Presentada en "Cita en la BNE. Definición de un Modelo de Gestión Documental para la BNE". 16 de noviembre 2011. Biblioteca Nacional de España

1. DEFINICIÓN DE UN
MODELO DE GESTIÓN
DOCUMENTAL PARA LA
BIBLIOTECA
NACIONAL DE ESPAÑA
ANA CARRILLO POZAS – Jefe de Servicio de Coordinación Intranet
Ciclo Una Cita en la BNE / Salón de actos de la BNE / 16 noviembre 2011
BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA

2. ÍNDICE
La BNE hoy: situación de partida
Razones para la definición de un Modelo de Gestión Documental en la BNE
Objetivos del Sistema de Gestión Documental
Cómo abordamos el análisis
Resultados de la investigación preliminar: fortalezas y debilidades
Definición del Modelo estratégico de Gestión Documental
Esquema de responsabilidades
Factores críticos de éxito
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3. LA BNE HOY: FINES Y FUNCIONES
Real Decreto 1638/2009, de 30 de octubre, por el que se aprueba el Estatuto de la Biblioteca Nacional de España. Art. 2. Fines y funciones.
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4. LA BNE HOY: ALGUNAS CIFRAS
300 2 8 5 28 11.644
años de Salas de Depósitos en Millones de Nuevos carnés
sedes consulta en
historia Recoletos piezas
Recoletos
27 1 1 6 1.985
Torres Consultas
Servicios vía Sede-e en Alcalá modulares en
web bibliográficas
Alcalá vía web
Fuente: Memoria 2010 y
elaboración propia
3.384 392.639
2.424.981 353.663 861 Entradas
Usuarios web Visitas Préstamos en
Registro físico sala
usuarios Expedientes
de 1.840 2
18 1.012 contratación
Salidas
551 ordenadores
1.378
TB
empleados
Áreas o
Departamentos
256 almacanamiento
correo-e
46 65 Expedientes
de Patrimonio,
Ventanilla
única
escáneres adquisiciones
Servicios BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
y tanteo

