Présentation de la formation HAL pour les documentalistes et corIST-SHS qui accompagne à la mise en place de HAL-SHS dans un laboratoire - ANF2015

1. 22/09/2011 - EHESS
HAL-SHS accompagner les chercheurs et les
laboratoires : exporter les données, créer une page
web, gérer une collection…
Odile Contat
CNRS - Institut des Sciences Humaines et Sociales
Octobre-Décembre 2015

2. Le libre accès aujourd’hui…une accélération!!
1.1 I Recommandation de la Commission européenne juill 2012 et communiqué
Horizon 2020 déc 2013
1.2 I Déclaration de Geneviève Fioraso janv 2013 : L'information scientifique est un
bien commun qui doit être disponible pour tous
1.3 I Point sur les politiques en faveur du Libre Accès
1.4 I Projet de loi pour une République numérique soumis à une relecture/contribution
publique de l'ensemble des citoyens jusqu'au 17 oct 2015
1.5 I La DIST du CNRS a publié un dossier d'information complet sur cette loi.
1.6 I Recommandation du Conseil Scientifique du CNRS votée à l'unanimité sept 2015
1.7 I Conférence des Présidents d'Université motion en faveur du dépôt obligatoire des
publications, oct 2015 Les données de la science, un bien commun
1.8 I Couperin ADBU propositions communes oct 2015 : Garantir le libre-accès aux
résultats de la recherche financée par des fonds publics - Obligation de dépôt
des publications scientifiques dans une archive ouverte
La recherche financée sur fonds publics doit être diffusée en libre accès

3. HAL et HAL-SHS….quelques chiffres
HAL plus de 360 000 documents dont 49 000 thèses et 47965 dépôts en
texte intégral en 2014 (3997 par mois)
80 % des consultations d'articles des archives ouvertes sont faites à partir
de Google et Google Scholar
HAL-SHS plus de 86 000 documents, 20% de l’ensemble des dépôts
de HAL et 1000 dépôts mensuels en 2014
Ranking web of world repositories (2015) HAL-SHS 6e en Europe
9e institution 15e Monde
1 I La convention de partenariat archives ouvertes autour de HAL signée par
l’ensemble des acteurs de la recherche publique le 02 avril 2013 pour
assurer l’infrastructure nécessaire à la mis en œuvre de cette politique
(25 partenaires) : l'AMUE, l’A.N.R., la B.N.F., la C.D.E.F.I., le C.E.A., le
C.E.E., la C.G.E., le CIRAD, le C.N.R.S., la C.P.U., l’IFREMER, l’INERIS,
l’INRA, l’INRIA, l’INSERM, l’I.R.D., l’I.R.S.N., l’IRSTEA, l’Institut Pasteur
2 I Le CCSD et une unité mixte CNRS INRIA et Université de Lyon

4. HAL-SHS, un portail disciplinaire…
Anthropologie
ethnologie 6%
Science politique 5%
Littératures 4%
Archéologie
Préhistoire 8%
Economies finances
11%
Géographie 11%
Histoire 7%
Sociologie 7%
Linguistique 7%
Education
5%
Gestion management
5%
Information
communication 4%
Architecture 3%
Muséologie 3%
Musique 3%
Philosophie des
sciences 2%
Statistiques 1%
Environnement 1%
Psychologie 1%
Art 1%
Droit 2%
Philosophie 2%

5. HAL-SHS, les types de publications…
Thèses 11%
Autres
publications 5%
Chapitres
d'ouvrages
12%
Pré-publication,
docs de travail
12%
Communication
congrès 23%
Articles
de revues
33%
Directions
d'ouvrages
0%
Ouvrages 1%
Rapports
2%
HDR 1%

6. HAL-SHS, quelques exemples…
1 I Des collections et des portails
Centre Koyré - Université Grenoble Alpes - Université Paris Est -
MSH de Dijon - l’ENS de Lyon - Portail de l’école des ponts
2 I Des guides, tutoriels et des politiques d’accompagnements
Documentation de HAL - Blog du CCSD - La FAQ de Rennes1 -
Un blog à Toulouse - La politique de Triangle - Le blog du Cresson
3 I Cv et page chercheurs
Exemples de CV : CV1 – CV2 – CV3
L’annuaire du SAMM - Les pages publications des chercheurs de
l’Univ Paris1 - Une page chercheur du laboratoire Triangle
3 I Liste de publications sur des sites web
Modyco - Ireman - Pacte - I3S - Triangle - PSE

7. Les rôles de référent structure et de
gestionnaire de collection
Droits Référent structure Gestionnaire de collection
Modifier un dépôt Structure + structures filles
Partager la propriété d’un dépôt Structure + structures filles
Tamponner un dépôt Collection + sous-collections
Site web collection Collection + sous-collections
Statistiques Structure + structures filles Collection + sous-collections
AureHAL : modifier structure Structure + structures filles

