Алгоритм написания годового отчета

Алгоритм
написания годового отчета
Исследование на тему
«Каким должен быть годовой отчет организации»
Составители:
Виктория Калоша
Сергей Готин, www.gotin.org
Декабрь 2006 - Май 2007
Версия 1.04
Май 2007

Составители: Виктория Калоша,
Стр. 2
Содержание
ОБЩИЕ ВОПРОСЫ.......................................................................................................................................... 3
ЧТО ТАКОЕ ГОДОВОЙ ОТЧЕТ ............................................................................................................................ 3
ДЛЯ ЧЕГО НУЖЕН ГОДОВОЙ ОТЧЕТ................................................................................................................... 3
КОМУ НУЖЕН ГОДОВОЙ ОТЧЕТ ........................................................................................................................ 4
КАКИМ ДОЛЖНО БЫТЬ СОДЕРЖАНИЕ ГОДОВОГО ОТЧЕТА............................................................ 5
ЧТО ДОЛЖЕН НАЙТИ ЧИТАТЕЛЬ В ГОДОВОМ ОТЧЕТЕ ........................................................................................ 5
ТЕМА ОТЧЕТА.................................................................................................................................................. 6
Что это такое?......................................................................................................................................... 6
Зачем это надо?......................................................................................................................................... 6
Как определить тему?.............................................................................................................................. 7
Учимся на примерах................................................................................................................................... 7
ВСТУПЛЕНИЕ................................................................................................................................................... 7
Что это такое?......................................................................................................................................... 7
Зачем это надо?......................................................................................................................................... 8
Что должно содержать вступление?...................................................................................................... 8
Учимся на примерах................................................................................................................................... 9
ИНСТИТУЦИОНАЛЬНОЕ РАЗВИТИЕ ................................................................................................................. 10
Что это такое?....................................................................................................................................... 10
Зачем это надо?....................................................................................................................................... 10
Что должна содержать глава о ИР?..................................................................................................... 10
Учимся на примерах................................................................................................................................. 10
ОПИСАНИЕ ПРОГРАММ И ПРОЕКТОВ, ИЛИ КОЛИЧЕСТВЕННЫЕ И КАЧЕСТВЕННЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ РАБОТЫ......... 11
Что это такое?....................................................................................................................................... 11
Зачем это надо?....................................................................................................................................... 11
Как это сделать? .................................................................................................................................... 11
ФИНАНСОВЫЙ ОТЧЕТ .................................................................................................................................... 13
Что это такое?....................................................................................................................................... 13
Зачем это надо?....................................................................................................................................... 13
Что должен содержать финансовый отчет?....................................................................................... 14
Международные стандарты: зачем они нужны, где их найти ...............................................................................14
Что входит в отчет, оформленный в соответствии с ними....................................................................................14
Где можно найти информацию о составлении финансового отчета?....................................................................14
Полезные дополнения ............................................................................................................................... 15
ЗАКЛЮЧЕНИЕ И ПРИЛОЖЕНИЯ ....................................................................................................................... 15
Что это такое?....................................................................................................................................... 15
Зачем это надо?....................................................................................................................................... 15
Что должно содержать заключение?.................................................................................................... 16
КАК ДОЛЖЕН ВЫГЛЯДЕТЬ ГОДОВОЙ ОТЧЕТ...................................................................................... 18
ПОЛНОЦВЕТНАЯ ПЕЧАТЬ, РАСПЕЧАТКА ИЛИ ЭЛЕКТРОННАЯ ВЕРСИЯ?............................................................. 18
ПЕРЕВОД НА ДРУГИЕ ЯЗЫКИ .......................................................................................................................... 19
Плюсы и минусы многоязычных отчетов............................................................................................... 19
КАК СОЗДАТЬ ГРАМОТНУЮ ЭЛЕКТРОННУЮ ВЕРСИЮ ДОКУМЕНТА .................................................................. 20
НЕМНОГО О ФОРМАТЕ ФАЙЛА ....................................................................................................................... 21
НЕМНОГО О НАБОРЕ И ОФОРМЛЕНИИ ТЕКСТА ................................................................................................ 23
НЕМНОГО О ФОТОГРАФИЯХ И ДРУГИХ ИЗОБРАЖЕНИЯХ.................................................................................. 25
ПРИМЕРНЫЙ АЛГОРИТМ РАБОТЫ НАД ОТЧЕТОМ........................................................................... 28
Приложение 1. Список прилагаемых годовых отчетов......................................................30
Приложение 2. Этапы работы над годовым отчетом за 200_ год......................................32

Общие вопросы
Что такое годовой отчет
Годовой отчет – это документ, содержащий информацию о работе некоторой
организации за отчетный период, равный календарному году, и выполняющий отчетную,
информационную, презентационную функции в любом сочетании.
Отчет базируется на реальных фактах, описывающих различного рода деятельность
организации, её сотрудников за выбранный период времени. Это могут быть как числовые
параметры (поступление средств, расход средств), так и описательные характеристики
(отзывы людей, которым была адресована работа).
Отчет дает представление об организации в целом, содержит краткую информацию
об истории, актуальных программах и проектах, финансовом состоянии, перспективах
развития организации, можно сказать, содержит в себе некий её образ.
Для чего нужен годовой отчет
В первую очередь наличие информативного годового отчета свидетельствует об
открытости политики организации в отношении информирования различных кругов
общественности о своей работе. Другими словами – наличие хорошего публичного
годового отчета говорит о том, что организации есть чем гордиться, нечего скрывать
и она готова к сотрудничеству. А поскольку наличие годового отчета постепенно
становится стандартом в работе современной, прогрессивной, успешной организации, его
наличие значительно повысит ваш имидж.
Вам хочется, чтобы образ вашей организации соответствовал этим характеристикам?
Тогда давайте вместе создавать качественный документ!
Существует две общие проблемы, с которыми сталкиваются различные
Стр. 3
организации и объединения при взаимодействии с обществом:
ú отсутствие информации об организации
ú отсутствие доверия к организации.
Качественный публичный годовой отчет может в значительной степени помочь в
решении этих двух проблем. С одной стороны, читатель сможет получить
исчерпывающую информацию о вашей работе и настоящем положении дел, с другой –
наличие грамотного отчета по количественным и качественным показателям и
финансового отчета позволит увеличить степень доверия, говорит о стабильности и
прозрачности работы. Это очень важные факторы в вопросе привлечения партнеров,
доноров, а для некоммерческих организаций – волонтеров либо новых сотрудников.
С другой стороны, написание годового отчета – это хороший повод собрать
воедино все документы, накопившиеся за год, проанализировать все события, сделать
выводы, выстроить стратегию дальнейшей работы. А на основании полученных
документов можно подготовить отличные презентационные материалы.
Другими словами, годовой отчет нужен не только общественности, он нужен в
первую очередь - вам!

