E-book kế toán căn bản cho người không chuyên

Kiến thức kế toán căn bản
cho nhân viên tư vấn ứng dụng HTTT QLDN
(Ngày lập: 26-09-2001 – bản 1.0 , ngày sửa lần cuối: 24-04-2012 – bản 2.0.
Viết bởi: KhánhPQ)

Nội dung
1 Mục tiêu của tài liệu ............................................................................................................... 2
2 Báo cáo tài chính .................................................................................................................... 2
2.1 Giới thiệu ..........................................................................................................................2
2.2 Bảng cân đối kế toán (Bảng CĐKT) .................................................................................3
2.3 Báo cáo kết quả kinh doanh (Báo cáo KQKD) .................................................................3
2.4 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ...............................................................................................4
2.5 Bảng Thuyết minh Báo cáo Tài chính ..............................................................................5
2.6 So sánh các thông tin trong các báo cáo tài chính ...........................................................5
3 Quy trình ghi chép sổ sách kế toán và lập báo các báo cáo tài chính ............................. 5
3.1 Giới thiệu chung ...............................................................................................................5
3.2 Hệ thống tài khoản, hạch toán đơn, hạch toán kép, tài khoản nợ, tài khoản có ..............7
3.2.1 Hệ thống tài khoản .................................................................................................................... 7
3.2.2 Hạch toán kép, hạch toán đơn; Tk chữ T, Tk nợ, Tk có ............................................................ 7
3.3 Các hình thức ghi chép sổ sách kế toán ....................................................................... 10
3.4 Bốn hình thức ghi chép sổ sách kế toán ....................................................................... 10
3.5 Ghi chép sổ sách theo hình thức nhật ký chung (NKC) ................................................ 10
3.6 Ghi chép sổ sách theo hình thức chứng từ ghi sổ (CTGS) ........................................... 12
3.7 Ghi chép sổ sách theo hình thức nhật ký sổ cái (NKSC) .............................................. 14
3.8 Ghi chép sổ sách theo hình thức nhật ký chứng từ (NKCT) ......................................... 15
4 Một số sơ đồ hạch toán thường gặp ................................................................................. 16
4.1 Hạch toán các nghiệp vụ bán hàng và công nợ phải thu .............................................. 16
4.2 Hạch toán các nghiệp vụ mua hàng và công nợ phải trả .............................................. 16
4.3 Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến lương và bảo hiểm ......................................... 16
4.4 Hạch toán các n.vụ liên quan đến chi phí bán hàng, chi phí q.lý .................................. 17
4.5 Hạch toán các n.vụ liên quan đến tập hợp c.fí và tính GT SP ...................................... 18
4.6 Các bút toán kết chuyển cuối kỳ.................................................................................... 18
4.7 Hạch toán các nguồn vốn, phân bổ lãi kinh doanh ....................................................... 19

CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP (FAST)
VP Hà Nội: 18 Nguyễn Chí Thanh, Q. Ba Đình. Đt: (04) 771-5590, Fax: (04)771-5591
VP TP HCM: 10 Phổ Quang, Q. Tân Bình. Đt: (08)3848-6068, Fax: (08)3848-6425
VP Đà Nẵng: 39-41 Quang Trung, Q. Hải Châu. Đt: (0511)381-0532, Fax: (0511)381-2692
Web site: www.fast.com.vn, email: info@fast.com.vn

HTTT QLDN Giới thiệu kế toán căn bản

1 Mục tiêu của tài liệu
Mục tiêu của tài liệu này là giới thiệu một số kiến thức cơ bản về kế toán dành cho các nhân
viên không tốt nghiệp chuyên ngành kế toán nhưng lại tham gia vào quá trình tư vấn ứng
dụng HTTT kế toán và quản lý doanh nghiệp.
Các nhân viên tư vấn ứng dụng này có thể là bất kỳ nhân viên nào tham gia vào quá trình
phát triển sản phẩm và tư vấn ứng dụng cho khách hàng, gồm có:
- nhân viên PR
- nhân viên tiếp thị giới thiệu sản phẩm
- nhân viên bán hàng,
- nhân viên triển khai ứng dụng,
- nhân viên hỗ trợ chăm sóc khách hàng,
- nhân viên lập trình,
- nhân viên kiểm thử phần mềm (testers).
Tài liệu được viết từ nhu cầu nội bộ và phục vụ sử dụng nội bộ trong công ty FAST. Tài liệu
có thể sử dụng cho việc đào tạo hoặc tự học.
Tài liệu này được viết lần đầu vào năm 2001 (26-9-2001), phiên bản 1.0. Và năm 2012 này
mới cập nhật lần 2 (24-4-2012).
Rất mong nhận được sự đánh giá và góp ý của mọi người.

2 Báo cáo tài chính

2.1 Giới thiệu
Những người có nhu cầu thông tin về tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh từ góc
độ tài chính của 1 doanh nghiệp:
- Các cán bộ quản lý trong doanh nghiệp
- Các đơn vị cho vay: ngân hàng, tổ chức tài chính
- Các nhà đầu tư, các cổ đông
- Các cơ quan quản lý: cục thuế, sở KH và ĐT...
Để cung cấp các thông tin về tình hình tài chính có những báo cáo thông dụng sau:
- Bảng cân đối kế toán: Tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp tại 1 thời điểm.
- Báo cáo kết quả kinh doanh: Doanh thu, chi phí và kết quả (lãi/lỗ) trong một giai đoạn
kinh doanh.
- Dòng tiền: Dòng tiền thu và chi trong một khoảng thời gian
- Bảng thuyết minh báo cáo tài chính.
Tuỳ theo mức độ xem xét mà các báo cáo này có thể ở 2 dạng:
- Dạng đầy đủ hoặc dạng rút gọn.
Các chỉ tiêu trong các báo cáo này phản ánh các chỉ tiêu tài chính khác nhau như tiền, hàng
tồn kho, công nợ, doanh thu... đều được quy đổi chung về một đơn vị tính là tiền.
“Kế toán” theo nghĩa hán nôm là “tính toán bằng con số”, quy đổi hết về tiền để tính
toán. (“Kế toán cơ” theo nghĩa hán nôm = “máy tính”).

