برزت حاجة العديد من المؤسسات الحكومية والخاصة لتبني آليات فعالة تسمح بإدارة سجلاتها ومعاملاتها الإدارية لتحقيق أفضل المكتسبات في بيئة العمل، وتوفير أسس إتاحة خدمات متطورة، وتمكين اتخاذ القرارات المناسبة. وانطلاقاً من هذه الأهمية هدفت الدراسة من خلال المسح والتحليل لنماذج من أنظمة إدارة السجلات الإلكترونية في مؤسسات المعلومات حصر وتحليل أبرز المتطلبات الوظيفية والمواصفات الفنية فيها، وذلك لضمان توافر مقومات فعالية إدارة المجموعات، وتحقيق متطلبات الاحتفاظ بالسجلات، والوقوف على آليات محددة للتصرف فيها واستبعادها، وتقديم خدمات تدعم رؤية ورسالة المؤسسة وأهدافها الاستراتيجية. وتتمثل المحاور الرئيسية التي تبنتها الدراسة لتصور البناء الهيكلي العام للمتطلبات الوظيفية والمواصفات الفنية لأنظمة إدارة السجلات الإلكترونية في إنشاء السجلات وإدارتها، ومعرفات تحديد السجلات، وتوصيف البيانات، ومخططات التصنيف، وموثوقية السجلات وأصالتها، والاحتفاظ والتصرف في السجلات، والبحث والاسترجاع والعرض، وإدارة النظام. ويشمل ذلك التركيز على تحليل هذه المتطلبات والمواصفات في الأنظمة التي تمثل عينة الدراسة ومحاولة الخروج بمؤشرات ونتائج تخدم أهداف هذا البحث. ولتحقيق أغراض الدراسة اُستخدم المنهج المسحي بأدواته وإجراءاته المتعددة، وقد مثل كلاً من تحليل المحتوى وقائمة المراجعة الأداتين الرئيسيتين اللتين تم الاعتماد عليهما لفحص مواصفات أنظمة إدارة السجلات المتاحة في الأسواق التجارية ومتطلبات مؤسسات المعلومات.

1. ‫املبتكر‬ ‫للمكتيب‬ ‫األول‬ ‫العريب‬ ‫املؤمتر‬-‫الفرتة‬ ‫يف‬ ‫اإلسكندرية‬ ‫مكتبة‬ ‫مع‬ ‫ابلتعاون‬ ‫ية‬‫ر‬‫اإلسكند‬ ‫جبامعة‬ ‫واملعلومات‬ ‫املكتبات‬ ‫قسم‬
‫من‬3-4‫مايو‬2017‫م‬
1
‫املبتكر‬ ‫للمكتيب‬ ‫األول‬ ‫العريب‬ ‫املؤمتر‬-‫الفرتة‬ ‫يف‬ ‫اإلسكندرية‬ ‫مكتبة‬ ‫مع‬ ‫ابلتعاون‬ ‫ية‬‫ر‬‫اإلسكند‬ ‫جبامعة‬ ‫واملعلومات‬ ‫املكتبات‬ ‫قسم‬
‫من‬3-4‫مايو‬2017‫م‬
‫السجالت‬ ‫إدارة‬ ‫ألنظمة‬ ‫الفنية‬ ‫واملواصفات‬ ‫الوظيفية‬ ‫املتطلبات‬‫إ‬‫لكرتونيا‬‫املعلومات‬ ‫مؤسسات‬ ‫يف‬‫اسة‬‫ر‬‫د‬ :‫مسحية‬
‫أمحد‬ ‫ج‬‫فر‬ ‫أمحد‬ .‫د‬
‫املعلومات‬‫و‬ ‫املكتبات‬ ‫قسم‬–‫أسيوط‬ ‫جامعة‬
ahmed.farag@aun.edu.eg
‫املستخلص‬
‫برزت‬‫املؤسسات‬ ‫من‬ ‫العديد‬ ‫حاجة‬‫احل‬‫و‬ ‫كومية‬‫اخل‬‫اصة‬‫ل‬‫آليات‬ ‫تبين‬‫فعالة‬‫إب‬ ‫تسمح‬‫ية‬‫ر‬‫اإلدا‬ ‫ومعامالهتا‬ ‫سجالهتا‬ ‫دارة‬‫لتحقيق‬
‫أفضل‬‫املكتسبات‬‫العمل‬ ‫بيئة‬ ‫يف‬،‫و‬،‫متطورة‬ ‫خدمات‬ ‫إاتحة‬ ‫أسس‬ ‫توفري‬‫متكني‬‫و‬.‫املناسبة‬ ‫ات‬‫ر‬‫ا‬‫ر‬‫الق‬ ‫اختاذ‬‫انطالقا‬‫و‬‫هذه‬ ‫من‬‫األمهية‬
‫هدفت‬‫خالل‬ ‫من‬ ‫اسة‬‫ر‬‫الد‬‫امل‬‫سح‬‫التحليل‬‫و‬‫لنم‬‫اإل‬ ‫السجالت‬ ‫إدارة‬ ‫أنظمة‬ ‫من‬ ‫اذج‬‫حصر‬ ‫املعلومات‬ ‫مؤسسات‬ ‫يف‬ ‫لكرتونية‬‫وحتليل‬
‫في‬ ‫الفنية‬ ‫اصفات‬‫و‬‫امل‬‫و‬ ‫الوظيفية‬ ‫املتطلبات‬ ‫أبرز‬‫وذلك‬ ،‫ها‬‫لضمان‬‫مقومات‬ ‫افر‬‫و‬‫ت‬‫فعال‬‫ي‬‫اجملموعات‬ ‫إدارة‬ ‫ة‬،‫وحتقيق‬‫متطلبات‬‫ا‬‫ال‬‫حتفاظ‬
‫ابلسج‬‫الت‬،‫و‬‫على‬ ‫الوقوف‬‫آليات‬‫ل‬ ‫حمددة‬‫استبعادها‬‫و‬ ‫فيها‬ ‫لتصرف‬‫وت‬ ،‫خدمات‬ ‫قدمي‬‫تدع‬‫ورسالة‬ ‫رؤية‬ ‫م‬‫املؤسسة‬‫أهدافها‬‫و‬
‫اتيجية‬‫رت‬‫االس‬.
‫الوظيفية‬ ‫للمتطلبات‬ ‫العام‬ ‫اهليكلي‬ ‫البناء‬ ‫لتصور‬ ‫اسة‬‫ر‬‫الد‬ ‫تبنتها‬ ‫اليت‬ ‫ئيسية‬‫ر‬‫ال‬ ‫احملاور‬ ‫وتتمثل‬‫اصفات‬‫و‬‫امل‬‫و‬‫إدارة‬ ‫ألنظمة‬ ‫الفنية‬
‫السجالت‬‫اإللكرتونية‬‫وموثوقية‬ ،‫التصنيف‬ ‫وخمططات‬ ،‫البياانت‬ ‫وتوصيف‬ ،‫السجالت‬ ‫حتديد‬ ‫ومعرفات‬ ،‫هتا‬‫ر‬‫وإدا‬ ‫السجالت‬ ‫إنشاء‬ ‫يف‬
،‫العرض‬‫و‬ ‫االسرتجاع‬‫و‬ ‫البحث‬‫و‬ ،‫السجالت‬ ‫يف‬ ‫التصرف‬‫و‬ ‫االحتفاظ‬‫و‬ ،‫أصالتها‬‫و‬ ‫السجالت‬‫و‬‫النظام‬ ‫إدارة‬.‫ذلك‬ ‫ويشمل‬‫على‬ ‫كيز‬‫الرت‬
‫ا‬ ‫هذه‬ ‫حتليل‬‫األنظمة‬ ‫يف‬ ‫اصفات‬‫و‬‫امل‬‫و‬ ‫ملتطلبات‬‫متثل‬ ‫اليت‬‫أهداف‬ ‫ختدم‬ ‫ونتائج‬ ‫ات‬‫ر‬‫مبؤش‬ ‫اخلروج‬ ‫وحماولة‬ ‫اسة‬‫ر‬‫الد‬ ‫عينة‬‫البحث‬ ‫هذا‬.
‫و‬‫لتحقيق‬‫اض‬‫ر‬‫أغ‬‫ا‬ ‫اسة‬‫ر‬‫الد‬‫ستخد‬‫املنهج‬ ‫م‬،‫املتعددة‬ ‫اءاته‬‫ر‬‫وإج‬ ‫اته‬‫و‬‫أبد‬ ‫املسحي‬‫وقائمة‬ ‫احملتوى‬ ‫حتليل‬ ‫من‬ ‫كال‬‫مثل‬ ‫وقد‬
‫لفحص‬ ‫عليهما‬ ‫االعتماد‬ ‫مت‬ ‫اللتني‬ ‫ئيسيتني‬‫ر‬‫ال‬ ‫األداتني‬ ‫اجعة‬‫ر‬‫امل‬‫ية‬‫ر‬‫التجا‬ ‫اق‬‫و‬‫األس‬ ‫يف‬ ‫املتاحة‬ ‫السجالت‬ ‫إدارة‬ ‫أنظمة‬ ‫اصفات‬‫و‬‫م‬
‫و‬‫متطلبات‬.‫املعلومات‬ ‫مؤسسات‬
‫الدالة‬ ‫الكلمات‬
‫السجالت‬‫اإللكرتونية‬–‫السجالت‬ ‫إدارة‬‫اإللكرتونية‬–‫ا‬‫الوظيفية‬ ‫ملتطلبات‬‫لألنظمة‬-‫الفنية‬ ‫اصفات‬‫و‬‫امل‬‫لألنظمة‬-‫ا‬‫ألرشفة‬‫اإللكرتونية‬
–‫السجالت‬ ‫إدارة‬ ‫أنظمة‬-‫احملتوى‬ ‫إدارة‬ ‫أنظمة‬.
:‫أوال‬‫اإلطار‬‫املنهجي‬‫اسة‬‫ر‬‫للد‬
‫إدارة‬ ‫ألنظمة‬ ‫الفنية‬ ‫اصفات‬‫و‬‫امل‬‫و‬ ‫الوظيفية‬ ‫املتطلبات‬ ‫وحتليل‬ ‫اسة‬‫ر‬‫د‬ ‫أمهية‬‫و‬ ‫املقدمة‬ ‫اض‬‫ر‬‫استع‬ ‫املنهجي‬ ‫اإلطار‬ ‫يتناول‬‫السجالت‬
‫املعلومات‬ ‫مؤسسات‬ ‫يف‬،‫حتقيقها‬ ‫وآليات‬ ‫اسة‬‫ر‬‫للد‬ ‫احملددة‬‫و‬ ‫العامة‬ ‫األهداف‬ ‫وبيان‬،‫و‬‫كذلك‬‫وحتليل‬ ‫مجع‬ ‫ات‬‫و‬‫أد‬‫و‬ ‫منهجية‬ ‫حتديد‬
.‫املطلوبة‬ ‫اصفات‬‫و‬‫امل‬‫و‬ ‫املتطلبات‬
1‫املقدمة‬ .

2. ‫املبتكر‬ ‫للمكتيب‬ ‫األول‬ ‫العريب‬ ‫املؤمتر‬-‫الفرتة‬ ‫يف‬ ‫اإلسكندرية‬ ‫مكتبة‬ ‫مع‬ ‫ابلتعاون‬ ‫ية‬‫ر‬‫اإلسكند‬ ‫جبامعة‬ ‫واملعلومات‬ ‫املكتبات‬ ‫قسم‬
‫من‬3-4‫مايو‬2017‫م‬
2
‫شرعت‬‫اجلهات‬ ‫من‬ ‫العديد‬‫احلكومية‬‫اخل‬‫و‬‫اصة‬‫يف‬‫تبين‬‫توجهات‬‫متقدمة‬‫إل‬‫و‬ ‫ومعامالهتا‬ ‫سجالهتا‬ ‫دارة‬‫نشاطاهت‬‫ا‬‫مبا‬ ‫ية‬‫ر‬‫اإلدا‬
‫ووحداهتا‬ ‫طبيعتها‬ ‫مع‬ ‫افق‬‫و‬‫يت‬،‫ية‬‫ر‬‫اإلدا‬‫نتيجة‬‫املستمر‬ ‫االنتشار‬‫ل‬‫تطبيقات‬‫املعلومات‬ ‫لوجيا‬‫و‬‫تكن‬،‫وذلك‬‫إلاتحة‬‫متطورة‬ ‫خدمات‬‫حتقق‬
‫أفضل‬‫املكتسبات‬‫العمل‬ ‫بيئة‬ ‫يف‬.
‫و‬‫تساهم‬‫أل‬ ‫الفنية‬ ‫اصفات‬‫و‬‫امل‬‫و‬ ‫الوظيفية‬ ‫املتطلبات‬‫نظمة‬‫إدارة‬‫السجالت‬‫فعال‬ ‫بدور‬‫إلجناز‬‫األ‬‫هداف‬‫اتيجية‬‫رت‬‫االس‬
‫ل‬‫لمؤسسات‬‫و‬‫أمهها‬:‫يف‬ ‫الكفاءة‬‫توفري‬‫املعلومات‬‫الختاذ‬ ‫ية‬‫ر‬‫الضرو‬‫ات‬‫ر‬‫ا‬‫ر‬‫الق‬‫ابألنشطة‬ ‫تبطة‬‫ر‬‫امل‬‫التنفيذية‬‫يف‬ ‫التصرف‬ ‫سياسات‬ ‫يز‬‫ز‬‫وتع‬ ،
‫السجالت‬‫غري‬‫اليت‬‫و‬ ‫لة‬‫و‬‫املتدا‬‫فقدت‬‫قيم‬‫اال‬ ‫تها‬‫مهام‬ ‫إطار‬ ‫يف‬ ‫ية‬‫ر‬‫دا‬‫ومعامالت‬‫املساءلة‬ ‫يز‬‫ز‬‫وتع‬ ،‫املؤسسة‬‫من‬‫خالل‬‫متكني‬‫إنش‬‫اء‬
‫سجال‬‫ت‬‫متكامل‬‫ة‬‫حت‬‫االمتثال‬‫و‬ ‫ابملوثوقية‬ ‫ظى‬‫ل‬‫ا‬ ‫كافة‬‫يعية‬‫ر‬‫التش‬‫و‬ ‫القانونية‬ ‫ملتطلبات‬،‫و‬‫تفادي‬‫الوصول‬‫غري‬‫ح‬‫املصر‬‫به‬،‫التخفيف‬‫و‬‫من‬
‫حدة‬‫املخاطر‬‫عرب‬‫التدمري‬‫و‬ ‫الفقد‬ ‫احتماالت‬ ‫تقليل‬‫السجالت‬ ‫هلا‬ ‫تتعرض‬ ‫قد‬ ‫اليت‬.
‫وتستعرض‬‫األساسية‬ ‫املفاهيم‬ ‫اسة‬‫ر‬‫الد‬‫و‬‫احل‬‫ر‬‫امل‬‫املعلومات‬ ‫مؤسسات‬ ‫تتبعها‬ ‫اليت‬ ‫املنهجية‬‫للتخطيط‬ ‫اعها‬‫و‬‫أن‬ ‫خمتلف‬ ‫على‬
‫للنظام‬ ‫التنفيذ‬‫و‬.‫السجالت‬ ‫إدارة‬ ‫ألنظمة‬ ‫الفنية‬ ‫اصفات‬‫و‬‫امل‬ ‫من‬ ‫مناذج‬ ‫حصر‬ ‫لة‬‫و‬‫وحما‬ ‫مسح‬ ‫على‬ ‫كز‬‫وتر‬‫اق‬‫و‬‫األس‬ ‫يف‬ ‫متاحة‬ ‫كانت‬‫اء‬‫و‬‫س‬
‫أو‬ ‫ية‬‫ر‬‫التجا‬‫املصدر‬ ‫مفتوحة‬ ‫أو‬ ‫جمانية‬،‫ومناقشتها‬ ‫حتليلها‬ ‫بغرض‬‫األنشطة‬ ‫ضوء‬ ‫يف‬‫الوظيفية‬ ‫املتطلبات‬‫و‬‫املؤسسات‬ ‫هبا‬ ‫تضطلع‬ ‫اليت‬
‫اسة‬‫ر‬‫الد‬ ‫أهداف‬ ‫ختدم‬ ‫ات‬‫ر‬‫مبؤش‬ ‫اخلروج‬ ‫حملاولة‬ ‫وذلك‬.
