Presentatie van Jesper Harmes (ministerie BZK) en Robbert-Jan Hageman (Nationaal Archief) over een pilot over e-mailarchivering tijdens de Internationale Dag van de Digitale Duurzaamheid.

1. E-mailarchivering
bij het Rijk:
onderzoeksprogramma
BZK CIO-Rijk en NA
Jesper Harmes
Robbert Jan Hageman
Presentatie IPD| 30-11-2017

2. Probleemstelling
- E-mail is belangrijke bron van informatie (WOB, Archiefwet,
informatievoorziening aan TK, etc.)
- Op jaarbasis wordt binnen Rijk enorm aantal mails verstuurd
- Individuele ambtenaar bepaalt wat ‘archiefwaardig’ is naar
eigen inzicht
- Proces van opslaan in een document management systeem (als
die er is) vaak ‘onhandig’ en tijdrovend
E-mailarchivering | 30 November 2017
2

3. Mogelijke werkwijze
E-mailarchivering | 27 November 2017
3

4. Aanpak
Onderzoeksprogramma met pilots
Trekkers: BZK CIO-Rijk en Nationaal Archief
Pilots:
- Pilots bij enkele ministeries, Looptijd: 6 weken - 3+ maanden
- Kwantitatief/statistisch onderzoek (bijv. metadatering)
- Kwalitatief onderzoek (kijken in steekproef e-mails)
- Input voor handreikingen
Werkgroepen/bureauonderzoek:
- Vraagstelling voor pilots
- Aanpak toetsen in pilots
- Opstellen handreikingen
E-mailarchivering | 30 November 2017
4

5. Onderzoeksprogramma
Onderzoekslijn 1: Toepassing en gebruiksgemak
- Bruikbaarheid van de methode
Onderzoekslijn 2: (Selectie van) sleutelfunctionarissen
- Identificatie van sleutelfunctionarissen
Onderzoekslijn 3: Duurzame toegankelijkheid
- Terugvindbaarheid van informatie in het kader van WOB-verzoeken etc.
- Ontsluiting ten bate van informatiebehoefte van toekomstige generaties
- Toerusting van organisaties mbt gebruik en beheer van e-mailarchief
- DUTO: vereisten ten aanzien van realiseren van de oplossing
Onderzoekslijn 4: Openbaarheid en privacy
- Uitvoering van voorschriften mbt openbaarheid en omgang met knelpunten
- Invulling aan voorschriften vanuit wetgeving e.d. wat betreft privacy
E-mailarchivering | 30 November 2017
5

6. Onderzoeksprogramma
E-mailarchivering | 30 November 2017
6

7. Stand van zaken
- Start pilots: januari 2018
- Onderzoek in e-maildumps: maart – mei 2018
- Werkgroepen: januari – mei 2018
- Opstellen handreikingen: april – juni 2018
- Evaluatie
E-mailarchivering | 30 November 2017
7

8. Vragen/opmerkingen?
E-mailarchivering | 30 November 2017
8