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Der Einsatz von Wikis
                                im Unternehmensalltag

                 FHTW Berlin
         eLearning-Kolloquium
Maya Biersack, 21.Januar 2009
Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag
Agenda


                                                    Über EsPresto
                                                    Fakten und Prognosen
                                                    Einsatz-Szenarien in Unternehmen
                                                    Vorbehalte und Grenzen
                                                    Einführungsprozess
                                                    Potenzial



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Über uns
EsPresto Fakten

            2000 gegründet von Maya, Alexander und Peter Biersack
            Sitz in Berlin, 20 Mitarbeiter
            Entwicklung und Umsetzung kundenspezifischer, web-basierter Lösungen
            Eine Auswahl aktueller Kunden:




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EsPresto
Wikis im Unternehmenseinsatz

            Individuelle Wiki-Lösung
             ▪ Beratung                                                     ▪ Integration bestehender Systeme
             ▪ Individuelle Anpassung                                       ▪ Begleitung der Einführung
                  − Funktionalität                                          ▪ Wartung und Betrieb
                  − Design

            Wiki On demand
               ▪ Vorkonfektioniertes Wiki buchen und gleich loslegen: wiki.espresto.de




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Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag
Agenda


                                                    Über EsPresto
                                                    Fakten und Prognosen
                                                    Einsatz-Szenarien in Unternehmen
                                                    Vorbehalte und Grenzen
                                                    Einführungsprozess
                                                    Potenzial



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Fakten und Prognosen
Wikis in deutschen Unternehmen

      Ergebnisse einer Studie mit 156 deutschen Unternehmen mit
        >100 MA in wissensintensiven Wirtschaftszweigen :

            In 7% der U‘ nutzen einzelne Mitarbeiter Wikis.
            In 6% der U‘ nutzen einzelne Abteilungen Wikis.
            In 5% der U‘ werden Wikis unternehmensweit genutzt
            (bei größeren U‘ erhöht sich der Anteil: 8% der U‘>500 MA
            werden Wikis unternehmensweit genutzt)
                                                                            Quelle: „Web 2.0 in deutschen Unternehmen“, CoreMedia, 2007
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Fakten und Prognosen
Enterprise 2.0 – Umfrage mit 400 Unternehmen




                                                                            Quelle: „Enterprise 2.0 – Analyse zu Stand und Perspekti-
                                                                            ven in der deutschen Wirtschaft“, BITKOM e.V. August 2008
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Hype-
Cycle
2006




                                                                            Quelle: spiegelonline.de 2006
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Hype-
Cycle
2008




                                                                            Quelle: www.networkcomputing.de 2008



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Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag
Agenda


                                                    Über EsPresto
                                                    Fakten und Prognosen
                                                    Einsatz-Szenarien in Unternehmen
                                                    Vorbehalte und Grenzen
                                                    Einführungsprozess
                                                    Potenzial



Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009              Seite 10
Quelle: de.wikipedia.org/wiki
Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009                            Seite 11
Quelle: de.wikipedia.org/wiki


Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009                   Seite 12
Quelle: de.wikipedia.org/wiki
Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009                          Seite 13
Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Diskussion:Wiki
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KOMMUNIKATION
COLLABORATION




                                                                             WISSENSPEICHER
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KOMMUNIKATION
                                                 Vertragsverhandlungen
COLLABORATION                                    Vorbereitung von Sitzungen
                                                 Austauschplattform für
                                                 Abteilungen/Projektgruppen

        FAQ                                                                       Intranet
                                                 Ideen-Management
        Lexikon                                                                    ▪   Bekanntmachungen
        Glossar                                  Vorschlagswesen                   ▪   Informationspflicht –
        Protokolle                               Groupware                             Gesetze
        Globaler                                 Datenschutz                       ▪   Datenschutz
        Wissensspeicher
                                                 Konzept-, Angebots-,
        Dokumentation                            Antragstellung
        Spezifikation                            Projektwiki


                                                 Persönliche Wissensablage
                                                 Support-Plattform
                                                                             WISSENSSPEICHER
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KOMMUNIKATION
                                                 Vertragsverhandlungen
COLLABORATION                                    Vorbereitung von Sitzungen
                                                 Austauschplattform für
                                                 Abteilungen/Projektgruppen

        FAQ                                                                       Intranet
                                                 Ideen-Management
        Lexikon                                                                    ▪   Bekanntmachungen
        Glossar                                  Vorschlagswesen
                                                                                   ▪   Informationspflicht –
        Protokolle                               Groupware                             Gesetze
        Globaler                                 Datenschutz                       ▪   Datenschutz
        Wissensspeicher
                                                 Konzept-, Angebots-,
        Dokumentation                            Antragstellung
        Spezifikation                            Projektwiki


                                                 Persönliche Wissensablage
                                                 Support-Plattform
                                                                             WISSENSSPEICHER
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Wikis im Unternehmen
Anforderungen

            Zugangskontrolle
            Besondere Benutzerfreundlichkeit
            Rechte-System
            Erweiterungen wie PDF-Export
            Ausgereifte Suchfunktion
            Template-Mechanismus
            Integration in vorhandene Infrastruktur (z.B LDAP, SingleSignOn)



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Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009   Seite 20
Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009   Seite 21
Kommunikation mit Wikis und E-Mail




                                                                            Quelle: Manny Wilson, http://wilsonml.wordpress.com/




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Wikis im Unternehmen
Projektwiki

            Angebots- / Antragerstellung
            Projektdokumentation
            Abstimmungsprozess Agenda
            Protokolle
            Projektstand-Reports
            Abschlussbericht / Lessons Learned
            Projektdatenbank
            Kundenhistorien

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Wikis im Unternehmen
Projektwiki – Vorteile

            Reduktion der Email-Kommunikation
              ▪ Beispiel: Agenda-Abstimmung
            Transparenz
              ▪ Beispiel: Projektstand-Reporting
            Arbeitsmittel ist gleichzeitig Wissensablage
              ▪ Aufbrechen des Prozesses: Erst arbeiten dann dokumentieren
            Wissensspeicher entsteht



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Ideenmanagement
Deutschland 2007

            Eingereichte Verbesserungsvorschläge: 1,39 Millionen
            Ersparte Kosten: 1,49 Milliarden Euro
            Ausgezahlte Prämien: 168 Millionen Euro
            entspricht ca. 183 Euro pro Auszeichnung; der Prämiensatz liegt
            im Schnitt bei 15 bis 30 Prozent der Einsparungen im ersten Jahr
                                                                            Quelle: “dib-Report 2007”, Deutsches Institut für Betriebswirtschaft (dib)


