Dokumen tersebut membahas spesifikasi bentuk dokumen masukan dan keluaran serta kamus data dokumen yang digunakan dalam sistem persediaan bahan baku di suatu perusahaan. Dokumen tersebut juga menjelaskan permasalahan yang terjadi akibat sistem manual yang digunakan seperti kesalahan pencatatan dan kurangnya persediaan bahan baku untuk produksi. Beberapa alternatif pemecahan masalah seperti memesan bahan baku lebih

1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Bentuk dokumen input adalah segala bentuk input atau masukan yang diperlukan dalam
proses persediaan bahan baku dan akan diolah sesuai dengan kebutuhan. Adapun masukan
yang dibutuhkan sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Nota Pengiriman Barang Rutin
Fungsi : Sebagai tanda bukti pengiriman bahan baku
Sumber : Bagian Gudang
Tujuan : Supervisor
Media : Kertas
Jumlah : 2 (dua) rangkap
Frekuensi : Setiap ada pengiriman bahan baku
Bentuk : Lampiran
2. Nama Dokumen : Form Menu
Fungsi : Sebagai tanda bukti penjualan
Sumber : Kasir
Tujuan : Supervisor
Media : Kertas
Jumlah : ± 100 (seratus) rangkap
Frekuensi : Setiap hari
Bentuk : Lampiran
Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran (LPBB)
Spesifikasi output adalah semua keluaran yang dihasilkan dari sistem persediaan bahan baku.
Keluaran tersebaut antara lain:
1. Nama Dokumen : Form Order Outlet
Fungsi : Sebagai bukti permintaan bahan baku
Sumber : Supervisor
Tujuan : Bagian Gudang
Media : Kertas
Jumlah : 2 (dua) rangkap
Frekuensi : Setiap ada permintaan bahan baku
Bentuk : Lampiran
2. Nama Dokumen : Laporan Penggunaan Bahan Baku
Fungsi : Sebagai tanda bukti penggunaan bahan baku
Sumber : Supervisor
Tujuan : Bagian Gudang
Media : Kertas
Jumlah : 2 (dua) rangkap
Frekuensi : Setiap bulan
Bentuk : Lampiran

2. Kamus Data Dokumen Masukan
1. Nota Pengiriman Barang Rutin
Nama Arus Data : Nota Pengiriman Barang Rutin
Alias : NPBR
Bentuk : Cetakan Komputer
Arus Data : Lihat DAD
Penjelasan : Sebagai dokumen pengiriman bahan baku
Periode : Setiap akan mengirim bahan baku
Volume : Rata-rata setiap harinya 2 lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = outlet + tgl_permintaan + tgl_pengiriman
Outlet * Menunjukkan nama outlet
Tgl_permintaan = tgl + bulan + tahun
Tgl_permintaan * Menunjukkan waktu saat meminta bahan baku*
Tgl_pengiriman = tgl + bulan + tahun
Tgl_pengiriman * Menunjukkan waktu saat mengirim bahan baku*
Isi = 1 {
Footer :
2. Laporan Penjualan
Nama Arus Data : Form Menu
Alias : LP
Bentuk : Cetakan Komputer
Arus Data : Lihat DAD
Penjelasan : Sebagai dokumen laporan pengeluaran bahan baku
Periode : Setiap hari
Volume : Rata-rata setiap harinya ... lembar
Struktur Data : Header + Isi
Header :
Isi :
Footer :
Kamus Data Dokumen Keluaran
1. Form Order Outlet (Kartu Stok)
Nama Arus Data : Form Order Outlet
Alias : FOO
Bentuk : Cetakan Komputer
Arus Data : Lihat DAD
Penjelasan : Sebagai bukti permintaan bahan baku
Periode : Setiap permintaan bahan baku ke bagian gudang
Volume : Rata-rata setiap harinya 2 lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header =outlet + tgl_permintaan + tgl_pengiriman
Outlet * Menunjukkan nama outlet *
Tgl_permintaan = tgl + bulan + tahun
Tgl_permintaan * Menunjukkan waktu saat meminta bahan baku *
Tgl_penerimaan = tgl + bulan + tahun

3. Tgl_penerimaan * Menunjukkan waktu saat menerima bahan baku
Isi = 1{ no + nama_bahan + satuan + stok_awal + pemakaian +
stok_akhir + standard_stok + permintaan_barang } N
No * Menunjukkan urutan bahan baku *
Nama_bahan * Menunjukkan nama bahan baku *
Satuan * Menunjukkan jumlah satuan bahan baku yang diminta *
Stok_awal * Menunjukkan persediaan bahan baku awal *
Pemakaian * Menunjukkan bahan baku yang telah dipakai *
Stok_akhir * Menunjukkan persediaan bahan baku akhir *
Standard_stok * Menunjukkan pembatasan stok bahan baku *
Permintaan_barang * Menunjukkan permintaan bahan baku *
Footer : Menyetujui + Diterima
Menyetujui * ditandatangani bagian gudang*
Diterima * ditandatangani oleh supervisor*
2. Laporan Penggunaan Bahan Baku
Nama Arus Data : Laporan Penggunaan Bahan Baku
Alias : LPBB
Bentuk : Cetakan Komputer
Arus Data : Lihat DAD
Penjelasan : Sebagai dokumen laporan penggunaan bahan baku
Periode : Setiap satu bulan sekali
Volume : Rata-rata setiap satu bulan dua lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header :
Isi :
Footer :
Permasalahan Pokok
Dalam kegiatan persediaan bahan baku Roti Bakar 88 Tangerang sampai saat ini masih
dilakukan secara manual sehingga menimbulkan banyak terjadinya kesalahan baik dalam
pencatatan barang yang datang ataupun dalam penghitungan penerimaan dan pengeluaran
bahan baku.
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis mengemukakan beberapa masalah-masalah
yang terjadi dari dalam (internal) dan dari luar (eksternal) perusahaan.
Adapun permasalahan-permasalahan yang terjadi pada perusahaan adalah sebagai
berikut:
1. Dalam proses pemesanan bahan baku, seringkali bahan baku yang dibutuhkan kurang
sehingga menghambat proses produksi.
2. Saat melakukan pemesanan masih sering terjadi kesalahpahaman karena masih
menggunakan sistem manual.
Alternatif Pemecahan Masalah

4. Terdapat masalah-masalah yang timbul dalam proses sistem persediaan bahan baku. Hal ini
mneyebabkan proses produksi yang tidak efisien seperti seharusnya. Untuk mengatasi
masalah-masalah tersebut penulis memberikan pemecahan masalah dari permasalahan yang
timbul diantaranya :
1. Seharusnya bahan bungkus dipesan jauh-jauh hari sehingga mempunyai persediaan
bahan baku yang cukup untuk proses produksi
2. Dalam proses