1. Manejo de archivo en la información
Presentado por:
Yohanna Camacho
Claudia Castañeda
Gestión del Talento Humano 35518
chia,28 de julio de 2010

2. QUE SON ARCHIVOS
Los archivos también denominados
ficheros (file); es una colección de
información (datos relacionados entre
sí), localizada o almacenada como una
unidad en alguna parte de la
computadora.
Los archivos son el conjunto organizado
de informaciones del mismo tipo, que
pueden utilizarse en un mismo
tratamiento; como soporte material de
estas informaciones

3. 1.2. - CARACTERÍSTICAS DE LOS
ARCHIVOS
Las principales características de esta
estructura son:
 Independencia de las informaciones respecto de los
programas
 La información almacenada es permanente
 Un archivo puede ser accedido por distintos programas en
distintos momentos
 Gran capacidad de almacenamiento.

4. Un sistema de archivo es debe cumplir tres funciones básicas:
 Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan
en el negocio.
 Guardar de manera ordenada el material reunido.
 Poder sacar los documentos o archivos rápidamente cuando sea
necesario.
Un sistema de archivo puede hacerse por departamentos o estar
centralizado. La ventaja del archivo centralizado, es que es de mayor
eficacia (responsabilidad de una sola persona

6. Elementos utilizados en el archivo
CARPETAS: Las carpetas pueden tener pestañas numéricas o un nombre directo. Hay carpetas
con un sistema interior de sujeción y otras con departamentos que se utiliza como carpetas
varios (carpetas de suspensión).
GUÍA: Es una cartulina gruesa o cartón prensado de forma rectangular con una pestaña que
sirve para separar
PESTAÑAS Y SU POSICIÓN: Las pestañas son una partes salientes que llevan las carpetas, guías
y fichas y sirven para poder identificarlas. Hay pestañas de diferentes tamaños ocupando
posiciones distintas. También se pueden utilizar pestañas postizas
GUÍAS FALTAS: Es un sistema práctico cuyas pestañas llevan anotada la palabra FALTA de
forma destacada, de manera que en ella se puedan hacer las anotaciones pendientes.
INDICADORES: Son pestañas de tamaño reducido y de colores diversos. También reciben el
nombre de señalizadores y se utilizan para colocarlas en las fichas o carpetas para llamar la
atención y servir de recordatorio sobre algún asunto pendiente (pagos, visitas, pedidos, etc.)
utilizando un color para cada asunto.
COMPRESORES: Sirven para conseguir una buena colocación de las fichas y carpetas en la parte
delantera del cajón. Pueden ser: compresores sencillos o compresores para cajones metálicos
PINZAS: Cuando las carpetas de varios no tienen departamentos, se utilizarán las pinzas para
separar los documentos.
FICHAS: Son unas cartulinas de forma rectangular y de tamaño más o menos grande según el
uso a que se destine. Las fichas pueden ser VISIBLES (con pestañas) o CIEGAS (sin pestañas).

7. 1.3. - CLASIFICACION DE LOS
ARCHIVOS
Los archivos se clasifican según su uso en tres grupos:
Permanentes o Maestros:
Estos contienen información que varia poco. En algunos casos es preciso
actualizarlos periódicamente.
De Movimientos
Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus registros son de tres
tipos: alta, bajas y modificaciones.
De Maniobra o Trabajo.
Tienen una vida limitada, normalmente menor que la duración de la
ejecución de un programa. Su utilizan como auxiliares de los anteriores.

