilité, coût d'utilisation
- pour les prescripteurs : diminution des risques, augmentation de la qualité,
- pour les acheteurs : sécurité d'approvisionnement, relation avec les
fournisseurs,
- pour les décideurs : coût d'achat et de financement.
La fonction Achats.La fonction Achats.
Mission:Mission:

23. Pour éviter les conflits :
- Définir les rôles,
- Préciser les procédures,
- Décrire la circulation d'informations.
La fonction Achats.La fonction Achats.
Mission:Mission:

24. La fonction Achats.La fonction Achats.
StructureStructure
Dans les entreprises industrielles, les Achats sont rattachés à la Production.
Puis, l'aspect stratégique et l'importance financière conduisent à les rattacher
à la Direction Générale.

25. Avantages de la Centralisation des Achats
- normalisation des procédures
- pouvoir de négociation
- palette de fournisseurs
- développement d'expertise
- économie
- contrôle par la DG
La fonction Achats. Structure: Centralisation ouLa fonction Achats. Structure: Centralisation ou
DécentralisationDécentralisation

26. Avantages de la Décentralisation des Achats
- proximité du terrain
- facilité intervention technique des utilisateurs --> technicité des
produits achetés
- les achats sont rattachés aux responsables de centres de profits
- activités et objectifs diversifiés
- meilleure connaissance des utilisateurs et fournisseurs locaux
La fonction Achats. Structure: Centralisation ouLa fonction Achats. Structure: Centralisation ou
DécentralisationDécentralisation

27. Une structure mixte des Achats :
Direction Centrale --> liaison
fonctionnelle --> Service décentralisé
Le service Achat peut se structurer :
- par fonction,
- par projet,
- par localisation,
- par technique.
Structure de la fonctionStructure de la fonction
AchatsAchats

28. La fonction Achats.La fonction Achats.
TendancesTendances
- La fonction Achat a accédé au niveau stratégique.
- La sous-traitance (2 mouvements inverses) :
- l'"impartition", inverse de l'intégration verticale,
- rapatriement de travaux de fabrication,
==> L'entreprise doit conserver le contrôle des facteurs-clés de son
succès et des éléments de sa stratégie. Elle ne doit pas mettre en
péril ce contrôle par la sous-traitance.
- L'ouverture internationale (les acheteurs font appel aux fournisseurs de
produits dans le monde entier...).
- Compensation ou le "troc retrouvé".

29. - Partenariat :
- du client vers un fournisseur (flux tendu),
- réduction du nombre de fournisseurs de confiance,
- nouvelle règle du jeu : "transparence", engagement réciproque, durée,
- incidence des aspects culturels.
- Vendre l'entreprise à un fournisseur (pour obtenir le meilleur).
-Les coûts de transport et la concurrence par les prix : achats lointains.
-Élimination des frontières douanières
La fonction Achats.La fonction Achats.
TendancesTendances

30. La fonction Achats.La fonction Achats.
TendancesTendances
Les sociétés orientées vers le progrès tendent à une collaboration
étroite entre recherche et développement, production, distribution
et achat.

31. LE METIER DE L’ACHETEURLE METIER DE L’ACHETEUR

32. Les missions de l’acheteur:
• S’informer en interne et en externe
• Informer, conseiller en interne
• Consulter les fournisseurs
• Négocier et contracter avec les fournisseurs
• Évaluer
Tout cela en s’organisant et en optimisant le fonctionnement, pour le meilleur
rapport coût d’acquisition / satisfaction du demandeur
An.4

33. Les missions de l’acheteur:
Ces missions et tâches fon appel à des connaissances et compétences dans
des domaines variés tels que:
• Achats
• Marketing
• Communication
• Juridique
• Finance et Économie
• Technique
L’acheteur a une démarche et une approche de géneraliste

34. L’acheteur et les autres fonctions de l’entreprise:
L’action de l’acheteur varie selon le type et secteur d’activité de l’entreprise
mais aussi selon les produits achetés et leur usage dans l’entreprise.
Dans tous les cas, l’acheteur doit agir comme un facilitateur , voire comme un
coordinateur entre l’interne et l’externe de l’entreprise.
De fait, il est à même de participer et de contribuer efficacement:
• à la définition des produits
• à la politique des produits
• à la politique d’approvisionnements
• à la politique de sous-traitance
• à la démarche qualité
An.5

35. L’acheteur, fonction d’interface et de communication:
L’acheteur doit être ouvert aux autres fonctions de l’entreprise:
• Commerciale,
• Financière,
• Production,
• Logistique,
• Qualité,
• etc…
A ce titre, il véhicule l’image de son entreprise sur le marché des fournisseurs.
L’acheteur est avant tout un homme ou une femme de communication et
d’interface. Il doit intégrer cette dimension dans son action globale.

36. MISE EN ŒUVRE DE LA DEMARCHE ACHATSMISE EN ŒUVRE DE LA DEMARCHE ACHATS

37. La mise en œuvre de la démarche Achats
Avant de mettre en œuvre le processus d’achat, et quelle que soit sa taille,
l’entreprise doit:
• définir sa politique Achats
• clarifier et organiser l’interface entre demandeurs et acheteurs
L’acheteur quand a lui doit:
• mettre en place le dispositif permettant d’appliquer la politique définie
• maîtriser les leviers à l’achat
• identifier les besoins présents et futurs de l’entreprise
• prospecter le marché amont a fin de détecter les sources les mieux à même
de satisfaire les besoins exprimés.