Sai lầm xảy ra trong mọi lĩnh vực, nhưng nếu là sai lầm trong lĩnh vực xây dựng thì cái giá phải trả của nó cực kì đắt. Quản lý dự án mắc lỗi có thể khiến chi phí gia tăng đáng kể cả về thời gian và tiền bạc. Những lưu ý mà ĐTC chia sẻ dưới đây sẽ giúp bạn tránh những sai lầm trong quản lý dự án để tối đa hóa tỉ suất lợi nhuận, đảm bảo tiến độ hoàn thành dự án và tránh phát sinh những chi phí không cần thiết.

1. 5 Lý do khiến dự án của
bạn phát sinh chi phí
Sai lầm xảy ra trong mọi lĩnh vực, nhưng nếu là sai lầm trong lĩnh vực
xây dựng thì cái giá phải trả của nó cực kì đắt. Quản lý dự án mắc lỗi có
thể khiến chi phí gia tăng đáng kể cả về thời gian và tiền bạc. Những lưu
ý mà ĐTC chia sẻ dưới đây sẽ giúp bạn tránh những sai lầm trong quản lý
dự án để tối đa hóa tỉ suất lợi nhuận, đảm bảo tiến độ hoàn thành dự án và
tránh phát sinh những chi phí không cần thiết.
#1 - Làm việc vớinhững thông tin đã lỗi thời/Cập nhật thông tin chậm
chạp
Một trong những thủ phạm chính của quản lý dự án kém là chia sẻ và làm
việc với những thông tin đã lỗi thời và không chính xác. Lỗi được phát
hiện ở giai đoạn sau của một dự án do đó sẽ mất rất nhiều thời gian và tiền
bạc để sửa chữa, khắc phục nó.
Để kiểm chứng xem bạn có đang rơi vào tình trạng như vậy hay không,
bạn chỉ cần trả lời câu hỏi “Nhân viên của bạn có thường xuyên xác nhận

2. rằng tất cả mọi người có thể truy cập vào các thông tin hiện tại để đảm
bảo họ được cập nhật thông tin một cách kịp thời, liên tục khi có bất cứ 1
sự thay đổi mới nào. Bạn hãy chắc chắn rằng, tất cả mọi người liên quan
đều được cập nhật thông tin và nhận được thông báo kịp thời. Một phần
mềm online, có thể truy cập và sử dụng mọi lúc mọi nơi là một giải pháp
cho bạn trong trường hợp này.
#2 - Nhật kí thi công ghi không đầy đủ hoặc không có nhật kí thi công
Trong khi chỉ mất vài phút mỗi ngày để ghi lại nhật kí làm việc trên công
trường: sự kiện hàng ngày, nhiệm vụ, các vấn đề liên quan đến dự án của
mình nhưng những đội trưởng đội thi công, chỉ huy ngoài công
trường,…có thể xem chúng không quan trọng và làm lấy lệ hoặc có thể
bỏ qua bước này.
Việc ghi chép nhật kí thi công bằng phương pháp thủ công truyền thống
sẽ gây nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin và dễ thất lạc, hư
hỏng chưa kể đến việc mất thời gian ghi chép. Nhật kí thi công điện tử
hay nhật kí thi công trên phần mềm được sắp xếp và lưu trữ hợp lý, khoa
học, dễ dàng tìm kiếm, sao lưu dữ liệu sẽ là một giải pháp tối ưu trong
trường hợp này.
#3 - Chưa có hệ thống dự báo đầy đủ và hiệu quả
Dự báo là một trong những hệ thống đóng vai trò vô cùng quan trọng trong
việc xác định được tiến độ cũng như chi phí hoàn thành của dự án/công
trình. Dự báo tốt là sự đòi hỏi kết hợp tổng hòa của yếu tố kinh nghiệm,
kiến thức và những kịch bản đã xảy ra trong những trường hợp tương tự.
Một sự khác biệt về chi phí hay tiến độ sẽ kéo theo ảnh hưởng đến hiệu
quả kinh tế của dự án. Do đó, dự báo đầy đủ, chính xác sẽ là một trong
những cơ sở cho việc ra quyết định đúng đắn của người quản lý dự án.
Hãy chắc rằng, thông tin toàn bộ các khâu tham gia vào hoàn thành dự án
phải được cập nhật liên tục và chính xác với một quy trình xử lý công việc
khoa học, hợp lý để có thể xây dựng hệ thông dự báo tốt nhất và hiệu quả
nhất.
#4 - Thiếu đào tạo sử dụng phần mềm hoặc đào tạo không đúng
cách/không phù hợp.

3. Phần mềm quản lý dự án/công trình thi công là một trong những công cụ
quản lý tuyệt vời cho nhà quản lý nhưng họ sẽ không thể sử dụng nó hiệu
quả khi một trong những nhân viên của họ nhập liệu báo cáo trên phần
mềm sai định dạng hoặc không đúng cách dẫn đến phần mềm không thể
tổng hợp kết quả báo cáo hoặc cho một báo cáo thiếu đầy đủ đi kèm với
sự thiếu chính xác. Điều này sẽ ảnh hưởng đến việc đưa ra quyết định
đúng đắn của người quản lý.
Do đó, sẽ rất khó khăn, bực bội và mất thời gian cùng với những hậu quả
nghiêm trọng khi nhân viên không biết cách sử dụng phần mềm quản lý
dự án. Giải pháp đưa ra là, nếu bạn sử dụng phần mềm quản lý dự án thi
công công trình, hãy đảm bảo rằng tất cả những người tham gia vào việc
cập nhật thông tin trên hệ thống phần mềm của bạn đều biết cách sử dụng
thành thạo phần mềm.
#5 - Kiểm tra chất lượng ở cuối mỗi dự án
Chất lượng công trình/dự án phải được đảm bảo ở từng hạng mục công
việc. Nhưng khi có quá nhiều hạng mục công việc cùng phải hoàn thành
thì có một xu hướng là thường bỏ qua kiểm tra chất lượng công trình ở
những bước trung gian. Đây là một sai lầm vô cùng nghiêm trọng và sẽ
gây tốn kém chi phí cũng như ảnh hưởng tiến độ công trình khi một trong
các hạng mục của công trình đã hoàn thành không đảm bảo chất lượng.
Do đó, quản lý dự án cùng với giám sát thi công, kĩ sư công trường, thiết
kế,…phải thường xuyên theo dõi tiến độ triển khai công việc ngoài công
trường để có thể khắc phục, sửa chữa sai phạm kịp thời trước khi công
việc đó được hoàn thành.
Nguồn: Manaaz.com
-------------------------------------
KHÓA HỌC "MICROSOFT PROJECT DÀNH CHO CHỈ HUY
TRƯỞNG"
XEM NGAY