Кому нужен годовой отчет
Всех потенциальных читателей годового отчета вашей организации можно условно
Стр. 4
поделить на три группы.
1. Сотрудники, соискатели, желающие работать в вашей организации, партнеры,
которые участвуют в реализации программ и проектов, сотрудники организаций,
занимающихся схожими видами деятельности. Эта группа читателей будет искать
в отчете подробные описания отдельных видов работы, их будут скорее
интересовать качественные показатели работы, общие выводы по прошедшему
году, различные данные из финансового отчета, перспективы развития – кратко
говоря, подробности.
2. Партнеры по финансовой деятельности, доноры, грантодатели, жертвователи,
представители курирующих организаций, аналитики. Эту группу читателей в
первую очередь будут интересовать история, цели, миссия, принципы и методы
работы организации, отчет о реализации программ и проектов, финансовый отчет,
перспективы развития – если коротко, сведения о проделанной работе и состоянии
дел организации.
3. Журналисты, освещающие различные аспекты деятельности, представители
целевых групп, на которых направлена деятельность организации, просто
интересующиеся - различные представители общественности. Эту группу будут
интересовать история, цели, миссия организации, методы и принципы работы,
общие характеристики деятельности, основные финансовые показатели,
перспективы развития – в общем, презентационная информация.
Итак, можно с уверенностью сказать, что годовой отчет – это документ нужный и
полезный, и не только сторонним лицам, но и самой организации. От его качества в
значительной степени зависит представление о вашей организации как о надежном
партнере.

Каким должно быть содержание годового отчета
Сама поставленная задача – написать годовой отчет – требует создания объемного
документа с разделами совершенно разного содержания, и в значительной мере
определяет сам перечень разделов. Ведь отчет должен содержать и миссию, и краткую
историю, и описание окружения, и календарь событий отчетного года, и описание
финансового состояния… и еще многое-многое другое.
Следовательно, уже на этом этапе есть введение - рассказать потенциальным
читателям о том, в каких условиях получились те или другие результаты, какую
сверхзадачу ставит перед собой организация, познакомить с людьми, которые добиваются
именно таких результатов: какие они? В чем особенность их работы? Причем, иметь
представление об этом - не просто праздное любопытство целевой аудитории: здесь есть
конкретный меркантильный интерес.
Вспомним известное утверждение: человек пойдет работать не туда, где немного
выше зарплата, а туда, где хорошие люди работают.
Что должен найти читатель в годовом отчете
Сначала приведем выдержку из статьи «Годовой отчет: как повысить ценность
Стр. 5
компании?» http://www.connect.ru/article.asp?id=5445
Опрос инвесторов показал, что при чтении годового отчета они прежде всего
обращают внимание на его тему, дающую представление о том, что в целом происходило в
компании в течение года. Поскольку инвесторы и аналитики по роду своей деятельности
просматривают сотню, а порой и больше годовых отчетов за короткий промежуток времени,
то, для того чтобы решить, заслуживает ли компания дальнейшего подробного изучения, им
достаточно взглянуть лишь на ее основные финансовые показатели. <…> Вслед за этим
инвестор обращается к разделу «Финансовая отчетность» и читает заключение аудитора. И
можно сказать, уже в последнюю очередь он просматривает текст обращения руководителя
к акционерам в поисках информации о стратегии компании на следующий год.
Теперь кратко сформулируем основные этапы работы над годовым отчетом:
ú тщательно продумана тема отчета – идея, которая задает тон всему документу;
ú написание вступления, в котором обязательно дается краткая информация об
организации;
ú подбор количественных показателей работы;
ú подбор качественных показателей работы;
ú подготовка финансового отчета;
ú написание заключения – подведение итогов, перспективы развития, поставленные
цели на будущее;
ú составление приложений, если они необходимы.
Теперь надо решить, для кого именно пишется отчет и какую цель преследует его
создание. От этого решения зависит, какой из разделов будет наиболее тщательно
прорабатываться, иметь наибольший объем, задавать тон всему документу.
Если ставится цель создать презентационный документ, задачей которого является
популяризация деятельности организации, то особую роль надо уделить описанию
качественных показателей работы, описанию проектов, продумать, как представить цели
и задачи организации, тщательно проработать вопрос дизайна.

