SlideShare a Scribd company logo
1 of 42
HR i molnet
Workshop HR Tech 2016-02-11
Fredrik Rexhammar, independent HRIS consultant.
fredrik@rexhammar.se
LinkedIn: https://se.linkedin.com/in/rexhammar
HR i molnet - workshop
Digitalisering av HR
HR, HRIT och IT
Strategi
Kostnader
Funktionalitet
Förmåga
Business case
Lön vs. HR
Lokal vs. Global
Svit vs. Best of
breed
Arkitektur
Projekt & Partners
Förändringsarbete
SLA/förvaltning
Persondata/säkerhet
Införande
Den här workshopen görs oftast tillsammans med HR:s ledningsgrupp och HRIT ansvariga.
Syftet är antingen att orientera sig om området HRIT inför ett större projekt eller som startpunkt i att formulera en HRIT strategi.
Eftersom dagens övergripande tema är molnet så har jag lagt tyngdpunkten där.
Arbetsmetodik
 För varje område (strategi, business case, arkitektur och införande)
 Bakgrund och kort genomgång
 Arbeta med eget case/egen situation (två och två eller mindre grupper)
 Vad är relevant för min organisation att arbeta vidare med?
 Vilka är möjligheterna respektive utmaningarna?
 Gemensam sammanfattning
 Sammanfattning och reflektion av förmiddagen görs avslutar workshopen
 Högt tempo och fokus på att hålla tiden (35 min per område)
 Syftet är att ha belyst alla aspekter och ge deltagarna ett grundmaterial att arbeta vidare ifrån.
 Raster tas i samband med eget arbete
Molnstrategi
HRIT som del av både HR och IT
Prioriterade HR frågor
- för HR chefer i Norden
HR teknologi är med på HR chefers
agenda.
Den som kan använda enkla system
som tilltalar användarens beteende i
en digital värld uppnår fördelar inom
de övriga prioriterade områdena –
global efterfrågan och brist på
talang/kompetens
Andreas König och Fredric Ghatan från
Chalmers School of Entrepreneurship har
intervjuat 25 HR chefer i Norden.
Resultaten finns publicerade i ”Successful
Talent Aquisition in the digital age”
Medarbetare är digitala
 Digitala samhället
 Banker
 Deklaration
 E-förvaltning
 e-handel
 Sociala medier
 Skapar digital kompetens som kan
användas som resurs
Medarbetarperspektivet - digitalisering och HR strategi
E-deklaration
E-faktura
Sociala medier
Digitala
banktjänster
E-handel
Legitimering
Digitala
Betallösningar
E-förvaltningE-faktura
Sociala medier
E-handel
Legitimering
Digitala
Betallösningar
E-förvaltning
Vanan att ha en konsumentupplevelse skapar
efterfrågan på enkla digitala lösningar!
HR strategi måste innefatta digital kompetens
Förutsättningar och krav
 Nya heltäckande HR plattformar i molnet möjliggör för
HR att leverera verksamhetsnytta – men de måste
förstå teknologin för att kunna utnyttja den!
 HR specialister förväntas kunna både sina
specialområden och HR systemen där man arbetar
med dem. HR processer och kanaler är integrerade
med varandra.
 Enkelhet har ett egenvärde
 Komplexitet kräver information och utbildning
 Komplexitet tar tid och fokus från användare
 Komplexitet skapar följdfrågor, supportärenden etc.
Utmaningar
 Digital kompetens inom HR släpar efter
 HR systems kartan måste ritas om -
leverantörerna släpar efter
 Inlåsningseffekter med gamla system
 Att skapa enkelhet kan vara svårt
 Innebär förändring i både process och användbara
och enkla system
 Innebär att konsolidering inte bara är en IT fråga
How HR Became A Technology-Based Profession
It's Time to Redesign HR
The Simplification of Work: What is HR's Role
CAP Gemini – the digital GAP
HR i molnet som del av IT strategin
 Hur ställer sig IT organisationen till molntjänster i stort?
 Exempel från Sverige - rapport om hur statliga myndigheter bör förbereda sig för att effektivisera sin leverans
genom att utnyttja molnet
 HR är en lämplig kandidat för att tillämpa en molnstrategi
 Idag finns det mogna, pålitliga och beprövade lösningar i molnet
 Ny teknologi utvecklas ”cloud first”
 HR är inte ”core business” med avseende på IT-lösningar
 Att bygga upp och underhålla IT-kompetens för HR-system prioriteras inte och blir kostsamt över tiden
 Kontinuerlig leverans av nya och förbättrade versioner utan behov av kostsamma IT-projekt
 Lägre och förutsägbar totalkostnad
Strategi
Exempel på frågor Anteckningar/kommentarer
Finns det i organisationens
övergripande strategi respektive
HR strategi kopplingar till HRIT
frågor?
Finns en uttalad HRIT strategi?
Hur bedömer jag den digitala
kompetensen inom HR i min
organisation?
Hur uppfattar medarbetare HR
processer och HR system idag?
Hur förhåller sig IT till
molntjänster i allmänhet?
Hur ser HRIT området ut med
avseende på on-premise
respektive molntjänster?
Hur ser nuvarande
systemleverantörer på
digitalisering, förenkling etc.
Övrigt
Vad är relevant för min organisation?
Vilka är utmaningarna för min
organisation?
Vad skulle vi behöva arbeta vidare med?
Vad är vi redan bra på dvs. var ligger våra
styrkor.
Business case för molnet
Mer och bättre funktionalitet och minskade kostnader
Exempel på drivkrafter och krav på HRIT
Exempel på drivkrafter och behov…
 Systemstöd saknas för HR processer
 Behov av integrerade HR processer
 Behov av globala HR processer och rapportering
 Flera stand alone-lösningar för olika HR-processer
 Behov av mer affärsdrivande talent management lösningar utöver
lokal lön/ERP
 Masterdata i flera lokala system
 Gamla lönesystem i slutet av sin livscykel
 Konsolidera IT system och minska antalet HR system
 Förenklade processer och systemstöd
 Behov av kontrollerade arbetsflöden
 Masterdatamanagement och ID management
 Hantera alla personer dvs. både medarbetare, konsulter etc.
…vilka kräver system och leverantörer som
 Se bortom medarbetarregistret, lön och tid –HR teknologi sett ur ett större
perspektiv syftar till att förbättra arbetsvardagen genom att utöka
funktionalitet, förbättra kommunikation och göra återkommande HR
processer enklare och snabbare.
 Möjlighet att kombinera lokal lön/lagkrav med global HR
 Gå från rapportering av basala medarbetardata till analys, prognos och
beslutsunderlag. Medför krav på att kunna utnyttja HR data till framåtriktad
analys jämfört med efterhandsrapportering.
 Användarupplevelsen i centrum med enkla, användbara och mobila
processer/funktioner. Systemet måste stödja, engagera och förbättra
produktiviteten.
 Integrerade processer som utbyter data med varandra. Medför krav på att
fler processer/funktioner ska finnas i samma system. (On-boarding,
kompetens, prestation, kompensation, succession etc.)
 Leverantörer med nischlösningar dyker upp hela tiden. Medför krav på
öppna gränssnitt och integrationsmöjligheter.
 Flexibla, snabba och stegvisa implementeringsmodeller.
HR i molnet - värden
 Snabbare implementeringsprojekt som kan göras stegvis (3-4 mån)…men ibland kan det vara bättre att
”get the basics right” först
 Snabbare värderealisering enligt ovan
 Verksamheten kan planera och införa nya funktioner genom ständiga uppdateringar utan större
uppgraderingsprojekt.
 Större möjligheter till anpassning genom att öka/minska licenser/användare/kapacitet
 Lägre initialinvestering (hårdvara, licenser etc.) och överblickbar totalkostnad
 Kostnader för HR teknologi sjunker dvs. stordriftsfördelar på leverantörssidan märks i prissättning
 Många leverantörer har redan eller är på väg att nästan uteslutande leverera sina system som
molnlösningar
Följ upp faktisk kostnad och värde för on-premise - exempel
 Brist på interna IT-resurser specialiserade på HRIS skapar behov av konsultstöd.
 Två stora uppgraderingar över en 5-årsperiod
 Ändå upplever verksamheten frustration då man ändå inte har tillgång till den senaste funktionaliteten
Investeringskostnad
Support
Support
Support
Upp-
gradering
Support
Support
Internt
SLA
Konsult
