5. Langkah-langkah Penyiapan Content
Mengkonversi
Menganalisa Mengumpulkan
Data Anda
Audience anda Data & Informasi
menjadi
yang Relevan
Outline
5
6. Menganalisa Audience Anda
• Kebutuhan
• Tingkat atau Level Pengetahuan
• Attitude – bagaimana perasaan mereka mengenai
topik tersebut?
• Informasi Demografis – termasuk di dalamnya
adalah usia, jenis kelamin, kultur, dan bahasa dari
anggota audience
6
7. Mengumpulkan Data & Informasi yang Relevan
• Sebelum anda mulai riset anda untuk
mengumpulkan informasi yang relevan, terdapat
tiga pertanyaan yang harus dipertimbangkan :
1. Apa yang ingin dicapai oleh audience?
2. Apa yang mungkin telah mereka ketahui
mengenai topik saya?
3. Apa tujuan dari presentasi ini?
7
8. Mengkonversi Informasi Anda menjadi Outline
• Terdapat tiga langkah dalam mebuat outline :
1. Tentukan outline style
2. Kelompokkan data dan informasi yang telah
dikumpulkan
3. Atur ke dalam format outline
8
9. Outline Style
Kronologis
Kronologis Perlihatkan kejadian seperti apa yang terjadi
Naratif
Naratif Bawa audience pada perjalanan melalui alur
presentasi yang bersifat naratif
Permasalahan/
Permasalahan/ Nyatakan permasalahan, penyebabnya, dan
Solusi
Solusi kemudian solusi-nya, dan kesimpulan
Sebab/Akibat
Sebab/Akibat Nyatakan penyebabnya dan terangkan
akibatnya
9
10. Outline Style
Topical
Topical Bagi topik utama menjadi beberapa subtopik
Pertanyaan
Pertanyaan Gunakan pertanyaan seperti apa, siapa, di
Jurnalistik
Jurnalistik mana, kapan, mengapa, dan bagaimana
untuk memaparkan presentasi
10
11. Format Outline
Pengenalan
Format Isi
Outline
Kesimpulan
11
12. Format Outline
• Pengenalan
• Harus menyertakan agenda dan penjelasan
mengenai sasaran dan tujuan dari presentasi
anda.
• Dapat berisi gambaran (overview) situasi saat ini,
atau kronologi tahapan – dan dimana letak topik
presentasi dalam tahapan tersebut
• Gunakan strategi yang untuk mendapatkan perhatian
melalui : quote yang powerful, pertanyaan, humor,
image kreatif, anekdot, atau sharing emosi.
12
14. Format Outline
• Kesimpulan
• Ringkaslah point-point utama dari presentasi anda
• Berikan penutupan dan tinggalkan kesan
• Dapat berisi rekomendasi atau langkah berikutnya
yang harus diambil
14
16. Desain Presentasi
Aturan Utama dalam Membuat Text Bullet:
• Gunakan satu konsep untuk setiap slide
• Gunakan kalimat kunci dan kata kunci
• Gunakan poin bullet anda dalam struktur yang
konsisten
• Gunakan huruf kapital dengan baik – gunakan
huruf besar hanya pada huruf pertama dari kata
yang pertama
16
17. Tiga Kunci Desain yang Baik
1. Layout
Desain Slide
2. Konsistensi Presentasi
3. Warna yang Baik
17
18. Layout
1. Layout
• Perhatikan layout anda sebagai kerangka dari
presentasi anda …. Seperti kerangka yang
mendukung badan kita, layout anda harus mendukung
pesan anda dan memberikan struktur dalam
presentasi anda.
18
19. Konsistensi
2. Konsistensi
• Anda harus konsisten dalam mendesain elemen-elemen
sebagai berikut:
• Penempatan teks dan gambar
• Jenis huruf dan ukurannya
• Latar belakang
• Style dan tata letak
• Tampilan Grafik
19
20. Warna
3. Warna
• Gunakan warna kontras agar mudah untuk dibaca
(seperti teks warna hitam dengan latar belakang putih
atau teks warna putih dengan latar belakang biru)
• Warna harus serasi – mereka harus memiliki tingkat
keharmonisan yang tinggi
• Menghindari kesan tidak bersih; sebaiknya
menggunakan tidak lebih dari empat jenis warna
20
21. Huruf yang Konsisten
• Dua golongan huruf yang sering digunakan adalah huruf
serif dan sans serif
• Huruf Serif memiliki sedikit hiasan sebagai perpanjangan
dari cara penulisan setiap huruf (seperti: Times New Roman,
Book Antiqua, Bookman Olds Style, Garamond).
