Welches Einlassmanagement-System / Einlass-Tracking-System ist für Ihre Veranstaltung oder für Ihr Event das Richtige? Wir haben in unserem Systemvergleich eine Aufstellung erstellt, mit der Sie eine Auswahlhilfe an die Hand bekommen, die Ihnen hilft, das richtige System zu wählen!

2. Einlassmanagement: Auswahlhilfen & Sinn
„Du kommst hier nicht rein“ - diese Frage war in der Vergangenheit an der Tagesordnung und
oblag häufig den Launen des Türstehers. Genauso stellten sich Veranstalter die Fragen“Wer hat
nicht bezahlt?”,“Welche Teilnehmer sind anwesend?”und“Wie viele Gäste sind in der Location“?
Mit einem geeigneten Einlass-Managementsystem lassen sich allerdings seit einigen Jahren ein-
fach und effiziente Lösungen finden, mit denen der Einlass nicht nur für Veranstalter, sondern auch
für Gäste deutlich erleichtert werden kann. Wichtig dabei ist, dass ein sinnvolles System im Hinter-
grund steht. Nur Excel oder eine ausgedruckte Liste mit Stift reichen heute nur noch bei Kleinver-
anstaltungen mit 20 bis 30 Teilnehmer.
Bei großen Events, deren Teilnehmerzahl entweder im Vorneherein nicht klar ist, durch mehrere
Eingänge nicht ersichtlich ist oder nur für einen bestimmten Teilnehmerkreis zugänglich ist, wird
ein digitales System unerlässlich. Das mühsame Suchen in Teilnehmerlisten, abhacken und gegen-
checken wird hier gar unmöglich, von den meterlangen Schlangen und Wartezeiten für die Besu-
cher abgesehen.
Kommt nun ein nicht auffindbarer Teilnehmer hinzu, welcher vielleicht unter einem anderen
Namen - oder via Gruppenbuchung registriert ist, dann ist der Albtraum für Crew und Teilnehmer
komplett.
Zusammengefasst entstehen hier ein enormer Personalaufwand und damit -Kosten, ein negatives
Image beim ersten Kontakt mit dem Event und somit eine Grundgenervtheit, die nicht sein muss.
Hier sollte allen Beteiligten klar sein: Eine Alternative muss her!
Doch worauf achten? Was ist wichtig beim Einlassmanagement, welche Features sind essen-
ziell und was für Systeme gibt es überhaupt am Markt? Welche Mehrwerte kann ich neben
dem Checken des Einlasses noch aus einem solchen System ziehen?
Genau diese Fragen werden auf den folgenden Seiten beleuchtet. Vor- und Nachteile werden auf-
gezeigt und eine Guideline gegeben, mit der Sie sich ein passendes System für Ihre Veranstaltung
suchen können. Denn eines ist gewiss: Nicht jedes System passt auf jede Veranstaltung. Unter-
schiedliche Technologien, Herausforderungen und Anforderungen sowie schlussendlich der Preis
spielen eine entscheidende Rolle bei der Wahl des passenden Einlassmanagement-Systems.
Und jetzt haben Sie es zumindest an dieser Stelle geschafft: Ihr Ticket ist gültig. Blättern Sie weiter!