Fast Software Co., Ltd. 2/19


Chuyện vui:
Kế toán là gì? Là “kế” + “tính toán”.

2.2 Bảng cân đối kế toán (Bảng CĐKT)
Bảng CĐKT liệt kê/thống kê các tài sản và nguồn vốn tại một thời điểm – cuối năm, cuối quý;
cuối tháng - cho ta biết tại thời điểm ghi trên báo cáo các tài sản có giá trị bao nhiêu, ai nợ
bao nhiêu, nợ ai bao nhiêu, vốn của cổ đông bao nhiêu...
Mẫu Bảng CĐKT theo quy định của BTC Việt Nam:

QD15_2006. Bang
CDKT.xls

Ví dụ: Bảng CĐKT của HAGL vào ngày 31.12.2011:

HAG – BCTC hop
nhat Quy IV - 2011.pdf

(Có thể lên mạng download các b/c tài chính của các DN có trên sàn).
“Cân đối” - Phương trình cân đối kế toán:
- Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn
- Tài sản = Nợ phải trả + Nguồn vốn chủ sở hữu
- Tài sản – Nợ phải trả = Nguồn vốn chủ sở hữu.
Tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn
- “ngắn hạn” - mục đích sử dụng trong ngắn hạn (<= 1 năm). Ví dụ: hàng trong kho sử
dụng để sx, bán trong năm. “ngắn hạn” – có thể dễ dàng “luân chuyển” thành tiền (bán
đi để lấy tiền mặt). Trước kia gọi là “lưu động” (dễ dàng lưu chuyển thành tiền).
- “dài hạn” – mục đích sử dụng lâu dài (>= 1 năm). Ví dụ: TSCĐ, máy móc, nhà xưởng,
dây chuyền công nghệ... “dài hạn” – phải lâu mới có thể luân chuyển thành tiền/bán đi
để lấy tiền mặt. Trước kia gọi là “cố định”.
Nợ ngắn hạn và nợ dài hạn
- “ngắn hạn” - nợ phải trả trong ngắn hạn (<= 1 năm).
- “dài hạn” – nợ có thể trả trong lâu dài (>= 1 năm).
Trong Bảng CĐKT thì các tài sản/nguồn vốn được sắp xếp theo mức độ từ dễ chuyển thành
tiền nhất đến khó chuyển thành tiền nhất.
Có một phương án sắp xếp khác – ngược lại – dài hạn lên trên, ngắn hạn xuống dưới. Có lẽ
là cách nhìn theo kiểu đầu tư dài hạn. Từ năm 1995, ở VN ban hành chế độ kế toán mới với
mẫu b/c như hiện hành. Trước năm 1995 theo chế độ kế toán cũ, Bảng CĐKT sắp xếp theo
thứ tự dài hạn trước, ngắn hạn sau.

2.3 Báo cáo kết quả kinh doanh (Báo cáo KQKD)
Bảng CĐKT không cho biết thông tin về tình hình hoạt động kinh doanh (doanh thu, chi phí,
lãi/lỗ) trong một khoảng thời gian nào đó.
Để biết về tình hình hoạt động kinh doanh ==> Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.



- Liệt kê tổng doanh thu và tổng chi chí trong một giai đoạn kinh doanh: năm, 6 tháng,
quý, tháng, tuần...
- Hoạt động kinh doanh chia thành: hoạt động kinh doanh chính, hoạt động tài chính và
hoạt động khác.
- Báo cáo có các mục chính: doanh thu, chi phí, kết quả (lãi/lỗ) = doanh thu - chi phí và
thuế phải nộp.
Mẫu Báo cáo KQKD theo quy định của BTC:

QD15_2006. Bao cao
KQKD.xls

Ví dụ: B/c KQKD của HAGL cho quý IV-2011: xem file đính kèm ở mục Bảng CĐKT.

2.4 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Tiền là tài sản “ngắn hạn” nhất, “lưu động” nhất trong hoạt động kinh doanh. Các tài sản khác
thường phải chuyển về tiền rồi lại mới chuyển sang loại tài sản khác.
Doanh nghiệp có thể phá sản nếu như thiếu tiền mặt. Có thể doanh thu rất lớn nhưng vẫn
nằm trên công nợ và doanh nghiệp sẽ thiếu tiền mặt.
Trong Bảng CĐKT thì tiền là tài sản/chỉ tiêu được liệt kê đầu tiên.
Để nắm bắt thông tin về dòng tiền ==> Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (dòng tiền).
- Liệt kê các khoản thu, chi – thu từ những mục nào, chi cho các mục nào, lưu chuyển
(hiệu số) giữa thu và chi và số dư đầu kỳ, cuối kỳ.
- Lưu chuyển tiền chia thành 3 nhóm: lưu chuyển từ hoạt động kinh doanh, hoạt động
đầu tư và hoạt động tài chính.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ có 2 dạng mẫu: theo phương pháp trực tiếp và theo phương pháp
gián tiếp
- “trực tiếp” – lâp b/c dựa trực tiếp vào thu/chi của tiền theo từng khoản mục.
- “gián tiếp” – lập b/c dựa gián tiếp qua các khoản mục khác ảnh hưởng đến kết quả
kinh doanh và sự thay đổi của các khoản nợ phải thu, phải trả... B/c theo phương pháp
gián tiếp có thể lập dựa trên (gián tiếp qua) 2 b/c Bảng CĐKT và BC KQKD.
B/c theo pp trực tiếp thì dễ đọc hơn, dễ hiểu hơn. B/c theo pp gián tiếp thì khó đọc/hiểu hơn,
nhưng cung cấp nhiều thông tin hơn.
Mẫu báo cáo dòng tiền theo quy định của BTC.

QD15_2006. Bao cao
dong tien.xls

Ví dụ: B/c dòng tiền của HAGL cho năm 2011: xem file đính kèm ở mục Bảng CĐKT.
(Truyện vui:
- Sự khác nhau giữa báo cáo kqkd vào bc dòng tiền?
- Lợi nhuận là phù du, tiền mới là có thật).