8. METODOS DE CLASIFICACION DE ARCHIVOS
§ SISTEMA ALFABÉTICO: Consiste en hacer una carpeta por cliente, empresa, persona, etc., y
después colocar las carpetas en orden alfabético. La principal ventaja es que resulta muy
sencillo de colocar y puede manejarse sin ningún tipo de formación especial. La desventaja de
este sistema, es que podrían surgir problemas si el archivo lo maneja mucha gente, y por tanto,
la única solución a este problema es que se encargue del archivo una sola persona y que sea esa
persona quien escriba las normas adaptadas.
§ SISTEMA NUMÉRICO: Consiste en asignar números consecutivos a las personas o empresas
que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden
numérico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número asignado. Las fichas se
archivarán en orden alfabético en un cajón o fichero. Las ventajas de este sistema son: es más
sencillo encontrar las carpetas, los números de la carpeta se pueden utilizar para cartas, el
archivo se puede aumentar indefinidamente (sólo será necesario añadir nuevas carpetas) y las
fichas pueden utilizarse para otros fines.
§ SISTEMA GEOGRÁFICO. Consiste en agrupar las carpetas en orden geográfico, por países,
regiones, territorios, etc., y subdividirlas por temas o nombres. Éste es un sistema
prácticamente indispensable en una oficina de exportación o en un departamento de ventas. La
desventaja de este sistema es que las actividades no siempre se desarrollan en territorios
específicos y otro inconveniente sería que se necesita un amplio conocimiento del
emplazamiento de todos los pueblos y ciudades.
§ SISTEMA POR ASUNTO O TEMAS: Consistiría en archivar el material de acuerdo con su tema
o contenido. En algunos casos es un método muy útil. Los archivos por temas son útiles para
llevar la correspondencia y papeles de una actividad repetitiva. El inconveniente de este
sistema, es que resulta muy factible olvidar los papeles de un tema en otra carpeta,
especialmente si éstos tratan de diversos asuntos.

9. § SISTEMA DE DÍGITOS TERMINALES: Consiste en ordenar las carpetas según el último par
de dígitos en lugar del estricto orden numérico. Los números se archivan en grupo de dígitos
(385.77.12; 568.18.99). Todas las carpetas que terminan en los mismos dos dígitos (12 ), se
archivan juntas detrás de una guía principal. Luego las carpetas se subdividen de acuerdo con el
segundo grupo de dígitos y éstas se archivarán juntas. Finalmente, las carpetas se ordenarán
numéricamente según los dígitos al principio del número. La ventaja de este sistema, es que
resulta más fácil recordar dos dígitos que un número largo.
§ SISTEMA DECIMAL: Se basa en la división de 10 grupos, a cada uno de los cuales se le
asigna un número del 0 al 9 o bien del 1 al 0. Cada grupo puede dividirse en otros 10, cada uno
con un número de dos cifras, la primera es la que indica el grupo primario y la segunda varía del 0
al 9. Cada una de las divisiones secundarias, puede dividirse en 10 grupos terciarios que se
representan por números de tres cifras, y así sucesivamente.
§ SISTEMA ALFANUMÉRICO: Es una combinación de las clasificaciones alfabética y
numérica. A cada letra del alfabeto se le da un número, por ejemplo, A es 1, B es 2, C es 3, etc.
Cada carpeta dentro de un número se numera consecutivamente: 1/1,1/2,1/3,1/4,etc. Las
carpetas se ordenan alfabéticamente en el archivo y los números se usan simplemente como
referencia sobre la correspondencia.
§ ARCHIVADORES: Existen diversas y distintas formas de archivar carpetas y el método
que elijamos dependerá de factores como: el tipo de negocio de la compañía en la que estemos,
el tipo y tamaño de papeles que archivemos, la cantidad de material a archivar, la frecuencia con
que se necesite el material y por último, el método de clasificación utilizado. Los principales
sistemas de archivo que se utilizan son: Sistema Horizontal, Vertical, Suspendido, Lateral,
Microfilmación, Archivo Automático y Almacenaje de Información Computarizado.

10. OPERACIONES GENERALES QUE SE
REALIZAN SOBRE UN ARCHIVO.
CREACIÓN CONSULTA ACTUALIZACION CLASIFICACIÓN BORRADO
Escritura de
todos sus
registros.
Lectura de
todos sus
registros
Inserción
supresión o
modificación
de algunos de
sus registros
Reubicación de
los registros de
tal forma que
queden
ordenados
según
determinados
criterios
Eliminando
total del
archivo,
dejando libre el
espacio del
soporte que
ocupaba

11. 3. - ORGANIZACIÓN DE LOS
ARCHIVOS.
Los archivos se encuentran
organizados lógicamente como
una secuencia de registros de
varias longitudes diferentes
Los archivos de registros de
longitud fija: son los que
almacenan la información en
los archivos mediante un
encabezado y luego se
introducen uno a uno los
registros ubicados en
posiciones consecutivas.
Los registros de longitud variable: es
el almacenamiento de registros de
varios tipos en un archivo y permite
uno o más campos de longitudes
variables y dichos campos pueden ser
repetidos. La longitud de los registros
debe estar definida correctamente
para poder leer y escribir de forma
efectiva.

