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JIRA goes i18n	

Jan Schulz, Head of Projects, catWorkX GmbH	


Vortrag	


o 

Frankfurt a.M., 21. Nov. 2013
Agenda

Inhaltsübersicht

1	
  

Zielsetzung	
  des	
  Vortrages	
  

2	
  

Ausgangssitua4onen	
  

3	
  

Ausbau-­‐Konzepte	
  

4	
  

Infrastruktur	
  

5	
  

Pros	
  und	
  Cons	
  

05.11.2013

2

Wachstum mit JIRA
Ziel des Vortrages

JIRA ist eine leistungsfähige Applikation zur Steuerung und Internationalisierung von Geschäftsprozessen

• Grundvoraussetzungen verdeutlichen	

• Konzeptionelles Vorgehen vermitteln	

• Strukturelle Gestaltungsoptionen darstellen	

• Aspekte der Applikationsadministration
beleuchten	

• Rahmenbedingungen der Infrastruktur
aufzeigen	

• Vorteile und Nachteile zusammenfassen	


05.11.2013

3

Wachstum mit JIRA
Verschiedene Ausgangslagen

die immer wieder bei verschiedenen Projekten zu Tage getreten sind.

Viele JIRAs im „Betrieb“	

•  Bedingt durch die niedrige, preisliche
Einstiegshürde sind viele JIRAs im Unternehmen in
der Nutzung, wenige davon offiziell	

•  Häufig obliegt die Nutzung einzelner
Abteilungen und JIRA wird nicht als 
gesamthafte Applikation gesteuert	


Nur die IT nutzt JIRA	

•  Wenige IT-Abteilungen nutzen ein gemeinsames
JIRA zu Steuerung der Aufgaben und für Ad-HocReporting mittels Dashboards	

•  Fachbereiche, vor allem im Service, nehmen
davon Kenntnis und sehen Vorteile für die
Nutzung von JIRA im B2B oder
B2C Bereichen	

Typische
Kundensituationen	

Konsolidierung steht an	

Transparenz schaffen	

•  Im Rahmen von Effizienzsteigerungen
•  Durch schnelles Wachstum geraten
und Kosteneinsparungen soll die IT-
etablierte Abläufe ins Stocken	

Applikationslandschaft konsolidiert werden	

•  Verschiedene, aufeinander folgende
Kundendienstleistungen verursachen hohen
•  Dabei sollen die Arbeitsprozesse der
Unternehmung durch wenige, nah am Standard
Abstimmungsdarf bei Übergabe an den nächsten
gehaltene Applikationen unterstützt werden	

Bearbeiter	

•  Kopfmonopole haben sich gebildet	


05.11.2013

4

Wachstum mit JIRA
Ausbau von JIRA

wenn die Entscheidung zur Internationalisierung gefallen ist, dann sind vier Phasen zu durchlaufen.

Zielerreichung

Portal Framework!
!
User!
Management!

3

Issue Type

Control!
Tables!

Deployment!
Tool!

Dynamic!
Searches!

Status!
Handler!

Service!
Request!

4

Screen
Scheme

Application!
Interface!

Master Data!
handler!

Screen

Translation!
Managemetn!

Incident!
Workflow!

Change!
Request!

...!

7

Notification
Scheme

Notification

Permission
Scheme

Issue Screen
Type Scheme

Permission

Issue Security
Scheme

Security Level

Zukunft

1
6

Work Flow
Scheme

System 
Custom Fields

Field
Configuration

Project
•  53 produktiv
•  25 noch zu
löschen

5

Field
Configuration
Scheme

Allgemeine Fragen
• Geschäftsprozesse
• Datenkonsistenz
• Systembetreuung

...!

8

...!

Neue Anforderungen

2

Workflow

CR2!

CR!

Plan!

Do!

Act!

Check!

CR1!
CRT!

FR!

UMT!
FR2!

Berechtigungen

• Workflows
• Issue Typen
• Benachrichtigunen
• Etc.

• Rollen und Rechte
• Permissions
• Issue Security

JIRA Projekte

Customisings
• Benutzerdefinierte
Felder
• Post Functions,
Validatoren,
Conditions

Gestern

Zukunft

Allgemeine
Konfiguration
• Systeminformationen
• Benutzerverzeichnissdienste
• Anwendungsverknüpfungen

System Assessment

05.11.2013

FR1!

Schemata

5

Cleansing

Konzeption

Wachstum mit JIRA

Implementation

Zeitverlauf
System Assessment

wesentliche Merkmale der aktuellen Applikation und deren Einbettung in die IT-Landschaft aufnehmen.

Tätigkeiten

Allgemeine Fragen
• Geschäftsprozesse
• Datenkonsistenz
• Systembetreuung

Aufnahme der IST-Situation
Identifizierung von Risiken
Cleansing-Bedarf identifizieren

• 
• 
• 

Schemata

Berechtigungen

Liefergegenstände
• 
• 
• 

System Assessment Report
Failure Mode Effect Analysis
Ablaufplan für Cleansing

JIRA Projekte

Customizings
• Benutzerdefinierte
Felder
• Post Functions,
Validatoren,
Conditions

05.11.2013

• Workflows
• Issue Typen
• Benachrichtigungen
• Etc.

• Rollen und Rechte
• Permissions
• Issue Security

6

Wachstum mit JIRA

Allgemeine
Konfiguration
• Systeminformationen
• Benutzerverzeichnissdienste
• Anwendungsverknüpfungen
Cleansing

in den Quellsystemen sind eindeutige Bezeichnungen für die Strukturierung vor der Datenbereinigung notwendig
3

4

Screen
Scheme

Screen

Issue Type

7

Notification
Scheme

Notification

Permission
Scheme

Permission

Issue Security
Scheme

Issue Screen
Type Scheme

Security Level

1
6

2

Workflow

Workflow
Scheme

Project
•  53 produktiv
•  25 noch zu
löschen

5

System 
Custom Fields

Field
Configuration

8

Field
Configuration
Scheme

1

•  Nicht benötigte Projekte löschen

5

•  Nicht benötigte Field Configuration Schemata löschen
•  Verbleibende Field Configuration Schemata eindeutig umbenennen*

2

•  Nicht benötigte Workflow Schemata löschen
•  Verbleibende Workflow Schemata eindeutig umbenennen*

