Gérer et animer un portail HAL, une collection HAL

Françoise Gouzi, 30/11/2015, URFIST Toulouse

 Ensemble de dépôts (sous-ensemble de HAL) sélectionnés à
partir de critères
 « Tampon» manuel ou automatique
 Un document peut posséder plusieurs tampons
 Adresse url stable de format : http://hal.archives-
ouvertes.fr/IDENTIFIANT_DE_LA_COLLECTION
 https://hal.archives-ouvertes.fr/page/collection-definition-et-creation

 Rôle administrateur : création des collections
 Rôle gestionnaire de collection (=tamponneur) :
 tamponne/détamponne
 administre le site Web de sa collection
 accède aux statistiques de sa collection
 mais ne peut pas modifier les dépôts de sa collection (sauf
si la collection est basée sur l’appartenance à une structure
de recherche dont le gestionnaire est référent)
 Référent structure : modifier les informations de sa structure
dans AuréHal et modifier les dépôts de la collection

 Envoyer un mail à hal.support@ccsd.cnrs.fr ou admin. portail
 identifiant de la collection : id.unique de la collection dans HAL 
adresse url de la collection (TAMPID dans v2). En maju. et non
modifiable par la suite.
 Nom de la collection : intitulé développé
 Catégorie : Laboratoire, Institution, Université, PRES, Ecole, Colloque,
Revue, Thématique, Autre…
 Mode : tamponnage manuel ou automatique
 Critère(s) de la collection : différents types de critères peuvent être
combinés : on peut par exemple sélectionner les dépôts d’un auteur
dans un laboratoire défini, en se limitant aux publications relevant
d’un seul domaine, ou à certaines dates de publication.
 Login du ou des gestionnaire(s) de la collection

 Permet de mettre en valeur la production scientifique d’une
structure de recherche (d’un projet, d’un thème, d’un
colloque, etc...)
 Consultation des publications sous différentes facettes
 Production de listes de publication sous différents formats
 Alimentation d’autres sites de façon dynamique
 Constitue un des éléments de l’identité numérique d’une
structure de recherche

Lire le billet sur le blog du CCSD

 LAAS-CNRS Laboratoire d'analyse et d'architecture des
systèmes
 Observatoire Midi-Pyrénées
 Institut de Mathématiques de Toulouse
 Laboratoire GEODE - Géographie de l’Environnement
 Laboratoire TRACES - Travaux et recherches archéologiques
sur les cultures, les espaces et les sociétés
 EFTS - Education, Formation, Travail, Savoirs » (ENFA/UT2J)
 Laboratoire FRAMESPA - France Méridionale et Espagne
 …

 Rôle du gestionnaire de collection
 Tamponnage/détamponnage des documents (Si la collection est
en mode auto, le tamponnage des dépôts correspondant au(x) critère(s)
définissant la collection se fait automatiquement chaque nuit).
 Gestion de la collection (pour gérer sa collection, aller dans
Privilèges/Collections/ Mes collections).
 Tamponnage d'un document ayant plusieurs versions
 https://hal.archives-ouvertes.fr/page/gerer-une-collection

 Gestion des collections : création et modification des
caractéristiques de la collection
 Statistiques du portail
 Site Web du portail
 Modération
 Gestion des utilisateurs
 Modifications des référentiels : modification des structures,
des auteurs, des revues, des projets ANR et européens et
fusions (AuréHAL)

Gestion des utilisateurs :
Recherche de l’utilisateur (par nom, login courriel, Userid) et
visualisation de ses privilèges. Privilèges/Administrer/Utilisateurs
Gérer les privilèges
Modifier le compte

 Choisir les langues de l'interface
 Page d'accueil
 Personnaliser le bandeau, ajouter un logo
 Personnaliser l'apparence
 Choisir/modifier les menus
 Ajouter/modifier des actualités
 https://hal.archives-ouvertes.fr/page/personnaliser-le-site-
web-d-une-collection
 https://hal.archives-ouvertes.fr/MSHD/page/creer-sa-
collection (Armelle Thomas, MSHS Dijon)

