1. Reglas Practicas del Comprador Profesional – Ing. Carlos A. Conti- 2017 1
REGLAS PRÁCTICAS
DE BUENA GESTION
EN COMPRAS y SUMINISTROS
Ing. Carlos A. Conti - 2017
2. Reglas Practicas del Comprador Profesional – Ing. Carlos A. Conti- 2017 2
INTRODUCCION
Todos estamos en la tierra, pero algunos miramos las estrellas. Oscar Wilde
La profesionalización en Compras
Cualquier persona sana puede correr los 100 más llanos, pero solo los profesionales
pueden hacerlo en menos de 10.5 segundos.
De igual forma, cualquier empleado puede hacer una O. Compra, es más el hecho que
cualquier persona realice compras para sus fines particulares puede hacer parecer que
está capacitado para hacerlo bien para la empresa.
Pero, una profesión requiere la posesión de conocimientos y el dominio de técnicas
apropiadas más la habilidad en el uso de herramientas adecuadas para realizar un trabajo
sin errores y con el nivel de calidad asegurada solicitado.
Solo los profesionales experimentados y capacitados en Compras, pueden encontrar
varias áreas para negociar... además del precio.
Sólo un comprador profesional puede elaborar una OC de forma tal que reduzca el costo
global de abastecimiento a su punto más bajo, manteniendo la calidad y la. disponibilidad
Solo profesionales convierten el área de Compras en un centro generador de
utilidades mediante ahorros concretos que impactan directamente en los Resultados de
la empresa y solo profesionales pueden detectar oportunidades de generar valor al
Negocio optimizando la cadena de suministro.
Para lograr tener “profesionales”, son necesarias dos cosas complementarias:
1.- Tiempo… el Comprador profesional no nace…se hace!
2.- Capacitación continua. El comprador debe poder interactuar con su contraparte de
Ventas, al menos en pie de igualdad. La capacitación NO es un gasto…es Inversión.
Con el fin de ayudar a mis colegas de Compras en este camino de reinvención
permanente de la gestión de Compras, les he preparado este escrito, en el cual he volcado
la maduración de al menos 25 años, actuando en el Área de Compras y Servicios como
protagonista.
Es mi deseo que resulte de utilidad…
Carlos A, Conti
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En Compras…todo comienza con una buena Planificación
De los Planes operativos con presupuesto aprobado que se ejecutan, se derivan necesidades
operativas de los sectores Usuarios, las cuales pueden ser satisfechas por los propios
sectores operativos (fabricar) o bien por terceros externos (proveedores).
Estas necesidades se pueden y deben planificar en cantidades, cronograma y
modalidades para ir consolidando el Plan de Compras anual.
REGLA PRACTICA N° 1: El requerimiento del Usuario debe contener toda la información
necesaria, suficiente y entendible, para que Compras pueda contratar la prestación
requerida.
El usuario/ cliente interno plasma su necesidad en un Requerimiento o Solicitud de
Compra Es esencial preveer y detallar claramente las condiciones requeridas de la
provision o servicio requerido.
Para una eficaz y eficiente gestion de compra y que satisfaga las necesidades del
Usuario es necesario que todos los Requerimientos contengan toda la información
necesaria y suficiente.
Para ello, es necesario contar con un Procedimiento o Instructivo de emision de
Requerimiento en vigencia y normalizado para uso del Usuario.
Para la confección de cada requerimiento se deberán respetar las Instrucciones para
completar el Requerimiento en el sistema informático, y los plazos de la gestión de
Compras establecidos en el Lead Time (plazo de entrega) informado previamente por
Compras. Sin perjuicio de lo mencionado precedentemente los sectores requirentes
podrán consultar a Compras sobre otros plazos para el caso de compras urgentes
puntuales/ imprevistas.
GLOSARIO de POSIBLES DOCUMENTOS NECESARIOS junto al Requerimiento
1. ALCANCE: debera comprender como minimo los siguientes conceptos
Descripción de la prestación y cuál es el resultado final esperado de la misma.
Cant de los bienes o servicios que se solicitan
Duración de la contratacion y como finaliza o caduca.
