Wir zeigen Ihnen, wie Liferay dabei unterstützt, die 10 wichtigsten Features für Mitarbeiterportale abzudecken. Liferay als optimale Plattform für die Abbildung der unterschiedlichsten Anforderungen und Unterstützung auf dem Weg zum digitalen Arbeitsplatz.
IBM Connections im Business Einsatz - Webinar 2 der IBM Connections Webinarreihe
Das Mitarbeiterportal die 10 wichtigsten Features - und wie ihnen Liferay dabei hilft
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creating digital answers
tekom Jahrestagung / IntranetMacher
Stuttgart, 10. November 2015
Nicholas Wrulich – Business Development
Das Mitarbeiterportal – die 10 wichtigsten Funktionen
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FOKUS AUF RELEVANZ, KONSISTENZ UND NUTZEN
Knowledge Management
Social MediaCollaboration
Social
Intranet
1. Auf das Wesentliche beschränken
2. Erlernte und gängige Standards einsetzen
3. Orientierung mit klarer Navigationsstruktur
4. Individualisierung ermöglichen
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ü Schneller Go-Live der Kernlösung
„Minimal Viable Product“
ü „Lernen“ von der Zielgruppe
ü Iterativer Ausbau
ü Kosteneffizienz
ü Zukunftssichere Skalierung
MIT DEM „LEAN STARTUP PRINZIP“ SICHER STARTEN
Daten/
KPIs
Ideen
MVP
Minimierung
von Aufwand und
Durchlaufzeit
Lernen Implementieren
Messen
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MASSNAHMEN ENTSCHEIDEN ÜBER GUTE TREFFER
IN OUT
= § CRM
§ PIM
§ ...
Inhalte Benutzerführung Qualität der Ergebnisse
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DIE RICHTIGE ANTWORT FÜR MOBILE UNTERNEHMEN
§ Jederzeit Zugang von überall
„Mobile Produktivität“
§ Content muss priorisiert werden
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NUR RELEVANTE INFOS TEILEN, FINDEN UND ENTDECKEN
1. Vorgegebene Personalisierung
2. Wählbare Personalisierung
3. Individualisierung
Der
Betriebsarzt
kommt
heute...
das
muss
XYZ
wissen.
Ich
brauche
die
Sales
Pipeline
für
das
nächste
Quartal.
Wow,
ich
wusste
nicht,
dass
wir
dies
als
Vorlage
haben!
Das
spart
mir
Zeit.
Push
Pull
Discover
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ZUSAMMENARBEIT UND AUSTAUSCH FÖRDERN
Sterne
&
Likes
Blogs,
Wikis,
Foren
Chats
&
IM
Gruppenräume
&
CommuniMes
Kommentare
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Wir entwickeln homogene Portale und realisieren Self-Service Business Intelligence Lösungen.
Personalisierte
Portale
Social
Communities
CMS
Integration
Responsive
Design
Self-Service BI
UNSER FOKUS
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Heterogene Systemlandschaft
Uneinheitlich gewachsene Legacy-
Systeme und Anwendungen
Bedienung vieler Kanäle
Adressierung unterschiedliche
Vertriebswege und Stakeholder
Vielschichtige Prozesse
Betriebliche Prozesse erfordern hohen
Zeitaufwand und viele manuelle Schritte
Kommunikation und Inhalte
Kein zentrales CMS, digitale Kommunikation
erfolgt häufig einseitig ohne Rückkanal
Fehlende Personalisierung
Verschiedene Inhalte können nicht
zielgruppengerecht dargestellt werden
Uneinheitliches Reporting
Inkongruente Reports aufgrund
unterschiedlicher Datenquellen
Datenaufbereitung & Visualisierung
Fehlende Dashboards - Implementierung
erfordert aufwendige Analyse und IT
Komplexe Benutzeroberflächen
Unverständliche Benutzerführung und
schulungsintensive Anwendungen
HERAUSFORDERUNGEN UNSERER KUNDEN
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empulse / ALLE INRANET FUNKTIONEN
ü Ausgezeichnete Bedienoberfläche
ü Schnelle Implementierung mit gebrauchsfertigen Portlets
ü Umfangreiche Suchfunktionen
ü Responsive Design
ü Single Sign On
ü Personalisierung
ü Workflow Framework
ü Document Management
ü Content Management
ü Portlets für Zusammenarbeit & Kommunikation
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Vielen Dank!
