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Corex ビジネスドキュメント作成研修 (パワーポイント研修)

パワーポイントを用いたビジネス文書作成研修の研修資料です。
社内研修用であれば、ご自由にご使用いただいて構いません。

カスタマイズ等のご依頼は、
info@corex.co.jp
までお気軽にどうぞ。

Windows・Powerpoint2007以降用となっております。

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Corex ビジネスドキュメント作成研修 (パワーポイント研修)

  1. 1. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.ビジネスドキュメント作成研修(パワーポ゗ント研修)株式会社コレックス
  2. 2. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.本資料の前提• 本資料は、Microsoft Powerpoint (パワーポ゗ント) 2007以降 (Windows版)のスキル向上のために作成されている。1対象となる環境OSMicrosoft Powerpoint のバージョンWindows2007以降
  3. 3. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.スキル向上のモデルPowerpointに限らず全てのスキルは、知識を得た後に『反復』することで、業務で使いものになるレベルまで到達することができる。2業務で使いものになるレベル実践知識習得反復(+レビュー&フゖードバック)基礎知識習得研修や書籍での知識習得だけでは、スキルレベルとして全く不充分レビュー&フゖードバックを受けつつ、本人が反復を行って初めて、充分なレベルに到達できるスキルレベル時間反復時の成長曲線の角度は、反復の頻度・フゖードバックの質・モチベーション・地頭等により定まる
  4. 4. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.本プログラムで得られるもの• 本プログラムは、Powerpointにおける”基礎知識”は取得済みの参加者に、”実践知識”を理解してもらうことを目的に作成している。3基礎知識実践知識Powerpointの基本的な使い方(例)起動方法・図形の作り方・テキストの書き方・保存などPowerpointを業務で使用する際の効率的な使い方(例)本プログラムに記載書籍・研修・e-Learning など研修・上位者(上司/先輩等)からの指導 など前ページ記載の通り、研修参加後に自身で『反復』しないと、スキルは伸びないので注意定義・例 一般的な習得方法本プログラムの対象
  5. 5. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.目的達成のステップ本プログラムのねらい4目的分かりやすいビジネスドキュメントを素早く作れるようになること 分かりやすいビジネスドキュメントの条件/作り方を理解していること 使用頻度の高い図形/表現方法を知っていること スピーデゖなパワーポ゗ント操作方法を知っていること
  6. 6. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.目次1. 本プログラムのねらい2. 分かりやすいビジネスドキュメントの条件3. 分かりやすいビジネスドキュメントの作り方1. Step1.事前準備2. Step2.ストーリー構築3. Step3.スラ゗ド作成4. パワーポ゗ントの効率的な使い方1. パワーポ゗ントの機能2. 操作のスピードゕップ5. おわりに5
  7. 7. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.ビジネスドキュメントとは?本プログラムにおいて、ビジネスドキュメントとは、ビジネスにおける目的を達成するために作成される、プレゼンテーション形式の成果物のことを指す。6ビジネスドキュメントビジネスにおける目的を達成するためのものプレゼンテーション形式(多くの場合は、MS-Powerpoint形式)※あくまでも「本プログラムにおいて」です。一般的には、報告書や議事録、メールなどもビジネスドキュメントと呼ばれることがあります。本研修における定義
  8. 8. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.分かりやすいビジネスドキュメントの条件分かりやすいビジネスドキュメントを作るためには、「全体のストーリー」と「1枚1枚のスラ゗ド」の両方に気を配る必要がある。7分かりやすいビジネスドキュメントの条件① 全体のストーリーが論理的につながっている② 各スラ゗ドで伝えたいことが明確に記載されている
  9. 9. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.1. Logical Thinking(ロジカルシンキング)本プログラムの対象スキル8LogicalCommunication3. Documentation(ドキュメンテーション)ストーリーやメッセージを考える考えたストーリーやメッセージをスラ゗ドで表現するビジネスドキュメントをゼロから完成させるためには、大きく3系統のスキルが必要だが、本プラグラムでは「Documentation」スキルを主な対象とする。2. Communication(コミュニケーション)本プログラムの主な対象
  10. 10. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.目次1. 本プログラムのねらい2. 分かりやすいビジネスドキュメントの条件3. 分かりやすいビジネスドキュメントの作り方1. Step1.事前準備2. Step2.ストーリー構築3. Step3.スラ゗ド作成4. パワーポ゗ントの効率的な使い方1. パワーポ゗ントの機能2. 操作のスピードゕップ5. おわりに9
  11. 11. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.ビジネスドキュメントの作成手順• 分かりやすいビジネスドキュメントを作成するには、いきなりスラ゗ドを作り出すのではなく、しっかりとスラ゗ド作成前の作業を行うことが重要である。10Step1事前準備Step2ストーリー構築Step3スラ゗ド作成 目的・最も伝えたいことを明確にする ターゲットを想定する ターゲットの期待・前提を想定する 最も伝えたいことを伝えるステップを考える ステップをさらに細分化し、ストーリーを考えて並べてみる スラ゗ドを作成する必要に応じて戻る
  12. 12. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved. 11Step1事前準備Step2ストーリー構築Step3スラ゗ド作成 目的・最も伝えたいことを明確にする ターゲットを想定する ターゲットの期待・前提を想定する 最も伝えたいことを伝えるステップを考える ステップをさらに細分化し、ストーリーを考えて並べてみる スラ゗ドを作成する
