Proceso de implantación de la plataforma de Administración Electrónica cividas, siguiendo una serie de fases que van desde una sencilla web informativa hasta el Smart Government.

1. Plataforma de Administración Electrónica
Proceso de implantación

2. Contenido de la presentación
• Introducción
• ¿Cómo implantar la e-Administración?
• Fases de implantación
1. Web informativa
2. Sede Electrónica Básica
3. Gestión Expedientes Básica
4. Gestión Expedientes Avanzada
5. Sede Electrónica Avanzada
• Smart Government

3. Administración Electrónica
Mejora la interacción con el ciudadano

4. Administración Electrónica
Mejora los procesos internos de trabajo

5. aplicadas a la Administración
Administración Electrónica
Uso de las nuevas tecnologías
• Reparto automático de
tareas
• Organización eficaz del
trabajo individual
• Automatización de tareas
• Coordinación del trabajo
• Comunicación online
• Intercambio de datos con
aplicaciones y plataformas
• Gestión documental
• Medición y control

6. Desde una sencilla página web informativa

7. Hasta participación ciudadana en tramitación

8. Y todo lo que está por llegar…

9. ¿Cómo implantar la
e-Administración?

10. en función de su grado de implantación
Beneficios
La Administración Electrónica permite
Ahorrar costes
Reducir el tiempo de
tramitación
Realizar más trámites con
el mismo personal
Atender mejor al
ciudadano
…

11. Se puede implantar todo de golpe
Coste muy elevado
Alta complejidad

12. Necesidad de cambios
organizativos
Se sienten amenazados
Supone un esfuerzo
Están ocupados
Cambio de papel a digital
Implantar todo de golpe
Empleados públicos

13. Necesario que conozcan el
cambio
Necesario que lo entiendan
y quieran participar
No perciben retorno a
corto plazo
Todo cambio es traumático
Dudas y errores de
cualquier comienzo
Implantar todo de golpe
Ciudadanos

14. La mejora continua permite obtener resultados de
manera rápida sin desbordar a la organización
Se puede implantar de forma progresiva

15. Mejora continua
Establecer prioridades
Empezar por lo sencillo
Marcar objetivos específicos
Implantar de forma rápida y
menos traumática
Medir resultados
Obtener avance visible a c/p

16. Mejora continua
El retorno conseguido en cada fase
sirve para financiar la siguiente

17. Mejora continua
En definitiva, se trata de avanzar
de forma rápida pero ordenada

18. WEB
INFORMATIVA
SEDE
ELECTRÓNICA
BÁSICA GESTIÓN DE
EXPEDIENTES
BÁSICA
GESTIÓN DE
EXPEDIENTES
AVANZADA
SEDE
ELECTRÓNICA
AVANZADA
SMART GOVERNMENT

19. 1. Web informativa

20. Se informa al ciudadano
Se le permite hacer cosas básicas
Primer contacto online

21. Ofrecidos, a quién están
destinados, cómo solicitarlos,
documentación requerida…
Descarga de solicitudes
Algo vivo (lo puede modificar la
Administración)
Enlazado con normativas
1. Web informativa
Catálogo de Servicios online

22. 1. Web informativa
Otra información para el ciudadano
Información institucional
Tablón de anuncios y
edictos
Horarios de atención al
público
Calendario

23. Perfil del contratante
Información sobre envío de
facturas electrónicas
Enlace a servicios externos:
FACe, PLACE
1. Web informativa
Relación con empresas

24. La información disponible
reduce las dudas dirigidas a los
empleados públicos
Se evitan desplazamientos sólo
para informarse
Ciudadanos mejor atendidos
Más transparencia
1. Web informativa
Beneficios

25. 1. Web informativa
¿Cómo medir el retorno de la inversión?
Consultas online
Solicitudes descargadas
Facturas presentadas
electrónicamente
Solicitudes de información
presencial
Solicitudes de atención
telefónica

