Síntesi 46a sessió web: '‘És possible un país amb govern obert?’
El futur del treball col·laboratiu i les seves eines
1. El futur del treball col·laboratiu
i les seves eines
Direcció General d’Atenció Ciutadana
Generalitat de Catalunya
Barcelona, juliol de 2010
Avís legal
Aquesta obra està subjecta a una llicència Reconeixement 3.0 de Creative Commons. Se'n permet la reproducció, la distribució, la comunicació pública i la transformació per generar
una obra derivada, sense cap restricció sempre que se'n citi l’autor (Generalitat de Catalunya. Departament de la Presidència) i no es contradigui amb la llicència específica que pugui
tenir una imatge i que és la que preval. La llicència completa es pot consultar a http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/es/legalcode.ca.
1
3. Introducció
L'ús de la tecnologia actual, de les plataformes basades en la web, del programari social i els
entorns col·laboratius i la seva irrupció en la societat estan transformant profundament la forma
com les persones treballem i produïm, aprenem i ens relacionem entre nosaltres i el nostre
entorn. La nova economia del coneixement transformarà per sempre les organitzacions públiques
i privades en una necessària adequació als nous contextos tecnològics, als processos que hi van
implícits i als valors que fomenten.
La pressió sociocultural suposa un motor
El desenvolupament de les tecnologies està Transformació
de canvi per a les actuals organitzacions.
propiciant un canvi cultural basat en la sociocultural La forma com els individus es relacionen
col·laboració de les xarxes socials, la
amb les organitzacions on treballen, amb
participació activa i una nova manera
els productes que consumeixen i amb les
d'entendre la gestió del coneixement. A la
empreses proveïdores dels serveis que
vegada, aquests nous paradigmes en la forma
utilitzen, està transformant el model
de relacionar-nos estan fomentant una contínua
actual de les organitzacions públiques,
evolució de les aplicacions i eines
privades i acadèmiques.
col·laboratives al nostre abast.
Models
Tecnologia Organitzatius
El mateix desenvolupament tecnològic que està propiciant
aquests canvis facilita que les organitzacions es plantegin
l’ús d’eines i estratègies que fins fa molt poc no existien o
3 estaven destinades a un ús social, lúdic o restringit.
4. Introducció
Aquest document pretén fer una anàlisi de les tendències en el
desenvolupament i usos de les eines col·laboratives per part de les
organitzacions, en el seu trànsit a entorns productius, d'aprenentatge,
gestió i relació més alineats amb els requeriments que planteja la societat
del coneixement.
Aquest document és una reflexió sobre l’ús de les eines col·laboratives
que usa la Generalitat de Catalunya i contrasta les actuals tendències del
mercat amb l'anàlisi de les necessitats específiques de l’organització en
aquests tipus d'entorns.
Les conclusions exposades al final d'aquest estudi poden servir de full
de ruta per a la presa de decisions pel que fa a l’estratègia tecnològica,
funcional i organitzativa de la Generalitat de Catalunya en el seu rol
punter en l'aplicació de la tecnologia en el treball col·laboratiu.
4
5. Introducció i resultats
Des d'un punt de vista metodològic, l'estudi està enfocat des de dues
perspectives que convergeixen en els objectius que perseguim.
Conceptualització (prèvia)
Hem analitzat les tendències
que marquen el • Catàleg categoritzat d’eines
desenvolupament accelerat
d'eines i plataformes
Tendències • Llistat de tendències en el
treball col·laboratiu i les seves
col·laboratives en el marc Mirada a eines
global actual. Marcaran
l'evolució d'aquestes l’exterior
plataformes i dels usos que
en farem en un futur proper.
Anàlisi A continuació passem a
valorar els reptes de les
• Taula Metafuncions - Funcions
interna organitzacions en la societat
• Taula Eines - Funcions Mirada a del coneixement i les
necessitats i la situació
l’organització específica de la Generalitat
de Catalunya.
5 Conclusions i recomanacions
6. Conceptualització
Quan ens apropem a l’anàlisi de les eines i els processos col·laboratius, cal
prèviament fer un exercici de definició dels diferents entorns que, atesos els seus
trets, objectius i necessitats, requeriran enfocaments diferents i solucions
específiques.
