Presentada en el Consejo de Dirección el 19 de noviembre de 2014.

1. Nuevo Buscador de Documentos de
la BNE
Intranet – Sistema de Gestión Documental
Presentación del Proyecto de Migración de Documentos de un CMS a un ECM
Consejo de Dirección, 19 de noviembre de 2014
Ana Carrillo Pozas
1

2. 2
• Búsqueda de documentos corporativos:
nuevo servicio en la Intranet BNE.Proyecto
• Solventar los problemas de acceso y
recuperación de información que ha
presentado hasta ahora la Intranet
Corporativa.
Objetivo

3. Punto de partida:
Encuesta de satisfacción de usuarios de la Intranet
3
98% satisfacción global
¿Cómo calificarías la satisfacción global de la Intranet?
64% insatisfacción buscador
Fuente: “Informe de resultados de la Encuesta de satisfacción de uso de la Intranet BNE”.
Abril 2014

4. Definición del proyecto
 Se realizan pruebas para mejorar el rendimiento del
buscador del CMS pero no dan resultados óptimos.
 Se decide realizar una migración de los documentos
del CMS (OpenCMS) al ECM (Alfresco) para que sean
gestionados por el sistema de gestión documental.
4

5. Piezas
El proyecto hace confluir una
serie de trabajos que se vienen
realizando desde 2011:
 Modelo estratégico de GD (2011)
 Mapa de Procesos (2012)
 Implantación del SGD (2013)
5
Sistema de Gestión
Documental
Mapa de
Procesos
Catalogación
documentos
+ migración
CMS a ECM

6. Fases del proyecto
junio – noviembre 2014
6
1. Análisis de la
información en el
CMS
Identificación del
volumen:
3.700 documentos
1 GB
Mapeo de estructura
de contenidos de
Intranet con Mapa de
Procesos
Identificación de
nuevos procesos,
subprocesos y series
documentales
2. Asignación de
metadatos a los
documentos del
CMS
Ampliación del modelo
de datos de Alfresco:
definición del Esquema
de Metadatos de
Documento-e
Descripción de nuevas
series e identificación de
unidades productoras y
tipos documentales en el
Mapa de Procesos
Asignación de metadatos
en los documentos
(OpenCMS)
3. Diseño
Diseño y creación del
sitio de publicación en
Alfresco
Diseño de campos de
búsqueda e
indexación en Alfresco
4. Migración al
ECM
Extracción del CMS de
todos los documentos
y sus propiedades
Migración de
documentos a sus series
en el sitio de
publicación de Alfresco
Sustitución en el CMS
de fichero por URI de
Alfresco.

7. Resultados
Antes
 Documentos e información
desestructurada.
 Documentos e información sólo
contextualizados por la estructura de
contenidos de la Intranet (=>
inconsistente).
 Documentos sin control de versiones.
 Documentos sin autoría.
 Buscador por palabras clave.
Ahora
 Documentos e información
estructurada y contextualizada según
el Mapa de Procesos (= esquema de
clasificación).
 Documentos con control de
versiones.
 Identificación de unidades
productoras.
 Identificación de tipos documentales.
 Buscador por palabras clave y por
campos de “autoridades” del Mapa
de Procesos.
 Colaboración en la creación de
documentos.
7

8. Acceso al buscador
8

9. 9
Buscador de
documentos y campos
de búsqueda

10. 10
Visualización del
documento y sus
propiedades

11. 11
Esquema documental =
Mapa de Procesos

12. Beneficios
 El Buscador de documentos es un componente clave para una
mayor eficiencia y productividad de la institución.
 El Mapa de Procesos es el esquema documental que proporciona
normalización de nombres de actividades y estructuras de
documentos.
 El Sistema de Gestión Documental permite un control total de los
documentos por parte de usuarios productores y gestores.
 Acceso a la información y documentos de manera estable y
organizada.
12

13. Servicio de Intranet
13
Intranet, Gestión Documental y Mapa de Procesos
Biblioteca Nacional de España
Ana Carrillo Pozas