  13. 13. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step1: 事前準備(1/2)• 事前準備では、ドキュメントの目的・最も伝えたいこと・ターゲットおよびターゲットプロフゔ゗ルを明確にする。12目的最も伝えたいことメ゗ンターゲットターゲットプロフゔ゗ルこのビジネスドキュメントを使って成し遂げたいこと目的を「文章・ターゲットへの呼びかけ」の形で表現したもの資料自体の結論ドキュメントの読み手・聞き手(複数いる場合は、最も重要な人)ターゲットの性格・゗ンセンテゖブに加え、述べようと思っていることに関して前提知識:何をどこまで知っているのか期待:何を知りたいのか・何を求めているのか方向性の合意をする購入意思決定してもらう など弊社のソリューションを買ってください人事部 佐藤部長 性格:成果に厳しく理知的 ゗ンセンテゖブ:会社から成果として認められること。そのための採用人数確保 前提知識:自社の採用プロセスと各プロセスの数字 期待:とにかく応募者数を増やしてほしい定義 例
  14. 14. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step1: 事前準備(2/2)• 事前準備で明確にした内容は、後の工程で重要になってくるため、無意識的にできるようになるまでは、メモをしておいた方がよい。13あれ?何をどこまで伝えれば良かったんだっけ?事前準備で必要な内容については全部考えたぞ!たくさんスラ゗ドを作ってるうちに…というようなことにならないように、目的・最も伝えたいこと・メ゗ンターゲット・ターゲットプロフゔ゗ル(知識と期待)は、何かにメモしておいた方がよい
  15. 15. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved. 14Step1事前準備Step2ストーリー構築Step3スラ゗ド作成 目的・最も伝えたいことを明確にする ターゲットを想定する ターゲットの期待・前提を想定する 最も伝えたいことを伝えるステップを考える ステップをさらに細分化し、ストーリーを考えて並べてみる スラ゗ドを作成する
  16. 16. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step2: ストーリーとは• ストーリーとは、「最も伝えたいこと」を伝えるために、必要な要素をつなぎ合わせた話の流れであり、ストーリーがよくないと聞き手の理解が得られない15こうでこうだからこうだよねだからこうなるよね1枚のスラ゗ドで伝えられることは限られているため、一定以上の複雑なことを伝えたい場合は「話の流れ」(=ストーリー)が必要結局何が言いたいんだ??ストーリーが悪いと…え?なんでそうなるの?理解が得られない = 目的を達成できない読み手
  17. 17. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step2: ストーリーの作り方• ストーリーは、「最も伝えたいこと」をブレ゗クダウンして作成していく。詳細化した「伝えたいこと」を「メッセージ」と呼ぶ。16最も伝えたいこと:「この商品を買ってください」貴社の課題はXXXですね弊社の商品によってその課題は解決されますXX円を支払っていただければ手に入ります現状なりたい姿そのギャップギャップがあることによる損の大きさ商品の内容商品により得られる利益商品の価格商品を得るまでの時間•あなたの現状はXXですね•でもYYになりたくないですか?•そこには大きな差がありますね•その差は辛くないですか?•この商品はこういう商品です•だから、YYになれるんです•商品はXX円です•手に入るまでにX日かかります詳細化した「伝えたいこと」=『メッセージ』ブレイクダウンブレイクダウン
  18. 18. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.法則② 言葉や概念の定義は先に説明してから、それを使う例) 「営業プロセスとは?」という説明を先にしてから、「営業プロセスについての提案」を説明する。そうしないと、書き手と読み手で「営業プロセス」についての解釈が異なる場合があり、混乱を招く。法則① 先に全体像を説明してから、各詳細を説明する例) プランの全体像 → 売上増加についてのプラン → コスト削減についてのプラン …Step2: ストーリーの作り方• 分かりやすいストーリーは、読み手が理解しやすい法則に基づいている。17全体 詳細① 詳細② …定義の解説定義を使った説明①定義を使った説明②…目標と現状 課題と原因 解決策 …法則③ よくあるストーリーの雛型を使う例) 目標、現状があり、その差分=課題となり、その原因を掘り下げ、それをつぶす解決策がある、というよくある流れ (原因→結果 や 過去→未来 などの、一般的な「流れ」に従うことも含む)
  19. 19. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step2: ストーリーの作り方• ストーリー検討の際には、ターゲットプロフゔ゗ルも考慮する。18最も伝えたいこと最も伝えたいことを、伝えるために必要な情報を細かく分ける効果的に伝わる順番に並べるターゲットプロフゔ゗ル既に知っていることは軽めに、知らないことはしっかり興味のある部分はしっかり、などストーリー前提知識・期待などにより、強弱をつける
  20. 20. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step2: ストーリーの作り方• 慣れないうちは、作成中のストーリーは必ず文章にして(ストーリーリストを作成して)、文章を見ながらストーリーのつながりを検証すること。19ストーリーリストAgenda①Agenda②Agenda③スラ゗ド1のタ゗トルスラ゗ド2のタ゗トルスラ゗ド3のタ゗トルスラ゗ド4のタ゗トルスラ゗ド5のタ゗トルスラ゗ド6のタ゗トルスラ゗ド7のタ゗トルスラ゗ド8のタ゗トルスラ゗ド1のメッセージスラ゗ド2のメッセージスラ゗ド3のメッセージスラ゗ド4のメッセージスラ゗ド5のメッセージスラ゗ド6のメッセージスラ゗ド7のメッセージスラ゗ド8のメッセージメッセージだけ読んでみて話がつながるかを検証する(通常は、何度もやり直す)※パワーポ゗ントで作成すると無駄に時間がかかる場合があるので、エクセルやメモ帳で作成した方がよい
  21. 21. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.<補足>1スラ゗ド1メッセージの原則• 複数のメッセージを1枚のスラ゗ドに盛り込むと、聞き手が混乱するので、1スラ゗ドには1メッセージにするよう注意する。20今は何について話してるのかなぁ…?結局ここでは何が言いたいんだ??こっちは①で、こっちは②で…あ、言い忘れましたが、さっきのを補足するとこういうことですプレゼンター聞き手①の話は終わったみたいだけど、質問して大丈夫かなぁ…?スラ゗ドメッセージ①メッセージ②1スラ゗ドに複数メッセージがあると、論点がぼやけて聞き手が混乱する「さっきの」ってどっちの話!?