2.5 Bảng Thuyết minh Báo cáo Tài chính
Thuyết minh thêm, bổ sung, giải thích các chỉ tiêu trong 3 b/c tài chính.
Mẫu bảng thuyết minh b/c tài chính theo quy định của BTC.

QD15_2006. Bang
thuyet minh BCTC.xls

Ví dụ: Bảng thuyết minh BCTC của HAGL cho năm 2011: xem file đính kèm ở mục Bảng
CĐKT.

2.6 So sánh các thông tin trong các báo cáo tài chính
- Mỗi loại báo cáo cung cấp những thông tin khác nhau về tình hình tài chính của doanh
nghiệp.
- Bảng CĐKT cung cấp các thông tin về tình hình tài sản và nguồn vốn của một doanh
nghiệp tại một thời điểm.
- Bảng CĐKT không cho biết thông tin về tình hình hoạt động kinh doanh (doanh thu, chi
phí và kết quả lãi/lỗ) trong một khoảng thời gian nào đó.
- Báo cáo KQKD cho biết doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp trong một khoảng thời gian kinh doanh nào đó.
- Trong các loại tài sản thì tiền mặt là loại tài sản quan trọng nhất. Việc thiếu hụt tiền mặt có
thể sẽ dẫn đến sự phá sản của doanh nghiệp. Báo cáo dòng tiền cung cấp các thông tin
riêng về tiền mặt.
- Báo cáo dòng tiền theo phương pháp gián tiếp có thể được lập dựa trên 2 báo cáo - Bảng
CĐKT và báo cáo KQKD.
- Thuyết minh bổ trợ, giải thích, cung cấp thêm thông tin chi tiết về các chỉ tiêu trong 3 b/c
 có Bảng thuyết minh b/c tài chính.

3 Quy trình ghi chép sổ sách kế toán và lập báo các báo cáo tài chính

3.1 Giới thiệu chung
Để:
- lưu lại thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phục vụ tra cứu
- lên các báo cáo tài chính
cần ghi chép vào sổ sách kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Quy tắc khi ghi chép sổ sách kế toán:
- Dễ dàng tra cứu số liệu
- Dễ dàng cung cấp các thông tin cần thiết để thực hiện các tính toán phục vụ lên các
báo cáo theo yêu cầu.
Khi có các n.vụ kinh tế phát sinh thì các chỉ tiêu của bảng cân đối kế toán và/hoặc báo cáo kết
quả kinh doanh sẽ thay đổi.
Ví dụ: các cổ đông đóng tiền; mua tài sản cố định, mua hàng, trả tiền mua TSCĐ và hàng
hoá, bán hàng, thu tiền bán hàng...
- Các cổ đông góp vốn đóng tiền mặt vào cho công ty thì trong Bảng CĐKT chỉ tiêu
tiền mặt tăng và chỉ tiêu vốn góp của các cổ đông tăng.



- Khi dùng tiền mặt để đi mua hàng hóa cất vào kho thì trong Bảng CĐKT chỉ tiêu tiền
mặt giảm, chỉ tiêu hàng tồn kho tăng.
- Khi xuất hàng trong kho bán và thu tiền mặt về thì trong Bảng CĐKT chỉ tiêu hàng
trong kho giảm, chỉ tiêu tiền mặt tăng, trong Báo cáo KQKD chỉ tiêu doanh thu tăng,
chỉ tiêu giá vốn hàng bán tăng…
Bài tập: hãy ghi chép sự thay đổi trên Bảng CĐKT và Báo cáo KQKD khi ps các n.vụ
nêu trên.
Như vậy, khi có một n.vụ k.tế phát sinh thì cần ghi chép vào sổ sách kế toán những thông tin
sau: ngày tháng phát sinh, nội dung, chỉ tiêu tài chính bị ảnh hưởng, giá trị tiền tăng hoặc
giảm của chỉ tiêu tài chính bị ảnh hưởng…
Quy trình ghi chép thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và sau đó dựa vào các thông
tin ghi chép này để lên các báo cáo tài chính được thực hiện như sau:
- Sổ nhật ký. Các thông tin liên quan đến các giao dịch kinh tế phát sinh được ghi một
quyển sổ gọi là sổ nhật ký. Các phát sinh này được ghi theo trình tự phát sinh theo thời
gian – nhật ký.
Ví dụ về mẫu sổ nhật ký:

QD15_2006. So Nhat
Ky Chung.xls

- Sổ cái. Để theo dõi sự thay đổi của các chỉ tiêu thì ta nhặt (chuyển) từ sổ nhật ký các giao
dịch liên quan đến từng chỉ tiêu và ghi vào một quyển sổ. Tùy theo số lượng phát sinh liên
quan đến từng chỉ tiêu mà sẽ dành riêng một số lượng trang nhất định để ghi chép các ps
cho 1 chỉ tiêu. Quyển sổ ghi chép này gọi là sổ cái (sổ chính). Tên gọi như vậy vì đây là
quyển sổ chính (cái) để lên b/c tài chính.
Ví dụ về mẫu sổ cái:

QD15_2006. So
Cai.xls

- Lập báo cáo tài chính. Khi tính toán chỉ tiêu nào trong các báo cáo tài chính ta chỉ việc tìm
đến chỉ tiêu này trong sổ cái và thực hiện các tính toán cần thiết. Và ngược lại khi muốn
xem thông tin chi tiết liên quan đến một chỉ tiêu nào đó các báo cáo tài chính ta chỉ việc
mở sổ cái ra và tìm đến trang có ghi chép đến chỉ tiêu này.
Bài tập: Lên b/c tài chính dựa vào số liệu trong sổ cái ở ví dụ trên.
Sơ đồ minh họa:
Chứng từ về n.vụ phát sinh  Sổ nhật ký  Sổ cái  Báo cáo tài chính.
Khi tra cứu thông tin chi tiết ngược lại từ số liệu tổng hợp của báo cáo tài chính:
Báo cáo tài chính  Sổ cái  Sổ nhật ký  Chứng từ về nghiệp vụ phát sinh.



