2e cours du module Gestion de projet (L Pro IDEISST, IUT A Ponsan, Toulouse)

1. Fondamentaux de la gestion
de projet
Planification de projet
Françoise GOUZI. Licence Pro IDEISST (MAJ oct. 2015)

2. Plan des prochains cours…
 Fondamentaux gestion projet (planification,
organisation, cahier des charges) 6/11
 Animation, communication, travail d’équipe
(manipulation Freemind outil de représentation
graph. idées) 20/11
 Acteurs du projet, freins et risques / résolution d’une
problématique. 27/11
2

3. 3
Typologie de projets
 Faire évoluer des produits et services
 Organiser des missions ponctuelles de façon efficace
 Capitaliser et reproduire les bonnes pratiques de gestion de
projets
 Accompagner des changements forts (on parle alors
de management par projet)
 Socio-organisationnels
 Techniques
 Dans des contextes de crise

4. 4
La Gestion de projet : 2 volets
 Conduite ou pilotage de projet (ou Contenant)
 Une démarche
 Une méthode
 Des outils (de pilotage)
 La résolution d’une problématique (ou Contenu)
 Un diagnostic
 La réalisation d’un produit (audit, étude ou produit)
 Une méthode de résolution de problématique
 Faisant appel à des outils (techniques)

5. La Gestion de projet : 2 volets
5
1. Conduite ou pilotage de projet en étapes
1.1 Préparation du projet et son Cadrage de
projet
1.2 Planification détaillée des actions /
organisation du projet et instances
1.3 Pilotage du 2, lancement, communication et
réalisation
1.4 Bilan et suivi de mission

6. 2. Résolution d’une problématique
2.1 Analyse de l’existant
2.2 Critique de l’existant
2.3 Diagnostic
2.4 Elaboration de choix et solutions
2.5 Mise en œuvre
2.6 Suivi et ajustement
La Gestion de projet : 2 volets
6

7. 7
Le Pilotage ou la conduite de projet
Les actions de la conduite de projet
 1 le cadrage du projet
 2 Le planning
 3 Les acteurs et instances
 4 La démarche
 5 La communication
 6 La fin du projet : rendu, rapport, bilan, debriefing
 7 Le suivi et l’évaluation

8. Pilotage de projet : 3 étapes
8
 Cadrer
 Conduire
 Conclure
En veillant au respect des critères définis par le
commanditaire Qualité / Coût / Délai

9. Phase 1
Les phases d’une conduite de projet
9

10. 10
Réception
Etape 1
Réceptionner la demande de projet du commanditaire
Examiner la demande du commanditaire (Évaluation des risques)
Formulation écrite de la demande
Réponse écrite à la demande
Initialisation
du projet
Fiche d’expression
des besoins
Items à renseigner
•Objet
•Besoins
•Enjeu
•Fonctions
•Contraintes
•Contexte
•Risques
•Opportunités
Livrable

11. 11
Livrable Note de cadrage
Rédaction de l’objet par le chef de projet
Besoins : Enjeu, Fonctions, Contraintes
Validation par le commanditaire
Lister les motifs
Définir le contexte (humain, social,
économique…) Evaluer les risques et Opportunités
Cadrage
du projet
Etape 2
Définir l’objet précis du projet
Préparation

12. 12
Objectifs du projet
 Performances (qualité)
 Coûts (budget)
 Délais (planning)
Où voulons-nous aller ?
Livrables
Cadrage
du projet
Etape 2
Définir l’objet précis du projet
Préparation
Note de cadrage
Organigramme
De projet

13. Orientations stratégiques
 Quels moyens (humains,
financiers, techniques)
 Quelle organisation, quelle
méthode, quels outils ?
Comment allons-nous vers
l’objectif ?
Préparation
Etape 2
Définir l’objet précis du projet
13
Cadrage
du projet

14. 14
Livrable
Cadrage
du projet
Etape 2
Définir les contraintes sur objectif (et les écarts négociables)
Préparation
Coût / Temps / Qualité
Le cas échéant, renégociation d’un ou plusieurs objectifs
Note de cadrage
(suite)

15. 15
Le cadrage du projet
Quoi ?
 Objet du projet défini en terme d’action (verbe
complément) – Les Objectifs attendus sont appelés
« livrables »
Pourquoi ?
 Motifs et déclencheurs du projet internes, externes
Contexte (politique, technique, humain, financier …)
Qui ?
 les acteurs du projet
Le comment
 la démarche utilisée pour résoudre la problématique, les
moyens ou ressources utilisés

16. Phase 2
Planifier – Planification de projet
16

17. 17
Planifier les activités
 Créer un tableau des activités
 Numéroter les actions
 Préciser la durée des actions
 Délai de réalisation
 Tâches précédentes
 Tâches suivantes
 Tâches concomitantes
 Valider en équipe projet puis en comité de
pilotage
Phase 2
Planifier les activités du projet

