El documento describe las mejores prácticas de gestión de compras en empresas de clase mundial. Estas empresas tienen una estrategia de compras alineada con la estrategia corporativa que busca optimizar los costos mientras satisface a los clientes internos. También desarrollan relaciones colaborativas a largo plazo con proveedores estratégicos e integran a los proveedores en la cadena de valor. Usan sistemas de información y tecnología para mejorar la toma de decisiones, medir el desempeño y controlar inventarios
Empresas de clase mundial y sus 25 mejores prácticas en cadena de suministros
1. Mejores Prácticas en Gestión de Compras en empresas de clase mundial - Ing Carlos A. Conti - 2014
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“EMPRESAS DE CLASE MUNDIAL
Y SUS MEJORES PRÁCTICAS
EN LA CADENA DE SUMINISTRO”
Para competir a nivel mundial, las compañías
requieren de políticas, prácticas y sistemas que
eliminen el desperdicio y logren crear valor para el
cliente, donde el valor es percibido por éste como
una combinación de costo, calidad, disponibilidad
del producto, servicio, confiabilidad, tiempo de entrega, entregas a tiempo, etc. Ser de clase
mundial significa que la compañía puede competir con éxito y lograr utilidades en un
ambiente de competencia mundial, en este momento y en el futuro próximo.
De acuerdo a estudios realizados entre un grupo de 2000 empresas a nivel mundial, entre
los años 2008 y 2010, donde se incluyen 83% de las empresas clase mundial, hay
características relevantes en su cadena de suministros que merecen ser señaladas como
„mejores prácticas‟.
La más relevante es que la capacidad del área de Compras de generar una relación
estratégica y proactiva con los proveedores asociados a su cadena de valor contribuye
claramente al logro de los objetivos de la empresa. Y aunque es un desafío el poder tener
unas buenas relaciones con los otros miembros de la cadena de suministros es también
imposible gestionar la cadena de suministros ignorando que éstos no existen.
Recordando el marco conceptual
ESTRATEGIA DEL AREA DE COMPRAS
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
CONTROL DE GESTION
MODELO FUNCIONAL: ORGANIZACION & PROCESOS & FUNCIONES
SISTEMAS DE INFORM.
RECURSOS TECNOLOGICOS
RR.HH.
PROFESIONALES
ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
2. Mejores Prácticas en Gestión de Compras en empresas de clase mundial - Ing Carlos A. Conti - 2014
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Las mejores prácticas en las empresas de clase mundial muestran que:
ESTRATEGIA y OBJETIVOS ESTRATEGICOS
1. Existe una clara estrategia corporativa que guía estrategias igual de claras en la
cadena de suministro. Su actividad de compras, como función crítica y vital para el
negocio, está siempre alineada y es un claro elemento estratégico de competitividad.
2. Optimizan al máximo su C.G.A.= costo global de abastecimiento, pero siempre
asociado a la satisfacción de los usuarios internos
3. La tendencia es -cada vez mayor- a desarrollar cadenas de suministro sólidas con
relaciones estables y a largo plazo
Desarrollan relaciones colaborativas de largo plazo con proveedores estratégicos,
mediante uso de Acuerdo Marco de provisión.-
Realizan verdaderas integraciones verticales con fabricantes, involucrando en las
negociaciones a los suministradores de las materias primas e insumos. Actúan como
Jefes de Compra de la Cadena de Valor
4. Aplican estrategia de e-Business con los proveedores- relacionando los procesos
propios a los de proveedores- vía web- Permanente intercambio de datos e
información con los proveedores integrando programación, órdenes de trabajo,
entregas, stocks y circuitos de recepción, facturación y pago.
CONTROL DE GESTION
5. Visibilidad - Paredes de Vidrio –
Otorgan visibilidad del status quo del requerimiento al Cliente Interno, facilitando su
toma de decisiones
Sus portales web permiten acceder a información en línea, por ejemplo un proveedor
puede consultar su estado de cuenta, pagos realizados, estado de los pedidos así
como nuevos pedidos o solicitudes de cotización o invitaciones a licitaciones
6. Compras mide su desempeño en la cadena de suministro con tableros de comando y
gestión. “No se puede mejorar lo que no se puede medir”.
7. Examinan el gasto por cada familia ó categoría - R y SR- de productos o servicios
comprados y utilizan esos datos para identificar oportunidades de mejora/ahorros.
3. Mejores Prácticas en Gestión de Compras en empresas de clase mundial - Ing Carlos A. Conti - 2014
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8. Investigan y comparan para medir su estado de madurez y rendimiento. Practican
Benchmarking continuo con el mercado, para conocer las mejores políticas y prácticas
a nivel mundial.