3.2 Hệ thống tài khoản, hạch toán đơn, hạch toán kép, tài khoản nợ, tài khoản
có

3.2.1 Hệ thống tài khoản
- Để tiện lợi cho việc ghi chép vào sổ sách như đã nêu trong phần trên, người ta sử dụng
hệ thống mã hoá các chỉ tiêu trong b/c tài chính thay cho các tên gọi dài. Hệ thống mã
hóa các chỉ tiêu đó gọi là hệ thống tài khoản (tài = tiền, tài chính; khoản = chỉ tiêu).
- Các chỉ tiêu có các chỉ tiểu tổng quát chung và các chỉ tiêu chi tiết hoá bên dưới ==> tài
khoản tổng hợp và các tiểu khoản chi tiết.
- Các chỉ tiêu tổng quát thường là thống nhất cho tất cả các doanh nghiệp.
- Các chỉ tiêu chi tiết thường mang tính đặc thù phản ánh các đặc thù của các lĩnh vực kinh
doanh khác nhau và hệ thống quản lý khác nhau.
- Hệ thống các tài khoản tổng quát hầu như thống nhất trên toàn thế giới, chứ kô chỉ giới
hạn trong một nước. Các b/c tài chính là gần như thống nhất. Các tài liệu đào tạo có thể
sử dụng kô có gì khó khăn. Hệ thống tài khoản của doanh nghiệp chỉ khác nhau ở các tài
khoản chi tiết.
- Việc mã hoá các chỉ tiêu - tài khoản chỉ mang tính chất tiện lợi. Cùng một hệ thống chỉ
tiêu nhưng có thể đặt hai bộ mã hoá khác nhau. Ở VN thì BTC quy định sử dụng một bộ
mã hóa hệ thống tài khoản thống nhất trong cả nước, và các mẫu b/c tài chính cũng thống
nhất chung.
- Ví dụ: So sánh các chỉ tiêu trong các b/c tài chính và hệ thống tài khoản:

QD15_2006. Danh
muc tai khoan.xls

- Khi có hệ thống tài khoản – mã hóa các chỉ tiêu tài chính thì trong sổ sách kế toán, thay vì
ghi tên của chỉ tiêu, sẽ ghi mã của chỉ tiêu – tài khoản. Tuy nhiên trong các b/c tài chính
thì vẫn ghi đủ tên của các chỉ tiêu vì hệ thống mã hóa mang tính chất nội bộ và người đọc
b/c tài chính có thể kô biết về kế toán.
- Tương ứng với các chỉ tiêu trong Bảng CĐKT và Báo cáo KQKD các tài khoản chia thành
5 loại:
3 loại thuộc Bảng CĐKT
- Tài sản
- Nợ (phải trả)
- Vốn chủ sở hữu
2 loại thuộc Báo cáo KQKD
- Doanh thu
- Chi phí
2 loại Tài sản và Nợ lại chia thành “ngắn hạn” và “dài hạn”.

3.2.2 Hạch toán kép, hạch toán đơn; Tk chữ T, Tk nợ, Tk có
- Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì các chỉ tiêu của bảng cân đối kế toán và/hoặc
báo cáo kết quả kinh doanh sẽ thay đổi, tăng hoặc giảm.
Ví dụ: các cổ đông đóng tiền; mua tài sản cố định, mua hàng, trả tiền mua TSCĐ và
hàng hoá, bán hàng, thu tiền bán hàng...



- Hạch toán. Để theo dõi và tính toán các chỉ tiêu ta phải ghi chép lại. Việc ghi chép này, ghi
rõ những chỉ tiêu nào tăng, giảm khi có n.vụ phát sinh gọi là hạch toán.
“Hạch” nghĩa hán nôm là bộ phận, hạt, hột; “toán” – đếm, tính, tính toán  “hạch toán”
 tính toán để ghi vào chỉ tiêu (“hạch”) nào trong các b/c tài chính.
- Do “Tổng Tài sản = Tổng Nguồn vốn” nên sự thay đổi các chỉ tiêu chỉ có thể như sau:
- 1 chỉ tiêu tài sản này tăng thì 1 chỉ tiêu tài sản nào đó giảm hoặc
- 1 chỉ tiêu tài sản này tăng thì 1 chỉ tiêu nguồn vốn nào đó tăng
- 1 chỉ tiêu tài sản này giảm thì 1 chỉ tiêu nguồn vốn nào đó giảm
- 1 chỉ tiêu nguồn vốn này tăng thì 1 chỉ tiêu nguồn nào đó giảm
- Hạch toán kép. Việc ghi chép/hạch toán chỉ rõ cặp chỉ tiêu tăng giảm tương ứng gọi là
hạch toán kép/ghi chép kép (double entry).
Tiếng Anh: Double-entry book-keeping system.
Sách, tài liệu đầu tiên trình bày một cách rõ ràng về hệ thống ghi chép kép là của Luca
Pacioli (nhà toán học, người Ý) viết năm 1494.
- Hạch toán đơn. Đối với các doanh nghiệp dạng cửa hàng nhỏ, rất đơn giản thì chỉ sử
dụng ghi chép đơn, và thường chỉ theo dõi các khoản/chỉ tiêu sau – Tiền (thu chi), công
nợ phải thu (ai nợ bao nhiêu, đã thu được bao nhiêu), công nợ phải trả (nợ ai bao nhiêu
và đã trả bao nhiêu), (và thuế phải trả). Các khoản/chỉ tiêu như tài sản, hàng tồn kho, chi
phí, doanh thu thường là không ghi chép.
Tiếng Anh: Single-entry book-keeping system.
- Tài khoản chữ T. Để cho dễ hiểu khi trình bày việc hạch toán vào tài khoản người ta sử
dụng hình ảnh chữ T để minh họa (xem thêm mẫu sổ cái). Bên trên chữ T ghi tên của tài
khoản, bên trái và bên phải của chữ T ghi các phát sinh liên quan đến tài khoản.

Tiền mặt

Ngày 1.4, 1 tỷ
50 triệu, Ngày 5.4

Ngày 7.4, 30 triệu

- Để minh hoạ cho việc hạch toán kép thì người ta sử dụng 2 chữ T và mũi tên chỉ sự
chuyển động của đồng tiền từ tài khoản nào đến tài khoản nào.