6

•  Nicht benötigte Permission Schemata löschen
•  Verbleibende Permission Schemata eindeutig umbenennen*

3

•  Nicht benötigte Screen Schemata löschen
•  Verbleibende Screen Schemata eindeutig umbenennen*

7

•  Nicht benötigte Notification Schemata löschen
•  Verbleibende Notification Schemata eindeutig umbenennen*

4

•  Nicht benötigte Issue Type Screen Schemata löschen
•  Verbleibende Issue Type Screen Schemata eindeutig umbenennen*

8

•  Nicht benötigte Issue Security Schemata löschen
•  Verbleibende Issue Security Schemata eindeutig umbenennen*
*) es darf kein default schema verwendet werden

05.11.2013

7

Wachstum mit JIRA
Cleansing

im nächsten Schritt sind Custom Fields (CFs), Issue Types, Screens, etc. zu bereinigen.
2
Field Type
3

Field Name

Icon

Description

Type

Search
Template

Name

1

Workflow
Scheme

Custom Field

Field
Configuration
Scheme

5

4
Context

Issue Type

Project

Issue Screen
Type Scheme

1

•  Nicht benötigte Custom Fields (CFs) löschen
•  Verbleibende Custom Fields eindeutig benennen

2

•  Es dürfen keine gleichlautenden CFs mit unterschiedlichen Field Typen
mehr existieren

3
4

05.11.2013

Description

5

•  Ggfs. nicht benötigte Issue Typen sind zu löschen
•  Verbleibende Issue Typen sind eindeutig zu benennen

•  Custom Field Syntax ist mit dem Kunden zu definieren
•  Review der Custom Field Optionsfelder durchführen

8

Wachstum mit JIRA
Konzeption - Vorausschauende Entwicklung

die Steuerung von Vorgängen mit JIRA begeistert und zieht schnell zahlreiche neue Anforderungen mit sich.

Typischer JIRA-Prozess-Ansatz
o 
o 
o 

...	


Schrittweise kommen neue Prozesse hinzu
Jeder zusätzliche Prozess hat seine spezifischen Features
Es entstehen Varianten vom ursprünglichen Prozess

o 
o 
o 

Die Pflege des Systems wird aufwändiger
Dateninkonsistenzen wachsen schleichend
Ein Konsolidierung wird notwendig

Zukunft

JIRA-Portal-Ansatz
o 
o 
o 

Features werden in Komponenten bereitgestellt
Business Logik durch Steuerungstabellen
Master Prozesse sind als Schablonen angelegt

o 
o 
o 

...	

...	


Neue Anforderungen

...	


Die Pflege des Systems wird vereinfacht
Dateninkonsistenzen werden reduziert
Anpassungsfähigkeit an Prozessänderungen gewährleistet

INCUK	

Plan!

9

Check!

SRVUK	

USM	


SRV	


TRS	

INCDE	


SRVDE	


Gestern

05.11.2013

Do!

Act!

INC	


Wachstum mit JIRA

Zeitverlauf

Zukunft
Implementation

im Prozess-Ansatz werden die Standard Komponenten nicht verändert. Die Portal-Logik erweitert diese.

Prozess Entwicklung	

	


Portal Entwicklung	

	


SRVDE	


SRVFR	


SRVUK	


...	


INCDE	


INCFR	


INCUK	


...	


Allgemeine	

Benutzer-	

verwaltung	


Standard	

System	

Sprachpakete	


Benachrich-	

tigungen	


...	


User	

Management	


Translation	

Management	


Application	

Interface	


Control	

Tables	


Master Data	

Handler	


Deployment	

Tool	


Dynamic	

Searches	


Status	

Handler	


Service	

Request	


Incident	

Workflow	


Change	

Request	


...	


1

Gestaltung und Entwicklung der Prozesse

1

Erweiterung der Standard-System-Komponenten

2

Nutzung der Standard-System-Komponenten

2

Gestaltung und Entwicklung von Prozessvorlagen

05.11.2013

10

Wachstum mit JIRA
Implementation

Erweiterung der Funktionen für ein Enterprise-fähiges User Management.

Standard-Funktion:
• 
• 

Benutzer wird manuell angelegt
Gruppen und Rollen werden manuell gepflegt
oder

• 
• 

Portal Framework	

	


Benutzerverzeichnisdienst ist angebunden
Rollen werden manuell gepflegt

User	

Management	


• 
• 
• 
• 

05.11.2013

11

Wachstum mit JIRA

Control	

Tables	


Deployment	

Tool	


Dynamic	

Searches	


Status	

Handler	


Service	

Request	


Benutzer registriert und meldet sich für bestimmte
Prozesse an
Benutzer wählt seine Sprachpräferenz aus
Administrator nutzt eine erweiterte
Benutzeroberfläche, um die Berechtigungen zu
aktivieren bzw. zu verwalten
Ein Script sorgt nach Aktivierung bzw. Deaktivierung
für die Zuordnung in die Gruppen und Rollen

Application	

Interface	


Master Data	

Handler	


Portal-Funktion:

Translation	

Management	


Incident	

Workflow	


Change	

Request	


...
Implementation

Vorstellung der Registrierung mit mehrsprachlicher Unterstützung.

• Der Registrierungsprozess gliedert sich in zwei Teile.
Zunächst muss der Benutzer im oberen Teil des
Bildschirms eine Sprache wählen und das Land in der
seine Firma ansässig ist.	

	

	

	

	

• Nach dem Absenden gelangt auf ein umfangreicheres
Formular, das sich in mehrere Tabs aufteilt. 	


1	


2	


• Hat er seine Daten durch die Betätigung des
entsprechenden Buttons abgesendet, gelangt seine
Registrierungs-Anfrage zum Benutzerverwalter, der
diese prüft und ggf. mit entsprechenden Rollen und
Berechtigungen freigibt.	


05.11.2013

12

Wachstum mit JIRA
Implementation

Vorstellung der Benutzer Administration für mehrere Portale.

• Das ist die Ansicht, die der Benutzerverwalter hat,
nachdem sich ein Benutzer Registriert hat. Der
Benutzername erscheint, signalisiert allerdings durch
1	

eine durchgezogene Linie, dass er noch freigeschaltet
werden muss.	

• Weiteres Kennzeichen: Unter den Gruppen erscheint
PENDING	

	

	

2	

• Nun kann der Benutzerverwalter den Benutzer
verschiedenen Prozesse und Rechte-Gruppen zuordnen.	

