hệ thống thông tin kế toán

1. Chƣơng 4
Các công cụ mô tả hệ thống
thông tin kế toán
1

2. Mục tiêu của chƣơng
• Ý nghĩa của việc mô tả hệ thống bằng các công
cụ
• Khả năng đọc và hiểu hệ thống khi được mô tả
bằng sơ đồ dòng dữ liệu
• Khả năng đọc và hiểu hệ thống khi được mô tả
bằng lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống
• Khả năng mô tả hệ thống bằng sơ đồ dòng dữ
liệu
• Khả năng mô tả hệ thống bằng lưu đồ chứng từ,
lưu đồ hệ thống
2

3. Tình huống: Quá trình thu tiền bán chịu
•
KH trả tiền cho NVBH kèm theo thông báo trả nợ của cty. NVBH nhận
tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông
báo trả tiền kèm theo. NVBH chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển
thông báo trả tiền cho kế toán Pthu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền
trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho kế
toán Pthu, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự
•
Kế toán Pthu nhận giấy báo trả nợ do NVBH chuyển đến. Lưu lại theo hồ
sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán kiểm tra, đối
chiếu với giấy báo trả nợ, sau đó nhập vào chương trình quản lý phải thu.
Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hóa đơn còn chưa trả. Nếu đúng,
phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải
thu của khách hàng theo từng hóa đơn. Định kì, phần mềm sẽ in bảng
tổng hợp thanh toán và chuyển cho kế toán tổng hợp.
•
Định kì, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng, sau đó chuyển tiền cho
ngân hàng.
3

4. Vấn đề đặt ra
•
•
•
•
•
Những ai tham gia vào quá trình trên
Các chứng từ luân chuyển như thế nào
Phần mềm xử lý ra sao
Đánh giá kiểm soát của quá trình xử lý trên
…….
4

5. SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
(Data Flow Diagram - DFD)
• DFD mô tả bằng hình ảnh các thành phần; các
dòng lưu chuyển dữ liệu giữa các thành phần,
điểm khởi đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu
của một hệ thống thông tin
• DFD có nhiều cấp
• DFD khái quát (cấp 0)
• DFD cấp 1
• DFD cấp 2
• ….
5

6. SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
• Các kí hiệu:
– Có 4 kí hiệu biễu diễn
Hoạt động
xử lý
Dòng dữ
liệu
Đối tượng
bên ngoài
hệ thống
(điểm đầu,
kết thúc)
Lưu trữ dữ
liệu
6

7. SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
• Phân cấp DFD
– Các quá trình xử lý của DFD (hình tròn) sẽ
được chi tiết hóa thành nhiều cấp
– Quá trình xử lý cấp chi tiết được đánh số
theo cấp cao hơn (1.1, 1.2, 1.3 …)
– Dòng dữ liệu vào và ra các cấp chi tiết khi
tổng hợp lại sẽ trùng với cấp cao hơn
– Phân cấp DFD sẽ thấy được các hoạt động
xử lý chi tiết bên trong của hệ thống
7

8. SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
• Phân cấp DFD
Điểm đầu
Điểm đầu
A
A
2.0
C
1.0
Lưu trữ
Hệ thống
D
3.0
B
Điểm cuối
Cấp 0
B
Điểm cuối
Cấp 1
8

9. SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
• Phân cấp DFD
Lưu trữ
1.2
E
A
I
D
3.1.1
3.1
1.1
G
H I
F
1.3
J
3.1.2
3.2
1.4
C
D
D
H
B
Cấp 2
Cấp 3
9

10. DFD cấp 0 (khái quát)
• Là sơ đồ cấp cao nhất mô tả 1 cách khái quát nội
dung của hệ thống bởi 1 hình tròn, biểu diễn
dòng dữ liệu đi vào (inflow) và đi ra (outflow) giữa
hệ thống và các đối tƣợng bên ngoài hệ thống.
• Đối tƣợng: Người hoặc vật (máy tính) thực hiện
hoặc điều khiển các hoạt động
• Đối tƣợng bên ngoài hệ thống: chỉ cho hoặc
nhận dữ liệu của hệ thống (ko xử lý dữ liệu)  Có
vai trò là các điểm đầu, điểm cuối của hệ thống
10

11. DFD cấp 0 (khái quát)
Khách hàng
Thanh toán
Hệ thống
thu tiền
bán chịu
Tổng hợp
thanh toán
Nộp tiền NH
Ngân
hàng
Kế toán
tổng hợp
• DFD khái quát cho biết
– Hệ thống này là gì
– Dữ liệu bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu
11