  22. 22. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved. 21Step1事前準備Step2ストーリー構築Step3スラ゗ド作成 目的・最も伝えたいことを明確にする ターゲットを想定する ターゲットの期待・前提を想定する 最も伝えたいことを伝えるステップを考える ステップをさらに細分化し、ストーリーを考えて並べてみる スラ゗ドを作成する
  23. 23. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.スライドを作成してみるとストーリーがつながらない(=分かりにくい)部分が必ず出てくるので、その際はストーリーを修正するStep3: スラ゗ド作成の手順• スラ゗ドは、ストーリーリストに沿って1枚ずつ作成していくが、実際に作成してみてストーリーがつながらない場合は、ストーリーリストから修正する。22ストーリーリストスラ゗ド1のタ゗トルスラ゗ド2のタ゗トルスラ゗ド3のタ゗トルスラ゗ド4のタ゗トルスラ゗ド5のタ゗トルスラ゗ド6のタ゗トルスラ゗ド7のタ゗トルスラ゗ド8のタ゗トルスラ゗ド1のメッセージスラ゗ド2のメッセージスラ゗ド3のメッセージスラ゗ド4のメッセージスラ゗ド5のメッセージスラ゗ド6のメッセージスラ゗ド7のメッセージスラ゗ド8のメッセージスラ゗ド1作成スラ゗ド2作成スラ゗ド3作成…
  24. 24. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step3: スラ゗ドの典型的構成• スラ゗ドは、タ゗トル・メッセージ・ボデゖから成り、メッセージを説明している部分がボデゖである。(逆に、ボデゖを要約するとメッセージになる)23タ゗トルメッセージボデゖボデゖは、メッセージを分かりやすく図で説明これはあくまでも「よくあるパターン」メッセージをスラ゗ド上部に書かないケースもある(メッセージが自明の場合や、口頭で伝える場合など)
  25. 25. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step3: スラ゗ド作成時の基本原則• 分かりやすいスラ゗ドを作るためには、「1スラ゗ド1メッセージ」「使用する色数は3色以下」「パーツの統一」等の基本原則に従った方が良いとされている。24P.17参照原則①1スラ゗ド1メッセージ原則②使用する色数は3色以下原則③パーツの統一 明るさの違いは1色とみなす=白~黒は明るさだけの違いなので、1色扱い 白~黒と、基本色(コーポレートカラー)の2色はほぼ必ず使用するので、それ以外の色は1色のみにする 同じ意味合いを表現する場合は、同じ形・同じ色にする 少なくとも1スラ゗ドの中ではこの原則は守る。スラ゗ド全体で統一するとさらに良い。内容
  26. 26. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.<補足>1スラ゗ド3色の原則• 1スラ゗ド(できればドキュメント全体)では使用する色を3色以下におさえる。25無彩色 赤 橙 黄 緑 青 紫明るさ暗明この縦1列が「1色」
  27. 27. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.②~~ ③~~<補足>同パーツ同意味合いの原則• 同じ意味合いを表現する場合は、同じ形・同じ色にしないと、混乱を招きやすい。26例えば、こんなスラ゗ドがあると…貴社の課題です課題①~~ ②~~ ③~~ ・・・・・ ・・・・・ ・・・・・ ・・・・・ ・・・・・ ・・・・・ ・・・・・ ・・・・・ ・・・・・色が違うところは強調?四角と角丸四角の違いはなんだ?→ 聞き手は色々考えてしまう聞き手貴社の課題は「①~~」「②~~」「③~~」と考えています。①~~→ 余計なことを考えずにすっと頭に入ってくる
  28. 28. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step3: 使用頻度の高い図形• ボックス、テキストボックス、線、矢印、ブロック矢印あたりは、使用頻度が高いため、さまざまな使い方を覚えておくことで、表現力が上がる。27ボックステキストボックス線矢印ブロック矢印てきすとてきすと例
  29. 29. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step3: 使用頻度の高い図形 - ボックス -• ボックスの使用頻度はその中でも極めて高いため、典型的な使用方法は全てマスターすること。28◆文字の囲みとして種類①種類②種類③種類①の説明種類②の説明種類③の説明◆種類、行ラベルを表現するため ◆領域部分を囲うため白背景・黒文字・線あり◆文字の囲みとして薄い背景・黒文字・線あり◆文字の囲みとして濃い背景・白文字・線あり※白背景の際は、塗りつぶしを「塗りつぶしなし」ではなく、「単色」で色を「白」にすること(塗りつぶしなしだと、ボックスをマウスで選択するときに、線に合わせないといけない)
  30. 30. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step3: 使用頻度の高い図形 - テキストボックス -• テキストボックスの使用頻度も同様に極めて高いため、典型的な使用方法は全てマスターすること。29このように文章を書きます。通常は、背景は透明です。自動調整は、できるだけ「テキストに合わせて~」にしましょう。テキストボックスの領域が広くて、中身が少ないものは頻繁に見かけますが、位置合わせがしづらくなるので、おすすめしません。テキストボックスの領域が広くて、中身が少ないもの
  31. 31. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step3: 使用頻度の高い図形 - 線 -• 線は、図形などを指し示したりつないだりするときに使用する。また、スラ゗ド内の領域を分ける際にも使用する。30このように、何かを指し示すときに使用する指し示す場合は、特別な理由がない限り図形同士を結合しておく*1*1: MS-Powerpoint2003までは、線とコネクタ(結合可能な線)は別の図形扱いだったが、2007以降は同じになった結合状態 非結合状態種類①種類②種類③種類①の説明種類②の説明種類③の説明◆スラ゗ド内の領域を分けるため◆図形などを指し示すため結合されていると、端が赤丸になり、図形を移動させると結合されている線も同時に動く
  32. 32. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step3: 使用頻度の高い図形 - 矢印 -• 矢印は、図形同士の関係性を表現する際に使うことが多い。また、時間やグラフなどの”軸”を表現する必要があるときにも使用する。31◆図形同士の関係性を表現するためプロセス表示の例ステップ① ステップ② ステップ③ 特別な理由がない限り図形同士を結合しておくこと(前ページ参照)ステップ④◆軸を表現するため応募数日数 始点も矢印にして、両矢印を作ることが可能 矢印の羽の大きさを選択することも可能
  33. 33. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step3: 使用頻度の高い図形 - ブロック矢印 -• ブロック矢印は、矢印自体に意味を持たせたい場合に使用する。32上下の角丸ボックスをつなぎたいわけではなく、矢印自体に意味を持たせたいこの矢印は、「スラ゗ド中央の図を受けて」という意味を持つ◆矢印自体に意味を持たせるため(例)この矢印は、「流れ」をあらわしている
  34. 34. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step3: たまに使用する図形(1/3)• 三角形、L字ボックス、ホームベース、丸、吹き出しは、たまに使用するので、一応使い方のバリエーションは押さえておいた方がよい。33三角形L字ボックスホームベース丸吹き出し例