	

• Nach dieser Freischaltung erhält der Benutzer eine EMail in der entsprechenden Sprache, die er zuvor im
Registrierungsprozess angegeben hat.	

• In der Ansicht des Benutzerverwalters erscheint der
User nun nicht mehr als inaktiv.	


3	


TestUser@test.de

TestUser@test.de

TestUser
TestUser@test.de

TestUser
TestUser@test.de

05.11.2013

13

Wachstum mit JIRA
Implementation

Erweiterung der Funktionen für eine Enterprise-fähige Mehrsprachlichkeit.

Standard-Funktion:
• 
• 

Atlassian Sprachpakete übersetzen Standard-SystemKomponenten
Benutzerdefinierte Felder können manuell durch einen
Dialog übersetzt werden
Portal Framework	

	

User	

Management	


• 
• 

05.11.2013

14

Wachstum mit JIRA

Control	

Tables	


Deployment	

Tool	


Dynamic	

Searches	


Status	

Handler	


Service	

Request	


Atlassian Sprachpakete übersetzen Standard-SystemKomponenten
Optionsfelder, Lösungen, Workflow-Übergänge, E-MailBenachrichtigungen werden in einer Datei übersetzt
und können eingeladen werden

Application	

Interface	


Master Data	

Handler	


Portal-Funktion:

Translation	

Management	


Incident	

Workflow	


Change	

Request	


...
Implementation

Vorstellung der Umsetzung von Mehrsprachlichkeit für JIRA.

• Für das Problem der Mehrsprachlichkeit hat catWorkX
ein Feature entwickelt, das die Verwaltung der
Übersetzungen ermöglicht. 	

• Die Übersetzungen werden in einer Excel-Datei gepflegt,
die dann hochgeladen werden kann.	

	

• Diese Excel-Datei hat neben der Platzhalter-Variable für
jede Sprache eine Spalte vorgesehen. Zudem sind die
Übersetzungen für Typen, Prioritäten, Lösungen und
Zustände jeweils in unterschiedlichen Tabellenblättern
untergebracht. 	

1	


Jira liefert die Roh-Datei, die an den
Kunden übermittelt wird

2	


Kunde

Dieser übersetzt direkt oder indirekt und
befüllt somit die Datei

3	


1	


Die Datei geht zurück an catWorkX und wird
in Jira und das Quellverzeichnis eingespielt

4	


Das Quellverzeichnis erzeugt den
Liefergegenstand, der dann an das Portal
übergeben wird
05.11.2013

15

2	


3	


4	


Wachstum mit JIRA
Implementation

Erweiterung der Funktionen für eine Enterprise-fähige Integration von Applikationen.

Standard-Funktion:
• 
• 

Vollständige und sehr komfortable Integration der
Atlassian Tool Suite
Leistungsfähige Applikations-Schnittstelle
Portal Framework	

	

User	

Management	


• 
• 
• 
• 

05.11.2013

16

Wachstum mit JIRA

Control	

Tables	


Deployment	

Tool	


Dynamic	

Searches	


Status	

Handler	


Service	

Request	


Der Workflow im JIRA sorgt für einen qualifizierten,
konsistenten Datensatz
Dieser wird dann z.B. an OTRS oder SAP übergeben
Rückmeldungen aus den Applikationen werden
verarbeitet und schalten Workflows automatisch
weiter
Services steuern zeitlich den Austausch mit anderen
Applikationen

Application	

Interface	


Master Data	

Handler	


Portal-Funktion:

Translation	

Management	


Incident	

Workflow	


Change	

Request	


...
Implementation

Vorstellung von Workflow Automatisierungen mittels EDIfact.
Auszug aus einem exemplarischen Workflow

1	


Wenn die Transition 'Approve And Order' ausgeführt
wird, wird ein EDI Event geworfen. Dieses wird vom
EDI-Listener verarbeitet, der eine EDI-Datei im
Dateisystem ablegt.	


2	


Die Rückmeldung vom SAP wird ebenfalls im
Dateisystem abgelegt. Ein Service ließt in regelmäßigen
Abständen (alle 5 Minuten) die neuen Dateien ein,
schreibt einen oder mehrere Werte aus dem SAP in
die dafür vorgesehenen Customfields und führt
automatisch einen Workflow-Übergang aus (hier:
'Complete'). 	

Welcher Übergang ausgeführt wird steht in einer
Steuerungstabelle.	

	


05.11.2013

17

1	


2	


Wachstum mit JIRA
Implementation

Erweiterung der Funktionen für eine Enterprise-fähige Anpassung von JIRA an organisatorische Veränderungen.

Standard-Funktion:
• 
• 

Veränderungen müssen in den Prozessen nachgebildet
werden
Weitere Anpassungen sind ggfs. vorzunehmen
3

4

Screen
Scheme

Screen

Issue Type

7

Notification
Scheme

Notification

Permission
Scheme

Issue Screen
Type Scheme

Permission

Issue Security
Scheme

Security Level

Portal Framework	

	


1
6

2

Workflow

Work Flow
Scheme

Project
•  53 produktiv
•  25 noch zu
löschen

5

System 
Custom Fields

Field
Configuration

Field
Configuration
Scheme

8

User	

Management	


• 
• 
• 

05.11.2013

18

Wachstum mit JIRA

Control	

Tables	


Deployment	

Tool	


Dynamic	

Searches	


Status	

Handler	


Service	

Request	


Steuerungstabellen können aktualisiert und in das
System eingeladen werden
Post Functions,Validationen und Konstanten
verarbeiten diese dann in den Prozessen
Steuerungstabellen aktualisieren um:
•  E-Mail-Verteilung anpassen
•  Veränderungen von Kostenstellen umzusetzen
•  Produktauswahl einzugrenzen

Application	

Interface	


Master Data	

Handler	


Portal-Funktion:

Translation	

Management	


Incident	

Workflow	


Change	

Request	


...
Implementation

Vorstellen von Steuerungstabellen, zur Anpassung an organisatorische Veränderungen.

• Hier wird die Portal ID und die Hauptkategorie des Produktes
auf das zuständige Local Warehouse zugeordnet.	


• Mit Hilfe der aus der ersten Tabelle hervorgehenden Local
Warehouse Costumer Number wird eine entsprechende
Factory und Location zugeordnet.	