18. 18
 Etape 1 : créer un projet
 Etape 2 : lister les tâches et sous-tâches qui
composent le projet. Définir les liens entre les
tâches
 Etape 3 : lister les ressources
 Etape 4 : définir la durée d’une tâche et le délai de
réalisation
 Etape 5 : associer des tâches et des ressources
 Définir des jalons (lancement, suivi, bilan)
Phase 2
Créer un planning
Préparation

19. Phase 3 – Organiser
L’organigramme des tâches
19

20. 20
1 - Gestion du projet 1.1 - Initialisation
1.2 - Préparation
1.3 - Planification
1.4 - Pilotage
1.5- Bilan
1.1.1 - Réception
1.1.2 - Affectation
1.2.1 - Objet
1.2.2 - Objectifs
1.2.3 - Domaine
1.2.4 - Risques
1.2.5 - Méthode
1.2.6 - Communication
1.2.7 - Contractualisation
1.3.1 – Planification détaillée
1.3.2 - Validation
1.4.1 - Lancement
1.4.2 - Réalisation
1.5.1 - Promotion
1.5.2 - Désengagement
1.5.3 - Capitalisation
Réceptionner la demande de projet du commanditaire
Examiner la demande du commanditaire
Officialiser la nomination du chef de projet
Définir l’objet précis du projet
Lister les motifs et définir le contexte
Définir les objectifs de qualité
Définir les objectifs de temps
Définir les objectifs de charge et de coûts
Définir les objectifs de communication
Définir les objectifs complémentaires
Préciser les contraintes sur objectifs
Vérifier l’adéquation entre les objectifs
Identifier le périmètre et les acteurs
Définir la structure choisie pour la gestion du projet
Définir les rôles des acteurs dans les structures projets
Identifier, analyser et gérer les freins
Identifier, analyser et gérer les facilitants
Choisir une méthode et structurer la réal. du produit
Définir les axes, cibles et moyens de communication
Rédiger la note de cadrage
Définir l’environnement de planification
Ordonner la liste des tâches de fabrication du produit
Affecter des durées ou de charges aux tâches
Définir les liens entre les tâches
Intégrer les tâches de gestion de projet
Affecter les ressources sur les tâches
Optimiser le planning détaillé du prévu
Valider, communiquer et enregistrer le planning
Lancer la réalisation
Mettre en œuvre le plan de communication
Piloter la réalisation du produit
Vendre le projet
Mettre un terme à l'engagement contractuel
Organiser les réunions de débriefing
Archiver les dossiers du projet
Macro planning de charge-Budget prévisionnel
Demande de projet du commanditaire
Réponse à la demande de projet
Note d’affectation du chef de projet
Note de cadrage (suite)
Stratégie de communication
Fichier des acteurs
Organigramme Projet
Fiche de poste/Carte des acteurs
Grille des freins
Grille des facilitants
Fiche méthode
Charte graphique-Plan de communication
Charte de planification
Organigramme des tâches
Planning détaillé
Tableau des ressources-Plan. Prévi.(suite)
Contrat de planning
Journal du projet / Fiche de reporting
Cond. réu.-Bilan inter.-Rap. Flash-Plan.Prévi.
Présentation de projet
Note de désengagement
Bilan final de projet
Note d’archivage
Note de cadrage (suite)
Note de cadrage (suite)
Macro planning
Note de cadrage (suite)
Note de cadrage (suite)
Note de cadrage (suite)
Fichier des acteurs
Organigramme Projet
Note de cadrage (suite)
Planning détaillé (suite)
Planning détaillé (suite)
Planning détaillé (suite)
Plan de communication (suite)
Source : Hugues Marchat, Kit de conduite de projet. Ed. Organisation

21. La to do list
 Pas d’organisation en place, il faut définir le
travail à faire entre les réunions
 “Liste des choses à faire”, un moyen simple et
efficace de :
 Répartir le travail entre les personnes de l’équipe
 Définir en quoi il consiste (charge, livrable)
 Suivre la réalisation
Rémi Bachelet cours sous licence CC
Fiche outil
Fiche Todo List
21

22. Exemple de To do List prête à l’emploi
L’utilisation de Google docs par ex. permet de :
Demander la mise à jour par chacun (outils<envoyer un mail aux
collaborateurs)
Suivre les mises à jour (outils<règles de notification)
Fiche xl Todo List
22

23. Phase 4
Préparer le budget
23

24. Préparation
24
 Définir des objectifs de coût et charges
Livrable Budget prévisionnel
 Coût des ressources humaines
 Coût des achats et prestations de service
 Coût des ressources matérielles

25. Méthodologie pour l’élaboration d’un
cahier des charges
Source cours INTD Claudine Masse
25

26. Définition
 Document par lequel le demandeur exprime son besoin
en terme de fonctions de service et de contraintes.
 Pour chacune d’elle sont définis des critères
d’appréciations et leur niveau. Chacun de ces niveaux
est assorti d’une flexibilité (norme AFNOR X50-151
remplacée par la NF EN 16271 en 02/2013, CdCF)
26