12. 3.1. - ENFOQUES GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS.
Los enfoques son:
1. - Enfoque de acceso secuencial: Se refiere al procesamiento de los
archivos de acuerdo con el orden especifico. Ejemplo archivo secuenciales y
de texto.
2. - Enfoque de acceso Directo Permite recuperar registros individuales sin
leer otros registros del archivo, ejemplos archivos indizados.
3.2. - ARCHIVOS SECUENCIALES
Se refiere al procesamiento de los registros, no importa el orden en que se
haga, para eso los registros están organizados en forma de una lista y
recuperarlos y procesarlos uno por uno de principio a fin.
Rudimentos de los archivos Secuenciales
Cuestiones de programación
3.3. -ARCHIVOS DE TEXTO.
También conocidos como (Slream File) son utilizados para almacenar
documentos que consisten en texto; En ellos, cada registro es un solo
símbolo o código de control.
El leer estos archivos recibimos la información en orden secuencial en el que
aparece cuando lo vemos en un monitor.
Los archivos de texto son una secuencia de líneas separadas por marcas de
fin de línea.

13. 3.4. - ARCHIVOS INDIZADOS.
Es la aplicación de incluir índices en el almacenamiento de los archivos; de esta
forma nos será más fácil buscar algún registro sin necesidad de ver todo el
archivo.
Un índice en un archivo consiste en un listado de los valores del campo clave
que ocurren en el archivo, junto con la posición de registro correspondiente en
el almacenamiento masivo.
.- La colocación de un listado al inicio del archivo, organización de un índice
3.5. - ARCHIVOS DISPERSOS.
También llamados (Hashed Files) representan un sistema de almacenamiento de
archivos que solo ofrece acceso directo, y permiten calcular la posición de un
registro en el almacenamiento masivo.
4. -MEDIDAS DE UTILIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS.
Para utilizar un archivo debemos tener en cuenta:
1. - Índice de Volatilidad; Un archivo es volátil cuando tiene un alto porcentaje de
adiciones y supresiones debido al ingreso o eliminación de registros respecto al
numero promedio de registros que haya en el archivo.
2. - Índice de Actividad; Un archivo es activo cuando tiene un alto porcentaje de
utilidad sea de actualización o consulta en un periodo de tiempo fijo respecto al
numero promedio de registro que se encuentran en el archivo.

14. 5. - DEFINICIONES.
Los más utilizados en el desarrollo del tema son:
Archivo (Fichero):
Conjunto de información estructurada en unidades de acceso denominada
registro.
Registros.
Estructura de datos formada por uno o más elementos denominados
"Campos" y estos pueden estar compuestos a su vez por "subcampos".
Claves:
Se denomina a un campo especial del registro que sirve para identificarlo
Bloque:
Es la cantidad de información que se transfiere en cada operación de
lectura o escritura sobre un archivo.
Campo:
Es cada uno de los diferentes datos que constituyen un registro lógico.

15. COSTOS DEL ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
2.1 COSTOS DE ALMACENAMIENTO.
El CD-R es un disco compacto de 650 MB de capacidad que puede ser leído cuantas
veces se desee, pero cuyo contenido no puede ser modificado una vez que ya ha
sido grabado. Dado que no pueden ser borrados ni regrabados, son adecuados
para almacenar archivos u otros conjuntos de información invariable. Su costo varia
de 1000$ a 1500$
CD-RW: posee la capacidad del CD-R con la diferencia que estos discos son
regrabables lo que les da una gran ventaja. El precio de estas unidades pueden
variar de 2000$ a 3000$ según el modelo..
DVD-ROM: es un disco compacto con capacidad de almacenar 4.7 GB de datos en
una cara del disco, un aumento de más de 7 veces con respecto a los CD-R y CD-RW.
Y esto es en una sola cara. Los futuros medios de DVD-ROM serán capaces de
almacenar datos en ambas caras del disco, y usar medios de doble capa para
permitir a las unidades leer hasta cuatro niveles de datos almacenados en las dos
caras del disco dando como resultado una capacidad de almacenamiento de 17 GB.
DVD-RAM: este medio tiene una capacidad de 2.6 GB en una cara del disco y 5.2 GB
en un disco de doble cara, Los DVD-RAM son capaces de leer cualquier disco CD-R o
CD-RW pero no es capaz de escribir sobre estos. Los DVD-RAM son regrabables
pero los discos no pueden ser leídos por unidades DVD-ROM. Las unidades DVD-
RAM tienen un costo entre 3000$
Super Disk, que aparenta ser un disquete de 3,5" algo más grueso, y ya tiene 120
MB a su disposición.

16. COPIAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Una copia de seguridad o backup en informática es un archivo digital, un
conjunto de archivos o la totalidad de los datos considerados lo suficientemente
importantes para ser conservados. Fundamentalmente son útiles para dos
cosas. Primero, recuperarse de una catástrofe informática. Segundo recuperar
una pequeña cantidad de archivos que pueden haberse eliminado
accidentalmente o corrompido. La pérdida de datos es muy común. El 66% de los
usuarios de internet han sufrido una seria pérdida de dato
La copia de seguridad es útil por varias razones:
En el mundo de la empresa, además es útil y obligatorio, para evitar ser
sancionado por los órganos de control en materia de protección de datos.
Normalmente las copias de seguridad se suelen hacer en cintas, disquetes, en
discos Ópticos como CD-R, CD-RW, DVD-ROM y DVD-RAM son una mejor
solución.

17. NORMAS TECNICAS Y LEGALES PARA LA CONSERVACION
DE LA INFORMACION
Los criterios de seguridad de las aplicaciones, de
normalización y de conservación de la información tienen
tres finalidades principales:
Facilitar la adopción
generalizada por parte
de la Administración
General del Estado de
medidas organizativas y
técnicas que aseguren la
autenticidad,
confidencialidad,
integridad, disponibilidad
y conservación de la
información en las
aplicaciones que ésta
utiliza para el ejercicio de
sus potestades.
Proporcionar el conjunto
de medidas organizativas
y técnicas de seguridad,
normalización y
conservación que
garanticen el
cumplimiento de los
requisitos legales para la
validez y eficacia de los
procedimientos
administrativos de la
Administración General
del Estado
Promover el
máximo
aprovechamiento
de las tecnologías
de la información y
las comunicaciones
en la actividad
administrativa, a la
vez que se asegura
la protección de la
información de los
ciudadanos en sus
relaciones con la
Administración.

18. El Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización
de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración
General del Estado, modificado por el Real Decreto 209/2003, de 21 de
febrero, por el que se regulan los registros y las notificaciones telemáticas,
así como la utilización de medios telemáticos para la sustitución de la
aportación de certificados por los ciudadanos, encomienda al Consejo
Superior de Informática y para el impulso de la Administración Electrónica la
aprobación y difusión de los criterios de seguridad, normalización y
conservación de las aplicaciones que efectúen tratamientos de información
cuyo resultado sea utilizado por los órganos y entidades del ámbito de la
Administración General del Estado para el ejercicio de las potestades que
tienen atribuidas.
Consta de tres libros:
Criterios de seguridad. Expone los requisitos, criterios, y recomendaciones
relativos a la implantación de las medidas de seguridad organizativas y
técnicas en el diseño, desarrollo, implantación y explotación de las citadas
aplicaciones para ejercicio de potestades.

19. Criterios de normalización. Expone las pautas para facilitar la compatibilidad
técnica y la interoperabilidad de las aplicaciones.
Criterios de conservación. Expone los requisitos, criterios y recomendaciones
para la conservación de la información en soporte electrónico en las citadas
aplicaciones.
Asimismo, los criterios, en particular los de seguridad y los de conservación,
contemplan la protección de los datos de carácter personal, teniendo en
cuenta los requisitos establecidos en la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de
datos de carácter personal en el Real Decreto 994/1999, de 11 de junio, por el
que se aprueba el Reglamento de medidas de seguridad de los ficheros
automatizados que contengan datos de carácter personal.
En todos los casos los criterios y recomendaciones se han seleccionado
atendiendo a normas o estándares técnicos nacionales de reconocida
autoridad. En este sentido conviene aclarar que el libro de Criterios de
Normalización es complementario de los otros dos libros, en el sentido de que
no se repiten en él las normas técnicas nacionales o internacionales en las que
se sustentan los criterios y las recomendaciones.
http://www.monografias.com/trabajos7/arch/arch.shtml
http://www.monografias.com/trabajos10/stocks/stocks.shtml
http://es.wikipedia.org/wiki/Copia_de_seguridad
http://www.csae.map.es/csi/criterios/presentacion.htm
http://topsecres.iespana.es/documentos/documentacion.htm