• Diese Daten werden für das EDI und somit für die spätere
Lokalisierung von Ware benötigt	


05.11.2013

19

Wachstum mit JIRA
Implementation

Erweiterung der Funktionen für eine Enterprise-fähige von Stammdaten aus anderen Applikationen.

Standard-Funktion:
• 

Leistungsfähige Applikations-Schnittstelle

Portal Framework	

	

User	

Management	


• 
• 
• 
• 

05.11.2013

20

Wachstum mit JIRA

Control	

Tables	


Deployment	

Tool	


Dynamic	

Searches	


Status	

Handler	


Service	

Request	


Stammdaten aus anderen Applikationen werden z.B.
auf einem Austausch-Verzeichnis hinterlegt
CRON Jobs laden diese dann regelmäßig zu definierten
Zeiten in das JIRA ein
Post Functions,Validationen und Konstanten
verarbeiten diese Daten dann in der Prozessen
Beispiele für Stammdaten:
•  Kundendaten einer Organisation
•  Service- und Produktdaten

Application	

Interface	


Master Data	

Handler	


Portal-Funktion:

Translation	

Management	


Incident	

Workflow	


Change	

Request	


...
Implementation

Vorstellen der Nutzungsweise von Stammdaten und die Einbindung in das Portal.

• Gibt der Benutzer z.B. aufgrund einer Waren-Retoure
eine Warennummer ein, greift er auf Stammdaten
zurück.	

• Durch eine Steuerungstabelle im Hintergrund und auf
der Basis von SQLoutward Feldern werden ihm schon
bei Eingabe durch Autovervollständigung die zur
Auswahl stehenden Modelle vorgeschlagen	


• Die Steuerungstabelle enthält alle Modelle und zusätzlich
die Sales Organisation. Je nachdem in welcher Sales
Organisation der Benutzer ist, werden entsprechende
Modelle bei der Eingabe angezeigt.	


05.11.2013

21

Wachstum mit JIRA
Implementation

Erweiterung der Funktionen für eine Enterprise-fähige Pflege und automatische Ausrollprozeduren.

Standard-Funktion:
• 

Manuelles Konfigurieren durch den Administrator
nötig
3

4

Screen
Scheme

Screen

Issue Type

7

Notification
Scheme

Notification

Permission
Scheme

Issue Screen
Type Scheme

Permission

Issue Security
Scheme

Security Level

1
6

2

Workflow

Work Flow
Scheme

Project
•  53 produktiv
•  25 noch zu
löschen

5

System 
Custom Fields

Field
Configuration

Field
Configuration
Scheme

Portal Framework	

	


8

User	

Management	


• 
• 
• 

05.11.2013

22

Wachstum mit JIRA

Control	

Tables	


Deployment	

Tool	


Dynamic	

Searches	


Status	

Handler	


Service	

Request	


Geschäftsprozesse werden einheitlich definiert und als
Vorlage hinterlegt
Liest automatisch Konfigurationen aus definierten
Prozess Vorlagen aus
Schreibt automatisch Konfigurationen in neue
Prozesse:
•  Ausrollen in verschiedene Länder

Application	

Interface	


Master Data	

handler	


Portal-Funktion:

Translation	

Managemetn	


Incident	

Workflow	


Change	

Request	


...
Implementation

Vorstellen der Anwendung des Konfiguration-Tools zur Anlage von weiteren Portalen.

• Das Konfigurations-Tool dient dazu, leere Projekthüllen
vorzukonfigurieren, um sie bei Bedarf zu kopieren.	

• Die Projektvorlagen werden mit dem Schlüsselwort Master
gekennzeichnet.	


1	


2	


1	


2	


3	


Die Vorlage für ein Projekt wird von catWorkX entwickelt
und als Zip-Datei dem Kunden übermittelt.	

	

Dieser spielt die Master-Datei in sein Konfiguration-Tool
und kann in seinem System nun Kopien dieser Projekte
anlegen.	

Dieses Prinzip läuft für das Test-System sowie das LiveSystem gleich ab. 	


05.11.2013

23

Wachstum mit JIRA

3
Implementation

aktuell ist JIRA nicht clusterfähig. Geringe Ausfallzeiten können über eine SAN Struktur erreicht werden.

05.11.2013

24

Wachstum mit JIRA
Implementation

große Portale brauchen eine leistungsfähige Infrastruktur.
JIRA Production

PostgreSQL Production

JIRA Integration

CPUs

48 Real Cores, HT disabled

8 Real Cores, HT enabled

4 Real Cores, HT enabled

RAM

128 Gbyte

32 Gbyte

16 GByte

Local Disk

500 GByte Raid 1 with SATA/SAS for OS

500 GByte Raid 1 with SATA/SAS for OS

2 TB Raid 1 with SATA for OS, JIRA and
PostgreSQL

SAN

500 GByte SAN LUN for FAX, Im- 
Exports, Attachments and JIRA Installation,
8GBit FC

200 GByte SAN LUN for PostgreSQL
Data, 8GBit FC

SAN LUNs attach for C-Case, optinally
used as server, 2GBit FC

Ethernet

2x1GBit X-Over to PostgreSQL (internal
IP, Bonding), 2x1GBit WAN (external IP,
Bonding), 1x100MBit ILO (management IP)

2x1GBit X-Over to JIRA (inernal IP,
Bonding)
1x1GBit WAN (external IP, direct SSH
access and monitoring), 1x100MBit ILO
(management IP)

1x1GBit (external IP)
1x100MBit ILO (management IP)
Assignment of IP addresses for C-Case

ILO

Web/Telnet/Console

Web/Telnet/Console

Web/Telnet/Console

Applications

JIRA, FTP, Fax Import, Postfix (Email) /
Fetchmail (POP), Munin-Node, NTP

PostgreSQL, Munin-Node, NTP

JIRA, PostgreSQL, FTP, Munin-Node, Munin
Master, NTP

Back-Up

Hosting Provider: Filebackup Attachments,
Zip-Archive, Fax, Im-/Exports

Hosting Provider: PostgreSQL Dump or
SQL File by Cronjob

n.a.