Если с помощью отчета требуется отчитаться перед руководством, партнерами,
донорами – то, естественно, наибольшее внимание уделяется количественным
показателям, финансовому отчету.
В случае же, когда ставится задача привлечения партнеров, доноров – отчет должен
Стр. 6
строиться на идеях и перспективах развития.
Далее надо подобрать реальные данные, которые будут приведены в документе.
Описание программ, проектов, направлений деятельности, реальные объемы полученных
средств и то, как они были потрачены – это та информация, которая может очень много
сказать о работе Вашей организации. Объем финансовых потоков, многообразие
деятельности или, наоборот, узкая специализация (количество и характер программ,
проектов), краткосрочные и долгосрочные проекты, насколько давно начата реализация
основных программ – необходимые составляющие грамотно и качественно составленного
документа.
Очень хорошо в этом отношении оформлены отчеты польских организаций PAH и фонда
Батория. Даны сжатые характеристики программ и проектов, четко просматривается
структура мероприятий, исчерпывающая информации относительно партнеров, доноров,
их финансовом участии, целевым тратам средств. К структуре описаний мы вернемся
позже, при рассмотрении соответствующего раздела.
Нельзя дать однозначные рекомендации относительно структуры, объема, формы
отчета. Они будут зависеть в первую очередь от объема проделанной работы за год, от
величины самой организации, от того, самодостаточна ли структура или является
«подструктурой» более крупного образования.
Например, такие крупные организации, как WHO или IOM, кроме создания
годового отчета, единого для всей организации, практикуют создание годовых
отчетов отдельных подразделений, выделяют годовые отчеты по отдельным регионам.
Также в целях отслеживания динамики развития ситуации периодически появляются
квартальные и сезонные (посвященные отдельным проблемам, возникающим, например,
преимущественно в летний период) отчеты. При этом, естественно, «подотчеты»
имеют значительно меньший объем, определенные ограничения по содержанию, но
могут в определенной мере влиять на тему и содержание итогового годового отчета
всей организации. Тем не менее, они имеют примерно одинаковую структуру, которая
поможет структурировать информацию позже, их оформление выдерживается в одном
стиле.
Тема отчета
Что это такое?
Тема – это «стержень» вашего отчета. Вспомните годы своей учебы – контрольные,
доклады, рефераты, курсовые работы, дипломы – все имеет свою тему. Если вы знаете
тему своего документа, вам намного проще построить его логику, продумать его
содержание. Тема годового отчета – то, чем был замечателен год прошедший, его краткая
характеристика.
Зачем это надо?
Если вы хотите создать логичный, содержательный, легко читаемый документ с
запоминающейся информацией – сначала надо понять, о чем он будет, и какова основная
мысль, которую он донесет до читателя. Теме будет соответствовать вступление,
заключение, с точки зрения основной темы будут представлены количественные и
качественные показатели работы.

Тема книги, статьи или фильма часто выносится как их название. Отчет –
тоже в некотором роде литературное произведение, поэтому он может называться не
просто «Годовой отчет организации за 2006 год», а, например «Концептуализация и
обоснованность эталона интеграции социальных услуг. 2006 год»
Как определить тему?
Подумайте, что явилось главным достижением в истекшем году?
Вы активно занимались образовательной деятельностью? А может, издательской?
Социальные проекты в какой сфере были наиболее успешными? Каким из полученных
результатов вы гордитесь больше всего? Сформулируйте это двумя-тремя словами – это и
будет темой годового отчета.
Возможные варианты - о проделанной работе в социальной сфере, о росте и
развитии организации, об увеличении объема привлеченных средств, о выходе
организации их кризиса…
Все было очень плохо, проблемы и трудности не давали вздохнуть? Но что-то
хорошее обязательно происходило, и проблемы явно научили вас чему-то – хотя бы тому,
как их преодолевать. Сконцентрируйтесь на полученном положительном опыте – и
вперед!
Именно на позитивных событиях должно быть сконцентрировано внимание
читателя (что должно означать полного отсутствия упоминания о неприятных моментах).
Если ваш годовой отчет преследует не только «отчетную», но и презентационную
цель, и вы собираетесь издавать его в виде полноцветного буклета – то он только
выиграет от того, что содержание всего документа будет подчинено единой теме,
вынесенной в заголовок.
Кроме того, тема должна согласовываться с целью, миссией, принципами работы
организации, предыдущим годовым отчетом и материалами, использовавшимися в
течение отчетного периода.
Учимся на примерах
Если рассматривать крупные организации с большим штатом сотрудников,
широкой сферой работы, разнообразной географией, то вынесение темы в заголовок
годового отчета является стандартом. Например, IFC («Усиление воздействия»),
WHO(«Совместная работа на благо здоровья»). Тем не менее, такие крупные организации
как UNICEF, Greenpeace, многие фонды ограничиваются указанием заголовка «Annual
Report 200x» и указанием ниже корпоративного девиза.
Тема может повторяться из года в год, может меняться ежегодно. Менее крупные
организации, действующие на территории одного региона/страны, редко выносят тему
отчета в заголовок. Однако, даже если тема не сформулирована в тексте документа тем
или иным образом, понимание «стержня», вокруг которого будет выстроен отчет,
поможет вам создать логичный, хорошо читаемый, информативный документ, который
отлично выполнит поставленную цель.
Вступление
Первый логически завершенный раздел, который открывает документ. Содержит
Стр. 7
краткое описание ситуации.

Читатель должен получить общее представление об организации, её истории,
прошлом и настоящем, смысле её работы и вообще существования. Иначе он «утонет» в
подробностях, которые содержатся в последующих разделах.
Помните, в сериалах и многосерийных фильмах вначале рассказывают «краткое
содержание предыдущих серий»? Вам надо создать примерно то же самое.
С другой стороны, вступительная часть должна заинтересовать читателя, у него
должно появиться желание читать и смотреть отчет дальше. Поэтому очень важно с
самого начала не ударить лицом в грязь, и преподнести достаточно сухую информацию
кратко, последовательно, по возможности – интересно.
Стр. 8
Что должно содержать вступление?
1. Содержание. Не имея содержания, читателю трудно сориентироваться в документе
объемом более 10 страниц.
2. Краткая информация об организации: название, статус, географическое положение,
список учредителей, год основания, цель, миссия, основные виды деятельности.
Это «визитная карточка» организации, она может переходить из одного годового
отчета в другой с минимальными изменениями.
3. Может содержать информацию о политическом, экономическом и/или социальном
положении в регионах, в которых организация осуществляет свою деятельность,
желательно, в сравнении за несколько лет.
4. Может содержать обращение административной главы организации.
5. Может содержать основные финансовые показатели в динамике (то есть в
сравнении с предыдущими годами)
Подробнее остановимся на трех не совсем очевидных разделах – информации о
состоянии региона, обращении и основных финансовых показателях.
Информация о политическом, экономическом и/или социальном положении в
регионах обычно является необходимым элементом для крупных финансовых компаний
(«Макроэкономические показатели РФ за 200х год» в годовых отчетах группы Регион). Их
необходимость обусловлена тем, что политические или любые другие имеющие
общенациональный масштаб события – такие, например, как выборы главы государства,
или социальные потрясения, - оказывают непосредственное влияние на экономические
показатели страны или более крупного региона. В несколько меньшей мере они будут
затрагивать любой другой вид деятельности, в частности, работу некоммерческих и
социально-направленных организаций. Если в течение отчетного периода наступали
события, которые непосредственно и комплексно затрагивали деятельность организации,
имеет смысл описать их суть вместе с воздействием, которое они оказали на вашу работу.
Также, если претворение в жизнь какой-либо стратегии в развитии со стороны
государства, либо принятые правительством нормативные акты повлияли на вашу
деятельность прямым (изменения в регламентации деятельности организаций, подобным
вашим) или косвенным (например, непосредственно влияющие на целевую группу –
объект деятельности организации) образом, также имеет смысл упомянуть их в этом
разделе. Постарайтесь привести несколько оценок произошедших событий со стороны
нескольких независимых источников с разной позицией.
Обратите внимание на объем раздела – при всем соблазне описать во всех
подробностях социально-экономическое положение в стране, затроньте только те аспекты,
которые непосредственно влияют на вашу деятельность: ведь пишется ВАШ годовой
отчет, а не эссе об основных событиях прошедшего года в отдельно взятой стране. Также
тщательно продумайте содержание – оно должно описывать ключевые моменты во

