Einlassmanagement für Events und Veranstaltungen waren schon immer essenziell. Während Corona ist es aber doppelt wichtig: Die Nachverfolgbarkeit entscheidet über die Machbarkeit einer Veranstaltung. InfoTix unterstützt bei der Umsetzung von Einlassmanagement, hilft beim Nachverfolgen von Teilnehmern und liefert zudem wertvolle Daten für den Aftersale.

1. Covid-19 Einlasstracking
Einlass-Tracking und Einlasskontrolle –
nicht nur während Corona.

2. Die Basics: Ticketing & Einlassmanagement
• Sie importieren im Backend eine CSV- oder Excel-Liste mit Namen + E-
Mailadressen Ihrer Teilnehmer.
• Über InfoTix verschicken Sie (whitelabel) Barcode-Tickets.
• Ihre Teilnehmer kommen mit den Barcode-Tickets (ausgedruckt oder
auf dem Smartphone) und werden gescannt.
• Beim Einlass erhalten Ihre Teilnehmer eines/mehrerer der Elemente:
• RFID-Armband
• Barcode-Namensschild
• Namensschild als Aufkleber
• RFID Karte

3. Advanced Tracking
• Nach dem Check-In können Sie an verschiedenen Stationen Daten
erheben. Tracken Sie…
• … welche Teilnehmer welche Break-Out Session besucht.
• … wer welchen Eingang oder Ausgang verwendet.
• … wer welche Goodie-Bag abgeholt hat.
• … wer weitere Informationen zugeschickt bekommen möchte.
• … wer in den Saal gelaufen und wieder verlassen hat (Corona)

4. Zugangskontrolle
• Nutzen Sie InfoTix zur
Zugangskontrolle! Wer darf den
Backstage-Bereich betreten, wer in den
VIP Raum darf und wer den Teamraum
betreten darf.
• Neben der Anzeige auf Bildschirm
können Licht- oder externe Anzeigen
zugeschaltet werden.

5. Benutzergruppen
• Unterschiedliche Teilnehmer können
in unterschiedene Bereiche
eigelassen werden.
• Freischaltung z.B. für Backstage, für
VIP oder für Zulieferer nur zu
gewissen Zeiten
• Tracking (Corona) auch von
Lieferdiensten und Dienstleistern.

6. Kontaktfrei
• Sowohl im Scanner-Modus mit
Barcode-Tickets als auch mit RFID-
Armbändern wird der Kontakt auf ein
Minimum reduziert.
• InfoTix kann beliebige Aufkleber (z.B.
Namensschilder für Teilnehmer oder
Stühle) drucken.

7. Dashboard
• Alle Daten live & in Echtzeit
• Mobil & im Web
• Unterschiedliche Berechtigungen

8. Reports
• Alle Daten werden getrackt
• Jederzeit UND/ODER abfragen checken
• Auswertungen aus dem System
• Alle Daten können exportiert werden.

9. Datenschutz & Transparenz
• Datenschutz und Transparenz sind wichtig
für jede Veranstaltung.
• InfoTix kommt komplett von unserem Team
- wir kennen jede Zeile Code. Anpassungen
und Erweiterungen sind daher möglich.
• Die Daten liegen DSGVO-konform auf einem
Server in Deutschland oder Frankreich. Die
Übertragung läuft über eine verschlüsselte
Verbindung.

10. Alle Features
• Rechtemanagement für Team und Teilnehmer
• Event-Setup: Legen Sie selbst Events an
• Teilnehmerdaten per Excel/CSV importieren
• Teil-Events anlegen & nachverfolgen (z.B. VIP
Get-Together, Zusatz-Workshops)
• Corona-Tracking (wer betritt/verlässt wann den
Saal)
• Druck von Namensschildern, Barcodes und
Aufklebern on demand
• Fehlende Informationen beim Check-In
abfragen (z.B. Telefonnummer, Unterschrift)
• 100% Reporting: Sehen, wer wann was
gescannt/geändert hat
• RFID, NFC oder Barcode-Check-In
• Import externer Barcode-Tickets (wenn schon
Barcode-Tickets versandt werden/wurden, z.B.
Digistore)
• Dashboard (mobil/online): Jederzeit alle Daten
und Zahlen sichtbar
• Helpdesk: Vor Ort Teilnehmer nachbuchen,
suchen, sperren
• DSGVO-konform
• Ausfallsicher durch eigene LTE-Integration ins
Handynetz
• Ausfallsicher: auch ohne Internet läuft der
Check-In weiter
• Whitelabel möglich
• Zugangskontrolle für Teilnehmer, Team und VIP