Lugar y fechas de ejecución de la misma
2. ESPECIFICACIONES TECNICAS
3. REQUISITOS DE ANTECEDENTES DE LOS OFERENTES: En los casos que corresponda, y
siempre que los antecedentes resulten un parametro necesario en la evaluacion, deberan incluírse
y estar definidos con amplio detalle de su valoracion.
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4. SECUENCIA DE EVENTOS DE LA ENTREGA O EJECUCION- PLAN DE ENTREGA
5. ASEGURAMIENTO DE CALIDAD.
6. METODO O CONDICIONES DE ACEPTACION / CERTIFICACION / LIBERACION AL PAGO
7. METODO O CONDICIONES DE HOMOLOGACION / DESARROLLO DE SERVICIOS
8. CAPACITACION
9. SERVICIOS POS VENTA
10. ASEGURAMIENTO DE REPUESTOS Y CONSUMIBLES ESPECIALES
11. DOCUMENTACION COMPLEMENTARIA NECESARIA
REGLA PRACTICA N° 2: … "Antes que todo, consiga primero los antecedentes
existentes de las compras anteriores"
Para un comprador profesional, No es concebible el proceder con una gestión de
compra sin haber leído, al menos, el Legajo de la compra anterior.
Tener leído el Legajo de la O.C. anterior brinda un imprescindible conocimiento de lo
acontecido anteriormente con ese Rubro y Sub Rubro, que no debe condicionar el próximo
accionar… pero sirve de experiencia y evita la repetición de errores.
Además de la historia de la Compra del R y SR, debería saber lo siguiente:
*Monto anual de compra para este R y SR de los últimos dos años
*Monto de compra acumulada para este R y SR del año actual ordenado por Proveedor
*Si el R y SR en cuestión, es repetitivo o no?
*Existen otros Req.”s de este R y SR aún pendientes de Compra?
*Precio Unitario de la Última compra - en pesos $ y en U$S-
*Performance del proveedor actual…hay quejas?...Problemas?
REGLA PRACTICA N° 3: La base fundamental de todo Pliego de Condiciones
Particulares es reunir en un solo Capitulo denominado INSTRUCCIONES GENERALES
DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS (I.G.P.P.) toda la información que deben
presentar los Oferentes
Es con el PBCP y sus I.G.G.P. que se define una buena compra...
Al definir la recepción de la información, en un orden y formato de planilla pre establecido,
Compras se asegura contar con toda la información necesaria para así evaluar
5. Reglas Practicas del Comprador Profesional – Ing. Carlos A. Conti- 2017 5
correctamente las propuestas y en el orden adecuado. Esto acelera el proceso de
evaluación técnico económico de ofertas.
No se debe exigir al Oferente información más allá de lo necesario, porque resulta
contraproducente y ahuyenta a potenciales proveedores en futuros pedidos de ofertas.
Cada una de las planillas a llenar debe tener conexión con alguno de los Criterios de
Evaluación, los cuales asignan un determinado puntaje para la evaluación técnica de
ofertas, De esta forma el oferente conoce a ciencia cierta la real importancia de los
pedidos de información y planillas solicitadas porque conoce el peso otorgado en el
puntaje de evaluación.
RECOMENDACIÓN: Resulta útil y conveniente solicitar también un orden pre establecido
en las Carpetas o sobres de ofertas de los Proveedores, esto es detallar con un Índice
temático, el orden en el que deben presentar la propuesta.
REGLA PRACTICA N°4: Se deberían elaborar y estandarizar los Pliegos de
Condiciones Particulares Estándar PCP STD o al menos para aquellos Sub Rubros
específicos que resulte importante redactar en función de su peso relativo en los montos
de compra (ABC), la repetición anual de necesidades o su importancia estratégica.
La elaboración del PCP estándar es responsabilidad principal de Compras y del sector de
Normas y Procedimientos además del área usuaria técnica operativa, quien aportará por
su parte las condiciones y especificaciones técnicas en que necesita el producto o la
prestación del servicio.
Es muy necesario una revisión, opinión y consenso del área de Legales por los términos
contractuales.
