2. Abbiamo creato un mostro!
ogni giorno: 4 miliardi di
messaggi nei 5 maggiori
Paesi europei (Italia,
Francia, Germania,
Spagna, Regno unito) In Italia: 420 milioni
di messaggi al giorno.
Giacomo Mason Febbraio 2010 2/93 Sopravvivere alle email
3. Usi e abusi
le troppe mail sono spesso
figlie di un cattivo utilizzo
e di cattive abitudini.
Sono cresciute nella
scarsa consapevolezza
delle potenzialità e dei
vincoli del mezzo.
Giacomo Mason Febbraio 2010 3/93 Sopravvivere–alle Suss-Man
Photo by: Flickr The email
4. L’uso debordante
Comunicazione
Giacomo Mason Febbraio 2010 4/93 Sopravvivere alle email
5. L’uso debordante
Comunicazione sincrona
Archivio documentale
News
Comunicazione
Spazio di Spazio di discussione
coordinamento
Spazio di aggiornamento
Giacomo Mason Febbraio 2010 5/93 Sopravvivere alle email
6. L’uso debordante
Comunicazione sincrona
Archivio documentale
News
Comunicazione
email
Spazio di discussione
Spazio di
coordinamento
Spazio di aggiornamento
L’email tende a soppiantare altri
strumenti più adatti per i diversi scopi
Giacomo Mason Febbraio 2010 6/93 Sopravvivere alle email
7. I peccati capitali della mail
per Shipley e Schwalbe
#1 L'email incredibilmente vaga.
(Ricordati di occuparti della questione).
Giacomo Mason Febbraio 2010 7/93 Sopravvivere alle email
8. I peccati capitali della mail
per Shipley e Schwalbe
#2 L'email talmente maleducata e
aggressiva da farti saltar su dalla sedia.
(SPIEGAMI PERCHE' NON TI SEI ANCORA
OCCUPATO DELLA COSA!!!!).
Giacomo Mason Febbraio 2010 8/93 Sopravvivere alle email
9. I peccati capitali della mail
per Shipley e Schwalbe
#3 L'email che ti manda in galera.
(Per favore, dì loro che ti avevo chiesto di
vendere quando era a quota 70 dollari).
Giacomo Mason Febbraio 2010 9/93 Sopravvivere alle email
10. I peccati capitali della mail
per Shipley e Schwalbe
#4 L'email vigliacca.
(Ecco la questione: fai tu).
Giacomo Mason Febbraio 2010 10/93 Sopravvivere alle email
11. I peccati capitali della mail
per Shipley e Schwalbe
#5) L'email che non andrà lontano.
(Re: Re: Re: Re: Re: Re: la nostra questione).
Giacomo Mason Febbraio 2010 11/93 Sopravvivere alle email
12. I peccati capitali della mail
per Shipley e Schwalbe
#6) L'email talmente sarcastica da farti
saltare sulla sedia.
(Te la stai prendendo con calma. Con molta
calma).
Giacomo Mason Febbraio 2010 12/93 Sopravvivere alle email
13. I peccati capitali della mail
per Shipley e Schwalbe
#7) L'email troppo informale.
(Dai! Non hai proprio niente da dirmi sulla
questione?).
Giacomo Mason Febbraio 2010 13/93 Sopravvivere alle email
14. I peccati capitali della mail
per Shipley e Schwalbe
#8) L'email fuori luogo.
(Fai un salto nella mia stanza d'albergo e ne
parliamo).
Giacomo Mason Febbraio 2010 14/93 Sopravvivere alle email
15. Un oggetto anomalo
Mescolamento di forma orale e
forma scritta
Mescolamento di comunicazione
pubblica e personale
Mescolamento di sincrono e
asincrono
Mescolamento di informazioni e
relazioni
Giacomo Mason Febbraio 2010 15/93 Sopravvivere alle email
16. Scrivere le email
Giacomo Mason Febbraio 2010 16/93 Sopravvivere alleafagen
Photo by: Flickr – email
17. Si comincia dalla riga-oggetto
Giacomo Mason Febbraio 2010 17/93 Sopravvivere alle email
18. Photo by: Flickr – TonZ
La prima cosa che notate quando ricevete una mail, oltre al
mittente, è la riga-oggetto. È visibile prima ancora di aprire il
messaggio, ci dà informazioni sul suo contenuto e sulla sua
potenziale priorità.
Giacomo Mason Febbraio 2010 18/93 Sopravvivere alle email
19. Questo oggetto non va bene!
Non scrivete: “info”, ma: “Le informazioni sul
sito web che mi chiedevi”,
Non scrivete: “sito web”, ma “indicazioni per
migliorare la visibilità del sito web”.