Investeringskostnad
Support
Support
Support
Upp-
gradering
Support
Support
Internt
SLA
Internt
SLA
Internt
SLA
Internt
SLA
Konsult
Konsult
Konsult
Konsult
Upp-
gradering
Teoretisk kostnad per
enhet under fem år
Faktiskt kostnad per
enhet under fem år
Molntjänster driver konsolidering både för IT
och verksamhet
 Incitamenten för konsolidering
är högre i molnet.
 Marginalkostnaden för att
addera fler moduler är låg.
 Integrerade HR processer
 HR processer interagerar
och utbyter data
 Medarbetare gör allt i ett
och samma system - enkelt
 Gemensam rapportering på
all data
Lärande PrestationUtvecklingRekrytering
Rapporter
Kompensation Ny Modul?TalangOn-boarding
Strategisk HR-svit
Incitamenten för konsolidering är ännu högre i molnet än i lokala system. Marginalkostnaden för att addera fler moduler är
låg.
Kostnadenförförsta
molnbaserat
modulen(inkl.
infrastruktur).
70%
Extramodu
l1
5-15%
Extramodu
l2
5-15%
Integrations-
kostnad
Alternativ
molnlösningför
extramodul2
Alternativt måste en
relation till en ny
molnleverantör inledas
vilket också medför
eventuella inegrationer.
Marginalkostnaden för
en extramodul hos
samma leverantör är
ofta låg.
Exempel på totalkostnad
Functional area Consolidated SaaS solution Standalone solutions
Consolidated solution X yearly SaaS fee N/A
HR Core Included in consolidated solution X yearly SLA
Compensation management Included in consolidated solution 0,5 X yearly SLA
Performance Included in consolidated solution Manual process or 0,5 X for
extra licenses in standalone
solution.
Talent review and succession Included in consolidated solution Manual process or 0,5 X for
extra licenses in standalone
solution.
Learning Included in consolidated solution Manual process or 0,5 X for
extra licenses in standalone
solution.
Potential yearly IT costs for HR 1 X 2 – 3 X
Glöm inte att göra jämförelse med outsourcing
– särskilt för lön
On premise internal IT solution
Business process outsourcing
Software as a service (SaaS)
Exempel
 Ny funktionalitet – compensation
 Bonus
 Lönerevision
 Kapacitet och förmåga inom HR att
genomföra en global process
 Möjlighet att styra och följa upp strategiska
kompensationsfrågor
 Enklare och bättre kvalitet för chefer
 Compliance
 Kontrollerade flöden istället för excel
 Ökad kostnad…nytt system
 Finns inget ”gammalt” system att ersätta
 Konsolidera samtidigt och lös andra problem
– lägre totalkostnad
 Nytt masterdata system tillsammans med
compensationsmodul
 Ny modul för performance och talent i samma
system
….total lönekostnads ökning minskar med 0,01%....
Business case för molnet
Exempel på frågor Anteckningar/kommentarer
Vilka mål, problem eller andra utmaningar finns idag
inom organisationen där HR ses som en del av
lösningen?
Hur skulle befintliga eller nya HRIT lösningar vara en
del av HR:s arbete med ovanstående?
Utgå från drivkrafterna på sidan 11. Vilka drivkrafter
är relevanta? Lägg till fler vid behov.
Hur ser livsscykelsituationen ut för HR systemen ut
idag? Hur påverkar det HRIT planerna?
Erfarenheter från nuvarande förvaltning med
exempelvis daglig förvaltning, support från
leverantör, uppgradering, kompetensförsörjning etc.
Vilka delar av ett busines case skulle kunna
kategoriseras som affärsutvecklande, t.ex. stödja
strategi, tillväxt eller intäktsskapande.
Vilka delar av ett busines case skulle kunna
kategoriseras som effektivisering, besparing och ”cost
avoidance”
Vilka delar av ett busines case skulle kunna
kategoriseras som minskad risk, t.ex. säkerställa att
följa lagar och regler.
Vad är relevant för min organisation?
Vilka är utmaningarna för min
organisation?
Vad skulle vi behöva arbeta vidare med?
Vad är vi redan bra på dvs. var ligger våra
styrkor.
Arkitektur
Hur ser HR systemsmarknaden ut
Lärande
• Utb. adm
• e-lärande
• Sammarbete
Prestation
• Mål
• Planer
• Utvärdering
Utveckling
• Roller
• Kompetenser
• Karriärplanering
Rekrytering
• Portal/annonser
• CV databas
• Intern/extern
Rapporter
• Personal data
• Lönedata
• Extern data
• Data warehouse
• Extern plattform
Kompensation
• Lönerevision
• Bonus
• Förmåner
Workforce planning
• Kompetens
• Organisation
• Prognos
Talanghantering
• Successionsplan
• Talangpooler
On-boarding
• Introdution
• Utrustning
• time-to-perform
Rapporter
(kostnad & frånvaro)
Lokal arbetsrätt
LAS etc.
Processtöd för HR
Talent Mgmnt System
/ moduler
Masterdata
Lokala lönenära
HR-funktioner
LönLön
Tid / schemaläggning / bemanning Resa / utläggTid och resa
Extern rapportering till myndigheter
Masterdata för alla anställda (medarbetarregister)
• Person- och anställningsdata för alla medarbetare (och konsulter)
• Team och organisationsstruktur dvs. vem är chef över vem
• Basprocesser för underhåll (NY, ÄNDRING och AVSLUT)
• Rapport och export funktioner
Ekosystemet för HRIT
Transaktionellt lager
Master data för alla anställda (medarbetarregister)
Lön Tid, resa, utlägg
Lönesystem
Rekrytering Lärande
On-boarding Kompensation
Utveckling Prestation
Talanghantering Workforce
planning
Rapporter
Master data lager
Transaktionellt lager
HR process stöd
(talent management
system/moduler)
Lokala lön/ HR leverantörer
Outsourcing leverantörer
Master data för alla anställda (medarbetarregister)
Lön Tid, resa, utlägg
ERP system
Rekrytering Lärande
On-boarding Kompensation
Utveckling Prestation
Talanghantering Workforce
planning
Rapporter
ERP leverantörer
Master data lager
Transaktionellt lager
HR process stöd
(talent management
system/moduler)
Master data för alla anställda (medarbetarregister)
Lön Tid, resa, utlägg
Molnbaserade HR system
Rekrytering Lärande
On-boarding Kompensation
Utveckling Prestation
Talanghantering Workforce
planning
Rapporter
Molnbaserade HR
plattformar
Master data lager
Transaktionellt lager
HR process stöd
(talent management
system/moduler)
Master data för alla anställda (medarbetarregister)
Lön Tid, resa, utlägg
Nischsystem
Rekrytering Lärande
On-boarding Kompensation
Utveckling Prestation
Talanghantering Workforce
planning
Rapporter
Master data lager
Transaktionellt lager
HR process stöd
(talent management
system/moduler)
Nischleverantörer
Nischleverantörer
Master data för alla anställda (medarbetarregister)
Lön Tid, resa, utlägg
Olika typer av system överlappar
Rekrytering Lärande
On-boarding Kompensation
Utveckling Prestation
Talanghantering Workforce
planning
RapporterMolnbaserade HR
plattformar
ERP leverantörer
Nischleverantörer
Nischleverantörer
Svenska löneleverantörer
Outsourcing leverantörer
Master data för alla anställda (medarbetarregister)
Lön Tid, resa, utlägg
best practice exempel 1 (från Svenska HR dagarna 2015)
Rekrytering Lärande
On-boarding Kompensation
Utveckling Prestation
Talanghantering Workforce
planning
Rapporter
Master data lager
Transaktionellt lager
HR process stöd
(talent management
system/moduler)
Lokal eller outsourcad lön
Molnbaserad
HR plattform
Existerande ERP lösning
Master data för alla anställda (medarbetarregister)
best practice exempel 2 (från Svenska HR dagarna 2015)
Rekrytering Lärande
On-boarding Kompensation
Utveckling Prestation
Talanghantering Workforce
planning
Rapporter
Master data lager
Transaktionellt lager
HR process stöd
(talent management
system/moduler)
Lokal lön
Molnbaserad
HR plattform
inklusive HR master
Lön Tid, resa, utlägg
Master data för alla anställda (medarbetarregister)
Lön Tidrapportering, resa, utlägg
best practice exempel 3 (från Svenska HR dagarna 2015)
Ärendehantering Rekrytering
Prestation
e-learning
Master data lager
Transaktionellt lager
HR process stöd
(talent management
system/moduler)
HR master och
prestationsmodul
Lokal
outsourcad lön
Separata försystem
Arkitektur