взаимодействии организации с внешними факторами и показывать изменения во времени
(сравниваться с предыдущими отчетными периодами). По этой причине логика раздела
должна претерпеть в будущем минимальные изменения, для вашего (комфорт написания
отчета в будущем) и читателей (постоянно следящих за вашей деятельностью) удобства.
Постарайтесь представить описание изменений наиболее существенных показателей в
виде таблицы – сравнительные данные хотя бы за два года.
Если же государство оказывает минимальное влияние на вашу деятельность, не
стоит перегружать отчет справочными данными. В отчете польской организации фонда
Батория описываемый блок информации фактически представлен в главе о
институциональном развитии – как один из определяющих факторов, что несомненно,
вполне логично и может быть использовано и в вашем отчете.
Обращение административной главы исходит от исполнительного лица,
осуществляющего общее и стратегическое руководство компанией - председателя,
директора, управляющего – последнее время становится все более и более популярным
разделом в годовых отчетах. Для подобных документов крупных организаций,
коммерческих структур его наличие является стандартом. С другой стороны, если ваша
организация не может похвастаться хотя бы десятком постоянных сотрудников, сфера
деятельности не то чтобы очень широка, а действуете вы на ограниченной территории, да
и отчет несет в основном функции собственно отчета, встает вопрос – а нужно ли оно?
Поэтому взвесьте все «за» и против», и если принято решение – надо!, то давайте
поговорим о негласных стандартах обращения к коллегам, партнерам, донорам,
общественности.
1. Основные требования – краткость и цельность! Текст должен быть в меру
Стр. 9
объемным – не более 2000 знаков, иметь вид законченного рассказа
Прикинем «на глаз» – в стандартном документе Microsoft Word одна страница
шрифтом Times New Roman размером 12 – это примерно 2500 знаков, не считая
пробелов. Итак, обращение не должно занимать более 1 страницы подобным
шрифтом! Хотите посчитать - в том же Microsoft Word, в меню «Tools» есть
такая функция «Word Count». Выделяйте требуемый участок текста и считайте
на здоровье!
2. Настройтесь на то, что обращение не должно повторять содержание отчета. Это –
оценка достигнутых результатов в сравнении с ранее поставленными
стратегическими целями. Достигнутые и невыполненные цели – основная тема
обращения
3. Ваша речь должна соответствовать заявленной стратегии организации
4. В ней должны упоминаться основные события, произошедшие в отчетном году,
разъясняться изменения, затронувшие организацию
5. Она должна затрагивать перспективы развития
6. И просто быть интересной, характеризовать Вас как лидера организации.
Основные финансовые показатели в динамике необходимы, если документ
предполагает наличие развернутого финансового отчета, и необязательны, если цифр
будет мало, и фактически эти самые основные показатели и будут являться финансовой
составляющей.
В отчете украинского фонда CCF есть страничка, озаглавленная «Визитная
карточка организации». Она содержит всю ту информацию, которую должен получить
человек, впервые услышавший о работе вас и ваших коллег, на одной страничке – очень
кратко, сжато, и даже на двух языках. Хорошая иллюстрация к известной поговорке
«краткость – сестра таланта», ведь больше ничего и не требуется… ну, может быть, еще
несколько фотографий.

Из прилагаемых электронных версий отчетов можно выделить отчет Armenia RT
Стр. 10
WCC 2005 – тоже очень информативное, хорошо проработанное вступление.
Очень хороши в плане предоставления прозрачной финансовой отчетности
документы польских фондов PHO и фонда Батория. Также основные принципы можно
почерпнуть из отчетов IFC (на русском и английском языках).
Институциональное развитие
Приведем формальное определение институционального развития: создание или
укрепление сети организаций с целью создания, распределения и использования людских,
материальных и финансовых ресурсов для достижения на устойчивой основе
определенных целей.
Данная сеть организаций может состоять из нескольких организаций и их
взаимосвязей, работающих совместно для достижения одной или нескольких конкретных
целей. По сути, ИР главным образом уделяет внимание позиции организации в ее
окружении и определяет цели и виды деятельности, на которых необходимо
сконцентрироваться.
Фактически данная глава повествует о том, как развивалась организация в
отчетном году в соответствии с принятой стратегией развития, насколько её деятельность
соответствует продекларированной миссией, как деятельность организации влияет на
окружающий мир и, с другой стороны, как события извне влияют на результат
деятельности организации. Это «моментальный снимок» с деятельности организации в
отчетном году, дающий представление о направлении развития и изменении состояния
дел организации в ту или иную сторону.
Необходимость раздела диктуется необходимостью определенной степени
открытости политики деятельности организации, что свидетельствует о её надежности как
партнера и уверенности в завтрашнем дне, а также о способности анализировать
собственную деятельность и делать далеко идущие выводы. Этот раздел необходим
наряду с основными финансовыми показателями работы.
Что должна содержать глава о ИР?
ú Если в отчетном году имели место события, некоторым образом вызвавшие
изменение стратегии работы или развития организации;
ú Если были приняты решения об изменении структуры организации либо
сменились ключевые фигуры в руководстве;
ú Если произошли важные изменения в сфере, касающейся финансового
состояния организации,
то все эти события должны быть отражены в описываемой главе.
Неплохой пример главы о ИР содержится в отчете PAH. Наряду с описание
произошедших и планируемых изменений, там содержится таблица основных событий в
жизни организации, собственно играющих роль определяющих те или иные изменения,
либо «утвердившие» их.
Обширная глава, посвященная ИР, имеется в отчете украинского фонда «Вера.
Надежда. Любовь». Читая её, можно найти как описания как положительных с точки