 Partir d'une mise en forme prédéfinie
Gardez l'apparence proposée par défaut dans Privilèges/Site
web/Apparence : Largeur de la zone principale : "par défaut fixe
(940px)".
 Entête : bandeau image
-Largeur du bandeau 1150 px -- >capture d'écran du site web de
votre labo et rognez tout ce qui n'est pas le bandeau.
-Dans "Site web/Entête", cliquez sur "Ajouter un logo",
sélectionnez le type "image" et insérez le bandeau que vous avez
créé.
 Mise en page et feuille de style prédéfinies
- code source à copier/coller dans la page d'accueil de la collection
(icône <> dans le menu de mise en page)
- une feuille de style à copier coller dans Privilèges/Site
web/Apparence

 Ajouter du contenu dynamique : onglet Privilèges (widgets)

 Caractéristiques communes : Les référentiels de AureHAL
peuvent être consultés, même sans authentification.
 Statuts d'une entrée :
valide : code couleur vert
à valider : code couleur rouge
fermé, n'existe plus : code couleur jaune (utilisé par
exemple pour un laboratoire qui a changé de code UMR).

Droits de création /modification
 Création dans un référentiel
-Pour que l’entrée passe au statut « valide » dans le référentiel,
faire une demande à hal.support@ccsd.cnrs.fr ou s’adresser au
gestionnaire de portail.
- Un gestionnaire de portail a les droits de création sur tous les
référentiels, à l’exception de celui des disciplines.
 Modification dans un référentiel
Toute personne qui a les droits référent structure peut modifier
les informations de la structure de recherche dont il est référent
ainsi que celles qui en dépendent (par ex : le laboratoire et ses
équipes).

Contrôle des filtres de la collection HAL à nettoyer
 Pour cela, connectez-vous en tant que « référent structure »
sur votre collection https://hal-univ-tlse2.archives-
ouvertes.fr/GEODE et allez dans Privilèges <Site Web<Menu
 Puis allez dans Pages<Consultation<Liste par auteurs et vérifiez
que le nom de votre structure apparaît bien dans la liste des
filtres structures (en bleu)

Les métadonnées pour décrire une structure de recherche :
 Nom
 Sigle
 Adresse
 Pays
 Type de structure
 Url
 Validité

Les 4 types de structure
 Institution : niveau le plus élevé (ex : CNRS, Université Louis
Pasteur – Strasbourg, Ecole Normale Supérieure). Ce niveau est
obligatoire pour toute entrée dans le référentiel.
 Laboratoire (laboratory) : niveau qui correspond à UMR, EA,
INSERM-U
 Département (department): Département de Sociologie par
exemple
 Equipe de recherche (researchteam): niveau le plus fin. Par
rapport à la V.2 de Hal, ce champ n’existe plus, il faudra donc
rattacher toutes les équipes au bon intitulé laboratoire. Les
documents associés aux diverses formes «équipes » seront
donc basculées sous la forme laboratoire valide.

 Voir les documents associés lance une requête dans HAL qui
permet d'accéder aux dépôt comportant la structure dans ses
métadonnées
 Exporter (xml) : fiche de la structure en format xml

 Allez sur le site https://aurehal.archives-ouvertes.fr/ et
connectez-vous en haut à droite (votre identifiant
administrateur collection).

 Cliquer sur le petit œil pour vérifier si le rattachement
affiliations est correct, puis dans le doute vérifier aussi les doc.
associés (surtout lorsque vous nettoyez les équipes).

 Cocher la ou les différente(s) forme(s) que vous allez fusionner
avec la bonne forme (ici TRACES Id 44675). Attention il peut y
avoir des homonymes sur les sigles de nom de labo. Puis
cliquer sur Remplacer.

 Puis saisir la forme valide du labo dans le champ (par le numéro d’Id
ou bien directement par le nom du laboratoire), puis « rechercher ».

 Cliquer ensuite sur la bonne forme (la valeur de
remplacement) puis « remplacer ».

 Puis, cliquer en bas sur « Effectuer la modification » pour
valider le remplacement (vous pouvez interrompre le processus
à tout moment) mais une fois fait le changement, c’est définitif.