2.‫اختيارها‬ ‫ات‬‫ر‬‫ومرب‬ ‫اسة‬‫ر‬‫الد‬ ‫أمهية‬
‫معاجلة‬ ‫يف‬ ‫اسة‬‫ر‬‫الد‬ ‫أمهية‬ ‫تربز‬‫املقننة‬ ‫األسس‬ ‫افق‬‫و‬‫ت‬ ‫مدى‬‫على‬‫الصعيد‬‫الدويل‬‫سجالت‬ ‫إلدارة‬‫اجلهات‬‫و‬ ‫املؤسسات‬‫مع‬
‫املتطلبات‬‫الوظيفية‬‫إدارة‬ ‫ألنظمة‬ ‫الفنية‬ ‫اصفات‬‫و‬‫امل‬‫و‬‫السجالت‬‫ا‬‫إل‬،‫لكرتونية‬‫وذلك‬‫تكون‬ ‫أن‬ ‫بغرض‬–‫األخرية‬ ‫هذه‬-‫دليل‬ ‫مبثابة‬
‫اسرتشادي‬‫للجهات‬‫يف‬ ‫اغبة‬‫ر‬‫ال‬‫ات‬‫ر‬‫قد‬ ‫تقييم‬‫نظام‬‫ها‬‫احلايل‬‫أو‬‫تبين‬‫جديد‬ ‫نظام‬‫و‬ ،‫املساعدة‬‫على‬‫حتسني‬‫هتا‬‫ر‬‫إدا‬‫ل‬‫لسجالت‬‫ا‬‫إل‬‫لكرتونية‬،
‫و‬‫احلد‬‫من‬‫اجية‬‫و‬‫االزد‬‫يف‬ ‫ار‬‫ر‬‫التك‬‫و‬‫اجلهود‬،‫التكاليف‬‫و‬‫و‬‫توحيد‬‫متطلبات‬‫هتا‬‫ر‬‫إدا‬‫الربجميات‬‫و‬ ‫التطبيقات‬ ‫موردي‬ ‫إىل‬ ‫املوجهة‬‫و‬.
3‫اسة‬‫ر‬‫الد‬ ‫أهداف‬ .
‫ل‬ ‫الفنية‬ ‫اصفات‬‫و‬‫امل‬‫و‬ ‫الوظيفية‬ ‫املتطلبات‬ ‫وحتليل‬ ‫حصر‬ ‫يف‬ ‫اسة‬‫ر‬‫للد‬ ‫العام‬ ‫اهلدف‬ ‫يكمن‬‫من‬ ‫نماذج‬‫السجالت‬ ‫إدارة‬ ‫أنظمة‬
‫أن‬ ‫ميكن‬ ‫أسس‬ ‫إىل‬ ‫للوصول‬‫املعلومات‬ ‫مؤسسات‬ ‫إليها‬ ‫تكن‬‫ر‬‫ت‬‫وتقييمها‬ ‫اختيارها‬ ‫يف‬.‫وينبثق‬‫العام‬ ‫اهلدف‬ ‫هذا‬ ‫من‬‫من‬ ‫جمموعة‬
‫احملددة‬ ‫األهداف‬:‫يلي‬ ‫ما‬ ‫أبرزها‬
•‫حتديد‬‫منهجية‬‫و‬ ‫للتخطيط‬ ‫ية‬‫ر‬‫معيا‬‫إل‬ ‫نظام‬ ‫تنفيذ‬‫السجالت‬ ‫دارة‬‫ا‬‫إل‬‫لكرتونية‬‫املعلومات‬ ‫مؤسسات‬ ‫يف‬.
•‫اجعة‬‫ر‬‫م‬‫املتطلبات‬‫الوظيفية‬‫ابملؤسسات‬‫وتقييم‬‫مدى‬‫األنظمة‬ ‫مع‬ ‫افقها‬‫و‬‫ت‬‫القائمة‬.
•‫الفنية‬ ‫اصفات‬‫و‬‫امل‬ ‫حتليل‬‫ألنظمة‬‫إدارة‬‫السجالت‬‫ا‬‫إل‬‫لكرتونية‬.
4‫وتساؤالهتا‬ ‫اسة‬‫ر‬‫الد‬ ‫.مشكلة‬
‫تتمثل‬‫اجهة‬‫و‬‫م‬ ‫يف‬ ‫اسة‬‫ر‬‫الد‬ ‫إشكاليات‬‫املؤسسات‬‫اليت‬‫ال‬‫تستخدم‬‫نظام‬‫إ‬‫لكرتوين‬‫يف‬‫إدارة‬‫سجالهت‬‫ا‬‫تلك‬ ‫أو‬‫اليت‬‫تليب‬ ‫ال‬
‫أنظمتها‬ ‫اصفات‬‫و‬‫م‬‫املتطلبات‬‫الوظيفية‬،‫إدارة‬ ‫يف‬ ‫الصعوابت‬ ‫من‬ ‫للعديد‬‫أبرزها‬ ‫ومن‬ ‫ومعامالهتا‬ ‫نشاطاهتا‬:‫ضعف‬‫آليات‬‫التخطيط‬
‫اتيجي‬‫رت‬‫االس‬‫ات‬‫ر‬‫ا‬‫ر‬‫الق‬ ‫اختاذ‬‫و‬‫و‬ ،‫قصور‬،‫هبا‬ ‫تقوم‬ ‫اليت‬ ‫الوظيفية‬ ‫النشاطات‬ ‫تتبع‬ ‫يف‬‫و‬‫عدم‬‫القدرة‬‫على‬‫تلبية‬‫متطلبات‬‫االستيثاق‬‫و‬ ‫املوثوقية‬
‫بسبب‬ ‫للمساءلة‬ ‫التعرض‬‫و‬ ،‫املصداقية‬ ‫وفقدان‬‫يف‬ ‫الفشل‬‫حتقيق‬‫املتطلبات‬‫القانونية‬‫و‬‫يعية‬‫ر‬‫التش‬‫التنظيمية‬‫و‬،‫و‬‫عدم‬‫االستغالل‬‫األمثل‬
‫للم‬‫ارد‬‫و‬‫اإلمكان‬‫و‬‫ي‬‫ات‬‫عام‬ ‫بشكل‬ ‫اخلدمات‬ ‫كفاءة‬‫و‬ ‫األداء‬ ‫على‬ ‫ينعكس‬ ‫مما‬‫على‬ ‫اإلجابة‬ ‫اسة‬‫ر‬‫الد‬ ‫حتاول‬ ‫املعوقات‬ ‫هذه‬ ‫من‬ ‫انطالقا‬‫و‬ .
:‫التالية‬ ‫األسئلة‬

3. ‫املبتكر‬ ‫للمكتيب‬ ‫األول‬ ‫العريب‬ ‫املؤمتر‬-‫الفرتة‬ ‫يف‬ ‫اإلسكندرية‬ ‫مكتبة‬ ‫مع‬ ‫ابلتعاون‬ ‫ية‬‫ر‬‫اإلسكند‬ ‫جبامعة‬ ‫واملعلومات‬ ‫املكتبات‬ ‫قسم‬
‫من‬3-4‫مايو‬2017‫م‬
3
•‫أبرز‬ ‫ما‬‫أساليب‬‫ل‬ ‫التخطيط‬‫إل‬ ‫نظام‬ ‫تنفيذ‬‫اإل‬ ‫السجالت‬ ‫دارة‬‫لكرتونية‬‫اليت‬ ‫احل‬‫ر‬‫امل‬‫و‬ ‫املعلومات‬ ‫مؤسسات‬ ‫يف‬‫مي‬‫هبا؟‬ ‫ر‬
•‫ما‬‫املتطلبات‬‫و‬ ‫اءات‬‫ر‬‫اإلج‬‫املؤسسات‬ ‫حتتاجها‬ ‫اليت‬ ‫الوظيفية‬‫إلدارة‬‫سجالهت‬‫ا‬‫إ‬‫؟‬‫لكرتونيا‬
•‫مسح‬ ‫كيفية‬‫ألنظمة‬ ‫الفنية‬ ‫اصفات‬‫و‬‫امل‬ ‫وحتليل‬‫إدارة‬‫السجالت‬‫ا‬‫إل‬‫لكرتونية‬.
5.‫اءاهتا‬‫ر‬‫وإج‬ ‫املنهجية‬
‫استخدمت‬‫املنهج‬ ‫اسة‬‫ر‬‫الد‬‫املسحي‬‫اضها‬‫ر‬‫أغ‬ ‫لتحقيق‬،‫ئيسيتني‬‫ر‬‫ال‬ ‫األداتني‬ ‫اجعة‬‫ر‬‫امل‬ ‫وقائمة‬ ‫احملتوى‬ ‫حتليل‬ ‫من‬ ‫كال‬‫مثل‬ ‫وقد‬
‫و‬ ‫املتاحة‬ ‫السجالت‬ ‫إدارة‬ ‫أنظمة‬ ‫اصفات‬‫و‬‫م‬ ‫لفحص‬ ‫عليهما‬ ‫االعتماد‬ ‫مت‬ ‫اللتني‬‫على‬ ‫التعرف‬‫الوظيفية‬ ‫املتطلبات‬‫مل‬.‫املعلومات‬ ‫ؤسسات‬
‫ب‬ ‫اسة‬‫ر‬‫الد‬ ‫اءات‬‫ر‬‫إج‬ ‫مرت‬ ‫وقد‬‫ضمت‬ ‫احل‬‫ر‬‫م‬ ‫عدة‬‫األوىل‬ ‫املرحلة‬‫املادة‬ ‫ومجع‬ ‫أشكاله‬ ‫مبختلف‬ ‫الفكري‬ ‫االنتاج‬ ‫أدبيات‬ ‫حبث‬
‫ذات‬ ‫العلمية‬‫الصلة‬‫اب‬‫مل‬.‫جيد‬ ‫أتثري‬ ‫معامل‬ ‫ذات‬ ‫عاملية‬ ‫ايت‬‫ر‬‫دو‬ ‫يف‬ ‫النشر‬‫و‬ ‫ابحلداثة‬ ‫تتسم‬ ‫أن‬ ‫وروعي‬ ‫وضوع‬‫اتسمت‬‫و‬‫الثانية‬ ‫املرحلة‬
‫حبصر‬‫الفنية‬ ‫اصفات‬‫و‬‫امل‬ ‫وحتليل‬‫ل‬‫من‬ ‫نماذج‬‫السجالت‬ ‫إدارة‬ ‫يف‬ ‫املتخصصة‬ ‫األنظمة‬‫جتا‬ ‫كانت‬‫اء‬‫و‬‫س‬‫املصدر‬ ‫مفتوحة‬ ‫أو‬ ‫جمانية‬ ‫أو‬ ‫ية‬‫ر‬
‫و‬‫و‬ ،‫املعلومات‬ ‫مبؤسسات‬ ‫تبطة‬‫ر‬‫امل‬ ‫الوظيفية‬ ‫املتطلبات‬ ‫معاجلة‬ ‫كذلك‬.‫اسة‬‫ر‬‫الد‬ ‫أهداف‬ ‫ختدم‬ ‫ونتائج‬ ‫ات‬‫ر‬‫مبؤش‬ ‫اخلروج‬ ‫حماولة‬
6‫السابقة‬ ‫اسات‬‫ر‬‫الد‬ .
‫قاد‬‫العاملية‬ ‫املعلومات‬ ‫اعد‬‫و‬‫ق‬ ‫يف‬ ‫الفكري‬ ‫اإلنتاج‬ ‫أدبيات‬ ‫حبث‬‫ل‬ ‫الوصول‬ ‫إىل‬‫من‬ ‫لعديد‬‫األجنبي‬ ‫اسات‬‫ر‬‫الد‬‫عاجلت‬ ‫اليت‬ ‫ة‬
‫املوضوع‬.‫جيد‬ ‫أتثري‬ ‫معامل‬ ‫ذات‬ ‫ايت‬‫ر‬‫دو‬ ‫يف‬ ‫نشرت‬ ‫اليت‬‫و‬
‫و‬‫اهلامة‬ ‫األمور‬ ‫أحد‬ ‫القياسي‬ ‫التوحيد‬ ‫يعترب‬‫على‬ ‫السيطرة‬ ‫لتحقيق‬‫جمموعات‬‫السجالت‬‫اإللكرتونية‬‫وو‬ ،‫ال‬‫و‬‫املن‬ ‫هذا‬ ‫فق‬
‫"سيم‬ ‫اسة‬‫ر‬‫د‬ ‫أوضحت‬"‫ور‬"Seymour"(2017‫أن‬ )‫م‬‫تفعيل‬‫معايري‬‫مقننة‬‫داخل‬‫وبني‬‫املؤسسات‬‫ي‬‫شكل‬‫حتداي‬‫جيب‬.‫ختطيه‬
‫و‬‫اب‬ ‫اسة‬‫ر‬‫الد‬ ‫أشادت‬‫ملذكرة‬‫ائسية‬‫ر‬‫ال‬‫و‬ ‫يكية‬‫ر‬‫األم‬ ‫املتحدة‬ ‫الوالايت‬ ‫يف‬‫عام‬ ‫صدرت‬ ‫اليت‬(2011)‫م‬‫خبصوص‬‫إدارة‬‫السجالت‬‫احلكومية‬
‫التوجيه‬‫و‬‫الالحق‬‫عام‬ ‫يف‬ ‫هلا‬(2012)‫م‬‫ل‬‫توجيهات‬ ‫تدشني‬‫اتيجية‬‫رت‬‫اس‬‫إلدارة‬‫السجالت‬‫اإللكرتونية‬‫الية‬‫ر‬‫الفيد‬.‫إىل‬ ‫أشارت‬ ‫كما‬
‫اعتماد‬‫مكتب‬‫إدارة‬‫ابتيل‬"Battelle Record Management Office"‫على‬‫معيار‬‫ارة‬‫ز‬‫و‬‫الدفاع‬‫لنظم‬‫إدارة‬‫احملتوى‬‫يف‬‫املؤسسة‬
‫لكي‬‫مقومات‬ ‫هبا‬ ‫افر‬‫و‬‫تت‬‫التأمني‬‫ال‬‫و‬‫قابل‬‫ي‬‫للبحث‬ ‫ة‬‫احلفاظ‬‫و‬‫على‬‫العالقات‬‫السياقية‬‫االمتثال‬‫و‬‫ل‬‫و‬ ‫انني‬‫و‬‫لق‬‫ائح‬‫و‬‫الل‬‫الية‬‫ر‬‫الفيد‬‫بشأن‬‫معادلة‬
‫السجالت‬‫التوقيعات‬‫و‬‫ا‬‫إل‬‫لكرتونية‬.‫الورقية‬ ‫مثيلتها‬ ‫مع‬‫وتوضح‬‫حتقيقه‬ ‫ميكن‬ ‫أصالتها‬‫و‬ ‫السجالت‬ ‫تكامل‬ ‫أن‬ ‫النتائج‬‫الوصول‬‫و‬‫إليه‬.
‫ضماانت‬ ‫حتقيق‬ ‫على‬ ‫أكدت‬‫و‬‫اجعة‬‫ر‬‫وم‬ ‫الوصول‬ ‫صالحيات‬ ‫حتديد‬‫حساابت‬‫املستخدمني‬،‫ودعم‬‫التشغيل‬‫البيين‬‫من‬‫خالل‬‫تطبيق‬
‫طبقات‬‫اجهة‬‫و‬‫النظام‬‫و‬‫تطوير‬‫منصة‬‫متقدمة‬.
"‫اج‬‫ر‬‫"مو‬ ‫أكد‬ ‫ال‬‫و‬‫املن‬ ‫نفس‬ ‫وعلى‬"Morag"(2017‫أن‬ ‫على‬ )‫م‬‫املعايري‬‫املقننة‬‫املمارسات‬‫و‬‫املهنية‬‫متيز‬‫إدارة‬‫السجالت‬
،‫احلديثة‬‫و‬‫كذلك‬‫و‬ ‫افقية‬‫و‬‫الت‬‫و‬ ‫الفين‬ ‫الوصف‬ ‫مستوى‬ ‫من‬ ‫يد‬‫ز‬‫ت‬‫املوثوقية‬‫و‬ ‫األصالة‬ ‫حتقيق‬‫ذاهتا‬ ‫للسجالت‬.‫على‬ ‫كز‬‫ور‬‫دعم‬‫اجمللس‬‫الدويل‬
‫لألرشيف‬"International Council of Archives""‫مل‬"‫العام‬ ‫الدويل‬ ‫االرشيفي‬ ‫الوصف‬ ‫عيار‬General International
Standard Archival Description‫الذي‬‫و‬‫يتضمن‬(26)‫توصيف‬ ‫عناصر‬ ‫من‬‫البياانت‬‫ل‬‫األرشيفية‬ ‫اد‬‫و‬‫لم‬‫متتد‬ ‫اليت‬‫و‬‫ا‬ ‫لبيئة‬‫لويب‬
‫الداليل‬.‫أن‬ ‫اسة‬‫ر‬‫الد‬ ‫بينت‬ ‫كما‬‫امل‬ ‫الوالايت‬ ‫يف‬ ‫السجالت‬‫ثالث‬ ‫تتبع‬ ‫يكية‬‫ر‬‫األم‬ ‫تحدة‬‫جمموعات‬‫من‬‫معايري‬‫ا‬‫لوصف‬‫األرشيفي‬،‫ويعترب‬
‫معيار‬‫الوصف‬‫املرمز‬ ‫األرشيفي‬Encoded Archival Description(EAD)‫الذي‬‫و‬‫اعتمدته‬‫اجلمعية‬‫يكية‬‫ر‬‫األم‬‫يف‬ ‫لألرشيف‬
‫عام‬(2011)‫م‬،‫األكثر‬‫افقا‬‫و‬‫ت‬‫مع‬‫البيئة‬‫الرقمية‬‫لوصف‬‫السجالت‬‫اد‬‫و‬‫امل‬‫و‬،‫األرشيفية‬‫وقد‬‫استخدمت‬‫ه‬‫الستخالص‬‫على‬ ‫يد‬‫ز‬‫ي‬ ‫ما‬
(6.6)‫مليون‬‫السجالت‬ ‫من‬،‫وقد‬‫استخد‬‫م‬‫عناصر‬‫وصفية‬‫ية‬‫ر‬‫معيا‬‫اجهات‬‫و‬ ‫مع‬ ‫امية‬‫ز‬‫ال‬‫البحث‬‫ل‬‫تعظيم‬‫االستفادة‬‫من‬‫ه‬‫و‬‫توسيع‬‫الفرص‬
‫كة‬‫ملشار‬‫املعلومات‬‫بني‬‫املؤسسات‬.