8. Exporter une liste de publications
A partir d’une recherche dans HAL vous pouvez exporter des listes de production
scientifique. Les recherches se font sur les documents dont les métadonnées
contiennent une référence bibliographique, qu’ils soient consultables ou non en
texte intégral.
15/10/2015 – Formation HAL - ANF de l’InSHS
Vous pouvez sélectionner les
documents à exporter, en
cochant/décochant
Recherche et critères de
recherche

9. Exporter une liste de publications
L’export avancé permet de choisir les métadonnées.
Les formats d’export sont csv, XNL, Json
Vous pouvez exporter une liste par auteur, par laboratoire, et/ou par type de
document, puis l’insérer dans un document tel qu’un rapport par exemple.
15/10/2015 – Formation HAL - ANF de l’InSHS
Cliquez sur export avancé pour
choisir les champs à exporter

10. Exporter une liste de publications
15/10/2015 – Formation HAL - ANF de l’InSHS
Choisir le format d'export csv
Personnalisez
votre export
Téléchargez l’export csv

11. Exporter une liste de publication
1ère étape dans HAL-SHS : recherche puis export avancé
• exporter la liste au format csv
• enregistrer le fichier csv
2éme étape dans Excel
• données, données externes, importer des données (Excel 2003) /à partir
du texte (Excel 2010)
• sélectionner le fichier csv comme source de données
• au paramètre « type de données » sélectionner “délimité”
• au paramètre « origine du fichier » sélectionner “UTF8”
• cliquez sur suivant
• au paramètre « séparateur » sélectionner “Virgule” et identificateur de
texte sélectionner les guillemets “
• ne pas cocher la case « interpréter des séparateurs identiques... »
• cliquez sur suivant et terminé
• Importer/insérer les données dans une feuille de calcul ok
Enregistrer votre fichier Excel - Nommer vos colonnes : titre, nom de l’auteur,
titre de la revue…Fenêtre/affichage Figer les volets

12. Exporter une liste de publication
3ème étape dans Word
• cliquer sur l’onglet publipostage/démarrer la fusion et le publipostage (choisir le
type de document répertoire)
• ouvrir la source de données et chercher le fichier Excel et ouvrir/sélectionner
les destinataires, utiliser la liste existante et aller chercher le fichier Excel et
ouvrir
• insérer les champs de fusion (autant de fois que nécessaire) dans l’ordre
souhaité
• effectuer la mise en page et appliquer les styles (ex. titre en italique, volume en
gras)
• faire un aperçu des résultats (optionnel mais permet d’affiner)
• fusionner vers un nouveau document/terminer et fusionner (modifier les
documents individuels)
• enregistrer votre document
Voir aussi « Produire la liste des publications pour un laboratoire, une collection, un
portail » : http://blog.ccsd.cnrs.fr/2015/04/produire-la-liste-des-publications-pour-un-
laboratoire-une-collection-un-portail/

13. Gestion d’une collection
Un collection permet de regrouper un ensemble de dépôts sous une url courte
du type : http://hal.archives-ouvertes.fr/XXX (XXXX : identifiant de la collection)
Les dépôts peuvent être sélectionnés (tamponnés)
• En mode automatique : articles tamponnés automatiquement chaque nuit
• En mode manuel : tamponner = contrôle l'entrée de chaque document
• Pour le mode automatique un critère de tamponnage doit être défini :
Laboratoire, équipe de recherche, collaboration, institution, organisme de
thèse, auteur, domaine, conférence, type de document, projet
• Pour le mode manuel un critère de tamponnage peut être défini :
Une liste d’articles sera proposée au tamponneur
Pour obtenir une collection faire une demande au CCSD : hal.support@ccsd.cnrs.fr
Les informations nécessaires pour la création d’une collection sont :
• L’identifiant de la collection (nom court, exemple : sigle du laboratoire)
• Le titre de la collection (ex : nom du laboratoire)
• Le mode de tamponnage (automatique ou manuel)
• Le critère de tamponnage (un laboratoire, une équipe de recherche,…)
• L’identifiant de la personne responsable de la collection (le gestionnaire de collection)
Il peut y avoir plusieurs gestionnaires pour une collection

14. Personnaliser sa collection
Privilèges, site web, En-tête =
Personnalisation du bandeau du site…
Ajouter un logo, un bandeau ou une
image
Privilèges, site web, En-tête =
Personnalisation du bandeau du site…
Ajouter un logo, un bandeau ou une
image

15. P. 23
Personnaliser sa collection
15/10/2015 – Formation HAL - ANF de l’InSHS
Privilèges, site web, Menu =
Personnalisation des ongles du site…
Ajouter un onglet, une page
personnalisé, un lien vers une page

16. Personnaliser sa collection
Privilèges, site web, Apparence
= style css, couleur, police…
Type de personnalisation : en 1
clic, simple ou avancé…

17. Personnaliser la page d’accueil
Possibilités d’écrier un texte de
le mettre en forme, d’insérer
une image, un lien…
Modifier le contenu de la page
d’accueil : Accueil et modifier le
contenu de la page