Una vez aprobado el PCP STD del SubRubro por todas las áreas participantes del
proceso de Compras éste quedará aprobado para su aplicación) y pasa a la Biblioteca de
Pliegos (en formato PDF).
Debe existir un Administrador de la Biblioteca de Pliegos estandarizados, quien debe ser
responsable de mantener la última versión del Pliego estandarizado para ese R y SR
Si aún no están estandarizados los Pliegos por Rubro y SubRubro al menos…
deberían estar estandarizadas las I.G.P.P. por Rubro y Sub Rubro.
La elaboración profesional de los Pliegos ataca de raíz la falta de capacidad de
negociación en la Compra y además resulta esencial para optimizar el C.G.A.
La calidad de un Pliego debe medirse por la cantidad de Circulares aclaratorias que deben
emitirse, ya que indican la claridad de las condiciones que se requieren.
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REGLA PRÁCTICA N° 5:
Los informes Técnicos de las Ofertas deben ser elaborados bajo la tutela de un
Procedimiento normado y el Área encargada de su confección NO debería tener
conocimiento de los precios ofertados para garantizar la transparencia
Deben mantenerse los registros de estos Informes de evaluación técnica y de cualquier
acción necesaria que se derive de las mismas ya que serán muy útiles en las próximas
licitaciones al comparar ‘el historial´ del puntaje de cada oferente en las distintas
evaluaciones.
Dicho registro debería ser de consulta obligada en cada Concurso o Licitación.
Debe estar ordenado por R y SRubro y por Oferente, publicado en la Intranet para un
rápido acceso del equipo de Compra y las Áreas Técnicas.
El Area Registro de Proveedores debería ser el Administrador de este archivo referente.
REGLA PRACTICA N° 6: Lo que debe incluir una comparativa de ofertas para
realizar una correcta Evaluación ECONOMICA
CASO OFERTAS DE BIENES
Todas las ofertas a ser consideradas por el sector comprador se registrarán en una
Planilla Comparativa FINAL de Ofertas, la cual deberá incluir
Precios Unitarios – desagregados al máximo- de la provisión y /o servicio
Cantidades solicitadas por cada ítem
Plan con Fechas de entrega por cada proveedor
Condición de Pago (forma de facturar y plazo de pago desde fecha factura).
Plan con Fechas de entrega por cada proveedor
Financiación (si la hubiera).
Precio unitarios de la O.C. anterior.
ADICIONAR lo expresado en Regla N° 7 y N° 8
7. Reglas Practicas del Comprador Profesional – Ing. Carlos A. Conti- 2017 7
CASO OFERTAS DE BIENES con SERVICIOS INCLUIDOS
Para realizar una comparacion efectiva y poder seleccionar la mejor oferta, es necesario
que las propuestas presentadas sean ‘homogenizadas’, en sus reales cantidades
en funcion de un computo ‘a priori’ unico y definitivo.
En la planilla de cotización obligatoria, el Oferente por cada ítem de la planilla deberá
cotizar el precio unitario y la cantidad estimada por él para la provisión completa y en
condiciones de funcionamiento de cada ítem.
En el eventual caso que algún oferente ofrezca alguna alternativa u opcional deberá
hacerlo al final de la planilla pedida en el Pliego
No se aceptarán cotizaciones con ítems en blanco o con la palabra Global, salvo que
expresamente este así fijado en la Planilla de cotización propuesta.
En la Comparativa, Se deben incluir los Precios unitarios de cada oferente usando el
cómputo estimado ´a priori’ y, en columna contigua el importe Total de cada oferente pero
con el cómputo propio del oferente.
Esto es:
Cantidades requeridas por ítem del proyecto en el cómputo ‘ preliminar’
Cantidades ofrecidas por cada Oferente
Precios unitarios – DESAGREGADOS al máximo- y totales por ítem por cada
oferente.