Giacomo Mason Febbraio 2010 19/93 Sopravvivere alle email
20. - Scrivetelo sempre, anche per le mail
brevi
- Scrivetelo in modo chiaro e breve
(massimo 70 battute)
- Condensate il succo del discorso
direttamente nella riga-oggetto
Giacomo Mason Febbraio 2010 20/93 Sopravvivere–alle email
Photo by: Flickr Luca Pedrotti
21. Esempi tratti da: Luisa Carrada: “il mestiere di scrivere”, Apogeo, 2008
Progetto intranet
Prog. Intranet: prx riunione il 10 aprile
E-business
A margine del convegno E-business
Griglia
Mi serve la griglia dei siti di gruppo
E-learning
Corso inglese online non funziona
Comunicazione URP Comune
URP Comune: chiarimenti ICI
Fattura
La sua fattura è in pagamento
Polizza
Scadenza polizza auto: 24 marzo 2010
Giacomo Mason Febbraio 2010 21/93 Sopravvivere alle email
22. [Parentesi quadre per i progetti]
In scambi professionali prolungati di mail su uno stesso
argomento premettete [tra parentesi quadre] l’argomento,
seguito dallo specifico oggetto della mail, ad esempio:
[Progetto Nexus] Bozze preliminari della brochure
[Progetto Nexus] Mie revisioni alle bozze preliminari
della brochure
Ok!
Giacomo Mason Febbraio 2010 22/93 Sopravvivere alle email
23. Formattazione: no ai muri di testo
Giacomo Mason Febbraio 2010 23/93 Sopravvivere alle email
24. Ogni riga 70 caratteri (crica)
In questo modo la lettura è facilitata e il
nostro occhio non è costretto a “correre”
sulla pagina.
Giacomo Mason Febbraio 2010 24/93 Sopravvivere alle email
25. Inserite gli spazi
ricordatevi di inserire degli spazi
tra un paragrafo e l’altro
Il testo diventa più “arioso” e
leggibile.
L’email diventerà un po’ più lunga,
ma verrà letta in modo più facile.
Giacomo Mason Febbraio 2010 25/93 Sopravvivere alle email
26. Spazi e righe
NO
Caro Paolo, in metito alla richiesta di abilitazione per la persona in questione, ti devo comunicare Che
attualmente stiamo provvedendo a riabilitare i sever per poter effettuare i login da remoto. La quetione
tuttavia è spinosa perché nessuno attualmente possiede il mandato per autoriozzare Chcessia ad accedere
ai servizi extranet. E’ meglio che il tuo responsabile o un terzo livello di Struttura provveda a inviare una mail
al responsabile del servizio per effettuare a mano il login. Noi siamo ovviamente a disposizione
Cordiali saluti
Caro Paolo,
SI
in merito alla richiesta di abilitazione per la persona in questione, ti
devo comunicare che attualmente stiamo provvedendo a riabilitare i
server per poter effettuare i login da remoto.
La questione tuttavia è spinosa perché nessuno attualmente
possiede il mandato per autorizzare chichessia ad accedere ai
servizi extranet.
E’ meglio che il tuo responsabile o un terzo livello di Struttura
provveda a inviare una mail al responsabile del servizio per
effettuare a mano il login. Noi siamo ovviamente a disposizione
Cordiali saluti
Giacomo Mason Febbraio 2010 26/93 Sopravvivere alle email
27. Punto informatico: un ottimo esempio
Giacomo Mason Febbraio 2010 27/93 Sopravvivere alle email
28. Altre regole di formattazione
• Usate font a bastoni (Arial o Verdana)
• Se volete, potete utilizzare il Courier new
• Font grandi: come minimo corpo 10
• Evitate il più possibile di scrivere in corsivo
• Usate il MAIUSCOLO solo per i titoletti ma NON PER IL TESTO.
• Evitate il sottolineato
• Evitate il grassetto: al limite una o due parole
Giacomo Mason Febbraio 2010 28/93 Sopravvivere alle email
29. Formattazione: gli effetti horror
• Le immagini di sfondo (se
avete più di 10 anni)
• Le animazioni di
qualsiasi tipo (idem)
• I colori: usateli con
parsimonia
Giacomo Mason Febbraio 2010 29/93 Sopravvivere alle email
30. Scrivete per punti
strutturare la vostra mail per
singoli punti
usate, ogni volta che potete,
delle liste puntate per
scandire i diversi elementi
cercate dove potete di
aggiungere dei titoletti ai
gruppi di punti, in modo che
la mail diventi “scansionabile”
Giacomo Mason Febbraio 2010 30/93 Sopravviveremrmole
Photo by: Flickr – alle email
31. Scrivere per punti
NO
Caro Paolo, in merito alla richiesta di abilitazione per la persona in questione, ti
devo comunicare che attualmente stiamo provvedendo a riabilitare i server per
poter effettuare i login da remoto. Ma ci sono questioni da definire: la persona è
autorizzata dal capo? E’ un utente che deve solo leggere o anche scrivere da
remoto? E’ già stato fatto il passaggio con Security di Corporate? Fammi sapere
se non non posso muovermi. Grazie
Caro Paolo, in merito alla richiesta di abilitazione per la persona
SI
in questione, ti devo comunicare che attualmente stiamo
provvedendo a riabilitare i server per poter effettuare i login da
remoto. Ma ci sono questioni da definire:
- la persona è autorizzata dal capo?