4. ‫املبتكر‬ ‫للمكتيب‬ ‫األول‬ ‫العريب‬ ‫املؤمتر‬-‫الفرتة‬ ‫يف‬ ‫اإلسكندرية‬ ‫مكتبة‬ ‫مع‬ ‫ابلتعاون‬ ‫ية‬‫ر‬‫اإلسكند‬ ‫جبامعة‬ ‫واملعلومات‬ ‫املكتبات‬ ‫قسم‬
‫من‬3-4‫مايو‬2017‫م‬
4
‫تبنتها‬ ‫اليت‬ ‫التصنيف‬ ‫خمططات‬ ‫على‬ ‫كزت‬‫ر‬ ‫اليت‬ ‫اسات‬‫ر‬‫الد‬ ‫ومن‬‫أنظمة‬‫إدارة‬‫السجالت‬،‫اإللكرتونية‬"‫امونوفا‬‫ر‬‫اب‬ ‫اسة‬‫ر‬‫د‬ ‫أتيت‬
"Paramonova"(2016‫انقشت‬ ‫اليت‬‫و‬ )‫م‬‫مشاكل‬‫املعايري‬‫عليها‬ ‫يبين‬ ‫اليت‬‫خم‬‫طط‬‫ات‬،‫األنظمة‬ ‫يف‬ ‫التصنيف‬‫و‬‫ااي‬‫ز‬‫م‬‫ال‬‫نهج‬‫امل‬‫تعدد‬
‫األوجه‬‫ل‬‫ل‬‫تصنيف‬،‫اال‬‫و‬‫مكاانت‬‫ل‬ ‫النظام‬ ‫يوفرها‬ ‫اليت‬‫تنظيم‬‫خدمات‬‫املعلومات‬‫الرقمية‬ ‫املستودعات‬ ‫يف‬.
"‫"كامبل‬ ‫اسة‬‫ر‬‫د‬ ‫مناذجها‬ ‫ومن‬ ‫يعات‬‫ر‬‫التش‬‫و‬ ‫انني‬‫و‬‫للق‬ ‫السجالت‬ ‫إدارة‬ ‫أنظمة‬ ‫امتثال‬ ‫قضااي‬ ‫على‬ ‫كزت‬‫ر‬ ‫اسات‬‫ر‬‫د‬ ‫وهناك‬
"Campbell"(2016‫اعتماد‬ ‫إىل‬ ‫فيها‬ ‫أشارت‬ ‫اليت‬‫و‬ ،)‫م‬‫العديد‬‫من‬‫املؤسسات‬‫األنظمة‬ ‫هذه‬ ‫على‬‫كوسيلة‬‫لرتشيد‬‫املمارسات‬
،‫هبا‬ ‫تتم‬ ‫اليت‬ ‫املعامالت‬‫و‬‫فضال‬‫عن‬‫ضمان‬‫االمتثال‬‫احلكومية‬ ‫يعات‬‫ر‬‫التش‬‫و‬ ‫انني‬‫و‬‫للق‬‫وتقبل‬‫أفضل‬‫املمارسات‬‫يف‬‫حفظ‬‫السجالت‬،
‫اف‬‫ر‬‫استش‬ ‫أمهية‬ ‫تناولت‬ ‫كما‬‫أصحاب‬‫املصلحة‬‫ل‬‫املضافة‬ ‫لقيمة‬‫السجالت‬ ‫إدارة‬ ‫ألنظمة‬‫و‬‫كمشروع‬‫التبين‬ ‫جناح‬‫على‬‫مستوى‬‫املؤسسة‬.
"‫"سيمبسون‬ ‫من‬ ‫كل‬‫ذكر‬ ‫وقد‬"Simpson""‫"وليم‬ ‫و‬"William""‫"فولتز‬ ‫و‬"Foltz"(2016‫أن‬ )‫م‬‫التحكم‬‫يف‬
‫الوصول‬‫للسجالت‬‫اإللكرتونية‬‫ينطوي‬‫على‬‫إقامة‬‫جمموعة‬‫من‬‫متطلبات‬‫الوصول‬‫امللزمة‬‫وحفظ‬ ،‫السجالت‬‫اليت‬‫حتتاج‬‫إىل‬‫رقابة‬‫يف‬
‫ملفات‬،‫مشفرة‬‫سالمة‬ ‫من‬ ‫التأكد‬ ‫عند‬ ‫التشفري‬ ‫فك‬ ‫ويتم‬‫اءات‬‫ر‬‫إج‬‫الوصول‬،‫حجم‬ ‫أن‬ ‫مالحظة‬ ‫مع‬‫السجالت‬‫اإللكرتونية‬‫اليت‬‫يتم‬
‫التحكم‬‫آخذ‬ ‫فيها‬‫يف‬‫تفاع‬‫ر‬‫اال‬‫بشكل‬‫كبري‬،‫و‬‫يف‬‫األساليب‬‫املتبعة‬‫حاليا‬‫يف‬‫اإلدارة‬‫غالبا‬ ‫يتم‬‫للنوع‬ ‫وفقا‬ )‫(الكياانت‬ ‫األشياء‬ ‫جتميع‬
‫للحد‬‫من‬‫متطلبات‬‫هتا‬‫ر‬‫إدا‬.‫و‬‫يهدد‬‫هذا‬‫النهج‬‫عدد‬‫كبري‬‫من‬‫حمتوى‬‫امللفات‬‫عند‬‫اج‬‫ر‬‫الستخ‬ ‫هتا‬‫ر‬‫إدا‬‫مفاتيح‬‫التشفري‬.‫و‬‫اسة‬‫ر‬‫الد‬ ‫توصي‬
‫احتمالية‬ ‫لتقليل‬‫السجالت‬ ‫فقدان‬‫اإللكرتونية‬‫آليات‬ ‫متكني‬ ‫يف‬‫املفاتيح‬‫اهل‬‫جني‬‫(امل‬‫تماثل‬‫ة‬/‫غري‬‫املتماثل‬)‫ة‬‫اليت‬‫و‬‫ت‬‫وفر‬‫مفتاح‬‫يد‬‫ر‬‫ف‬‫لكل‬
‫سجل‬‫إ‬‫لكرتوين‬‫مع‬‫التقليل‬‫من‬‫متطلبات‬‫اإلدارة‬‫العليا‬.
‫و‬‫كما‬‫كزت‬‫ر‬‫ال‬ ‫من‬ ‫العديد‬" ‫الصحية‬ ‫السجالت‬ ‫إدارة‬ ‫أنظمة‬ ‫معاجلة‬ ‫على‬ ‫اسات‬‫ر‬‫د‬EHR‫"عائشة‬ ‫اسة‬‫ر‬‫د‬ ‫ومنها‬ ""‫عبدهللا‬
"Aysha Abdulla"( ‫ين‬‫ر‬‫أخ‬‫و‬2016‫ين‬‫ر‬‫البح‬ ‫مملكة‬ ‫يف‬ ‫املستشفيات‬ ‫توجه‬ ‫تناولت‬ ‫اليت‬‫و‬ )‫م‬‫إىل‬‫تبين‬‫أحدث‬‫ال‬‫تقنيات‬‫إلدارة‬
‫السجالت‬‫الصحية‬‫إ‬‫لكرتونيا‬،‫وبيان‬‫أتثري‬‫ها‬‫على‬‫القطاع‬‫الصحي‬‫فع‬‫ر‬‫ل‬‫جودة‬‫اخلدمة‬‫يز‬‫ز‬‫وتع‬‫كفاءة‬‫وفعالية‬‫مقدمي‬‫الرعاية‬‫الصحية‬.
‫الغرض‬ ‫متثل‬ ‫وقد‬‫فحص‬ ‫يف‬‫امل‬‫و‬‫الع‬‫اليت‬‫تؤثر‬‫على‬‫رضا‬‫املستخدمني‬‫على‬‫نظام‬‫السجالت‬‫الصحية‬‫احلايل‬‫يف‬‫مملكة‬‫ين‬‫ر‬‫البح‬.‫ولتحقيق‬
‫أهداف‬‫ها‬‫مت‬‫بناء‬‫النموذج‬‫البحثي‬‫على‬‫أساس‬‫مناذج‬‫استقصاء‬‫رضا‬‫املستخدمني‬‫أنظمة‬ ‫جتاه‬‫املعلومات‬.‫و‬‫اتبع‬‫النهج‬‫الكمي‬‫جلمع‬
‫البياانت‬‫من‬‫استبيان‬،‫العاملية‬ ‫الشبكة‬ ‫على‬ ‫نشر‬‫ومج‬‫ع‬(152)‫من‬‫إجاابت‬‫املستخدمني‬‫ل‬‫لسجالت‬‫الصحية‬‫يف‬‫املستشفيات‬‫العامة‬
‫اكز‬‫ر‬‫امل‬‫و‬‫الصحية‬‫يف‬‫ين‬‫ر‬‫البح‬‫ال‬ ‫وحللت‬ ،‫نتائج‬‫امج‬‫ر‬‫ب‬ ‫ابستخدام‬"SPSS"‫و‬"SmartPLS 3.0".‫وخلص‬‫اسة‬‫ر‬‫الد‬ ‫ت‬‫أن‬‫أبرز‬‫امل‬‫و‬‫الع‬
‫املؤثرة‬‫يف‬‫رضا‬‫املستخدمني‬‫عن‬‫السجالت‬‫الصحية‬‫اإللكرتونية‬‫قد‬‫يف‬ ‫متثلت‬‫اخلدمة‬ ‫جودة‬‫الدعم‬‫و‬‫الفين‬‫االصالة‬‫و‬ ‫املوثوقية‬ ‫ومستوى‬
‫ونوعية‬‫املعلومات‬.
‫الص‬ ‫املؤسسات‬ ‫يف‬ ‫العمل‬ ‫وسري‬ ‫السجالت‬ ‫إدارة‬ ‫أبنظمة‬ ‫اهتمت‬ ‫اليت‬ ‫اسات‬‫ر‬‫الد‬ ‫ومن‬‫اسة‬‫ر‬‫د‬ ‫جاءت‬ ‫ية‬‫ر‬‫التجا‬‫و‬ ‫ناعية‬
‫"موسو‬"‫يو‬"Mosweu"" ‫و‬‫اليا‬‫و‬‫ب‬""Bwalya"" ‫و‬‫ا‬‫و‬‫موتشي‬""Mutshewa"(2016‫هدفت‬ ‫اليت‬‫و‬ )‫م‬‫فهم‬‫ات‬‫ر‬‫تصو‬‫العام‬‫ل‬‫ني‬‫لتبين‬
‫نظام‬ ‫استخدام‬‫و‬‫إدارة‬‫و‬ ‫السجالت‬‫وإدارة‬ ‫الواثئق‬‫سري‬‫العمل‬"DWMS"‫ب‬‫ارة‬‫ز‬‫و‬‫التجارة‬‫الصناعة‬‫و‬‫يف‬‫اان‬‫و‬‫بوتس‬‫وذلك‬‫قلة‬ ‫ضوء‬ ‫يف‬
‫غالبية‬ ‫أتثري‬‫هذه‬‫األنظمة‬‫بسبب‬‫ال‬‫عزوف‬‫عن‬‫استخدامها‬‫و‬ ‫تبنيها‬‫إدارة‬ ‫يف‬‫املعلومات‬‫وقد‬ .‫اسة‬‫ر‬‫الد‬ ‫استخدمت‬‫استبيان‬‫جلمع‬‫البياانت‬
‫حول‬‫ات‬‫ر‬‫تصو‬‫املستخدمني‬‫املتوقعة‬،‫األنظمة‬ ‫هذه‬ ‫حول‬‫و‬‫االستجابة‬ ‫نسبة‬ ‫بلغت‬(86.89%)‫البالغة‬‫و‬ ‫اسة‬‫ر‬‫الد‬ ‫عينة‬ ‫جمموع‬ ‫من‬
(68‫ا‬ ‫مستخدمي‬ ‫من‬ )‫لنظام‬.‫األ‬ ‫تعقيدات‬ ‫أن‬ ‫إىل‬ ‫توصلت‬ ‫وقد‬‫نظمة‬‫وعدم‬‫مالءمتها‬‫ملمارسات‬‫العمل‬‫يؤثر‬‫اعتماد‬ ‫على‬‫ها‬
‫استخدام‬‫و‬.‫ها‬
"‫"هدير‬ ‫أكدت‬ ‫ال‬‫و‬‫املن‬ ‫نفس‬ ‫وعلى‬"Haider"( ‫ين‬‫ر‬‫أخ‬‫و‬2016‫أمهية‬ ‫على‬ )‫م‬‫األخذ‬‫بعني‬‫االعتبار‬‫تعق‬ ‫معاجلة‬‫د‬‫اءات‬‫ر‬‫إج‬
‫تنفيذ‬‫نظام‬‫إدارة‬‫الواثئق‬‫ا‬‫إل‬‫لكرتونية‬‫و‬‫اليت‬‫تنطوي‬‫على‬‫يج‬‫ز‬‫م‬‫من‬‫األبعاد‬‫التكنولوجية‬‫التنظيمية‬‫و‬‫املستخدمني‬‫و‬.‫و‬‫استمدت‬‫اسة‬‫ر‬‫الد‬

5. ‫املبتكر‬ ‫للمكتيب‬ ‫األول‬ ‫العريب‬ ‫املؤمتر‬-‫الفرتة‬ ‫يف‬ ‫اإلسكندرية‬ ‫مكتبة‬ ‫مع‬ ‫ابلتعاون‬ ‫ية‬‫ر‬‫اإلسكند‬ ‫جبامعة‬ ‫واملعلومات‬ ‫املكتبات‬ ‫قسم‬
‫من‬3-4‫مايو‬2017‫م‬
5
‫إطار‬‫ها‬‫امل‬‫فاهيمي‬‫ا‬ ‫فحص‬ ‫من‬‫بتنفيذ‬ ‫املتعلق‬ ‫الفكري‬ ‫إلنتاج‬‫نظام‬‫إدارة‬‫الواثئق‬‫ا‬‫إل‬‫لكرتونية‬،‫منهج‬ ‫على‬ ‫اعتمدت‬‫و‬"TOPSIS"
‫و‬ ‫لتحليل‬‫حتديد‬‫امل‬‫و‬‫الع‬‫املؤثرة‬‫تنفيذ‬ ‫يف‬‫مشروع‬‫ا‬‫لنظام‬.‫و‬‫من‬‫إليها‬ ‫توصلت‬ ‫اليت‬ ‫النتائج‬‫خاصة‬ ‫أمهية‬ ‫مثلت‬ ‫امل‬‫و‬‫ع‬ ‫عدة‬ ‫هناك‬ ‫أن‬
‫للمنظمات‬‫احلكوم‬‫ي‬‫ة‬‫اقية‬‫ر‬‫الع‬‫لتنفيذ‬‫تطبيقات‬‫نظام‬‫إدارة‬‫الواثئق‬‫ومن‬‫دعم‬ ‫أبرزها‬،‫العليا‬ ‫اإلدارة‬‫التخطيط‬‫و‬‫اتيجي‬‫رت‬‫االس‬،‫انية‬‫ز‬‫املي‬‫و‬
‫يب‬‫ر‬‫وتد‬،‫العاملني‬،‫الوعي‬‫و‬‫ومقاومة‬‫ا‬،‫لتغيري‬‫و‬‫يق‬‫ر‬‫ف‬‫تنفيذ‬‫تكنولوجيا‬‫املعلومات‬‫البنية‬‫و‬‫التحتية‬‫التقنية‬‫االتصاالت‬‫و‬‫األمن‬‫و‬‫اخلصوصية‬‫و‬
،‫الثقة‬‫و‬‫التعاون‬‫و‬.‫اسة‬‫ر‬‫الد‬ ‫اقرتحت‬ ‫وقد‬‫بعض‬‫األساليب‬‫يبية‬‫ر‬‫التج‬‫لت‬‫يز‬‫ز‬‫ع‬‫إدارة‬‫تنفيذ‬‫نظام‬‫إدارة‬‫الواثئق‬‫ا‬‫إل‬‫لكرتونية‬‫يف‬‫املؤسسات‬
‫احلكوم‬‫ي‬‫ة‬‫اقية‬‫ر‬‫الع‬.