Precios globales ó totales por rubro por cada oferente
Precios globales totales por cada proveedor según cantidades ofrecidas por el
proveedor
Ídem anterior según cantidades homogenizadas por el /computo definitivo´
establecido
Condiciones de Pago ( Forma de Pago y Plazos de Pago)
Descuentos y bonificaciones ofrecidos
ADICIONAR lo expresado en Regla N° 7 y N° 8
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HOMOGENIZACION de CANTIDADES/ COMPUTO
A partir de tomar el computo ‘a priori’ como base de cálculo, se producirán diferencias en
el monto global de cada oferta por más y por menos.
Se procede a solicitar al AREA TECNICA una revisión del cómputo a priori y la emisión de un
Cómputo definitivo. Con este cómputo definitivo, se procede entonces a armar la Planilla
Comparativa definitiva. Luego se procede a homogenizar las ofertas mediante el cómputo
definitivo y se deja asentado en el Legajo, el criterio aplicado.
REGLA PRACTICA N° 7: Use Valores de referencia en las comparativas
P.V.MIN.: Proveedor Virtual Mínimo > es muy útil tener una columna extra con los
precios unitarios MINIMOS por cada ítem, por rubro y también en el acumulado total
(visualizar la relación de esta columna con la mejor oferta global resulta de mucha
ayuda ya que brinda el % de variaciones de precios).
P.U.C.: Es también útil tener una columna con los precios unitarios de la última
compra con la fecha indicada.
P.ESP.: Es también útil tener una columna extra con los precios unitarios de la última
compra actualizados- por un Índice adecuado para cada ítem- y el acumulado total
(visualizar la relación de esta columna con la mejor oferta global recibida, resulta muy
útil). Es el Precio Esperado.
REGLA N° 8: Otros costos que deben incluirse en la comparativa-
Por ejemplo…como el Mantenimiento-
Servicio de atención post- venta (durante la garantía es a precio cero) después
de la garantía). Servicio Help Desk (24x365) de atención al usuario
Recomendación: es deseable e importante que este costo sea un ítem individual
desagregado en la cotización. En caso contrario este ítem se encarecerá
posteriormente por efecto "cliente cautivo"
Repuestos (para el caso de equipos y/o maquinaria).
Debe existir una lista de ítems bien detallada con su precio unitario.
Si no la tiene…… Exíjala!
Insumos Consumibles: ídem anterior
Servicio de Capacitación: No olvidarse de incluirlo
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Mantenimiento: costo del mismo en pos garantía (2do y 3er año).- Tener en cuenta
que como “REGLA PRACTICA”: el costo de mantenimiento, incluidos los
repuestos de un equipo - excepto los consumibles- no debería superar a lo largo de
la vida útil costo de adquisición del equipo (a precios constantes).Ver REGLA
PRACTICA N° 18
REGLA PRACTICA N° 9 :
SECUENCIA para un rápido y efectivo armado de la Comparativa de Ofertas
Prepare concienzudamente en la etapa de la preparación del Pliego, la Planilla Excel que
Ud. pretende usar para el Concurso como Planilla de Cotización ‘obligatoria,’ con la
máxima desagregación posible en cuanto a costos.
Por ejemplo, en el caso de un Equipo (Bien de Capital) Puesto en sitio y funcionando,
puede desglosarse como
1. Provisión DAP, FOB y CIF
2. transporte a sitio de operación
3. viáticos consumidos por la Cuadrilla instaladora
4. Instalación en sitio ( Detalle de la cuadrilla y cantidad de instalaciones x día)
5. Conexionado y Puesta en Marcha
6. Pruebas de Aceptación del Equipo en Condiciones de funcionamiento
7. Lista de Consumibles (Filtros, aceites…etc.) y sus Precios
8. Servicio Help Desk (24x365), Condiciones de Uso
9. Mantenimiento Pos- Garantía (2do y 3er año) con Precios por evento
10.Lista de repuestos críticos por 3 años con sus Precios
Coloque la Planilla de Cotización obligatoria en el Pliego y exija a los oferentes que coticen
solamente en la forma que Ud. pretende (Oferta escrita y además deben entrega la
Planilla completa con su oferta, en soporte informático – CD-). Ante alguna discrepancia
la prioridad la tiene la oferta escrita
El oferente, en caso de ofertar alguna alternativa u opcional deberá hacerlo a continuación
de la oferta desagregada pedida en la Planilla obligatoria.