System

SLES 11 SP2 x86_64 + Online Updates

SLES 11 SP2 x86_64 + Online Updates

SLES 11 SP2 x86_64 + Online Updates

05.11.2013

25

Wachstum mit JIRA
Zusammenfassung

Durch den Portal-Logik-Ansatz ist JIRA für die Steuerung von Geschäftsprozessen Enterprise-fähig.

• Die starke Workflow Modellierung
von JIRA erlaubt die 1:1 Abbildung
von Geschäftsprozessen	


Con

• Mit dem Portal-Ansatz kann JIRA
schnell an veränderte
organisatorische Rahmenbedingungen angepasst werden	

• Dashboards und Filterergebnisse
bringen Transparenz in die
Leistungsfähigkeit der Prozesse	


05.11.2013

26

• Die Nutzung von JIRA außerhalb
des originären Anwendungszweckes
als Bug- und Issue-Tracker	

• Ohne zusätzliche PlugIns wird die
Applikationsbetreuung schnell
unübersichtlich und zeitaufwendig	

• Hochverfügbarkeitsszenarien
können mit der aktuellen Lizenz
nicht wirklich abgebildet werden, da
das Projekt nicht clusterfähig ist	


Pro

Wachstum mit JIRA
When the rate of change outside
exceeds the rate of change inside, the
end is in sight.
Jack Welch, US former CEO and chairman of General Electric