12. DFD cấp 1
• Biểu diễn hệ thống bằng hình vẽ các hoạt
động xử lý, dòng dữ liệu đi vào, đi ra các hoạt
động xử lý đó.
• Cho chúng ta biết dữ liệu được xử lý qua các
quá trình như thế nào mà không quan tâm
đến do ai làm, dưới hình thức gì và ở đâu
• Chú trọng đến các chức năng mà hệ thống
thực hiện
12

13. DFD cấp 1
Khách
hàng
Tiền,
giấy đòi nợ
Giấy đòi nợ
đã xác nhận
Ghi nhận
thanh
toán
4.0
Kế toán
tổng hợp
Lập giấy
chuyển
ngân hàng
3.0
Nhận
thanh
toán
1.0
Sổ quỹ
Chuyển tiền
và Phiếu thu
Chuyển tiền
Phiếu thu
đã xác nhận
Chuyển
phiếu thu đã
xác nhận
Đối chiếu
với tiền
thực nhận
2.0
Ngân hàng
13

14. VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 0
• Bƣớc 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các
đoạn văn mô tả
• Bƣớc 2: Lập bảng đối tượng và các hoạt động
liên quan đến các đối tượng đó
Đối tượng
Khách hàng
Nhân viên BH
Nhân viên BH
……
Thủ quỹ
Hoạt động
Trả tiền và giấy đòi tiền
Lập phiếu thu
Ghi số tiền, số hóa đơn, số
phiếu thu vào giấy đòi tiền
……..
Mang tiền nộp ngân hàng
14

15. VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 0
• Bƣớc 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu
trong các hoạt động trong bảng mô tả ở bước 2
• Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất,
chuyển hóa, lưu trữ dữ liệu. Các hoạt động nhập
liệu, sắp xếp, xác nhận, tính toán, tổng hợp…
• Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các
đối tượng không phải là hoạt xử lý dữ liệu
• Các hoạt động chức năng: nhập xuất, bán hàng,
mua hàng… không phải là hoạt động xử lý dữ
liệu
15

16. VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 0
• Bƣớc 4: Nhận diện các đối tượng bên ngoài hệ thống
– Là các đối tượng không thực hiện các hoạt động xử lý dữ
liệu nào trong hệ thống
• Bƣớc 5:
– Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các đối tượng bên ngoài
– Vẽ 1 vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong hoạt động xử
lý của hệ thống hiện hành.
– Vẽ các dòng dữ liệu nối vòng tròn và các đối tượng bên
ngoài hệ thống
– Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các động từ chỉ hành
động nhận và gửi dữ liệu
16

17. VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 1
• Bƣớc 6: liệt kê các hoạt động xử lý dữ liệu theo
trình tự diễn ra các hoạt động đó.
• Bƣớc 7: Nhóm các hoạt động xử lý dữ liệu trên
theo các cách sau:
– Nhóm các hoạt động xảy ra cùng 1 nơi và cùng thời điểm
– Nhóm các hoạt động xảy ra cùng thời điểm nhưng khác
nơi xảy ra
• Để cho DFD dễ đọc, chỉ nên sử dụng từ 5 đến 7
hình tròn trong mỗi sơ đồ, mỗi cấp
• Bƣớc 8: Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi
nhóm hoạt động theo 1 động từ nêu bật nội dung
chính các hoạt động trong nhóm
17

18. VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 1
• Bƣớc 9: Đọc lại bảng mô tả hệ thống và nối các
hình tròn với nhau theo mối liên hệ hợp lý
• Bƣớc 10: Bổ sung các nơi lưu trữ dữ liệu nếu thấy
hợp lý
Phân cấp DFD
• Bƣớc 11:
• Tiếp tục nhóm nhỏ các hoạt trong mỗi nhóm ở bước 7 Mỗi nhóm
nhỏ trong 1 nhóm lớn là các hình tròn xử lý cấp con cho hình
tròn lớn.
• Thực hiện các bước 8,9,10
18

19. LƢU ĐỒ (Flowchart)
• Lưu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các quá
trình xử lý dữ liệu (các hoạt động, đầu vào, đầu
ra, lưu trữ)
• Đồng thời, lưu đồ mô tả các hoạt động chức
năng như bán, mua, nhập xuất…(người thực
hiện, các hoạt động, trình tự luân chuyển
chứng từ).
• Lưu đồ còn được sử dụng trong phân tích tính
kiểm soát của hệ thống
• Khác với DFD, lưu đồ mô tả đồng thời cả khía
cạnh vật lý và luận lý của hệ thống.
19