26. 1. Web informativa
¿Cuál es el siguiente paso?
La información siempre es
de carácter general
El ciudadano no puede
realizar solicitudes online
Para cualquier trámite
tiene que desplazarse al
ayuntamiento
No tiene constancia de lo
que ha presentado

27. 2. Sede Electrónica Básica

28. Intercambio online de documentos:
solicitudes, recibos, notificaciones…
Comienza la interacción

29. Solicitudes online con
documentación adjunta
Pago telemático de recibos
Notificaciones telemáticas
Consulta de Registro
Volantes y certificados
2. Sede Electrónica Básica
La oficina online de la Administración

30. Usuario y contraseña
Certificado digital
2. Sede Electrónica Básica
Autenticación

31. Reducción de carga de trabajo
en Registro
Envío de solicitudes sin
desplazamiento
Solicitud y documentación ya
digitalizada
Se facilita el pago de impuestos
Servicios públicos más
accesibles al ciudadano
2. Sede Electrónica Básica
Beneficios

32. 2. Sede Electrónica Básica
¿Cómo medir el retorno de la inversión?
Solicitudes online
Recibos pagados online
Notificaciones telemáticas

33. 2. Sede Electrónica Básica
¿Cuál es el siguiente paso?
La tramitación interna tarda lo
mismo (no está automatizada)
La información de las solicitudes
tiene que ser introducida por
los empleados públicos
Los expedientes se gestionan de
forma manual
El ciudadano no puede
consultar sus expedientes

34. 3. Gestión de Expedientes
Básica

35. Empleados tramitan de forma colaborativa
Comparten documentos y firman online
Organizando el trabajo interno

36. Expedientes
Documentos y plantillas
Formularios de tramitación
Firma electrónica
Asignación de trámites
Localización de expedientes físicos
Integración del Registro
3. Gestión de Expedientes Básica
Herramientas para ser más eficientes

37. Validez legal
Documentos
Autorizaciones
Circuito de firmas
Portafirmas en movilidad
3. Gestión de Expedientes Básica
Firma electrónica

38. Acceso electrónico a expedientes
Seguridad y control de acceso
Trazabilidad
Tramitación más ágil
Menos errores en los documentos
Reducción del papel
3. Gestión de Expedientes Básica
Beneficios

39. 3. Gestión de Expedientes Básica
¿Cómo medir el retorno de la inversión?
Trámites realizados
Tiempo de tramitación
Consultas de expedientes
Gasto en papel

40. 3. Gestión de Expedientes Básica
¿Cuál es el siguiente paso?
Automatizar la
coordinación del trabajo
Implantar procesos
estandarizados
Que los empleados sepan
qué tareas tienen que
hacer en cada momento
Disponer de formularios de
tramitación más avanzados

41. 4. Gestión de Expedientes
Avanzada

42. El sistema asigna tareas a los empleados
Formularios avanzados para la tramitación
Coordinación automatizada del trabajo

43. Gestión por procesos
Formularios que
automatizan la tramitación
Control de plazos
Hacer el mismo trámite
sobre muchos expedientes
Cuadro de mando
4. Gestión de Expedientes Avanzada
Máxima eficiencia y calidad laboral

44. Cada expediente se modela
como un conjunto de pasos
Cada paso asociado a un
trámite y a un responsable
El motor de procesos (BPM)
asigna trámites a las personas
cuando toca hacerlos
Lista priorizada de trámites
pendientes
4. Gestión de Expedientes Avanzada
Gestión por procesos

45. Todo el mundo sabe lo que
tiene que hacer y en qué orden
Todos los trámites están
informatizados
Tareas más sencillas y rápidas
de realizar
Empleados aportan trabajo de
más valor añadido
Es posible trabajar con grandes
volúmenes de información
Equipo de gobierno puede
actuar rápidamente
4. Gestión de Expedientes Avanzada
Beneficios

46. 4. Gestión de Expedientes Avanzada
¿Cómo medir el retorno de la inversión?
Trámites realizados
Tiempo de tramitación
Cumplimiento de plazos
Errores en tramitación
Expedientes finalizados
Ingresos por servicios
prestados

