Métodos de clasificación de archivo (los documentalistas 17 ag)
1. LOS DOCUMENTALISTAS
INTEGRANTES:
- Alexandra Benavides.
- Sonia Haro.
- Geoconda Salcan.
- Allison Segura.
- David Álvarez N. (COORDINADOR)
MÉTODOS DE CLASIFICACIÓN DE
ARCHIVO
2. MÉTODO DE ARCHIVO
SECUENCIA LÓGICA CON LA QUE SE
ORDENA LA DOCUMENTACIÓN.
ALFABÉTICO
NUMÉRICO
GEOGRÁFICO
POR ASUNTOS
ALFANUMÉRICO
3. MÉTODO ALFABÉTICO
APOYO DE LAS DEMAS METODOLOGIAS DEL
TRABAJO DE ARCHIVO.
ALFA POR ASUNTOS O DE MATERIA:
ALFA-NUMÉRICO.
ALFA-GEOGRÁFICO.
ALFA-CRONOLÓGICO.
SENCILLO DE MANEJAR.
REFERENCIA DIRECTAMENTE EN GAVETAS
PRINCIPALES.
NO NECESITA ARCHIVO AUXILIAR.
4. VENTAJA
SENCILLO DE COLOCAR.
PUEDE MANEJARSE SIN NINGUN TIPO DE
FORMACIÓN ESPECIAL.
DESVENTAJA
PODRÍAN SURGIR PROBLEMAS SI EL ARCHIVO LO
MANEJAN VARIAS PERSONAS
5. SE NECESITA CONOCER
REQUISITOS DE LAS EMPRESAS SOBRE
ALMACENAJE DE DOCUMENTOS Y SISTEMA
DE CONTROL.
SISTEMAS DE ARCHIVO Y EQUIPOS
DISPONIBLES EN EL MERCADO.
ELEMENTOS ESENCIALES PARA UN
ADECUADO ALMACENAJE Y CONTROL DE
DOCUMENTOS.
6.
7. MÉTODO NUMÉRICO
ASIGNA UN CÓDIGO A CADA UNA
DE LAS CARPETAS DEL ARCHIVO.
MÉTODO INDIRECTO YA QUE
NECESITA UN ARCHIVO
AUXILIAR.
8. CONSTA DE TRES PARTES
ARCHIVO PRINCIPAL
TARJETERO
ARCHIVO ALFABÉTICO
9. SE UTILIZA EN:
MOVIMIENTOS BANCARIOS.
POLIZAS DE SEGUROS.
HISTORIAS CLÍNICAS.
FACTURAS.
RECIBOS.
REGISTROS DE ALUMNOS.
DEPARTAMENTOS CONTABLES.
CASOS CONFIDENCIALES.
10. VENTAJAS
SENCILLO PARA ENCONTRAR CARPETAS.
EL ARCHIVO SE PUEDE AUMENTAR
INDEFINIDAMENTE.
FICHAS UTILIZABLES PARA OTROS FINES.
DESVENTAJAS
SIEMPRE NECESITA ARCHIVO AUXILIAR
11.
12. MÉTODO GEOGRÁFICO
AGRUPA CARPETAS EN ORDEN
GEOGRÁFICO, POR PAISES, REGIONES,
TERRITORIOS, ETC.
UTILIZA ORDEN ALFABÉTICO PARA
LOCALIDADES DE MANERA
DESCENDENTE.
PAIS, DEPARTAMENTO, MUNICIPIO,CANTONES, ETC.
13. SE UTILIZA EN:
OFICINAS DE EXPORTACIÓN.
DEPARTAMENTO DE VENTAS.
MINISTERIOS.
SECRETARIAS DEPARTAMENTALES.
ALMACENES EN CADENA.
OFICINAS DE INGENIEROS Y ARQUITECTOS.
14. DESVENTAJA
LAS ACTIVIDADES NO SIEMPRE SE
DESARROLLAN EN TERRITORIOS
ESPECÍFICOS.
NECESITA AMPLIO CONOCIMIENTO DEL
DESPLAZAMIENTO DE TODOS LOS
PUEBLOS Y CIUDADES.
15.
16. MÉTODO POR ASUNTOS
CONCISTE EN ARCHIVAR LA
DOCUMENTACIÓN POR TEMA O
CONTENIDO.
SON ÚTILES PARA LLEVAR
CORRESPONDENCIA Y PAPELES DE UNA
ACTIVIDAD REPETITIVA.
17. SE UTILIZA EN:
DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIONES
CIENTÍFICAS.
OFICINAS DONDE EL INTERES SE ENFOCA
EN EL CUADRO GENERAL DE LA SITUACIÓN.
OFICINAS QUE CONSERVAN MATERIAL
DIDÁCTICO.
INSTITUCIONES QUE REQUIEREN QUE SUS
PRODUCTOS SE IDENTIFIQUEN POR
GRUPOS.
18. VENTAJAS
SIRVE PARA AGRUPAR DOCUMENTOS
RELACIONADOS CON UN ASUNTO EN
PARTICULAR.
GUARDA EL EXPEDIENTE COMPLETO
PERTENECIENTE AUN RPODUCTO ESPECÍFICO O
UNA ACTIVIDAD DETERMINADA.
DESVENTAJAS
PUEDE PRODUCIRSE OLVIDO DE PAPELES DE UN
TEMA EN OTRA CARPETA.
19.
20. MÉTODO ALFANUMÉRICO
COMBINA LAS CLASIFICACIONES
ALFABÉTICA Y NUMÉRICA.
ASIGNA UN NÚMERO A CADA LETRA DEL
ALFABETO.
CADA CARPETA DENTRO DE UN NUMERO SE
NÚMERA CONSECUTIVAMENTE.
LAS CARPETAS SE ORDENAN
ALFABETICAMENTE EN EL ARCHIVO Y LOS
NÚMEROS SE USAN COMO REFERENCIA
SOBRE LA CORRESPONDENCIA.