20. LƢU ĐỒ CHỨNG TỪ - LƢU ĐỒ HỆ THỐNG
• Lƣu đồ chứng từ mô tả trình tự luân chuyển
của chứng từ, số liên chứng từ, người
lập, người nhận, nơi lưu trữ, tính chất lưu
trữ…trong các hoạt động chức năng
(bán, mua, nhập xuất…)
• Lƣu đồ hệ thống mô tả trình tự xử lý dữ
liệu, cách thức xử lý, cách thức lưu trữ trong
hoạt động xử lý của máy tính
• Kết hợp lưu đồ chứng từ và lưu đồ hệ thống
trong mô tả hệ thống sẽ thấy được các hoạt
động hữu hình và vô hình trong hệ thống.
20

21. LƢU ĐỒ CHỨNG TỪ (Document Flowchart)
Kế toán tiền
Thủ quỹ
A
KH
Phiếu
thu
Ghi
nhật kí
Lập
phiếu
thu
Phiếu
thu
A
Phiếu
thu
N
Phiếu
thu
Xác nhận
ghi sổ
NK Thu
tiền
Phiếu
thu
Quá trình thu tiền
Sổ
quỹ
Kế toán
công nợ
KH
21

22. LƢU ĐỒ HỆ THỐNG (System Flowchart)
Đơn đặt
hàng
Nhập
vào PM
Tập tin
HTKho
Nhập đơn đặt hàng
của khách hàng
Hiện thị
khi nhập
Cập nhật
đơn hàng
Tập tin
KH
Tập tin
đơn hàng
Đơn đặt hàng
đã xử lý
N
22

23. Các công cụ kỹ thuật
Bắt đầu, kết thúc
Công việc xử lý
thủ công
Chứng từ báo cáo
Chứng từ báo cáo
có nhiều liên
Dữ liệu được đưa
vào hệ thống hay
thông tin kết quả
của xử lý
Điểm nối trên
cùng một lưu đồ
Lưu trữ thủ
công chứng từ ,
tài liệu
Điểm nối đến
lưu đồ khác, hệ
thống khác
Đường luân
chuyển
23

24. Các công cụ kỹ thuật
Nhập thủ công
dữ liệu vào hệ
thống
Thủ tục , hàm,
CT con được
viết sẵn
Cônng việc xử lý
bởi máy tính
Dữ liệu lưu trữ về
mặt luận lý (file)
Dữ liệu lưu trữ về
mặt luận lý (file)
Thiết bị kết xuất
thông tin như màn
hình, bảng điện
Quyết định
24

25. KÍ HIỆU CỦA LƢU ĐỒ
• Kí hiệu đầu vào
Phiếu thu
Hóa
Hóa đơn BH
BH
Nhập liệu
Thẻ lưu trữ
Chứng từ đầu vào
(hoặc chứng từ, báo
cáo đầu ra) bằng giấy
Nhập chứng từ vào
máy tính (nhập bằng
tay)
Đưa dữ liệu vào hệ
thống bằng thẻ lưu
trữ
25

26. KÍ HIỆU CỦA LƢU ĐỒ

Kí hiệu xử lý
Tính giá HTK
Lập
Lập
phiếu
phiếu thu
thu

Xử lý bằng máy tính
Xử lý thủ công
Kí hiệu đầu ra
Báo cáo BH
Sổ, báo
cáo
Hiển thị trên màn hình
Dữ liệu đầu vào/ra
26

27. KÍ HIỆU CỦA LƢU ĐỒ
• Kí hiệu lưu trữ
Tập tin hàng
tồn kho
Lưu trữ trong máy tính
Lưu trữ
Lưu trữ thủ công
N: Lưu trữ theo số thứ tự
A: Lưu trữ theo Alphabet
N
D: Lưu trữ theo ngày
• Kí hiệu kết nối
Bắt đầu
Bắt đầu/kết thúc
A
2
Điểm nối trong cùng Điểm nối sang trang
1 trang (A, B, C…) sau (Số trang: 1,2,3…)
27

28. Các qui ƣớc khi đọc và vẽ lƣu đồ
• Mỗi ký hiệu xử lý phải nối với ký hiệu đầu vào của
xử lý và ký hiệu thể hiện kết quả của xử lý
• Lưu đồ phải đựơc trình bày quá trình xử lý hoặc
luân chuyển dữ liệu từ trên xuống dưới, từ trái
qua phải của trang giấy. Trường hợp không thể
trình bày lưu đồ theo chiều thông thừơng qui định
thì cần phải sử dụng mũi tên mô tả hướng luân
chuyển lưu đồ một cách rõ ràng
28