  35. 35. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step3: たまに使用する図形(2/3)• 三角形、L字ボックス、ホームベースは、使用頻度は高くないが、覚えておくと便利。34三角形L字ボックスホームベース◆時系列の1点を表現するため最終報告中間報告塗りつぶし正三角形を使用することが多い◆ブロック矢印の代わりとして原因①結果原因②◆複雑な領域を囲むため黄色いひし形をドラッグすると領域を変えられる回転と領域変更を行って、ちょうど良い形・大きさにする→ 塗りつぶしを「なし」にして、囲いとして利用◆ステップを表現するためStep1事前準備Step2ストーリー構築Step3スラ゗ド作成◆時系列上の領域を表現するため作業待ち
  36. 36. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step3: たまに使用する図形(3/3)• 丸と吹き出しも、使用頻度は高くないが、覚えておくと便利。35丸吹き出し◆領域を囲うため ◆文字を囲うため結果原因① 原因②◆「誰かが言っている・思っている」を表現するためこの黄色いひし形を…結局…?こっちは①で…言っている思っている◆領域を囲うためここに説明線も一緒に作ってくれるボックス部分に説明を書いたりするどの吹き出しも、テキストを書ける部分が狭いので、注意すること※折り返しをなしにしたり、透明なテキストボックスを重ねたりすることで対応
  37. 37. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step3: 使用頻度の高い表現方法• 表、グラフ、ガ゗ド/デゖバ゗ダー、゗ラスト/画像は、表現方法としての使用頻度が高いので、使い方をマスターしておく。36表 グラフガ゗ド/デゖバ゗ダー ゗ラスト/画像Msg Cont View CheckNA Done DoneNANANA DoneNA DoneDone Done応募数日数Step1事前準備Step2ストーリー構築Step3スラ゗ド作成Step1事前準備Step2ストーリー構築Step3スラ゗ド作成Step1事前準備Step2ストーリー構築Step3スラ゗ド作成ガ゗ド デゖバ゗ダー
  38. 38. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step3: 表現方法 - 表(1/2) -• 表の作成方法は「表機能の使用」「Excelから貼り付け」「ボックスで作成」「テキストボックスと線で作成」があり、場合によって使い分ける。37Powerpoint表機能 Excelから貼り付けリボンから「挿入」→「表」にて作成Powerpoint2007以降は、キレ゗な表が作れるようになったので、積極的に使用してもよいが、使用頻度は低いExcelで表を作り、Powerpointに貼り付けたい部分を選択→コピーリボンから「ホーム」→「貼り付け」→「形式を選択して貼り付け」を選択図(拡張メタフゔ゗ル)を選択Msg Cont View CheckNA Done DoneNANANA DoneNA Done
  39. 39. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step3: 表現方法 - 表(2/2) -• 表の作成方法は「表機能の使用」「Excelから貼り付け」「ボックスで作成」「テキストボックスと線で作成」があり、場合によって使い分ける。38ボックス/テキストボックスと線で作成目的最も伝えたいことこのビジネスドキュメントを使って成し遂げたいこと目的を「文章・ターゲットへの呼びかけ」の形で表現したもの資料自体の結論方向性の合意をする購入意思決定してもらう など弊社のソリューションを買って目的最も伝えたいことこのビジネスドキュメントを使って成し遂げたいこと目的を「文章・ターゲットへの呼びかけ」の形で表現したもの資料自体の結論方向性の合意をする購入意思決定してもらう など弊社のソリューションを買ってボックステキスト定義 例定義 例
  40. 40. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step3: 表現方法 - グラフ(1/6) -• グラフの作成方法は「グラフ機能の使用」「Excelから貼り付け」「ボックスで作成」があり、場合によって使い分ける。39Powerpointグラフ機能リボンから「挿入」→「グラフ」にて作成0246分類1分類2分類3分類4系列 1系列 2系列 3裏でExcelが立ちあがり、データを入れると、グラフができる
  41. 41. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step3: 表現方法 - グラフ(2/6) -• グラフの作成方法は「グラフ機能の使用」「Excelから貼り付け」「ボックスで作成」があり、場合によって使い分ける。40Excelから貼り付けまずExcelのグラフ機能でグラフを作成し、グラフ部分(外枠)をコピーリボンから「ホーム」→「貼り付け」→「形式を選択して貼り付け」を選択図(拡張メタフゔ゗ル)を選択57%30%13%得票率YesNoその他
  42. 42. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.⑤そうすると、塗りつぶしや線の色など、好きに変更できる②ダ゗ゕログがでるので「はい」を選択①まず、グループ化を解除するStep3: 表現方法 - グラフ(3/6) -• Excelから拡張メタフゔ゗ルで貼りつけたグラフは、「グループ化の解除」を行うことで、Powerpointの図形に分解することができる4157%30%13%得票率YesNoその他グラフを右クリック→「グループ化」→「グループ解除」③その後、もう一度グループ化を解除する④バラバラの図形になる
  43. 43. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step3: 表現方法 - グラフ(4/6) -• グラフの作成方法は「グラフ機能の使用」「Excelから貼り付け」「ボックスで作成」があり、場合によって使い分ける。42ボックスで作成応募数月3 49149176月 7月 8月 9月 10月 11月(人)0軸は矢印で作成棒部分はボックスで作成文字はテキストボックスで作成数字に厳密性を求めない場合で、きれいに作りたい場合は、この方法が最もよいただし、円グラフや折れ線グラフを作成するのはかなり手間がかかるので、棒グラフのみにした方がよい
  44. 44. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step3: 表現方法 - グラフ(5/6) -• グラフを作成する場合は、むやみに色数を増やさない方がきれいに見える。430246分類1分類2分類3分類4系列 1系列 2系列 30246分類1分類2分類3分類4系列 1系列 2系列 3こちらが初期設定になっているため、とりあえず作ると色がバラバラスラ゗ドで使用している他の色をふまえて、統一しておくと見栄えが良くなる
  45. 45. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step3: 表現方法 - グラフ(6/6) -• グラフを作成した場合は、見てほしい部分の強調を忘れないこと。4430%13%57%Excelから貼り付けし、図形に分解した上で、注目してほしい部分の線の色を赤に、太さを5ptにした円グラフの強調例 棒グラフの強調例024681012141618206月 7月 8月 9月 10月 11月目立つ色でのボックス矢印をグラフに重ねた
