El documento habla sobre la gestión de documentos y las ventajas de sistemas como Dropbox para compartir archivos y mejorar la colaboración entre empresas. Explica cómo Dropbox puede usarse para crear carpetas compartidas, automatizar tareas y flujos de trabajo, y describe aplicaciones adicionales que permiten funciones como descargar videos de YouTube y archivos desde URLs, editar textos sin distracciones, y recibir archivos de forma automática. También menciona alternativas de código abierto como Zimbra, SparkleShare y OwnCloud.

1. Gestión de documentos
Del “0.5” al “2.0”

4. Mi Empresa S.A.

5. Ineficiencia
Costes de búsqueda de info
Costes de infraestructura
Info y mejora de procesos
Sistema unificado de archivo

6. Actividad
 Caso Práctico: Grupo Ikusnet
● Reestructuración webdav
● Guia rápida
Una persona, dos meses
coste: 3.500€
ROI estimado: 4 meses

7. Gestión documental

8. Actividad
 Identificar funcionalidades de un sistema de
Gestión Documental / Gestión del Conocimiento
(KM): OpenKM
 Trastear con él (demo), intentando localizar las
funcionalidades anteriores.
 ¿En qué tipos de actividad/empresa merecería la
pena algo así?¿Qué tipo de ventajas obtendría?

9. Ficheros compartidos “2.0”
Presentación, vídeo y ejemplo

10. Actividad
1. Date de alta en dropbox.com
2. Instala el programa cliente en el ordenador. Pon la nueva carpeta “My Dropbox” en el
escritorio.
3. Ve al directorio My Dropbox en tu PC.
4. Crea una carpeta con algunos ficheros de formatos variados. Cierra la ventana.
5. Pulsa en el icono dropbox de la barra de herramientas de Windows una vez sincronizado y
haz click en “Ir al sitio web de dropbox”.
6. Comparte la carpeta con tu compañero. Ve a la pestaña “Actividades” y suscríbete por RSS.
Cierra la pestaña del navegador.
7. Entra a la carpeta “My dropbox” en tu escritorio y modifica un fichero de texto (tuyo o uno
de tu compañero). Guarda y cierra.
8. Borra un fichero (tuyo o de tu compañero)
9. Ve al Google Reader e identifica los cambios. Desde el mismo Reader, accede al sitio web
de Dropbox, revierte los cambios y recupera el/los archivos borrados. Cierra la pestaña
del navegador.
10. Abre la carpeta “My dropbox” en el escritorio y comprueba que todo está O.K.

11. Mi Empresa S.A.
11

12. : 6 para qués
1. Carpeta común para Proyectos y Clientes
2. Un Tablón de Anuncios interno
3. Carpeta “activa” para reuniones
4. Repositorio de Catálogos o Publicaciones
5. Crear una galería con fotos de un evento
6. Flujo de trabajo mediante carpetas
7. …

13. : más potencia
 Almacenar archivos enviándolos directamente
desde tu mail:
● Attachments.me es un servicio que conectará nuestra
cuenta de Gmail para gestionar los archivos
adjuntos y guardarlos en Dropbox fácilmente (a
través de la aplicación o mediante la extensión para
Chrome).
● SendtoDropbox es otra buena alternativa que
generará una dirección de email del tipo
xxxx@sendtodropbox.com para subir archivos de
Dropbox enviándolos a tal correo.

14. : más potencia
 Descargar y guardar videos de YouTube:
● VideoDropper permite enviar videos de YouTube a
Dropbox con sólo pegar la URL de dicho video en el
servicio web. Sólo es necesario loguearse con las
credenciales de Dropbox para ponerle en marcha.
 Descargar archivos desde una URL:
● Para descargar archivos directamente a Dropbox
podemos usar URL Droplet. Le compone una gran caja
de búsqueda donde iremos pegando la URL de los
archivos a descargar (muy útil con archivos PDF) y
listo, en cuanto avise la barra de carga, ya estará
disponible desde nuestra carpeta virtual.

15. : más potencia
 Editor de texto libre de distracciones:
● Write Box es una simple herramienta que permite crear y
editar archivos de texto desde nuestra carpeta de
Dropbox. Lo interesante es que se encarga de eliminar
todo tipo de barras y botones que puedan generar
distracciones en nuestro proceso de escritura.
 Automatizar tareas con los archivos almacenados:
● Ifttt y Dropbox Automator son un par de herramientas
que permiten definir una serie de órdenes y tareas con
nuestros archivos subidos a Dropbox: “subir fotos a
Facebook”, “convertir los PDF a TXT y enviarlos”,
“agregar marcas de agua a las imágenes”, “encriptar”,
“desencriptar” y miles de usos adicionales.

16. : más potencia
 Guardar páginas web y contenido multimedia desde el
navegador:
● Con Gimme Bar será posible guardar fotos, videos,
fragmentos de texto, páginas web completas y demás
contenido en la red que vayamos encontrando. La única
diferencia es que todo irá a parar a la carpeta de Dropbox.
 Recibir archivos de cualquier persona de forma automática:
● Para permitir que nos envíen archivos pesados directamente a
nuestra cuenta de Dropbox, tenemos a DROPitTOme, un
servicio que genera URL´s personalizadas que nuestros
contactos podrán usar para realizar el envío. Como medida
de seguridad, exige contraseña para iniciar la carga.

17. Alternativas
 Alternativas libres para instalar en nuestro servidor:
● Zimbra
● SparkleShare
● OwnCloud