GESTIÓ
GESTIÓ Proposem un esquema
DE LA
DE LA conceptual que ens ajudi
INFORMACIÓ
INFORMACIÓ a separar (segurament
amb artificialitat) les
diferents característiques
COCREACIÓ dels grups que fan servir
COCREACIÓ
les eines col·laboratives
amb objectius diversos.
COMUNICACIÓ
COMUNICACIÓ DIFUSIÓ
DIFUSIÓ
APRENENTATGE
6
7. Conceptualització
GESTIÓ
GESTIÓ
DE LA
DE LA
INFORMACIÓ
INFORMACIÓ
Cocreació: Conjunt d’activitats, recursos i processos adreçats a la
COCREACIÓ
COCREACIÓ creació col·laborativa d’un producte o servei.
COMUNICACIÓ
COMUNICACIÓ DIFUSIÓ
DIFUSIÓ
APRENENTATGE
Comunicació: Interacció entre persones que comparteixen
interessos, preocupacions o necessitats i que estableixen vincles
professionals o personals amb el principal objectiu de la conversa i el
desenvolupament de relacions més o menys sòlides.
Difusió: Activitats adreçades a promocionar, comunicar, difondre,
publicitar un espai, projecte, producte o persona. Es pretén capturar
l’atenció, l’adhesió o la fidelitat a una marca o concepte. En el context
d'aquest estudi, no farem referència ni valorarem conjuntament la
difusió externa i la interna a l’organització.
Gestió de la informació: Processos d'intercanvi,
emmagatzematge, recerca i organització de la informació que permet
generar nou coneixement, millorar l'aplicació del ja existent i ajudar els
usuaris a desenvolupar o millorar competències i habilitats.
Aprenentatge: L'aprenentatge és inherent a qualsevol de les
activitats prèviament descrites. Però no hi dedicarem, a priori, un estudi
exhaustiu ni específic del grup atès el seu caràcter generalista i
transversal.
7
8. Tendències
Quadre resum d’eines col·laboratives
Cocreació Comunicació Informació Difusió
CC BY Jordi Graells ‘Innovación pública y trabajo colaborativo’. Jornada de Innovación Colaborativa en Osakidetza.Bilbo, 22.04.2009
8
9. Tendències
Eines col·laboratives
Aposta per la identitat professional digital: els equips que afegeixen perfils digitals tipus
Facebook als seus directoris d’empleats per enriquir-los (carnet d’identitat digital, pàgines grogues).
Els blocs corporatius de més èxit són aquells amb continguts redactats pels seus consellers
delegats (CEO, chief executive officer).
Una pràctica d’èxit és que els empleats afegeixin els seus propis vídeos a la TV corporativa.
Fòrums interactius per a situacions critiques, gestió puntual del coneixement, suport comunitari
puntual.
Entorns personalitzats per a cada treballador (veurem aquest important aspecte al final).
La plataforma més utilitzada és SharePoint de Microsoft i especialment la plataforma
MOSS (Microsoft Office SharePoint Server 2007), base de la meitat de les intranets
de més èxit. Autonomy, Google Search i WebTrends són aplicacions molt utilitzades
també com a complements.
Els estudis de millora de la usabilitat s’han associat als entorns col·laboratius de més èxit,
perquè es considera un tema fonamental.
9
10. Tendències
Tecnologia en general
Ubiqüitat, dispositius mòbils, realitat augmentada
Cloud computing
Importància de les analítiques avançades
Llenguatges i web semàntica
Identitat digital, xarxes socials
Real time web, web en temps real
IT ecològica (IT for green)
Orientació a l’usuari, web contextual, personalització
10
12. Anàlisi interna
Cocreació
Processos Funcions
Edició compartida i visualitzada
Estructuració de la informació Diversitat de formats
Regles de participació Traçabilitat de canvis (qui, què, quan)
Rols i responsabilitats Subscripció, alertes sobre canvis
Divisió del treball Gestió de versions
Seguiment de l’avanç Repositori documental
Presa de decisions Etiquetació /Taxonomies (folcsonomies)
Debats i propostes Valoració de continguts
Propietat intel·lectual Motors de cerca
Retribució Accessibilitat / Connectivitat amb estàndards
Dades obertes
Fòrums de discussió
Comunicació síncrona
Calendaris, cronogrames, fites
Tasques i equip
Associació d’elements documentals a tasques
12
13. Anàlisi interna
Comunicació
Processos Funcions
Les persones no parlen si no es coneixen. Immediatesa: comunicació síncrona
Qualsevol sistema que publiciti qui és qui (missatgeria instantània, telefonia IP)
a l’organització, qui sap què, qui ha
Multiformat (vídeo, veu, xat)
participat en quin projecte...