18. Personnaliser la page d’accueil
Utilisation des widgets :
sherpa, flus rss…
Utilisation des widgets :
sherpa, flus rss…

19. Suivre sa collection : les statistiques
Privilèges, statistiques :
des dépôts, des
ressources, par
provenance…

20. Afficher une liste de publications
dans une page Web
Utiliser Haltools de de l’INRIA créer sa page web
Pour plus d'information, cette documentation
Définir les critères de recherche
• Auteur, titre, année de publication, identifiant, laboratoire, tutelle, collection,
équipe de recherche, conférence, audience, projet
Configuration de l’affichage
• Choix des champs à afficher
• Feuille de style CSS
• Langue
• Tri (année de publication, type de document, titre, 1er auteur)
• Ordre des données
Affichage du rendu
• Affichage du lien créé
• Affichage du rendu dans une fenêtre

21. Création d’une page Web
Les critères de recherche
Définition des critères de sélection
• Publications d’un chercheur donné
• Publications d’un laboratoire donné
Filtres possibles
• Année
• Titre
• Type de document
• Audience (nationale ou international
• Valeurs multiples séparées par ;
• Auteur(s)=prénom1,nom1;prénom2,nom2
• Auteur(s) = j*,dupont
• Collection/tampon(s) = XXX;YYYY
• Collection/tampon(s) = XXX*

22. Création d’une page Web
Les résultats d’une recherche

23. Création d’une page Web
Affichage et formatage
• Choisir les champs à afficher
• Définir une feuille de style CSS
• Choisir la langue
• 4 critères de tri possibles
• Choisir l’ordre d’affichage des
données
• Cliquer sur Afficher
Remarque:
• Le tri de « second niveau » sera affiché
en sous-rubrique.
• Pour ne pas afficher les rubriques ou
sous-rubrique, il faut modifier la feuille de
style : .Rubrique
display:none ;.SousRubrique
display:none ;.

24. Création d’une page Web
url construite permettant
d’afficher le résultat. Cette url
peut être insérée dans un site
web (un lien (href) ou un widget)

25. Création d’une page Web
Créer une page web pour un auteur, un laboratoire, une équipe, un projet ANR ou
tout autres critères
•Auteur(s) : Nom ou Prénom,Nom (En cas d’homonyme, ajouter d’autres critères:
Laboratoire(s) ou Equipe de recherche)
•Laboratoire(s) : Identifiant (15080) Sigle (CES) Code (UMR8174)
Personnaliser sa page web
•Chaque champ a son style css associé : 1er tri =>Rubrique - 2ème tri => SousRubrique
•Mettre le lien vers la feuille de style : Au moment de la création dans la zone « css privé » ou
en changeant la valeur du paramètre css dans l’url
=> &css=http://monSite/MonProjet/css/Mafeuille.css
Insérer sa page web dans un site
•Pour mettre simplement un lien : <a
href="http://.../Public/afficheRequetePubli.php?auteur_exp=....." target="_blank">Votre
lien</a>
•<IFRAME width="505" height="500"
src="http://.../Public/afficheRequetePubli.php?auteur_exp=....." FRAMEBORDER="0"
scrolling="auto" ></IFRAME>
•<object style="width:100%;height:500px;" type="text/html"
data="http://.../Public/afficheRequetePubli.php?...."></object>

26. Outils autour de HAL
•Plugin WordPress : affichage dynamique de la liste de ses derniers dépôts dans un site géré
avec WordPress : http://blog.ccsd.cnrs.fr/2015/09/afficher-une-liste-de-publications-avec-wordpress/
et https://hal.archives-ouvertes.fr/page/afficher-une-liste-de-publication-dans-wordpress
•INRIA : https://haltools.archives-ouvertes.fr/
-Création de pages Web dynamiques de publications à partir de critères définis -Et Bib2Hal : import
de fichiers BibteX : https://hal.archives-ouvertes.fr/section/imports-bib2hal
•Plugin développés pour joomla, drupal,typo3, etc. pour intégrer une liste de publication dans un
site web géré par ces CMS https://github.com/Saga-UGA
•Recensement des développements (page maintenue par Laurent Jonchère - Université de
Rennes, et d’autres gestionnaires d’archives ouvertes)
http://www.bibliopedia.fr/wiki/Développements_HAL - Pour des exemples, voir : https://hal-univ-
rennes1.archives-ouvertes.fr/section/services
•Liste de diffusion Halinfo (halinfo@services.cnrs.fr) : partage expérience utilisateurs (réunion
responsable portails)
•Liste de diffusion Haltech hal.tech@sympa.obspm.fr : destinée aux personnes qui développent
des outils autour de HAL et utilisent les API (API de dépôt Sword pour déposer par lot dans HAL à
partir de bases locales ou autres fichiers) - http://sympa.obspm.fr/wws/info/hal.tech