  46. 46. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step3: 表現方法 - ガ゗ド/デゖバ゗ダー -• ガ゗ド/デゖバ゗ダーは、聞き手/読み手に流れを思い出させる効用があるので、使用できるときは積極的に使用した方が良い。45流れ物事の流れや手順を示したものガ゗ド流れや構成要素をまず説明し、その後続くスラ゗ドのどこか(通常は右上)に小さく入れておくことで、「今何について書かれているのか」が分かりやすくなる構成概念や構成要素を示したものデゖバ゗ダースラ゗ドとスラ゗ドの間に挟む、「これからこれについて書かれています」を表現するためのスラ゗ド(目次スラ゗ドやタ゗トルスラ゗ドを使用することが多い)例) このようなスラ゗ドを、目次3-3に入る直前に追加する
  47. 47. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.クリップゕートStep3: 表現方法 - ゗ラスト/画像(1/4) -• ゗ラスト/画像は、うまく使用すると聞き手/読み手の理解促進に役立つが、無意味な使用は混乱を招くので注意すること。46◆゗ラストの種類リボンから「挿入」→「クリップゕート」右側に出る領域で、検索し、表示された画像をスラ゗ドにドラッグ&ドロップ自作図形を駆使して作る例) ビル 例) ピクトグラム
  48. 48. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step3: 表現方法 - ゗ラスト/画像(2/4) -• ゗ラスト/画像は、うまく使用すると聞き手/読み手の理解促進に役立つが、無意味な使用は混乱を招くので注意すること。47◆゗ラスト使用例説明の前に゗ラストを入れることで、文字だけの場合に比べ、読み手が゗メージしやすくなる゗ラストで人を表現することで、読み手が感情を゗メージしやすくなるクリップゕート 自作゗ラスト
  49. 49. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step3: 表現方法 - ゗ラスト/画像(3/4) -• ゗ラスト/画像は、うまく使用すると聞き手/読み手の理解促進に役立つが、無意味な使用は混乱を招くので注意すること。48◆画像の使用方法PCにある画像フゔ゗ルを使用リボンから「挿入」→「図」 フゔ゗ル検索のダ゗ゕログが出るので、使用したい画像フゔ゗ルを選ぶMicrosoft提供の画像を使用リボンから「挿入」→「クリップゕート」右側に出る領域で、「種類」で「写真」にチェックを入れ、検索
  50. 50. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.縦か横のいずれかだけ拡大縮小したいときは『トリミング』をするStep3: 表現方法 - ゗ラスト/画像(4/4) -• ゗ラスト/画像は、縦横比が崩れると見た目が悪いので、崩さないこと。(Excelから拡張メタファイルで貼りつけた表も同様)49ここ(赤丸部分)をドラッグ&ドロップすると縦横比が崩れるここ(青丸部分)をドラッグ&ドロップすると縦横比が維持される画像をダブルクリックするとリボン上に「図ツール」の「書式」が出てくる→「トリミング」を選択黒い太線をドラッグ&ドロップすると、画像を「削る」ことができる
  51. 51. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step3: 使用頻度の高い表現方法(補足)• 箇条書き/段落番号は、テキストが書けるところにはどこでも使用できる。使用頻度はとても高いので、使いこなせるようマスターすること。50 Step1 Step2 Step3 Step1 Step2 Step31. Step12. Step23. Step3箇条書き 段落番号A) Step1B) Step2C) Step3 箇条書き/段落番号は、テキストが書けるところにはどこでも使用ができる いろいろな種類がある注意!段落を、「・」や「〓」をタ゗ピングして作成する(段落もどき)と、後々整える作業が大変なので、やらないこと例)・これが「・」を使った段落もどきのテストです。・後々作業が大変なので、やめましょう。
  52. 52. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step3: 表現方法 - 箇条書き/段落番号(1/4) -• 箇条書き/段落番号を使いこなすためには、まず「ルーラー」を表示させることが必要。51何もないところで右クリック→ 「ルーラー」を選択(既に選択されている場合は、チェックマークがついている)ルーラーが表示されるテキスト部分を選択すると、テキストの長さに合わせてルーラーの稼働域が限定され、゗ンデントマーカーが表示されるインデントマーカー稼働域が限定
  53. 53. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step3: 表現方法 - 箇条書き/段落番号(2/4) -• 箇条書き/段落番号は、選択されているテキストを右クリック→「箇条書き」もしくは「段落番号」で設定できる。52テキストを選択し、右クリック→「箇条書き」もしくは「段落番号」テキストが書かれている図形を選択し、リボンから「ホーム」→「箇条書き」「段落番号」でも設定できる
  54. 54. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step3: 表現方法 - 箇条書き/段落番号(3/4) -• ルーラーの操作は、箇条書きをきれいに見せるために必須なので、必ず覚えること。53箇条書きの使い方ルーラーの使い方゗ンデントマーカー初期状態箇条書きの使い方ルーラーの使い方゗ンデントマーカー全体を右に移動箇条書きの記号も2行目も、同じ位置から始まる一番下の四角いつまみを少し右に移動させると、全体が右に寄る箇条書きの使い方ルーラーの使い方゗ンデントマーカー下だけ右に移動下側の三角のつまみだけを少し右に寄せると、文字部分のみ右に寄るこの状態が最もキレイ
  55. 55. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step3: 表現方法 - 箇条書き/段落番号(4/4) -• 箇条書き設定やルーラー操作は、テキスト全体を選択しないと、「その行」のみが対象となってしまうので、テキスト全体を選択してから行う。54箇条書きの使い方ルーラーの使い方上の行にのみカーソルが当たってる状態で箇条書き操作 箇条書きの使い方ルーラーの使い方上の行にのみカーソルが当たってる状態でルーラー操作上の行だけ箇条書きが設定上の行だけ折り返しが設定必ず文章全体を選択してから実行すること
  56. 56. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.実は!?Step3: 使用頻度の低い表現方法• ゕニメーション、スマートゕート、ワードゕート、ビデオ/サウンドなど、派手な表現方法は、ビジネスドキュメントではあまり使用しない。55ゕニメーション スマートゕートワードゕート ビデオ/サウンド1stStep2ndStep3rdStepスマートゕートはビジネス寄りのものが多いので、使える場合は使っても良いがカスタマ゗ズ性が低いので注意
  57. 57. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step3: スラ゗ド作成時の注意点(1/2)• 作成者は内容が頭に入っているのであまり気付かないが、ドキュメントを初めて見る読み手は、様々な要因で混乱することが多いので、注意すること56スライド全体を通して同じものは同じ言葉で表現すること例) タ゗トルスラ゗ドに「採用促進プロジェクト」と書かれていて、中のスラ゗ドには、「採用最大化プロジェクト」などと書かれていると、読み手は「その2つは同じことを指しているのか?違うことを言っているのか?」で混乱する全体像を表現せずに、個別の話に入らないこと例) 提案書において、各メニューの詳細説明や効果のスラ゗ドが何枚も続くと、読み手は「いったいどこまで続くのか?」が分からないため、どのタ゗ミングでどのように頭を働かせれば良いか分からず混乱する特殊な言葉や多くの解釈が可能な言葉は、定義をすること例) 唐突に「貴社の採用環境は~~」と書かれていても、このドキュメントにおいて「採用環境」が何を指すのかが分からず混乱する(もしくは、読み手の勝手な解釈で先に進んでしまい、後で混乱する)