Multidispositiu
Visualització dels interessos,
preocupacions, necessitats, reptes... Intercanvis d'elements d'informació durant la
perquè les persones identifiquin aquells conversa
iguals o complementaris amb els qui es Logs (fitxers de registre) de les converses
pugui establir una connexió. (actes, enregistrament)
No penalització per la relació Concurrència d'usuaris
interdepartamental. La política Avisos sobre comunicacions perdudes
corporativa ha d'incentivar l'intercanvi i la Gestió d’usuaris i perfils
relació entre les persones
Visibilitat de perfils
independentment de l’organigrama.
Qui es qui
Espais físics de conversa. Malgrat
l'efecte potenciador i multiplicador de la Disseny de comunitats i grups
tecnologia (TIC) en la comunicació entre Creació de nous enllaços per presentació o
persones, les TIC no poden substituir la invitació
relació física, per la qual s’estableixen els Disseny/Interfície (simplicitat/usabilitat)
veritables lligams de confiança i
13 complicitat.
14. Anàlisi interna
Difusió
Processos Funcions
Conceptualitzar un missatge (construir RSS, sistemes de sindicació de continguts
una narrativa) específicament dissenyat per
a l'objectiu que perseguim. Eines de difusió productiva (des de
Elaborar continguts que reforcin aquest l’Administració a diferents serveis)
missatge amb claredat i coherència. Canals als mitjans 2.0 o social media
Identificar clarament el públic objectiu
d'aquest missatge i continguts. Eines de difusió dels continguts (botons
Decidir quins són els millors canals per multiservei des dels entorns propis als canals
arribar a aquest públic. social media)
Definir espais de publicació de continguts Ginys (widgets), scripts d’integració de
(zones públiques i altres privades). Twitter, Slideshare, Youtube, etc.
Considerar multimitjans, possibilitat de
traslladar productes en diferents formats. Funcionalitats de xarxa social
Integrar continguts que es comparteixen als Blocs, wikis oberts, microbloc col·lectiu,
mitjans socials 2.0 o social media. tumblelogs col·lectius
Crear comunitats de suport. Relacionar-
Portafolis individuals – institucionals
se amb comunitats externes.
Publicar les dades en formats com més Eines de seguiment de la conversa en
oberts millor. comunitats externes
14
15. Anàlisi interna
Gestió de la informació
Processos Funcions
Recerca, anàlisi i síntesi de la Sistemes de recerca
informació que necessitem en cada Gestió de fonts d'interès
moment.
Etiquetació, folcsonomies, serveis de
Identificar i localitzar les fonts marcadors socials
d'informació adients i confiables Web en temps real: antena - Deep
web: recerca
Trobar, dins aquestes fonts, la
informació necessària. Multiformat i multidispositiu
Avaluar la qualitat de la informació i la Sistemes avançats de visualització de
dades
seva idoneïtat segons el que
necessitem realment. Entorns personals d’aprenentatge
Classificar, organitzar, estructurar la Accés a continguts per RSS
informació per facilitar els processos Compartició carpetes de lectors RSS
anteriors i facilitar-ne la gestió. Especialització de la sindicació de
Socialitzar i fer eficients les feines cerques
d’organitzar la informació individuals. Compartició de preferits
15
16. Metafuncions COCREACIî COMUNICACIî G.INFORMACIî DIFUSIî
Anàlisi Catàleg Funcional
Usuaris i Perfils
Gestió d'usuaris i perfils
Configuració permisos d'usuaris
X X
interna Visibilitat dels perfils
Personalització entorn de treball (escriptori virtual)
Qui es qui - Directoris d'usuaris
Disseny de Comunitats i Xarxes socials
X
X
Microblogging X X X
Grups X
Correu electrònic X
Connexions X
Creació de nous enllaços per invitació / recomanació
Visualització gràfica de relacions X
Producció Col·laborativa X
Blogs X X
Wikis X X
Edición compartida y visualizada
Versionat
Diversitat de formats
Traçabilitat de canvis
Forums de discusió
Formularis
Gestió del Coneixement X
Organitzador de feeds X X
Repositori de Documents X
Compartició d'arxius X X