‫وقد‬‫سلط‬"‫"يومي‬"Umi""‫و"يوسف‬"Yusof"(2016)‫م‬‫الضوء‬‫على‬‫مناقشة‬‫قضااي‬‫تبين‬‫إدارة‬‫السجالت‬‫يف‬‫احملاكم‬
‫الشرعية‬‫مب‬‫اي‬‫ز‬‫الي‬‫و‬ ،‫مت‬‫اض‬‫ر‬‫استع‬‫ايل‬‫و‬‫ح‬(20‫من‬ ‫منوذج‬ )‫مناذج‬‫إدارة‬‫السجالت‬‫ابستخدام‬‫أسلوب‬‫حتليل‬‫احملتوى‬‫للحصول‬‫على‬
‫املعلومات‬‫وحتديد‬‫ات‬‫ر‬‫الثغ‬‫يف‬‫تصنيف‬‫السجالت‬.‫وقد‬‫حدد‬‫ت‬‫اسة‬‫ر‬‫الد‬‫ممارسة‬‫إدارة‬‫السجالت‬‫اإللكرتونية‬‫يف‬‫احملاكم‬‫الشرعية‬‫يف‬
‫اي‬‫ز‬‫مالي‬‫وخاصة‬‫مسألة‬‫التصنيف‬‫ابعتباره‬‫اهلدف‬‫األمسى‬‫إلدارة‬‫سجالت‬‫كاملة‬‫خبالف‬‫محاية‬‫السجالت‬‫احليوية‬‫ية‬‫ر‬‫ا‬‫ر‬‫الستم‬‫األعمال‬.
‫اسة‬‫ر‬‫الد‬ ‫حللت‬ ‫وقد‬‫عدد‬‫من‬‫النماذج‬‫إلدارة‬‫السجالت‬‫هبدف‬‫متسك‬ ‫احتمالية‬‫احملاكم‬‫الشرعية‬‫ب‬‫نموذج‬‫حمدد‬‫يف‬‫تنفيذ‬‫إدارة‬‫السجالت‬
‫اإللكرتونية‬.‫اعتمدت‬‫و‬‫اسة‬‫ر‬‫الد‬‫على‬‫منهج‬‫املسح‬‫مع‬‫املقابلة‬‫وحتليل‬‫حمتوى‬‫ساعدت‬ ‫كما‬،‫السجالت‬‫امل‬‫قابلة‬‫يف‬‫الكشف‬‫عن‬
‫القضااي‬‫اليت‬‫تتبناها‬‫األنظمة‬‫اإللكرتونية‬‫للمحاكم‬‫الشرعية‬‫و‬‫حتليل‬‫ها‬.
"‫ابينا‬‫ر‬‫"ك‬ ‫من‬ ‫كال‬‫قام‬ ‫وقد‬"Krabina""‫كلر‬‫"ستو‬ ‫و‬"Stoeckler"(2010‫اء‬‫ر‬‫إبج‬ )‫م‬‫تنفيذ‬ ‫آلليات‬ ‫شامل‬ ‫تصور‬‫أنظمة‬
‫الواثئق‬‫و‬ ‫السجالت‬ ‫إدارة‬"EDRMS"‫يف‬‫ب‬ ‫احلكومية‬ ‫البلدايت‬،‫النمسا‬ ‫لة‬‫و‬‫د‬‫لة‬‫و‬‫حملا‬ ‫وذلك‬‫امل‬‫و‬‫الع‬ ‫على‬ ‫التعرف‬‫اليت‬‫دفعت‬‫ها‬‫الختاذ‬
‫وبيان‬ ‫ار‬‫ر‬‫الق‬ ‫هذا‬‫مقومات‬‫جناح‬‫أ‬ ‫وقد‬ .‫التنفيذ‬‫جري‬‫استطالع‬‫على‬‫ضم‬ ‫العاملية‬ ‫الشبكة‬‫البلدايت‬‫النمساوية‬‫أظهرت‬‫و‬ ‫اسة‬‫ر‬‫الد‬ ‫عينة‬
‫نتائج‬‫ه‬‫أن‬‫الكربى‬ ‫اجلهات‬‫لتكون‬ ‫ميال‬ ‫أكثر‬‫أقل‬‫اعتمادا‬‫على‬‫موردي‬‫تقنية‬‫املعلومات‬‫و‬‫أن‬‫أكثر‬‫من‬(50%)‫منها‬‫لديها‬‫ابلفعل‬
‫قيد‬ ‫سجالهتا‬ ‫إلدارة‬ ‫نظام‬‫التشغيل‬‫و‬ ‫االستخدام‬.‫النتائج‬ ‫حتليل‬ ‫احتوى‬ ‫وقد‬‫على‬‫ات‬‫ر‬‫مؤش‬‫إجيابية‬‫غالبية‬ ‫حققت‬ ‫حيث‬‫البلدايت‬
‫توقعاهت‬ ‫النمساوية‬‫النظام‬ ‫تنفيذ‬ ‫اء‬‫ر‬‫و‬ ‫من‬ ‫ا‬.‫وقد‬‫انقش‬‫و‬‫تشارك‬‫ير‬‫ر‬‫التقا‬ ‫وضع‬ ‫يف‬‫ممثلي‬ ‫طرحها‬ ‫مت‬ ‫اليت‬ ‫التوصيات‬‫و‬‫عن‬‫البلدايت‬‫خبصوص‬
‫اءات‬‫ر‬‫إج‬‫اختيار‬‫األنظمة‬ ‫وإدارة‬‫وذلك‬‫بني‬ ‫من‬(14)‫نظام‬‫النمساوية‬ ‫اق‬‫و‬‫االس‬ ‫يف‬ ‫متاح‬ ‫السجالت‬ ‫إدارة‬ ‫يف‬ ‫متخصص‬.
‫تنفيذ‬ ‫آليات‬ ‫على‬ ‫كيز‬‫الرت‬ ‫أبرزها‬ ‫تضمن‬ ‫متباينة‬ ‫ااي‬‫و‬‫ز‬ ‫من‬ ‫اسة‬‫ر‬‫الد‬ ‫موضوع‬ ‫تناولت‬ ‫قد‬ ‫السابقة‬ ‫اسات‬‫ر‬‫الد‬ ‫أن‬ ‫مالحظة‬ ‫ميكن‬‫و‬
‫صن‬ ‫أو‬ ‫البلدايت‬ ‫يف‬ ‫ممثلة‬ ‫حكومية‬ ‫كانت‬‫اء‬‫و‬‫س‬ ‫عديدة‬ ‫جهات‬ ‫يف‬ ‫وتطبيقاهتا‬ ‫السجالت‬ ‫إدارة‬ ‫أنظمة‬‫اعية‬‫ومنها‬ ،‫طبية‬ ‫أو‬ ‫ية‬‫ر‬‫جتا‬ ‫أو‬
‫من‬‫على‬ ‫احلالية‬ ‫اسة‬‫ر‬‫الد‬ ‫كز‬‫تر‬ ‫بينما‬ .‫وغريها‬ ‫السجالت‬ ‫على‬ ‫جترى‬ ‫اليت‬ ‫الفنية‬ ‫العمليات‬‫و‬ ‫القياسي‬ ‫التوحيد‬ ‫قضااي‬ ‫معاجلة‬ ‫على‬ ‫كز‬‫ر‬
‫ودجمها‬ ‫اجلهات‬‫و‬ ‫للمؤسسات‬ ‫الوظيفية‬ ‫املتطلبات‬ ‫وحتليل‬ ‫حصر‬‫مع‬‫الفنية‬ ‫اصفات‬‫و‬‫امل‬‫لألنظمة‬‫قدر‬ ‫متكاملة‬ ‫برؤية‬ ‫للخروج‬ ‫وذلك‬
‫ا‬.‫ومعامالهتا‬ ‫سجالهتا‬ ‫إدارة‬ ‫ألنظمة‬ ‫املوضوعي‬ ‫التقييم‬‫و‬ ‫األمثل‬ ‫االختيار‬ ‫من‬ ‫اجلهات‬ ‫متكن‬ ‫إلمكان‬
‫اسة‬‫ر‬‫للد‬ ‫النظري‬ ‫اإلطار‬ :‫اثنيا‬
‫اض‬‫ر‬‫استع‬ ‫على‬ ‫النظري‬ ‫اإلطار‬ ‫كز‬‫ير‬‫املفاهيم‬‫األساسية‬‫للسجالت‬‫ية‬‫ر‬‫اإلدا‬‫املنهجية‬ ‫احل‬‫ر‬‫امل‬‫و‬‫اليت‬‫أن‬ ‫ينبغي‬‫املؤسسات‬ ‫تتبعها‬
‫ل‬ ‫اجلهات‬‫و‬‫لتخطيط‬‫و‬‫تنفيذ‬‫نظام‬‫إل‬‫دارة‬‫سجالهت‬‫ا‬‫ا‬‫إل‬‫لكرتونية‬.
2/1.‫األساسية‬ ‫املفاهيم‬‫ية‬‫ر‬‫اإلدا‬ ‫للسجالت‬

6. ‫املبتكر‬ ‫للمكتيب‬ ‫األول‬ ‫العريب‬ ‫املؤمتر‬-‫الفرتة‬ ‫يف‬ ‫اإلسكندرية‬ ‫مكتبة‬ ‫مع‬ ‫ابلتعاون‬ ‫ية‬‫ر‬‫اإلسكند‬ ‫جبامعة‬ ‫واملعلومات‬ ‫املكتبات‬ ‫قسم‬
‫من‬3-4‫مايو‬2017‫م‬
6
‫تضم‬‫السجالت‬‫ية‬‫ر‬‫اإلدا‬‫حمتوى‬ ‫إىل‬ ‫ابإلضافة‬‫و‬ ‫معامالت‬‫معلومات‬ ‫املؤسسة‬ ‫نشاطات‬‫حول‬‫بنيتها‬‫و‬‫بياانهت‬‫ا‬‫اليت‬‫و‬ ‫الوصفية‬
‫املستخدمني‬‫و‬ ‫السياق‬ ‫وبيان‬ ‫املوثوقية‬ ‫اثبات‬‫و‬ ‫املصادقة‬‫و‬ ‫ابلتكامل‬ ‫تسمح‬‫اءات‬‫ر‬‫وإج‬‫إنشائها‬‫هتا‬‫ر‬‫وإدا‬‫وصيانتها‬‫استخدامها‬‫و‬‫كذلك‬‫و‬
‫السياسات‬‫اليت‬،‫حتكمها‬‫حتديد‬ ‫على‬ ‫يساعد‬ ‫وذلك‬‫أ‬.‫إليها‬ ‫الوصول‬ ‫مث‬ ‫ومن‬ ‫ماكنها‬
‫وت‬‫وت‬ ‫نشأ‬‫ية‬‫ر‬‫اإلدا‬ ‫السجالت‬ ‫وحتفظ‬ ‫ستقبل‬‫وفقا‬‫القانونية‬ ‫امات‬‫ز‬‫لاللت‬،‫املؤسسة‬ ‫عاتق‬ ‫على‬ ‫تقع‬ ‫اليت‬ ‫ية‬‫ر‬‫اإلدا‬ ‫املعامالت‬‫و‬
‫مبثابة‬ ‫وتكون‬‫أدلة‬‫اب‬‫لنشاطات‬‫هبا‬ ‫تتم‬ ‫اليت‬.‫افر‬‫و‬‫وتت‬‫عادة‬‫االمتثال‬ ‫ينبغي‬ ‫صارمة‬ ‫متطلبات‬‫و‬ ‫هلا‬‫أبرزها‬ ‫من‬‫احلفظ‬‫و‬ ‫الوصول‬ ‫سياسات‬
،‫االستبعاد‬‫و‬‫بقاء‬ ‫وضرورة‬‫احمل‬‫تو‬‫ى‬‫تعديل‬ ‫دون‬،‫وحفظ‬‫ها‬‫لفرتة‬‫من‬‫افق‬‫و‬‫تت‬ ‫الوقت‬‫مع‬‫جدول‬‫زمين‬‫حمدد‬‫أييت‬ ‫مث‬‫وهو‬ ‫فيها‬ ‫التصرف‬
‫يهدف‬ ‫الذي‬ ‫اء‬‫ر‬‫اإلج‬‫ير‬‫ر‬‫تق‬‫اء‬‫و‬‫س‬ ‫للسجل‬ ‫النهائي‬ ‫املصري‬‫اب‬‫بعد‬ ‫وذلك‬ ‫رقمي‬ ‫مستودع‬ ‫أو‬ ‫أرشيفي‬ ‫حفظ‬ ‫كز‬‫مر‬ ‫إىل‬ ‫النقل‬ ‫أو‬ ‫منه‬ ‫لتخلص‬
‫التأكد‬.‫للمؤسسة‬ ‫ية‬‫ر‬‫اإلدا‬ ‫قيمته‬ ‫انتهاء‬ ‫من‬
‫القياسي‬ ‫للتوحيد‬ ‫الدولية‬ ‫املنظمة‬ ‫قدمت‬ ‫وقد‬"‫املعيار‬‫الدويل‬‫إلدارة‬‫السجالت‬"،"15489ISO"(1
)‫يضم‬ ‫الذي‬‫و‬
‫توجيهات‬‫أبفضل‬‫املمارسات‬‫و‬ ‫السجالت‬ ‫إلدارة‬‫توفري‬‫أسس‬‫الشفافية‬ ‫حتقيق‬‫وجودة‬‫اختاذ‬‫ار‬‫ر‬‫الق‬‫و‬ ،‫التخطيط‬‫و‬‫األنشطة‬ ‫تقييم‬ ‫إمكانية‬
،‫ية‬‫ر‬‫اإلدا‬‫و‬ ‫التنظيمية‬‫وضمان‬‫االتساق‬‫ية‬‫ر‬‫ا‬‫ر‬‫االستم‬‫و‬‫الكفاءة‬‫و‬.‫ية‬‫ر‬‫اإلدا‬
‫و‬‫أ‬‫بداية‬ ‫أن‬ ‫احلديثة‬ ‫اسات‬‫ر‬‫الد‬ ‫ثبتت‬‫إ‬‫السجالت‬ ‫دارة‬‫ال‬‫تكون‬‫مع‬‫نقل‬‫ها‬‫حفظها‬ ‫كز‬‫مر‬ ‫إىل‬،‫وإمنا‬‫مع‬‫السجل‬ ‫إنشاء‬،‫وابلتايل‬
‫مع‬ ‫يتعامل‬ ‫من‬ ‫كل‬‫ه‬‫أثناء‬‫هبا‬ ‫مير‬ ‫اليت‬ ‫املستندية‬ ‫الدورة‬‫يكون‬.‫ته‬‫ر‬‫إدا‬ ‫عن‬ ‫مسئول‬ ‫ما‬ ‫بشكل‬‫أوىل‬ ‫وتبدأ‬‫السجالت‬ ‫حياة‬ ‫دورة‬ ‫احل‬‫ر‬‫م‬
‫إب‬‫نشائها‬‫مث‬‫يع‬‫ز‬‫التو‬ ‫آليات‬‫النشر‬‫و‬‫ويليها‬‫جانب‬ ‫من‬ ‫االستخدام‬ ‫مرحلة‬ ‫إىل‬ ‫االنتقال‬‫ات‬‫ر‬‫اإلدا‬‫هلم‬ ‫ح‬‫املصر‬ ‫األشخاص‬‫و‬،‫و‬‫مرحلة‬ ‫أتيت‬
‫ل‬ ‫وفقا‬ ‫حمددة‬ ‫ات‬‫رت‬‫لف‬ ‫احلفظ‬‫ل‬‫اجلهة‬ ‫تتبناها‬ ‫اليت‬ ‫سياسات‬‫وصوال‬‫ل‬‫تطبيق‬‫اءات‬‫ر‬‫إج‬‫نقلها‬ ‫أو‬ ‫التخلص‬‫و‬ ‫ابالستبعاد‬ ‫اء‬‫و‬‫س‬ ‫فيها‬ ‫التصرف‬
‫إىل‬‫مستودع‬.‫أرشيفي‬ ‫حفظ‬
‫و‬‫متثل‬‫مفاهيم‬‫السجالت‬ ‫إدارة‬‫ضوئه‬ ‫يف‬ ‫ميكن‬ ‫الذي‬ ‫األساس‬‫سياسات‬ ‫وإنفاذ‬ ‫حتديد‬‫هتا‬‫ر‬‫إدا‬‫املعل‬ ‫مؤسسات‬ ‫داخل‬‫و‬‫مات‬
‫ذلك‬ ‫يف‬ ‫مبا‬‫خمططات‬‫التكشيف‬ ‫أساليب‬‫و‬‫اءات‬‫ر‬‫وإج‬‫احملتوى‬ ‫وحتليل‬ ‫التنظيم‬،‫وو‬‫القياسية‬ ‫التشغيل‬ ‫اءات‬‫ر‬‫إج‬ ‫ضع‬‫املعايري‬ ‫ضوء‬ ‫يف‬
،‫عليها‬ ‫املتعارف‬ ‫العاملية‬‫وتبين‬‫احلفظ‬‫و‬ ‫ين‬‫ز‬‫التخ‬ ‫خطة‬،‫و‬‫ائح‬‫و‬‫الل‬‫و‬ ‫األنظمة‬ ‫جلميع‬ ‫االمتثال‬ ‫ضمان‬‫يعات‬‫ر‬‫التش‬‫و‬ ‫انني‬‫و‬‫الق‬‫و‬‫لية‬‫و‬‫الد‬‫و‬ ‫احمللية‬.