            Nur 26 % der 500 größten deutschen Firmen haben ein modernes
            Ideenmanagement eingeführt
            20 % schenken den Ideen ihrer Mitarbeiter keinerlei Beachtung
                                                          Quelle: Studie quot;Ideenmanagement 2007/08quot;, Marktforschungsinstitut EuPD Research
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Ideenmanagement
Gute Gründe dafür

            Kosten werden eingespart
            Arbeitsprozesse und Produkte werden kontinuierlich verbessert
            Leistungsreserven werden mobilisiert
            Mitarbeiter werden durch Eigenverantwortung motiviert
            Die Kreativität der Mitarbeiter wird aktiviert und genutzt
            Ein positives Betriebsklima wird geschaffen
            Die Unternehmenskultur wird in Richtung Mit-Denken geprägt
            Innovationkraft und Wettbewerbsfähigkeit werden gesteigert

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Workflow eines Verbesserungsvorschlags in Ideenmanagementtool

                                                         Einreichung der Idee

Mitarbeiter                                                                                                       Führungskraft
                                                                                Einspruch
      Annahme des                                                                                                     Prüfung und
      Entscheids /                                                                                                    Delegation
      Prämienbuchung
                                                                                                 Ablehnung
                                         Freigabe
                                         der Prämie


                                                                   Gutachten / Durchführung / Prämienfestlegung

                         Controlling                                                                                                   Sachbearbeiter




                                                    In Anlehnung an http://www.wissensmanagement.net/online/archiv/2002/09_1002/ideenmanagement.shtml




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Workflow eines Verbesserungsvorschlags in einem Wiki


         Mitarbeiter                                                               Ergänzen,
                                             Eingabe                               Kommentieren,                       Kollegen
                                             der Idee                              Bewerten,
                                                                                   Empfehlen
 Annahme des
 Entscheids /
                                                                            Wiki
 Prämienbuchung




                                                                                                   Gutachten,
                             Freigabe                                                              Durchführung,
                             der Prämie                                                            Prämienfestlegung




     Controlling                                                                                                        Führungskraft



Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009                                                           Seite 28
Warum überhaupt Wissensmanagement?
Allgemeine Begründungen

            Die intellektuelle Arbeit hochqualifizierter Mitarbeiter steht heute im
            Mittelpunkt (Wissensarbeit)

            Die Wettbewerbsfähigkeit wird durch Wissensmanagement erhöht
            … vor allem heute im Zeitalter der Globalisierung

            Erkenntnis: Mitarbeiter sind Produzenten und Inhaber
            immaterieller Vermögenswerte


Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009     Seite 29
Warum überhaupt Wissensmanagement?
Konkrete Anforderungen

            Operativ:
              ▪     Krankheits- und Urlaubsvertretung
              ▪     Nachfolge bei Ruhestand
              ▪     Abteilungsübergreifender Wissensbedarf
              ▪     Projektteam-Zusammenstellung

            Strategisch
              ▪ Wissensbilanz: Was fehlt der Organisation? / Entwicklung
              ▪ Ruhestand: Welche Lücken entstehen? / Planung wird möglich
              ▪ Personalentwicklung
Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009    Seite 30
Methoden des Wissensmanagement – eine Auswahl
Technikreiche Instrumente

            Virtuelle Learning Communities                                  Prozessmanagement
            Diskussionsforen                                                Wikis
            Groupware                                                       Wissensdatenbanken
            computerbased/webasierte Training                               Wissensmarktplatz
            Balanced Scorecard                                              Yellow Pages
            Internet, Intranet                                              Benchmarking
            Laufwerke strukturieren
            Microartikel
            (Experten-)Netzwerke bilden
            Newsletter
            Projektdatenbanken
Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009                        Seite 31
Methoden des Wissensmanagement – eine Auswahl
Technikarme Instrumente

            Coaching                                                        Storytelling
            Communities of Practice                                         Wissensbroker
            Ideenmanagement                                                 Wissenstandems
            Inforäume, Kaffeeecken,                                         Patenkonzepte
            Brown-Bag-Sessions                                              Anreizsysteme
            Job Rotation                                                    Initiativen gegen das quot;Not-invented-
            Learning Sabbaticals                                            here-Syndromquot;
            Lernprojekte                                                    Kreativitätstechniken
            Lessons Learned nach Projekten                                   ▪ Brainstorming, 6-3-5-Methode,
            Litfasssäulenübung                                               ▪ Osborne-Checkliste, Bisoziation,
            Open-Space-Workshops                                             ▪ Mind Map
            Qualitätszirkel                                                 Weiterbildung
Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009                                    Seite 32
Wissensmanagement – Theorie
Kernprozesse


                                         Wissens-                               Wissens-
                                       identifikation                          bewahrung

             Wissens-                                                                                     Wissens-
              erwerb                                                                                      nutzung


                                       Wissensent-                             Wissens-
                                        wicklung                              (ver)teilung
                                                                            Quelle: Wissen managen, Probst, Raub, Romhardt 2006




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Pädagogische und Psychologische Aspekte des
Wissensmanagements

            Anfänge in den 1990er Jahren: erste wissenschaftliche
            Untersuchungen und Studien zu dem Thema
            Heute: Gängiges Thema – auch in den Fachbereichen Pädagogik
            und Psychologie

            Warum?




Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009   Seite 34
Im Zentrum steht der …


                                         Wissens-                               Wissens-
                                       identifikation                          bewahrung

             Wissens-                                                                                     Wissens-
              erwerb                                                                                      nutzung


                                       Wissensent-                             Wissens-
                                        wicklung                              (ver)teilung
                                                                            Quelle: Wissen managen, Probst, Raub, Romhardt 2006


                                                                            … untrennbar vom Wissen
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Wissensmanagement
Trends im Wissensmanagement 2007 – 2011

            Trend 1:                    Transformation zum „Unternehmen 2.0“.
            Trend 8:                    Neue Suchtechniken erobern die Unternehmen.
            Trend 9:                    Lebenslanges Lernen findet zunehmend dezentral in
                                        sozialen Netzen und selbstorganisiert statt.