Exempel på frågor Anteckningar/kommentarer
Utgå från bilden på sidan 18
Försök att beskriv er befintliga arkitektur
Utgå från exempel på bilderna 24-26
Fundera på vilka för- och nackdelar de olika
lösningarna kan tänkas ha.
Utgå från bild 26
Vilka utmaningar och möjligheter skulle man stå inför
om man t.ex. vill införa en molnbaserad plattform
med både stöd för Core HR/masterdata och
talentprocesser?
Hur skulle er målarkitektur se ut? Vad skulle vara
viktigast?
Utgå från funderingar kring de behov och drivkrafter
vi diskuterade under Strategi och Business case.
Vad är relevant för min organisation?
Vilka är utmaningarna för min
organisation?
Vad skulle vi behöva arbeta vidare med?
Vad är vi redan bra på dvs. var ligger våra
styrkor.
Införande
Projekt, förändringsarbete och förvaltning
Implementering
 Val av integratör är lika viktigt som val av system
 Om molntjänsten är uppbyggd på en modulär arkitektur som tillåter steg-för-steg införande…..då måste
också integratörens projekt bygga på de principerna
 Närhet och iterativt arbetssätt viktiga komponenter för att uppnå bästa kravuppfyllnad
 Förståelse för ”best practice” processer i systemet krävs
 Utmana HR:s processer och våga förändra processen om det blir enklare för användaren i systemet
 Underskatta inte behovet av förändringsledning
 Möt användarna med många och varierade av utbildning, support och uppmuntran i tillägg till de
vanliga kanalerna
32
Effekt är resultat av både struktur och efterlevnad
STRUKTUR
EFTERLEVNAD
Inga krav på efterlevnad
Få följer processen
Tidsödande att följa processen
Varierande och låg kvalitet i underlag
Onödigt arbete skapas
Tydliga krav på efterlevnad
Alla följer processen
Enkelt att göra rätt
Hög och jämn kvalitet i underlag
Frigör tid för kvalitativt arbete
Process
Ad hoc
Integrerade/end-to-end
processer
Integrerade IT system
IT system
Tänk på att det är svårt att
avhjälpa brister i efterlevnad med
mer struktur. Dvs. det är många
gånger lättare att arbeta med
efterlevnad
Exempel på stegvis införandemodell
Kontinuerlig information, utbildning etc
Fas 1
En konsoliderad
Masterdata på anställda
och organisationer
Masterdata inom HR
Fas 2
Hantering av kompensation
i en kontrollerad
arbetsström istället för Excel
Lönerevision och bonus
Fas 3
Nytt system för lön,
tidsrapportering och
resehantering.
Fas 4
Prestation,
talanghantering och
succession
Prestation och
succession
VärdeFunktionanlitet
Projektresurser:
• Små fokuserade team – arbetar nära ”ämnesexperter” inom HR
• Systemleverantören tillhandahåller åtkomst till lösningen men applikationskonfigurationen kan göras av fristående
partner
• Projektledare som säkerställer leverans och kvalitet.
• Bygg upp verksamhetsnära förvaltning redan i projektet
• Referensgrupper i verksamheten involveras
Lönehantering
Intern organisation
Affärsnära förvaltning
 Business service management / Förvaltningsledare
 Ansvara för effektivt utnyttjande av leverantörens support
 Kan processerna och kravställer ny konfiguration utifrån
verksamhetens behov
 Säkerställa att ny funktionalitet kommer ut i verksamheten
 Digital kompetens inom HR krävs för att utnyttja ständigt
ny funktionalitet i nya versioner.
 HR:s processägare och HR specialister måste vara
involverade
 Involvera chefer och medarbetare – enkelt att testa
SLA med egna IT avdelning
 SLA med intern SLA-organisation behövs
fortfarande men med förändrat innehåll
 Mer generiska IT tjänster och mindre
specialiserad HRIT applikationsförvaltning
 Säkra åtkomst till tjänst (webbläsare,
brandväggar, proxy, etc)
 Integrationer
 Löpande uppföljning och revision av IT-säkerhet
 IT arkitekt med förståelse för verksamheten är en
nyckelroll
Cloud management på riktigt
– inte perfekt men ofta bättre än nuläget
Val och jämförelseparadoxen
Nuvarande
lösning
Föreslagen
lösning
Teoretiskt
”bästa”
lösning
Vi spenderar för mycket tid här
• Persondata
• Kontinuitetsplanering
• Servicenivåer
• IT säkerhet
• Juridik
Lagkrav
...när vi borde säkerställa detta
Molnet, säkerhet och persondata
Persondata
 Det är inte förbjudet att ha persondata i
molnet…men gör rätt
 Allmänt krav på att följa lokal och EU rätt
 Håll data inom EU/EES
 Alla siter inklusive disaster recovery Hantera
supportpersonal utanför EU/EES
 Underleverantörer
 EU: nya dataskyddsdirektiv från 2018 (Sverige)
 Utanför EU/EES?
 Lita inte på Safe Harbour - risk för att alla Safe
Harbour avtal blir ogiltiga
 EU:s ”model clauses” ska användas
Säkerhet
 Arbeta med IT avdelning med
molnstrategi…inte mot
 Stora leverantörer har bättre
förutsättningar att leva upp till
säkerhetskrav
 Regelbundna oberoende 3:e parts
penetrationstest/säkerhetstester
 Regelbundna process revisions
rapporter (t.ex. Type 2 SOC1)
Data processing
agreement
Vendor
Company/Group
Other legal unit
Adherence
agreement
Data processing
agreement
Sub-contractor
Exempel: Governance matrix
What Who How When
Penetration tests Third party or internal department Separate agreement with vendor is
always required
On suspicion or major architectural
changes.
Review third party security reports Third party conducts test. Vendor delivers tests to customers for
review
Regular basis i.e. yearly
Review third party process audit
reports (like Type 2 SOC 1)
Third party conducts audit. Vendor delivers audit report to
customers for review
Regular basis i.e. yearly
List of sub-contractor entities Vendor keeps an updated list and report
changes to customer.
When changes occur
Inspect premises Customer staff or third party Visit datacentres
Follow legislation on personal data
integrity
Customer and vendor´s joint responsibility Follow updates and proposals for
changes in legislation. Prepare actions
within customer organization or
vendor delivery.
Continuous
Vendor follow up Customer vendor management Vendor meetings to inform and
possibly align strategies
Införande
Exempel på frågor Anteckningar/kommentarer
Jämför egna erfarenheter av införandeprojekt med
erfarenheterna i bild 30.
Hur tror du förvaltning och SLA med egna IT
avdelningen behöva utvecklas om ni skulle använda
molntjänster i större utsträckning?
Har ni erfarenhet av att arbeta med IT – säkerhet och
juridiska avdelningar runt molntjänster och
persondatalagar? I så fall beskriv hur ni organiserade
arbetet?
Fundera på de 3 viktigaste aspekterna att ta hänsyn
till i just din organisation vad gäller
säkerhet/persondata, införande och förvaltning.
Fundera över viktiga kompetenser inom HR och IT för
att lyckas med en molnstrategi?
Fundera på hur faktorerna ”Efterlevnad” och
”Struktur” ser ut i din organisation? Se bild 36. Hur
skulle det inverka på framtida HRIT projekt?
Övriga reflektioner
Vad är relevant för min organisation?
Vilka är utmaningarna för min
organisation?
Vad skulle vi behöva arbeta vidare med?
Vad är vi redan bra på dvs. var ligger våra
styrkor.
Avslutning
Reflektioner
Reflektera
Vad tar jag med mig från dagens workshop?
Vad kunde vi ha gjort bättre i workshopen?
Länkar och referenser
Referens Länk
Successful Talent Aquisition
in the digital age
https://www.linkedin.com/hp/update/6100193739
551109121
HR måste förstå teknik https://www.linkedin.com/hp/update/6098261216
281522176
HR släpar efter i
kompetensuppbyggnad
CAP Gemini – the digital GAP
HR och enkelhet https://www.linkedin.com/pulse/simplification-
work-what-hrs-role-josh-bersin
HR måste kunna utnyttja
teknik
https://www.linkedin.com/pulse/20140503234646
-131079-it-s-time-to-redesign-hr
Molntjänster i Svenska staten https://secure.pensionsmyndigheten.se/Molnet16
.html
Här är en sammanställning av intressanta
länkar som jag refererar till i
presentationen.