- è un utente che deve solo leggere o anche scrivere da remoto?
- è già stato fatto il passaggio con Security di Corporate?
Fammi sapere se no non non posso muovermi. Grazie
Giacomo Mason Febbraio 2010 31/93 Sopravvivere alle email
32. Scrivere per punti: esempio
NO!
Oggetto: revisione studio di fattibilità della intranet
Ciao Alberto, Ho finito la revisione del documento e te lo allego.
In sostanza ho completato le parti che ci avevano chiesto, ho
sostituito tutte le label dove era necessario eliminare i
riferimenti a persone e settori e completato l'indice con paragrafi
e sottoparagrafi, come richiesto.
Quello che rimane da fare è modificare gli schemi nel documento e
nella presentazione (Slide 5-7-8-10-11-12) sostituendo le label,
(invece la slide 4 la dobbiamo rifare, eliminando il testo di
"contesto culturale"), rimettere nel documento la tabella con le
label giuste, riformattarlo e rimetterlo in PDF.
Spero sia tutto chiaro :-)
A presto.
Giacomo.
Giacomo Mason Febbraio 2010 32/93 Sopravvivere alle email
33. Che cos’è che rimarrebbe da fare?
Giacomo Mason Febbraio
Photo by: Flickr – Paolo Signorini 2010 33/93 Sopravvivere alle email
34. Scrivere per punti: esempio
Ok!
Oggetto: revisione studio di fattibilità della intranet
Ciao Alberto, Ho finito la revisione del documento
e te lo allego. In sostanza ho:
- completato le parti che ci avevano chiesto
- Sostituito tutte le label dove era necessario
- eliminate i riferimenti a persone e settori
- completato l'indice con paragrafi e sottoparagrafi, come richiesto.
Quello che rimane da fare è:
NEL DOCUMENTO
- modificare gli schemi nel documento sostituendo le label
- rimettere la tabella con le label giuste
- riformattarlo e rimetterlo in PDF.
NELLA PRESENTAZIONE
- rifare la slide 4 (eliminare testo di "contesto culturale")
- Rifare le Slide 5-7-8-10-11-12 sostituendo le label come sopra
Spero sia tutto chiaro
A presto
Giacomo
Giacomo Mason Febbraio 2010 34/93 Sopravvivere alle email
35. Il succo subito: la piramide invertita
Da: Carlo Bianchini
A: Mario Rossiconi
Oggetto: Documento sul progetto intranet
Cario Mario, ho ricevuto il tuo materiale e l’ho letto
NO
con attenzione; ci sono parecchi spunti interessanti, e
corrisponde in generale a quello che avevamo chiesto.
Le informazioni riguardanti l’evoluzione della nostra
intranet ci permetteranno di implementare correttamente
il nostro progetto.
A tale riguardo volevo chiederti se era possibile
ampliare i punti 2 e 3 in modo da includere gli
strumenti interattivi: è un tema che ci sta molto a
cuore.
Giacomo Mason Febbraio 2010 35/93 Sopravvivere alle email
36. Rifacimento
Da: Carlo Bianchini
A: Mario Rossiconi
Oggetto: Documento sul progetto intranet
Ok!
Cario Mario, ho ricevuto il tuo materiale: volevo
chiederti se potevi ampliare i punti 2 e 3 in modo da
includere gli strumenti interattivi: è un tema che ci
sta molto a cuore.
Ad ogni modo nel documento ci sono parecchi spunti
interessanti, e corrisponde in generale a quello che
avevamo chiesto. Le informazioni riguardanti
l’evoluzione della nostra intranet ci permetteranno di
implementare correttamente il nostro progetto.
Giacomo Mason Febbraio 2010 36/93 Sopravvivere alle email
37. Subito al dunque
Innanzitutto, il progetto è sicuramente ben fatto,
con una progettazione accurata sia nella prima fase
NO
che in quella di analisi delle soluzioni. Ma non sono
molto sicuro della presa sulla popolazione. Mi
spiego:
[seguono motivazioni]
Quindi non sono d’accordo a proseguire.
Non sono d’accordo a proseguire.
Ok! Il progetto è ben fatto, ma troppo distante dalle
persone.
[seguono motivazioni]
N.B. Ricordate che molte persone usano il riquadro di
anteprima nel client. Il succo deve essere già presente
nelle prime 3 o 4 righe
Giacomo Mason Febbraio 2010 37/93 Sopravvivere alle email
38. Pensate a questo:
Leggere un messaggio di posta
sul telefonino o su uno
smartphone richiede una
focalizzazione ancora maggiore
sui messaggi chiave.