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CCD 2013: JIRA goes i18n

  • 1. JIRA goes i18n Jan Schulz, Head of Projects, catWorkX GmbH Vortrag o  Frankfurt a.M., 21. Nov. 2013
  • 2. Agenda Inhaltsübersicht 1   Zielsetzung  des  Vortrages   2   Ausgangssitua4onen   3   Ausbau-­‐Konzepte   4   Infrastruktur   5   Pros  und  Cons   05.11.2013 2 Wachstum mit JIRA
  • 3. Ziel des Vortrages JIRA ist eine leistungsfähige Applikation zur Steuerung und Internationalisierung von Geschäftsprozessen • Grundvoraussetzungen verdeutlichen • Konzeptionelles Vorgehen vermitteln • Strukturelle Gestaltungsoptionen darstellen • Aspekte der Applikationsadministration beleuchten • Rahmenbedingungen der Infrastruktur aufzeigen • Vorteile und Nachteile zusammenfassen 05.11.2013 3 Wachstum mit JIRA
  • 4. Verschiedene Ausgangslagen die immer wieder bei verschiedenen Projekten zu Tage getreten sind. Viele JIRAs im „Betrieb“ •  Bedingt durch die niedrige, preisliche Einstiegshürde sind viele JIRAs im Unternehmen in der Nutzung, wenige davon offiziell •  Häufig obliegt die Nutzung einzelner Abteilungen und JIRA wird nicht als gesamthafte Applikation gesteuert Nur die IT nutzt JIRA •  Wenige IT-Abteilungen nutzen ein gemeinsames JIRA zu Steuerung der Aufgaben und für Ad-HocReporting mittels Dashboards •  Fachbereiche, vor allem im Service, nehmen davon Kenntnis und sehen Vorteile für die Nutzung von JIRA im B2B oder B2C Bereichen Typische Kundensituationen Konsolidierung steht an Transparenz schaffen •  Im Rahmen von Effizienzsteigerungen •  Durch schnelles Wachstum geraten und Kosteneinsparungen soll die IT- etablierte Abläufe ins Stocken Applikationslandschaft konsolidiert werden •  Verschiedene, aufeinander folgende Kundendienstleistungen verursachen hohen •  Dabei sollen die Arbeitsprozesse der Unternehmung durch wenige, nah am Standard Abstimmungsdarf bei Übergabe an den nächsten gehaltene Applikationen unterstützt werden Bearbeiter •  Kopfmonopole haben sich gebildet 05.11.2013 4 Wachstum mit JIRA
  • 5. Ausbau von JIRA wenn die Entscheidung zur Internationalisierung gefallen ist, dann sind vier Phasen zu durchlaufen. Zielerreichung Portal Framework! ! User! Management! 3 Issue Type Control! Tables! Deployment! Tool! Dynamic! Searches! Status! Handler! Service! Request! 4 Screen Scheme Application! Interface! Master Data! handler! Screen Translation! Managemetn! Incident! Workflow! Change! Request! ...! 7 Notification Scheme Notification Permission Scheme Issue Screen Type Scheme Permission Issue Security Scheme Security Level Zukunft 1 6 Work Flow Scheme System Custom Fields Field Configuration Project •  53 produktiv •  25 noch zu löschen 5 Field Configuration Scheme Allgemeine Fragen • Geschäftsprozesse • Datenkonsistenz • Systembetreuung ...! 8 ...! Neue Anforderungen 2 Workflow CR2! CR! Plan! Do! Act! Check! CR1! CRT! FR! UMT! FR2! Berechtigungen • Workflows • Issue Typen • Benachrichtigunen • Etc. • Rollen und Rechte • Permissions • Issue Security JIRA Projekte Customisings • Benutzerdefinierte Felder • Post Functions, Validatoren, Conditions Gestern Zukunft Allgemeine Konfiguration • Systeminformationen • Benutzerverzeichnissdienste • Anwendungsverknüpfungen System Assessment 05.11.2013 FR1! Schemata 5 Cleansing Konzeption Wachstum mit JIRA Implementation Zeitverlauf
  • 6. System Assessment wesentliche Merkmale der aktuellen Applikation und deren Einbettung in die IT-Landschaft aufnehmen. Tätigkeiten Allgemeine Fragen • Geschäftsprozesse • Datenkonsistenz • Systembetreuung Aufnahme der IST-Situation Identifizierung von Risiken Cleansing-Bedarf identifizieren •  •  •  Schemata Berechtigungen Liefergegenstände •  •  •  System Assessment Report Failure Mode Effect Analysis Ablaufplan für Cleansing JIRA Projekte Customizings • Benutzerdefinierte Felder • Post Functions, Validatoren, Conditions 05.11.2013 • Workflows • Issue Typen • Benachrichtigungen • Etc. • Rollen und Rechte • Permissions • Issue Security 6 Wachstum mit JIRA Allgemeine Konfiguration • Systeminformationen • Benutzerverzeichnissdienste • Anwendungsverknüpfungen
  • 7. Cleansing in den Quellsystemen sind eindeutige Bezeichnungen für die Strukturierung vor der Datenbereinigung notwendig 3 4 Screen Scheme Screen Issue Type 7 Notification Scheme Notification Permission Scheme Permission Issue Security Scheme Issue Screen Type Scheme Security Level 1 6 2 Workflow Workflow Scheme Project •  53 produktiv •  25 noch zu löschen 5 System Custom Fields Field Configuration 8 Field Configuration Scheme 1 •  Nicht benötigte Projekte löschen 5 •  Nicht benötigte Field Configuration Schemata löschen •  Verbleibende Field Configuration Schemata eindeutig umbenennen* 2 •  Nicht benötigte Workflow Schemata löschen •  Verbleibende Workflow Schemata eindeutig umbenennen* 6 •  Nicht benötigte Permission Schemata löschen •  Verbleibende Permission Schemata eindeutig umbenennen* 3 •  Nicht benötigte Screen Schemata löschen •  Verbleibende Screen Schemata eindeutig umbenennen* 7 •  Nicht benötigte Notification Schemata löschen •  Verbleibende Notification Schemata eindeutig umbenennen* 4 •  Nicht benötigte Issue Type Screen Schemata löschen •  Verbleibende Issue Type Screen Schemata eindeutig umbenennen* 8 •  Nicht benötigte Issue Security Schemata löschen •  Verbleibende Issue Security Schemata eindeutig umbenennen* *) es darf kein default schema verwendet werden 05.11.2013 7 Wachstum mit JIRA
  • 8. Cleansing im nächsten Schritt sind Custom Fields (CFs), Issue Types, Screens, etc. zu bereinigen. 2 Field Type 3 Field Name Icon Description Type Search Template Name 1 Workflow Scheme Custom Field Field Configuration Scheme 5 4 Context Issue Type Project Issue Screen Type Scheme 1 •  Nicht benötigte Custom Fields (CFs) löschen •  Verbleibende Custom Fields eindeutig benennen 2 •  Es dürfen keine gleichlautenden CFs mit unterschiedlichen Field Typen mehr existieren 3 4 05.11.2013 Description 5 •  Ggfs. nicht benötigte Issue Typen sind zu löschen •  Verbleibende Issue Typen sind eindeutig zu benennen •  Custom Field Syntax ist mit dem Kunden zu definieren •  Review der Custom Field Optionsfelder durchführen 8 Wachstum mit JIRA
  • 9. Konzeption - Vorausschauende Entwicklung die Steuerung von Vorgängen mit JIRA begeistert und zieht schnell zahlreiche neue Anforderungen mit sich. Typischer JIRA-Prozess-Ansatz o  o  o  ... Schrittweise kommen neue Prozesse hinzu Jeder zusätzliche Prozess hat seine spezifischen Features Es entstehen Varianten vom ursprünglichen Prozess o  o  o  Die Pflege des Systems wird aufwändiger Dateninkonsistenzen wachsen schleichend Ein Konsolidierung wird notwendig Zukunft JIRA-Portal-Ansatz o  o  o  Features werden in Komponenten bereitgestellt Business Logik durch Steuerungstabellen Master Prozesse sind als Schablonen angelegt o  o  o  ... ... Neue Anforderungen ... Die Pflege des Systems wird vereinfacht Dateninkonsistenzen werden reduziert Anpassungsfähigkeit an Prozessänderungen gewährleistet INCUK Plan! 9 Check! SRVUK USM SRV TRS INCDE SRVDE Gestern 05.11.2013 Do! Act! INC Wachstum mit JIRA Zeitverlauf Zukunft
