GTD. Productividad en el trabajo. Productividad personal. Eli Garcia. Mondragon Unibertsitatea

1. Cómo mejorar tu productividad
en tu trabajo con GTD y
herramientas digitales
Eli Garcia/Miguel Fernandez
Mondragon Unibertsitatea

2. https://www.flickr.com/photos/wiertz/10248755515 // CC-BY 2.0

3. Motivación
¿Has tenido alguna vez
alguna de estas
sensaciones?

4. Son las 12:00 y no he adelantado nada de
trabajo.
La próxima hora perdida en una reunión
Toda la tarde reservada para un cliente
Voy tarde
¿En qué se me ha ido el tiempo?
https://unsplash.com/photos/URmkfvtK3Qw // CC0 1.0 4

5. httpshttps://www.washingtonpost.com/news/inspired-life/wp/2015/06/01/interruptions-at-work-can-cost-you-up-to-6-hours-a-day-
heres-how-to-avoid-them///unsplash.com/photos/URmkfvtK3Qw // CC0 1.0
Estamos inmersos en un trabajo y…
Una llamada de teléfono
Tengo que terminar el informe (pensamiento)
Notificación de un nuevo mail
Tengo que recoger a mi hija (pensamiento)
Nuevo whatsapp en el móvil (dar-dar)
(llega alguien) ¿Tienes un minuto?
5

6. https://commons.wikimedia.org/wiki/File:KranzConsole.jpg // CC0 1.0
¿Y ahora que tarea hago?
¿Qué es lo más urgente?
6

7. Objetivos del curso
Conocer la metodología GTD.
Comenzar a aplicar GTD de
manera rápida y efectiva en
nuestro trabajo, con
herramientas digitales.

8. ¿Qué es GTD?

9. GTD:
Getting Things Done

10. Objetivo
Despejar la mente
de tareas pendientes
y registrarlas en un
sistema que facilite
cumplirlas.

11. Getting Things Done, David Allen. 2001

13. GTD: metodología basada en fases
Recopilar
Procesar y Organizar
Revisar
Hacer

14. Recopilar

15. Recopilar
Recoger las tareas
pendientes en una
bandeja de entrada

16. Inbox, bandeja de entrada

17. Inbox, bandeja de entrada

18. Inbox, bandeja de entrada

19. Y, por supuesto…

20. También…

21. Y también…

22. Recopilar
¿Dónde recopilar?

23. Creando una bandeja de entrada en
Wunderlist

24. Recopilar
• Registrarse en Wunderlist
• Hacer el tour por la herramienta
• Añadir las tareas vistas previamente
• Lista INBOX

25. Procesar y
Organizar

26. Procesar y organizar
Para Organizar:
• Ya conocemos la lista INBOX
• Ahora necesitamos las listas:
– PRÓXIMO
– EN ESPERA
– ALGÚN DÍA

27. Procesar y organizar
¿Cómo proceso la
lista INBOX?

28. Procesar y organizar
Para cada elemento de
la bandeja de entrada,
preguntarse si
requiere acción o no.

29. Procesar y organizar
• Requiere acción:
– Hacer inmediatamente si requiere
menos de 2 minutos de dedicación.
– Diferir para acciones que requieran
más de dos minutos de dedicación.
•Bandeja “Próximo”, calendario…
– Delegar cuando la acción corresponde
a otros.
•Bandeja “En espera”.

30. Procesar y organizar
• No requiere acción (documento, enlace
recomendado…)
– Archivarlo
– Eliminarlo
– Bandeja “Algún día”

31. Procesar y organizar
El objetivo de esta
fase:
Dejar la bandeja de
entrada vacía.

32. Listas en Wunderlist

33. Procesar y Organizar
• Crear las listas GTD (próximo, en espera,
algún día)
• Mover elementos entre listas

34. Procesar y organizar
• El material procesado como diferido
se organiza en:
– Próximo
– Calendario
• También podemos crear bandejas
para proyectos determinados
– Un proyecto es una lista de acciones
concatenadas.

35. Buenas prácticas
• Etiquetas (#):
• Temas: GTD, Indusmedia,Analítica,…
• Empresas: ED, Orkli, MU, Izar, Guardian…
• Acciones: call, mailto, revisar, corregir, ...
• Asignaciones: @jesus

36. Buenas prácticas
• Crear tareas en Inbox utilizando el
concepto de etiquetas
• O bien modificar las tareas ya procesadas
y organizadas en el resto de listas

37. Revisar

38. Revisar
• Bandeja de entrada
• La bandeja Próximo
• La bandeja En espera
• Calendario
• (La bandeja Algún día también hay
que revisar con cierta peridiocidad)

39. Hacer

40. Hacer
• GTD propone seguir este orden:
– Contexto
– Tiempo disponible
– Energía
– Prioridad

42. Algunos ejemplos
• Reunión del equipo de trabajo. 27 de
marzo, a las 18:00 horas.
– Está programada para un día y una
hora determinados.
– Se registrará en el CALENDARIO.