‫و‬‫تعتمد‬‫السجالت‬ ‫إدارة‬‫إ‬‫لكرتونيا‬‫ال‬ ‫استخدام‬ ‫على‬‫و‬ ‫ربجميات‬‫ال‬‫تطبيقات‬‫و‬‫اليت‬‫جعل‬ ‫يف‬ ‫فعال‬ ‫بشكل‬ ‫تساهم‬‫السجالت‬
‫ابلثقة‬ ‫جديرة‬‫توفريها‬ ‫خالل‬ ‫من‬‫لعدة‬‫و‬ ‫الدقة‬‫و‬ ‫االعتمادية‬‫و‬ ‫املوثوقية‬‫و‬ ‫األصالة‬ ‫يف‬ ‫تتمثل‬ ‫ئيسية‬‫ر‬ ‫مقومات‬‫البياانت‬ ‫بوحدة‬ ‫ام‬‫ز‬‫االلت‬
‫استقامتها‬‫و‬‫لة‬‫و‬‫وسه‬‫االستخدام‬‫و‬‫مكاهن‬ ‫حتديد‬‫ا‬‫و‬‫طرق‬‫و‬ ‫اسرتجاعها‬‫أساليب‬‫عرضها‬‫وحفظها‬.
2/2.‫منهجية‬‫لتنفيذ‬ ‫التخطيط‬‫االلكرتونية‬ ‫السجالت‬ ‫إدارة‬ ‫نظام‬
‫تتضمن‬‫منهجية‬‫ل‬ ‫التخطيط‬‫تنفيذ‬‫نظام‬‫إدارة‬‫السجالت‬‫ا‬‫إل‬‫لكرتونية‬‫مع‬ ‫افقة‬‫و‬‫املت‬‫و‬"ISO 15489-2"‫على‬‫جمموعة‬‫من‬
‫احل‬‫ر‬‫امل‬‫يف‬ ‫تتمثل‬ ‫اليت‬‫و‬‫األويل‬ ‫التحقيق‬ ‫اء‬‫ر‬‫إج‬،‫و‬‫حتليل‬‫النشاط‬‫ات‬،‫الوظائف‬‫و‬‫و‬‫السجالت‬ ‫متطلبات‬ ‫حتديد‬،‫و‬‫تقييم‬‫احلالية‬ ‫األنظمة‬،
‫و‬‫الالزمة‬ ‫اتيجيات‬‫رت‬‫االس‬ ‫حتديد‬‫لتنفيذ‬‫املتطلبات‬،‫و‬‫تصميم‬‫ال‬‫نظام‬،‫وتنفيذه‬‫و‬‫التنفيذ‬ ‫بعد‬ ‫ما‬ ‫اجعة‬‫ر‬‫م‬.‫وتستعر‬‫ض‬‫التالية‬ ‫ات‬‫ر‬‫الفق‬‫إبجياز‬
‫لكل‬ ‫ئيسية‬‫ر‬‫ال‬ ‫املالمح‬‫منها‬.
2/2/1.‫اء‬‫ر‬‫إج‬‫املسح‬‫األويل‬
1
.‫املعلومات‬ ‫من‬ ‫يد‬‫ز‬‫مل‬‫حول‬15489International Standard on Records Management ISO‫ابط‬‫ر‬‫ال‬ ‫على‬ ‫االطالع‬ ‫ميكن‬
http://www.iso.org/iso/catalogue_detail?csnumber=62542

7. ‫املبتكر‬ ‫للمكتيب‬ ‫األول‬ ‫العريب‬ ‫املؤمتر‬-‫الفرتة‬ ‫يف‬ ‫اإلسكندرية‬ ‫مكتبة‬ ‫مع‬ ‫ابلتعاون‬ ‫ية‬‫ر‬‫اإلسكند‬ ‫جبامعة‬ ‫واملعلومات‬ ‫املكتبات‬ ‫قسم‬
‫من‬3-4‫مايو‬2017‫م‬
7
‫تبدأ‬‫و‬ ‫مسح‬ ‫اء‬‫ر‬‫إبج‬‫أويل‬ ‫تقييم‬‫ل‬‫لق‬‫و‬‫ان‬‫يعات‬‫ر‬‫التش‬‫و‬ ‫ني‬‫العمل‬ ‫لبيئة‬ ‫املنظمة‬‫يف‬ ‫اءات‬‫ر‬‫اإلج‬‫و‬ ‫املهام‬‫و‬ ‫النشاطات‬‫و‬‫املؤسسة‬‫و‬ .‫تربز‬
‫احلاجة‬‫إىل‬‫يق‬‫ر‬‫ف‬ ‫تكوين‬‫امل‬ ‫العمل‬‫ناسب‬‫املهنية‬ ‫الكفاايت‬‫و‬ ‫املؤهالت‬ ‫من‬‫مجيع‬ ‫من‬‫ي‬‫ر‬‫اإلدا‬ ‫األقسام‬‫ة‬‫اب‬‫ملؤسسة‬.‫وتكمن‬‫مهام‬‫يق‬‫ر‬‫الف‬
‫ا‬ ‫يف‬‫على‬ ‫اف‬‫ر‬‫إلش‬‫التخطيط‬‫النظام‬ ‫وتطوير‬ ‫لبناء‬،‫وتدبري‬‫ارد‬‫و‬‫امل‬‫اف‬‫ر‬‫استش‬‫و‬‫املبكرة‬ ‫ائد‬‫و‬‫الف‬‫و‬‫يعة‬‫ر‬‫الس‬ ‫املكاسب‬‫النظام‬ ‫لتنفيذ‬‫وبيان‬ ،
‫نطاق‬‫و‬‫جمال‬‫النظام‬‫و‬‫أهداف‬‫ه‬‫تنفيذ‬ ‫يتم‬ ‫هل‬ ‫وحتديد‬ ،‫ه‬‫دا‬‫أ‬ ‫املؤسسة‬ ‫خل‬‫م‬‫جب‬ ‫االستعانة‬‫هات‬‫خارجية‬.
‫االعتبار‬ ‫بعني‬ ‫العمل‬ ‫يق‬‫ر‬‫ف‬ ‫أيخذ‬ ‫أن‬ ‫وينبغي‬‫من‬ ‫كال‬‫احلامسة‬ ‫النجاح‬ ‫امل‬‫و‬‫ع‬(CSFs)"Critical success factors"
‫ئيسية‬‫ر‬‫ال‬ ‫األداء‬ ‫ات‬‫ر‬‫ومؤش‬“Key performance indicators” (KPIs)‫ألمهيتهما‬‫امل‬‫و‬‫ع‬ ‫وتتعلق‬ .‫النظام‬ ‫تنفيذ‬ ‫اءات‬‫ر‬‫إج‬ ‫دعم‬ ‫يف‬
‫احلامسة‬ ‫النجاح‬‫الدقيق‬ ‫التحديد‬ ‫يف‬‫ملتطلبات‬‫جناح‬‫النظام‬‫مناذجها‬ ‫ومن‬‫العليا‬ ‫اإلدارة‬ ‫دعم‬‫و‬‫ام‬‫ز‬‫االلت‬‫و‬ ‫السليم‬ ‫التخطيط‬‫و‬‫كة‬‫مشار‬
‫املستخدم‬‫و‬‫يب‬‫ر‬‫التد‬‫و‬ ‫التعليم‬‫و‬‫االستخدام‬ ‫لة‬‫و‬‫سه‬.‫وتعمل‬‫ئيسية‬‫ر‬‫ال‬ ‫األداء‬ ‫ات‬‫ر‬‫مؤش‬‫على‬‫توفري‬‫إحصاءات‬‫ل‬‫فشل‬ ‫أو‬ ‫جناح‬ ‫وإدارة‬ ‫قياس‬
‫امل‬‫و‬‫ع‬‫احلامسة‬ ‫النجاح‬‫والبد‬ ،‫قابلية‬ ‫من‬‫لل‬ ‫ات‬‫ر‬‫املؤش‬ ‫هذه‬‫ق‬‫ي‬‫اس‬‫تكون‬ ‫أن‬‫و‬‫مغزى‬ ‫ذات‬‫فرص‬ ‫وتوفري‬‫اختاذ‬‫تصحيح‬ ‫اءات‬‫ر‬‫إج‬‫ية‬‫إذا‬
.‫الضرورة‬ ‫اقتضت‬
‫ول‬‫األخرى‬ ‫ات‬‫ر‬‫املباد‬ ‫مع‬ ‫التكامل‬ ‫ضمان‬‫يتم‬ ‫ابملؤسسة‬‫تعيني‬‫العام‬ ‫اإلطار‬‫اتيجية‬‫رت‬‫الس‬‫إدارة‬‫املعلومات‬‫وذلك‬‫ل‬‫على‬ ‫لتعرف‬
‫النظام‬ ‫قيمة‬‫املصلحة‬ ‫ألصحاب‬‫العمل‬ ‫وبيئة‬،‫تكال‬ ‫خفض‬ ‫وآليات‬‫يف‬‫املعامالت‬ ‫اء‬‫ر‬‫إج‬،‫أو‬ ‫مالية‬ ‫كانت‬‫اء‬‫و‬‫س‬ ‫املخاطر‬ ‫تقليل‬ ‫وسبل‬
.‫وغريها‬ ‫التكنولوجية‬‫و‬ ‫السياسية‬‫و‬ ‫االقتصادية‬‫و‬ ‫االجتماعية‬ ‫املستوايت‬ ‫كافة‬‫على‬ ‫جديد‬ ‫اقع‬‫و‬ ‫خلق‬ ‫على‬ ‫العمل‬‫و‬ ،‫تشغيلية‬ ‫أو‬ ‫قانونية‬
‫و‬‫اعى‬‫ر‬‫ي‬‫معرفة‬ ‫املرحلة‬ ‫هذه‬ ‫أثناء‬‫القيود‬‫و‬ ‫املخاطر‬‫اب‬ ‫تبط‬‫ر‬‫ت‬ ‫اليت‬‫و‬‫احملتملة‬ ‫ملشاكل‬‫و‬‫على‬ ‫تؤثر‬ ‫قد‬ ‫اليت‬‫النظام‬ ‫تنفيذ‬‫مثل‬‫عدم‬‫تلبيته‬
‫و‬ ‫لالحتياجات‬‫لب‬ ‫مالئمته‬.‫املؤسسة‬ ‫داخل‬ ‫العمل‬ ‫يئة‬
2/2/2.‫النشاط‬ ‫حتليل‬‫ات‬‫والوظائف‬
‫على‬ ‫املرحلة‬ ‫هذه‬ ‫كز‬‫تر‬‫السجالت‬ ‫حتديد‬‫املستندات‬‫و‬ ‫الواثئق‬‫و‬‫الالزمة‬‫ل‬‫النشاطات‬ ‫توثيق‬‫ل‬ ‫املتبعة‬ ‫اءات‬‫ر‬‫اإلج‬‫و‬‫يف‬ ‫العمل‬ ‫سري‬
.‫للمؤسسة‬ ‫ية‬‫ر‬‫اإلدا‬ ‫الوحدات‬‫و‬‫يتم‬‫جرد‬ ‫اء‬‫ر‬‫إج‬‫حمل‬‫للخروج‬ ‫وذلك‬ ‫اإلداري‬ ‫القسم‬ ‫توايت‬‫مب‬‫ات‬‫ر‬‫ؤش‬‫يف‬ ‫تساعد‬‫السجالت‬ ‫حجم‬ ‫بيان‬
‫و‬‫أ‬‫شك‬‫اء‬‫و‬‫س‬ ‫اهلا‬‫ق‬‫ر‬‫و‬‫ية‬‫أ‬‫و‬‫إلكرتوني‬،‫ة‬‫وحتديد‬‫ال‬‫س‬‫جالت‬‫احل‬‫يوية‬"vital records"‫و‬‫حالة‬ ‫يف‬ ‫الفور‬ ‫على‬ ‫متاحة‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫يلزم‬ ‫اليت‬
‫الضرورة‬،‫مثل‬ ‫األخرى‬ ‫اد‬‫و‬‫امل‬ ‫عن‬ ‫متيزها‬‫و‬‫املرجعية‬ ‫اد‬‫و‬‫امل‬‫ال‬ ‫امللفات‬‫و‬‫شخصية‬(2
)‫ال‬‫و‬‫نسخ‬‫اإل‬‫ات‬‫ر‬‫املنشو‬‫و‬ ‫الواثئق‬ ‫من‬ ‫ضافية‬.
‫على‬ ‫التحليل‬ ‫ويعتمد‬‫مجع‬‫وتقييم‬‫ل‬ ‫املعلومات‬‫تطوير‬‫املهام‬‫و‬‫املعامالت‬‫و‬‫صح‬ ‫من‬ ‫التحقق‬‫تها‬‫و‬ ،‫املستخدمني‬ ‫مع‬‫آليات‬
‫إىل‬ ‫الوصول‬‫املمارسات‬ ‫أفضل‬‫و‬‫ائح‬‫و‬‫الل‬‫و‬ ‫انني‬‫و‬‫الق‬‫و‬‫املعايري‬‫و‬‫اعد‬‫و‬‫الق‬‫امية‬‫ز‬‫اإلل‬ ‫التنظيمية‬‫و‬‫العمل‬ ‫اءات‬‫ر‬‫إلج‬ ‫املنظمة‬.
‫وتكمن‬‫ائد‬‫و‬‫ف‬‫ه‬‫ذ‬‫التحليل‬ ‫ا‬‫يف‬‫التبعيات‬ ‫حتديد‬‫ليات‬‫و‬‫املسئ‬‫و‬‫بني‬‫النشاطات‬‫املعامالت‬ ‫و/أو‬‫وتعيني‬ ،‫إنشاء‬ ‫متطلبات‬
‫السجالت‬،‫وبياانهت‬‫ا‬‫الوصفية‬‫وبيان‬ ،‫السجالت‬ ‫بني‬ ‫السياقية‬ ‫ابط‬‫و‬‫الر‬.
2/2/3.‫السجالت‬ ‫متطلبات‬ ‫حتديد‬
‫العمل‬ ‫يف‬ ‫تتمثل‬‫على‬‫بني‬ ‫بط‬‫ر‬‫ال‬‫متطلبات‬‫و‬‫املصلحة‬ ‫أصحاب‬ ‫احتياجات‬‫املؤسسة‬ ‫يف‬‫يقة‬‫ر‬‫بط‬‫يف‬ ‫تساعد‬‫على‬ ‫احلصول‬
‫وخمرجات‬ ‫نتائج‬‫ال‬ ‫فعالية‬ ‫تعكس‬‫نظام‬.‫ل‬ ‫املتبعة‬ ‫اآلليات‬ ‫وتتمثل‬‫تحديد‬‫السجالت‬ ‫إدارة‬ ‫متطلبات‬‫يف‬‫مجع‬‫املتطلبات‬ ‫وتوثيق‬‫الوظيفية‬
‫و‬‫اصفات‬‫و‬‫امل‬‫ل‬ ‫الفنية‬‫ل‬‫نظام‬‫و‬ ،‫املنطقية‬ ‫االسباب‬ ‫توثيق‬‫حتدي‬ ‫اء‬‫ر‬‫و‬ ‫الكامنة‬‫ا‬ ‫هذه‬ ‫د‬‫ملتطلبات‬‫تيب‬‫ر‬‫وت‬ ،‫ها‬‫وفق‬‫أولوايت‬،‫على‬ ‫املستمر‬ ‫العمل‬‫و‬
‫املصلحة‬ ‫أصحاب‬‫و‬ ‫املستخدمني‬ ‫إبقاء‬‫العاملني‬ ‫من‬‫امل‬‫مجيع‬ ‫يف‬ ‫كني‬‫شار‬‫امل‬‫احل‬‫ر‬.‫و‬‫تعكس‬‫كبري‬‫استثمار‬ ‫الوظيفية‬ ‫املتطلبات‬‫يف‬‫الوقت‬
2
.‫الواث‬ ‫اد‬‫و‬‫امل‬ ‫هي‬ ‫الشخصية‬ ‫امللفات‬‫عل‬ ‫غري‬ ‫أو‬ ‫اخلاص‬ ‫الطابع‬ ‫ذات‬ ‫ئقية‬.‫املؤسسة‬ ‫داخل‬ ‫األعمال‬ ‫سري‬ ‫على‬ ‫أتثري‬ ‫هلا‬ ‫يكون‬ ‫أو‬ ،‫تتصل‬ ‫ال‬ ‫أبن‬ ‫نية‬‫و‬‫من‬ ‫الشخصية‬ ‫امللفات‬ ‫استبعاد‬ ‫يتم‬
‫ملفات‬ ‫وهي‬ ‫السجالت‬ ‫يف‬‫ر‬‫تع‬‫و‬ ‫العاملني‬‫و‬ ‫اد‬‫ر‬‫لألف‬ ‫كة‬‫مملو‬‫كة‬‫مملو‬ ‫ليست‬‫للمؤسسة‬.