                                        Aus: Wichtige Trends im Wissensmanagement 2007-2011 –
                                        Positionspapier des BITKOM




Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009                       Seite 36
KOMMUNIKATION
                                                 Virt. Learning Communities
COLLABORATION                                    Vertragsverhandlungen
                                                 Vorbereitung von Sitzungen
                                                 Austauschpl. für Abteilungen
                                                 und Projektgruppen
        FAQ                                                                       Intranet
        Lexikon                                  QM-Handbuch
                                                                                   ▪   Bekanntmachungen
        Glossar                                  Ideen-Management                  ▪   Informationspflicht –
        Protokolle                               Vorschlagswesen                       Gesetze
        Globaler                                 Groupware                         ▪   Datenschutz
        Wissensspeicher
        Mikroartikel                             Datenschutz
        Projektdatenbanken                       Konzept-, Angebots-,             Experten-Netzwerk
        Wissensdatenbanken                       Antragstellung                   Diskussionsforen
        Lessons learned
        Dokumentation                            Projektwiki
        Spezifikation
                                                 Persönliche Wissensablage
                                                 Support-Plattform
                                                                             WISSENSSPEICHER
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Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag
Agenda


                                                    Über EsPresto
                                                    Fakten und Prognosen
                                                    Einsatz-Szenarien in Unternehmen
                                                    Vorbehalte und Grenzen
                                                    Einführungsprozess
                                                    Potenzial



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Unternehmenswiki
geläufigsten Vorbehalte

            Kann nicht funktionieren
              ▪ mangels Teilnehmer-Masse
              ▪ mangels Beteiligung
            Chaos, Vandalismus
            Sicherheitsbedenken
            Fragliche Informationsgüte
            Gefährlich, wenn auf der Grundlage von Wiki-Inhalten
            Entscheidungen getroffen werden
            Verantwortlichkeit
Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009   Seite 39
Wikipedia und andere Online-Communities
Akzeptanz und Beteiligung

            Nielsen-Regel:
              ▪ 90% tragen niemals bei
              ▪ 9% tragen ab und zu bei
              ▪ 1% beteiligen sich aktiv




Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009   Seite 40
Unternehmenswiki
geläufigsten Vorbehalte

            Kann nicht funktionieren
              ▪ mangels Teilnehmer-Masse
              ▪ mangels Beteiligung




Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009   Seite 41
Unternehmenswiki
geläufigsten Vorbehalte

            Unternehmenswiki – Nielsen-Regel? – Nein:
              ▪ 30% tragen niemals bei (Trittbrettfahrer)
              ▪ 50% tragen ab und zu bei
                                                                            Quelle: Ulrike Cress, Effektiver Einsatz von Daten-
              ▪ 20% beteiligen sich aktiv                                           banken im betrieblichen Wissensmanagement




Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009                                            Seite 42
Psychologische Erklärungen für das Beteiligungsverhalten
Das soziale Dilemma

            Garrett Hardin, US-Amerikanischer Mikrobiologe und Ökonom
            Veröffentlichung „The Tragedy of the Commons“, 1968

            Wenn alle beitragen, haben alle den größten Nutzen.
            Wenn alle beitragen außer mir, habe ich den größten Nutzen, der
            Nutzen für die Allgemeinheit ist nur etwas geringer.
            Wenn alle sich so verhalten, funktioniert es nicht, keiner hat einen
            Nutzen, weder die Allgemeinheit noch der Einzelne


Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009   Seite 43
Psychologische Erklärungen für das Beteiligungsverhalten
Das soziale Dilemma




            Die Motivation ist nicht, den anderen zu schaden, sondern den
            größten eigenen Nutzen zu erzielen!




Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009   Seite 44
Unternehmenswiki
geläufigsten Vorbehalte

               Chaos
              ▪        Regelmäßige Strukturierung
              ▪        Möglicherweise einen „Kümmerer“ engagieren

               Vandalismus
              ▪        Unwahrscheinlich, da keine Anonymität
              ▪        Ungefährlich, wegen Versionierung

               Erfahrung: Es passiert nicht

Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009   Seite 45
Unternehmenswiki
geläufigsten Vorbehalte

            Sicherheitsbedenken
              ▪     Zugangskontrolle
              ▪     Justierbare Rechtevergabe
              ▪     Verschlüsselte Verbindung
              ▪     Eingeschränken des IP-Nummern-Kreises
              ▪     Innerhalb eines VPN betreiben




Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009   Seite 46
Unternehmenswiki
geläufigsten Vorbehalte

            Fragliche Informationsgüte
            Gefährlich, wenn auf der Grundlage von Wiki-Inhalten
            Entscheidungen getroffen werden
            Verantwortlichkeit unklar
            Transparenz ist gegeben:
              ▪     Historie des Inhalts
              ▪     Diskussion des Inhalts
              ▪     Autor/en sind bekannt
              ▪     Nachfragen sind möglich

Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009   Seite 47
Unternehmenswiki
Vorbehalte

            Gibt es weitere?




Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009   Seite 48
Unternehmenswiki
Gründe gegen ein Wiki

            Informationen sollen stark strukturiert erfasst werden
            Etablierte und akzeptierte Softwarelösung ist vorhanden

            Unternehmenskultur passt nicht
            …und soll auch nicht verändert werden

            Medienaffinität und –kompetenz ist sehr gering



Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009   Seite 49
Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag
Agenda


                                                    Über EsPresto
                                                    Fakten und Prognosen
                                                    Einsatz-Szenarien in Unternehmen
                                                    Vorbehalte und Grenzen
                                                    Einführungsprozess
                                                    Potenzial



Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009              Seite 50
Wissensmanagement
Einführungsprozess

            Viral oder…                                geplant oder…        …beides




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Gescheiterte Projekte – Woran lag es?
TOM-Modell

                   Technik
                                                                            Mensch




                                                                             Organisation




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Die Unternehmenskultur
Entscheidender Aspekt für die Einführung

            Organisationskultur ist die Sammlung von Traditionen, Werten,
            Regeln, Glaubenssätzen und Haltungen, die einen durchgehenden
            Kontext für alles bilden, was wir in dieser Organisation tun und
            denken.
                                        · McLean and Marshall, 1985


            “So machen wir das hier.” “This is how we do things around here.”
                                        · Bright and Parkin, 1997

                                                                            Quelle: de.wikipedia.org



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Die Unternehmenskultur
Wikis brauchen eine offene Kultur

            Beispiele einer offenen Unternehmenskultur:
              ▪ Offene Kommunikationsstrukturen – nicht nur Top-Down
              ▪     Offener Umgang mit Fehlern – Mit dem Ziel der Verbesserung
              ▪     Allgemeine Transparenz, z.B. Bedeutung von Unternehmenszielen
              ▪     Unternehmensziele können und sollen diskutiert werden
              ▪     Aufgaben werden mit den Verantwortlichkeiten übergeben


            Wenn diese Kultur nicht gegeben ist, muss sie ausdrücklich
            erwünscht sein und gefördert werden!

Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009           Seite 54
Einführung eines Wiki
Veränderung für den Einzelnen

            Vorher:
              ▪ Arbeitsabläufe sind eingeschliffen
              ▪ Mit Problemen hat man sich arrangiert
              ▪ „So ist das hier – so machen wir das hier“ – die Kultur ist vertraut

            Veränderungen verunsichern:
              ▪     „Was bringt es mir?“
              ▪     „Ist es mehr Arbeit?“
              ▪     „Kann ich das?“
              ▪     „Werde ich mit der offenen Kultur klar kommen?“
Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009          Seite 55
Einführung eines Wiki
Veränderung für den Einzelnen

            Damit verbundene Ängste:
              ▪     Angst vor Autonomieverlust
              ▪     „die anderen bemerken durch das Wiki meine Inkompetenz“
              ▪     Angst vor Arbeitsplatzverlust
              ▪     „Wenn ich etwas falsch mache, können das alle sehen“
              ▪     „Kann es gegen mich verwendet werden?“
              ▪     „Werde ich für Inhalte möglicherweise zur Verantwortung gezogen?“




Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009       Seite 56
Unternehmensweites Wiki
Einführungsprozess




                                                                                      Betrieb
                                                                                   Evaluation
                                                                                 Rollout
                                                                              Umsetzung
                                                                            Vorbereitung


Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009                  Seite 57
Unternehmensweites Wiki
Einführungsprozess

            Vorbereitung
              ▪ Zielbestimmung (unter Einbeziehung verschiedener Abteilungen)
              ▪ Einschätzung der bestehenden Organisations- und
                Kommunikationskultur
              ▪ Bestimmung geeigneter Motivationsanreize
              ▪ Bestimmung der ersten Themenschwerpunkte (Wiki-Inhalte)
              ▪ Abgrenzung zu anderen Systemen
              ▪ Bestimmung der benötigten Schnittstellen zu anderen Systemen
              ▪ Auswahl eines Wiki-Systems

Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009   Seite 58
Motivationsanreize
Bonussysteme

            Eingabe-orientiertes Bonussystem:
              ▪ Quantität steigt
              ▪ Qualität sinkt

            Abruf-orientiertes Bonussystem:
              ▪ Quantität steigt nicht auf Kosten der Qualität
              ▪ Belohnt wird der allgemeine Nutzen

            Contra: Intrinsische Motivation kann untergraben werden

Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009   Seite 59
Motivationsanreize
Information über Teilnahme der anderen

            Wenn andere mehr eingeben:
              ▪ Einfluss: Engagement wird verstärkt

            Wenn andere weniger eingeben:
              ▪ Einfluss: Engagement wird verringert




Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009   Seite 60
Motivationsanreize
Information über Teilnahme der anderen

            Keine Negativ-Beispiele benennen
              ▪ Erzeugt Ressentiments gegen das Wiki




            Besser: Mitarbeiter mit den meisten Einträgen werden genannt


Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009   Seite 61
Motivationsanreize
Identifikation

            Wir-Gefühl erzeugen
            Anonymität reduzieren
              ▪ Andere Nutzer mit Foto (Profil-Seite)

            Information darüber, wer die eingegeben Informationen nutzt
            Feedback/Kommentare zulassen
            Rating



Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009   Seite 62
Motivationsanreize
Nutzung darstellen

            Positive Darstellung der Nutzung
            In regelmäßigen Abständen
              ▪ Darstellung eines besonderen Beitrags
              ▪ Darstellung besonders aktiver Mitarbeiter

            Immer auf positive Darstellung achten: Wenn Zuwachsrate sinkt,
            dann absolute Zahl der Beiträge promoten



Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009   Seite 63
Motivationsanreize
Vereinfachung

            In den Arbeitsprozess einbinden
            Einpflege „en Passant“, d.h. System sollte sehr einfach und
            schnell zu bedienen sein
            Der Wissensspeicher ist bereits das Arbeitsmittel

            Individuelle Nutzen entsteht gleichzeitig mit dem allgemeinen
            Nutzen



Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009   Seite 64
Unternehmensweites Wiki
Einführungsprozess

            Vorbereitung
              ▪ …

            „Es gibt nichts Gutes / außer: Man tut es!“ – Erich Kästner




Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009   Seite 65
Unternehmensweites Wiki
Einführungsprozess

            Umsetzung
              ▪     Bildung und Betreuung eines internen Wiki-Teams
              ▪     Installation, Konfiguration des Wiki-Systems
              ▪     Designumsetzung
              ▪     Schaffung der initialen Struktur
              ▪     Datenmigration
              ▪     Erstellung der benötigten Templates
              ▪     Schaffung der festgelegten Schnittstellen
              ▪     Erstellung von Hilfe- und Schulungsmaterialien

Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009   Seite 66
Akzeptanz und Beteiligung
Identifikation

            Ansprechendes Design
            Angepasst an das CD des Unternehmens

            Spielerische Komponente
            einbringen?
              ▪ Beispiel:
                Wikinger bei Fraport



                                                                            Quelle: Fraport
Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009           Seite 67
Akzeptanz und Beteiligung
Medienaffinität und -kompetenz

            Schulung
              ▪     Auffinden von Informationen
              ▪     Beitragen von Informationen
              ▪     Abonnieren von Seiten/Bereichen
              ▪     Umdenken in der Informationsaufbereitung
            Online Hilfe
              ▪ Screencasts
              ▪ Gute Dokumentation
              ▪ FAQs
            Ansprechpartner/Hotline
Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009   Seite 68
Unternehmensweites Wiki
Einführungsprozess

            Umsetzung (Fortsetzung)
              ▪ Rollout Phase 1: aktiven Kreis erweitern (verdrei- bis vervierfachen)
              ▪ Unterstützung bei Strukturierung und Einstellung von Inhalten
              ▪ Erfahrungen aus der Rollout Phase 1 in Verbesserungen umsetzen
              ▪ Rollout Phase 2: Kreis nochmals erweitern (in Abhängigkeit der
                Unternehmensgröße und -kultur)
              ▪ Begleitung der Nutzer (mögliche Barrieren aufdecken)




Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009        Seite 69
Unternehmensweites Wiki
Einführungsprozess

            Betrieb

              ▪     Evaluation (gegenüber ursprünglicher Zielsetzung)
              ▪     Kontinuierliche Auswertung und Verbesserung
              ▪     Barrieren aufdecken und beseitigen
              ▪     Kontinuierliche technische Anpassungen
              ▪     Kontinuierliche strukturelle Anpassungen




Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009   Seite 70
Akzeptanz und Beteiligung
Alle Barrieren beseitigen

            Barriere Unsicherheit
              ▪     „Ich kann nix kaputt machen“
              ▪     Alte Versionen sind immer reproduzierbar
              ▪     „Ich weiß, was die anderen von meiner Aktivität mitbekommen“
              ▪     Sandbox – „Ich kann erstmal ungesehen alles ausprobieren“
            Barriere Perfektionismus:
              ▪ Es ist okay, mit unvollständigen, stichpunktartigen Beiträgen zu
                starten
            Barriere Sprache
              ▪ Beiträge in der Landessprache
Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009          Seite 71
Einige Tipps zum
Einführungsprozess

