Прикладные решения на платформе продуктов Ibm

Отдел прикладных решений
Галина Масалыкина
gmasalykina@polikom.ru

Задачи, стоящие перед бизнесом

• Автоматизация документооборота
• Использование устоявшихся бизнес-процессов
• Создание архива документации – базы знаний
• Совместная работа сотрудников
• Организация доступа к системе

25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM

Решения
• Управления документно-ориентированными процессами
ЗАО “Alcatel” Россия • IBM Lotus Workflow, IBM Lotus Domino

• Системы корпоративного документооборота для решения бизнес-задач
Пивоваренная компания заказчика
• IBM Lotus Domino

• Разработка и внедрение хранилища данных и клиентского приложения
МосКомАрхитектура информационной системы обеспечения градостроительной деятельности
• IBM Lotus Domino , Java, IBM DB2 Content Manager

• Автоматизация процесса внедрения рационализаторских предложений
ООО “Wrigley” Россия • IBM Lotus Workflow

• Автоматизация бизнес-процесса, обеспечивающего сбор идей и
предложений, их размещение в едином хранилище и последующую обработку
ООО “Cadbury” Россия (Idea Grabbing System)
• IBM Lotus Domino

• Система обработки заявок на закупку
фабрика имени Крупской • IBM Lotus Domino

• Система обработки заявок на получение займов
Финансовая компания • IBM Lotus Domino

ИТЦ ОАО «Силовые
• Система управления проектной документацией
машины», ООО «Альстом • IBM Lotus Domino
АтомЭнергоМаш», ГСР ТЭЦ

ЗАО “Alcatel” Россия

• Заявки на закупку
• Согласование контрактов
• Резервирование транспорта
• Резервирование помещений
• Запросы на техническую поддержку
• И другие… IBM Lotus
Workflow

IBM Lotus
Веб- Domino
интерфейс


Управления бизнес-процессами документооборота
Пример бизнес-процесса


Интерфейс дизайнера бизнес-процессов


Карточка документа


Пивоваренная компания

• Работа в условиях распределенной среды
• Обработка заявок на работу в выходные дни
• Согласование и переброска бюджета
• Согласование и утверждение документов
• Контроль заданий

Веб-
интерфейс
IBM Lotus
Domino


Система автоматизации бизнес-задач заказчика
Примеры бизнес-процессов


Пользовательский интерфейс базы


Карточка документа


МосКомАрхитектура

• Создание реестра архитектурных объектов
– Привязка объекта к месту на карте
– Ведение связанных с объектом документов

Веб-
интерфейс

IBM DB2 IBM Lotus
Content Domino
Manager


Информационная система хранения данных и обеспечения
градостроительной деятельности
Notes-интерфейс Место
Реестр объекта на
объектов карте

Документы, Карточка
относящиеся выбранного
к объекту документа


Информационная система хранения данных и обеспечения
градостроительной деятельности
Веб-интерфейс


Система сбора и анализа бизнес-идей

• Сбор рац.предложений, их анализ руководством и
экспертами, дальнейшая судьба рац.предложения.

• Обмен бизнес-идеями, их оценка и квалификация по
областям знаний, ранжирование по применимости у
заинтересованных лиц, рейтинги авторов идей, отчеты
по реализации и экономической эффективности
• Публикация существующих проблем и объявление
конкурса на их решение


Фабрика имени Крупской

• Работа в условиях распределенной среды
• Автоматизация процесса закупок
– Заявка на закупку
– Маршрут обработки заявки определяется ее
параметрами
– Работа со счетами
– Контроль исполнения по задачам IBM
• Интеграция с ERP-системой Lotus
Domino


Система обработки заявок на закупку
Примеры бизнес-процессов

Прикладные решения на платформе IBM
Прикладные решения
25.04.2012

Notes-интерфейс системы


Пример карточки заявки


Финансовая организация

• Автоматизация процесса приема и обработки
заявок на выдачу кредита
– Формирование маршрута
– Определение стоп-факторов
– Отслеживание этапов работ с заявителем