развития организации событий, так и отрицательных, можно прочитать о последствиях, к
которым они привели, и несколько слов о новой модели поведения организации.
Как уже упоминалось ранее, в отчете польского фонда Батория глава, посвященная
ИР, содержит в себе также упоминание о тех глобальных событиях государственного
масштаба, которые повлияли на работу фонда. Вероятно, вам удастся так же хорошо
выстроить логику своей главы, посвященной этой же теме.
Описание программ и проектов,
или Количественные и качественные показатели работы
Это измеримые и неизмеримые показатели проделанной работы. Измеримые, или
количественные, можно измерить – суммой финансовой помощи, количеством посещений
нуждающихся в помощи, числом пошитых элементов одежды, посаженных деревьев,
приготовленных порций еды, более формализовано - объемом работы в человеко-часах.
Качественные показатели измерить невозможно, но можно говорить об улучшении
климата в коллективе, повышении производительности труда за счет улучшения условий,
в которых работают люди, о лучшем усвоении преподаваемых материалов детьми в
школе.
Если человек работает и получает за это материальное вознаграждение, либо
осуществляет какую-либо деятельность, получая средства для её осуществления,
естественно, он должен быть в состоянии рассказать, что является результатом его
работы, либо каков реальный эффект от осуществленной деятельности. Работодатель
должен знать, за что он платит деньги работнику, а донор, жертвователь либо
грантодатель впридачу желает знать, каким образом потрачены его деньги.
А общественность и потенциальные партнеры, видя прозрачный и подробный
отчет с описанием проделанной работы, будут доверять такой организации, и строить
свои планы на будущее с учетом возможности сотрудничества с вами!
Как это сделать?
сначала надо собрать воедино все материалы, скопившиеся за год. Это не только
бухгалтерские документы, а еще и постановления собраний коллектива, материалы
конференций, виде- и аудиозаписи, фотографии, письма, отчеты подразделений.
Предыдущий годовой отчет, если он был, тоже пригодится.
Теперь все это надо систематизировать. Критерии могут быть разными. Примеры:
ú основная деятельность вашей организации разбита на несколько основных
программ, в рамках которых осуществляются отдельные проекты. Соберите
по отдельности данные по программам, работа по которым ведется с
предыдущих лет, новым программам и закрытым в этом году.
ú ваша организация занимается несколькими видами деятельности – это,
например, издательская, организационная, учебная. Опять же, соберите
материалы по отдельным видам деятельности.
ú деятельность организации однотипна, но может иметь специфику
относительно географических регионов, целевых групп населения, а может
– времени года? В любом случае, разбейте материалы на группы.
Теперь вспомним, какую цель преследует написание отчета. Если это – сугубо
презентационный документ, то количественные показатели могут быть представлены в
минимально необходимом объеме. Если же отчет готовится с ориентацией на
Стр. 11

предоставление потенциальным партнерам и донорам, либо для отчета уже
сотрудничающими с вашей организацией, то финансовая информация должна быть более
полной. В любом случае, может быть подготовлено два варианта отчета, единых по логике
изложения, с одинаковым текстом, дизайном, но с легко удаляемыми (либо, наоборот,
помещаемыми в текст) таблицами либо другими объектами, содержащими информацию,
которую вы не хотите предоставлять широкой общественности.
PAH (Польская Гуманитарная Акция) предоставляет основные финансовые показатели
единой таблицей в виде отдельного файла, прилагающегося к отчету. IFC выпускает
отдельный финансовый отчет. Банки выпускают отдельные отчеты по видам операций.
Перечень наиболее крупных финансовых операций часто выносятся в отдельный
раздел.
Теперь надо выработать единый стандарт для однотипных групп. Если, скажем, вы
оказывали помощь двум детским домам в разных концах страны, то интересно было бы
сравнить (с точки зрения читателя), чем отличались потребности и вид помощи, чем это
было продиктовано. Поэтому описания этих двух событий должны иметь одинаковую
структуру. Поэтому – пишем план!
Опять же, вспомним отчеты польских фондов и отчет Armenia RT WCC 2005. Оба
отчета в плане описания программ и проектов хорошо структурированы, легко
читаются. Существенное отличие – в отчетах польских фондов присутствует
прозрачная «бухгалтерия» работы.
В этом документе предложим схему описания отдельного проекта в рамках
программы. В соответствии со спецификой могут быть добавлены или убраны отдельные
позиции.
Стр. 12
ú Описание программы:
ú Название программы
ú Цель программы
ú Проекты в рамках программы
ú Общие финансовые показатели
ú Развернутое описание программы
ú Описание проекта в рамках программы
ú Название проекта
ú Цель проекта, целевая группа проекта
ú Какое подразделение реализует проект
ú География и даты реализации
ú Статус проекта (новый, давний, закрыт)
ú Кто поддерживает проект
ú Основные финансовые показатели проекта
ú Краткая предыстория проекта
ú Деятельность в рамках проекта, с указанием основных событий и персон,
принимавших участие в реализации
ú Количественные показатели (кто, сколько и на какую деятельность денег дал,
когда, на какие конкретные цели они потрачены)
ú Перечень нефинансовой помощи, с указанием кто помогал, как помогал,
финансового эквивалента
ú Полученные результаты – в количественном (соответствующие показатели) и
качественном описаниях (произведенный эффект, отзывы представителей целевой
группы)
ú Перспективы, планы, соотношение с другими видами деятельности