empulse GmbH
Große Sandkaul 2
50667 Köln
Nicholas Wrulich
nicholas.wrulich@empulse.de
+49 221 / 66 99 05 0
28
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@empulse_cologne
29. creating digital answers
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wichMg!
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Tagung
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Editor's Notes
Im Web ist Usability ein notweniger Bestandteil, um zu überleben.
Wenn eine Webseite kompliziert zu nutzen ist, wird sie verlassen.
Die Intranet Usability ist für die Mitarbeiterproduktivität entscheidend.
Best practise: Wird 10% des Design-Budgets eines Intranet-Projekts in Usability investiert, so werden die Intranet Qualitätskennzahlen verdoppelt!
Usability ist bei Intranet Projekten in allen Funktionsbereichen wichtig:
Wie wird der Content organisiert und dargestellt (Knowledge Management)
Wie wird der Austausch zwischen Mitarbeitern ermöglicht (Social Media)
Wie werden die Prozesse und Workflows abgebildet (Collaboration)
II. Wichtige allgemeingültige Grundsätze zur Usability:
Auf das Wesentliche beschränken
Erlernte und gängige Standards einsetzen („Erwartungskonformität“, „Principle of Least Surprise““).
Orientierung mit klarer Navigationsstruktur
Individualisierung ermöglichen (Vorlieben, z.B. Maus/Tastatur, Sprachausgabe)
III. Besonders Wichtig: Usability Testing
Bei der Umsetzung/dem Start von Intranet Projekten hat sich aufgrund unserer Erfahrung ein Prozess besonders bewährt, nach dem wir bei allen Projekten arbeiten.
Zum Glück muss im Gegensatz zu einem Raketenstart nicht schon alles zu 100% konzipiert werden, sondern...
....wir arbeiten nach dem Lean-Startup-Ansatz, das heißt:
Der Go-Live bei Intranet Projekten erfolgt schnell mit der Kernlösung (Minimal Viable Product bzw. Minimales funktionsfähiges Produkt).
Danach wird von der Zielgruppe gelernt und Funktionen iterativ ausgebaut
Das Vorgehen ist kosteneffizient und zukunftssicher.
Die Intranet Suche ist wohl eines der erfolgskritischsten Funktionen überhaupt.
Durchschnittlich sind nach Studien Mitarbeiter bis zu 2h täglich mit der Suche nach relevanten Informationen beschäftigt.
Das entspricht ¼ ihrer Arbeitszeit >> von Jan-März nur Suche
Die Maßnahmen zur Optimierung der Suche sind nicht nur technisch, sondern umfassen:
Die Optimierung der Inhalte und Meta-Daten: „Garbage In – Garbage Out“
Die Optimierung der Benutzerführung: Google ist hier Standard! (Gleiche Erwartungen an ein Intranet)
Die Optimierung der Egebnisqualität: z.B. auch die Indexierung von Dokumenten und Files / Externen Systemen.
In einer heutigen mobilen Welt mit iphones und Tablets ist eine Optimierung aller Inhalte für Mobile Geräte oft notwendig und entscheidend.
Dass sich die Inhalte Responsive darstellen lassen, erhöht signifikant die „Mobile Produktivität“ der Mitarbeiter (Abrufen von Inhalten „on the road“ oder Zu Hause)
Zusätzlich muss der Content Responsive priorisiert werden, damit die wichtigsten Informationen mobil sofort verfügbar sind (> das hilft auch die Usability zu erhöhen)
Wieder im Sinner der Intranet-Usability spielt eine Zentrale Benutzerverwaltung und damit einhergehend die Sigle Sign-On Funktion eine wichtige Rolle.