Веб-
интерфейс
IBM Lotus
Domino


Система обработки заявок на получение займов
Пример бизнес-процесса

Прикладные решения на платформе IBM
Прикладные решения
25.04.2012

Список заявок и действий по ним


История обработки заявки


Календарь событий


Система управления проектной
документацией (СУПД 3.0)

Тиражируемое решение

О программе
Система Управления Проектной Документацией разработана
на платформе Lotus Notes / Domino. СУПД предназначена
для управления документацией по проектам, и позволяет:
• хранить файлы инженерной документации по проекту;
• оперативно обрабатывать текущую переписку по проекту, в том
числе переправлять письма от Заказчика к Разработчикам и
наоборот;
• регистрировать все входящие и исходящие документы с привязкой
к инженерной документации;
• назначать задания сотрудникам и вести внутреннюю переписку в
рамках проекта;
• контролировать текущее состояние в разрезе ревизий перечня
инженерной документации;
• осуществлять поиск по базе;
• вести архивные базы по проекту, чтобы не перегружать основную
базу проекта.


Архитектура решения Подрядчик 1
Заказчик
СУПД 3.0
Управляющая
компания

Подрядчик 2


Идеология решения
Подрядчик 1 Управляющая Заказчик
Подрядчик 2 компания
Подрядчик N • Чертежи для
Заказчика •
• Чертежи от • Сопроводительное
подрядчика письмо
• Письмо от • Письмо Заказчику
подрядчика

Заказчик Управляющая Подрядчик 1
компания Подрядчик 2
• Уведомление о
получение чертежей
• Замечания
подрядчику
Подрядчик N
•
• Уведомление о • Письмо Подрядчику
получение письма
• Замечания по
чертежам
• Письмо от Заказчика


Задачи, решаемые в системе
Получение на официальный электронный адрес и
факс проекта всей входящей переписки по проекту
от Заказчика и Подрядчиков.
Отправка с официального электронного адреса или
факса проекта всей исходящей переписки по
проекту Заказчику и Подрядчикам.

Хранение единого электронного архива переписки.

Хранение единого электронного архива
технической документации по
проекту, официально передаваемой Заказчику.


Дополнительные возможности системы

СУПД позволяет автоматически по электронной почте извещать
участников о том, что им необходимо выполнить с документом
соответствующие действия (ознакомится, исполнить, согласовать и т.д.).

СУПД также позволяет ставить на контроль получение ответа по
документу.
В системе хранится история работы с документами.
Участники процесса в любое время могут видеть состояние документов.

В СУПД ведется учет проектной документации передаваемой Заказчику
в соответствии с утвержденным перечнем. При отправке следующей
ревизии документа в перечне документации фиксируется номер его
ревизии и дата отправки, со ссылкой на файл документа.

Для контроля переписки и передачи проектной документации в СУПД
предусмотрена генерация отчетов.


Состав ролей в системе
Все сотрудники Компании, участники проекта в рамках с СУПД, делятся по
ролям, определяющим перечень операций, который они могут выполнять
в системе.
Состав ролей:
• Регистратор – отвечает за учет, и регистрацию всей входящей
корреспонденции и документации;
• Менеджер – рассматривает поступившие документы, формирует
задание и передает исполнителю, контролирует исполнение;
• Исполнитель – обрабатывает документы, согласно задания
менеджера, в рамках задания выполняет отправки
Контрагентам, работает с заданием менеджера до его завершения;
• Администратор - выполняет системные настройки: указывает типы
документов, назначает роли участникам, выдает права на обработку
разрешенных типов документов каждому из участников;
Каждый сотрудник может совмещать различные роли СУПД .


