Roger basler meetup_21082018_work-smarter-not-harder_handout

21.08.18
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Work Smarter
Not Harder
Roger L. Basler
und was hat das mit ZAPS zu tun?
und sehr gerne erhalten Sie
die Präsentation digital

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@rogerbasler
Merci – Gracias – Thank you - danke, dass ich hier sein darf
Roger L. Basler de Roca
Betriebsökonom FH, CAS eDidactics, Innovationsmanagement
Gründer der Analytics Agentur
Mitgründer von TeslaSharing Schweiz
Lehrgangsleiter eCommerce, Digital Strategie Bootcamp und
KMU Onboarding sowie ROI on Social Media
Meine Fachspezialisierungen sind E-Commerce, Social Commerce,
Social Selling, ROI on Social Media, Digitale Business Modelle und
Digital Business Development.
https://www.linkedin.com/in/rogerbasler
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Und ganz wichtig: Schön sind Sie heute da
1. Grundvoraussetzungen
2. Zapier, Slack, Trello, Calendly, Google Dienste
3. Verwendung von möglichen Smart-Work-Tools innerhalb
Ihres Unternehmens an 5 Use Cases
4. Zusammengefasst: was können wir tun
5. Fragen und Antworten
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§ Inspiration und Anleitung wie Sie kleine Dinge im Alltag
sowie im Unternehmen anders machen können
§ Rezepte von möglichen Dingen, die Ihnen allenfalls
bereits begegnet sind
Mein Ziel für heute für Sie
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§ Anhand von 5 Use Case Beispielen aufzeigen, wie Sie mit ein
paar Tools (Zapier, Slack, Trello, G Suite, Appear.in &
calendly.com) einen cleveren Workflow bauen - und das orts-
und zeitunabhängig.
1. Marketing Case
2. Projekt Case
3. Kommunikations Case
4. Meeting Case
5. Support Case
Lernziele
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Aber aus 5 machen wir dann 10 + 1
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Aber aus 5 machen wir dann 10 + 1
Damit Sie bis zum Schluss bleiben J
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Warum
überhaupt
Work Smart
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Es betrifft die
Organisation
(und damit den
Menschen)
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Es betrifft die
Organisation
(und damit den
Menschen)
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Erfolgsfaktoren Digitaler Wandel
Kunden sind digital
Kanäle sind digital
Wettbewerber sind
digital
Produkte sind
digital
Insights sind
digital
Mitarbeiter
sind digital
Operations
sind digital
Gemeinsames
Verständnis &
richtige
Denkhaltung
schaffen
Richtige
Führungskräfte
positionieren
Digitale
Business
Strategie
formulieren
Skills & Rollen
aufbauen
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Kunden sind digital
Wettbewerber sind
digital
Produkte sind
digital
Insights sind
digital
Mitarbeiter
sind digital
Operations
sind digital
Gemeinsames
Verständnis &
richtige
Denkhaltung
schaffen
Richtige
Führungskräfte
positionieren
Digitale
Business
Strategie
formulieren
Skills & Rollen
aufbauen
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Kunden sind digital
Wettbewerber sind
digital
Produkte sind
digital
Insights sind
digital
Mitarbeiter
sind digital
Operations
sind digital
Gemeinsames
Verständnis &
richtige
Denkhaltung
schaffen
Richtige
Führungskräfte
positionieren
Digitale
Business
Strategie
formulieren
Skills & Rollen
aufbauen
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In Gesprächen bei Firmen stellen wir oft fest…
«Die Hemmschwelle etwas auszuprobieren ist zu gross
«Menschen möchten nicht als dumm oder unfähig betrachtet
werden
«Die anfängliche Verspieltheit von neuen Technologien scheint
gänzlich verloren
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Darum zurück auf Anfang
Arbeiten wir mit Rezepten…
…aber nennen wir sie ZAPs
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Unsere Tools
« www.slack.com
« www.trello.com
« www.gsuite.com
« www.calendly.com
« www.appear.in
&
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«Slack ist (mehr als nur)
ein Messenger
«Kommunikation mit Bots
und viel Plugins
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Appear.in
«Der schnellste Weg
um ein “Standup”
Meeting virtuell zu
veranstalten: einfach
den Link kopieren,
versenden und
loslegen
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Calendly
GSUITE
« In Echtzeit mit Dokumenten arbeiten
können
« Überall und jederzeit auf Ihre
Dokumente zugreifen
« Nie mehr auf "Speichern" klicken
« Mit Office kompatibel
« Die gesamte Google-Suche, direkt
in Drive
« Gemeinsamer Kalender
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Die Grundlage:
Zapier
« Auf der Plattform gibt es über 600
Anwendungen und Dienste, die in
verschiedene Kategorien
unterteilt sind.