Si devono leggere al primo
colpo, senza dove scorrere
pagine e pagine di testo.
Photo by: Flickr – Photo Giddy
Giacomo Mason Febbraio 2010 38/93 Sopravvivere alle email
39. Brevità
NO
Egregio dottore, le scriviamo per
informarla di un’opportunità connessa
alla sua attività di blogger che Caro Blogger, le scriviamo
crediamo potrà incontrare il suo per proporle un reciproco
interesse nell’ottica di un aumento scambio di link tra i
reciproco di visibilità dei rispettivi nostri siti, per aumentare
siti web. In particolare siamo ad la visibilità reciproca dei
offrirle la possibilità di nostri siti web.
incrementare il traffico sul suo sito Contiamo vorrà risponderci
web attraverso delle mirate azioni di e la salutiamo
SEO e tramite la presenza di link
reciprochi.
Certi di una sua risposta le inviamo i
Ok!
nostri più cordiali saluti.
Più di 450 caratteri per
chiedermi uno scambio di link
con un linguaggio ampolloso
Giacomo Mason Febbraio 2010 39/93 Sopravvivere alle email
40. Brevità
Mi dispiace che il progetto si sia bloccato: la cosa
non mi sorprende visto cha abbiamo avuto numerosi
episodi simili nel passato (basti pensare al progetto
NO Qualità…)
Tuttavia suggerisco di continuare almeno per un breve
periodo per dare modo a tutte le strutture di fare le
proprie valutazioni in merito ed eventualmente
risentirci la prossima settimana.
Ok!
La cosa non mi sorprende (v. progetto qualità…)
Comunque, continuiamo ancora un po’ (le strutture
devono abituarsi…) e sentiamoci la prossima
settimana.
Giacomo Mason Febbraio 2010 40/93 Sopravvivere alle email
41. Scrivi in modo semplice
Usa le parole di tutti i giorni:
sono capite da chiunque e
diminuiscono la lunghezza
del testo.
Orientati verso le parole
più vicine alla lingua
parlata
“principale”, e non “precipuo”,
“per” non “finalizzato a”.
Giacomo Mason Febbraio 2010 41/93 Sopravvivere alle email
Photo by: http://www.sxc.hu/photo/1164615
42. Stile asciutto
L’iniziativa, ancorché collocata nella sua fase di
NO
mera definizione progettuale, si configura come
un’opportunità quantomai solida di massimizzare le
già consolidate energie della vendita verso un
obiettivo di crescita e di sviluppo del mercato, sia
all’interno delle fasce più mature che verso quelle
ancora da conquistare
Ok!
L’iniziativa è ancora in bozza ma rappresenta in ogni
caso un’opportunità per accrescere le possibilità
della vendita di uno sviluppo del mercato, sia per le
fasce più mature che per quelle ancora da conquistare
Giacomo Mason Febbraio 2010 42/93 Sopravvivere alle email
43. Tra formale e informale
Ehi, come te la passi,? Non ci conosciamo
ma ho pensato di scriverti per farti una
proposta…
Tropp
o infor
male
Spettabile cliente, le scriviamo per
sottoporre alla Sua attenzione una
proposta nella speranza che essa risulti
di suo gradimento
Tropp
o form
ale
Giacomo Mason Febbraio 2010 43/93 Sopravvivere alle email
44. No alle formalità di maniera
SB AG L
I AT O
Egr.gio dott. Rossi…
Ci preghiamo di informarla che…
A tale riguardo la preghiamo di voler
provvedere…
Certi di una vostra fattiva collaborazione….
Voglia gradire i miei più cordiali saluti
Giacomo Mason Febbraio 2010 44/93 Sopravvivere alle email
45. Attenzione all’effetto “parlato”
NO Si hai ragione, non ti ha ancora dato
quella risposta, ma che ce posso fà? Sto
impicciatissimo… E dai, stacce… :-)
Ok! Si hai ragione, non ti ha ancora dato
quella risposta. Sono stato “sepolto”
dalle attività, scusami…
Giacomo Mason Febbraio 2010 45/93 Sopravvivere alle email
46. Stili che non funzionano - Marketing
SB AG L
I AT O
Caro cliente, vieni e scopri anche tu l’incredibile promozione per gli
abbonati che partirà da mese di novembre. Sconti, regali, una
fantastica gamma di prodotti di telefonia ad un prezzo imbattibile!!!!
Non ci credi? Prova tu stesso a confrontare i prezzi imbattibili offerti
solo per te!!!
E’ allora che aspetti? Collegati anche tu all’indirizzo pinco pallino e
scopri cosa vuol dire appartenere alla grande famiglia di sprizmania!
Ti aspettiamo!!!!