Стр. 13
ú Наглядные материалы – фотографии, другие документы
А теперь вспомним, где находится прошлогодний отчет. Если вы работаете с
долгосрочными программами и проектами, очень полезной при их описании будет
информация, содержавшаяся в прошлогодних отчетах. Вставьте в таблицы с
количественными показателями колонки с данными за прошлый год, в текст описания
проведенной работы – прошлогодние ожидания, и приведите заключение о высокой либо
низкой по сравнению с ожидаемым результатом эффективности проекта. Подобный стиль
изложения будет говорить о том, что вы в своей работе используете полученный опыт и
анализируете свои достижения и неудачи.
После написания раздела и при последующем его прочтении убедитесь, что
приведенные факты не противоречат друг другу и по возможности их представление
отвечает теме отчета – его «стержню». Поскольку подготовкой материалов по отдельным
программам и проектам могут заниматься разные люди, в частности, непосредственные
исполнители, могут возникнуть разногласия в оценке тех или иных событий, действий,
высказываний. Проверьте единство содержания, и по необходимости разъясните
сотрудникам позицию организации по отношению к этим моментам.
Не будем подробно описывать достоинства и недостатки отдельных отчетов.
Приведем лишь список достойных к рассмотрению с точки зрения описания программ и
проектов (в скобках указан язык отчета):
· PAH (польский)
· Фонд Батория (польский)
· Greenpeace (Английский)
· Armenia RT WCC (Английский)
· UNICEF Annual report & South Africa report (Английский)
· РНО Центр (русский) – как пример публичного отчета-презентации, плохо
подходит в качестве отчета партнерам и донорам
Финансовый отчет
Раздел, описывающий текущее положение финансового состояния организации,
представленное в стандартном виде.
Вспомним, какие цели ставит перед собой создание отчета: собственно отчетную, и
презентационную в широком смысле этого слова.
Если говорить об отчетной функции, то для настоящих и потенциальных
партнеров, а также для доноров, жертвователей финансовое состояние организации
является объектом естественного интереса: неразумно строить коммерческие отношения с
организацией, не зная хотя бы основных принципов её работы с денежными потоками, а
доноры или жертвователи несомненно проявят естественный интерес к тому, на какие
цели и как были потрачены их деньги.
Если же говорить о презентационной функции, представители общественности
несомненно будут интересоваться объемами средств, которыми располагает организация,
а наличие информации о финансовом состоянии будет восприниматься как
подтверждение открытости политики руководства и готовности к диалогу.

А в подтверждение заметим, что наличие основных финансовых показателей,
оформленных соответствующим образом, является международным стандартом в
оформлении годовых отчетов.
Что должен содержать финансовый отчет?
Международные стандарты: зачем они нужны, где их найти
Если вы рассчитываете, что читателями вашего отчета станут сотрудники каких-
либо международных организаций, или если вы уже работаете с такими организациями –
то разумно будет подготовить отчет в соответствии с международными стандартами.
Международные стандарты учета” (IAS) издаются Комитетом по международным
стандартам учета (IASC) — независимой неправительственной организацией, членами
которой являются специалисты, определяющие основные принципы учета.
Принципиальное различие между международными стандартами учета и стандартами,
принятыми в конкретной стране, заключается в том, что стандарты IAS юридически
не являются обязательными для организаций. Тем не менее, одной из целей Комитета
по международным стандартам учета является создание готовых схем учета для
внедрения в странах, которые еще не имеют адекватных систем учета. Вот несколько
фундаментальных преимуществ международных стандартов учета:
· Четкая экономическая логика.
· Обобщение лучшей современной мировой практики финансового учета.
· Простота восприятия и понятность для пользователей финансовой информации
Стр. 14
во всем мире.
Что входит в отчет, оформленный в соответствии с ними
Тремя наиболее важными отчетами, входящими в годовой отчет, являются:
· Балансовый отчет, который обеспечивает описание (по состоянию на конкретную
дату) активов компании и источников их финансирования.
· Отчет о прибылях и убытках, который обеспечивает оценку результатов
деятельности компании за определенный отчетный период с помощью достаточно
подробной разбивки данных о доходах и затратах для определения того, приносит
ли компания прибыль или убыток. Некоммерческая структура должна
самостоятельно определить приносит её деятельность какой-либо доход, или она
существует исключительно на средства доноров и жертвователей, и в результате
определиться с необходимостью предоставления подобного отчета либо его
«урезанной» форме.
· Отчет о движении денежных средств, в котором определяются источники
средств компании за определенный период и указывается, как эти средства
используются. Он показывает, достаточны ли средства, получаемые от основной
деятельности, для покрытия расходуемых денежных средств компании за данный
отчетный период.
Где можно найти информацию о составлении финансового
отчета?
Возможно несколько вариантов:
· воспользоваться поисковыми системами Интернета
· поискать книги на данную тематику
· сходить на соответствующие курсы

· самое простое – посмотреть, как организована финансовая отчетность в
документах, входящих в прилагаемую «коллекцию» и попросить своего бухгалтера
сделать то же самое.
Что можно взять за образец?
Если хочется изучить механизм вплоть до мелочей, берем финансовый отчет IFC
Стр. 15
(отдельный документ на более чем 190 страниц).
Если нужно сделать развернутую отчетность, смотрим отчеты польских
организаций PAH и фонда Батория. Более скромные варианты – MCIC и UNICEF (этот
отчет – отличная иллюстрация разнообразного применения графического представления
информации – много графиков и диаграмм).
Необходимый минимум – Greenpeace, «Врачи – детям».
А здесь можно найти формы основных документов, адаптированные для субъектов
России: http://www.buhsoft.ru/?title=blanki/1/balans/mainfin.php.
Отличная идея для совмещения отчетной и презентационной функций – помещение
в основной, яркий и красивый отчет только необходимого минимума финансовой
информации, и издание в виде приложения к нему отдельного, скромного на вид, но
подробного и информативного документа с финансовыми подробностями работы. Так
можно сэкономить деньги, уменьшить объем отчета, и адресовать подробную финансовую
информацию только тем читателям, которым она нужна. В этом случае обязательно
упомяните в тексте соответствующего раздела о существовании дополнительного
приложения, и объясните, как его можно получить (заказать).
Полезные дополнения
Не поленитесь вставить в отчет курсы валют – национальной к доллару и евро,
если на баланс вашей организации поступали деньги в какой-либо еще «экзотической»
валюте – укажите и её курс. Если в течение года наблюдались резкие скачки, и они
значительно повлияли на работу вашей организации – укажите и их с указанием дат. Если
же курс оставался примерно неизменным, укажите последний (опять же с указанием
даты). Зачем это надо? Чтобы читатели из других стран, иностранные партнеры и доноры
ориентировались в экономической ситуации вашей страны, понимали уровень ваших
потребностей и расходов.
Не скупитесь на графики, различного рода диаграммы. Графические объекты
сделают самую «сухую» часть вашего документа более живой, интересной, красочной,
разнообразят внешний вид и позволят читателю лучше запомнить информацию.
Заключение и приложения
Завершающая часть отчета, подводит итог всего вышесказанного, говорит о
будущем, содержит необходимую техническую информацию.
После знакомства с прошлым и нынешним положением дел, логично поговорить о
перспективах. Это план развития организации, краткий перечень проектов, реализация