More Related Content

Similar to HR i molnet - workshop HR tech 2016

Strategic Competence Management
Strategic Competence ManagementStrategic Competence Management
Strategic Competence ManagementRolf Häsänen
 
Sig security fokusdag 2011 CIO & Molnsäkerhet
Sig security fokusdag 2011 CIO & MolnsäkerhetSig security fokusdag 2011 CIO & Molnsäkerhet
Sig security fokusdag 2011 CIO & MolnsäkerhetPredrag Mitrovic
 
Chefsintrodution VäRmdö Kommun
Chefsintrodution VäRmdö KommunChefsintrodution VäRmdö Kommun
Chefsintrodution VäRmdö KommunJörgen Sandström
 
Connecta Event: Designing a digital workplace 2014
Connecta Event: Designing a digital workplace 2014Connecta Event: Designing a digital workplace 2014
Connecta Event: Designing a digital workplace 2014ConnectaDigital
 
Bra verktyg för produktägare som vidareutvecklar scrum - André Ekespong
Bra verktyg för produktägare som vidareutvecklar scrum - André EkespongBra verktyg för produktägare som vidareutvecklar scrum - André Ekespong
Bra verktyg för produktägare som vidareutvecklar scrum - André Ekespongmanssandstrom
 
Digital Transformation - från status quo till verklig handling
Digital Transformation - från status quo till verklig handlingDigital Transformation - från status quo till verklig handling
Digital Transformation - från status quo till verklig handlingAlenio
 
Ferrologic Presentation Linkedin
Ferrologic Presentation LinkedinFerrologic Presentation Linkedin
Ferrologic Presentation Linkedinmattias_wuori
 
SKL LEDA no 1 DigJourney 160926
SKL LEDA no 1 DigJourney 160926SKL LEDA no 1 DigJourney 160926
SKL LEDA no 1 DigJourney 160926Joakim Jansson
 
Crm webinarie 19 november 2010 (final)
Crm webinarie 19 november 2010  (final)Crm webinarie 19 november 2010  (final)
Crm webinarie 19 november 2010 (final)Christer Jansson
 
Dokumenthantering i molnet
Dokumenthantering i molnetDokumenthantering i molnet
Dokumenthantering i molnetPredrag Mitrovic
 
The Future of System Integration
The Future of System IntegrationThe Future of System Integration
The Future of System IntegrationAdam Wahlund
 
Få kontroll över ärenden, resurser och processer med ServiceDesk Plus
Få kontroll över ärenden, resurser och processer med ServiceDesk PlusFå kontroll över ärenden, resurser och processer med ServiceDesk Plus
Få kontroll över ärenden, resurser och processer med ServiceDesk PlusInuit AB
 
Digitala strategier - dags att tänka nytt!
Digitala strategier - dags att tänka nytt!Digitala strategier - dags att tänka nytt!
Digitala strategier - dags att tänka nytt!Alenio
 
Tjänsteorientering – strategiskt vägval för it
Tjänsteorientering – strategiskt vägval för itTjänsteorientering – strategiskt vägval för it
Tjänsteorientering – strategiskt vägval för itAlexander Hedlund
 
CFOlive - Digital Transformation, Stockholm 2016
CFOlive - Digital Transformation, Stockholm 2016CFOlive - Digital Transformation, Stockholm 2016
CFOlive - Digital Transformation, Stockholm 2016Christoffer Vollmer
 
Brm introduktion brm institute - itsm borås 2018
Brm introduktion   brm institute - itsm borås 2018Brm introduktion   brm institute - itsm borås 2018
Brm introduktion brm institute - itsm borås 2018Leif Andersson
 
Tips för bättre agila webbprojekt
Tips för bättre agila webbprojektTips för bättre agila webbprojekt
Tips för bättre agila webbprojekt7minds AB
 