Giacomo Mason Febbraio 2010 46/93 Sopravvivere alle email
47. Stili che non funzionano - Burocratico
SB AG L
I AT O
Egr. cliente,
ci preghiamo di comunicarvi che si è concluso in data odierna,
l’incontro volto a condividere definire la gamma di prodotti e sconti per
il mercato residenziale al quale Lei appartiene.
In tale contesto è emersa la necessità di pervenire al più presto ad un
listino aggiornato che le permetta con la massima tranquillità di
operare le sue scelte all’interno della gamma via via crescente del
nostro catalogo
Giacomo Mason Febbraio 2010 47/93 Sopravvivere alle email
48. Stili che non funzionano - Aziendalese
SB AG L
I AT O
Caro Paolo,
detto in parole semplici l’iniziativa si inquadra in una più ampia
strategia di Customer Relationship management volta a
massimizzare gli assett a valore aggiunto di un mercato
segmentato, capitalizzando la posizione di incumbent europei
nel mercato residenziale...
Giacomo Mason Febbraio 2010 48/93 Sopravvivere alle email
49. Stili che non funzionano - Paternalismo
SB AG L
I AT O
Cari colleghi, sono lieto di darvi il benvenuto in questo
progetto, pensato per voi e dedicato allo sviluppo
professionale di ciascuno.
Tutto questo mi rende particolarmente orgoglioso di
appartenere a questa grande famiglia professionale che
sono sicuro saprà dare, grazie al contributo di ciascuno
di voi, un significativo apporto al miglioramento del
business di questa grande azienda
Giacomo Mason Febbraio 2010 49/93 Sopravvivere alle email
50. Separate mele e pere
non mescolate contenuti diversi nella
stessa mail
Scrivete mail diverse per oggetti diversi.
Giacomo Mason Febbraio 2010 50/93 Sopravvivere alle email
Photo by: Flickr – __Olga__
52. Ciao a tutti, chi viene al cinema stasera?
Giacomo Mason Febbraio 2010 52/93 Sopravvivere alle email
53. Re: A che ora?
Re: forse… Re: No!
Re: Io!
Re: Che film?
Ciao a tutti, chi viene al cinema stasera?
Re: Dove?
Re: Si!
Re: Chi viene?
Re: Io!
Giacomo Mason Febbraio 2010 53/93 Sopravvivere alle email
54. Re: Se è Woody Allen si Re: quanti siamo?
Re: A che ora?
Re: Solo al secondo spettacolo
Re: forse… Re: No!
Re: Se Marco mi passa a prendere
Re: Io!
Re: Che film?
Ciao a tutti, chi viene al cinema stasera?
Re: se è al Cinema Adriano
Re: Dove?
Re: Si! Re: Se è Woody Allen no
Re: Chi viene?
Re: Io!
Re: Siii! Re: Io sarei per vedere Clint..
Giacomo Mason Febbraio 2010 54/93 Sopravvivere alle email
55. Una email più precisa
Ciao a tutti, stasera andiamo al cinema al
primo spettacolo? Vi propongo due
alternative:
- l’ultimo di Woody Allen (Cinema Adriano)
- l’ultimo di Spike Lee (Cinema Orfeo)
Fatemi sapere entro le 16.00, così ci
organizziamo.
Ok!
Giacomo Mason Febbraio 2010 55/93 Sopravvivere alle email
56. Occhio alla valenza dei verbi
La valenza di un verbo è il numero di
espansioni indispensabili per costruire,
insieme al verbo, una frase "ben formata".
Queste espansioni sono dette argomenti.
http://it.wikipedia.org/wiki/Valenza_verbale
Giacomo Mason Febbraio 2010 56/93 Sopravvivere alle email
57. Il verbo “spostare” è tetravalente
Spostare
Giacomo Mason Febbraio 2010 57/93 Sopravvivere alle email
58. Il verbo “spostare” è tetravalente
Chi sposta?
Che cosa sposta?
Spostare
Da dove lo sposta?
Verso dove lo sposta?
Giacomo Mason Febbraio 2010 58/93 Sopravvivere alle email
59. Inserire tutti gli argomenti possibili
No!
Per ottimizzare lo spazio andrebbe
spostato il raccoglitore
Ok!
Per ottimizzare lo spazio Giorgio o
Franco dovrebbero spostare il
raccolglitore rosso dall’armadio in
camera al ripiano in soffitta
Giacomo Mason Febbraio 2010 59/93 Sopravvivere alle email
60. Cattive risposte a cattive richieste
- Offrite alternative precise
- Prevenite i possibili feed-back
- Evitate proposte vaghe
- Evidenziate bene le azioni richieste
Giacomo Mason Febbraio 2010 60/93 Sopravvivere alle email
Photo by: http://www.sxc.hu/photo/680517
61. Prima di spedire chiedetevi:
• Che cosa voglio ottenere da questa
mail?
• Quali sono i risultati e le informazioni
che voglio come feed- back?
• Il destinatario ha in mano tutti gli
elementi per darmi una risposta?