« Der kostenlose Account beinhaltet
5 Rezepte mit bis zu 100
Aufgaben pro Monat
« Die kostenpflichtigen Angebote
starten mit USD 18 pro Monat
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Definition
«1 Zap = 1 Workflow
«1 Task = 1 Ausführung
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Das Zapier Rezept
« Gehen Sie auf die Seite www.zapier.com
« Registrieren Sie sich unter „Sign up“
« Im nächsten Fenster erhalten Sie eine Übersicht der verfügbaren
Anwendungen.
« Derzeit sind es über 1`000 Apps unter anderem aus den Bereichen
Buchhaltung, Kundenservice, Ecommerce, Email Marketing,
Datenmanagement und Projektmanagement.
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Das Zapier Rezept
«Sie werden
gebeten,
mindestens 5 Apps
auszuwählen. Sie
erhalten dann Zap-
Vorschläge, also
Rezepte, für die
einzelnen
Anwendungen.
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Das Zapier Rezept
«Viele Einsatz-
möglichkeiten sind
hier bereits als Zap
gespeichert und
können von Ihnen
einfach
übernommen
werden.
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Das Zapier Rezept
« Sollten Sie keine für Sie
passende Lösung finden,
können Sie in 7 einfachen
Schritten, die keine
Programmierkenntnisse
voraussetzen selbst ein
Zap kreieren.
« Klicken Sie hierfür auf den
Reiter „Make a Zap!
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Das Zapier Rezept
« Im 1. Schritt wählen Sie einen
Trigger und eine Aktion.
« Sie geben die erste
Anwendung an, die Sie
verwenden möchten.
« Danach erscheint darunter ein
Feld, in dem Sie per Drop-
down Menü den gewünschten
Trigger auswählen.
« Dann wählen Sie die App für
die Aktion aus und die
gewünschte Aktion. Bestätigen
Sie dies mit „Continue“
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Das Zapier Rezept
« Im 2. und 3. Schritt werden
Sie gebeten Ihre Konten der
jeweiligen Anwendungen mit
Zapier zu verknüpfen.
« Sobald beide Accounts
verbunden sind, geht es
weiter.
« Sollten Sie ein Zap erstellen,
das mit sensiblen Daten von
Dritten arbeitet, stellen Sie
sicher, dass dies im Einklang
mit den geltenden
Datenschutzrichtlinien
geschieht.
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Das Zapier Rezept
« Die Schritte 4 und 5 bieten Ihnen die Möglichkeit, verschiedene Einstellungen für die
verwendeten Apps auszuwählen. Je nach Auswahl und den Funktionen der
Anwendungen erhalten Sie hier entsprechende Optionen.
« Haben Sie beispielsweise Ihre Dropbox für den Tigger gewählt, können Sie nun einen
speziellen Ordner für das Zap festlegen oder detailliertere, benutzerdefinierte Filter
anwenden. Per Drop-down werden Ihnen verschiedene Möglichkeiten angeboten.
« Haben Sie Ihren Email-Account gewählt, erhalten Sie eine Auswahl an Einstellungen für
die zu versendenden Emails.
« Nach der Eingabe aller notwendigen bzw. gewünschten Spezifizierungen schliessen Sie
diese Schritte ab.