  • 10. Implementation im Prozess-Ansatz werden die Standard Komponenten nicht verändert. Die Portal-Logik erweitert diese. Prozess Entwicklung Portal Entwicklung SRVDE SRVFR SRVUK ... INCDE INCFR INCUK ... Allgemeine Benutzer- verwaltung Standard System Sprachpakete Benachrich- tigungen ... User Management Translation Management Application Interface Control Tables Master Data Handler Deployment Tool Dynamic Searches Status Handler Service Request Incident Workflow Change Request ... 1 Gestaltung und Entwicklung der Prozesse 1 Erweiterung der Standard-System-Komponenten 2 Nutzung der Standard-System-Komponenten 2 Gestaltung und Entwicklung von Prozessvorlagen 05.11.2013 10 Wachstum mit JIRA
  • 11. Implementation Erweiterung der Funktionen für ein Enterprise-fähiges User Management. Standard-Funktion: •  •  Benutzer wird manuell angelegt Gruppen und Rollen werden manuell gepflegt oder •  •  Portal Framework Benutzerverzeichnisdienst ist angebunden Rollen werden manuell gepflegt User Management •  •  •  •  05.11.2013 11 Wachstum mit JIRA Control Tables Deployment Tool Dynamic Searches Status Handler Service Request Benutzer registriert und meldet sich für bestimmte Prozesse an Benutzer wählt seine Sprachpräferenz aus Administrator nutzt eine erweiterte Benutzeroberfläche, um die Berechtigungen zu aktivieren bzw. zu verwalten Ein Script sorgt nach Aktivierung bzw. Deaktivierung für die Zuordnung in die Gruppen und Rollen Application Interface Master Data Handler Portal-Funktion: Translation Management Incident Workflow Change Request ...
  • 12. Implementation Vorstellung der Registrierung mit mehrsprachlicher Unterstützung. • Der Registrierungsprozess gliedert sich in zwei Teile. Zunächst muss der Benutzer im oberen Teil des Bildschirms eine Sprache wählen und das Land in der seine Firma ansässig ist. • Nach dem Absenden gelangt auf ein umfangreicheres Formular, das sich in mehrere Tabs aufteilt. 1 2 • Hat er seine Daten durch die Betätigung des entsprechenden Buttons abgesendet, gelangt seine Registrierungs-Anfrage zum Benutzerverwalter, der diese prüft und ggf. mit entsprechenden Rollen und Berechtigungen freigibt. 05.11.2013 12 Wachstum mit JIRA
  • 13. Implementation Vorstellung der Benutzer Administration für mehrere Portale. • Das ist die Ansicht, die der Benutzerverwalter hat, nachdem sich ein Benutzer Registriert hat. Der Benutzername erscheint, signalisiert allerdings durch 1 eine durchgezogene Linie, dass er noch freigeschaltet werden muss. • Weiteres Kennzeichen: Unter den Gruppen erscheint PENDING 2 • Nun kann der Benutzerverwalter den Benutzer verschiedenen Prozesse und Rechte-Gruppen zuordnen. • Nach dieser Freischaltung erhält der Benutzer eine EMail in der entsprechenden Sprache, die er zuvor im Registrierungsprozess angegeben hat. • In der Ansicht des Benutzerverwalters erscheint der User nun nicht mehr als inaktiv. 3 TestUser@test.de TestUser@test.de TestUser TestUser@test.de TestUser TestUser@test.de 05.11.2013 13 Wachstum mit JIRA
  • 14. Implementation Erweiterung der Funktionen für eine Enterprise-fähige Mehrsprachlichkeit. Standard-Funktion: •  •  Atlassian Sprachpakete übersetzen Standard-SystemKomponenten Benutzerdefinierte Felder können manuell durch einen Dialog übersetzt werden Portal Framework User Management •  •  05.11.2013 14 Wachstum mit JIRA Control Tables Deployment Tool Dynamic Searches Status Handler Service Request Atlassian Sprachpakete übersetzen Standard-SystemKomponenten Optionsfelder, Lösungen, Workflow-Übergänge, E-MailBenachrichtigungen werden in einer Datei übersetzt und können eingeladen werden Application Interface Master Data Handler Portal-Funktion: Translation Management Incident Workflow Change Request ...
  • 15. Implementation Vorstellung der Umsetzung von Mehrsprachlichkeit für JIRA. • Für das Problem der Mehrsprachlichkeit hat catWorkX ein Feature entwickelt, das die Verwaltung der Übersetzungen ermöglicht. • Die Übersetzungen werden in einer Excel-Datei gepflegt, die dann hochgeladen werden kann. • Diese Excel-Datei hat neben der Platzhalter-Variable für jede Sprache eine Spalte vorgesehen. Zudem sind die Übersetzungen für Typen, Prioritäten, Lösungen und Zustände jeweils in unterschiedlichen Tabellenblättern untergebracht. 1 Jira liefert die Roh-Datei, die an den Kunden übermittelt wird 2 Kunde Dieser übersetzt direkt oder indirekt und befüllt somit die Datei 3 1 Die Datei geht zurück an catWorkX und wird in Jira und das Quellverzeichnis eingespielt 4 Das Quellverzeichnis erzeugt den Liefergegenstand, der dann an das Portal übergeben wird 05.11.2013 15 2 3 4 Wachstum mit JIRA
  • 16. Implementation Erweiterung der Funktionen für eine Enterprise-fähige Integration von Applikationen. Standard-Funktion: •  •  Vollständige und sehr komfortable Integration der Atlassian Tool Suite Leistungsfähige Applikations-Schnittstelle Portal Framework User Management •  •  •  •  05.11.2013 16 Wachstum mit JIRA Control Tables Deployment Tool Dynamic Searches Status Handler Service Request Der Workflow im JIRA sorgt für einen qualifizierten, konsistenten Datensatz Dieser wird dann z.B. an OTRS oder SAP übergeben Rückmeldungen aus den Applikationen werden verarbeitet und schalten Workflows automatisch weiter Services steuern zeitlich den Austausch mit anderen Applikationen Application Interface Master Data Handler Portal-Funktion: Translation Management Incident Workflow Change Request ...
  • 17. Implementation Vorstellung von Workflow Automatisierungen mittels EDIfact. Auszug aus einem exemplarischen Workflow 1 Wenn die Transition 'Approve And Order' ausgeführt wird, wird ein EDI Event geworfen. Dieses wird vom EDI-Listener verarbeitet, der eine EDI-Datei im Dateisystem ablegt. 2 Die Rückmeldung vom SAP wird ebenfalls im Dateisystem abgelegt. Ein Service ließt in regelmäßigen Abständen (alle 5 Minuten) die neuen Dateien ein, schreibt einen oder mehrere Werte aus dem SAP in die dafür vorgesehenen Customfields und führt automatisch einen Workflow-Übergang aus (hier: 'Complete'). Welcher Übergang ausgeführt wird steht in einer Steuerungstabelle. 05.11.2013 17 1 2 Wachstum mit JIRA