11. Kosten
• Einmalige Einrichtung pro Account (EUR 950 – EUR 2.400)
• Bereitstellung pro Jahr (EUR 240 – EUR 1.200)
• Event-Pauschale (EUR 500 – EUR 3.800, abhängig von Anzahl der
Scan-Stationen, Umfang, Dauer und Personal)
• Kosten pro Teilnehmer (ab EUR 0,45 bis EUR 2,98 - abhängig von Art,
Umfang, Anzahl von Drucken sowie Datenhandling)
Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot!

12. CORONA-Details

13. Hygienevorschriften CORONA
Baden-Württemberg:
Update 29.06.2020
Abschnitt 4: Ansammlungen, Veranstaltungen und Versammlungen
(1) Wer eine Veranstaltung abhält, hat die Hygieneanforderungen nach § 4 einzuhalten, ein Hygienekonzept nach
Maßgabe von § 5 zuvor zu erstellen und eine Datenerhebung nach § 6 durchzuführen. Es gilt ein Zutritts- und
Teilnahmeverbot nach § 7. Beim Abhalten der Veranstaltung sind die Arbeitsschutzanforderungen nach § 8
einzuhalten.
(2) Absatz 1 findet keine Anwendung auf Veranstaltungen, deren Durchführung bereits nach § 9 Absätze 1 oder 2
zulässig ist. Abweichend von Absatz 1 muss bei privaten Veranstaltungen mit nicht mehr als 100 Teilnehmenden kein
Hygienekonzept nach § 5 erstellt werden.
(3) Untersagt sind
Veranstaltungen mit über 100 Teilnehmenden bis einschließlich 31. Juli 2020 und
Veranstaltungen mit über 500 Teilnehmenden bis einschließlich 31. Oktober 2020.
Die zulässige Teilnehmerzahl erhöht sich bis einschließlich 31. Juli 2020 auf 250 Personen, wenn zusätzlich
den Teilnehmenden für die gesamte Dauer der Veranstaltung feste Sitzplätze zugewiesen werden und
die Veranstaltung einem im Vorhinein festgelegten Programm folgt.
Bei der Bemessung der Teilnehmerzahl bleiben Beschäftigte und sonstige Mitwirkende an der Veranstaltung außer
Betracht.