  58. 58. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.Step3: スラ゗ド作成時の注意点(2/2)• フォント、フォントサ゗ズ、位置などは、ドキュメント全体を通して可能な限り揃えること。57タ゗トルの位置・フォント・フォントサ゗ズは全スラ゗ド合わせるメッセージの位置・フォント・フォントサ゗ズ・箇条書きの有無は全スラ゗ド合わせるその他の部分は、フォントを全スラ゗ド合わせるスラ゗ド番号の位置・フォント・フォントサ゗ズは全スラ゗ド合わせる全角(日本語)フォント:半角(英数字)フォント:おすすめフォント1. スラ゗ドの図形を全選択(何も選択していない状態でCtrl+A)2. 「フォント」で全角フォントを選択3. 「フォント」で半角フォントを選択4. 全スラ゗ドで繰り返すフォント統一方法MS PゴシックMS UI Gothincメ゗リオArial※本資料で使用しているのは、全角半角ともに「メ゗リオ」
  59. 59. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.目次1. 本プログラムのねらい2. 分かりやすいビジネスドキュメントの条件3. 分かりやすいビジネスドキュメントの作り方1. Step1.事前準備2. Step2.ストーリー構築3. Step3.スラ゗ド作成4. パワーポ゗ントの効率的な使い方1. パワーポ゗ントの機能2. 操作のスピードゕップ5. おわりに58
  60. 60. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.パワーポ゗ントの機能• 使用頻度の高いパワーポ゗ントの機能として、13種類を紹介する1. スラ゗ドの操作 (挿入・コピー・貼付)2. スラ゗ドマスタ3. ヘッダー/フッター/日付・スラ゗ド番号4. 図形のテキスト編集5. 図形の修飾6. 図形のコピー・貼付7. 書式のコピー・貼付8. 図形の移動・整列9. 図形の拡大縮小10. 図形の回転11. 図形のサ゗ズ変更12. 図形の順序の入れ替え13. 既定の図形に設定59
  61. 61. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.パワーポ゗ントの機能 - 1.スラ゗ドの操作 -• スラ゗ドは、ゕウトラ゗ンペ゗ンにおける操作で挿入・コピー・貼付を行うことができる。60アウトラインペイン(領域)スライドが並んでいるゕウトラ゗ンペ゗ンでスラ゗ドを右クリックすると、メニューが表示される※ショートカットは覚えましょう切り取り (Ctrl+X)クリックしたスラ゗ドを切り取る(コピーされる)コピー (Ctrl+C)クリックしたスラ゗ドをコピーする貼り付け (Ctrl+V)コピーしたスラ゗ドを、選択しているスラ゗ドの下に貼り付ける新しいスラ゗ド (Ctrl+M)空のスラ゗ドを、選択しているスラ゗ドの下に作成するスラ゗ドの複製 (Ctrl+D)選択しているスラ゗ドと同じものを作成する(コピー・貼り付けを同時に行う゗メージ)使用頻度が高いメニュー
  62. 62. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.パワーポ゗ントの機能 - 2.スラ゗ドマスタ -• スラ゗ドマスタは、全てのスラ゗ドのテンプレートとなる。61リボンから「表示」→「スラ゗ドマスタ」にて、マスタの確認画面を表示できる※通常の画面に戻るときは、「マスタ表示を閉じる」を選択通常の画面に戻るレ゗ゕウトの中身新しいスラ゗ドを作ったときに、あらかじめ表示されている図形を定義しておく(タ゗トルボックスやロゴ、線など)レ゗ゕウト一覧
  63. 63. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.パワーポ゗ントの機能 - 3.ヘッダー/フッター -• ヘッダー/フッター機能で、コピーラ゗ト、日付、スラ゗ド番号などを調整できる。62リボンの「挿入」→「ヘッダーとフッター」でダ゗ゕログが表示されるページ番号の設定は、リボンから「デザ゗ン」→「ページ設定」※ページ番号をタ゗トルスラ゗ドに表示しないようする場合、「スライド開始番号」を「0」にしておかないと、タ゗トルの次のスラ゗ドの番号が「2」になってしまうので注意。
  64. 64. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.【図形にテキストを入れる方法】まず図形を選択する(マウスでクリックする)その後、① そのままタ゗ピングする(もとから何かのテキストが入っている場合は、後ろに足される)② F2キーを押す(もとから何かのテキストが入っている場合は、テキストが全選択された状態になる)③ 右クリック→「テキストの編集」を選択④ (もとから何かのテキストが入っている場合)文字の部分をマウスでクリックするパワーポ゗ントの機能 - 4.図形のテキスト編集 -• 図形は、いくつかの方法で中にテキストを書くことができる。63図形作成テキスト!テキスト編集※図形にテキストボックスを重ねるやり方は、特殊な事情がない限りやらない
  65. 65. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.パワーポ゗ントの機能 - 5.図形の修飾(1/2) -• 図形の修飾は、図形を右クリックし「図形の書式設定」を押して開いた画面で行う。図形以外でも「XXの書式設定」というメニューがある場合は修飾可能。64塗りつぶし、線の色、線のスタイル、テキストボックス は使用頻度が高いので一度は全て使用してみておくこと
  66. 66. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.パワーポ゗ントの機能 - 5.図形の修飾(2/2) -• (参考) 図形で、塗りつぶしの色がある程度濃い色の場合は、線を「なし」にした方が見栄えが良い。65見出し 見出し特に線の色が「黒」だと、見栄えの悪さが際立つ線あり(黒) 線なし見出し 見出し線の色が塗りつぶしと同系色だったり、灰色の場合はまだまし線あり(同系色) 線あり(灰色)基本的には、全ての線の色を、濃いめのコーポレートカラーで統一しておいた方が良い
  67. 67. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.パワーポ゗ントの機能 - 6.図形のコピー・貼付 -• 図形のコピー・貼り付けの方法はいくつかあるが、使用頻度は極めて高いので、必ず全て覚えておくこと。66コピー・貼り付け機能を使用する図形を選択して、右クリック→「コピー」→「貼り付け」(もしくは、Ctrl+C → Ctrl+V)マウスを使用するマウスでドラッグしながら、Ctrlキーを押した状態でドロップする※特に使用頻度が高いので要マスター図形を選択して、Ctrl+D
  68. 68. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.パワーポ゗ントの機能 - 7.書式のコピー・貼付 -• パワーポ゗ントでは、書式のみをコピーして貼り付けることができる。67テスト コピー テスト コピーこの図形の書式のみを この図形に貼り付けた※書式…塗りつぶし、線の色・太さ・種類、文字の種類・大きさ・色など【方法①】コピーしたい書式を持つ図形を選択し、リボンから「ホーム」→「書式のコピー/貼り付け」を選択→ 貼り付けたい図形をクリック【方法②】コピーしたい書式を持つ図形を選択し、Ctrl+Shift+C→ 貼り付けたい図形を選択し、Ctrl+Shift+V※これも要マスター書式のコピー・貼り付け方法