3. Einlassmanagement: Der System-Vergleich
Die verschiedenen Optionen stellen wir Ihnen hier mit Vor- und Nachteilen vor. Achten Sie in
jedem Fall darauf, dass Sie die Anforderungen richtig definieren - Damit finden Sie die perfekte
Kosten-Nutzen-Relation.
Die klassische Teilnehmerliste
Auf Basis von Excel werden Besucherdaten manuell vorbereitet. Mitarbeiter müssen alle Daten
händisch in die Excel-Datei übertragen/kopieren. Dabei sind Fehler fast vorprogrammiert.
Am Eventtag werden die Lsiten gedruckt und von Hand werden Teilnehmer beim Einlass ab-
gehackt, wenn sie zum Check-In kommen.
Excel oder Google Docs sind entweder be-
reits installiert oder frei zugänglich. Gerade in
der Cloud (Google/Microsoft) lassen sich so
Daten schnell und einfach syncronisieren.
Zudem entstehen keine Kosten und jeder
kann damit umgehen.
Bei kleinen Veranstaltungen (bis 30 Teilneh-
mer) geht der Einlass zügig über die Bühne,
zumal weder Technik noch Dienstleister
benötigt werden.
Ausgedruckte Listen können nicht„mal
schnell“ überarbeitet werden. Bei Recht-
schreibfehlern sind Teilnehmer ggf. nicht zu
finden und bei mehreren Check-In Stationen
könnten Teilnehmer als jemand anderes aus-
gen, bzw. doppelt einchecken.
Zudem ist das Suchen der Namen ab 30 Teil-
nehmern zeitaufwändig, ein Überblick über
Anwesenheit ist umständlich und eine Aus-
wertung erst nach Digitalisierung möglich
Vorteile Nachteile
Die klassische Teilnehmerliste empfehlen wir nur bei sehr kleinen Events. Bis 30 Teilnehmer
kann dies gut funktionierern, in Außnahmefällen bis 50 Teilnehmer. Die Faustregel: Immer
dann, wenn der Aufwand für externe Technik nicht lohnt,„darf“ die Teilnehmerliste noch ein-
mal an den Start.
Fazit:
Funktion: ✅⚫⚫⚫⚫ Handling: ✅✅⚫⚫⚫
Sicherheit: ✅⚫⚫⚫⚫ Kosten: ✅⚫⚫⚫⚫

4. Barcode-Tickets oder QR Code-Tickets
Barcode, QR-Code oder auch Strichcode-Tickets sind immer häufiger in der Anwendung. Ob
am Flughafen oder bei der Bahn, beim Entsperren von Car-Sharing-Autos oder eben auf Veran-
staltungen: Die einfach per E-Mail oder App zu übermittelnden Codes, hinter denen sich ent-
weder (Kunden-)Nummern oder kurze Texte verstecken, sind leicht und sinnvoll einzusetzen.
Ob am Handydisplay oder ausgedruckt:
Einfaches Handling, hohe Akzeptanz und die
weite Verbreitung sprechen für die Tickets.
Die Systeme sind personalisierbar und die
Codes lassen sich z.B. auf Lanyards, Aufkleber
oder Namensschilder drucken. Somit werden
auch Teil-Events oder Ausgaben überprüfbar.
Weiterhin ist neben dem sehr schnellen
Scannen per Hand-Scanner bei kleinen Grup-
pen wie VIP ein Scan per Handyapp möglich.
Zudem sind zu jedem Zeitpunkt Auswertun-
gen möglich.
Neben der Erst-Einrichtung werden (Miet-)
Scanner und Hardware benötigt.
Weiterhin ist die Abhängigkeit an einen An-
bieter gegeben und theoretisch sind Pannen
mit Syncronisierung, Internet oder Hardware
möglich.
Um dies zu vermeiden ist Fachpersonal nötig,
was sich durch höhere Kosten niederschlägt.
Weiterhin sind Datenschutz und Persönlich-
keitsrechte zu beachten.
Vorteile Nachteile
Die klassische Teilnehmerliste empfehlen wir nur bei sehr kleinen Events. Bis 30 Teilnehmer
kann dies gut funktionierern, in Außnahmefällen bis 50 Teilnehmer. Die Faustregel: Immer
dann, wenn der Aufwand für externe Technik nicht lohnt,„darf“ die Teilnehmerliste noch ein-
mal an den Start.
Fazit:
Funktion: ✅✅✅✅✅ Handling: ✅✅✅✅⚫
Sicherheit: ✅✅✅✅⚫ Kosten: ✅✅⚫⚫⚫