Finance Forum Nya innovationer i IBM cognos TM1
Finance Forum Nya innovationer i IBM cognos TM1Finance Forum Nya innovationer i IBM cognos TM1
Finance Forum Nya innovationer i IBM cognos TM1IBM Sverige
 

Similar to HR i molnet - workshop HR tech 2016 (20)

Strategic Competence Management
Strategic Competence ManagementStrategic Competence Management
Strategic Competence Management
 
Sig security fokusdag 2011 CIO & Molnsäkerhet
Sig security fokusdag 2011 CIO & MolnsäkerhetSig security fokusdag 2011 CIO & Molnsäkerhet
Sig security fokusdag 2011 CIO & Molnsäkerhet
 
Chefsintrodution VäRmdö Kommun
Chefsintrodution VäRmdö KommunChefsintrodution VäRmdö Kommun
Chefsintrodution VäRmdö Kommun
 
Connecta Event: Designing a digital workplace 2014
Connecta Event: Designing a digital workplace 2014Connecta Event: Designing a digital workplace 2014
Connecta Event: Designing a digital workplace 2014
 
Bra verktyg för produktägare som vidareutvecklar scrum - André Ekespong
Bra verktyg för produktägare som vidareutvecklar scrum - André EkespongBra verktyg för produktägare som vidareutvecklar scrum - André Ekespong
Bra verktyg för produktägare som vidareutvecklar scrum - André Ekespong
 
Digital Transformation - från status quo till verklig handling
Digital Transformation - från status quo till verklig handlingDigital Transformation - från status quo till verklig handling
Digital Transformation - från status quo till verklig handling
 
Opimerad SCM i SAP
Opimerad SCM i SAPOpimerad SCM i SAP
Opimerad SCM i SAP
 
Ferrologic Presentation Linkedin
Ferrologic Presentation LinkedinFerrologic Presentation Linkedin
Ferrologic Presentation Linkedin
 
SKL LEDA no 1 DigJourney 160926
SKL LEDA no 1 DigJourney 160926SKL LEDA no 1 DigJourney 160926
SKL LEDA no 1 DigJourney 160926
 
Crm webinarie 19 november 2010 (final)
Crm webinarie 19 november 2010  (final)Crm webinarie 19 november 2010  (final)
Crm webinarie 19 november 2010 (final)
 
Dokumenthantering i molnet
Dokumenthantering i molnetDokumenthantering i molnet
Dokumenthantering i molnet
 
Backupeira
BackupeiraBackupeira
Backupeira
 
The Future of System Integration
The Future of System IntegrationThe Future of System Integration
The Future of System Integration
 
Få kontroll över ärenden, resurser och processer med ServiceDesk Plus
Få kontroll över ärenden, resurser och processer med ServiceDesk PlusFå kontroll över ärenden, resurser och processer med ServiceDesk Plus
Få kontroll över ärenden, resurser och processer med ServiceDesk Plus
 
Digitala strategier - dags att tänka nytt!
Digitala strategier - dags att tänka nytt!Digitala strategier - dags att tänka nytt!
Digitala strategier - dags att tänka nytt!
 
Tjänsteorientering – strategiskt vägval för it
Tjänsteorientering – strategiskt vägval för itTjänsteorientering – strategiskt vägval för it
Tjänsteorientering – strategiskt vägval för it
 
CFOlive - Digital Transformation, Stockholm 2016
CFOlive - Digital Transformation, Stockholm 2016CFOlive - Digital Transformation, Stockholm 2016
CFOlive - Digital Transformation, Stockholm 2016
 
Brm introduktion brm institute - itsm borås 2018
Brm introduktion   brm institute - itsm borås 2018Brm introduktion   brm institute - itsm borås 2018
Brm introduktion brm institute - itsm borås 2018
 
Tips för bättre agila webbprojekt
Tips för bättre agila webbprojektTips för bättre agila webbprojekt
Tips för bättre agila webbprojekt
 
Finance Forum Nya innovationer i IBM cognos TM1
Finance Forum Nya innovationer i IBM cognos TM1Finance Forum Nya innovationer i IBM cognos TM1
Finance Forum Nya innovationer i IBM cognos TM1
 