            Unterstützung durch das Management
            Mitarbeiter frühzeitig mit einbeziehen
            Nicht mit einem leeren Wiki beginnen
            Umdenken in der Informationsaufbereitung
              ▪ Umdenken im Arbeits- und Dokumentationsprozess
            Traditionelle IT-Tools als Brücke nutzen: Email mit Link ins Wiki
            Richtlinien/Vorgaben (keine Regeln)
            Kontinuierlichen „Kümmerer“ engagieren
            Zeit lassen und pflegen!
Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009   Seite 72
Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag
Agenda


                                                    Über EsPresto
                                                    Fakten und Prognosen
                                                    Einsatz-Szenarien in Unternehmen
                                                    Vorbehalte und Grenzen
                                                    Einführungsprozess
                                                    Potenzial



Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009              Seite 73
Unternehmenswiki
Vorteile

            Sehr einfaches Tool
              ▪ Einfach erlernbar und bedienbar
              ▪ Schnell etwas beitragen
            Der Anwender benötigt außer einem Browser keinen Client

            Gute open source Produkte
            Kostengünstig in Anschaffung und Wartung

            Für die Zusammenarbeit vielfältig und flexibel einsetzbar
            Wächst organisch und bedarfsorientiert
Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009   Seite 74
Effekte von Enterprise 2.0




                                                                            Quelle: „Enterprise 2.0 – Analyse zu Stand und Perspekti-
                                                                            ven in der deutschen Wirtschaft“, BITKOM e.V. August 2008
Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009                                                    Seite 75
Unternehmenswiki
Potenzial




Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009   Seite 76
Zusammenfassung



      Viel Erfolg!

                                        …und vor allem…

                                                                            Viel Spaß!




Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009                Seite 77
Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !


                                                                            Internet: www.espresto.de
                                                                            Email: info@espresto.com
                                                                            Tel. 030 - 90 226-750
                                               EsPresto AG
                                        Breite Straße 30-31
                                               10178 Berlin



                                         Wiki On Demand: wiki.espresto.de


Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009                               Seite 78

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Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag

  • 1. Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag FHTW Berlin eLearning-Kolloquium Maya Biersack, 21.Januar 2009
  • 2. Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag Agenda Über EsPresto Fakten und Prognosen Einsatz-Szenarien in Unternehmen Vorbehalte und Grenzen Einführungsprozess Potenzial Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 2
  • 3. Über uns EsPresto Fakten 2000 gegründet von Maya, Alexander und Peter Biersack Sitz in Berlin, 20 Mitarbeiter Entwicklung und Umsetzung kundenspezifischer, web-basierter Lösungen Eine Auswahl aktueller Kunden: Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 3
  • 4. EsPresto Wikis im Unternehmenseinsatz Individuelle Wiki-Lösung ▪ Beratung ▪ Integration bestehender Systeme ▪ Individuelle Anpassung ▪ Begleitung der Einführung − Funktionalität ▪ Wartung und Betrieb − Design Wiki On demand ▪ Vorkonfektioniertes Wiki buchen und gleich loslegen: wiki.espresto.de Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 4
  • 5. Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag Agenda Über EsPresto Fakten und Prognosen Einsatz-Szenarien in Unternehmen Vorbehalte und Grenzen Einführungsprozess Potenzial Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 5
  • 6. Fakten und Prognosen Wikis in deutschen Unternehmen Ergebnisse einer Studie mit 156 deutschen Unternehmen mit >100 MA in wissensintensiven Wirtschaftszweigen : In 7% der U‘ nutzen einzelne Mitarbeiter Wikis. In 6% der U‘ nutzen einzelne Abteilungen Wikis. In 5% der U‘ werden Wikis unternehmensweit genutzt (bei größeren U‘ erhöht sich der Anteil: 8% der U‘>500 MA werden Wikis unternehmensweit genutzt) Quelle: „Web 2.0 in deutschen Unternehmen“, CoreMedia, 2007 Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 6
  • 7. Fakten und Prognosen Enterprise 2.0 – Umfrage mit 400 Unternehmen Quelle: „Enterprise 2.0 – Analyse zu Stand und Perspekti- ven in der deutschen Wirtschaft“, BITKOM e.V. August 2008 Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 7
  • 8. Hype- Cycle 2006 Quelle: spiegelonline.de 2006 Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 8
  • 9. Hype- Cycle 2008 Quelle: www.networkcomputing.de 2008 Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 9
  • 10. Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag Agenda Über EsPresto Fakten und Prognosen Einsatz-Szenarien in Unternehmen Vorbehalte und Grenzen Einführungsprozess Potenzial Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 10
  • 11. Quelle: de.wikipedia.org/wiki Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 11
  • 12. Quelle: de.wikipedia.org/wiki Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 12
  • 13. Quelle: de.wikipedia.org/wiki Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 13
  • 14. Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Diskussion:Wiki Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 14
  • 15. KOMMUNIKATION COLLABORATION WISSENSPEICHER Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 15
  • 16. KOMMUNIKATION Vertragsverhandlungen COLLABORATION Vorbereitung von Sitzungen Austauschplattform für Abteilungen/Projektgruppen FAQ Intranet Ideen-Management Lexikon ▪ Bekanntmachungen Glossar Vorschlagswesen ▪ Informationspflicht – Protokolle Groupware Gesetze Globaler Datenschutz ▪ Datenschutz Wissensspeicher Konzept-, Angebots-, Dokumentation Antragstellung Spezifikation Projektwiki Persönliche Wissensablage Support-Plattform WISSENSSPEICHER Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 16
  • 17. KOMMUNIKATION Vertragsverhandlungen COLLABORATION Vorbereitung von Sitzungen Austauschplattform für Abteilungen/Projektgruppen FAQ Intranet Ideen-Management Lexikon ▪ Bekanntmachungen Glossar Vorschlagswesen ▪ Informationspflicht – Protokolle Groupware Gesetze Globaler Datenschutz ▪ Datenschutz Wissensspeicher Konzept-, Angebots-, Dokumentation Antragstellung Spezifikation Projektwiki Persönliche Wissensablage Support-Plattform WISSENSSPEICHER Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 17
  • 18. Wikis im Unternehmen Anforderungen Zugangskontrolle Besondere Benutzerfreundlichkeit Rechte-System Erweiterungen wie PDF-Export Ausgereifte Suchfunktion Template-Mechanismus Integration in vorhandene Infrastruktur (z.B LDAP, SingleSignOn) Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 18
  • 19. Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 19
  • 20. Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 20
  • 21. Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 21
  • 22. Kommunikation mit Wikis und E-Mail Quelle: Manny Wilson, http://wilsonml.wordpress.com/ Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 22
  • 23. Wikis im Unternehmen Projektwiki Angebots- / Antragerstellung Projektdokumentation Abstimmungsprozess Agenda Protokolle Projektstand-Reports Abschlussbericht / Lessons Learned Projektdatenbank Kundenhistorien Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 23
  • 24. Wikis im Unternehmen Projektwiki – Vorteile Reduktion der Email-Kommunikation ▪ Beispiel: Agenda-Abstimmung Transparenz ▪ Beispiel: Projektstand-Reporting Arbeitsmittel ist gleichzeitig Wissensablage ▪ Aufbrechen des Prozesses: Erst arbeiten dann dokumentieren Wissensspeicher entsteht Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 24
  • 25. Ideenmanagement Deutschland 2007 Eingereichte Verbesserungsvorschläge: 1,39 Millionen Ersparte Kosten: 1,49 Milliarden Euro Ausgezahlte Prämien: 168 Millionen Euro entspricht ca. 183 Euro pro Auszeichnung; der Prämiensatz liegt im Schnitt bei 15 bis 30 Prozent der Einsparungen im ersten Jahr Quelle: “dib-Report 2007”, Deutsches Institut für Betriebswirtschaft (dib) Nur 26 % der 500 größten deutschen Firmen haben ein modernes Ideenmanagement eingeführt 20 % schenken den Ideen ihrer Mitarbeiter keinerlei Beachtung Quelle: Studie quot;Ideenmanagement 2007/08quot;, Marktforschungsinstitut EuPD Research Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 25
  • 26. Ideenmanagement Gute Gründe dafür Kosten werden eingespart Arbeitsprozesse und Produkte werden kontinuierlich verbessert Leistungsreserven werden mobilisiert Mitarbeiter werden durch Eigenverantwortung motiviert Die Kreativität der Mitarbeiter wird aktiviert und genutzt Ein positives Betriebsklima wird geschaffen Die Unternehmenskultur wird in Richtung Mit-Denken geprägt Innovationkraft und Wettbewerbsfähigkeit werden gesteigert Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 26
  • 27. Workflow eines Verbesserungsvorschlags in Ideenmanagementtool Einreichung der Idee Mitarbeiter Führungskraft Einspruch Annahme des Prüfung und Entscheids / Delegation Prämienbuchung Ablehnung Freigabe der Prämie Gutachten / Durchführung / Prämienfestlegung Controlling Sachbearbeiter In Anlehnung an http://www.wissensmanagement.net/online/archiv/2002/09_1002/ideenmanagement.shtml Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 27
  • 28. Workflow eines Verbesserungsvorschlags in einem Wiki Mitarbeiter Ergänzen, Eingabe Kommentieren, Kollegen der Idee Bewerten, Empfehlen Annahme des Entscheids / Wiki Prämienbuchung Gutachten, Freigabe Durchführung, der Prämie Prämienfestlegung Controlling Führungskraft Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 28
  • 29. Warum überhaupt Wissensmanagement? Allgemeine Begründungen Die intellektuelle Arbeit hochqualifizierter Mitarbeiter steht heute im Mittelpunkt (Wissensarbeit) Die Wettbewerbsfähigkeit wird durch Wissensmanagement erhöht … vor allem heute im Zeitalter der Globalisierung Erkenntnis: Mitarbeiter sind Produzenten und Inhaber immaterieller Vermögenswerte Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 29
  • 30. Warum überhaupt Wissensmanagement? Konkrete Anforderungen Operativ: ▪ Krankheits- und Urlaubsvertretung ▪ Nachfolge bei Ruhestand ▪ Abteilungsübergreifender Wissensbedarf ▪ Projektteam-Zusammenstellung Strategisch ▪ Wissensbilanz: Was fehlt der Organisation? / Entwicklung ▪ Ruhestand: Welche Lücken entstehen? / Planung wird möglich ▪ Personalentwicklung Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 30