Der Intranet –Nutzer muss sich mit SSO nur einmal morgens in die Applikation reinloggen und hat Zugang zu allen Intranet Funktionen.
Dies ist eine riesen Erleichterung und man braucht sich nicht viele verschieden Passwörter merken.
Personalisierung bedeutet: Aus der Fülle an Informationen und Prozessen, möglichst präzise dem Nutzer das zur Verfügung zu stellen, was er gegenwärtig sucht und benötigt.
Insofern ist die Personalisierung wieder eine Subfunktion einer guten Usability.
Relevante Information kann im Intranet auf 3 verschiedenen Kommunikationsebenen betrachtet werden:
Inhalte werden „verteilt“, „gesucht“ oder „entdeckt“
Die Personalisierung kann jeweils hierbei (a) vorgegeben werden, (b) frei wählbar sein oder Individualisiert werden (z.b. Widgets)
Eines der großen Herzstücke des Intranets ist es, effektive Workflows abzubilden und so die Zusammenarbeit effektive zu verbessern.
Das Abbilden von Workflows ermöglicht essentielle Kosteneinsparungseffekte für Unternehmen und kann als das „hard cost“ Argument eines Intranets gesehen werden.
Die Anwendungsfälle für die Abbildung von Workflows sind extrem vielfältig
Hier sind nur ein paar Beispiele aufgeführt, wie z.B. die Urlaubsplanung und diverse HR-Prozesse
Nicht weniger wichtig und von tragender Bedeutung ist auch ein transparentes und klar organisiertes Dokumentenmanagement
Jeder kennt die Situation (oft bei einem selbst) oder im Unternehmen: wo ist das richtige Dokument, was ist gerade aktuell, wer ist verantwortlich, etc.
Ein Dokumentenmanagement steigert die Produktivität oft erheblich .
Z.B. eine klare Versionierung und Zugangsberechtigung kann effektiv organisiert werden.
Der Bearbeitungs-Workflow von Dokumenten (Check-in/Check-out oder Co-Autoren) läuft sonst oft in Unternehmen eher chaotisch und ungeordnet.
Neben der Optimierung von Workflows und Dokumenten, sind die Funktionen zur Kommunikation und Austausch von tragender Bedeutung.
Die sozialen Medien werden heute auch als „die neuen Fertigungslinien“ bezeichnet.
Hier einige Beispiele der Förderung der Zusammenarbeit und des Austauschs.
Mit Gruppenräume und Communities werden z.B. Aufgaben, Termine und Meilensteine verwaltet.
Ein Blog kann z.B. als CEO-Blog oder Fachblog eingerichtet werden.
Als Wiki kann ein Unternehmensglossar oder eine IT-Support Wissensdatenbank fungieren.
Ein Rating (Sterne/Likes) kann z.B. Einfluss auf die Suchergebnisse haben (hoch geratete Inhalte oben...)
Kommentare: Entwicklung hin zu einer Dialogkultur! Diskussionen, wenn auch kontrovers ruhig zulassen. (Z.B. über den CEO Blog)
Viele Unternehmen setzen zu wenig Priorität auf die Messung und Optimierung des Intranets
Bei der Messung ist mit Vorsicht vorzugehen, denn „wer misst, misst oft Mist“-
Zum Beispiel zeigen die Zugriffs- und Besucherzahlen (abgesehen von einer Datenschutzproblematik) nicht den Nutzwert einer Information im Intranet an.
Was man auch unter die Lupe nehmen kann, sind z.B. Beliebte Suchbegriffe und Qualitative Faktoren (wie z.B. die Zufriedenheit mit Funktionen).
Zusammenfassend kann festgestellt werden, dass empulse alle die gerade aufgeführten Funktionen optimal unterstützt.
Viele Funktionen sind „out-of-the-box“ bereits integriert und müssen nur noch angepasst / scharfgeschalten werden.
Zudem gibt es eine ganze Reihe von Protlets für Workflows und zur Abbildung von Kommunikations-Funktionen.