  • 18. Implementation Erweiterung der Funktionen für eine Enterprise-fähige Anpassung von JIRA an organisatorische Veränderungen. Standard-Funktion: •  •  Veränderungen müssen in den Prozessen nachgebildet werden Weitere Anpassungen sind ggfs. vorzunehmen 3 4 Screen Scheme Screen Issue Type 7 Notification Scheme Notification Permission Scheme Issue Screen Type Scheme Permission Issue Security Scheme Security Level Portal Framework 1 6 2 Workflow Work Flow Scheme Project •  53 produktiv •  25 noch zu löschen 5 System Custom Fields Field Configuration Field Configuration Scheme 8 User Management •  •  •  05.11.2013 18 Wachstum mit JIRA Control Tables Deployment Tool Dynamic Searches Status Handler Service Request Steuerungstabellen können aktualisiert und in das System eingeladen werden Post Functions,Validationen und Konstanten verarbeiten diese dann in den Prozessen Steuerungstabellen aktualisieren um: •  E-Mail-Verteilung anpassen •  Veränderungen von Kostenstellen umzusetzen •  Produktauswahl einzugrenzen Application Interface Master Data Handler Portal-Funktion: Translation Management Incident Workflow Change Request ...
  • 19. Implementation Vorstellen von Steuerungstabellen, zur Anpassung an organisatorische Veränderungen. • Hier wird die Portal ID und die Hauptkategorie des Produktes auf das zuständige Local Warehouse zugeordnet. • Mit Hilfe der aus der ersten Tabelle hervorgehenden Local Warehouse Costumer Number wird eine entsprechende Factory und Location zugeordnet. • Diese Daten werden für das EDI und somit für die spätere Lokalisierung von Ware benötigt 05.11.2013 19 Wachstum mit JIRA
  • 20. Implementation Erweiterung der Funktionen für eine Enterprise-fähige von Stammdaten aus anderen Applikationen. Standard-Funktion: •  Leistungsfähige Applikations-Schnittstelle Portal Framework User Management •  •  •  •  05.11.2013 20 Wachstum mit JIRA Control Tables Deployment Tool Dynamic Searches Status Handler Service Request Stammdaten aus anderen Applikationen werden z.B. auf einem Austausch-Verzeichnis hinterlegt CRON Jobs laden diese dann regelmäßig zu definierten Zeiten in das JIRA ein Post Functions,Validationen und Konstanten verarbeiten diese Daten dann in der Prozessen Beispiele für Stammdaten: •  Kundendaten einer Organisation •  Service- und Produktdaten Application Interface Master Data Handler Portal-Funktion: Translation Management Incident Workflow Change Request ...
  • 21. Implementation Vorstellen der Nutzungsweise von Stammdaten und die Einbindung in das Portal. • Gibt der Benutzer z.B. aufgrund einer Waren-Retoure eine Warennummer ein, greift er auf Stammdaten zurück. • Durch eine Steuerungstabelle im Hintergrund und auf der Basis von SQLoutward Feldern werden ihm schon bei Eingabe durch Autovervollständigung die zur Auswahl stehenden Modelle vorgeschlagen • Die Steuerungstabelle enthält alle Modelle und zusätzlich die Sales Organisation. Je nachdem in welcher Sales Organisation der Benutzer ist, werden entsprechende Modelle bei der Eingabe angezeigt. 05.11.2013 21 Wachstum mit JIRA
  • 22. Implementation Erweiterung der Funktionen für eine Enterprise-fähige Pflege und automatische Ausrollprozeduren. Standard-Funktion: •  Manuelles Konfigurieren durch den Administrator nötig 3 4 Screen Scheme Screen Issue Type 7 Notification Scheme Notification Permission Scheme Issue Screen Type Scheme Permission Issue Security Scheme Security Level 1 6 2 Workflow Work Flow Scheme Project •  53 produktiv •  25 noch zu löschen 5 System Custom Fields Field Configuration Field Configuration Scheme Portal Framework 8 User Management •  •  •  05.11.2013 22 Wachstum mit JIRA Control Tables Deployment Tool Dynamic Searches Status Handler Service Request Geschäftsprozesse werden einheitlich definiert und als Vorlage hinterlegt Liest automatisch Konfigurationen aus definierten Prozess Vorlagen aus Schreibt automatisch Konfigurationen in neue Prozesse: •  Ausrollen in verschiedene Länder Application Interface Master Data handler Portal-Funktion: Translation Managemetn Incident Workflow Change Request ...
  • 23. Implementation Vorstellen der Anwendung des Konfiguration-Tools zur Anlage von weiteren Portalen. • Das Konfigurations-Tool dient dazu, leere Projekthüllen vorzukonfigurieren, um sie bei Bedarf zu kopieren. • Die Projektvorlagen werden mit dem Schlüsselwort Master gekennzeichnet. 1 2 1 2 3 Die Vorlage für ein Projekt wird von catWorkX entwickelt und als Zip-Datei dem Kunden übermittelt. Dieser spielt die Master-Datei in sein Konfiguration-Tool und kann in seinem System nun Kopien dieser Projekte anlegen. Dieses Prinzip läuft für das Test-System sowie das LiveSystem gleich ab. 05.11.2013 23 Wachstum mit JIRA 3
  • 24. Implementation aktuell ist JIRA nicht clusterfähig. Geringe Ausfallzeiten können über eine SAN Struktur erreicht werden. 05.11.2013 24 Wachstum mit JIRA
  • 25. Implementation große Portale brauchen eine leistungsfähige Infrastruktur. JIRA Production PostgreSQL Production JIRA Integration CPUs 48 Real Cores, HT disabled 8 Real Cores, HT enabled 4 Real Cores, HT enabled RAM 128 Gbyte 32 Gbyte 16 GByte Local Disk 500 GByte Raid 1 with SATA/SAS for OS 500 GByte Raid 1 with SATA/SAS for OS 2 TB Raid 1 with SATA for OS, JIRA and PostgreSQL SAN 500 GByte SAN LUN for FAX, Im- Exports, Attachments and JIRA Installation, 8GBit FC 200 GByte SAN LUN for PostgreSQL Data, 8GBit FC SAN LUNs attach for C-Case, optinally used as server, 2GBit FC Ethernet 2x1GBit X-Over to PostgreSQL (internal IP, Bonding), 2x1GBit WAN (external IP, Bonding), 1x100MBit ILO (management IP) 2x1GBit X-Over to JIRA (inernal IP, Bonding) 1x1GBit WAN (external IP, direct SSH access and monitoring), 1x100MBit ILO (management IP) 1x1GBit (external IP) 1x100MBit ILO (management IP) Assignment of IP addresses for C-Case ILO Web/Telnet/Console Web/Telnet/Console Web/Telnet/Console Applications JIRA, FTP, Fax Import, Postfix (Email) / Fetchmail (POP), Munin-Node, NTP PostgreSQL, Munin-Node, NTP JIRA, PostgreSQL, FTP, Munin-Node, Munin Master, NTP Back-Up Hosting Provider: Filebackup Attachments, Zip-Archive, Fax, Im-/Exports Hosting Provider: PostgreSQL Dump or SQL File by Cronjob n.a. System SLES 11 SP2 x86_64 + Online Updates SLES 11 SP2 x86_64 + Online Updates SLES 11 SP2 x86_64 + Online Updates 05.11.2013 25 Wachstum mit JIRA
  • 26. Zusammenfassung Durch den Portal-Logik-Ansatz ist JIRA für die Steuerung von Geschäftsprozessen Enterprise-fähig. • Die starke Workflow Modellierung von JIRA erlaubt die 1:1 Abbildung von Geschäftsprozessen Con • Mit dem Portal-Ansatz kann JIRA schnell an veränderte organisatorische Rahmenbedingungen angepasst werden • Dashboards und Filterergebnisse bringen Transparenz in die Leistungsfähigkeit der Prozesse 05.11.2013 26 • Die Nutzung von JIRA außerhalb des originären Anwendungszweckes als Bug- und Issue-Tracker • Ohne zusätzliche PlugIns wird die Applikationsbetreuung schnell unübersichtlich und zeitaufwendig • Hochverfügbarkeitsszenarien können mit der aktuellen Lizenz nicht wirklich abgebildet werden, da das Projekt nicht clusterfähig ist Pro Wachstum mit JIRA
  • 27. When the rate of change outside exceeds the rate of change inside, the end is in sight. Jack Welch, US former CEO and chairman of General Electric