8. ‫املبتكر‬ ‫للمكتيب‬ ‫األول‬ ‫العريب‬ ‫املؤمتر‬-‫الفرتة‬ ‫يف‬ ‫اإلسكندرية‬ ‫مكتبة‬ ‫مع‬ ‫ابلتعاون‬ ‫ية‬‫ر‬‫اإلسكند‬ ‫جبامعة‬ ‫واملعلومات‬ ‫املكتبات‬ ‫قسم‬
‫من‬3-4‫مايو‬2017‫م‬
8
‫ارد‬‫و‬‫امل‬‫و‬‫وتوفري‬ ،‫اجلهد‬‫و‬‫تقليل‬‫ا‬‫املفروضة‬ ‫لقيود‬‫تصنيف‬ ‫ميكن‬‫و‬ ،‫ها‬‫وفق‬‫هي‬ ‫جماالت‬ ‫مخسة‬‫اإلنشاء‬‫االحتفاظ‬‫و‬‫و‬‫النشر‬‫و‬ ‫البث‬‫و‬‫اإلدارة‬
‫و‬‫ل‬ ‫ابإلضافة‬‫الوظيفية‬ ‫غري‬ ‫لمتطلبات‬،‫و‬‫كذلك‬‫توفري‬ ‫إىل‬ ‫احلاجة‬ ‫تربز‬‫متطلبات‬‫تتعلق‬‫اب‬‫السجالت‬ ‫إلدارة‬ ‫القياسية‬ ‫اصفات‬‫و‬‫مل‬‫و‬‫تطوير‬
‫األعمال‬.‫الوظائف‬‫و‬ ‫النشاطات‬‫و‬
‫وينبغي‬‫متطلبات‬ ‫توثيق‬‫اءات‬‫ر‬‫وإج‬‫إدارة‬‫السجالت‬‫إىل‬ ‫استنادا‬‫امللف‬ ‫خطة‬‫اليت‬‫و‬‫ت‬‫عن‬ ‫تفاصيل‬ ‫عطي‬‫كيف‬‫ية‬‫تنظيم‬
‫السجالت‬،‫سياسات‬ ‫وتبين‬‫تضم‬‫أتمني‬ ‫آليات‬‫السجالت‬‫شخصية‬ ‫أو‬ ‫ية‬‫ر‬‫س‬ ‫معلومات‬ ‫على‬ ‫حتتوي‬ ‫اليت‬،‫املسئول‬ ‫وحتديد‬‫ني‬‫القيام‬ ‫عن‬
‫و‬ ،‫املختلفة‬ ‫ابملهام‬‫القيام‬ ‫ينبغي‬ ‫مىت‬‫ابملعاملة‬،‫و‬‫يف‬ ‫التصرف‬ ‫آليات‬ ‫حتديد‬‫ات‬‫رت‬‫ف‬ ‫تتجاوز‬ ‫اليت‬ ‫السجالت‬‫االحتفاظ‬‫أساليب‬‫و‬‫نقل‬‫ها‬‫إىل‬
‫أخر‬ ‫مكان‬‫كز‬‫مر‬ ‫مثل‬‫و‬ ،‫الرقمية‬ ‫املستودعات‬ ‫أو‬ ‫األرشيفي‬ ‫احلفظ‬‫السجالت‬ ‫نقل‬‫اقتصادية‬ ‫أو‬ ‫حبثية‬ ‫أو‬ ‫اترخيية‬ ‫قيمة‬ ‫هلا‬ ‫أن‬ ‫يثبت‬ ‫اليت‬
‫ذلك‬ ‫غري‬ ‫إىل‬ ‫قانونية‬ ‫أو‬‫الوطنية‬ ‫احملفوظات‬ ‫إىل‬‫الدائم‬ ‫للحفظ‬ )‫القومية‬ ‫الواثئق‬ ‫(دار‬‫مناسبا‬ ‫ذلك‬ ‫كان‬‫إذا‬.
2/2/4.‫تقييم‬‫األنظمة‬‫احلالية‬
‫ميكن‬‫القائمة‬ ‫األنظمة‬ ‫تقييم‬‫طرق‬ ‫يف‬ ‫أبرزها‬ ‫يتمثل‬ ‫معايري‬ ‫عدة‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫ابملؤسسة‬‫إنشاء‬‫السجالت‬ ‫وإدارة‬،‫و‬‫تقييم‬
‫و‬ ‫األمنية‬ ‫ابط‬‫و‬‫الض‬‫آليات‬‫الوصول‬،‫به‬ ‫ح‬‫املصر‬‫و‬‫صحة‬ ‫ضمان‬‫وموثوقية‬‫السجال‬‫ت‬‫و‬‫سالم‬‫تها‬‫استخدام‬ ‫وسهولة‬،‫ها‬‫و‬‫على‬ ‫القدرة‬
‫عن‬ ‫الكشف‬‫ات‬‫ر‬‫الثغ‬‫املؤثرة‬‫عمل‬ ‫يف‬‫ال‬‫نظام‬‫منهجية‬ ‫خالل‬ ‫من‬‫الرقابة‬‫املتابعة‬‫و‬‫و‬‫ات‬‫ر‬‫مسا‬‫التدقيق‬،‫و‬‫أمهية‬ ‫إىل‬ ‫ابإلضافة‬‫تقييم‬‫اطن‬‫و‬‫م‬
‫يف‬ ‫الضعف‬‫و‬ ‫القوة‬‫خمطط‬‫ات‬‫ا‬‫و‬ ‫لتصنيف‬‫و‬ ‫البحث‬ ‫أساليب‬‫ا‬‫ال‬‫سرتجاع‬،‫و‬‫الوصف‬ ‫ومعايري‬ ‫الوصفية‬ ‫البياانت‬‫و‬‫ات‬‫و‬‫خط‬‫االحتفاظ‬
‫يف‬ ‫التصرف‬‫و‬‫السجالت‬.
‫ويقود‬‫اء‬‫ر‬‫إج‬‫ال‬‫تقييم‬‫إىل‬‫تطوير‬‫آليات‬‫العمل‬‫الوظائف‬‫و‬‫و‬‫األرشيفية‬ ‫اءات‬‫ر‬‫اإلج‬،‫وحتسني‬‫يق‬‫ر‬‫ط‬ ‫خارطة‬‫النظام‬.‫ويؤخذ‬‫بعني‬
‫اجلرد‬ ‫خمرجات‬ ‫االعتبار‬‫اد‬‫و‬‫للم‬‫املخ‬‫ت‬‫نة‬‫ز‬‫ل‬‫ت‬‫يز‬‫ز‬‫ع‬‫سياس‬‫ات‬‫السجالت‬ ‫إدارة‬‫و‬ ،‫تطوير‬‫خمطط‬‫التصنيف‬‫ودعم‬ ،‫البياانت‬ ‫توصيف‬ ‫منوذج‬،
‫و‬‫تطوير‬‫اجل‬‫دول‬‫ال‬‫ابلسجالت‬ ‫لالحتفاظ‬ ‫زمين‬‫على‬ ‫أيضا‬ ‫التقييم‬ ‫ويساعد‬ .‫حتديد‬‫متطلبات‬‫األنظمة‬‫و‬‫احل‬‫ر‬‫م‬‫تصميم‬‫ها‬‫و‬‫تنفيذ‬‫ها‬
‫و‬‫دجم‬‫ها‬‫يف‬‫إطار‬‫و‬ ‫النشاطات‬‫األعمال‬‫اإل‬‫و‬‫اء‬‫ر‬‫ج‬‫ات‬‫التنظيمية‬،‫وتقدمي‬‫امج‬‫رب‬‫ال‬‫يب‬‫ر‬‫التد‬‫ية‬‫و‬ ،‫ال‬‫و‬ ‫رصد‬‫و‬ ‫التدقيق‬‫حتديثات‬ ‫وتنفيذ‬ ‫حتديد‬
‫النظام‬.‫ابملؤسسة‬
2/2/5.‫اتيجيات‬‫رت‬‫اس‬ ‫حتديد‬‫تنفيذ‬‫املتطلبات‬
‫يقتضي‬‫ت‬‫نفيذ‬‫متطلبات‬‫إدارة‬‫السجالت‬‫االعتبار‬ ‫بعني‬ ‫األخذ‬‫السياسات‬ ‫مع‬ ‫لالمتثال‬ ‫املطلوبة‬ ‫اءات‬‫ر‬‫اإلج‬‫و‬‫اءات‬‫ر‬‫اإلج‬
‫احملدثة‬‫و‬ ‫القائمة‬‫يف‬‫ات‬‫ر‬‫اإلدا‬ ‫خمتلف‬،‫كذلك‬‫و‬‫تطوير‬ ‫ضرورة‬‫املعايري‬‫و‬ ‫السياسات‬‫اخلطط‬ ‫ووضع‬‫يقة‬‫ر‬‫بط‬ ‫السجالت‬ ‫إلدارة‬ ‫املطلوبة‬
‫فعالة‬.‫وتتمثل‬‫آليات‬‫يف‬ ‫السجالت‬ ‫إدارة‬‫يعات‬‫ر‬‫التش‬‫و‬ ‫ائح‬‫و‬‫لل‬ ‫االمتثال‬‫و‬ ،‫متك‬‫ني‬‫التحسينات‬‫املستمرة‬،‫استجابة‬‫و‬‫املؤسسة‬‫للتغيري‬،
‫و‬‫إىل‬ ‫ابإلضافة‬‫احملافظة‬‫املعلومات‬ ‫إلدارة‬ ‫اجليدة‬ ‫املمارسات‬ ‫على‬‫و‬ ،‫عن‬ ‫البحث‬‫السجالت‬‫صحيح‬ ‫بشكل‬.
‫وتربز‬‫املرحلة‬ ‫هذه‬ ‫يف‬‫أمهية‬‫ب‬ ‫ام‬‫ز‬‫االلت‬‫تنفيذ‬‫إطار‬‫يف‬ ‫التحكم‬‫السجالت‬‫من‬ ‫يتألف‬ ‫الذي‬‫و‬‫أساسية‬ ‫عناصر‬ ‫ثالثة‬‫يتعلق‬‫اإلطار‬
‫األ‬‫ب‬ ‫ول‬‫و‬ ‫سياسات‬‫اءات‬‫ر‬‫إج‬‫السجالت‬ ‫إدارة‬ ‫ومعايري‬،‫يتضمن‬ ‫الثاين‬‫و‬‫ار‬‫و‬‫أد‬‫ومسئوليات‬‫اإلدارة‬‫يف‬‫إدارة‬‫ا‬‫ري‬‫أخ‬‫و‬ ‫السجالت‬‫التنظيم‬
‫ويضم‬‫إلدارة‬ ‫املطلوبة‬ ‫اهلياكل‬‫السجالت‬.
2/2/6.‫تصميم‬‫ال‬ ‫وتنفيذ‬‫نظام‬
‫وتضم‬‫كافة‬‫املرحلة‬ ‫هذه‬‫ات‬‫و‬‫خط‬‫لتنفيذ‬ ‫الالزمة‬ ‫ات‬‫و‬‫األد‬‫و‬ ‫التصميم‬‫النظام‬‫تضم‬ ‫اليت‬‫و‬‫أنظمة‬‫و‬ ‫التطبيقات‬‫و‬ ‫األجهزة‬ ‫اختيار‬
‫التشغيل‬‫آليات‬ ‫وتطبيق‬ ،‫السياسات‬ ‫بني‬ ‫اجلمع‬‫اءات‬‫ر‬‫االج‬‫و‬‫للتغيري‬ ‫املطلوبة‬‫لتلبية‬ ‫املعايري‬‫و‬ ‫النظم‬‫و‬‫امل‬‫تطلبا‬‫ت‬‫املستخدمني‬‫و‬ ‫التشغيلية‬
‫النظام‬‫و‬.‫وت‬‫بدأ‬‫مرحلة‬‫مع‬ ‫النظام‬ ‫تصميم‬‫تنفيذ‬‫السجالت‬ ‫حفظ‬ ‫متطلبات‬ ‫وثيقة‬‫و‬‫ال‬‫نشاطات‬‫األخرى‬‫و‬‫املتطلبات‬‫التنظيمية‬‫املتطلبات‬‫و‬

9. ‫املبتكر‬ ‫للمكتيب‬ ‫األول‬ ‫العريب‬ ‫املؤمتر‬-‫الفرتة‬ ‫يف‬ ‫اإلسكندرية‬ ‫مكتبة‬ ‫مع‬ ‫ابلتعاون‬ ‫ية‬‫ر‬‫اإلسكند‬ ‫جبامعة‬ ‫واملعلومات‬ ‫املكتبات‬ ‫قسم‬
‫من‬3-4‫مايو‬2017‫م‬
9
‫الوظيفية‬‫و‬‫امل‬،‫للنظام‬ ‫الفنية‬ ‫اصفات‬‫و‬‫ال‬‫و‬‫يفي‬ ‫التصميم‬ ‫أن‬ ‫تأكد‬‫جب‬‫امية‬‫ز‬‫اإلل‬ ‫املتطلبات‬ ‫ميع‬‫و‬‫تشمل‬‫ال‬،‫ية‬‫ر‬‫املعما‬ ‫اهلندسة‬‫و‬ ‫اجهات‬‫و‬
‫األمن‬‫و‬ ‫افقية‬‫و‬‫الت‬‫و‬.‫وغريها‬‫و‬‫ار‬‫و‬‫أد‬ ‫تعيني‬‫ومسئوليات‬‫السجالت‬ ‫إدارة‬‫ا‬‫إل‬‫لكرتونية‬‫من‬‫أو‬ ‫الفرديني‬ ‫املستخدمني‬‫املتخصصني‬‫و‬‫جمموعات‬
‫العمل‬ ‫اءات‬‫ر‬‫إج‬ ‫أو‬‫و‬‫أحناء‬ ‫مجيع‬ ‫يف‬‫املؤسسة‬‫و‬‫االدارة‬‫و‬ ‫األمتتة‬‫و‬‫اقبة‬‫ر‬‫امل‬.‫تصور‬ ‫ويتناول‬‫على‬ ‫تتم‬ ‫اليت‬ ‫اءات‬‫ر‬‫اإلج‬‫امل‬‫عامالت‬‫اجلديدة‬
‫السجالت‬ ‫إلدارة‬ ‫الالزمة‬‫كذلك‬،‫إنشاء‬‫السجالت‬‫ال‬‫و‬‫تصنيف‬‫و‬‫االسرتجاع‬‫و‬ ‫البحث‬‫و‬‫فيها‬ ‫التصرف‬‫و‬ ‫هبا‬ ‫االحتفاظ‬‫و‬‫ا‬‫ري‬‫أخ‬‫حتديث‬
‫إجر‬‫السجالت‬ ‫إدارة‬ ‫لدمج‬ ‫القائمة‬ ‫العمل‬ ‫اءات‬.
‫و‬‫بعد‬‫من‬ ‫االنتهاء‬‫ات‬‫و‬‫خط‬‫التصميم‬‫و‬‫ا‬‫الختبار‬‫و‬‫ال‬‫يب‬‫ر‬‫تج‬‫البدء‬ ‫يتم‬‫يف‬‫تنفيذ‬‫النظام‬ ‫وتشغيل‬.‫ويستخدم‬‫عادة‬‫املكتب‬ ‫منوذج‬
"The model office"‫اءات‬‫ر‬‫اإلج‬‫و‬ ‫السياسات‬ ‫لتطوير‬،‫كذلك‬‫و‬‫ل‬‫يب‬‫ر‬‫لتد‬‫اجلديد‬ ‫اءات‬‫ر‬‫اإلج‬‫و‬ ‫السياسات‬ ‫على‬‫ة‬‫ا‬‫و‬‫من‬ ‫لتحقق‬
‫صح‬‫تها‬‫وفعاليتها‬‫و‬‫كفاءة‬‫التكنولوجي‬ ‫احلل‬‫و‬‫ي‬‫ر‬‫التد‬ ‫فعالية‬.‫ب‬‫ومن‬‫يف‬ ‫القوة‬ ‫مقومات‬‫النموذج‬ ‫هذا‬‫العمل‬ ‫إعادة‬ ‫تقليل‬‫و‬ ،‫ومعاجلة‬ ‫حتديد‬
‫إاتحة‬ ‫قبل‬ ‫املشاكل‬‫ال‬‫تشغيل‬‫ل‬ ‫الكامل‬‫لنظام‬‫و‬ ،‫ل‬‫و‬‫قب‬ ‫يز‬‫ز‬‫تع‬‫جانب‬ ‫من‬ ‫ه‬‫املستخدم‬.
2/2/7.‫التنفيذ‬ ‫بعد‬ ‫ما‬ ‫اجعة‬‫ر‬‫م‬
‫يف‬ ‫املرحلة‬ ‫هذه‬ ‫أمهية‬ ‫وتكمن‬‫قياس‬‫فعالية‬‫ال‬‫نظام‬‫و‬‫املتابعة‬ ‫نظام‬ ‫تقييم‬‫و‬‫اقبة‬‫ر‬‫امل‬‫و‬ ،‫توقع‬‫ال‬‫تغيري‬‫ات‬‫ئة‬‫ر‬‫الطا‬‫االحتياجات‬ ‫على‬
‫و‬ ‫التنظيمية‬‫السجالت‬ ‫إدارة‬ ‫بيئة‬‫وم‬ .‫املؤسسة‬ ‫يف‬‫املهم‬ ‫ن‬‫تصحيحية‬ ‫اءات‬‫ر‬‫إج‬ ‫اختاذ‬‫حتقيق‬ ‫عدم‬ ‫حال‬‫املنافع‬‫املرجوة‬‫و‬ ،‫السبب‬ ‫حتديد‬
‫أ‬‫األسباب‬ ‫و‬‫ا‬ ‫وضوح‬ ‫عدم‬ ‫اء‬‫ر‬‫و‬ ‫الكامنة‬‫اءات‬‫ر‬‫إلج‬‫وعدم‬‫فعالية‬‫آليات‬‫ت‬‫املستخدمني‬ ‫يب‬‫ر‬‫د‬.