Информация, хранящаяся в системе
• В СУПД введена категоризация всей документации на:
– Новые
– Текущая работа
– Переписка
• Входящая
• Исходящая
– Внутренние документы
– Чертежи
• Кроме этого, для каждого проекта также может быть
индивидуально определен свой состав
документов, обрабатываемых в рамках СУПД, отвечающий
особенностям проекта.
• Для каждого вида документов в проекте может определяться
путь его прохождения, т.е. последовательность передачи между
участниками проекта.
• В СУПД для каждого документа хранится история обработки
документа и его связи с другими документами системы


Обработка и атрибуты документов в СУПД
определяется их типом:

• Входящие документы. Документы, поступающие в СУПД по
электронной почте/факсу или создаваемые вручную. Например:
Чертежи от Подрядчика, Письмо от Подрядчика, Подтверждение о
получение чертежей Заказчиком, Замечания по чертежам от
Заказчика, Письмо от Заказчика и т.д.
• Исходящие документы, документы отправки.
Документы, созданные в системе и автоматически отправленные из
системы по электронной почте/факсу по заданному адресу. Например:
Письмо Заказчику, Чертежи Заказчику, Замечания Подрядчику.
• Внутренние документы. Создаются в системе, никуда не
отправляются. Это такие документы как: Протокол
совещания, Обсуждение и т.п. документы.
• Альбом. Специальный документ создаваемый в системе, включает
в себя атрибуты альбома, файлы инженерной документации и ссылки
на переписку по альбому.


Последовательность обработки документов
• Электронная почта поступает на адрес электронной почты проекта (для каждого проекта
свой) и попадает в специальное первичное хранилище документов – раздел «Новое».
• Факс в электронном виде автоматически попадает в раздел «Новое».
• Корреспонденция, поступившая не в электронном виде, сканируется и помещается в
Регистрация раздел «Новое».
• Регистратор производит первичную обработку документов, регистрирует их и направляет
на рассмотрение менеджеру.

• Менеджер рассматривает направленные ему документы, определяет
исполнителя, который будет их обрабатывать и направляет их этому исполнителю с
соответствующим заданием.
Выдача • Задание также может быть выдано регистратором при регистрации, если это допускается
задания настройками системы.

• Исполнитель выполняет все действия по обработке документов, необходимые для
выполнения задания, выданного менеджером;
• в том числе, если это требуется, направляет необходимые документы контрагентам –
готовит отправку. Отправка производится или по электронной почте с привязкой
Исполнение отправления к обрабатываемым документам, по факсу или обычной почте, но в двух
последних случаях документы переводятся в электронный вид и размещаются в СУПД с
установлением соответствующих связей исполнителем.


Рабочее окно СУПД проекта


Входящий документ – новое письмо


Входящий документ – письмо в обработке


Регистрация


Передача документа, Задание


Документ «Отправка» (Чертежи Заказчику)


Документ «Отправка» (Письмо контрагенту)


Хранилище проектной документации


Документ «Альбом», «Файл»


Внутренний документ, Протокол, Договор


Пример внутреннего документа


Пример протокола (договора)


Notes-интерфейс СУПД 3.0


Веб-интерфейс СУПД 3.0
Список инженерной документации


Notes-интерфейс карточки альбома инженерной
документации


Веб-интерфейс карточки альбома инженерной
документации


Веб-интерфейс документа переписки


Выводы:
• Использования СУПД обеспечивает
управляющие, информационные, архивные и почтовые
функции всего документооборота и делопроизводства в
рамках задачи управления реализацией отдельного
крупного проекта.
• Предоставляет единое информационное пространство всем
членам команды проекта
• Обеспечивает прозрачное и оперативное управление
функциями всех исполнителей команды проекта, прямой и
надежный контроль исполнения руководителями проекта.
• Система обеспечивает непосредственный
информационный доступ членов команды проекта ко всей
переписке проекта и к архиву всей передаваемой
заказчику документации проекта.


История внедрений и развития системы

2004 год 2010 год 2011 год
ОАО «Силовые машины» ООО «АЛЬСТОМ
ЗАО «ГСР ТЭЦ»
АТОМЭНЕРГОМАШ»
На сегодняшний день СУПД
используется более чем в
10 крупных проектах по
строительству
электростанций


Благодарю за внимание!
Вопросы?
Отдел прикладных решений
Галина Масалыкина
gmasalykina@polikom.ru

+ 7 (495) 660 32 91 + 7 (812) 325 84 00

Прикладные решения на платформе продуктов Ibm

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Прикладные решения на платформе продуктов Ibm

Similar to Прикладные решения на платформе продуктов Ibm (20)

Прикладные решения на платформе продуктов Ibm