14. Hygienevorschriften CORONA
Hessen:
Letztes Update 24.06.2020 / Stand 22.06.2020
Sonstige Zusammenkünfte und Veranstaltungen, Kulturangebote sowie Seniorenbegegnungsstätten
Zusammenkünfte, Veranstaltungen sowie Kulturangebote sind bei Einhaltung der nachfolgenden Voraussetzungen gestattet. Dies gilt z. B. auch für Antik- und Trödelmärkte. Die
Ermöglichung kleinerer Kulturveranstaltungen bedeutet keine Erwartungshaltung an Institutionen Theater, Opern oder Kinos zu öffnen. Vielmehr erhalten diese – soweit vom Träger
gewünscht – ebenso wie alle anderen Institutionen und Veranstalter die Möglichkeit, wieder Kulturveranstaltungen zu strengen Hygienebedingungen anzubieten.
Zusammenkünfte sind nur erlaubt, wenn
- der gebotene Mindestabstand von 1,5 Metern zwischen Personen eingehalten werden kann, sofern keine geeigneten Trennvorrichtungen vorhanden sind; das heißt jeder Einzelne
muss zu anderen Personen Abstand halten, ausgenommen zwischen Angehörigen zweier Hausstände oder innerhalb von Gruppen von 10 Personen; darüber hinaus muss der
Veranstalter die räumlichen Gegebenheiten so ausgestalten, dass das Abstandhalten auch möglich ist; ein kurzes Unterschreiten des Mindestabstandes, um beispielsweise sitzende
Personen zu passieren, ist zulässig,
- geeignete Hygienekonzepte entsprechend den Empfehlungen des Robert Koch-Instituts zur Hygiene, Steuerung des Zutritts sowie Verlassen des Veranstaltungsorts (z. B. durch
Leitsysteme und Wegeführungen) und der Vermeidung von Warteschlangen (z. B. durch elektronisches Platz- und Bezahlmanagement) getroffen und umgesetzt werden,
- Aushänge zu den erforderlichen Abstands- und Hygienemaßnahmen gut sichtbar angebracht sind,
- maximal eine Person je angefangener für den Publikumsverkehr zugänglicher Grundfläche von 5 Quadratmetern, sofern Sitzplätze eingenommen werden, im Übrigen von 10
Quadratmetern, in die betreffende Räumlichkeit eingelassen wird und
- Name, Anschrift und Telefonnummer der Teilnehmerinnen und Teilnehmer zur Ermöglichung der Nachverfolgung von Infektionen von der Veranstalterin oder dem Veranstalter
erfasst werden.
Die Teilnehmerzahl darf 250 nicht übersteigen (Regelobergrenze). Teilnehmende sind Gäste, nicht Beschäftigte und Mitwirkende. Die zuständige Behörde kann ausnahmsweise eine
höhere Teilnehmerzahl gestatten, wenn sie eine kontinuierliche Überwachung der Einhaltung der Voraussetzungen gewährleisten kann. Es ist ein strenger Beurteilungsmaßstab
heranzuziehen und dabei sind insbesondere die Größe des Veranstaltungsraums und die Möglichkeit seiner Belüftung bzw. die Größe des Veranstaltungsareals und die örtlichen
Gegebenheiten im Einzelfall zu berücksichtigen. Daneben ist auch die Art der Veranstaltung von Bedeutung. So bieten Veranstaltungen, bei denen beispielsweise gemeinsam (laut)
gesungen wird, ein höheres Infektionsrisiko als Veranstaltungen, bei denen gemeinsam meditiert wird. Auch bei Veranstaltungen, die hauptsächlich sitzend unter Einhaltung des
Mindestabstands, mit wenigen Personenkontakten und geringer Tröpfchen- oder Aerosolbildung stattfinden (z. B. Theatervorführungen, Mitgliederversammlungen von Vereinen,
Parteien etc.), ist das Infektionsrisiko geringer einzuschätzen als bei dynamischen Veranstaltungen, bei denen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer in Bewegung sind und wechselnde
Kontakte haben (z. B. Ausstellungen im Sinne der Gewerbeordnung).
Die Regelobergrenze gilt für die tatsächlich anwesenden Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Das schließt nicht aus, dass ein größerer Teilnehmerkreis eingeladen werden darf (dies
kommt insbesondere bei großen Einladungsverteilern für Mitglieder von Vereinen oder Parteien zum Tragen). Eine maßgebliche Richtgröße für die tatsächlich zu erwartenden
Teilnehmer bei einer solchen Veranstaltung bilden die Erfahrungswerte vergleichbarer Veranstaltungen der vergangenen Jahre. Erscheinen dann aber – wider Erwarten – mehr als die
zulässige Teilnehmerzahl, muss der Zugang begrenzt oder die Veranstaltung abgesagt werden.

15. Corona-Tracking
InfoTix hilft Ihnen, Events Corona-
konform umzusetzen. Mit Scan-
Stationen am Saal für Ein- und
Ausgänge können Sie tracken,
wann welcher Teilnehmer welchen
Bereich des Events betreten und
verlassen hat. Somit haben Sie
eine lückenlose Dokumentation,
falls eine mögliche Infektion auf
Ihrem Event festgestellt wird.

16. RFID und NFC
• Durch den Einsatz von RFID und NFC in
Form von Armbändern oder Chip-Karten
können Teilnehmer durchgehend
nachverfolgt werden. Scanner können in
beliebiger Form eingesetzt werden

17. InfoTix – ein Produkt der Eventpanther GmbH
• Weitere Infos: www.wirkung.group
• Anfragen: info@die-eventpanther.de