• Ho omesso dettagli che mi
potrebbero essere richiesti dopo?
Giacomo Mason Febbraio 2010 61/93 Sopravvivere alle email
62. Repetita iuvant
Non abbiate paura di ribadire le
informazioni chiave, e non date per
scontato che gli altri possiedano già
tutti i dati che servono. Non scrivete:
“Allora ci vediamo domani da me”,
Ma:
“Allora ci vediamo domani, alle 10.00
da me, in via Manzoni 12”
Giacomo Mason Febbraio 2010 62/93 Sopravvivere alle email
Photo by: Flickr – iwascamera
63. Tu o Lei?
Meglio, come nella vita reale,
cominciare dando del Lei, per
poi passare al “tu” dopo che il
ghiaccio è stato rotto.
Evitate sempre l’impersonale:
Si trasmette il documento per le
opportune verifiche…
Giacomo Mason Febbraio 2010 63/93 Sopravvivere alle email
64. Si, ma chi sei? Mittenti riconoscibili
Da: servizi.informativi Da: servizi.informativi.Aziendatosta
Da: SEAM3
Da: Ufficio formazione comune pignacotta
Da: URP
Da: Ufficio comunicazione aziendatosta
Da: promotion.aziendatosta
Da: nubinecielo Da: Gianni Amodeo - Aziendatosta
Da: Stordita76 Da: Carla carletti
No! Ok!
Giacomo Mason Febbraio 2010 64/93 Sopravvivere alle email
65. Tanti saluti (tra estranei)
Esordi classici (“Egregio Dottore”)
Esordi troppo colloquiali (“Ehilà”)
No!
Congedi classici (“Ci pregiamo di porgerle i nostri più cordiali saluti”)
Congedi troppo confidenziali (“un abbraccione”, “un bacio”)
- Caro…
- Gentile…
- Un saluto cordiale
- Un caro saluto
Ok!
- Le invio i miei auguri e la saluto
Giacomo Mason Febbraio 2010 65/93 Sopravvivere alle email
66. Firmati, senza esagerare
Tropp
o!
Ok!
_________________________________ _________________________________
Dr. Ing. Mario Rossi Mario Rossi
Dipartimento Biologia Università degli Studi di Dipartimento Biologia Università degli Studi di
Caprarotta Caprarotta
Via della chiese nuove 26, Caprarotta (MC) Tel 02325643456
Sito web: www.universitàdicaprarotta.it Cell. 3412345678
Tel 02325643456 Blog: www.mariorossi.it
Fax. 02023456798
Cell. 3412345678
Skipe: mariorossi
Blog: www.mariorossi.it
Linkedin: www.linkedin.com/mariorossi
Giacomo Mason Febbraio 2010 66/93 Sopravvivere alle email
68. Non rispondere se sei arrabbiato
Attenzione agli effetti
emozionali che il nostro
testo può produrre.
A volte può capitare che un
messaggio ci faccia
infuriare
In questi casi è assi
sconsigliato mettersi alla
tastiera e rispondere “per
le rime”.
Photo by: Flickr – drizinha ツ away !
Giacomo Mason Febbraio 2010 68/93 Sopravvivere alle email
69. Relax
Fermati, rilassati e solo dopo
un po’ torna al tuo messaggio.
Il tuo interlocutore potrebbe
leggere la mail quando ormai la
rabbia ti è passata.
La rabbia passa, il testo resta.
Photo by: Flickr – kabiara 87
Giacomo Mason Febbraio 2010 69/93 Sopravvivere alle email
70. Rispondi a tutti: ma sei sicuro?
In una lista, rispondete soltanto a chi
può essere realmente interessato.
Se dovete fare un’osservazione non
fondamentale non rispondete a tutti,
ma solo al mittente
Pensa al fastidio di ricevere decine di
messaggi che recitano ”Ci sarò” se
non sei l’organizzatore dell’evento
Giacomo Mason Febbraio 2010 70/93 Sopravvivere alle email
Photo by: Flickr – little pollo
71. Inoltro selvaggio? No grazie
SB AG L
I AT O
Stai riversando sulla
scrivania dell’interessato
chilometri di lettere e lasci a
lui il compito di “ricostruire”
il tutto.
Giacomo Mason Febbraio 2010 71/93 Sopravvivere alle email
72. Aggiungi valore all’inoltro
Riassumi nella tua email i termini della
questione
Evidenzia i punti importanti
Fornisci indicazioni chiare su che cosa
ti aspetti dal tuo interlocutore.