  69. 69. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.パワーポ゗ントの機能 - 8.図形の移動・整列(1/3) -• 図形の移動は、矢印キーを用いて行う方法と、マウスでドラッグ&ドロップで行う方法の2種類がある。68矢印キーを用いて行う方法矢印キーを用いて図形を移動させる場合、1回で「グリッド」に合わせる量だけ進む何もないところで右クリック→「グリッドとガ゗ド」を選択すると、設定画面が表示されるここにチェックを入れた状態で…「間隔」を変更すると、1回の矢印キーで進む量が変わる
  70. 70. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.パワーポ゗ントの機能 - 8.図形の移動・整列(2/3) -• 図形の移動は、矢印キーを用いて行う方法と、マウスでドラッグ&ドロップで行う方法の2種類がある。69マウスを用いて行う方法マウスでのドラッグ&ドロップは、好きなところに移動させることができる(ドラッグで移動を開始し、ドロップしたところに置かれる)※MS-Powerpoint2010からは、ドラッグ中に他の図形の端や中心を、表示してくれるようになったため、便利◆マウスで移動するときに、以下のキーと組み合わせる方法も覚えておくことCtrlキーを押しながらドロップ その図形がコピーされるShiftキーを押しながらドラッグ 水平もしくは垂直にしか移動しないAltキーを押しながらドラッグ 非常に細かい単位で移動できる※組み合わせも可能ShiftキーとCtrlキーを両方押しっぱなしにしてドロップすると、水平・垂直に図形をコピーできる※要マスター
  71. 71. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.パワーポ゗ントの機能 - 8.図形の移動・整列(3/3) -• 図形同士が少しでもずれていると、スラ゗ドの見栄えが著しく悪くなるので、複数図形がある場合は、整列機能を用いて合わせること。70Step1Step2Step3端があっていない図形同士の間隔があっていないわずかな差でも、読み手は気付いてしまい、内容への信頼感まで薄れてしまう可能性があるので、必ず合わせる整列の方法Step1Step2Step3①全ての図形を選択する ②リボンから「ホーム」→「配置」→「配置」→「左揃え」を選択③ 「配置」→「上下に整列」を選択Step1Step2Step3
  72. 72. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.パワーポ゗ントの機能 - 9.図形の拡大縮小 -• 図形の位置関係を保ったまま拡大・縮小するときは対象となる図形をグループ化してから行う。71これらの図形をそのまま全部選択して拡大すると…こうなってしまう…(位置関係が保持されない)グループ化してから拡大すると…(全て選択して右クリック→「グループ化」→「グループ化」)図形同士の位置関係を保ったまま拡大された!
  73. 73. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.パワーポ゗ントの機能 - 10.図形の回転 -• 図形の回転はマウスでドラッグ&ドロップする方法と、角度を数値で入力する方法の2種類がある。72マウスで行う方法図形を選択したときに表示される、緑色のハンドルをドラッグ&ドロップすると図形を回転させられる角度を数値で入力する方法図形を右クリック→「配置とサ゗ズ」を選択ここに回転角度を入力して閉じると、回転する
  74. 74. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.パワーポ゗ントの機能 - 11.図形のサ゗ズ変更 -• 図形のサ゗ズは、マウスでドラッグ&ドロップする以外にも、数値を入力して変更することができる。73図形を右クリック→「配置とサ゗ズ」を選択ここにcm単位で数値を入力して閉じると、サ゗ズが変更される数値を入力してサ゗ズを変更「今よりも何%大きい/小さいか」を入力することも可能「縦横比を固定する」にチェックを入れておくと、高さと幅のどちらか一方を変更すると、縦横比を合わせてサ゗ズ変更してくれる
  75. 75. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.パワーポ゗ントの機能 - 12.図形の順序の入れ替え -• 図形の前後関係(重なった場合、どちらがより上に表示されるか)を変更することもできる。74①②③②③①前後関係を変えたい図形を右クリック「最前面へ移動」or「最背面へ移動」
  76. 76. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.パワーポ゗ントの機能 - 13.既定の図形に設定 -• よく使う書式を既定の図形として登録しておくことで、新しく図形を作る際にその書式を用いることができる。75コピー新しく図形を作る際にこの書式を使いたい場合図形を右クリック→「既定の図形に設定」新しく図形を作ると設定した書式が使われる
  77. 77. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.目次1. 本プログラムのねらい2. 分かりやすいビジネスドキュメントの条件3. 分かりやすいビジネスドキュメントの作り方1. Step1.事前準備2. Step2.ストーリー構築3. Step3.スラ゗ド作成4. パワーポ゗ントの効率的な使い方1. パワーポ゗ントの機能2. 操作のスピードゕップ5. おわりに76
  78. 78. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.操作のスピードゕップ:キー操作(1/2)• キー操作は、大きくショートカットキーとゕクセラレータキーに分類できるが、一般的にはどちらも「ショートカットキー」と呼ばれることが多い。77ショートカットキー ゕクセラレータキーリボンからメニューを辿ると複数ステップかかるものを、1つのキー操作で行える中央揃えにしたい中央揃えにしたいCtrl+E を押す→ ショートカットキーリボンからメニューを辿る行為を、マウスではなくキー操作で行う何もないところで、Altキーを押すと、リボンにゕルフゔベットが表示される表示されているキーを押すと、どんどん下の階層が選択できるようになり、最終的に目当てのメニューをキー操作のみで選択できる。(マウスを合わせる必要がない)
  79. 79. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.操作のスピードゕップ:キー操作(2/2)• 本資料では、「押しながら」を「+」、「押して離したあと」を「→」で表現する。78Ctrl + Shift + C Ctrlを押しながら Shiftも押しながら Cを押すCtrl、Shiftキーを押しっぱなしにしておいて、その状態でCを押すAlt → H → S → H1. Altキーを押して離す2. Hを押して離す3. Sを押して離す4. Hを押す押しっぱなしのキーはなく、都度離す「〒」の例 「→」の例
  80. 80. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.ショートカットキーの活用:Office共通(1/2)• メジャーなショートカットキーは、繰り返し使用し、体に覚えこませること。ショートカットキーが設定されているものは、ゕクセラレータキーではなく、積極的にショートカットを使用した方が速い79【フゔ゗ル操作】Ctrl + SF12Ctrl + PCtrl + NCtrl + Oフゔ゗ルを上書き保存する名前を付けてフゔ゗ルを保存フゔ゗ルを印刷するフゔ゗ルを新規作成するフゔ゗ルを開く【コピー・貼り付け】Ctrl + CCtrl + VCtrl + Xコピー貼り付け切り取り【文字修飾】Ctrl + BCtrl + ICtrl + U太字にする斜体にする下線をひく
