1. /ACSAقائمة مهام تحضير الجتماعات صفحة 1 من 3
Meeting Preparation Checklist قائمة مهام تحضير الجتماعات
1.ما هو الموضوع الذي يحتاج لجتماع؟
•أي لماذا نريد عقد الجتماع؟
2.هل الوقت والظروف مواتية للجتماع؟
•هل لديك كل المعلومات التي تستطيع بناءا عليها إدارة نقاش منتج؟
•هل أصبح الموقفالموضوع ناضجا بما يكفي لمناقشته؟
•ما هي المور الخرى موضع الهتمام في جسمنامؤسستنا في الوقت الراهن؟
•هل الموضوع الذي دعوت العضاء لحضور اجتماع حوله هو أولوية )مقارنة بالموضوعات الخرى(؟
•هل سيسمح الجدول الزمني الموضوع للجتماع بحضور العضاء الساسيين؟
•ما هي الترتيبات التي ينبغي عليك فعلها للجتماع؟
•هل لديك الوقت الكافي لنجاز تلك الترتيبات؟
3.ما الذي ينبغي الكتراث له ووضعه في اعتبارك وأنت تخطط لجتماع؟
•كيف ستؤثر ثقافة المؤسسة وأولوياتها الحالية على الجتماع؟
•هل الجتماع هو واحد من سلسلة اجتماعات عن الموضوع قيد المناقشة؟
•إلى أي مدى تأثر ترتيبك لهذا بنتائج الجتماع السابق؟
4.ما هو هدفغرض الجتماع؟
•ما هو المردود المتوقع الناتج المطلوب النجازات عن هذا الجتماع؟
•هل النتيجة المتوقعة هي فكرة عامة )مبهمة( أم أن باستطاعتك تحديدها وصياغتها بدقة؟
•هل الجتماع هو الوسيلة الفضل لنجاز هذا الغرض؟
5.من سيحضر الجتماع ولماذا؟
من الذين )ل بد أن يحضروا(؟
من سنحتاج إليه كمرجع خارجي )خبير، مدير، ممثل جهة ما...الخ(؟
من تهمه تعنيه قرارات هذا الجتماع؟
هل هناك آخرون يمكنهم الستفادة من هذا الجتماع؟
من لديه معلومات أساسية نحتاجها في الجتماع؟
من نحتاج لدعمه؟
من لديه مهام منوطة به في الجتماع؟
ما هو مدى)مستوى( السلطة)الصلحية( ينبغي تقديمه؟
6.هل يحتاج المشاركون لتحضير مشاركتهم في الجتماع عبر أي من التي:
تحضير تقديم للجتماع جمع أو توفير القراءة، البحث
Presentation
معلومات
2. /ACSAقائمة مهام تحضير الجتماعات صفحة 2 من 3
7.كم من الزمن سيحتاجه المشاركون للستعداد للجتماع؟
8.كم من الزمن ستحتاجه أنت والخرون لتحضير تقديماتكم؟
9.بالرجوع إلى إجاباتك عن السئلة )٦-٨(، وبمراجعة التزاماتكم المجدولة سلف ً، حدد الن أفضل تاريخ
ا
الزمن: الساعة م / / وزمن: التاريخ:
01.كم من الزمن سيستغرقه الجتماع؟ كم من الزمن عليك جدولته لتسمح لكل المشاركين بتحقيق الهداف
المرجوة من الجتماع؟
هل هذا قدر مناسب من الزمن لتطلبه من المدعوين للحضور؟
متى سيبدأ ومتى سينتهي؟
إذا كانت هناك استراحات مطلوبة، فكم ستستغرق؟
11.أين سينعقد الجتماع؟
هل مكان الجتماع متوفر؟
هل يمكن حجزه لذلك التاريخ والزمن المقررين للجتماع؟
هل المكان واسع بما يكفي؟
هل هناك مائدة وكراسي بعدد المشاركين؟
هل ستحتاج الموائد والكراسي ترتيبا معينا؟
هل في المكان تهوية وإضاءة وأجهزة سمع-بصرية وأدوات الكتابة، أو غيرها من الدوات؟
هل ستكون الغرفة خالية من الزعاج والمقاطعات )هاتف يرن، ممر لعبور آخرين...الخ(
21.هل هناك عناصر ضرورية تتعلق ببيئة الجتماع؟
درجة الحرارة، الضاءة ... الخ
تجهيزات للحاضرين من ذوي الحاجات الخاصة
31.كيف سيتم تنظيم شكل الجتماع؟
أسلوب المؤتمر conference style أسلوب الفصل classroom style
شكل V شكل U دائرة
41.ما هي التجهيزات )الدوات( اللزمة للجتماع؟
الجهزة السمع-بصرية متوفرة؟ أجهزة سمع-بصرية
جهاز إسقاط شرائح / شفافيات / متعدد لوحة )حامل( ورق قلب Flipchart
easel
الوسائط
سبورة / لوح طباشير / أقلم شيني شاشة
حواسيب تلفاز ملون/ شاشة مسطحة
51.ما هي القرطاسيات المطلوبة للجتماع؟
شرائط أقلم )شيني(
3. /ACSAقائمة مهام تحضير الجتماعات صفحة 3 من 3
وسائل راحة amenities أدوات الكتابة
مستلزمات مكتبية مطبقات أو ورق سيتم توزيعه
61.ما هي قواعد الجتماعات التي يتم مناقشتها، والتفاق عليها ويتم إرساءها
التدخين، تناول الطعمة
الستراحات، المقاطعات )تحية، ضيف غير متوقع، مكالمة هاتفية...الخ(
رئيس الجتماع، مدون الجتماع، الميسر، الملحظ وضابط الزمن...الخ
التأمين والخصوصية security & confidentiality
71.في أي ترتيب سيتم تغطية أهداف الجتماع؟
81.ما هي الوسائل التي سيتم بها التقييم، الختيار، الرفض، تحديد الولويات، تحديد البنود واللتزامات...الخ؟
كيف سيدلي الفريق بمداخلتهم؟ وكيف سيحلون المشكلت، ويتخذون القرارات؟
العصف الذهني
التصويت المتعدد
الجماع
ما هي النشاطات التي ستضمنها الجتماع؟
من سيقوم بتنفيذ النشاطات؟
91.كيف سيتم تلخيص الجتماع وتقييمه وتسليم تقريره للعضاء ولمن يهمه أن يعرف؟
02.كيف سيتم متابعة المهام والتكاليف ورفع تقارير الداء عنها؟
12.كيف سيتم العلن عن الجتماع؟ ومن سيقوم بذلك؟ )من المهم أن يكون الخطار للجتماع في شكل متفق
عليه يشمل المعلومات الساسية عن الجتماع، وبنوده،وأي ملحظات أو معلومات أخرى(
22.متى سيتم العلن عن الجتماع؟
32.هل سيتم توزيع البنود )الجندة( مع العلن بالجتماع أم ستعرض أمام العضاء في الجتماع؟
42.د ّن السئلة أو الفكار أو المقترحات التي ترد بذهنك أثناء التحضير
و