SISTEMAS DE INFORMACION - RECURSOS TECNOLOGICOS
9. El sistema de información se basa en una eficaz estandarización de datos (codificación
de bienes y servicios biunívoca por articulo ó servicio. agrupados en un catálogo de
rubros y sub rubros (RySR), tal que permita separar las compras realizadas y
mensurar la importancia y peso que -cada bien o servicio- tiene en el total erogado.
Emplean 100% catálogos consolidados y actualizados electrónicamente por sus
proveedores.
10. Usan a fondo su Tecnología de Información - I.T.- para facilitar el procesamiento de la
información, análisis y toma de decisiones. Son conscientes que con mejor
información se toman mejores decisiones
11. Usan su - I.T.- para ejercer un estricto control de los inventarios en depósitos,
almacenes de materias primas y centros de distribución de productos terminados,
porque es donde se genera uno de los costos más elevados y altos índices de
insatisfacción de los clientes.
12. Usan su - I.T.- para monitorear las variables de precios de bienes y servicios de mayor
impacto en sus costos y elaboran el costo de ajuste previsto.
13. Elaboran escenarios posibles con sus pronósticos documentando los cambios que
prevén en niveles de precios, tasa de cambio de moneda, disponibilidad y mercados
para reaccionar rápidamente ante eventuales cambios.
MODELO FUNCIONAL: ORGANIZACION & PROCESOS & FUNCIONES
ORGANIZACION y PROVEEDORES
14. Desarrollo de proveedores. No aceptan ciegamente a los proveedores y productos que
están disponibles.
Trabajan con los mismos para desarrollar productos y servicios con mejoras de de
costos, calidad o valor agregado
Desarrollan programas de capacitación continua a los proveedores de su cadena
de valor asociada
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15. Aplican políticas de reducción de la cantidad de proveedores en base a calidad, y mejor
servicio para lograr menor C.G.A. Trabajan con los más confiables, los mejores,
empleando 77% menos proveedores que las empresas promedio,
16. Controlan y miden el desempeño de sus proveedores mediante un sistema de
evaluación actualizado y confiable - Vendor Rate-
17. Buscan consistentemente simplificar los procesos en Compras. Por ej.
Realizan el 83% de sus compras bajo convenios, contratos o alianzas
estratégicas con los mejores proveedores, bajo la figura de contratos corporativos
para cubrir las necesidades de toda la Cía. en lugar de activar procesos de
licitación con cada nuevo requerimientos
Hacen uso de módulos de compras catalogadas (carrito de compras) para sus
productos comoditizados (M.R.O. ó N.P.R.) vía web - con filosofía J.I.T.
PROCESOS
18. Desarrollaron Normas y Procedimientos que enfocan la gestión en el C.G.A. y así
facilitan la gestión de Compras.
19. Programas de calidad y mejora continua. Además de tener políticas y programas de
calidad departamentales a todos los niveles de la Cía., los equipos de compras
continuamente buscan minimizar sus tareas operativas o transaccionales para así
dedicar mayor tiempo a las funciones estratégicas. En ese camino automatizan las
tareas repetitivas y delegan aquellas que no aporta valor a la actividad.
20. Documentación de procesos. Es práctica habitual tener documentación de los
procesos, las funciones, los puestos y de todo aquello que hace funcionar la cadena
de suministros en forma adecuada y eficiente.
FUNCIONES
21. Existe efectiva sincronización entre los equipos de venta y operaciones mediante el
ciclo o proceso S&Op (sales and operation planning) donde se comparte la
información con Compras sobre las tendencias, las estrategias de mercado, las
oportunidades de mejoramiento.
22. Los equipos de compra se involucran en el desarrollo de nuevos productos y
especificaciones, aportando un conocimiento especializado respecto a la
disponibilidad de materiales, elementos de costo, componentes estándar y
confiabilidad de la base de proveedores
5. Mejores Prácticas en Gestión de Compras en empresas de clase mundial - Ing Carlos A. Conti - 2014
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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL- RR.HH. PROFESIONALES
23. Existe alto nivel de profesionalización y especialización en el personal de compras y
aplicado al „core-sourcing‟ (compras estratégicas) y no a la transacción.
24. A fin de mantener el logro de resultados en la gestión, se ocupan de desarrollar y
actualizar -con programas de capacitación continua- a su personal de compras.
25. Sus estructuras organizacionales son dinámicas y siempre tienden a la horizontalidad,
y simplicidad. Se organizan según las necesidades de la empresa y no de acuerdo a
la disponibilidad de recurso humano- lo que necesitan y no tienen lo contratan o
buscan asesores externos. La organización facilita un trabajo en equipo, optimizando
los recursos disponibles.
Ing. Carlos A. Conti
ESTRATEGIZA Consultora
Compras Estratégicas
estrategiza@gmail.com