5. RFID & NFC Funksysteme
Ohne auf die technischen Details eingehen zu wollen, bieten beide Systeme die Möglichkeit
zum kontaktlosen Datenaustausch. Bei NFC im Bereich weniger Zentimeter, bei RFID bis zu
einem halben Meter. So kann z.B. mit Armbändern, SmartPhone, Plastikkarte oder aufgekleb-
ten Chips einen vollautomatischen Einlass realisiert werden.
Wer ein NFC-fähiges Smartphone besitzt, be-
nötigt bis auf eine App nichts weiter. Ansons-
ten kann beim Check-In eine Karte, Chip oder
Armband ausgegeben werden.
Der Einlass-Scan funktioniert dann ganz
automatisch. Das System ist vergleichbar mit
der Diebstahlsicherung bei Shops: Durch den
Aufbau von Scan-Stehlen erkennt das System
die Benutzer.
Zudem können auch Zahlungen, Punkte-
systeme und Buchungen automatisch und
kontaktlos abgewickelt werden. Gerade nach
Corona sicher ein Vorteil.
Die Kosten (neben dem Personalaufwand) für
NFC und RFID sind deutlich höher als bei an-
deren Systemen, vor allem auch beim Verlust
von Leih-Chips.
Da der Teilnehmer den Scan nicht beeinflus-
sen kann, ist Datenschutz und die Persönlich-
keitsrechte eine große Herausforderung.
Weiterhin kann der Scan eines Chips nicht
verhindert werden - es besteht also die Mög-
lichkeit, Chips böswillig auszulesen und zu
kopieren, wodurch das System manipuliert
wäre.
Vorteile Nachteile
Die Nutzung mit Smartphone stellt sich in der Praxis als kompliziert heraus, die Akzeptanz der
Teilnehmer beim Thema Datenschutz ist gering und der hohe Aufwand rechtfertigt den Nut-
zen selten. Bei Festivals oder Großevents kann der Einsatz sinnvoll sein.
Fazit:
Funktion: ✅✅✅✅✅ Handling: ✅✅✅⚫⚫
Sicherheit: ✅✅✅⚫⚫ Kosten: ✅✅✅✅⚫

6. Self-Check-In
Ob als eigenständiges System oder in Kombination: Beim Flughafen, in Hotels und bei öffent-
lichen Verkehrsmitteln sind Selbst-Check-In-Systeme bereits etabliert. Statt Personal werden
Automaten und Systeme bereitgestellt, an denen sich Teilnehmer selbst durch Menüs klicken
und so ihren Check-In vornehmen.
Durch die Automatisierung ist weniger Perso-
nal nötig und Warteschlangen können sich
durch die sehr einfache Skalierbarkeit im
Rahmen halten.
Weiterhin bleiben die Systeme während des
gesamten Events in gleichbleibender Zahl
Online, was auch spätere Peaks beim Check-
In abfangen kann.
Zudem kann jeder Teilnehmer sich selbst
registrieren, ggf. Rechtschreibfehler über-
prüfen und schnell und einfach Änderungen
umsetzen.
Was bei festen Installationen wie Flughafen
ein Vorteil ist, wird auf Events schnell zum
Nachteil: Die hohen Installationskosten.
Zudem muss die Zielgruppe technikaffin sein
und ausreichend Hilfs-Personal vorhanden
sein, falls es Herausforderungen gibt.
Viele Teilnehmer sehen einen automatisier-
ten Check-In zudem nicht als serviceorien-
tiert an, weshalb VIP-Kunden ein alternativer
Check-In geboten werden muss.
Vorteile Nachteile
Trotz interessantem Ansatz sind Selbst-Check-In Systeme in der Regel nur für Festinstallatio-
nen in Kombination mit Ticket-Anbietern interessant. Bei wechselnden Events und Locations
stehen Kosten und Leistung häufig nicht im Verhältnis.
Fazit:
Funktion: ✅✅✅✅✅ Handling: ✅✅✅✅✅
Sicherheit: ✅✅✅✅⚫ Kosten: ✅✅✅✅✅