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Das Zapier Rezept
« Schritt 6 ermöglicht Ihnen
den Test Ihres soeben
erstellten Zaps.
« Ist dieser erfolgreich, erhält
Ihr Zap im 7. und letzten
Schritt noch einen Namen
und wird aktiviert.
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Ein Test Rezept fürs
Marketing
«Von Facebook Ad zu
Subscriber
https://zapier.com/zapbook/
zaps/10127/subscribe-new-
facebook-lead-ads-
mailchimp-list/ lassen sich
ganz einfach in eine
Mailchimp Liste integrieren
(Double Opt In)
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Case 1: Marketing Case, Listen
zusammenführen und anreichern
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Case 1: Der Marketing Case
Es geht aber noch weiter:
• Sobald ein potenzieller Kunde ein Kontaktformular
(Double Opt In) auf der Website (zB via Typeform)
ausfüllt könnte
• Zapier seine Kontaktdaten mittels FullContact
anreichern
• die Daten anschliessend in einem Google-
Spreadsheet abspeichern und
• dem Sales-Team über Slack Bescheid geben.
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ausfüllt könnte
anreichern
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ausfüllt könnte
anreichern
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ausfüllt könnte
anreichern
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Slack – das
Powerhorse
«Slack ist wie E-Mail –
einfach ohne E-Mail
«Aber mit Bots und viel
Verknüpfungen
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Slack – das
Powerhorse
« In Slack lassen sich beliebig viele
„Channels“ einrichten, die wie
Chaträume funktionieren. Wer
daran teilnehmen darf, lässt sich
festlegen.
« Man kann diverse Dienste mit Slack
verknüpfen
« Beispielsweise mit Dropbox, Trello
oder auch Twitter
« Die Liste dieser „Integrationen“ ist
sehr lang und wird ständig
erweitert.
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Slack – das Powerhorse
«Die Suche funktioniert gut und ist
schnell. Diskussionen oder Dateien
findet man auf diese Weise zuverlässig
wieder.
«Darüber hinaus kann man direkt mit
einzelnen Personen kommunizieren
oder gleich alle benachrichtigen.
«Oder man “versendet” Erinnerungen.
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Use Case 2: Kein E-Mail Ping Pong
«Anstatt interner E-Mails
«Wenn wir Daten zusammentragen zur Inspiration für
unser Social Media
«Für Dateien-Updates (statt Ping Pong)
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Case 3: Projekt Case, wissen wo was ist und
benachrichtigt werden
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Case 3: Der Projekt Case
« Sobald ein neues Dokument angelegt oder
bearbeitet wird, gibt es eine
Benachrichtigung im Slack Channel
http://gdrive2slack.optionfactory.net/
« Die Dokumente werden sogar direkt integriert
in den Chat für eine einfachere
Kommentierung
https://zapier.com/zapbook/google-
docs/slack/
« Danach die Nachricht “favorisieren” (Star) und
eine Karte wird in Trello angelegt zur
Rückverfolgung und Bearbeitung
https://zapier.com/app/editor/template/1581
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Kommentierung
docs/slack/
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Kommentierung
docs/slack/
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Trello
« Trello ist eine web-basierte
Projektmanagementsoftware
« Sie ermöglicht das anlegen von
Karteikarten, die sich via
Drag&Drop verschieben und
bearbeiten lassen
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Trello
«Die Idee von von Trello basiert auf dem Kanban Prinzip:
Kanban kommt aus dem japanischen und
bedeutet Karte, Etikett oder Aufkleber und steuert den ganzen
Prozess von Produktion bis zur Abnahme vom Kunden.
A) BOARD
B) LISTE
C) TASK
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Unsere 4,5,6 Slack/Trello Use Cases
«Im Key Accounting: Aufbau von regelmässigen
Kundenanfragen im
Wissensmanagement (# Suchen)
«Im internen Support: FAQ, Unklarheiten (# Suchen),
dedizierter Channel (label)
«In der IT: Bot können Anfragen automatisiert
beantwortet und zentral abgelegt
werden
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Case 7: Der Kommunikations Case
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Case 7: Der Kommunikations Case
« Wie viel Zeit verbringen wir eigentlich mit E-Mail und wie werden wir besser?