29. VẼ LƢU ĐỒ
• Bƣớc 1: Xác định các đối tượng bên trong và
bên ngoài của hệ thống (xem lại phần DFD)
• Bƣớc 2: Chia lưu đồ thành các cột
– Mỗi đối tượng bên trong là một cột trên lưu đồ
– Các cột được sắp xếp sao cho dòng lưu chuyển
của các hoạt động từ trái sang phải
• Bƣớc 3: Xác định các thành phần của từng cột
– Đọc lại bảng mô tả lần lượt từng hoạt động
– Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng di
chuyển thông tin từ trên xuống dưới
• Nguyên tắc Sandwich: Bất kì kí hiệu xử lý nào
đều bị kẹp giữa 2 kí hiệu đầu vào và đầu ra.
29

30. VẼ LƢU ĐỒ
• Bƣớc 4: Hoàn thành lưu đồ:
– Nối các kí hiệu thành phần bằng các dòng thông tin
– Sử dụng các dấu nối khi dòng thông tin chuyển qua cột
khác để tránh vẽ nhiều các đường kẻ ngang/dọc
– Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung
thành 1 hoạt động xử lý (nếu cần)
– Các chứng từ không thể là điểm bắt đầu và điểm kết
thúc
– Cách duy nhất để có lấy dữ liệu hoặc lưu trữ dữ liệu
trong thiết bị máy tính là thông qua hoạt động xử lý máy
(hình chữ nhật)
30

31. Ý NGHĨA
• Mô tả hệ thống bằng DFD sẽ giúp:
– Nhận biết được các hoạt động xử lý và trình tự
của chúng trong hoạt động của hệ thống
– Phác thảo hệ thống mới, cần thiết lập ở mức
độ ý niệm (các hoạt động xử lý dự kiến)
• Mô tả hệ thống bằng lƣu đồ sẽ giúp:
– Nhận biết và phân tích được các hoạt động
chức năng và xử lý theo các đối tượng, bộ
phận liên quan
– Đánh giá tính kiểm soát của các quá trình kinh
doanh
31

32. Sự khác nhau giữa lƣu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu
 Lưu đồ
• Nhấn mạnh khiá cạnh vật
lý của dữ liệu luân chuyển
cũng như xử lý
• Trình bày người tham gia
trong quá trình luân
chuyển và xử lý dữ liệu
• Được dùng nhiều hơn khi
mô tả hệ thống hiện hành
•Sử dụng nhiều ký hiệu
hơn
 Sơ đồ dòng dữ liệu
• Nhấn mạnh sự luân chuyển
logic của dữ liệu
• Không trình bày phương
tiện lưu trữ, xử lý, luân
chuyển dữ liệu
• Thường không trình bày
người tham gia trong hệ
thống
• Được dùng nhiều hơn khi
thiết kế hệ thống mới
•Sử dụng ít ký hiệu hơn
32

33. Bài tập 1
• Công ty abc sử dụng hệ thống thủ công xử lý đơn đặt hàng
của khách hàng. Lệnh bán hàng (3 liên) được lập bởi bộ
phận bán hàng và chuyển sang phòng kế tóan. Tại phòng kế
toán, hóa đơn (3 liên) và phiếu xuất kho (4 liên) được lập thủ
công trên cơ sở lện bán hàng. Một liên của lệnh bán hàng,
hóa đơn và phiếu xuất kho được chuyển sang bộ phận bán
hàng. Một liên của lệnh bán hàng được đính kèm với 2 liên
của phiếu xuất kho và sau đó được chuyển đến bộ phận
giao hàng. Một liên của hóa đơn được giao cho khách hàng.
Các chứng từ còn lại được đính kèm với nhau và lưu tại
phòng kế toán theo số đơn đặt hàng
Yêu cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ cho các thủ tục trên
33

34. Bài giải : Vẽ lƣu đồ
Bộ phận bán hàng
Lệnh bán hàng
2
1
Bộ phận kế tóan
3
Lệnh bán hàng 1 2
Lập hóa
đơn ,
phiếu
xuất kho
3
A
A
Hóa đơn
1
2
3
Khách hàng
Phiếu xuất kho
1
2
3
4
Đến bộ
phận
giao
hàng
34