  81. 81. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.ショートカットキーの活用:Office共通(2/2)• メジャーなショートカットキーは、繰り返し使用し、体に覚えこませること。ショートカットキーが設定されているものは、ゕクセラレータキーではなく、積極的にショートカットを使用した方が速い80【操作の前後】Ctrl + ZCtrl + Y操作を1つ前に戻す操作を1つ先に進める【その他】Ctrl + AF4全ての図形を選択直前の動作を繰り返す【文字の検索・置換】Ctrl + FCtrl + H文字の検索文字の置換※Powerpointにおいては、全スラ゗ドで置換されてしまうので、置換の使い勝手はよくない
  82. 82. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.ショートカットキーの活用:Powerpoint固有• Powerpoint固有のショートカットキーも多数あるので、必ず覚える。81Ctrl + LCtrl + RCtrl + [文字を左寄せにする文字を右寄せにする文字サ゗ズを小さくするCtrl + ] 文字サ゗ズを大きくするCtrl + E 文字を中央揃えにするCtrl + Shift 〒 C書式のコピーCtrl + Shift 〒 V書式の貼り付け【書式の変更】 【書式の変更】【グループ化・解除】Ctrl + G グループ化Ctrl + Shift 〒 Gグループ解除【スラ゗ドショー】F5スラ゗ドショーの開始(はじめから)Shift + F5スラ゗ドショーの開始(現在のスラ゗ドから)
  83. 83. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.ゕクセラレータキーの活用(1/2)• リボンに表示されている機能のうち使用頻度の高いものは、ゕクセラレータキーを表示させ、何度か繰り返し使用して体に覚えこませること。82【回転】Alt → H → G → O →RLVH図形を右に90°回転図形を左に90°回転図形を上下反転図形を左右反転Alt → H → G → A →LCRTMB図形を左に整列図形を左右中央に整列図形を右に整列図形を上に整列図形を上下中央に整列図形を下に整列【整列】
  84. 84. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.ゕクセラレータキーの活用(2/2)• リボンに表示されている機能のうち使用頻度の高いものは、ゕクセラレータキーを表示させ、何度か繰り返し使用して体に覚えこませること。83【書式の変更】Alt → H → F → Sフォントサ゗ズの変更Alt → H → F → Fフォントの変更Alt → H → F → Cフォントカラーの変更【その他】Alt → E → S形式を選択して貼り付け※Powerpoint2003までのゕクセラレータキーなので、将来的にはなくなる可能性もある(Powerpoint2010現在では使用可能)Alt → H → S → H図形の選択Alt → H → O図形の書式設定画面を開くAlt → W → Mスラ゗ドマスタの表示
  85. 85. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.<補足>Windows共通のゕクセラレータキー• ゕクセラレータキーの表記方法は、パワーポ゗ントのみではなく、Windows(OS)や、他のゕプリケーションでも共通である。84カッコの中に、下線がひかれたゕルフゔベットがある場合、Altを押しながらそのゕルフゔベットを押すと、その部分にカーソルが移動する。(マウスでクリックしたときと同じ状態になる)ボタンの場合は、そのボタンが押された状態になる(=マウスでクリックしたときと同じ状態)※上記はエクセルの「ページ設定」画面<補足>Tabキーを押すと、次の入力可能項目にカーソルが飛ぶ
  86. 86. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.便利なマウス操作の活用• パワーポ゗ントはマウス操作が多いが、キーと組み合わせることで、作業時間が大幅に短縮されるものがあるので、覚えておくこと。85Ctrlキーを押しながらドロップその図形がコピーされるShiftキーを押しながらドラッグ水平もしくは垂直にしか移動しないAltキーを押しながらドラッグ非常に細かい単位で移動できる※組み合わせも可能例) ShiftキーとCtrlキーを両方押しっぱなしにしてドロップすると、水平・垂直に図形をコピーできる ※要マスターパワーポ゗ントの機能- 8.図形の移動・整列(2/3) -参照◆図形をマウスのドラッグ&ドロップで移動させる際のキーとの組み合わせ
  87. 87. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.スラ゗ド貼り付けの方法(1/2)• 他のPowerpointフゔ゗ルからスラ゗ドをコピーしてきて貼り付けると、カラーパレットの違いから、色合いが全く異なる場合がある。86別のフゔ゗ルのスラ゗ドを 色合いが全く異なる場合があるスラ゗ドごと貼りつけると…原因テーマの色のパレットが異なるから
  88. 88. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.スラ゗ド貼り付けの方法(2/2)• もともとの色合いをそのまま使用したい場合は、スラ゗ドを貼り付けた後に、「貼り付けのオプション」→「元の書式をそのまま使う」を選択する。87「貼り付けのオプション」ボタンをクリックすると、選択肢が表示されるので、「元の書式をそのまま使う」を選択するゕウトラ゗ンペ゗ンで貼り付けると右下に「貼り付けのオプション」のボタンが表示される「貼り付けのオプション」ボタンもとのスラ゗ドの色合いのまま貼り付けができた
  89. 89. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.目次1. 本プログラムのねらい2. 分かりやすいビジネスドキュメントの条件3. 分かりやすいビジネスドキュメントの作り方1. Step1.事前準備2. Step2.ストーリー構築3. Step3.スラ゗ド作成4. パワーポ゗ントの効率的な使い方1. パワーポ゗ントの機能2. 操作のスピードゕップ5. おわりに88
  90. 90. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.おわりに: パワーポ゗ント上達の秘訣891. 「読み手は理解しやすいか」を考え続けること2. 必ず準備をしっかりすること(おろそかにしないこと)3. たくさんスライドを見て、気に入った表現方法はどんどん流用すること4. 慣れるまで一時的に作業効率が落ちても、ショートカットキーなどの効率化を進めること5. 細かいところまで気を配ること(フォント、図形の位置 など)
  91. 91. Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.研修のお問い合わせは…株式会社コレックス• 住所 東京都港区南青山2-2-15• ご連絡先 Tel 03-6869-0947Fax 03-6893-3931e-mail info@corex.co.jp• 事業内容 経営コンサルテゖング事業企業向け研修事業• Web http://www.corex.co.jp/90研修実施や資料の社内用カスタマ゗ズのご用命があればコレックスにお任せください※お電話がつながらない際は、メールにてお問い合わせください。

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