HR i molnet - workshop HR tech 2016

  • 1. HR i molnet Workshop HR Tech 2016-02-11 Fredrik Rexhammar, independent HRIS consultant. fredrik@rexhammar.se LinkedIn: https://se.linkedin.com/in/rexhammar
  • 2. HR i molnet - workshop Digitalisering av HR HR, HRIT och IT Strategi Kostnader Funktionalitet Förmåga Business case Lön vs. HR Lokal vs. Global Svit vs. Best of breed Arkitektur Projekt & Partners Förändringsarbete SLA/förvaltning Persondata/säkerhet Införande Den här workshopen görs oftast tillsammans med HR:s ledningsgrupp och HRIT ansvariga. Syftet är antingen att orientera sig om området HRIT inför ett större projekt eller som startpunkt i att formulera en HRIT strategi. Eftersom dagens övergripande tema är molnet så har jag lagt tyngdpunkten där.
  • 3. Arbetsmetodik  För varje område (strategi, business case, arkitektur och införande)  Bakgrund och kort genomgång  Arbeta med eget case/egen situation (två och två eller mindre grupper)  Vad är relevant för min organisation att arbeta vidare med?  Vilka är möjligheterna respektive utmaningarna?  Gemensam sammanfattning  Sammanfattning och reflektion av förmiddagen görs avslutar workshopen  Högt tempo och fokus på att hålla tiden (35 min per område)  Syftet är att ha belyst alla aspekter och ge deltagarna ett grundmaterial att arbeta vidare ifrån.  Raster tas i samband med eget arbete
  • 4. Molnstrategi HRIT som del av både HR och IT
  • 5. Prioriterade HR frågor - för HR chefer i Norden HR teknologi är med på HR chefers agenda. Den som kan använda enkla system som tilltalar användarens beteende i en digital värld uppnår fördelar inom de övriga prioriterade områdena – global efterfrågan och brist på talang/kompetens Andreas König och Fredric Ghatan från Chalmers School of Entrepreneurship har intervjuat 25 HR chefer i Norden. Resultaten finns publicerade i ”Successful Talent Aquisition in the digital age”
  • 6. Medarbetare är digitala  Digitala samhället  Banker  Deklaration  E-förvaltning  e-handel  Sociala medier  Skapar digital kompetens som kan användas som resurs Medarbetarperspektivet - digitalisering och HR strategi E-deklaration E-faktura Sociala medier Digitala banktjänster E-handel Legitimering Digitala Betallösningar E-förvaltningE-faktura Sociala medier E-handel Legitimering Digitala Betallösningar E-förvaltning Vanan att ha en konsumentupplevelse skapar efterfrågan på enkla digitala lösningar!
  • 7. HR strategi måste innefatta digital kompetens Förutsättningar och krav  Nya heltäckande HR plattformar i molnet möjliggör för HR att leverera verksamhetsnytta – men de måste förstå teknologin för att kunna utnyttja den!  HR specialister förväntas kunna både sina specialområden och HR systemen där man arbetar med dem. HR processer och kanaler är integrerade med varandra.  Enkelhet har ett egenvärde  Komplexitet kräver information och utbildning  Komplexitet tar tid och fokus från användare  Komplexitet skapar följdfrågor, supportärenden etc. Utmaningar  Digital kompetens inom HR släpar efter  HR systems kartan måste ritas om - leverantörerna släpar efter  Inlåsningseffekter med gamla system  Att skapa enkelhet kan vara svårt  Innebär förändring i både process och användbara och enkla system  Innebär att konsolidering inte bara är en IT fråga How HR Became A Technology-Based Profession It's Time to Redesign HR The Simplification of Work: What is HR's Role CAP Gemini – the digital GAP
  • 8. HR i molnet som del av IT strategin  Hur ställer sig IT organisationen till molntjänster i stort?  Exempel från Sverige - rapport om hur statliga myndigheter bör förbereda sig för att effektivisera sin leverans genom att utnyttja molnet  HR är en lämplig kandidat för att tillämpa en molnstrategi  Idag finns det mogna, pålitliga och beprövade lösningar i molnet  Ny teknologi utvecklas ”cloud first”  HR är inte ”core business” med avseende på IT-lösningar  Att bygga upp och underhålla IT-kompetens för HR-system prioriteras inte och blir kostsamt över tiden  Kontinuerlig leverans av nya och förbättrade versioner utan behov av kostsamma IT-projekt  Lägre och förutsägbar totalkostnad
  • 9. Strategi Exempel på frågor Anteckningar/kommentarer Finns det i organisationens övergripande strategi respektive HR strategi kopplingar till HRIT frågor? Finns en uttalad HRIT strategi? Hur bedömer jag den digitala kompetensen inom HR i min organisation? Hur uppfattar medarbetare HR processer och HR system idag? Hur förhåller sig IT till molntjänster i allmänhet? Hur ser HRIT området ut med avseende på on-premise respektive molntjänster? Hur ser nuvarande systemleverantörer på digitalisering, förenkling etc. Övrigt Vad är relevant för min organisation? Vilka är utmaningarna för min organisation? Vad skulle vi behöva arbeta vidare med? Vad är vi redan bra på dvs. var ligger våra styrkor.
  • 10. Business case för molnet Mer och bättre funktionalitet och minskade kostnader
  • 11. Exempel på drivkrafter och krav på HRIT Exempel på drivkrafter och behov…  Systemstöd saknas för HR processer  Behov av integrerade HR processer  Behov av globala HR processer och rapportering  Flera stand alone-lösningar för olika HR-processer  Behov av mer affärsdrivande talent management lösningar utöver lokal lön/ERP  Masterdata i flera lokala system  Gamla lönesystem i slutet av sin livscykel  Konsolidera IT system och minska antalet HR system  Förenklade processer och systemstöd  Behov av kontrollerade arbetsflöden  Masterdatamanagement och ID management  Hantera alla personer dvs. både medarbetare, konsulter etc. …vilka kräver system och leverantörer som  Se bortom medarbetarregistret, lön och tid –HR teknologi sett ur ett större perspektiv syftar till att förbättra arbetsvardagen genom att utöka funktionalitet, förbättra kommunikation och göra återkommande HR processer enklare och snabbare.  Möjlighet att kombinera lokal lön/lagkrav med global HR  Gå från rapportering av basala medarbetardata till analys, prognos och beslutsunderlag. Medför krav på att kunna utnyttja HR data till framåtriktad analys jämfört med efterhandsrapportering.  Användarupplevelsen i centrum med enkla, användbara och mobila processer/funktioner. Systemet måste stödja, engagera och förbättra produktiviteten.  Integrerade processer som utbyter data med varandra. Medför krav på att fler processer/funktioner ska finnas i samma system. (On-boarding, kompetens, prestation, kompensation, succession etc.)  Leverantörer med nischlösningar dyker upp hela tiden. Medför krav på öppna gränssnitt och integrationsmöjligheter.  Flexibla, snabba och stegvisa implementeringsmodeller.
  • 12. HR i molnet - värden  Snabbare implementeringsprojekt som kan göras stegvis (3-4 mån)…men ibland kan det vara bättre att ”get the basics right” först  Snabbare värderealisering enligt ovan  Verksamheten kan planera och införa nya funktioner genom ständiga uppdateringar utan större uppgraderingsprojekt.  Större möjligheter till anpassning genom att öka/minska licenser/användare/kapacitet  Lägre initialinvestering (hårdvara, licenser etc.) och överblickbar totalkostnad  Kostnader för HR teknologi sjunker dvs. stordriftsfördelar på leverantörssidan märks i prissättning  Många leverantörer har redan eller är på väg att nästan uteslutande leverera sina system som molnlösningar
  • 13. Följ upp faktisk kostnad och värde för on-premise - exempel  Brist på interna IT-resurser specialiserade på HRIS skapar behov av konsultstöd.  Två stora uppgraderingar över en 5-årsperiod  Ändå upplever verksamheten frustration då man ändå inte har tillgång till den senaste funktionaliteten Investeringskostnad Support Support Support Upp- gradering Support Support Internt SLA Konsult Investeringskostnad Support Support Support Upp- gradering Support Support Internt SLA Internt SLA Internt SLA Internt SLA Konsult Konsult Konsult Konsult Upp- gradering Teoretisk kostnad per enhet under fem år Faktiskt kostnad per enhet under fem år