Tài khoản 1 Tài khoản 2

- Nợ, có, tài khoản nợ, tài khoản có.



Người ta quy ước ghi vào bên trái của tài khoản chữ T gọi là ghi nợ (Debit, Dr.) và ghi vào
bên phải của tài khoản chữ T gọi ghi có (Credit, Cr.)
Thuật ngữ "nợ", "có" thường được giải thích là chỉ mang tính chất quy ước. Tuy nhiên có
một giải thích như sau:
Thuật ngữ này gắn với việc ghi chép của những người đi cho vay từ xa xưa (ngày nay
là ngân hàng).
Người đi cho vay xuất tiền ra cho vay nghĩa là “có” ở ai đó một khoản tiền. Danh sách
những khoản cho vay là danh sách những khoản mà người đi cho vay “có” tiền ở những
người đi vay.
Ai đó vay của tôi – Tôi “có” tiền ở ai đó.

Tiền của người đi cho vay

Người đi vay nhận một khoản tiền vay nào đó có nghĩa là “nợ” ai đó một khoản tiền.
Tôi vay của ai đó – Tôi “nợ” ai đó tiền.

Tiền của người đi vay

- Từ nguyên tắc “hạch toán kép” để đảm bảo sự “cân đối” dẫn đến là trong hạch toán kép
luôn có một tài khoản nợ và một tài khoản có. Việc xác định khi nào thì “ghi có” hay “ghi
nợ” của một tài khoản thì tùy thuộc vào 2 yếu tố sau:
- Tài khoản thuộc loại nào trong 5 loại: tài sản, nợ, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí
- Phát sinh làm tăng hay giảm tài khoản (chỉ tiêu tương ứng trong b/c).
Đối với các loại tài khoản “tài sản” và “chi phí” khi phát sinh làm tăng tài khoản thì ghi nợ,
và làm giảm thì ghi có.
Đối với các loại tài khoản “nợ”, “vốn chủ sở hữu” và “doanh thu” khi phát sinh làm tăng tài
khoản thì ghi có, và làm giảm thì ghi nợ.
Ví dụ: chủ sở hữu nộp tiền góp vốn vào công ty:

Vốn chủ sở hữu Tiền gửi tại NH

Tài khoản chữ T dùng để trình bày dưới dạng hình ảnh. Còn trong ghi chép thông thường
thì người ta ghi thành 2 dòng, dòng trên ghi tk nợ, dòng dưới ghi tk có, dòng dưới thụt vào
1 đoạn so với dòng trên.
Ví dụ:
Ghi nợ tk tiền gửi ngân hàng: 1.000.000.000đ



Ghi có tk vốn của chủ sở hữu: 1.000.000.000đ.
Lưu ý, trong các ví dụ trên, cho đơn giản chỉ lấy các trường hợp n.vụ liên quan đến 1 tk nợ
và 1 tk có. Trên thực tế có nhiều trường hợp có ps liên quan đến 1 tk nợ - nhiều tk có hoặc
nhiều tk nợ - 1 tk có hoặc nhiều tk nợ - nhiều tk có.
Tuy nhiên trong kế toán Việt Nam thường phải tách ra thành nhiều cặp “1 nợ - 1 có”.
Khi hạch toán nợ, có khi nói đến tk liên quan người ta dùng thuật ngữ “tài khoản đối ứng”
(contra account).
Đối với người mới bắt đầu thì việc khi nào ghi nợ hoặc ghi có kô phải đơn giản. Tuy nhiên
khi quen rồi thì không có gì khó khăn.
(Truyện vui:
Một nhân viên kế toán mới phải học việc 1 tuần với nhân viên kế toán cũ mà anh ta sẽ
thế chân. Đều đặn mỗi sáng, anh nhân viên kế toán kỳ cựu kia luôn luôn bắt đầu ngày
làm việc bằng cách mở ngăn kéo bàn, lấy ra 1 chiếc phong bì cũ nát, lôi ra 1 tờ giấy đã
ố vàng, rồi đọc, lắc lư cái đầu. Sau đó, anh chàng này nhìn quanh căn phòng làm việc
với vẻ tràn đầy sinh lực và bắt đầu 1 ngày làm việc mới.
Khi anh kế toán kỳ cựu kia nghỉ hưu, anh chàng mới dường như không thể kiên nhẫn
hơn được nữa, anh ta muốn biết nội dung trong chiếc phong bì vô cùng bí mật của
người kế toán cũ. Đặc biệt hơn, anh lại là người kế nhiệm của 1 tay kế toán lão luyện
được mọi người ngưỡng mộ. Anh thầm nghĩ, chắc hẳn trong chiếc phong bì đó có bí
quyết gì ghê gớm lắm. Chắc hẳn đó là một động lực kỳ diệu nào đó đã giúp anh kế toán
kỳ cựu kia thành công trong công việc. Anh kế toán mới tay run run mở chiếc phong bì
và đọc được dòng chữ ghi trên mảnh giấy đã ố vàng: “Nợ ở bên cột phía tủ hồ sơ. Có ở
bên cột phía cửa sổ”)

3.3 Các hình thức ghi chép sổ sách kế toán

3.4 Bốn hình thức ghi chép sổ sách kế toán
Theo thời gian người ta hoàn thiện thành 4 nhóm mẫu sổ sách để phục vụ ghi chép số liệu kế
toán.
- Nhật ký chung (General ledger)
- Chứng từ ghi sổ
- Nhật ký sổ cái
- Nhật ký chứng từ.
Tuỳ theo loại hình sản xuất kinh doanh, tuỳ theo quy mô lớn nhỏ của doanh nghiệp, tuỳ theo
công cụ trợ giúp cho việc ghi chép (thủ công, máy tính) có thể lựa chọn hình thức (loại) ghi
chép sổ sách cho phù hợp.
Hiện nay chỉ có 2 hình thức NKC cà CTGS thường được các doanh nghiệp sử dụng. Hình
thức NKSC chỉ có doanh nghiệp rất nhỏ, ít nghiệp vụ ps sử dụng (ghi chép trên 1 bảng excel).
Còn hình thức NKCT thì hầu như rất ít doanh nghiệp sử dụng do tính chất phức tạp của nó
(chỉ có một số doanh nghiệp tiếp tục sử dụng theo thói quen dùng từ trước đến giờ, nên kô
thay đổi).