27. Suppose donc une étude….
 Cerner avec précision les besoins des utilisateurs
 Définir les objectifs à atteindre
 Identifier les contraintes
obtenir en réponse la proposition du produit le plus
apte à rendre le service attendu, dans les conditions
prévues.
Le cahier des charges exprime des exigences de
résultats
27

28. 1. Les études préalables
 Par qui sont-elles menées ?
 L’instance de décision
 Le groupe projet
 Etude de l’existant
 Le contexte
 La chaîne documentaire ou SI en place
 Les utilisateurs
 Les contraintes
 Etude des besoins
28

29. 2. Synthèse des études préalables
 Infos recueillies (phase étude préalable)  plusieurs
hypothèses de produits ou services pouvant répondre à
la demande.
 1 scénario = avantages + inconvénients des différentes
solutions proposées…
 Ces scénarios élaborés par le groupe projet sont soumis
au choix de l’instance de décision
 Le choix opéré  il est précisé dans le cahier des
charges
29

30. 3.Rédaction du cahier des charges
 Le cahier des charges formalise les objectifs à atteindre
(précis et complet sur les services attendus)
 Il sert de réference dans relations / fournisseurs ou
prestataires
 Expliquer exigences intangibles / exigences
éventuellement modifiables
 Rédigé de manière claire pour détecter facilement les
réponses aux questions/problèmes
30

31. Phase 5 : Le bilan du projet
Etapes : Promotion, Désengagement, Capitalisation
31

32. Vendre le projet (actions à entreprendre)
 Lister tous les évènements marquants liés à la
gestion du projet
 Lister tous les évènements marquants liés à la
fabrication du résultat
 Préparer un scénario retraçant la vie du projet
 Présenter ce scénario au commanditaire
 Définir des axes de progression et de nouveaux
modes de collaboration avec le commanditaire
32

33. Mettre un terme à l’engagement contractuel
(actions à entreprendre)
 Préparer et faire signer au commanditaire la note de
désengagement
 Communiquer le désengagement aux acteurs du
projet
 Organiser la suite éventuelle du projet
 Transmettre l’ensemble des documents et
« pouvoirs » à ceux qui prennent la suite
Le chef de projet n’est pas propriétaire du résultat il
doit savoir passer la main à 1 autre équipe qui va se
charger de finir si nécessaire.
33

34. Evaluation- valorisation du
projet
Source : Rémi Bachelet (Ecole centrale Lille) vidéo en ligne
34

35. Evaluer votre projet, pourquoi
 Analyse des réactions, des conséquences, feed-back
 Tirer les conséquences de la réussite ou de l’échec à
l’appel d’offre
 Retour sur soi
 Des outils de mesure de l’efficacité
 L’investissement à moyen, long terme
 La capitalisation des expériences
35

36. 36
 Contrôler
 S’améliorer
 Réguler
 Capitaliser
 Former
 Communiquer
 Faire participer
 Mais aussi

37. Source : Prise en compte de l’ impact et construction d’indicateurs d’impact, Gilbert Graugnard
Nicolas Heeren. Edition CIEDEL
37

38.  Résultats = changements produits directement par
l’action
 A comparer avec les objectifs formalisés avant le lancement du projet
 Effets = Incidences directes et indirectes de l’action
 Résultats de l’action mais aussi d’autres dynamiques - contraintes prov.
du milieu (physique/humain)
 Impact = situation finale à la suite de l’action
 Prévoir l’impact présente encore plus de difficultés car nombreux
facteurs indépendants du projet peuvent se combiner avec résultats/effets
de l’action
 Le temps est également un facteur car l’impact se juge à terme
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39. =
80 % des sources d’échecs
Objectifs mal définis Rôle des acteurs mal définis
39

40. 
PSYCHOLOGIE
Motivation
MÉTHODES
Procédures
EXPERTISE
Technique
50 %
35 %
15 %
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41. Qu’est-ce qui fait qu’une évaluation
fonctionne bien ou mal ?
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 Les intentions des acteurs
 L’équipe-projet
 Les convergences d’intérêt des acteurs
 Le type de management
 L’importance accordée à l’évaluation
 Ce qui se passe après l’évaluation

42. Crédits images
 « i found you! » ioannis kounadeas http://blog.ig-
conseils.com/
 « Validation Symfony2. »lafermeduweb.net
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43. Sources du cours et ressources pour aller
plus loin…
 Isabelle Gautheron, cours sur la gestion de projet. Cité de l’eau
SIAAP (Esiee- MISTE) sur slide share et viadeo.
 Rémi Bachelet, Ecole Centrale de Lille (cours en ligne) - -
 http://gestiondeprojet.pm/
 http://rb.ec-lille.fr/l/Projets/Projet_Outils-basiques.pdf
 https://sites.google.com/site/coursgestiondeprojet/faqs/fiches-
pratiques-de-gestion-de-projet
 http://fr.slideshare.net/bachelet/projet-evaluation-impact
 La conduite de projet, Hugues Marchat, Ed. Eyrolles, juill. 2011
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