  • 14. Molntjänster driver konsolidering både för IT och verksamhet  Incitamenten för konsolidering är högre i molnet.  Marginalkostnaden för att addera fler moduler är låg.  Integrerade HR processer  HR processer interagerar och utbyter data  Medarbetare gör allt i ett och samma system - enkelt  Gemensam rapportering på all data Lärande PrestationUtvecklingRekrytering Rapporter Kompensation Ny Modul?TalangOn-boarding Strategisk HR-svit Incitamenten för konsolidering är ännu högre i molnet än i lokala system. Marginalkostnaden för att addera fler moduler är låg. Kostnadenförförsta molnbaserat modulen(inkl. infrastruktur). 70% Extramodu l1 5-15% Extramodu l2 5-15% Integrations- kostnad Alternativ molnlösningför extramodul2 Alternativt måste en relation till en ny molnleverantör inledas vilket också medför eventuella inegrationer. Marginalkostnaden för en extramodul hos samma leverantör är ofta låg.
  • 15. Exempel på totalkostnad Functional area Consolidated SaaS solution Standalone solutions Consolidated solution X yearly SaaS fee N/A HR Core Included in consolidated solution X yearly SLA Compensation management Included in consolidated solution 0,5 X yearly SLA Performance Included in consolidated solution Manual process or 0,5 X for extra licenses in standalone solution. Talent review and succession Included in consolidated solution Manual process or 0,5 X for extra licenses in standalone solution. Learning Included in consolidated solution Manual process or 0,5 X for extra licenses in standalone solution. Potential yearly IT costs for HR 1 X 2 – 3 X
  • 16. Glöm inte att göra jämförelse med outsourcing – särskilt för lön On premise internal IT solution Business process outsourcing Software as a service (SaaS)
  • 17. Exempel  Ny funktionalitet – compensation  Bonus  Lönerevision  Kapacitet och förmåga inom HR att genomföra en global process  Möjlighet att styra och följa upp strategiska kompensationsfrågor  Enklare och bättre kvalitet för chefer  Compliance  Kontrollerade flöden istället för excel  Ökad kostnad…nytt system  Finns inget ”gammalt” system att ersätta  Konsolidera samtidigt och lös andra problem – lägre totalkostnad  Nytt masterdata system tillsammans med compensationsmodul  Ny modul för performance och talent i samma system ….total lönekostnads ökning minskar med 0,01%....
  • 18. Business case för molnet Exempel på frågor Anteckningar/kommentarer Vilka mål, problem eller andra utmaningar finns idag inom organisationen där HR ses som en del av lösningen? Hur skulle befintliga eller nya HRIT lösningar vara en del av HR:s arbete med ovanstående? Utgå från drivkrafterna på sidan 11. Vilka drivkrafter är relevanta? Lägg till fler vid behov. Hur ser livsscykelsituationen ut för HR systemen ut idag? Hur påverkar det HRIT planerna? Erfarenheter från nuvarande förvaltning med exempelvis daglig förvaltning, support från leverantör, uppgradering, kompetensförsörjning etc. Vilka delar av ett busines case skulle kunna kategoriseras som affärsutvecklande, t.ex. stödja strategi, tillväxt eller intäktsskapande. Vilka delar av ett busines case skulle kunna kategoriseras som effektivisering, besparing och ”cost avoidance” Vilka delar av ett busines case skulle kunna kategoriseras som minskad risk, t.ex. säkerställa att följa lagar och regler. Vad är relevant för min organisation? Vilka är utmaningarna för min organisation? Vad skulle vi behöva arbeta vidare med? Vad är vi redan bra på dvs. var ligger våra styrkor.
  • 19. Arkitektur Hur ser HR systemsmarknaden ut
  • 20. Lärande • Utb. adm • e-lärande • Sammarbete Prestation • Mål • Planer • Utvärdering Utveckling • Roller • Kompetenser • Karriärplanering Rekrytering • Portal/annonser • CV databas • Intern/extern Rapporter • Personal data • Lönedata • Extern data • Data warehouse • Extern plattform Kompensation • Lönerevision • Bonus • Förmåner Workforce planning • Kompetens • Organisation • Prognos Talanghantering • Successionsplan • Talangpooler On-boarding • Introdution • Utrustning • time-to-perform Rapporter (kostnad & frånvaro) Lokal arbetsrätt LAS etc. Processtöd för HR Talent Mgmnt System / moduler Masterdata Lokala lönenära HR-funktioner LönLön Tid / schemaläggning / bemanning Resa / utläggTid och resa Extern rapportering till myndigheter Masterdata för alla anställda (medarbetarregister) • Person- och anställningsdata för alla medarbetare (och konsulter) • Team och organisationsstruktur dvs. vem är chef över vem • Basprocesser för underhåll (NY, ÄNDRING och AVSLUT) • Rapport och export funktioner Ekosystemet för HRIT Transaktionellt lager
  • 21. Master data för alla anställda (medarbetarregister) Lön Tid, resa, utlägg Lönesystem Rekrytering Lärande On-boarding Kompensation Utveckling Prestation Talanghantering Workforce planning Rapporter Master data lager Transaktionellt lager HR process stöd (talent management system/moduler) Lokala lön/ HR leverantörer Outsourcing leverantörer
  • 22. Master data för alla anställda (medarbetarregister) Lön Tid, resa, utlägg ERP system Rekrytering Lärande On-boarding Kompensation Utveckling Prestation Talanghantering Workforce planning Rapporter ERP leverantörer Master data lager Transaktionellt lager HR process stöd (talent management system/moduler)
  • 23. Master data för alla anställda (medarbetarregister) Lön Tid, resa, utlägg Molnbaserade HR system Rekrytering Lärande On-boarding Kompensation Utveckling Prestation Talanghantering Workforce planning Rapporter Molnbaserade HR plattformar Master data lager Transaktionellt lager HR process stöd (talent management system/moduler)
  • 24. Master data för alla anställda (medarbetarregister) Lön Tid, resa, utlägg Nischsystem Rekrytering Lärande On-boarding Kompensation Utveckling Prestation Talanghantering Workforce planning Rapporter Master data lager Transaktionellt lager HR process stöd (talent management system/moduler) Nischleverantörer Nischleverantörer
  • 25. Master data för alla anställda (medarbetarregister) Lön Tid, resa, utlägg Olika typer av system överlappar Rekrytering Lärande On-boarding Kompensation Utveckling Prestation Talanghantering Workforce planning RapporterMolnbaserade HR plattformar ERP leverantörer Nischleverantörer Nischleverantörer Svenska löneleverantörer Outsourcing leverantörer
  • 26. Master data för alla anställda (medarbetarregister) Lön Tid, resa, utlägg best practice exempel 1 (från Svenska HR dagarna 2015) Rekrytering Lärande On-boarding Kompensation Utveckling Prestation Talanghantering Workforce planning Rapporter Master data lager Transaktionellt lager HR process stöd (talent management system/moduler) Lokal eller outsourcad lön Molnbaserad HR plattform Existerande ERP lösning
  • 27. Master data för alla anställda (medarbetarregister) best practice exempel 2 (från Svenska HR dagarna 2015) Rekrytering Lärande On-boarding Kompensation Utveckling Prestation Talanghantering Workforce planning Rapporter Master data lager Transaktionellt lager HR process stöd (talent management system/moduler) Lokal lön Molnbaserad HR plattform inklusive HR master Lön Tid, resa, utlägg
  • 28. Master data för alla anställda (medarbetarregister) Lön Tidrapportering, resa, utlägg best practice exempel 3 (från Svenska HR dagarna 2015) Ärendehantering Rekrytering Prestation e-learning Master data lager Transaktionellt lager HR process stöd (talent management system/moduler) HR master och prestationsmodul Lokal outsourcad lön Separata försystem
  • 29. Arkitektur Exempel på frågor Anteckningar/kommentarer Utgå från bilden på sidan 18 Försök att beskriv er befintliga arkitektur Utgå från exempel på bilderna 24-26 Fundera på vilka för- och nackdelar de olika lösningarna kan tänkas ha. Utgå från bild 26 Vilka utmaningar och möjligheter skulle man stå inför om man t.ex. vill införa en molnbaserad plattform med både stöd för Core HR/masterdata och talentprocesser? Hur skulle er målarkitektur se ut? Vad skulle vara viktigast? Utgå från funderingar kring de behov och drivkrafter vi diskuterade under Strategi och Business case. Vad är relevant för min organisation? Vilka är utmaningarna för min organisation? Vad skulle vi behöva arbeta vidare med? Vad är vi redan bra på dvs. var ligger våra styrkor.