Giacomo Mason Febbraio 2010 72/93 Sopravvivere alle email
Photo by: http://www.sxc.hu/photo/680517
73. Copia conoscenza solo quando serve
Non mettere in copia il tuo capo se
non serve
Non usare il CC come scaricabarile
per le attività
Non usare il CC per mandare
messaggi trasversali (usa il
telefono o alzati e vai a parlare di
persona)
Giacomo Mason Febbraio 2010 73/93 Sopravvivere alle email
Photo by: http://www.sxc.hu/photo/1217806
74. Ti serve proprio la ricevuta?
A volte è indispensabile, ma non va
estesa indiscriminatamente a
tutte le mail che scriviamo
Usate l’opzione di richiesta ricevuta
solo quando serve e non come
opzione “di default” per tutti i
messaggi che inviate.
È questione di efficienza
(diminuzione dei messaggi che
girano in Rete, perdita di tempo) e
di buona educazione.
Giacomo Mason Febbraio 2010 74/93 Sopravvivere alle email
75. Il quoting Mail
Il quoting (usare dei pezzi della Caro Paolo, in merito alla richiesta di abilitazione per la persona in
questione, ti devo comunicare che attualmente stiamo provvedendo
a riabilitare i server per poter effettuare i login da remoto. Ma ci sono
mail originale) permette: questioni da definire:
- la persona è autorizzata dal capo?
- è un utente che deve solo leggere o anche scrivere da remoto?
- è già stato fatto il passaggio con Security di Corporate?
di proseguire un dialogo come se Fammi sapere se no non non posso muovermi. Grazie
si fosse “in presenza”
Risposta
di alleggerire le mail del testo -la persona è autorizzata dal capo?
inutile >Certo
- è un utente che deve solo leggere o anche scrivere da remoto?
> solo leggere
di migliorare la chiarezza del - è già stato fatto il passaggio con Security di Corporate?
> Non ancora, credevo lo faceste voi. Non ti preoccupare li
messaggio chiamo io e ti faccio sapere
Giacomo Mason Febbraio 2010 75/93 Sopravvivere alle email
76. Rispondere per punti: il “quoting”
Da: Alberto rossi
A: Giacomo Mason
Oggetto: Andamento attività progetto intranet
Ciao Giacomo, ti scrivo per avere aggiornamenti sul
progetto. Eravamo rimasti che avresti parlato con la
Rossi, ci sei riuscito? E hai fatto gli aggiornamenti sul
documento che aveva chiesto? Noi stiamo procedendo con i
disegni, il lavoro viene bene, ma avremmo bisogno delle
specifiche per il documentale.
Fammi sapere,
a presto
Giacomo Mason Febbraio 2010 76/93 Sopravvivere alle email
77. Rispondere per punti: il “quoting”
Da: Giacomo Mason
A: Alberto Rossi
Oggetto: Re: Andamento attività progetto intranet
Ciao Alberto, di seguito le mie risposte
> Eravamo rimasti che avresti parlato con la Rossi, ci sei riuscito?
Ok!
Si, a ci ha dato il via libera per procedere con la fase due, una
volta completato il documento
> E hai fatto gli aggiornamenti sul documento che aveva chiesto?
Si, li ho fatti e li ho già mandati al suo collaboratore; ci darà il
suo parere entro domani
> Noi stiamo procedendo con i disegni, il lavoro viene bene
Ottimo
> ma avremmo bisogno delle specifiche per il documentale.
Le ho chieste alle Rossi, anche quelle arriveranno entro domani.
Un saluto
Giacomo
Giacomo Mason Febbraio 2010 77/93 Sopravvivere alle email
78. La mail è una forma di “oralità scritta”
Dobbiamo trasmettere elementi che surroghino gli aspetti
emozionali, non verbali e paraverbali della comunicazione
orale.
Giacomo Mason Febbraio 2010 78/93 Sopravvivere alle email
79. Il valore di un emoticon
> Grazie.
> Grazie :-)
> Molto divertente.
> Molto divertente :-DDD
Giacomo Mason Febbraio 2010 79/93 Sopravvivere alle email
80. Il valore di un emoticon
?
ro
ve
> Grazie.
rso,
iv e
> Grazie :-) ad
u on
S
> Molto divertente.
> Molto divertente :-DDD
Giacomo Mason Febbraio 2010 80/93 Sopravvivere alle email
81. Tipi di emoticons
:-) :) Sorriso
:-)) Grande sorriso
La differenza
Sto scherzando, capito?
rispetto alla
:-))))))))))) comunicazione non
;-) Strizzatina d’occhio verbale tradizionale
è che questi
;- | Perplesso messaggi sono
trasmessi
;- ( Scontento consapevolmente.
;- P Linguaccia
;- D Risata
;- * Bacio
<g> Risata a denti stretti
Giacomo Mason Febbraio 2010 81/93 Sopravvivere alle email
82. Evitare le email per:
• chiedere risposte immediate
• criticare i collaboratori
• condurre trattative
• prendere decisioni importanti
• trasmettere cattive notizie
• mandare messaggi ambigui, che possono essere fraintesi
• trasmettere informazioni poco strutturate, ancora in bozza
• inviare informazioni che creeranno domande e perplessità
Giacomo Mason Febbraio 2010 82/93 Sopravvivere alle email
83. Gestire le email
Giacomo Mason Febbraio 2010 83/93 SopravvivereFlickr – itmpa
Photo by: alle email
84. Datevi delle regole
Non state sempre attaccati al vostro
client a leggere-rispondere: è la maniera
migliore per consumare tutto il vostro
tempo.