которых предстоит в следующем году, связь будущей работы с результатами,
полученными в отчетном году.
Также завершающая часть документа должна ответить на технические вопросы,
которые могут возникнуть: это и краткое знакомство со списком партнеров, доноров,
который сам по себе может многое сказать об уровне и профессионализме вашей
деятельности, и список контактов исполнительных подразделений, сведения о печатной
продукции… и многое другое, в зависимости от конкретной ситуации. И, в конце концов,
банальный глоссарий специальных терминов и список сокращений.
Что должно содержать заключение?
Как уже было сказано выше, необходимо краткое подведение итогов с
представлением перспектив и планов дальнейшего развития и работы. Практически
достаточно краткого резюме, составленного из соответствующих описаний перспектив
развития проектов и программ, плюс упоминание готовящихся к реализации новых
направлений деятельности. Не следует предоставлять излишне развернутую информацию,
поскольку впереди еще целый год, и может произойти все, что угодно, но стоит показать,
что ваша организация достаточно серьезна и ответственна, имеет широкие перспективы и
в состоянии планировать свое будущее.
Хорошо иллюстрирует вышесказанное раздел на стр.32 годового отчета организации
«Врачи-детям».
Наиболее часто встречающиеся разделы - перечень сотрудников и перечень
Стр. 16
партнеров, доноров, жертвователей.
Перечень сотрудников (в очень больших международных организациях - это
руководящий состав головного офиса, руководящий состав представительств в регионах, с
указанием сферы ответственности или курируемого направления для каждого; для
небольших организаций – перечень сотрудников офиса, указание ключевых лиц,
отвечающих за конкретное направление или программу).
Перечень партнеров, доноров, жертвователей – с указанием полного названия,
географического расположения (город, страна), в каком направлении или проекте
принимали участие, для доноров и жертвователей, как правило, указывается общая сумма
пожертвования.
Также могут присутствовать:
· таблица краткого описания проектов (если проектов много, имеет значение
несколько основополагающих факторов, требуется структуризация)
· карта – география работы, если организация работает не точечно, а проекты имеют
некоторый разброс. Опять же, требуется продумать идею – зачем нужно это
размещение: либо для демонстрации количества проектов, реализованных в
каждой точке, либо показать, что деятельность охватывает большую территорию,
либо продемонстрировать специфику (выделение цветом, размещение диаграмм)
востребованных проектов в зависимости от географического положения
территории, и т.д.
· перечень публикаций, если их было много. Если в течение года готовились
отдельные работы, лучше перечислить их в рамках описания конкретных проектов,
однако, если одно из направлений работы – периодические издания, либо
организация активно занимается издательской деятельностью, то имеет смысл
собрать эту информацию в отдельном приложении.

· глоссарий, если текст изобилует специальными терминами либо сокращениями.
Возможно его размещение в самом начале документа.
Также, как правило, именно в заключительной части отчета присутствуют
документы – отчеты о независимом аудите. Операция проведения независимого аудита
становится стандартом для общественных организаций, и говорит о том, что ваша
деятельность является легальной, прозрачной, не содержит нарушений с точки зрения
государственных институтов. Демонстрация такого рода документов однозначно
поднимет степень доверия к вам, как к надежному партнеру.
Элемент, который обязательно должен содержаться в заключительной части
– это реквизиты Вашей организации или, как минимум, контактная информация.
Для чего это надо? Например, руководителю некоторой коммерческой фирмы, человеку,
который никогда не слышал ни о Вас, ни о Вашей деятельности (да и, возможно, не
интересовался этим направлением специально), попал в руки Ваш годовой отчет. Вы
спросите, как это может произойти? Предположим, в процессе ожидания (в гостях, при
визите в офис другой кампании и т.д.) человек листает лежащие на столе буклеты,
журналы, каталоги – все, что обычно выкладывается (после прочтения или без него) на
стол у кресла для посетителей. Ознакомившись с целью и миссией в формулировке
учредительных документов (или в понимании сотрудников, если учредительные
документы по той или иной причине не содержат приемлемой формулировки),
проанализировав методы и стратегии работы, ознакомившись с количественными и
качественными показателями эффективности и убедившись в открытости организации, у
него может возникнуть желание попробовать сотрудничать с Вашей организацией.
Может, это та работа, о которой человек всегда мечтал, но не хватало времени? А может,
его лучший друг как раз ищет сотрудничества с подобной организацией? Кому звонить,
чтобы назначить встречу? Как найти офис? В конце концов, если по каким-то причинам
физические контакты не представляется возможным указать, существует электронная
почта. Глупо было бы упустить такую возможность сотрудничества только потому, что
кто-то забыл вставить в макет последней страницы блок с соответствующей
информацией. Но в любом случае, в конце отчета должна присутствовать хотя бы какая-то
информация о Вашей организации, или контактного лица, которое занимается связями с
«внешним миром».
Посмотрите отчет любой крупной организации – там вы найдете полную контактную
информацию с представительством чуть ли не в любой стране мира, ну, как минимум,
в регионе. А обычно на последней странице (вариант – на самой первой) указаны
если не физический адрес, то хотя бы адрес электронной почты: отчет организации
«Врачи-детям», отчеты польских организаций PAH и фонда Батория, Armenia RT WCC и
многие, многие другие…
Поговорим об отчетах, которые стоит посмотреть в первую очередь для
Стр. 17
представления об оформлении заключительной части документа.
· WHO annual report Iraq 2004 (Английский)
· «Врачи - детям» (Русский)
· Greenpeace (Английский)
· UNICEF Annual report & South Africa report (Английский)