Sedangkan sans serif tidak; mereka lurus dan bersih
(seperti: Arial, Verdana, Helvetica)
• Huruf Sans serif merupakan font terbaik yang cocok
untuk presentasi elektronik
21
22. Tips untuk Merencanakan Slide yang Baik
• Gunakan slide secara hemat. Hindari penggunaan berlebih
dari slide yang tidak diperlukan.
• Membuat slide bergambar. Grafik, flowchart, dan lain-lain,
semuanya memberikan arti yang lebih mendalam bagi yang
melihatnya dibanding dengan kata-kata.
• Membuat teks dan angka yang mudah dibaca. Ukuran
huruf minimal di-set 20 point untuk setiap bagian.
• Membuat gambar dan diagram yang mudah untuk dilihat.
22
28. Atur Suara Anda
• Coba untuk bersuara natural, sehingga ritme dan
nada anda sesuai dengan pesan yang ingin anda
sampaikan
• Mengembangkan tiga hal penting dalam suara:
• Volume
• Intonasi
• Pacing
28
29. Atur Suara Anda
Berbicara cukup keras untuk menjangkau
Volume
seluruh anggota audience; namun juga tidak
terlalu keras untuk mereka yang lebih dekat
dengan anda.
Hindari berbicara secara monoton. Berikan
Intonasi
lebih banyak perasaaan dalam suara anda
dan buatlah menjadi lebih hidup dengan
mengubah intonasi anda.
29
30. Atur Suara Anda
• Pacing adalah irama atau kecepatan suara
Pacing
kita
• Untuk kebanyakan dari kita, hal ini adalah
biasa – kecuali jika kita gugup atau terlalu
bersemangat.
• Lakukan latihan, dan anda dapat
menggambarkan bagaimana suara yang
natural dan sesuai untuk point-point yang
anda buat.
30
31. Penggunaan Bahasa
• Ketika anda berbicara, sampaikan dengan percaya diri
dan perlihatkan ketertarikan pada apa yang anda
sampaikan. Berbicaralah dengan perasaan.
perasaan
• Gunakan kalimat yang singkat dan kata-kata yang
pendek dan sederhana.
• Berbicara dengan pelan-pelan dan jelas sehingga setiap
audience anda dapat memahami setiap kata.
• Berikan banyak ilustrasi dan kisah atau contoh nyata
untuk lebih memperjelas konsep-konsep yang tengah
Anda sampaikan
31
32. Gerak-gerik
• Jika mungkin, “work the room and work the audience”
audience
• Bergerak secukupnya dan dengan tujuan – jangan
mudah bergerak karena anda gugup
• Gerak-gerik anda harus natural dan mendukung kata-
kata anda serta isi dari presentasi anda.
• Jangan bergerak secara konstan. Berhentilah sejenak
sebagai variasi. Tetap berdiri untuk memperlihatkan
point-point yang penting.
32
33. Bahasa Tubuh
• Berdiri dengan tegak, tapi tidak kaku. Anda harus
menyebarkan energi.
• Santailah, casual tapi tidak terkesan malas
• Gunakan tangan, lengan dan sikap anda. Biarkan tubuh
anda bereaksi terhadap apa yang anda rasakan.
• Buatlah kontak mata yang baik – aturannya adalah
kontak mata selama empat sampai lima detik per orang
33
34. Bahasa Tubuh
• Jangan meletakkan tangan anda dalam saku celana
• Jangan meletakkan tangan dengan “terikat” di belakang
punggung anda.
• Jangan meletakkan tangan anda secara menyilang
• Jangan meremas-remas tangan anda dengan gugup
34
35. Sebelum anda presentasi
• Berlatihlah – sebanyak-banyaknya. Berlatihlah didepan,
sebanyak-banyaknya
di depan teman, atau keluarga. Hitunglah waktu untuk
setiap sesi presentasi anda dan buatlah jadwal.
• Ingatlah dua menit pertama presentasi anda, sehingga
anda dapat melewati waktu dengan mudah apabila
suasana menjadi lebih aktif.
35
36. Satu jam sebelum presentasi
• Berfikirlah secara positif: visualisasikan perasaan anda
sendiri dengan tenang terhadap audience
• Gunakan penegasan (seperti, “Saya dapat melakukannya.
Saya telah bersiap-siap. Hal ini akan berjalan dengan baik”)
• Yakinkan bahwa seluruh peralatan telah bekerja dengan
baik
• Ingatlah bahwa orang-orang yang menjadi audience anda
adalah manusia juga, seperti anda. Mereka ingin anda
sukses !