‫منهجي‬ ‫بشكل‬ ‫السجالت‬ ‫إدارة‬ ‫ألنظمة‬ ‫التصميم‬‫و‬ ‫التخطيط‬ ‫هبا‬ ‫مير‬ ‫أن‬ ‫ينبغي‬ ‫اليت‬ ‫ئيسية‬‫ر‬‫ال‬ ‫احل‬‫ر‬‫امل‬ ‫اض‬‫ر‬‫استع‬ ‫وبعد‬‫يلقي‬
‫التايل‬ ‫اجلزء‬‫الضوء‬‫امل‬ ‫ومناقشة‬ ‫حتليل‬ ‫على‬‫تطلبات‬‫الوظيفية‬‫اصفات‬‫و‬‫امل‬‫و‬‫الفنية‬‫ألنظمة‬‫إدارة‬‫السجالت‬‫تشتمل‬ ‫اليت‬‫و‬‫على‬‫النتائج‬
‫املطلوبة‬‫لضمان‬‫هتا‬‫ر‬‫إدا‬‫بشكل‬،‫مناسب‬‫ويوفر‬‫وصفا‬‫لوظائف‬ ‫دقيقا‬‫إدارة‬‫السجالت‬‫االعتبار‬ ‫بعني‬ ‫األخذ‬ ‫مع‬‫أن‬‫ل‬‫كل‬‫مؤسسة‬
‫متطلباهتا‬‫الوظيفية‬‫لتلبية‬‫احتياجاهتا‬.
:‫اثلثا‬‫واملناقشة‬ ‫التحليل‬
‫من‬ ‫العديد‬ ‫افرت‬‫و‬‫ت‬‫أنظمة‬ ‫تستخدم‬ ‫اليت‬ ‫اجلهات‬‫و‬ ‫املؤسسات‬‫إلدارة‬‫سجالهت‬‫ا‬‫ومعامالهتا‬‫مناذجها‬ ‫ومن‬‫املصاحل‬‫و‬ ‫ات‬‫ر‬‫ا‬‫ز‬‫الو‬
،‫الثقايف‬ ‫القطاع‬‫و‬ ،)‫اجلوي‬‫و‬ ‫البحري‬‫و‬ ‫(الربي‬ ‫اصالت‬‫و‬‫امل‬‫و‬ ‫النقل‬ ‫وقطاع‬ ،‫الطبية‬ ‫املستوصفات‬‫و‬ ‫املستشفيات‬‫و‬ ‫الصحي‬ ‫القطاع‬‫و‬ ‫احلكومية‬
،‫التعليمية‬ ‫ات‬‫ر‬‫االدا‬‫و‬ ‫املدارس‬‫و‬ ‫البحثية‬ ‫اكز‬‫ر‬‫امل‬‫و‬ ‫املعاهد‬‫و‬ ‫الكليات‬‫و‬ ‫اجلامعات‬ ‫من‬ ‫التعليمية‬ ‫املؤسسات‬‫و‬،‫األمنية‬‫و‬ ‫ية‬‫ر‬‫العسك‬ ‫املؤسسات‬‫و‬
‫ال‬‫و‬‫األح‬‫و‬ ‫ات‬‫ز‬‫ا‬‫و‬‫اجل‬‫و‬ ‫املرور‬ ‫من‬ ‫اطنني‬‫و‬‫امل‬ ‫وخدمات‬ ،‫التخصصات‬‫و‬ ‫اجملاالت‬ ‫كافة‬‫يف‬ ‫كات‬‫الشر‬‫و‬ ،‫املالية‬ ‫املؤسسات‬‫و‬ ‫البورصة‬‫و‬ ‫البنوك‬‫و‬
‫للش‬ ‫األعلى‬ ‫اجمللس‬‫و‬ ‫األوقاف‬ ‫مثل‬ ‫الدينية‬ ‫املؤسسات‬‫و‬ ،‫التوثيق‬‫و‬ ‫العقاري‬ ‫الشهر‬‫و‬ ‫املدنية‬‫ال‬ ‫اهليئات‬‫و‬ ،‫اإلسالمية‬ ‫ئون‬‫العامة‬ ‫كاهليئة‬‫عامة‬
‫لالستعالمات‬‫و‬‫الواثئق‬‫و‬ ‫الكتب‬ ‫دار‬‫للكتاب‬ ‫العامة‬ ‫اهليئة‬‫و‬‫املعلومات‬ ‫ومؤسسات‬ ،‫امل‬ ‫ومنها‬‫كتبات‬‫و‬ ‫اعها‬‫و‬‫أبن‬‫الواثئق‬‫و‬ ‫الكتب‬ ‫دار‬
. ‫القومية‬
‫و‬‫قاد‬ ‫قد‬‫التنظيمية‬ ‫اهلياكل‬ ‫حتليل‬‫إىل‬‫اخلروج‬‫من‬ ‫بسلسلة‬‫التشغيلية‬ ‫أو‬ ‫الوظيفية‬ ‫املتطلبات‬‫امل‬ ‫تتأكد‬ ‫أن‬ ‫ينبغي‬ ‫اليت‬‫و‬‫ؤسسات‬
‫من‬.‫هبا‬ ‫االستعانة‬ ‫قررت‬ ‫اليت‬ ‫األنظمة‬ ‫يف‬ ‫وجودها‬
( ‫رقم‬ ‫اجلدول‬ ‫ويبني‬1‫اصفاهت‬‫و‬‫م‬ ‫حتليل‬ ‫مت‬ ‫اليت‬‫و‬ ‫املصدر‬ ‫املفتوحة‬‫و‬ ‫ية‬‫ر‬‫التجا‬ ‫السجالت‬ ‫إدارة‬ ‫أبنظمة‬ ‫بيان‬ )‫ا‬.‫الفنية‬
‫العاملية‬ ‫الشبكة‬ ‫على‬ ‫العنوان‬ ‫النظام‬ ‫م‬
http://rmsoftware.ironmountain.com/ Accutrac 1
http://www.zasio.com/ ZASIO 2

10. ‫املبتكر‬ ‫للمكتيب‬ ‫األول‬ ‫العريب‬ ‫املؤمتر‬-‫الفرتة‬ ‫يف‬ ‫اإلسكندرية‬ ‫مكتبة‬ ‫مع‬ ‫ابلتعاون‬ ‫ية‬‫ر‬‫اإلسكند‬ ‫جبامعة‬ ‫واملعلومات‬ ‫املكتبات‬ ‫قسم‬
‫من‬3-4‫مايو‬2017‫م‬
10
http://www.opentext.com/ OpenText 3
http://www.infolinx.com/ Infolinx 4
https://www.openkm.com/ Openkm 5
http://www.documentwarehouse.com.na/ Total Recall® 6
http://www.inforouter.com/ InfoRouter 7
http://www.filetrail.com/ FileTrail 8
http://www.triaddsoftware.com/ Triadd 9
http://www.logicaldoc.com/en/ Logicaldoc 10
http://fusionrms.tab.com/ TAB FusionRMS 11
https://www.filehold.com/ filehold. 12
https://www.zoho.com/docs/ Zoho 13
https://www.oneilsoft.com/ oneilCloud 14
https://www.onbase.com/ Onbase 15
https://www.netdocuments.com netdocuments. 16
http://constellio.com/ Constellio 17
http://www.dhsworldwide.com/ Digital Warehouse 18
http://www.docfinity.com/ DocFinity 19
http://www.recordpoint.com/ Recordpoint 20
( ‫جدول‬1‫االلكرتونية‬ ‫السجالت‬ ‫إدارة‬ ‫أنظمة‬ ‫من‬ ‫مناذج‬ )
‫وينبغي‬‫على‬‫هبذه‬ ‫االستعانة‬ ‫يف‬ ‫اغبة‬‫ر‬‫ال‬ ‫املؤسسات‬‫اصفات‬‫و‬‫امل‬‫البيئ‬ ‫اعاة‬‫ر‬‫م‬‫ة‬‫يعية‬‫ر‬‫التش‬‫اخلاصة‬ ‫القانونية‬‫و‬،‫هبا‬‫ومتطلبات‬
‫ئيسية‬‫ر‬‫ال‬ ‫احملاور‬ ‫وتتمثل‬ .‫الوظائف‬‫و‬ ‫النشاطات‬‫و‬ ‫اسة‬‫ر‬‫الد‬ ‫هتا‬‫ر‬‫حص‬ ‫اليت‬‫الوظيفية‬ ‫للمتطلبات‬ ‫العام‬ ‫اهليكلي‬ ‫البناء‬ ‫تصور‬ ‫ضوئها‬ ‫يف‬ ‫يتم‬ ‫اليت‬
‫اصفات‬‫و‬‫امل‬‫و‬‫إدا‬ ‫ألنظمة‬ ‫الفنية‬‫السجالت‬ ‫رة‬‫يف‬ ‫االلكرتونية‬‫هتا‬‫ر‬‫وإدا‬ ‫السجالت‬ ‫إنشاء‬‫و‬ ،‫السجالت‬ ‫حتديد‬ ‫معرفات‬‫و‬ ،‫البياانت‬ ‫توصيف‬،
‫و‬‫خمطط‬‫ات‬‫التصنيف‬‫و‬ ،‫أصالتها‬‫و‬ ‫السجالت‬ ‫موثوقية‬‫و‬ ،‫السجالت‬ ‫يف‬ ‫التصرف‬‫و‬ ‫االحتفاظ‬‫و‬ ،‫العرض‬‫و‬ ‫االسرتجاع‬‫و‬ ‫البحث‬،‫و‬‫إدارة‬
.‫النظام‬
3/1‫وإدارهتا‬ ‫السجالت‬ ‫إنشاء‬ .
‫تعمل‬‫أنظمة‬‫إدارة‬‫السجالت‬‫ا‬‫إل‬‫لكرتونية‬‫املؤسسات‬ ‫متكني‬ ‫على‬‫من‬‫حتديد‬‫السجالت‬‫العمل‬ ‫لبيئة‬ ‫ية‬‫ر‬‫الضرو‬‫و‬‫احتياجات‬
‫إنشائها‬‫و‬( ‫استقباهلا‬‫ا‬‫لتقاط‬‫ها‬)،‫وختصيص‬‫امللفات‬ ‫أشكال‬‫وسبل‬ ،‫السجالت‬ ‫جتميع‬‫مع‬ ‫التعامل‬‫و‬‫كبة‬‫املر‬ ‫السجالت‬‫و‬‫اهلجني‬‫وتتبع‬ ،
،‫العمل‬ ‫سري‬ ‫اءات‬‫ر‬‫إج‬‫وآليات‬‫نقل‬‫وتصدير‬‫ا‬ ‫اد‬‫ري‬‫است‬‫و‬‫لسجالت‬.
3/1/1.‫إنشاء‬‫واستقبال‬‫السجالت‬
‫السجالت‬ ‫انشاء‬ ‫اءات‬‫ر‬‫إبج‬ ‫تبط‬‫ر‬‫ت‬ ‫اليت‬ ‫الفنية‬ ‫اصفات‬‫و‬‫امل‬‫و‬ ‫الوظيفية‬ ‫املتطلبات‬ ‫أبرز‬ ‫وتتمثل‬‫و‬‫حاالت‬‫استقباهلا‬‫ا‬ ‫من‬‫إل‬‫ات‬‫ر‬‫دا‬
‫اال‬‫خرى‬( ‫رقم‬ ‫ابجلدول‬ ‫مبني‬ ‫هو‬ ‫كما‬2‫ا‬ ‫السجالت‬ ‫إدارة‬ ‫أنظمة‬ ‫حتقيق‬ ‫ضرورة‬ ‫يف‬ )‫إل‬:‫التالية‬ ‫املتطلبات‬ ‫لكرتونية‬
1‫توقيت‬ ‫إىل‬ ‫اإلشارة‬‫أو‬ ‫إنشاء‬‫استقبال‬‫السجل‬‫يف‬‫ال‬‫نظام‬.
2‫حظر‬‫اء‬‫ر‬‫إج‬‫ات‬‫تغيري‬‫حمتوى‬‫أثناء‬ ‫السجل‬‫أو‬ ‫اإلنشاء‬‫االستقبال‬‫جانب‬ ‫من‬‫املستخدم‬‫أو‬‫مدير‬‫النظام‬.
3‫منع‬‫تدمري‬‫أو‬‫حذف‬‫ال‬‫سجال‬‫ت‬‫وفقا‬ ‫إال‬‫سلطة‬ ‫لسياسات‬‫التصرف‬‫و‬ ‫االحتفاظ‬‫في‬‫ها‬‫أو‬‫احلذف‬‫ح‬‫املصر‬‫مل‬‫النظام‬ ‫دير‬.
4‫دعم‬‫التسمية‬‫للسجالت‬ ‫اليدوية‬‫و‬‫حالة‬ ‫يف‬‫تسمية‬‫السجل‬‫بشكل‬‫اضي‬‫رت‬‫اف‬‫جيب‬‫أن‬‫يسمح‬‫النظام‬‫بتعديله‬.
5‫املستخدم‬ ‫حتذير‬‫من‬‫أي‬‫فشل‬‫قد‬ ‫حمتمل‬‫أمام‬ ‫عائق‬ ‫يقف‬‫جناح‬‫استقبال‬‫و‬ ‫إنشاء‬‫السجالت‬.
6‫توفري‬‫للتنبيه‬ ‫آليات‬‫إذا‬‫كانت‬‫حماولة‬‫استقبال‬‫السجل‬‫غري‬‫مكتملة‬‫تضر‬ ‫أو‬‫أصالته‬‫يف‬‫املستقبل‬.
7‫متكني‬‫إنشاء‬‫استقبال‬‫و‬‫صور‬‫السجالت‬‫املمسوحة‬‫ضوئيا‬.

11. ‫املبتكر‬ ‫للمكتيب‬ ‫األول‬ ‫العريب‬ ‫املؤمتر‬-‫الفرتة‬ ‫يف‬ ‫اإلسكندرية‬ ‫مكتبة‬ ‫مع‬ ‫ابلتعاون‬ ‫ية‬‫ر‬‫اإلسكند‬ ‫جبامعة‬ ‫واملعلومات‬ ‫املكتبات‬ ‫قسم‬
‫من‬3-4‫مايو‬2017‫م‬
11
8‫السماح‬‫لعدة‬‫مستخدمني‬‫ير‬‫ر‬‫بتح‬‫وحتديث‬‫احملتوى‬‫حمددة‬ ‫صالحيات‬ ‫وفق‬.
9‫ير‬‫ر‬‫حت‬ ‫ات‬‫و‬‫أد‬ ‫افر‬‫و‬‫ت‬‫احملتوى‬‫مع‬‫التدقيق‬ ‫إمكانيات‬،‫اإلمالئي‬‫و‬‫دمج‬‫ات‬‫ري‬‫التغي‬‫من‬‫عدة‬‫ات‬‫ر‬‫حمر‬‫احملتوى‬ ‫إدارة‬ ‫أنظمة‬ ‫مع‬CMS.
10‫احملتوى‬ ‫إنشاء‬‫وفق‬‫ودعم‬ ‫املعروفة‬ ‫امللفات‬ ‫أشكال‬ ‫كافة‬‫النص‬‫وص‬‫ال‬‫و‬‫صور‬‫الوسائط‬‫و‬‫املتعددة‬‫و‬‫غريها‬.
12‫استخدام‬‫الب‬‫و‬‫ق‬‫ية‬‫ر‬‫معيا‬‫خمصصة‬‫إلنشاء‬‫وعرض‬‫احملتوى‬‫فضال‬‫عن‬‫القدرة‬‫على‬‫ختصيصها‬.
13‫افر‬‫و‬‫ت‬‫ات‬‫ز‬‫ممي‬‫اجلماعي‬ ‫العمل‬‫السماح‬‫و‬ ‫التعاوين‬‫للمستخدمني‬‫اب‬‫لعمل‬‫معا‬‫على‬‫السجل‬.
14‫متكني‬‫التعليقات‬‫فاقها‬‫ر‬‫وإ‬.
15‫متكني‬‫أرشفة‬‫احملتوى‬.
16‫حفظ‬‫ات‬‫ر‬‫اإلصدا‬‫السابقة‬‫للسجالت‬‫يف‬‫النظام‬‫حبيث‬‫ميكن‬‫اسرتجاعها‬‫إذا‬‫لزم‬،‫األمر‬‫يخ‬‫ر‬‫ات‬ ‫وبيان‬‫ووقت‬‫ات‬‫ري‬‫التغي‬.
17‫متكني‬‫تتبع‬‫نة‬‫ر‬‫ومقا‬‫ات‬‫ري‬‫التغي‬‫بني‬‫ات‬‫ر‬‫إصدا‬‫السجل‬.