Стр. 18
Как должен выглядеть годовой отчет
Полноцветная печать, распечатка или электронная
версия?
Не у всех организаций могут найтись средства на регулярное издание годового
отчета в виде отдельной брошюры в типографии. Конечно, полноцветный документ с
профессиональным дизайном смотрится очень эффектно, его хорошо использовать для
представительских целей. С другой стороны, само наличие годового отчета уже
выполняет отчетную и информационную функции, а презентационную может выполнить
буклет, основанный на материалах, собранных для годового отчета, значительно
меньшего объема (поскольку «непрезентационная» информация там не будет
присутствовать, или просто презентация, составленная с помощью Power Point, и
демонстрирующаяся на соответствующих мероприятиях или распространяющаяся на CD
или через Интернет.
Гораздо важнее дизайна наполнение документа – годового отчета. Сумбурный,
противоречивый, нелогичный документ с отсутствием реальных фактов и цифр не спасет
даже отличный дизайн.
Читателю предлагается посмотреть отчета польских организаций Фонда Батория и
PAH, даже если он не умеет читать по-польски. Скупой дизайн, не меняющийся из
года в год (фонд Батория) либо фактически его полное отсутствие (PAH) с лихвой
компенсируется информативностью, логичностью и прозрачностью собственно
содержания.
А теперь приведем список критериев, по которым одна из российских консалтинговых
компаний предлагает (за деньги, естественно) оценить качество Вашего годового
отчета и дать рекомендации для его улучшения (информация найдена на сайте
компании в Интернете):
----------------- начало цитаты -------------------------------------
Вопросы, на которые мы ответим в ходе аудита годового отчета:
· Насколько эффективно поставлены Ваши ключевые послания?
· Как соотносится Ваш годовой отчет с отчетами Ваших конкурентов из этой группы
деятельности?
· Насколько ясно написан Ваш годовой отчет?
· Насколько хорошо организован Ваш годовой отчет?
· Как раскрытие корпоративной информации Вашей компании соотносится с годовыми
отчетами компании Вашей отрасли?
· Как сделать Ваш годовой отчет более эффективным?
Что мы подготовим для Вас:
· Постраничный анализ, сконцентрированный на содержании годового отчета, его
ясности, организованности, дизайне и раскрытии информации
· Всестороннее сравнение с годовыми отчетами компаний Вашей группы деятельности
· Практические рекомендации по улучшению читабельности информации, повышению ее
воздействия на целевую аудиторию
· Рекомендации по исполнению Вашего годового отчета в письменной и электронной
формах

· Комментарии рынка, подготовленные на основе наших контактов с представителями
инвестиционного сообщества
----------------------- конец цитаты -------------------------------------
Вы заметили, что здесь не говорится ни слова о дизайне? Однако фактически здесь
перечислены критерии качества, которые используются при анализе годовых отчетов
коммерчески ориентированных организаций. Используя эти критерии в качестве
примерного плана анализа собственного отчета, можно сделать свой документ более
качественным.
Перевод на другие языки
Самая главная проблема при переводе на другой язык текста, содержащего даже
небольшое количество специальных терминов – это потеря или искажение смысла.
Любой, кто сталкивался с проблемой общения на неродном для него языке, говорил ли он
сам, или слушал собеседника, который знает ограниченное количество слов, может
рассказать не одну историю про казусы, которые подстерегают иностранца в чужой
стране. Поэтому не доверяйте перевод вашего финансового отчета профессиональному
переводчику, который специализируется на переводе, скажем, медицинских текстов. А
если у вас нет выбора, дайте профессионалу в этой области прочитать хотя бы черновик
(или подстрочный перевод).
Вспомните свое изумление от чтения надписей на упаковках с китайскими товарами –
широко известная лапша «Досирак» уже стала притчей во языцех, а надпись на
упаковке носков «Руски зима. 100% кролики» как минимум вызовет у вас улыбку.
Давайте будем грамотными людьми!
Плюсы и минусы многоязычных отчетов
Для начала, представим «двуязычные» отчеты, вошедшие в прилагаемую
«коллекцию». Это отчет BRT Annual Report 2005, FHL Annual Report 2005, к сожалению,
только «бумажный» вариант CCF Ukraina 2005.
Самый большой плюс наличия такого отчета – это экономия средств при его
издании. В самом деле, один и тот же документ может быть использован для
предоставления различным людям: это и соотечественники, и иностранные партнеры, и
сотрудники самой организации. Все, попавшие в руки двуязычные отчеты также
ориентированы на выполнение представительской функции – они выполнены для
последующей полноцветной печати, очень красочны, над их макетом явно работал
дизайнер.
Посмотрим, как из этой ситуации выходят крупные международные организации.
Такие организации, как IFC, WHO, UNICEF выпускают переводы своих отчетов на
основные европейские языки. Варианты доступны на их официальных сайтах. Правда, у
них хватает средств на издание нескольких дополнительных печатных материалов, да и
переводчики, скорее всего, входят в штат постоянных сотрудников…
Теперь поговорим о минусах двуязычных отчетов. Сначала небольшое лирическое
отступление. Автору этого документа несколько лет назад довелось переводить в
электронный вид один журнал, издававшийся лет 10 назад, и печатавшийся сразу на двух
языках. Предполагалось, что статьи на одном языке расположены на левой части
разворота, на другом – на правой части. Журнал был отсканирован, и требовалось
«собрать» статьи из кусочков в полные тексты. Основная проблема, которую пришлось
решать – это несоответствие объемов статей на одном и другом языках. На практике это
Стр. 19

Алгоритм написания годового отчета

Алгоритм написания годового отчета

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Viewers also liked

Viewers also liked (12)

Similar to Алгоритм написания годового отчета

Similar to Алгоритм написания годового отчета (20)

Алгоритм написания годового отчета