Etiquetació/taxonomies/Tagging X X
Motor de recerca / Metacercadors X
RSS-Suscripció/Alertes sobre canvis X
Valoració continguts/Votacions(filtres i promoció social de continguts) X X
Continguts a FAvorits X
Compartició de Favorits X
Web semántica
Qüestionaris X
Botons multiservei (de entorns propis a canals social media) X
Comunicació Síncrona X X
Missatgeria Instantˆnea - Xat
Intercanvis d'elements d'informació durant la conversa X
Telefonia IP
Logs de les conversa (possibilitats d'actes o archivament del contingut)
Avisos sobre comunicacions perdudes
VideoConferencia X X
visualització video
pissarra virtual
Enregistrament
Zoom
Compartició de documents (visió/edició) integrada
Entorn especial per dispositius mobils
Concurrència d'usuaris
Sales Virtuals X X
Visualització Comuna Escriptori (sala)
Notes col·lectives
Breakouts
Multivideo
GESTIÓ DE PROJECTES X
Creació de projectes
Seguiment de projectes
Documentació associada al projecte X
Associació d'elements documentals a tasques X
Equip - Comunitat
Gestió d'usuaris i perfils
Agenda per cada usuari i compartida per grups de treball
Calendari compartit
Gestió de reunions/Convocatories
16 Eines de Comunicació de dades rellevants del projecte X
Elaboració d'informes i estadístiques X
17. Benchmarking d’eines
Criteris
Cobertura funcional - Matriu Funcions - Eines
Mètriques de qualitat del programari Nivell de servei
Modularitat Planificació estratègica
Escalabilitat Suport tecnològic
Rendiment Formació
Accessibilitat Gestió del canvi
Facilitat d‘ús
Mantenibililtat
Disseny
Integritat
Fiabilitat
Portabilitat
Interoperabilitat
17
19. Conclusions
Grups de
Direcció
treball
1. Alinear el procés operatiu amb l’estratègic
Tecnologia
La direcció ha de ser capaç de transmetre a la organització el projecte
col·lectiu que els cohesiona.
Ha de compartir els plans estratègics i donar als departaments, àrees i equips
de treball la informació necessària per generar una visió comuna dels objectius
i de les estratègies per assolir-los.
Sovint ens trobem que els grups treballen de forma eficient, fins i tot son
capaços de mesurar aquest rendiment, però estan desconnectats de
l’estratègia global i desconeixen com els seus resultats contribueixen als
objectius comuns a tota l’organització.
Aquest fet, no solament és desmotivador per als grups sinó que també té un
efecte negatiu sobre el suport i la complicitat de la direcció, que, en el millor
dels casos, s'inhibeix i deixa fer, amb una actitud més propera a la
condescendència que a la implicació necessària. L’actitud adequada, en canvi,
seria aprofitar l'entusiasme i canalitzar l’energia dels grups per als objectius
estratègics de l’organització que lideren.
19
20. Conclusions
Grups de
Direcció
treball
2. Mesurar amb criteris quantitatius i qualitatius
Els processos de treball col·laboratiu no poden viure al marge d'aquests
Tecnologia objectius i ha de ser possible respondre, en un llenguatge comprensible
des d'un punt de vista gerencial, a uns indicadors que permetin valorar
com els seus resultats suporten els objectius globals de la organització.
Històricament el retorn de la inversió en tecnologies es mesurava
principalment en la reducció de costos o de llocs de treball (mesures afins
a les pràctiques tradicionals de la gerència). En la era de la col·laboració,
la tecnologia s'utilitza de forma diferent ja que multiplica les interaccions i
amplia les capacitats dels treballadors del coneixement. Aquests nous
usos de la tecnologia contribueixen indirectament a millores de la
productivitat, a la rapidesa en el desenvolupament de productes i serveis,
a l’acceleració dels processos d'innovació, a la millora de clima
sociolaboral, a la millora de les relacions amb els seus agents...
Un primer precedent el trobem en la candidatura ‘e-Catalunya: boosting
eGov innovation by Communities of Practice’, dades consultables a
l’Slideshare de gencat, en què s’avalua les dades d’impacte de la CoP a
la Generalitat.
20
21. Conclusions
Grups de
Direcció
treball
3. Tecnologia aplicada a processos reals i necessitats
específiques
Entre la tecnologia i els grups de treball hi ha una forta relació necessària
Tecnologia entre els processos que aquests grups necessiten per treballar i les
funcions que les plataformes tecnològiques aporten per donar resposta a
aquests processos.
Durant tot aquest estudi hem intentat establir un model que faciliti
l’avaluació de les diferents plataformes col·laboratives a partir de la
cobertura funcional a aquests grups i segons els seus objectius principals.
La tecnologia emprada ha de formar part dels cicles de treball (workflows)
de l'activitat diària dels usuaris i no una tasca més afegida a la feina que es
desenvolupa.
La qualitat dels processos col·laboratius i la racionalització de l'aplicació de
tecnologies requereix:
Classificar els treballadors pel tipus de feina que desenvolupen
Identificar quins processos estan implícits en aquests grups.
Contrastar aquests processos amb les eines tecnològiques que podem
contribuir a la millora del seu desenvolupament.
21
22. Conclusions
Grups de
Direcció
treball
4. Coherència i visió estratègica en la política d'adopció
de tecnologia
La direcció, dins els seus plans estratègics, haurà de definir els criteris
Tecnologia
d'inversió en tecnologia segons correspongui a cada context i situació:
Equilibri i integració d’aplicacions orientades a l’automatització de les
transaccions amb l'emergència del programari social i del treball col·laboratiu.
Aquesta combinació de tecnologia i sociabilitat serà clau en les futures preses de
decisions sobre la inversió en tecnologia de les organitzacions.
Caldrà també valorar l'equilibri entre invertir en una plataforma corporativa o en
eines del mercat o en una combinació de les dues estratègies. Les plataformes
corporatives asseguren la privacitat i la seguretat per residir en un entorn
securitzat i lliure de publicitat. Respon millor a les necessitats específiques de
l’organització i la implantació està normalment acompanyada d'assessorament,
servei d’assistència (helpdesk) i tutela. COST ELEVAT.
Les plataformes lliures aporten una massa crítica i un nivell de participació molt
més alt. La interacció amb les comunitats externes a l’organització es facilita i
s'obté clarament més difusió. En contra, no controlem el desenvolupament de
noves prestacions i la capacitat de servei és limitada. ESTALVI EN EL COST.
Respecte a modalitats en el nivell de servei. Un aspecte a considerar són la
consolidació de tendències com SaaS (Software as a Service) i cloud computing.
22
23. Conclusions
Grups de
Direcció
treball
5. L’organització com a ecosistema
A la direcció finalment li correspon crear un entorn, cultural i operatiu, on
les dinàmiques del treball col·laboratiu puguin emergir:
Tecnologia
Cal capacitar el personal tant en les eines com en les actituds que faran
possible la col·laboració.
Crear espais per compartir les experiències.
Fomentar la investigació, la innovació i la recerca, sense penalitzar l'error,
estimulant l'assaig i la iniciativa de les persones implicades en els diferents
projectes
Cal una política clara sobre l‘ús de les eines (corporatives vs. obertes) per
garantir una coherència departamental i una coordinació operativa dels equips.
Crear protocols de comunicació i formació sobre l'adopció d'eines
col·laboratives.
Determinar les dades tècniques de l’organització que han de estar disponibles
per l’organització mateixa i cap a l'exterior.
Criteri per escollir eines concretes per a problemes concrets, en el sentit que
hem anat desenvolupant en aquest document (metafuncions).
23
24. Gràcies!
El futur del treball col·laboratiu i les seves eines
Barcelona, juliol de 2010 María Jesús Salido
Dolors Reig
Jordi Graells
Avís legal
Aquesta obra està subjecta a una llicència Reconeixement 3.0 de Creative Commons. Se'n permet la reproducció, la distribució, la comunicació pública i la transformació per generar
una obra derivada, sense cap restricció sempre que se'n citi l’autor (Generalitat de Catalunya. Departament de la Presidència) i no es contradigui amb la llicència específica que pugui
tenir una imatge i que és la que preval. La llicència completa es pot consultar a http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/es/legalcode.ca.
1