A partir de recibir las ofertas en CD, el armado de la Planilla Comparativa es facil y
sencillo … es copiar y pegar y luego completar la Planilla según las REGLAS
PRACTICAS Numero 6 - 7 y 8.-
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REGLA PRACTICA N° 10 :
CASOS ESPECIALES CON EVALUACIONES COMPLEJAS
En los casos especiales de selección de ofertas, con el uso de polinomica de evaluacion
tecnico economica, es muy conveniente y recomendable realizar SIMULACROS con todas
las variaciones posibles para validar los criterios de evaluación y su peso relativo en
función del %, con el fin de asegurar criterios que permitan una adecuada competitividad
a todos los oferentes.
POLINOMIO DE EVALUACION y APLICACIÓN DE CRITERIOS (parámetros)
Hay compras (Bienes de Capital e Informática) donde suele usarse la política de adjudicar
a la oferta más conveniente - según el C.G.A.- teniendo en cuenta el precio, la calidad, la
idoneidad del oferente y demás condiciones de la oferta.
En estos casos, debe ser explicitado en el Pliego tal circunstancia y ademas el sector
Usuario o sector tecnico debe enviar a Compras, antes de la apertura de precios, los
costos derivados con su fundamento, para que sean contemplados en la comparativa final
Para estos casos es común asumir criterios combinados de evaluacion mediante el uso
de un polinomio tecnico – economico.
Ejemplo: Polinomio genérico: (X%* Tn) + (Y%* Pn)
En este caso las variables ajenas al precio y que miden: calidad, antecedentes y
solvencia, y que se agrupan en Tn, tienen un cierto X% de peso vs el Y% del Precio Pn,
Si el % de Tn es mayor a 50% se busca mayor calidad y seguridad antes que el mejor
precio.
Si es al revés, el % de Pn es mayor que el % de Tn>> El Precio resulta más importante
Queda claro que … X% + Y%= 100 %
PLANTEO DE DISTINTOS ESCENARIOS
Esto es, aplicar las variaciones en el peso relativo de cada criterio y sus componentes en
la ultima licitacion del Rubro de forma tal de analizar las implicancias de cada una de las
posibles variaciones en funcion del % de peso asignado en cada escenario a los criteriois,
y elegir la que asegure mayor competencia entre oferentes.
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REGLA PRACTICA N° 11 – POLITICA de Adjudicaciones
Resulta sano, transparente y economicamente eficiente sostener y mantener la
politica de “adjudicar al menor precio, siempre que supere el minimo de calidad de
prestacion esperado”, o sea el menor precio de las ofertas tecnicamente
habilitadas.
En funcion de la debida transparencia, nuestra posicion es que la apertura del sobre
economico se realice despues de emitido el Informe Tecnico y solventadas todas las
preguntas y posibles reclamos. O sea la doble etapa con doble sobre.
REGLA PRACTICA N° 12:
Considero muy importante que – si bien la decision sobre a quien adjudicar corresponde
a Compras - la decision de Adjudicacion sea consensuada con el usuario, lo cual
allanara el camino de la relación ‘usuario- proveedor’ y fortalecera la confianza del usuario
en la actuacion profesional de Compras.
REGLA PRACTICA N° 13:
El sector comprador debe asentar en el legajo de compra un "Resumen Ejecutivo"
Es su responsabilidad el dejar asentado en el Legajo, un "Resumen Ejecutivo" – o
también llamado "Recomendación de adjudicación" con el resultado de la licitación
actual vs la última compra.
Este R.E. debe contener:
1. Historia cronológica de lo acontecido, en los Vistos.
2. los objetivos buscados en la licitación, en los Considerandos
3. el criterio de adjudicación y la estrategia de negociación utilizada
4. la aceptación de la gestión por el usuario solicitante de la compra
5. LOS RESULTADOS LOGRADOS VS LA ULTIMA COMPRA
En concreto debe contar ‘la historia’ de la compra de forma tal que sirva de inicio y
lectura obligatoria en la próxima compra.