  • 31. Implementering  Val av integratör är lika viktigt som val av system  Om molntjänsten är uppbyggd på en modulär arkitektur som tillåter steg-för-steg införande…..då måste också integratörens projekt bygga på de principerna  Närhet och iterativt arbetssätt viktiga komponenter för att uppnå bästa kravuppfyllnad  Förståelse för ”best practice” processer i systemet krävs  Utmana HR:s processer och våga förändra processen om det blir enklare för användaren i systemet  Underskatta inte behovet av förändringsledning  Möt användarna med många och varierade av utbildning, support och uppmuntran i tillägg till de vanliga kanalerna
  • 32. 32 Effekt är resultat av både struktur och efterlevnad STRUKTUR EFTERLEVNAD Inga krav på efterlevnad Få följer processen Tidsödande att följa processen Varierande och låg kvalitet i underlag Onödigt arbete skapas Tydliga krav på efterlevnad Alla följer processen Enkelt att göra rätt Hög och jämn kvalitet i underlag Frigör tid för kvalitativt arbete Process Ad hoc Integrerade/end-to-end processer Integrerade IT system IT system Tänk på att det är svårt att avhjälpa brister i efterlevnad med mer struktur. Dvs. det är många gånger lättare att arbeta med efterlevnad
  • 33. Exempel på stegvis införandemodell Kontinuerlig information, utbildning etc Fas 1 En konsoliderad Masterdata på anställda och organisationer Masterdata inom HR Fas 2 Hantering av kompensation i en kontrollerad arbetsström istället för Excel Lönerevision och bonus Fas 3 Nytt system för lön, tidsrapportering och resehantering. Fas 4 Prestation, talanghantering och succession Prestation och succession VärdeFunktionanlitet Projektresurser: • Små fokuserade team – arbetar nära ”ämnesexperter” inom HR • Systemleverantören tillhandahåller åtkomst till lösningen men applikationskonfigurationen kan göras av fristående partner • Projektledare som säkerställer leverans och kvalitet. • Bygg upp verksamhetsnära förvaltning redan i projektet • Referensgrupper i verksamheten involveras Lönehantering
  • 34. Intern organisation Affärsnära förvaltning  Business service management / Förvaltningsledare  Ansvara för effektivt utnyttjande av leverantörens support  Kan processerna och kravställer ny konfiguration utifrån verksamhetens behov  Säkerställa att ny funktionalitet kommer ut i verksamheten  Digital kompetens inom HR krävs för att utnyttja ständigt ny funktionalitet i nya versioner.  HR:s processägare och HR specialister måste vara involverade  Involvera chefer och medarbetare – enkelt att testa SLA med egna IT avdelning  SLA med intern SLA-organisation behövs fortfarande men med förändrat innehåll  Mer generiska IT tjänster och mindre specialiserad HRIT applikationsförvaltning  Säkra åtkomst till tjänst (webbläsare, brandväggar, proxy, etc)  Integrationer  Löpande uppföljning och revision av IT-säkerhet  IT arkitekt med förståelse för verksamheten är en nyckelroll
  • 35. Cloud management på riktigt – inte perfekt men ofta bättre än nuläget
  • 36. Val och jämförelseparadoxen Nuvarande lösning Föreslagen lösning Teoretiskt ”bästa” lösning Vi spenderar för mycket tid här • Persondata • Kontinuitetsplanering • Servicenivåer • IT säkerhet • Juridik Lagkrav ...när vi borde säkerställa detta
  • 37. Molnet, säkerhet och persondata Persondata  Det är inte förbjudet att ha persondata i molnet…men gör rätt  Allmänt krav på att följa lokal och EU rätt  Håll data inom EU/EES  Alla siter inklusive disaster recovery Hantera supportpersonal utanför EU/EES  Underleverantörer  EU: nya dataskyddsdirektiv från 2018 (Sverige)  Utanför EU/EES?  Lita inte på Safe Harbour - risk för att alla Safe Harbour avtal blir ogiltiga  EU:s ”model clauses” ska användas Säkerhet  Arbeta med IT avdelning med molnstrategi…inte mot  Stora leverantörer har bättre förutsättningar att leva upp till säkerhetskrav  Regelbundna oberoende 3:e parts penetrationstest/säkerhetstester  Regelbundna process revisions rapporter (t.ex. Type 2 SOC1) Data processing agreement Vendor Company/Group Other legal unit Adherence agreement Data processing agreement Sub-contractor
  • 38. Exempel: Governance matrix What Who How When Penetration tests Third party or internal department Separate agreement with vendor is always required On suspicion or major architectural changes. Review third party security reports Third party conducts test. Vendor delivers tests to customers for review Regular basis i.e. yearly Review third party process audit reports (like Type 2 SOC 1) Third party conducts audit. Vendor delivers audit report to customers for review Regular basis i.e. yearly List of sub-contractor entities Vendor keeps an updated list and report changes to customer. When changes occur Inspect premises Customer staff or third party Visit datacentres Follow legislation on personal data integrity Customer and vendor´s joint responsibility Follow updates and proposals for changes in legislation. Prepare actions within customer organization or vendor delivery. Continuous Vendor follow up Customer vendor management Vendor meetings to inform and possibly align strategies
  • 39. Införande Exempel på frågor Anteckningar/kommentarer Jämför egna erfarenheter av införandeprojekt med erfarenheterna i bild 30. Hur tror du förvaltning och SLA med egna IT avdelningen behöva utvecklas om ni skulle använda molntjänster i större utsträckning? Har ni erfarenhet av att arbeta med IT – säkerhet och juridiska avdelningar runt molntjänster och persondatalagar? I så fall beskriv hur ni organiserade arbetet? Fundera på de 3 viktigaste aspekterna att ta hänsyn till i just din organisation vad gäller säkerhet/persondata, införande och förvaltning. Fundera över viktiga kompetenser inom HR och IT för att lyckas med en molnstrategi? Fundera på hur faktorerna ”Efterlevnad” och ”Struktur” ser ut i din organisation? Se bild 36. Hur skulle det inverka på framtida HRIT projekt? Övriga reflektioner Vad är relevant för min organisation? Vilka är utmaningarna för min organisation? Vad skulle vi behöva arbeta vidare med? Vad är vi redan bra på dvs. var ligger våra styrkor.
  • 41. Reflektera Vad tar jag med mig från dagens workshop? Vad kunde vi ha gjort bättre i workshopen?
  • 42. Länkar och referenser Referens Länk Successful Talent Aquisition in the digital age https://www.linkedin.com/hp/update/6100193739 551109121 HR måste förstå teknik https://www.linkedin.com/hp/update/6098261216 281522176 HR släpar efter i kompetensuppbyggnad CAP Gemini – the digital GAP HR och enkelhet https://www.linkedin.com/pulse/simplification- work-what-hrs-role-josh-bersin HR måste kunna utnyttja teknik https://www.linkedin.com/pulse/20140503234646 -131079-it-s-time-to-redesign-hr Molntjänster i Svenska staten https://secure.pensionsmyndigheten.se/Molnet16 .html Här är en sammanställning av intressanta länkar som jag refererar till i presentationen.

Editor's Notes

  1. Successful Talent Aquisition in the digital age: https://www.linkedin.com/hp/update/6100193739551109121 http://www2.deloitte.com/global/en/pages/about-deloitte/articles/millennialsurvey.html?Id=us:2sm:3li:4dcom_share:5awa:6dcom:about_deloitte#
  2. HR måste förstå teknik: https://www.linkedin.com/hp/update/6098261216281522176 HR måste kunna utnyttja teknik: https://www.linkedin.com/pulse/20140503234646-131079-it-s-time-to-redesign-hr HR och enkelhet: https://www.linkedin.com/pulse/simplification-work-what-hrs-role-josh-bersin HR släpar efter i kompetensuppbyggnad: CAP Gemini – the digital GAP
  3. Molntjänster i staten: https://secure.pensionsmyndigheten.se/Molnet16.html
  4. NAV - (Ny) Arbeids- og Velferdsforvaltning Huldt og Lillevik – lokal lön och lönenära HR för att efterfölja lag och avtal (sjukrapportering till NAV)