3.5 Ghi chép sổ sách theo hình thức nhật ký chung (NKC)
Các loại sổ sách
- Nhật ký chung
- Nhật ký chuyên dùng: nhật ký bán hàng, nhật ký mua hàng, nhật ký thu tiền, nhật ký chi
tiền



- Sổ cái.
Quy trình ghi chép sổ sách và lên các báo cáo tài chính
- Chứng từ được ghi vào nhật ký chung hoặc các nhật ký chuyên dùng theo trình tự phát
sinh theo thời gian.
- Có 4 nhóm nghiệp vụ phát sinh thường xuyên là thu, chi, mua, bán, và chúng được ghi
vào các nhật ký chuyên dùng tương ứng. Mẫu của các nhật ký chuyên dùng cũng đặc thù
cho từng nhóm nghiệp vụ để tiện ghi chép các thông tin tương ứng với nhóm nghiệp vụ
đặc thù. Các nghiệp vụ khác phát sinh không thường xuyên và chúng được khi vào nhật
ký chung.
- Nhật ký được đánh số trang và số dòng. Mỗi loại nhật ký được ký hiệu riêng.
- Định kỳ (tuần/tháng) số liệu từ các nhật ký được chuyển vào sổ cái tương ứng với từng
tài khoản. Để tiện cho tra cứu sau này thì khi chuyển sổ trong sổ cái phải chỉ rõ là chuyển
từ nhật ký nào, trang nào và dòng nào; trong nhật ký thì đánh dấu đã chuyển sang sổ cái
chứa và chuyển vào ngày nào.
- Cuối kỳ (tháng/quý) sau khi khoá sổ và thực hiện các tính tổng phát sinh nợ, phát sinh có,
số dư cuối kỳ của từng tài khoản sổ cái thì chuyển số dư đầu kỳ, số phát sinh nợ và có
trong kỳ, số dư cuối kỳ vào bảng cân đối số phát sinh các tài khoản (bảng cân đối thử,
Trial Balance). Tổng số phát sinh nợ/có trong bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản
phải bằng tổng số phát sinh nợ/có trong tất cả các nhật ký.
- Các chỉ tiêu trong các báo cáo tài chính được nhặt từ bảng cân đối số phát sinh của các
tài khoản.
- Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung



- Mẫu sổ sách của hình thức nhật ký chung theo quy định của BTC:

QD15_2006.
Nhat_Ky_Chung.xls

Quy trình tra cứu ngược số liệu từ các báo cáo tài chính đến chứng từ gốc
- Từ chỉ tiêu trong các báo cáo tài chính xem chỉ tiêu này được tính toán từ các tài khoản
sổ cái nào.
- Xem số liệu của các tài khoản sổ cái liên quan đến chi tiêu cần xem xét trong bảng cân
đối số phát sinh của các tài khoản.
- Xem trong sổ cái tài khoản số liệu phát sinh liên quan đến tài khoản cần xem xét.
- Để xem chi tiết phát sinh liên quan đến một dòng nào đó trong sổ cái thì dựa vào thông tin
trong sổ cái liên quan sổ nhật ký nào, trang nào và dòng nào để tra cứu số liệu gốc trong
nhật ký tương ứng.
Đánh giá
- Nhật ký chung là hình thức đơn giản nhất và được sử dụng phổ biến nhất trong thực tế.
- Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp lớn có số lượng giao dịch lớn thì có bất tiện là số cái
quá lớn do mọi chi tiết đều được ghi vào sổ cái. Trong trường hợp này người ta ứng dụng
ghi chép theo hình thức chứng từ ghi sổ.
- Nhật ký chung: Vì mọi phát sinh đều ghi “chung” vào một sổ “nhật ký”.

3.6 Ghi chép sổ sách theo hình thức chứng từ ghi sổ (CTGS)
- Bảng tổng hợp các chứng từ gốc
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ cái.
“Chứng từ ghi sổ” vì tập hợp một số các chứng từ gốc để lập ra một “chứng từ” rồi mới “ghi
vào sổ”.
- Các chứng từ cùng loại (giống nhau về nghiệp vụ) được tập hợp lại thành các bảng tổng
hợp các chứng từ gốc. Các chứng từ gốc có thể gom/tập hợp theo kỳ (ngày, 3 ngày, tuần,
tháng) hoặc theo bảng kê (ví dụ kê trên 1 tờ A4, cứ kê hết trên 1 tờ A4 thì lập 1 bảng tổng
hợp chứng từ gốc...).
- Bảng tổng hợp chứng từ gốc có ghi hạch toán nợ có theo các tài khoản và tổng cộng ps
nợ, có của các tk có ps. Các tk ps và số tổng ps nợ, có sẽ được ghi vào một chứng từ -
gọi là chứng từ ghi sổ (CTGS). Để thuận tiện thì bảng kê tổng hợp các chứng từ gốc
thường có nhiều cột, mỗi cột ghi ps nợ/có của một tk, ở dưới có dòng tổng cộng. Lấy số
tổng cộng ở dòng cuối này để ghi vào CTGS.
- Ngày và số của CTGS được đăng ký trong "Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ". Ngoài ra tổng
số tiền phát sinh của CTGS cũng được ghi trong sổ đăng ký CTGS.
- Đối với các phát sinh liên quan đến các bút toán đặc biệt như điều chỉnh, kết chuyển/phân
bổ hoặc khoá sổ cuối kỳ thì mỗi phát sinh được lập thành một CTGS riêng.