47. 4. Gestión de Expedientes Avanzada
¿Cuál es el siguiente paso?
Aumentar la integración con otros
sistemas y Entidades
Alcanzar mayores niveles de
transparencia

48. 5. Sede Electrónica
Avanzada

49. El ciudadano interactúa y colabora en la
tramitación y en la toma de decisiones
La Administración en tu ordenador

50. Rellenar y enviar
formularios online
Formularios personalizados
por tipo de solicitud
Consulta de expedientes
en Carpeta del Ciudadano
Comunicación directa con
personal técnico
5. Sede Electrónica Avanzada
Siempre en contacto

51. Expediente incluye tareas
que el ciudadano puede
hacer online
Firma electrónica de
documentos
Participación en toma de
decisiones
Integración avanzada con
sistemas y Entidades
5. Sede Electrónica Avanzada
Colaborar para acelerar los trámites

52. Tramitación muy ágil
Empleados liberados de
tareas de poco valor
Ciudadanos mejor atendidos
y más implicados
Administraciones comparten
información
Transparencia absoluta
5. Sede Electrónica Avanzada
Beneficios

53. 5. Sede Electrónica Avanzada
¿Cómo medir el retorno de la inversión?
Atención de ciudadanos en
sede física vs online
Solicitudes presentadas
Tiempo de finalización de un
procedimiento
Citas con técnicos
Trámites realizados por el
ciudadano
Intercambios de información
Quejas/peticiones enviadas

54. Smart Government

55. Máximo nivel de transparencia, cercanía al
ciudadano y control de activos gestionados
La Administración que está por venir

56. Repositorio “Big Data” de la ciudad
Datos georreferenciados:
personas, empresas, inmuebles,
colegios, centros de salud…
Información en tiempo real e
histórico de datos
Integración con otras aplicaciones
internas y externas (padrón,
contabilidad…)
API de la ciudad
Smart Government
Modelo ciudad

57. Cuadro de mando
Mapas temáticos
Análisis geoespacial
…
Smart Government
Análisis de datos y toma de decisiones

58. Integración con Catastro
Digitalizar y procedimentar
Activos gestionados por la
Administración
Mejor control de
modificaciones
Justicia y eficiencia en el
cobro de tasas
Smart Government
Catastro Técnico Multifinalitario

59. Apps para ciudadanos y
empleados públicos
Nexo de unión
Solucionar temas
concretos del día a día
Gestión de incidencias,
citas, movilidad…
Integradas con repositorio
Smart Government
Aplicaciones de la ciudad

60. Conclusiones
¿Preparado para dar a tus ciudadanos
la Administración que se merecen?
• Moderniza tu administración
• Ahorra recursos y mejora su eficiencia
• Introduce avances por fases
• Marca objetivos y mide resultados
• Obtén un retorno visible y a corto plazo
• Reinvierte y fija nuevas metas asequibles
• Mejora la vida de los ciudadanos y empleados públicos

61. ¿Te ayudamos a decidirte?
Prueba nuestras
demos sin
compromiso
Solicita un
proyecto piloto
Contacta con nosotros:
support@cividas.com
Más información en:
www.cividas.com

62. Gracias por tu atención
Vigo
Edificio Citexvi
Fonte das Abelleiras, s/n – Local 27
36310 Vigo (Pontevedra), España
Tel: +34 986 342 774
A Coruña
Edificio Torre Cristal
Enrique Mariñas 36, Planta 8, Of. 9
15009 A Coruña , España
Tel: +34 881 242 970
Santiago
Centro de Emprendemento Creativo – Cidade
da Cultura (Monte Gaiás)
15707 Santiago de Compostela (A Coruña),
España
Tel: +34 699 463 200
São Paulo
Av. Engenheiro Luis Carlos Berrini, 550, Conj 41
– Cx 287
04571-000 São Paulo (SP), Brasil
Tel: +55 11 95300 0660