  • 31. Methoden des Wissensmanagement – eine Auswahl Technikreiche Instrumente Virtuelle Learning Communities Prozessmanagement Diskussionsforen Wikis Groupware Wissensdatenbanken computerbased/webasierte Training Wissensmarktplatz Balanced Scorecard Yellow Pages Internet, Intranet Benchmarking Laufwerke strukturieren Microartikel (Experten-)Netzwerke bilden Newsletter Projektdatenbanken Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 31
  • 32. Methoden des Wissensmanagement – eine Auswahl Technikarme Instrumente Coaching Storytelling Communities of Practice Wissensbroker Ideenmanagement Wissenstandems Inforäume, Kaffeeecken, Patenkonzepte Brown-Bag-Sessions Anreizsysteme Job Rotation Initiativen gegen das quot;Not-invented- Learning Sabbaticals here-Syndromquot; Lernprojekte Kreativitätstechniken Lessons Learned nach Projekten ▪ Brainstorming, 6-3-5-Methode, Litfasssäulenübung ▪ Osborne-Checkliste, Bisoziation, Open-Space-Workshops ▪ Mind Map Qualitätszirkel Weiterbildung Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 32
  • 33. Wissensmanagement – Theorie Kernprozesse Wissens- Wissens- identifikation bewahrung Wissens- Wissens- erwerb nutzung Wissensent- Wissens- wicklung (ver)teilung Quelle: Wissen managen, Probst, Raub, Romhardt 2006 Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 33
  • 34. Pädagogische und Psychologische Aspekte des Wissensmanagements Anfänge in den 1990er Jahren: erste wissenschaftliche Untersuchungen und Studien zu dem Thema Heute: Gängiges Thema – auch in den Fachbereichen Pädagogik und Psychologie Warum? Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 34
  • 35. Im Zentrum steht der … Wissens- Wissens- identifikation bewahrung Wissens- Wissens- erwerb nutzung Wissensent- Wissens- wicklung (ver)teilung Quelle: Wissen managen, Probst, Raub, Romhardt 2006 … untrennbar vom Wissen Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 35
  • 36. Wissensmanagement Trends im Wissensmanagement 2007 – 2011 Trend 1: Transformation zum „Unternehmen 2.0“. Trend 8: Neue Suchtechniken erobern die Unternehmen. Trend 9: Lebenslanges Lernen findet zunehmend dezentral in sozialen Netzen und selbstorganisiert statt. Aus: Wichtige Trends im Wissensmanagement 2007-2011 – Positionspapier des BITKOM Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 36
  • 37. KOMMUNIKATION Virt. Learning Communities COLLABORATION Vertragsverhandlungen Vorbereitung von Sitzungen Austauschpl. für Abteilungen und Projektgruppen FAQ Intranet Lexikon QM-Handbuch ▪ Bekanntmachungen Glossar Ideen-Management ▪ Informationspflicht – Protokolle Vorschlagswesen Gesetze Globaler Groupware ▪ Datenschutz Wissensspeicher Mikroartikel Datenschutz Projektdatenbanken Konzept-, Angebots-, Experten-Netzwerk Wissensdatenbanken Antragstellung Diskussionsforen Lessons learned Dokumentation Projektwiki Spezifikation Persönliche Wissensablage Support-Plattform WISSENSSPEICHER Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 37
  • 38. Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag Agenda Über EsPresto Fakten und Prognosen Einsatz-Szenarien in Unternehmen Vorbehalte und Grenzen Einführungsprozess Potenzial Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 38
  • 39. Unternehmenswiki geläufigsten Vorbehalte Kann nicht funktionieren ▪ mangels Teilnehmer-Masse ▪ mangels Beteiligung Chaos, Vandalismus Sicherheitsbedenken Fragliche Informationsgüte Gefährlich, wenn auf der Grundlage von Wiki-Inhalten Entscheidungen getroffen werden Verantwortlichkeit Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 39
  • 40. Wikipedia und andere Online-Communities Akzeptanz und Beteiligung Nielsen-Regel: ▪ 90% tragen niemals bei ▪ 9% tragen ab und zu bei ▪ 1% beteiligen sich aktiv Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 40
  • 41. Unternehmenswiki geläufigsten Vorbehalte Kann nicht funktionieren ▪ mangels Teilnehmer-Masse ▪ mangels Beteiligung Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 41
  • 42. Unternehmenswiki geläufigsten Vorbehalte Unternehmenswiki – Nielsen-Regel? – Nein: ▪ 30% tragen niemals bei (Trittbrettfahrer) ▪ 50% tragen ab und zu bei Quelle: Ulrike Cress, Effektiver Einsatz von Daten- ▪ 20% beteiligen sich aktiv banken im betrieblichen Wissensmanagement Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 42
  • 43. Psychologische Erklärungen für das Beteiligungsverhalten Das soziale Dilemma Garrett Hardin, US-Amerikanischer Mikrobiologe und Ökonom Veröffentlichung „The Tragedy of the Commons“, 1968 Wenn alle beitragen, haben alle den größten Nutzen. Wenn alle beitragen außer mir, habe ich den größten Nutzen, der Nutzen für die Allgemeinheit ist nur etwas geringer. Wenn alle sich so verhalten, funktioniert es nicht, keiner hat einen Nutzen, weder die Allgemeinheit noch der Einzelne Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 43
  • 44. Psychologische Erklärungen für das Beteiligungsverhalten Das soziale Dilemma Die Motivation ist nicht, den anderen zu schaden, sondern den größten eigenen Nutzen zu erzielen! Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 44
  • 45. Unternehmenswiki geläufigsten Vorbehalte Chaos ▪ Regelmäßige Strukturierung ▪ Möglicherweise einen „Kümmerer“ engagieren Vandalismus ▪ Unwahrscheinlich, da keine Anonymität ▪ Ungefährlich, wegen Versionierung Erfahrung: Es passiert nicht Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 45
  • 46. Unternehmenswiki geläufigsten Vorbehalte Sicherheitsbedenken ▪ Zugangskontrolle ▪ Justierbare Rechtevergabe ▪ Verschlüsselte Verbindung ▪ Eingeschränken des IP-Nummern-Kreises ▪ Innerhalb eines VPN betreiben Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 46
  • 47. Unternehmenswiki geläufigsten Vorbehalte Fragliche Informationsgüte Gefährlich, wenn auf der Grundlage von Wiki-Inhalten Entscheidungen getroffen werden Verantwortlichkeit unklar Transparenz ist gegeben: ▪ Historie des Inhalts ▪ Diskussion des Inhalts ▪ Autor/en sind bekannt ▪ Nachfragen sind möglich Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 47
  • 48. Unternehmenswiki Vorbehalte Gibt es weitere? Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 48
  • 49. Unternehmenswiki Gründe gegen ein Wiki Informationen sollen stark strukturiert erfasst werden Etablierte und akzeptierte Softwarelösung ist vorhanden Unternehmenskultur passt nicht …und soll auch nicht verändert werden Medienaffinität und –kompetenz ist sehr gering Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 49
  • 50. Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag Agenda Über EsPresto Fakten und Prognosen Einsatz-Szenarien in Unternehmen Vorbehalte und Grenzen Einführungsprozess Potenzial Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 50
  • 51. Wissensmanagement Einführungsprozess Viral oder… geplant oder… …beides Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 51
  • 52. Gescheiterte Projekte – Woran lag es? TOM-Modell Technik Mensch Organisation Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 52
  • 53. Die Unternehmenskultur Entscheidender Aspekt für die Einführung Organisationskultur ist die Sammlung von Traditionen, Werten, Regeln, Glaubenssätzen und Haltungen, die einen durchgehenden Kontext für alles bilden, was wir in dieser Organisation tun und denken. · McLean and Marshall, 1985 “So machen wir das hier.” “This is how we do things around here.” · Bright and Parkin, 1997 Quelle: de.wikipedia.org Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 53