- Từ các CTGS số liệu liên quan đến từng tài khoản được chuyển vào sổ cái của tài khoản
tương ứng. Trong sổ cái phải ghi rõ số và ngày của CTGS. Như vậy, CTGS là cơ sở để
ghi số liệu vào sổ cái, chứ kô ghi vào sổ cái trực tiếp từ các c.từ gốc.
- Từ các sổ cái tài khoản thực hiện lên bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản (bảng
cân đối thử - Trial Balance). Tổng số phát sinh nợ/có trong bảng cân đối này phải bằng
tổng số tiền trong sổ đăng ký CTGS.
- Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức CTGS:

- Mẫu sổ sách của hình thức CTGS theo quy định của BTC:

QD15_2006.
Chung_tu_Ghi_So.xls

- Báo cáo tài chính ==> Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản ==> Sổ cái ==> CTGS
==> Bảng tổng hợp chứng từ gốc.
Đánh giá
- Trong hình thức CTGS không có các nhật ký mà số liệu từ CTGS được ghi trực tiếp vào
sổ cái.
- Đây là hình thức khá phổ biến trên thực tế.
- CTGS = Từ các chứng từ gốc lập ra “chứng từ” để từ đó rồi mới “ghi vào sổ” cái.



3.7 Ghi chép sổ sách theo hình thức nhật ký sổ cái (NKSC)
- Nhật ký sổ cái
- Các chứng từ gốc được ghi vào nhật ký sổ cái. Trong nhật ký sổ cái mỗi tài khoản được
mở thành một cột riêng (2 cột ps nợ, ps có) và số tiền ps liên quan đến tk nào sẽ ghi vào
cột tương ứng của tk đó.
- Từ nhật ký sổ cái ==> Bảng cân đối số phát sinh của các tk ==> Các báo cáo tài chính.

- Mẫu sổ sách của hình thức NKSC theo quy định của BTC:

QD15_2006. Nhat Ky
So Cai.xls

- Báo cáo tài chính ==> Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản ==> Nhật ký sổ cái
==> Chứng từ gốc.
Đánh giá
- Hình thức này kết hợp giữa "Nhật ký" - ghi hàng ngày và "Sổ cái" - Ghi riêng theo tài
khoản. Nhật ký sổ cái = Nhật ký + Sổ cái.
- Đây là hình thức rất đơn giản dành cho các doanh nghiệp có số lượng chứng từ phát sinh
ít.



- Mẫu của NKSC giống như mẫu của bảng tổng hợp c.từ gốc trong hình thức CTGS. Như
vậy NKSC có thể coi như là 1 bảng tổng hợp lớn các c.từ gốc trong hình thức CTGS.

3.8 Ghi chép sổ sách theo hình thức nhật ký chứng từ (NKCT)
- Nhật ký chứng từ số 1-10
- Bảng kê số 1-11
- Các sổ chi tiết, các bảng phân bổ
- Sổ cái.
- Từ chứng từ gốc số liệu được ghi vào các sổ chi tiết, nhật ký và bảng kê tương ứng. Có
quy định rõ số liệu phát sinh đến tài khoản thì ghi vào nhật ký nào hoặc bảng kê nào. Mỗi
loại nhật ký/bảng kê có mẫu riêng với các thông tin đặc thù quản lý riêng cho từng tài
khoản.
- Đối với một số nhật ký và bảng kê thì số liệu được ghi vào sổ chi tiết trước rồi mới lấy số
liệu tổng hợp từ các sổ chi tiết để ghi vào nhật ký hoặc bảng kê. Ví dụ nhật ký 5 / bảng kê
số 11 thì phải nhặt số liệu từ các sổ chi tiết công nợ của các tài khoản phải trả hoặc phải
thu.
- Cuối kỳ số liệu từ các nhật ký và bảng kê được ghi vào các sổ cái của các tài khoản
tương ứng. Khi ghi vào sổ cái phải ghi chú rõ là số liệu lấy từ nhật ký nào hoặc bảng kê
nào.

QD15_2006. QD15_2006.
Nhat_Ky_Chung_Tu_1 Nhat_Ky_Chung_Tu_2 (Bang ke).xls
(Nhat ky va So cai).xls

- Từ sổ cái ==> Bảng cân đối số phát sinh của các tk ==> Các báo cáo tài chính.

- Báo cáo tài chính ==> Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản ==> Sổ cái ==> Nhật
ký/Bảng kê ==> Sổ chi tiết ==> Chứng từ gốc.



Đánh giá
- Nhật ký chứng từ = Nhật ký + chứng từ = Mỗi loại chứng từ gốc được ghi vào các nhật ký
tương ứng. Sau đó nhật ký lại được dùng như là 1 chứng từ để ghi vào sổ cái.
- Các hình thức sổ sách NKC, CTGS, NKSC chỉ phục vụ kế toán tài chính, để lên các báo
cáo tài chính, mà không phục vụ kế toán quản trị - quản lý công nợ, quản lý tiền vay,... Để
phục vụ kế toán quản trị các kế toán viên phải tự lập ra các mẫu riêng để quản lý.
- NKCT lập ra các mẫu biểu sổ sách để phục vụ cả hai mục đích cùng một lúc: kế toán tài
chính và kế toán quản trị.
- Một số mẫu biểu của hình thức NKCT được sử dụng trong các hình thức ghi chép sổ
sách khác để phục vụ kế toán quản trị.
- Hình thức NKCT ngày càng ít được sử dụng do nó quá phức tạp.

4 Một số sơ đồ hạch toán thường gặp
Trong phần này đưa ra một số sơ đồ hạch toán của một số nghiệp vụ thường gặp.

4.1 Hạch toán các nghiệp vụ bán hàng và công nợ phải thu
Bán hàng
Nợ 131 - Công nợ phải thu
Có 511 - Doanh thu
Có 3331 - Thuế GTGT phải nộp của hàng hoá đầu ra
Nợ 632 - Giá vốn hàng bán
Có 156 - Hàng tồn kho
Thu tiền bán hàng
Nợ 112 - Tiền gửi ngân hàng
Có 131 - Công nợ phải thu

4.2 Hạch toán các nghiệp vụ mua hàng và công nợ phải trả
Mua vật tư, CCLĐ, hàng hóa
Nợ 152, 153, 156 - Vật tư, CCLĐ, hàng hoá tồn kho
Nợ 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá mua vào
Có 331 - Công nợ phải trả
Mua TSCĐ
Nợ 211 - TSCĐ
Nợ 1332 - Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ mua vào
Thanh toán tiền mua hàng
Nợ 331 - Công nợ phải trả
Có 112 - Tiền gửi ngân hàng