Spesso, una risposta data dopo 6 ore vale
quanto una data dopo 6 minuti.
Anzi, a volte è una risposta migliore.
Giacomo Mason Febbraio 2010 84/93 Sopravvivere alle email
85. Tempi giusti
Cercate di leggere e rispondere in momenti
diversi
Stabilite degli orari precisi per la
consultazione
Evitate di consultare le mail di lavoro prima di
uscire dall’ufficio il venerdì sera
Non usate le mail come to-do list
Giacomo Mason Febbraio 2010 85/93 Sopravvivere alle email
86. La mail non è il telefono
L’email non è uno strumento di
conversazione “in tempo reale”.
Non aspettatevi che le persone
rispondano immediatamente.
se una cosa è urgente e il vostro Capo la
vuole entro un’ora è meglio che vi
telefoni o vi cerchi sul messanger.
Giacomo Mason Febbraio 2010 86/93 Sopravvivere alle email
87. Archiviare le mail
Vincete la pigrizia: create delle vostre
cartelle personali: ad esempio: “Dal mio
capo”, “Progetto Toscana”, “Problemi in
evidenza”, “Iscrizioni ai social network” e così
via.
Giacomo Mason Febbraio 2010 87/93 Sopravvivere alle email
88. Filtri e regole
Create delle regole automatiche per i
messaggi, in modo che se il massaggio
ha certe caratteristiche venga collocato
in una cartella specifica, cestinato o
etichettato in modo diverso
Giacomo Mason Febbraio 2010 88/93 Sopravvivere alle email
89. Cestinare o no?
Vantaggi Svantaggi
Archiviare - I messaggi sono sempre - La ricerca diventa difficile – o
disponibili impossibile -oltre un certo numero
- Posso fare ricerche su tutti i di messaggi
messaggi - Diventa difficile identificare i
- Evito di decidere ogni volta se messaggi veramente importanti
cestinare o no - Si tende ad usare la mail come
archivio documentale o “to do list”,
perdendo efficienza
Cestinare - Elimino la spazzatura e mi - Devo perdere tempo a decidere
concentro sulle cose importanti cosa tenere e cosa no
- Uso la mail solo come mail e non - Rischio di perdere informazioni
come “to-do list” o archivio potenzialmente importanti
documentale - Non posso più fare ricerche in
- Identifico subito i messaggi archivio
importanti
Giacomo Mason Febbraio 2010 89/93 Sopravvivere alle email
90. Tenete pulito in giro
Ogni tanto fate una sana pulizia della
vostra casella email: eliminate tutto
quello che siete sicuri non vi serva più
Giacomo Mason Febbraio 2010 90/93 Sopravvivere alle email
91. Allegati sostenibili
Avete larghezza di banda
sufficiente?
E il destinatario?
Avete descritto nella mail il
contenuto di ogni singolo
allegato?
In ogni caso, limitate gli allegati: dove è possibile riportate il
contenuto del documento direttamente nella mail. Sopravvivere alle email
Giacomo Mason Febbraio 2010 91/93
92. Inviare file pesanti: alcuni servizi
Yousendit il servizio per la trasmissione di Wikisend Permette di condividere file
file di grandi dimensioni più popolare che ci online. Si ottiene un codice ID e si può
sia sul Web. http://www.yousendit.com/ inviarlo a qualcuno per permettergli di
scaricare il file.
http://wikisend.com/
Box Permette di caricare online e di
conservare tutti i file online e di condividerli
facilmente.
Filecrunch Molto semplice da usare,
http://www.box.net/ permette di inviare l’URL del file alla
persona via mail.
http://www.filecrunch.com/
Hotshare Permette di fare l'upload di tutti i
file desiderati fino a un massimo di 200 MB
ognuno; viene dato un link per inviare il file a
un indirizzo email.
http://www.hotshare.net/
http://www.masternewmedia.org/it/2005/02/11/come_inviare_e_ricevere_file.htm
Giacomo Mason Febbraio 2010 92/93 Sopravvivere alle email
93. Riferimenti
Luisa Carrada, Giuseppe Militello: L’email per lavorare e vivere
meglio in azienda http://www.mestierediscrivere.com/pdf/Email.pdf
Luisa Carrada: Il mestiere di scrivere, Apogeo, 2008
Gianni Lombardi: Come si fa a comunicare con la posta
elettronica, Tecniche nuove, 2006
Alessandro Lucchini (a cura di), La magia della scrittura,
Sperling & Kupfer, 2005
Giacomo Mason Febbraio 2010 93/93 Sopravvivere alle email