5. ALGUNOS HITOS RELACIONADOS CON LA
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
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6. MOTIVACIONES
INTERNAS
Compromiso y liderazgo de la Dirección
Plan Estratégico 2012‐2014 (estrategias 1.6, 2.4 y 3.7)
EXTERNAS
Marco Reglamentario (Ley 11/2007 y derivadas; Ley 37/2007 y RD 1495/2011)
Nuevo paradigma de la AAPP: oGov + OpenData
Revolución digital: comunicaciones
Oficina verde
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7. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Objetivo general
Definir un conjunto de políticas, procedimientos y
prácticas relacionadas con la gestión de toda la
información conservada en la BNE como evidencia y
conocimiento de las actividades que lleva a cabo
(UNE ISO 15489)
Objetivos específicos
Objetivo estratégico de la BNE
Alineación con Intranet y mejora procesos de
trabajo
Preservación del conocimiento corporativo
Normalización
Sostenibilidad
Transparencia
Cumplimiento de la legislación
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8. CÓMO ABORDAMOS EL ANÁLISIS
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9. CRONOGRAMA
Análisis y Modelo de Mapa Definición
diagnóstico Gestión de Procesos estratégica
de la situación Documental Plan de Implantación
Implantación
marzo – dic. 2011 junio – julio 2011 enero – feb. 2012 dic. 11 – en. 12
Gestión del Cambio
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10. RESULTADOS DE LA SITUACIÓN
ANÁLISIS DE LA INVESTIGACIÓN
PRELIMINAR
Fortalezas Debilidades
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11. DEFINICIÓN DEL MODELO ESTRATÉGICO DE
GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA BNE
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12. ESQUEMA DE RESPONSABILIDADES
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13. ELEMENTOS CLAVE PARA EL ÉXITO DEL PROYECTO
Sólida definición del Sistema y del Proyecto.
Fuerte implicación de la Dirección.
Alineación de los objetivos del SGD con la Intranet y
con la eficiencia de los procesos de trabajo.
Avanzar desde un modelo general hacia las soluciones
particulares.
Colaboración entre la parte funcional, archivo y ámbito
tecnológico (equipo mixto).
Gestión del cambio planificada.
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14. Créditos de imágenes
First cars and trains across Sydney Harbour Bridge, March 1932 / Sam Hood. Galería de State Library
New South Wales Collection. http://www.flickr.com/photos/statelibraryofnsw/2877652119/
Cristóbal Colón en La Habana, 1920. Galería de la Biblioteca Nacional de España.
http://www.flickr.com/photos/bibliotecabne/6233364709/in/set‐72157627743869149
Los depósitos de la BNE obra del herrero Bernardo Asins y Serralta. Galería de la Biblioteca Nacional
de España. http://www.flickr.com/photos/bibliotecabne/5537329267/in/set‐72157625974860397 y
http://www.flickr.com/photos/bibliotecabne/5537909444/in/set‐72157625974860397
Caja registradora (anverso). Galería de la Biblioteca Nacional de España.
http://www.flickr.com/photos/bibliotecabne/5706693526/in/set‐72157626100574238
Revista Contemporáneos. Galería de la Biblioteca Nacional de España.
http://www.flickr.com/photos/bibliotecabne/6233886802/in/set‐72157627743869149
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15. Bibliografía
Biblioteca Nacional de España
REAL DECRETO 1638/2009, de 30 de octubre, por el que se aprueba el Estatuto de la Biblioteca
Nacional de España. http://www.bne.es/es/LaBNE/Docs/estatutoBNE2009.pdf
BNE. Memoria 2010.
http://www.bne.es/es/LaBNE/MemoriaPlan/MemoriasBN/docs/Memoria2010_Web.pdf
BNE. Plan estratégico 2012‐2014.
http://www.bne.es/es/LaBNE/MemoriaPlan/PlanEstrategico/docs/PlanEstrategico12‐14.pdf
La BNE en cifras 2010.
http://www.bne.es/es/NavegacionRecursiva/Cabecera/Prensa/Docs/BNE_en_cifras_2010.pdf
Archivo BNE. http://www.bne.es/es/Colecciones/Archivo/ArchivoBNE/index.html
Marco Reglamentario
Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.
http://www.boe.es/aeboe/consultas/bases_datos/act.php?id=BOE‐A‐2007‐12352
RD 1671/2009, de 16 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007.
http://www.boe.es/aeboe/consultas/bases_datos/doc.php?id=BOE‐A‐2009‐18358
RD 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la
Administración Electrónica. http://www.boe.es/aeboe/consultas/bases_datos/doc.php?id=BOE‐A‐
2010‐1330
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16. Bibliografía
RD 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito
de la Administración Electrónica. http://www.boe.es/aeboe/consultas/bases_datos/doc.php?id=BOE‐
A‐2010‐1331
Normas Técnicas de Interoperabilidad.
http://administracionelectronica.gob.es/?_nfpb=true&_pageLabel=P60215901274203521811&langPae=
es
Gobierno abierto y Reutilización de la Información del sector público
Sociedad de Gobierno Abierto. http://www.opengovpartnership.org/
Declaración sobre Gobierno Abierto. http://www.opengovpartnership.org/declaraci%C3%B3n‐sobre‐
gobierno‐abierto
Proyecto Aporta. http://www.aporta.es/web/guest/index
Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre reutilización de la información del sector público.
http://www.aporta.es/web/guest/index
RD 1495/2011, de 24 de octubre, por el que se desarrolla la Ley 37/2007.
http://www.boe.es/boe/dias/2011/11/08/pdfs/BOE‐A‐2011‐17560.pdf
Portal Datos.gov.es. Reutiliza la información pública. http://www.datos.gob.es/datos/
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17. Bibliografía
Normalización en Gestión Documental
UNE‐ISO 15489‐1 (2006). Información y documentación. Gestión de documentos.
UNE‐ISO 23081 (Parte 1, 2008; Parte 2, 2011). Información y documentación. Procesos de gestión de
documentos. Metadatos para la gestión de documentos.
UNE‐ISO/TR 26122 IN. Información y documentación. Análisis de los procesos de trabajo para la
gestión de documentos.
Definición del Modelo de Gestión documental para la BNE
Modelo para la Gestión Documental de la Biblioteca Nacional de España. 8 de julio de 2011.
[documento interno]
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18. Ana Carrillo Pozas
Jefe de Servicio de Coordinación de Intranet
Dirección de Biblioteca Digital y Sistemas de Información
ana.carrillo@bne.es
Pº de Recoletos 20 -22
28071 Madrid
España
T +34 915 807 800
www.bne.es
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