43. Algunos ejemplos
• Devolver una llamada perdida a
Iñaki.
– Estimo que esta tarea llevará un tiempo
aproximado de dos minutos.
– Por tanto, se realizará ahora mismo y
se eliminará de la bandeja de entrada.

44. Algunos ejemplos
• Redacción de una propuesta para un
cliente. Se la he encargado a mi
compañero Urko.
– Se guardará esta acción en la lista de
tareas EN ESPERA, con una nota que
recuerde quién es la persona que la
realiza, en qué fecha se le delegó y
para qué fecha se espera tener acabada
la tarea.

45. Algunos ejemplos
• Preparar el informe de calidad
mensual.
– Esta tarea es habitual en el trabajo, y
hay que realizar en los próximos días.
– Se puede planificar en el CALENDARIO.

46. Algunos ejemplos
• Realizar propuesta de gráfica de
realizado/previsión para el cuadro
de mando.
– No tiene una fecha concreta, hay que
acabarla a lo largo de las próximas dos
semanas.
– Por tanto, se moverá a la lista
PRÓXIMO.

47. Algunos ejemplos
• Viaje a Londres el 14 de septiembre.
– Hay que acudir a Londres para asistir a dos
reuniones importantes
– Independientemente de lo que se registre en
CALENDARIO, esta tarea está compuesta de varias
acciones:
• Buscar vuelos.
• Buscar hotel.
• Concretar reuniones.
• Elaborar puntos de la orden del día de cada reunión.
• Preparar presentaciones.
• Preparar documentación.
– Por tanto, se creará un proyecto llamado
”REUNIONES LONDRES 14/09"

48. GTD – Metodología con el correo electrónico
• Contesta inmediatamente si te va
suponer menos de 2 minutos.
• Clasifica los mensajes que recibas en
carpetas o etiquetas:
– Próximo: requiere una acción que
supone más de 2 minutos.
– En espera
– Algún día
– Proyectos: una carpeta por proyecto
importante.

49. GTD – Correo electrónico

50. GTD - Tareas

51. GTD – Creando eventos de calendario desde el
correo

52. GTD – Creando tareas desde el correo

53. Uso productivo del correo
• Haz una comprobación rápida del correo
a primera hora, para descartar que
tengas algo urgente
• Reserva espacios de tiempo para atender
al correo.
– Ej.: 15 minutos a las 10:00, 13:00 y 17:00.
• Cierra la aplicación de correo cuando no
la estés usando.
– Elimina también las notificaciones.

54. Combinando el correo con Wunderlist
• Extensión para el navegador:
– Add to Wunderlist
• Útil para crear tareas en
Wunderlist desde el correo
electrónico.
• También para capturar en
Wunderlist cualquier página web.

55. Instalando “Add to Wunderlist” en Firefox

56. Instalando “Add to Wunderlist” en Chrome

57. Add to Wunderlist

58. Combinando el correo con Wunderlist
• También podemos enviar correos
a:
– me@wunderlist.com
• Desde la cuenta de correo con la
que nos hemos registrado en
Wunderlist.
• Es muy útil para crear tareas
desde el correo cuando estamos
usando el móvil.

59. Combinando el correo con Wunderlist
Hay que habilitarlo en:
https://www.wunderlist.com/account/mailtowunderlist

60. Combinando el correo con Wunderlist

61. Sincronizando Wunderlist con el calendario
• Podemos sincronizar las fechas de
vencimiento de las tareas de
Wunderlist con nuestro calendario.
• Wunderlist ofrece un feed del
calendario que podemos incorporar a
nuestra aplicación de calendario.
• La sincronización se hace cada 8
horas, en el caso de Google Calendar

62. Sincronizando Wunderlist con el calendario

63. Sincronizando Wunderlist con el calendario

64. Sincronizando Wunderlist con el calendario

65. Integración de Wunderlist con Outlook
https://www.wunderlist.com/blog/wunderlist-for-outlook-add-in

66. Cómo organizar mi información

67. Cómo organizar mi información
GO

68. Trello - https://trello.com/

69. Toodledo- http://www.toodledo.com/

70. Referencias
• Técnicas
– GTD:
•http://gettingthingsdone.com/
– ZTD:
•http://zenhabits.net/zen-to-done-ztd-
the-ultimate-simple-productivity-system/
– GED
•http://markforster.squarespace.com/
– Pomodoro
•http://pomodorotechnique.com/

71. Referencias
• Tareas
– Wunderlist:
https://www.wunderlist.com/
– Kanbanflow: https://kanbanflow.com
– Toggl: https://www.toggl.com/
– Hightrack: http://www.hightrack.me
– Remenber the
milk:https://www.rememberthemilk.co
m/
– Trello: https://trello.com/
– Asana: https://asana.com/

72. Referencias
• Correo y documentos
– Google Apps
•http://www.google.es/intx/es_es/work/ap
ps/business/
– Office 365
•http://office.microsoft.com/es-
es/business/office-365-empresa-
premium-FX103037625.aspx
• Medición productividad
– RescueTime
•https://www.rescuetime.com/

73. Referencias

74. The end Eli Garcia
egarcia@mondragon.edu