Das finden wir raus, wenn wir unsere Inbox visualisieren für eine Woche mit
einem Google Sheet
« Dafür installieren wir den ZAP
• https://zapier.com/zapbook/zaps/1292/email-inbound-google-sheets-new-
row/
« Oder
• https://zapier.com/zapbook/zaps/2618/add-new-rows-to-google-sheets-
based-on-gmail-contents/
« Und sehen danach folgendes:
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Eine Excel Liste mit Sender, Betreff und Inhalt – Jetzt: nur
noch filtern
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Case 8: Der Meeting Case
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Case 8: Der Meeting Case
« Problem Nummer 1: der Termin
https://meekan.com/slack-install/
« Problem Nummer 2: Wo sind denn
alle? Egal denn: http://appear.in
« Problem Nummer 3: Meeting Notizen:
Google Drive und gleich sehen, wer
daran arbeitet.
https://docs.google.com
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Case 8,9: Der Meeting Case
daran arbeitet.
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Case 8,9,10: Der Meeting Case
daran arbeitet.
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Case 11: Der Support Case
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«Eines der Tools, die viel zu wenig verwendet werden, aber der
Produktivität förderlich sind, ist der Slackbot
«Neben dem Erstellen von Terminen können im Bot auch für
Fragen, die immer wieder gestellt werden, einfach
vordefinierte Antworten gespeichert warden
«Zum Beispiel Passwörter
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Also aus 5 machten wir 10 + 1 + 1
Denn einen hab ich noch…
https://calendly.com/rogerbasler
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Denn einen hab ich noch…
https://calendly.com/rogerbasler
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Teamkalender
Raum vorbereiten
Stunden Auswertung
Nachfassen
Kontaktliste

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Was nehmen
wir mit heute?
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Unsere Tools
« www.slack.com
« www.trello.com
« www.gsuite.com
« www.calendly.com
« www.appear.in
&
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Die 10+1 Use Cases
• Case 1: Marketing Case, Listen zusammenführen und anreichern
• Case 2 : Statt E-Mail Ping Pong
• Case 3: Projekt Case, wissen wo was ist und benachrichtigt werden
• Case 4,5,6 Wissensmanagement, FAQ, IT Anfragen
• Case 7: Der Kommunikations Case: mit wem e-Mail ich eigentlich?
• Case 8,9,10: Der Meeting Case (Termin, Meetingraum, Protokoll)
• Case 11: Der Support Case: Passwort vergessen
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Die 10+1 Use Cases
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Die 10+1 Use Cases
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Die 10+1 Use Cases
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Die 10+1 Use Cases
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Die 10+1 Use Cases
87
Die 10+1 Use Cases
• Case 10+1: Der Support Case: Passwort vergessen
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+ 6 Ideen wie Sie aus Terminen mehr machen können
«Ich hoffe ich konnte Sie etwas inspirieren heute Abend
«Inspirieren zum ausprobieren
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Noch mehr Ideen gesucht?
«Zapier bietet Ihnen auf seiner Webseite unter „Use Cases“
verschiedene beliebte Rezepte aus unterschiedlichen
Bereichen zum Nachbauen an, zu dem können Sie prüfen, ob
Ihre Anwendung eine entsprechende Schnittstelle anbietet, um
in ein Rezept eingebunden zu werden.
«https://zapier.com/zapbook/
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Questions
Fragen
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https://rogers.tips/feedback

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Thank you
for your time(let’s stay in touch)
This is no double opt in – it’s a connect
https://www.digicomp.ch/weiterbildung/digital-marketing-trainings/social-media-trainings/social-media-
vertiefung/work-smart-digital-collaboration-im-unternehmen

Roger basler meetup_21082018_work-smarter-not-harder_handout

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