Même procédé pour les équipes (researchteam) :
 Rechercher les équipes de recherche qui pourraient être
rattachées au laboratoire (pour vous aider à les identifier, allez
dans Consultation<Par laboratoire du portail Hal UT2 ou du
portail de votre établissement), et rattachez-les à la forme
supérieure (valide) c-a-d le laboratoire.

Les métadonnées décrivant un auteur sont celles saisies lors du
dépôt :
 au minimum nom et prénom : obligatoires à l'ajout d'un auteur
 autre(s) prénom(s), initiales
 email
 url page personnelle
 établissement d'appartenance : institution dont dépend
l’auteur en tant que salarié

 Cliquer sur le référentiel « Auteurs ».
 Interroger le nom de l’auteur à nettoyer : voir les doc. associés.
Attention aux homonymes !
 Même procédé que précédemment. On coche la ou les
forme(s) à remplacer et on la remplace par la forme la plus
propre ou la plus complète (par ex. avec adresse mail valide et
la forme qui comporte le plus de documents à priori).

 Avant de cliquer sur remplacer, vous pouvez vérifier les
documents impactés par cette fusion et contrôler qu’ils sont
bien associés à cet auteur. Puis finaliser en cliquant sur
« Effectuer la modification ».

Les CV sont référencés dans Google
site:cv.archives-ouvertes.fr
Exemples :
https://cv.archives-ouvertes.fr/rinaudo
https://cv.archives-ouvertes.fr/stamm

 Pour accéder aux statistiques de son compte, aller dans Mon
espace/Mes statistiques.
 Le déposant peut être soit l’auteur lui-même de la
publication, soit une personne qui a déposé des publications
pour les membres de son laboratoire, de son équipe

 Le référent structure a accès aux statistiques de la/les
structures(s) de recherche dont il est référent par le menu
Mon espace/Mes statistiques. Dans "espace de sélection",
choisir "dépôts des structures dont je suis référent"
 Par le menu Mon espace/Mes statistiques : sélectionner
l’option "Dépôts de mes collections" ou "Dépots de la
collection NOM_COLLECTION "
 Par le menu Privilèges/Mes statistiques : sélectionner
l’option "Dépôts de mes collections" ou "Dépôts de la
collection NOM_COLLECTION"

Requêtes prédéfinies par défaut :

Pour affiner le corpus.
Ex. rechercher que sur le texte intégral
Utiliser les opérateurs booléens si vous utilisez plusieurs critères : AND, OR,
NOT (voir documentation API : http://api.archives-
ouvertes.fr/docs/search/#bool)

 Paramètres permettant de configurer l’affichage :
 Champ : liste des métadonnées
 Grouper : liste des métadonnées
 Tri : affichage par nombre d’occurrences/alphabétique
 Cumul : oui/non (notices + full text)

 Répartition des ressources (en fonction des critères de la
requête)

 Consultation des ressources ou par ressource (limité à 100)

 Statistiques de consultation par provenance géographique

 Connaître les réf. d'un portail dont le dépôt du postprint est
possible selon sherpa romeo : https://hal-univ-tlse2.archives-
ouvertes.fr//search/index/?q=submitType_s%3Anotice+AND+
journalSherpaColor_s%3Ablue
 Nettoyer les revues de son portail (remonter toutes les revues
en statut "non valide" de ta collection):http://api.archives-
ouvertes.fr/search/UNIV-
TLSE2/?q=*&rows=0&wt=xml&fq=journalValid_s:INCOMING&
facet=true&facet.field=journalId_i

 http://www.bibliopedia.fr/wiki/D%C3%A9veloppements_HAL
 https://haltools-new.inria.fr/
 https://github.com/Saga-UGA
 https://github.com/CCSDForge
 Liste hal.tech@obspm.fr
https://sympa.obspm.fr/wws/subscribe/hal.tech
Perspectives : Ouverture de HAL en open source et ouverture
d’un dépôt Github par le CCSD pour les applications
développées autour de HAL

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