36
37. Ketika anda memasuki ruangan:
• Fokus pada gerak-gerik anda yang mengalir dan
percaya diri, jangan terlalu pelan atau terlalu cepat
• Carilah beberapa wajah yang bersahabat di antara
audience anda, untuk menenangkan anda.
• Tersenyumlah. Perlihatkan bahwa anda ingin berada di
sana
• Jadilah diri anda sendiri
37
38. Bagaimana Mengatasi Situasi yang Sulit
Permasalahan :
• Know-it-alls – Peserta yang merasa lebih ahli dari anda.
Solusi :
• Jangan melawannya. Libatkan orang tersebut dalam presentasi
anda.
• Mereka mungkin memiliki beberapa informasi yang baik untuk ikut
berkontribusi.
• Biarkan mereka berpartisipasi dan membagi pemikiran mereka.
Hal ini tidak hanya akan memperlihatkan rasa percaya diri Anda,
tetapi juga membantu semua peserta untuk mendapatkan lebih
banyak dari presentasi anda. 38
39. Bagaimana Mengatasi Situasi yang Sulit
Permasalahan :
• Peserta tidak siap – sehingga mereka tidak menyiapkan diri untuk
presentasi sesuai dengan yang anda minta.
Solusi :
• Fleksibel. Lakukan sesuatu di luar agenda anda untuk
memberikan waktu kepada kelompok untuk menyadarinya dan
menyesuaikan diri dengan cepat .
• Tetap pikirkan tujuan secara keseluruhan presentasi anda.
• Jangan memaksakan agenda anda; modifikasilah untuk mencapai
tujuan anda.
39
40. Bagaimana Mengatasi Situasi yang Sulit
Permasalahan :
• Setelah istirahat makan siang – waktu paling sulit untuk membuat
setiap peserta terjaga dan tidak ngantuk
Solusi :
• Jika anda benar-benar ingin mendapatkan setiap orang
bersemangat kembali, berikan sejumlah ice-breaker atau
energizers
• Jika memungkinkan, aturlah agar latihan kasus/diskusi kelompok
dilakukan tepat setelah makan siang
40
41. Bagaimana Mengatasi Situasi yang Sulit
Permasalahan :
• Pembicara non-stop – peserta yang selalu mengobrol selama
presentasi.
Solusi :
• Gunakan beberapa saat untuk berbagi dan memberikan poin-poin
perhatian mengenai apa yang baru saja anda sampaikan.
• Hal ini biasanya membuat pembicara tersebut merasa lebih
terlibat dan ingin tetap berpartisipasi dengan anda dibanding
melanjutkan obrolannya
41
42. Merencanakan Pertanyaan
• Antisipasi pertanyaan yang mungkin timbul
• Dengarkan apa yang dikatakan penanya dengan baik
• Ulangi atau ungkapkan lagi pertanyaannya
• Jawablah dengan jelas dan singkat
• Lanjutkan dengan pertanyaan berikutnya
42
43. Menghadapi Kekacauan
• Anda temukan bahwa waktu telah habis. Sampaikan
presentasi Anda hanya pada poin-point penting yang esensial.
• Kerusakan peralatan slide. Anda mengetahuinya dan katakan,
slide
“Pertunjukan harus tetap jalan”. Minta maaflah kepada audience,
dan kemudian gunakan peralatan pendukung lainnya yang
tersedia, seperti papan flipchart atau whiteboard. Bagi sebagian
orang, papan flipchart tak jarang justru bisa menjadi media paling
powerful untuk menyampaikan pesan.
43
44. Menghadapi Kekacauan
• Anda mengatakan lelucon yang gagal. Ouch! Angkatlah bahu
anda dan minta maaf: “Maafkan saya. Saya mendapatkan
lelucon tadi dari jalanan”. And just go ahead.
• Anda gugup dan bingung serta kehilangan arah dimana anda
berada. Gambarkan dari mana anda berasal pada slide dan
catatan. Jika Anda bisa, jujurlah: “Otak saya telah menyimpang.
Siapa yang dapat membawa saya kembali sehingga saya berada
di jalur yang benar lagi?”
44
46. Bacaan Lanjutan yang direkomendasikan
1. Jennifer Rotondo and Mike Rotondo, Presentation Skills for Managers,
McGraw Hill
2. David A. Whetten and Kim S. Cameron, Developing Management Skills,
Harpers Collins Publisher
46