7. InfoTix: WIRKUNGsvoller Einlass - wie SIE es wollen
Welches System für Sie das Richtige ist, müssen Sie selbst entscheiden. Durch unsere Arbeit mit
und für Seminar-, Workshop- und Kongressveranstaltern haben wir immer wieder festgestellt,
dass viele (super einfache) Features bei vielen Systemen nicht vorhanden sind.
Kurzerhand entwickeln wir seit 2007 InfoTix, unser eigenes Einlassmanagementsystem, ständig
weiter.
InfoTix bietet Ihnen viele der Features, die Sie für Ihr Event benötigen. So ist es eines von we-
nigen Systemen, welches mehrtägige Events, verschiedene Teilevents für verschiedene Teil-
nehmer parallel abbilden kann. Zudem wurden bereits insgesamt über 70.000 Teilnehmer über
InfoTix eingecheckt.
Einige Features:
✅✅ Mehrtägige Check-Ins
✅✅ Beliebig viele Teilevents
✅✅ Definierte Zugangslevel
✅✅ Goodie-Bag Ausgabe tracken
✅✅ Import von beliebigen Quellen
✅✅ Versand von Barcode-Tickets
✅✅ „Fastlane“-Check-In
✅✅ Direktes Drucken von Badges und
Namensschildern beim Check-In
✅✅ Info bei„fehlenden Angaben“ (z.B.
Telefonnummer)
Performance & Handling:
✅✅ Scan per Handscanner
✅✅ Beliebige viele Einlassstationen
✅✅ Bis zu 10 Scans/Min/Station
✅✅ Live-View über Check-In Zahlen
✅✅ Grafische Teilnehmeranalyse
✅✅ Viele Auswertungs-Filter
✅✅ DSGVO-Hosting in Europa
✅✅ Helpdesk-Station für Suche, Löschen
und Aktualisieren von Teilnehmern
✅✅ Eigene LTE-Verbindung - keine
Infrastruktur notwendig.

8. Durch ein eigenes IT-Team wurden in der Vergangenheit unterschiedlichste Funktionen imple-
mentiert. Das System arbeitet über ein eigenes LAN oder W-LAN komplett autark vom Loca-
tion-WiFi. Selbst im Falle eines Strom- und Internetausfalls kann der Check-In auf lokaler Basis
weitergeführt werden. InfoTix gleicht die Datensätze später mit dem Remote-Server ab.
Vor Ort zeigt sich InfoTix durch spezielle Features gerade für Kongresse und Seminare sein
Talent: Wer sich am Vorabend bereits registriert hat, kann eine„Fastlane“ Station benutzen - der
Teilnehmer muss also, wenn er sich schon registriert hat, nicht noch einmal anstellen. Fastla-
ne-Stationen haben in der Regel keine Drucker und Scannen die Teilnehmer einfach für Anwe-
senheit und Auswertung ab.
Unsere Kunden präferieren InfoTix, weil es ihnen„Big Data“ auf Events bietet: Wenn Sie wissen,
wann welcher Teilnehmer wo eincheckte, bzw. wann er anwesend war, bietet das Ihrem After-
sales enorme Möglichkeiten. So haben Sie den perfekten Gesprächseinstieg, wenn Sie wissen,
dass ein Teilnehmer Samstag anwesend war, Sonntag aber nicht.
Weiterhin bietet InfoTix durch den einfachen Import per CSV, die Anbindung an Digistore und
Amiando eine breite Palette an Werkzeugen. Sie können Ihre Tickets als über jedes beliebige
System vertreiben, importieren einmalig eine Teilnehmerliste und arbeiten dann mit InfoTix bis
zum Ende der Veranstaltung. Anschließend können Sie die Reporting-Daten wieder in Ihr CRM
importieren.
Kunden 2019: