Les élus des communes membres de l’intercommunalité constituent un public - relais important. Suite à sa fusion / extension, et dans l'objectif de mieux expliquer le rôle et les fonctions de la nouvelle intercommunalité, la Communauté de communes Aunis Sud a organisé une journée porte ouverte à destination des élus municipaux. La devise de cette journée était : " on a tout à gagner à mieux se connaître ! ". Enjeux, organisation, budget, bilan... décryptage de cette opération de communication innovante pour une structure intercommunale. Caroline Sagnier, responsable communication et tourisme de la CC Aunis Sud

1. 4e Rencontres nationales de la communication intercommunale
Journée
Portes Ouvertes
de la CdC Aunis Sud
13 ET 14 FÉVRIER • NANTES
SAGNIER Caroline
Responsable Communication & Tourisme
Communauté de Communes Aunis Sud
c.sagnier@aunis-sud.fr
#CdCAunisSud
#Interco

2. Rencontres nationales de la communication intercommunale • 13 et 14 février 2017 • Nantes
Territoire Aunis Sud

3. Rencontres nationales de la communication intercommunale • 13 et 14 février 2017 • Nantes
Pourquoi une journée portes ouvertes ?
Pour qui avons-nous organisé cet évènement ?
Comment avons-nous mobilisé les publics ?
Pour quelle fréquentation et à quel coût ?

4. Rencontres nationales de la communication intercommunale • 13 et 14 février 2017 • Nantes
Pourquoi ?
Un constat commun et partagé
par les élus municipaux :
A quoi sert la Communauté de Communes ?
Intercommunalité encore récente
confusion dans l’esprit des élus,
des habitants et des partenaires

5. Présenter et expliquer les actions
et les services de la CdC
« Ouvrir les portes » de tous les bâtiments
communautaires
Événement participatif basé sur
la convivialité, discours non institutionnel
Volonté d’impliquer la totalité des agents
de la CdC sur l’action
Souhait pour le Président :
appropriation de l’intercommunalité
Avec une contrainte :
un budget restreint
Rencontres nationales de la communication intercommunale • 13 et 14 février 2017 • Nantes
Objectifs du projet

6. Pour qui ?
Pour rencontrer les élus municipaux
Pour échanger avec les habitants
Pour échanger avec les partenaires
économiques et associatifs
Rencontres nationales de la communication intercommunale • 13 et 14 février 2017 • Nantes

7. Comment ?
Rencontres avec l’ensemble
des services concernés :
• Administration générale / RH
• Urbanisme
• Services techniques
• Finances
• Développement économique
• Projet Educatif Local
• Environnement
• Sport
• Réseau des bibliothèques
Rencontres nationales de la communication intercommunale • 13 et 14 février 2017 • Nantes

8. Format court
Objectifs : donner la parole,
créer le dialogue
Durée totale d’une visite :
30 minutes
5 minutes consacrées à la présentation
du service par le Vice-Président ou
le responsable
25 minutes dédiées à l’animation
autour d’une thématique
Rencontres nationales de la communication intercommunale • 13 et 14 février 2017 • Nantes

9. Visites Guidées, Rencontres, Animations, Concerts
Visites guidées tout au long de la journée de l’ensemble des services
au siège social et ouverture des sites communautaires
Animations : Ateliers musicaux / Ateliers p’tits archéos / Ateliers sports
Rencontres avec des partenaires : Office de Tourisme Aunis Marais Poitevin,
Cyclad, Défi Energies 17, AFIPAR
Concerts des enseignants et des élèves du Conservatoire de Musique
Rencontres nationales de la communication intercommunale • 13 et 14 février 2017 • Nantes
Les +
Une comédienne : Emmanuelle Marquis qui prépare
son rôle pour une pièce sur la CdC
Un service de navettes a été mis en place au départ
du siège social de la CdC vers les sites
communautaires.

10. L’identité visuelle
Rencontres nationales de la communication intercommunale • 13 et 14 février 2017 • Nantes
Un choix volontairement décalé
pour interpeller !
la CdC Aunis Sud invite à un large
rassemblement autour de l’événement
l’éléphant, présence inhabituelle,
capte le regard, symbole de bienveillance
Il transmet l’idée de tolérance
et d’ouverture à la différence
La file d’attente invite tous les profils et toutes
les générations à cet évènement

11. Les outils de communication
Rencontres nationales de la communication intercommunale • 13 et 14 février 2017 • Nantes
Réalisation d’un programme
dépliant, d’une affiche
et de déclinaisons web
Habillage des totems
aux entrées de la ville
de Surgères

12. Les outils de communication
Rencontres nationales de la communication intercommunale • 13 et 14 février 2017 • Nantes
Création d’un carré d’exposition

13. La signalétique Une carte 3 D Des badges

14. La mobilisation des élus municipaux
Janvier à juin
Rencontre avec les 27 maires des communes et les secrétaires
Envoi d’article sur l’évènement à faire paraître dans les bulletins municipaux
Article dans le journal communautaire
Informations des élus municipaux via les commissions extracommunautaires
Création d’un groupe de travail agents + élus
Juin
Invitation par mail type « Save the date »
Juillet
Envoi postal du programme/invitation
Août
Relance de l’invitation par mail sous la forme d’une newsletter

15. La mobilisation des agents
Un fil info dédié
Deux rencontres avec un groupe
de travail agents + élus
Réunion d’information générale
Courrier d’invitation aux agents
et aux familles
Un guide de l’agent

16. Chronologie
Rencontres nationales de la communication intercommunale • 13 et 14 février 2017 • Nantes

17. Fréquentation
Siège de la CdC
200 visiteurs (hors élus communautaires)
Sites Communautaires
La Pépinière d’entreprises indigo, la Maison de l’emploi, le Centre Intercommunal d’Action
Sociale, la Piscine à Vandré, le Conservatoire de Musique, le Relais Assistantes Maternelles,
les Ateliers techniques (réservé aux élus), le Site archéologique
132 visiteurs

18. Coût de l’opération
Montant TTC
Identité visuelle 2640 €
Impressions + affranchissement 940 €
Campagne Facebook 30 €
Carré d’exposition + carte du territoire 1524 € + 234 €
Comédienne 680 €
Habillage des totems 936 €
Jeux aunis 2 i + buvette Prêt gratuit
Traiteur 730 €
Objets promotionnels (badges + crayons) 792 €
Distribution programme/affiches 165 €
Radio Hélène FM 122 €
Achats divers (mobilier accueil) 1329 €
TOTAL 10 122 € TTC

19. En retour
Presse locale
Chronique radio locale,
Articles dans le Petit Economiste, Sud-Ouest et l’Hebdo
Présence sur les réseaux sociaux
Réalisation d’une vidéo (diffusion cérémonie des vœux)
Cette journée a permis
D’échanger avec les élus
De fédérer les agents de la CdC
De partager un moment convivial avec les agents
et les familles présentes lors du pique-nique partagé
D’échanger avec les partenaires présents

20. Retour en images
Rencontres nationales de la communication intercommunale • 13 et 14 février 2017 • Nantes

21. En partenariat avec
Merci pour votre attention
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