4.3 Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến lương và bảo hiểm
Lương, bảo hiểm phải trả



Nợ 622, 6271, 6421, 6421 - Chi phí (Lương) sx trực tiếp, quản lý px, b.hàng, qlý cty
Có 334 - Lương phải trả
Có 338 - BHXH, BHYT phải trả
Trả lương
Nợ 334 - Lương phải trả
Có 111, 112 - Tiền mặt, tiền gửi NH
Nộp bảo hiểm
Nợ 338 - BHXH, BHYT phải trả
Có 112 - Tiền gửi ngân hàng

4.4 Hạch toán các n.vụ liên quan đến chi phí bán hàng, chi phí q.lý
Chi phí tiền lương
Nợ 6411, 6421 - Chi phí (Lương) bán hàng, chi phí quản lý cty
Chi phí NVL
Nợ 6412, 6422 - Chi phí (NVL) bán hàng, q.lý cyt
Có 152 - NVL tồn kho
Chi phí đồ dùng văn phòng
Nợ 6413, 6423 - Chi phí (CCLĐ) bán hàng, q.lý cty
Có 153 - Công cụ, dụng cụ tồn kho
Chi phí khấu hao TSCĐ
Nợ 6414, 6424 - Chi phí (khấu hao TSCĐ) bán hàng, q.lý cty
Có 214 - Khấu hao TSCĐ
Chi phí bảo hành
Nợ 6415 - Chi phí (bảo hành) bán hàng
Có 156 - Hàng tồn kho
Thuế, phí, lệ phí
Nợ 6425 - Chi phí (thuế, phí,...) quản lý
Có 3336, 3337, 3338 - Thuế môn bài, thuế nhà đất,...
Chi phí dự phòng
Nợ 6426 - Chi phí dự phòng
Có 139, 159 - Dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Chi phí dịch vụ mua ngoài
Nợ 6417, 6417 - Chi phí (d.vụ mua ngoài) bán hàng, quản lý
Có 331 - Công nợ phả trả
Chi phí bằng tiền khác
Nợ 6418, 6428 - Chi phí (bằng tiền #) bán hàng, q.lý
Có 111, 112 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng



4.5 Hạch toán các n.vụ liên quan đến tập hợp c.fí và tính GT SP
Chi phí vật tư, nvl cho sản xuất
Nợ 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Có 152 - Vật tư tồn kho
Lương nhân công sản xuất trực tiếp phải trả
Nợ 622 - Chi phí nhân công trực tiếp
Lương của nhân viên quản lý sản xuất
Nợ 6271 - Chi phí nhân công quản lý phân xưởng
Chi phí vật tư, nvl cho bộ phận quản lý
Nợ 6272 - Chi phí nguyên vật liệu cho quản lý phân xưởng
Có 152 - Vật tư tồn kho
Chi phí công cụ sản xuất
Nợ 6273 - Chi phí CCLĐ cho sản xuất
Có 153 - CCLĐ tồn kho
Chi phí khấu hao TSCĐ liên quan đến sản xuất
Nợ 6274 - Chi phí khấu hao TSCĐ cho phân xưởng
Có 214 - Khấu hao TSCĐ
Chi phí dịch vụ mua ngoài (điện, nước,...): dịch vụ mua ngoài liên quan đến c.nợ
Nợ 6275 - Chi phí mua ngoài cho px
Chi phí bằng tiền khác: mua t/t trực tiếp bằng tiền mặt
Nợ 6278 - Chi phí bằng tiền khác cho px
Có 111, 112 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Kết chuyển/phân bổ chi phí vào sản phẩm dở dang
Nợ 154 - Sản phẩm dở dang trong sx
Có 621, 622, 627 - Chi phí nvl, lương, qlý px
Kết chuyển chi phí sản phẩm dở dang vào thành phẩm nhập kho
Nợ 155 - Thành phẩm tồn kho
Có 154 - Sản phẩm dở dang trong sx

4.6 Các bút toán kết chuyển cuối kỳ
Kết chuyển doanh thu và giá vốn hàng bán
Nợ 511 - Doanh thu bán hàng
Có 911 - Kết quả kinh doanh
Nợ 911 - Kết quả kinh doanh
Có 632 - Giá vốn hàng bán



Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý
Có 641, 642 - Chi phí bán hàng, chi phí quản lý.
Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp
Nợ 8211 – CF thuế TNDN hiện hành
Có 3334 – Thuế TNDN
Nộp thuế TNDN
Nợ 3334 – Thuế TNDN
Có 112 – Tiền gửi NH
Kết chuyển chi phí thuế
Nợ 911 – Kết quả kinh doanh
Có 8211 – CF thuế TNDN hiện hành

4.7 Hạch toán các nguồn vốn, phân bổ lãi kinh doanh
Các cổ đông đóng cổ phần
Nợ 111, 112 - Tiền mặt, tiền gửi
Có 4111 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu
Kết chuyển kết quả kinh doanh vào lãi hoạt động kinh doanh
Có 4212 – Lợi nhuận chưa phân phối
Trích lập quỹ phát triển SXKD
Nợ 4212 – Lợi nhuận chưa phân phối
Có 414 - Quỹ đầu tư phát triển SXKD
Trích lập quỹ dự phòng tài chính
Có 415 - Quỹ dự phòng tài chính
Trích lập quỹ phúc lợi, khen thưởng
Có 353 - Quỹ phúc lợi, khen thưởng
Chia lãi cho các cổ đông
Có 111, 112 - Tiền mặt
Tăng vốn từ lợi nhuận chưa phân phối
Có 4111 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu.


E-book kế toán căn bản cho người không chuyên

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Viewers also liked

Viewers also liked (20)

Similar to E-book kế toán căn bản cho người không chuyên

Similar to E-book kế toán căn bản cho người không chuyên (20)

E-book kế toán căn bản cho người không chuyên