( ‫جدول‬2‫الفنية‬‫و‬ ‫الوظيفية‬ ‫املتطلبات‬ )‫إل‬‫نشاء‬‫استقبال‬‫و‬‫السجالت‬
3/1/2.‫و‬ ‫الرقمنة‬‫أشكال‬‫امللف‬‫ا‬‫ت‬
‫أنظمة‬ ‫تتعامل‬‫إدارة‬‫السجالت‬‫مع‬‫العديد‬‫من‬‫أشكال‬‫امللفات‬‫ختتلف‬ ‫قد‬ ‫اليت‬‫و‬‫ابختالف‬‫يف‬ ‫املستخدمة‬ ‫التطبيقات‬‫األنظمة‬
‫املؤسسات‬‫و‬.‫استخدام‬ ‫ويقود‬‫و‬ ‫الرقمنة‬ ‫لعملية‬ ‫األمثل‬ ‫األسلوب‬‫األشكال‬‫املفتوحة‬ ‫املعايري‬‫و‬‫ايدة‬‫ز‬‫ل‬ ‫املصدر‬‫مستوايت‬‫التشغيل‬‫البيين‬
‫وخفض‬ )‫افقي‬‫و‬‫(الت‬‫تكلفة‬‫احلفاظ‬‫على‬‫السجالت‬‫وتسهيل‬‫على‬ ‫التصدير‬‫و‬ ‫النقل‬‫حنو‬‫فعال‬.‫الوظيفية‬ ‫املتطلبات‬ ‫أبرز‬ ‫وتتمثل‬
‫تبط‬‫ر‬‫ت‬ ‫اليت‬ ‫الفنية‬ ‫اصفات‬‫و‬‫امل‬‫و‬‫و‬ ‫ابلرقمنة‬‫أشكال‬‫امللفات‬( ‫رقم‬ ‫ابجلدول‬ ‫مبني‬ ‫هو‬ ‫كما‬3‫يف‬ )‫أمهية‬‫دعم‬:
1‫ل‬ ‫الضوئي‬ ‫املسح‬ ‫تقنيات‬‫لسجالت‬‫مع‬ ‫افق‬‫و‬‫الت‬‫و‬‫تطبيقات‬‫املكتب‬ ‫سطح‬‫اعد‬‫و‬‫ق‬ ‫إدارة‬ ‫أنظمة‬‫و‬‫البياانت‬‫و‬‫احملتوى‬ ‫إدارة‬.
2‫مع‬ ‫افق‬‫و‬‫الت‬‫املعتمدة‬ ‫امللفات‬ ‫أشكال‬‫اجلديدة‬ ‫األشكال‬‫و‬‫املوجهة‬‫األرشيفي‬ ‫احلفظ‬ ‫أو‬ ‫املعامالت‬‫و‬ ‫األنشطة‬ ‫اض‬‫ر‬‫ألغ‬.
3‫املاسحات‬‫الضوئية‬‫مل‬‫ختلف‬،‫الصفحات‬ ‫أحجام‬‫الضوئي‬ ‫املسح‬ ‫عمليات‬ ‫يف‬ ‫السرعة‬‫و‬
4‫أشكال‬‫امللفات‬‫املعروفة‬‫مثل‬TIFF،JPEG،GIF،XML،PDF،DOC،WAV،MP3،MPEG،AVI‫وغريها‬.
5‫احلذف‬‫وإعادة‬‫املسح‬‫الضوئي‬‫للصفحات‬‫قبل‬‫بوسائط‬ ‫احلفظ‬‫ين‬‫ز‬‫التخ‬.
6‫الصور‬ ‫ير‬‫ر‬‫حت‬ ‫برجميات‬‫السجالت‬ ‫جودة‬ ‫فع‬‫ر‬‫ل‬‫الة‬‫ز‬‫وإ‬‫البقع‬.‫وغريها‬
7‫التقاط‬‫الصور‬‫مبختلف‬‫البوصة‬ ‫يف‬ ‫النقاط‬ ‫عدد‬DPI‫جودهتا‬ ‫مستوى‬ ‫حتديد‬ ‫يف‬ ‫للتحكم‬.
8‫املسح‬‫أبساليب‬ ‫الضوئي‬‫الرمادي‬ ‫ومستوايت‬ ‫األسود‬‫و‬ ‫األبيض‬‫ا‬‫و‬‫ان‬‫و‬‫ألل‬.
9‫الضوئي‬ ‫املسح‬‫ابحلجم‬،‫القانوين‬‫وصفحات‬‫أو‬ ‫احد‬‫و‬ ‫وجه‬ ‫على‬‫على‬‫الوجهني‬‫اض‬‫ر‬‫ألغ‬‫الطباعة‬.
( ‫جدول‬3)‫الفنية‬‫و‬ ‫الوظيفية‬ ‫املتطلبات‬‫و‬ ‫للرقمنة‬‫أ‬‫شكال‬‫الواثئق‬‫ا‬‫إل‬‫لكرتونية‬
3/1/3‫االلكرتونية‬ ‫السجالت‬ ‫جتميع‬ .
‫قد‬‫حتتوي‬‫املؤسسات‬‫جممعة‬ ‫سجالت‬ ‫على‬‫أخرى‬‫و‬،‫مفردة‬‫وينطوي‬‫جتميع‬‫السجالت‬Aggregation of Records
‫على‬‫املعامالت‬‫املتصلة‬ ‫النشاطات‬‫و‬‫بصورة‬‫ت‬‫عكس‬‫اخلصائص‬‫و‬‫السمات‬‫كة‬‫املشرت‬‫ال‬‫و‬‫عالقات‬‫بني‬‫السجالت‬،‫طبيعة‬ ‫وختتلف‬‫العالقة‬
‫بني‬‫السجالت‬‫التجميع‬ ‫يف‬‫تبعا‬‫امل‬‫و‬‫لع‬‫منها‬ ‫متنوعة‬‫الغرض‬‫احملتوى‬‫و‬ ‫اهليكلية‬ ‫البنية‬‫و‬‫وشكل‬‫السجالت‬‫ذاهتا‬.‫و‬‫ميكن‬‫حتديد‬‫هذه‬
‫العالقات‬‫من‬‫خالل‬‫و‬ ‫امللف‬ ‫ومستوى‬ ‫كياانته‬‫و‬ ‫السجل‬ ‫مكوانت‬‫عناصر‬‫البياانت‬‫الوصفية‬‫ل‬‫لسجالت‬‫إىل‬‫غري‬.‫ذلك‬‫وجيب‬‫أن‬‫يكون‬
‫نظام‬‫إدارة‬‫السجالت‬‫ا‬‫إل‬‫لكرتونية‬‫قادر‬‫ا‬‫على‬‫التقاط‬‫السجالت‬ ‫بني‬ ‫العالقات‬ ‫وحفظ‬‫ادها‬‫ري‬‫است‬ ‫مت‬ ‫اليت‬ ‫تلك‬ ‫كذلك‬‫و‬‫أنظمة‬ ‫من‬
.‫أخرى‬ ‫خارجية‬
‫كما‬‫السجالت‬ ‫بتجميع‬ ‫تبط‬‫ر‬‫ت‬ ‫اليت‬ ‫الفنية‬ ‫اصفات‬‫و‬‫امل‬‫و‬ ‫الوظيفية‬ ‫املتطلبات‬ ‫أبرز‬ ‫وتتمثل‬‫يوضح‬( ‫رقم‬ ‫اجلدول‬4‫يف‬ ):‫االيت‬

12. ‫املبتكر‬ ‫للمكتيب‬ ‫األول‬ ‫العريب‬ ‫املؤمتر‬-‫الفرتة‬ ‫يف‬ ‫اإلسكندرية‬ ‫مكتبة‬ ‫مع‬ ‫ابلتعاون‬ ‫ية‬‫ر‬‫اإلسكند‬ ‫جبامعة‬ ‫واملعلومات‬ ‫املكتبات‬ ‫قسم‬
‫من‬3-4‫مايو‬2017‫م‬
12
1‫التأكد‬‫أبن‬‫كافة‬‫سجالت‬‫النظام‬‫تبط‬‫ر‬‫ت‬‫مع‬‫جتميع‬‫احد‬‫و‬‫على‬.‫األقل‬
2‫إدارة‬‫تكامل‬‫العالمات‬‫املرجعية‬"Markers"‫ل‬‫لسجالت‬‫االستخدام‬ ‫أثناء‬،‫وضمان‬‫أهن‬‫تقود‬ ‫ا‬‫إىل‬‫االسرتجاع‬‫الصحيح‬،‫للسجل‬‫أن‬‫و‬‫أي‬‫ة‬‫تغيري‬
‫يف‬‫موقع‬‫السجل‬‫يتبعه‬‫إعادة‬‫توجيه‬‫ل‬‫لعالمة‬‫تشري‬ ‫اليت‬.‫إليه‬
3‫النظام‬ ‫ملدير‬ ‫السماح‬‫ب‬‫وضع‬‫قيود‬‫على‬‫عدد‬‫السجالت‬‫يف‬‫أو‬ ‫اجمللد‬‫التجميع‬‫اض‬‫ر‬‫ألغ‬‫املهام‬‫األنشطة‬‫و‬.
4‫السماح‬‫للمستخدمني‬‫ابختيار‬‫على‬‫األقل‬‫احد‬‫و‬‫أي‬ ‫اليت‬ ‫املظاهر‬ ‫من‬‫خذ‬‫ها‬‫كائن‬‫السجل‬‫يف‬ ‫تتمثل‬ ‫اليت‬‫و‬‫تسجيل‬‫مجيع‬‫مظاهر‬‫الكائن‬‫كسجل‬
،‫احد‬‫و‬‫و‬‫تسجيل‬‫أحد‬‫مظاهر‬‫الكائن‬،‫كسجل‬‫و‬‫تسجيل‬‫كل‬‫مظهر‬‫من‬‫مظاهر‬‫الكائن‬‫كسجل‬‫منفصل‬.
5‫تعيني‬‫السجالت‬‫يف‬‫جملدات‬‫متعددة‬‫دون‬،‫ارها‬‫ر‬‫تك‬‫مثل‬‫فاتورة‬ ‫إضافة‬‫مل‬‫لف‬‫املورد‬‫من‬‫خالل‬‫املستخدم‬‫و‬‫مل‬‫لف‬‫املنتج‬‫من‬‫خالل‬‫آخر‬.
( ‫جدول‬4)‫الفنية‬‫و‬ ‫الوظيفية‬ ‫املتطلبات‬‫ل‬‫تجميع‬‫السجالت‬
3/1/4‫كبة‬‫املر‬ ‫السجالت‬ .
‫يش‬‫مل‬‫السجل‬‫على‬ ‫أحياان‬‫عدة‬،‫كائنات‬‫على‬‫سبيل‬‫املثال‬‫ير‬‫ر‬‫تق‬‫فين‬‫مع‬‫حتيل‬ ‫ابط‬‫و‬‫ر‬‫ملخططات‬‫وجداول‬،‫البياانت‬‫ويشار‬
‫إليها‬‫ابسم‬‫"سجالت‬‫كبة‬‫مر‬ ‫أو‬ ‫جممعة‬Compound Records."‫تبط‬‫ر‬‫ت‬ ‫اليت‬ ‫الفنية‬ ‫اصفات‬‫و‬‫امل‬‫و‬ ‫الوظيفية‬ ‫املتطلبات‬ ‫أبرز‬ ‫وتتمثل‬‫هب‬‫ا‬
( ‫رقم‬ ‫ابجلدول‬ ‫مبني‬ ‫هو‬ ‫كما‬5‫السجالت‬ ‫إدارة‬ ‫أنظمة‬ ‫حتقيق‬ ‫يف‬ )‫ا‬‫إل‬:‫التالية‬ ‫املتطلبات‬ ‫لكرتونية‬
1‫استقبال‬‫السجالت‬‫اليت‬‫تضم‬‫أكثر‬‫من‬‫عنصر‬‫احد‬‫و‬‫حبيث‬‫يتم‬‫االحتفاظ‬‫ابلعالقة‬‫بني‬‫مكوانت‬‫كل‬‫سجل‬‫كب‬‫مر‬‫و‬‫اسرتجاع‬‫ه‬‫وعرضه‬‫ته‬‫ر‬‫وإدا‬
‫كوحدة‬‫احدة‬‫و‬.
2‫القدرة‬‫على‬‫استقبال‬‫السجالت‬‫كبة‬‫املر‬،‫بسهولة‬‫ويفضل‬‫ذلك‬ ‫حتقيق‬‫احد‬‫و‬ ‫اء‬‫ر‬‫وإج‬ ‫خطوة‬ ‫عرب‬‫على‬‫سبيل‬‫املثال‬‫بنقرة‬‫احدة‬‫و‬.
( ‫جدول‬5)‫الفنية‬‫و‬ ‫الوظيفية‬ ‫املتطلبات‬‫كبة‬‫املر‬ ‫للسجالت‬
3/1/5‫اهلجني‬ ‫السجالت‬ ‫إدارة‬ .
‫إدارة‬ ‫يتطلب‬‫السجالت‬‫اهلجني‬"Hybrid Records Management"‫إنشاء‬‫العالمات‬“Markers”‫اليت‬‫و‬‫حتتوي‬
‫على‬‫عناصر‬‫للسجالت‬ ‫الوصفية‬ ‫البياانت‬‫و‬‫املطلوبة‬‫من‬‫جانب‬‫النظام‬‫ل‬‫تخصيص‬‫ابط‬‫و‬‫ض‬‫إدارة‬‫السجالت‬‫الورقية‬‫و‬‫حتديد‬‫أماكنها‬
‫و‬‫ال‬‫سجال‬‫ت‬‫ا‬‫إل‬‫لكرتوني‬.‫ة‬‫الوظي‬ ‫املتطلبات‬ ‫أبرز‬ ‫وتتمثل‬‫الصلة‬ ‫ذات‬ ‫الفنية‬ ‫اصفات‬‫و‬‫امل‬‫و‬ ‫فية‬‫مبني‬ ‫هو‬ ‫كما‬‫اهلجني‬ ‫السجالت‬ ‫إبدارة‬
( ‫رقم‬ ‫ابجلدول‬6‫حتقيق‬ ‫يف‬ )‫األنظمة‬‫ل‬:‫التالية‬ ‫لمتطلبات‬
1‫حتديد‬‫يف‬‫التصنيف‬ ‫خمطط‬‫اجمللدات‬‫السجالت‬‫و‬‫التقليدية‬‫و‬‫اليت‬‫هتا‬‫ر‬‫إدا‬ ‫يتم‬‫بنفس‬‫يقة‬‫ر‬‫ط‬‫السجالت‬‫ا‬‫إل‬‫لكرتونية‬.
2‫السماح‬‫إبدارة‬‫وتتبع‬‫السجالت‬‫ا‬‫إل‬‫لكرتونية‬‫وغري‬‫ا‬‫إل‬‫لكرتونية‬‫يقة‬‫ر‬‫بط‬‫متكاملة‬.
3‫السجالت‬ ‫استخدام‬‫التقليدية‬‫اليت‬‫و‬‫تبط‬‫ر‬‫ت‬‫كهجني‬‫مع‬‫ا‬‫إل‬‫لكرتونية‬‫ل‬‫نفس‬‫ان‬‫و‬‫العن‬‫الرمز‬‫و‬‫مع‬ ‫املرجعي‬‫اإلشارة‬‫أهن‬‫ا‬‫هجني‬‫غري‬‫إ‬‫لكرتوين‬.
4‫إدارة‬‫البياانت‬ ‫عناصر‬‫الوصفية‬‫للسجالت‬‫اهلجني‬،‫أن‬ ‫وجيب‬‫ت‬‫على‬ ‫شمل‬‫عناصر‬‫التقليدية‬ ‫السجالت‬ ‫أماكن‬ ‫لتحديد‬ ‫وصف‬.
5‫ضمان‬‫اسرتجاع‬‫السجالت‬‫غري‬‫ا‬‫إل‬‫لكرتونية‬‫وعرض‬‫البياانت‬‫الوصفية‬‫للسجالت‬‫اهلجني‬‫تبطة‬‫ر‬‫امل‬.
6‫ابط‬‫و‬‫ض‬ ‫افر‬‫و‬‫ت‬‫التحكم‬‫الوصول‬‫و‬‫للسجالت‬‫التقليدية‬‫على‬‫أساس‬‫و‬ ‫الفئات‬‫املستوايت‬.‫األمنية‬
7‫دعم‬‫الطباعة‬‫التعرف‬‫و‬‫على‬‫كود‬‫البار‬barcodes‫و‬RFID‫للسجالت‬‫غري‬‫ا‬‫إل‬‫لكرتونية‬،‫أمتتة‬‫و‬‫إدخال‬‫البياانت‬‫لتتبع‬‫كتها‬‫حر‬.
8‫دعم‬‫كوالت‬‫بروتو‬‫االحتفاظ‬‫السجالت‬ ‫يف‬ ‫التصرف‬‫و‬‫وتطبيقها‬‫بشكل‬‫روتيين‬‫كل‬‫على‬‫عناصر‬‫السجالت‬‫اهلجني‬.
9‫ضمان‬‫ختصيص‬‫نفس‬‫مستوى‬‫األمان‬‫للسجل‬‫غري‬‫ا‬‫إل‬‫لكرتونية‬‫بسجل‬ ‫تبط‬‫ر‬‫امل‬‫الكرتوين‬‫داخل‬‫جتميع‬‫السجالت‬‫اهلجني‬.
( ‫جدول‬6)‫الفنية‬‫و‬ ‫الوظيفية‬ ‫املتطلبات‬‫اهلجني‬ ‫السجالت‬ ‫إلدارة‬
3/1/6‫العمل‬ ‫سري‬ .