La’ película’ protagonizada por la estrategia de negociación y adjudicación, debe
quedar plasmada en dicho Resumen Ejecutivo.
Deberá estar firmado por el titular responsable de la gestión junto con el comprador
más la del Usuario, o bien un mail de aceptación del Usuario.
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REGLA PRACTICA N° 14
COMUNICACIÓN del Valor Agregado: La conexión más directa entre Ud. como
Responsable de Compras y la Dirección se hace por medio de informes que Ud. debería
redactar tomando como base la Recomendación de Adjudicación.
Genere un Informe mensual con los temas más relevantes sucedidos en el mes y presente
los resultados y valor agregado logrados por la gestión
Dichos Informes son su canal de comunicación con la Dirección, dedíqueles su tiempo,
tenga constancia y obtendrá frutos.
REGLA PRACTICA N° 15.-
NUEVO ENFOQUE: LA COMPARATIVA COMO FUENTE DE INFORMACION y APRENDIZAJE,
En manos de un profesional… la comparativa es una fuente continua de información y aprendizaje.
Cuanto más desagregada sea la conformación de los costos que el comprador solicite en
la Planilla de Cotización, que debe ser llenada por los oferentes, más información del
mercado se tendrá respecto a cada uno de los componentes de costo y su evolución en
el tiempo, lo cual será conocimiento útil en las futuras compras.
Por ejemplo: Instalación y Montaje puede ser desagregado en varios ítems:
Embalaje
Transporte a sitio
Instalación
Pruebas y puesta en condición de funcionamiento
Viáticos
Cantidad de personas que conforman la cuadrilla
Mantener la constancia -con las sucesivas licitaciones- de agregar valores históricos a una
tabla de Excel, brinda excelente información que permite negociar mejor con los
proveedores bajo argumentos sólidos y objetivos-
Por ejemplo, se puede conocer cuál es el % en costo que consume la Instalación y
Montaje y cuál es el costo en % de la Provisión
Con DATOS se construye HISTORIA… Con HISTORIA se consolidan ESTADISTICAS…
las cuales permiten descubrir TENDENCIAS que ayudaran en la TOMA de DECISIONES.
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REGLA PRÁCTICA N°16: Ajuste de Precios.-
ESCENARIOS de RIESGO y SIMULACROS
Para negociaciones de ajustes de precios por variación de costos
Es útil y recomendable construir ESCENARIOS con todas las variaciones posibles o esperables
de los Indicadores. Esto significa conocer de antemano el impacto en el costo final del peso
relativo en función del % de cada componente del costo.
La variación de costos puede ser expresada tal cual la formula antes vista:
Precio Aj = Precio Base* (Z % G + Sumatoria (Ivi‘n Mes Redet / Ivi‘n Mes Base)
O sea vislumbrar el impacto de cada uno de los coeficientes A, B, C, D… etc.
Esto es, aplicar las variaciones en los índices de cada componente del costo y analizar el
impacto de la variación de cada uno de ellos.
REGLA PRACTICA N° 17 - MANTENIMIENTO
Como ‘REGLA PRACTICA’ en servicios de mantenimiento – sin consumibles- se debe
tomar en cuenta la vida útil del bien o equipo en años y su precio de compra actual.
Con base empírica de estadísticas técnicas de USA- dice que el Costo anual de Mantenimiento
debe ser menor < al Precio de Compra actual / N° de años Vida útil sin tomar el costo de los
consumibles.
Ej. Vida Útil 5 años >>>el costo de mantenimiento debe ser menor al 20% del Precio de
Compra y en 5 años se debería pagar el 80 % ya que el 1er año está cubierto por la
garantía. El costo de los consumibles esta fuera de esta situacion
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COMENTARIO FINAL
La responsabilidad de Compras es una autoridad que brinda prestigio…
Pero..es una función de Servicio más que un privilegio o un beneficio personal.
Carlos A. Conti
Nota a los lectores:
Agradeceré las sugerencias que puedan enviarme como retroalimentación, con el fin de
seguir mejorando este escrito.
Para establecer contacto con Carlos Conti
0054 911 4424 3337
Correo Electrónico: conticarlos@yahoo.com.ar