35. Bài tập 2
• Công ty sản xuất ABC có nhiều phân xưởng. Phân xưởng lập các
phiếu yêu cầu nguyên vật liệu(4 liên) và chuyển sang bộ phận
quản lý phân xưởng để phê duyệt. Sau khi được phê duyệt, các
phiếu yêu cầu nguyên vật liệu được chuyển đến bộ phận kho. Tại
kho, các phiếu yêu cầu nguyên vật liệu được ký bởi thủ kho. Nhân
viên này gởi liên thứ 1 của phiếu yêu cầu nguyên vật liệu cùng với
nguyên vật liệu đến các phân xưởng. Liên thứ 2 của phiếu yêu cầu
nguyên vật liệu được chuyển đến quản lý phân xưởng. Liên thứ 4
được chuyển đến bộ phận kế tóan chi phí. Liên thứ 3 được sử
dụng để ghi nhận lượng nguyên vật liệu xuất dùng vào các thẻ
kho, sau đó chúng được lưu lại tại kho theo số thứ tự
Yêu cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ cho các thủ tục trên
35

36. Bài giải : Vẽ lƣu đồ
Phân xưởng sản xuất
Lập phiếu
yêu cầu
NVL
1
Phiếu yêu cầu
nguyên liệu
2
Quản lý phân xưởng
Ký phiếu
yêu cầu
NVL, xuất
NVL,ghi
thẻ kho
Duyệt
phiếu yêu
cầu NVL
3
4
Phiếu yêu cầu 1
nguyên liệu đã
duyệt
Kho
2
3
Thẻ kho
4
4
Phiếu yêu cầu
1
NVL đã duyệt
+ ký
2
Phiếu yêu 3
cầu NVL đã
duyệt+ký
KTCP
N
N
Phiếu yêu cầu 1
NVL đã
duyệt+ký
Xuất NVL
cho sản
xuất sản
phẩm
36

37. Bài tập về sơ đồ dòng dữ liệu
• Công ty X sử dụng hệ thống thủ công xử lý đơn đặt
hàng của khách hàng. Lệnh bán hàng(3 liên) được
lập bởi bộ phận bán hàng và chuyển sang bộ phận
tín dụng đẻ xét duyệt. Lệnh bán hàng sau khi xét
duyệt được chuyển cho phòng kế tóan để lập hóa
đơn(3 liên) và phiếu xuất kho(4 liên). Một liên của
lệnh bán hàng được gởi cho khách hàng để hồi
báo. Kế toán ghi nhận doanh thu và số phải thu chi
tiết cho khách hàng. Bộ phận ghi sổ cái cập nhật số
tổng hợp trên các sổ nhật ký lên sổ tổng hợp
Yêu cầu: Lập sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) cho hệ
thống trên
37

38. Sơ đồ dòng dữ liệu(DFD) hệ thống ứng dụng
lập lệnh bán hàng – mức 0
Khách hàng
Xử lý
yêu cầu
mua
38

39. Khách
hàng
Ghi
nhận,
lập
LBH
ĐĐH
Ghi sổ cái
Lệnh
bán
hàng
Hồi báo
Tổng số
Sổ cái tổng hợp
Sổ tổng hợp
Lệnh bán hàng
Lệnh
bán
hàng
Sơ đồ dòng dữ
liệu(DFD) hệ thống ứng
dụng lập lệnh bán
hàng – mức 1
Xét
duyệt
Lệnh bán
Lệnh bán hàng
Sổ chi tiết
Ghi nhật ký
Chi tiết kháchhàng
Sổ chi tiết
39

40. Nghiệp vụ thu tiền khách hàng ở công ty HFone được xử lý như
sau:
Nhận viên nhận thư thanh toán mở bì thư, đối chiếu và tách riêng
các séc thanh toán và giấy báo trả tiền, rồi lập bảng kê tổng
hợp tiền thu (2 liên) từ các khoản chuyển trả của khách hàng.
Các chứng từ này được gởi đến phòng quỹ. Tại đây thủ quỹ
căn cứ vào các tờ séc lập giấy nộp tiền gồm 2 liên. Liên thứ 1
của giấy nộp tiền và các séc thanh toán được chuyển nộp vào
ngân hàng. Liên thứ 2 của giấy nộp tiền được đối chiếu với liên
thứ 1 của bảng kê tổng hợp tiền thu rồi kèm với nhau và được
lưu tại phòng thủ quỹ, sắp xếp theo ngày nộp tiền. Liên thứ 2
của bảng kê tổng hợp tiền thu được chuyển đến bộ phận kế
toán tổng hợp để ghi sổ cái và được lưu theo số bảng kê. Giấy
báo trả tiền được chuyển đến bộ phận kế toán phải thu để ghi
vào sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng. Các giấy báo trả
tiền được lưu tại bộ phận kế toán phải thu theo mã số khách
hàng.
40