Presentatie van Robert Gillesse van het IISG over e-mailarchivering tijdens de Internationale Dag van de Digitale Duurzaamheid.

1. Emailarchivering
@ IISG
Internationale dag van de digitale duurzaamheid
30-11-2017
Robert Gillesse
Digital archivist

2. • Repercussies op de archivering (van born digital collecties)
• Bepaalde keuzes en overwegingen in het
preserveringsbeleid
• Vertrouwen van archiefvormers in IISG handelen
• Vertrouwen van onderzoekers in betrouwbaarheid data
IISG
IISG is een particulier instituut met diverse
collecties en speciale “safe haven” functie

3. • Email gezien als belangwekkend materiaal
• In papieren archief al veel correspondentie opgenomen
• Email archief natuurlijke opvolger daarvan
• Rijke bron voor historisch onderzoek
• Tal van nieuwe analyse mogelijkheden
• Email als speerpunt in verzamelbeleid
Belang email voor het IISG

4. • Nog niet zo ver…
• Email wordt ontvangen maar nog niet goed verwerkt (bit
preservation+)
• Bezig met inrichten van workflow voor verwerken van born
digital archiefmateriaal mbv Archivematica
• Ontvangst en verwerking van email archief speciale
aandacht
• Waardering en selectie punt van discussie
• Beschikbaarstelling nog grote onbekende
Emailarchivering @ IISG: waar staan we nu?

5. • Geen formaten of specifieke manier van aanleveren
kunnen afdwingen
• Veelal moet kunnen verwerken wat we krijgen
• Adviseren/assisteren over aanlevering en, zo mogelijk,
selectie aan kant archiefvormer
• Afspraken over openbaarheid van het archief, en wellicht
specifiek over email, in contract
Email van archiefvormers

6. • Als email box (PST, MBOX, ea)
• Als losse email bestanden (veelal .msg of soms ook als
PDF)
• Mail verzonden naar, of opgehaald door, het IISG (door
archiefvormers, maillijsten) op verzamelaccount
Email @ IISG arriveert in drie vormen

7. • IISG geen overheidsarchief dus geen verplichtingen
aangaande openbaarheid
• Wel rekening moeten houden privacywetgeving
• Email natuurlijk uiterst privacy gevoelig
• En kan heel vertrouwelijke informatie bevatten
• Dus zeker niet zo maar online kunnen publiceren
• Als al publicabel dan waarschijnlijk alleen in studiezaal
• In nauw overleg met archiefvormer
Juridisch kader, openbaarheid, vertrouwelijkheid

8. • Onderdeel grotere discussie waardering en selectie van
digitaal archief
• Daadwerkelijk selecteren in emailbox/content lijkt ver van
mijn bed show
• Experimenteren met Epadd tool
Waardering en selectie email archief

9. Ten minste willen bewaren:
• Metadata
• Bericht
• Opmaak
• Bijlages
Preserveringsbeleid email archief

10. • MSG bestanden als zodanig bewaren
• Email boxen pre-ingest migreren naar MBOX (ipv EML
voor elke email)
• Nadeel MBOX: attachments worden niet geïdentificeerd
tijdens ingest (of toch wel?)
• Verder onderzoek wat Archivematica kan doen in extractie
attachments tijdens pre-ingest
Preserveringsstrategie email archief

11. Nog veel denkwerk nodig:
• Wat kunnen we qua privacywetgeving beschikbaarstellen?
• Hoe willen het aanbieden?
• Losse email bestanden
• Emailboxen
Beschikbaarstelling email archief