  • 54. Die Unternehmenskultur Wikis brauchen eine offene Kultur Beispiele einer offenen Unternehmenskultur: ▪ Offene Kommunikationsstrukturen – nicht nur Top-Down ▪ Offener Umgang mit Fehlern – Mit dem Ziel der Verbesserung ▪ Allgemeine Transparenz, z.B. Bedeutung von Unternehmenszielen ▪ Unternehmensziele können und sollen diskutiert werden ▪ Aufgaben werden mit den Verantwortlichkeiten übergeben Wenn diese Kultur nicht gegeben ist, muss sie ausdrücklich erwünscht sein und gefördert werden! Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 54
  • 55. Einführung eines Wiki Veränderung für den Einzelnen Vorher: ▪ Arbeitsabläufe sind eingeschliffen ▪ Mit Problemen hat man sich arrangiert ▪ „So ist das hier – so machen wir das hier“ – die Kultur ist vertraut Veränderungen verunsichern: ▪ „Was bringt es mir?“ ▪ „Ist es mehr Arbeit?“ ▪ „Kann ich das?“ ▪ „Werde ich mit der offenen Kultur klar kommen?“ Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 55
  • 56. Einführung eines Wiki Veränderung für den Einzelnen Damit verbundene Ängste: ▪ Angst vor Autonomieverlust ▪ „die anderen bemerken durch das Wiki meine Inkompetenz“ ▪ Angst vor Arbeitsplatzverlust ▪ „Wenn ich etwas falsch mache, können das alle sehen“ ▪ „Kann es gegen mich verwendet werden?“ ▪ „Werde ich für Inhalte möglicherweise zur Verantwortung gezogen?“ Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 56
  • 57. Unternehmensweites Wiki Einführungsprozess Betrieb Evaluation Rollout Umsetzung Vorbereitung Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 57
  • 58. Unternehmensweites Wiki Einführungsprozess Vorbereitung ▪ Zielbestimmung (unter Einbeziehung verschiedener Abteilungen) ▪ Einschätzung der bestehenden Organisations- und Kommunikationskultur ▪ Bestimmung geeigneter Motivationsanreize ▪ Bestimmung der ersten Themenschwerpunkte (Wiki-Inhalte) ▪ Abgrenzung zu anderen Systemen ▪ Bestimmung der benötigten Schnittstellen zu anderen Systemen ▪ Auswahl eines Wiki-Systems Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 58
  • 59. Motivationsanreize Bonussysteme Eingabe-orientiertes Bonussystem: ▪ Quantität steigt ▪ Qualität sinkt Abruf-orientiertes Bonussystem: ▪ Quantität steigt nicht auf Kosten der Qualität ▪ Belohnt wird der allgemeine Nutzen Contra: Intrinsische Motivation kann untergraben werden Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 59
  • 60. Motivationsanreize Information über Teilnahme der anderen Wenn andere mehr eingeben: ▪ Einfluss: Engagement wird verstärkt Wenn andere weniger eingeben: ▪ Einfluss: Engagement wird verringert Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 60
  • 61. Motivationsanreize Information über Teilnahme der anderen Keine Negativ-Beispiele benennen ▪ Erzeugt Ressentiments gegen das Wiki Besser: Mitarbeiter mit den meisten Einträgen werden genannt Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 61
  • 62. Motivationsanreize Identifikation Wir-Gefühl erzeugen Anonymität reduzieren ▪ Andere Nutzer mit Foto (Profil-Seite) Information darüber, wer die eingegeben Informationen nutzt Feedback/Kommentare zulassen Rating Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 62
  • 63. Motivationsanreize Nutzung darstellen Positive Darstellung der Nutzung In regelmäßigen Abständen ▪ Darstellung eines besonderen Beitrags ▪ Darstellung besonders aktiver Mitarbeiter Immer auf positive Darstellung achten: Wenn Zuwachsrate sinkt, dann absolute Zahl der Beiträge promoten Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 63
  • 64. Motivationsanreize Vereinfachung In den Arbeitsprozess einbinden Einpflege „en Passant“, d.h. System sollte sehr einfach und schnell zu bedienen sein Der Wissensspeicher ist bereits das Arbeitsmittel Individuelle Nutzen entsteht gleichzeitig mit dem allgemeinen Nutzen Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 64
  • 65. Unternehmensweites Wiki Einführungsprozess Vorbereitung ▪ … „Es gibt nichts Gutes / außer: Man tut es!“ – Erich Kästner Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 65
  • 66. Unternehmensweites Wiki Einführungsprozess Umsetzung ▪ Bildung und Betreuung eines internen Wiki-Teams ▪ Installation, Konfiguration des Wiki-Systems ▪ Designumsetzung ▪ Schaffung der initialen Struktur ▪ Datenmigration ▪ Erstellung der benötigten Templates ▪ Schaffung der festgelegten Schnittstellen ▪ Erstellung von Hilfe- und Schulungsmaterialien Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 66
  • 67. Akzeptanz und Beteiligung Identifikation Ansprechendes Design Angepasst an das CD des Unternehmens Spielerische Komponente einbringen? ▪ Beispiel: Wikinger bei Fraport Quelle: Fraport Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 67
  • 68. Akzeptanz und Beteiligung Medienaffinität und -kompetenz Schulung ▪ Auffinden von Informationen ▪ Beitragen von Informationen ▪ Abonnieren von Seiten/Bereichen ▪ Umdenken in der Informationsaufbereitung Online Hilfe ▪ Screencasts ▪ Gute Dokumentation ▪ FAQs Ansprechpartner/Hotline Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 68
  • 69. Unternehmensweites Wiki Einführungsprozess Umsetzung (Fortsetzung) ▪ Rollout Phase 1: aktiven Kreis erweitern (verdrei- bis vervierfachen) ▪ Unterstützung bei Strukturierung und Einstellung von Inhalten ▪ Erfahrungen aus der Rollout Phase 1 in Verbesserungen umsetzen ▪ Rollout Phase 2: Kreis nochmals erweitern (in Abhängigkeit der Unternehmensgröße und -kultur) ▪ Begleitung der Nutzer (mögliche Barrieren aufdecken) Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 69
  • 70. Unternehmensweites Wiki Einführungsprozess Betrieb ▪ Evaluation (gegenüber ursprünglicher Zielsetzung) ▪ Kontinuierliche Auswertung und Verbesserung ▪ Barrieren aufdecken und beseitigen ▪ Kontinuierliche technische Anpassungen ▪ Kontinuierliche strukturelle Anpassungen Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 70
  • 71. Akzeptanz und Beteiligung Alle Barrieren beseitigen Barriere Unsicherheit ▪ „Ich kann nix kaputt machen“ ▪ Alte Versionen sind immer reproduzierbar ▪ „Ich weiß, was die anderen von meiner Aktivität mitbekommen“ ▪ Sandbox – „Ich kann erstmal ungesehen alles ausprobieren“ Barriere Perfektionismus: ▪ Es ist okay, mit unvollständigen, stichpunktartigen Beiträgen zu starten Barriere Sprache ▪ Beiträge in der Landessprache Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 71
  • 72. Einige Tipps zum Einführungsprozess Unterstützung durch das Management Mitarbeiter frühzeitig mit einbeziehen Nicht mit einem leeren Wiki beginnen Umdenken in der Informationsaufbereitung ▪ Umdenken im Arbeits- und Dokumentationsprozess Traditionelle IT-Tools als Brücke nutzen: Email mit Link ins Wiki Richtlinien/Vorgaben (keine Regeln) Kontinuierlichen „Kümmerer“ engagieren Zeit lassen und pflegen! Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 72
  • 73. Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag Agenda Über EsPresto Fakten und Prognosen Einsatz-Szenarien in Unternehmen Vorbehalte und Grenzen Einführungsprozess Potenzial Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 73
  • 74. Unternehmenswiki Vorteile Sehr einfaches Tool ▪ Einfach erlernbar und bedienbar ▪ Schnell etwas beitragen Der Anwender benötigt außer einem Browser keinen Client Gute open source Produkte Kostengünstig in Anschaffung und Wartung Für die Zusammenarbeit vielfältig und flexibel einsetzbar Wächst organisch und bedarfsorientiert Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 74
  • 75. Effekte von Enterprise 2.0 Quelle: „Enterprise 2.0 – Analyse zu Stand und Perspekti- ven in der deutschen Wirtschaft“, BITKOM e.V. August 2008 Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 75
  • 76. Unternehmenswiki Potenzial Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 76
  • 77. Zusammenfassung Viel Erfolg! …und vor allem… Viel Spaß! Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 77
  • 78. Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Internet: www.espresto.de Email: info@espresto.com Tel. 030 - 90 226-750 EsPresto AG Breite Straße 30-31 10178 Berlin Wiki On Demand: wiki.espresto.de Der Einsatz von Wikis im Unternehmensalltag © EsPresto AG, 21.Januar 2009 Seite 78